В какой вкладке находятся инструменты для замены данных microsoft excel 2007
Сегодня мы начнем рассматривать Microsoft Excel 2007 — редактор электронных таблиц нового поколения. Как и текстовый редактор Word 2007, речь о котором шла в предыдущих статьях этой серии, Excel 2007 обладает интуитивно понятным интерфейсом, и научиться работать в этой программе с нуля сможет любой пользователь. Мы же рассмотрим основные отличия новой версии Excel от предыдущих версий этого табличного редактора.
Как и в других программах пакета Microsoft Office 2007, традиционное меню и панель инструментов в Excel 2007 заменила лента. Разберемся, на каких вкладках ленты расположились основные команды и инструменты Excel 2003.
Панель инструментов. Кнопки, которые размещались в Excel 2003 на панели инструментов, теперь находятся на ленте на вкладках "Главная", "Вставка", "Формулы" и "Данные".
Меню "Файл". Как и в Word 2007, в редакторе электронных таблиц меню "Файл" заменила кнопка "Office". В меню этой кнопки вы найдете команды для создания, открытия, сохранения и печати файла. Параметры страницы можно настроить на вкладке "Разметка страницы", воспользовавшись кнопками в группе "Параметры страницы".
Меню "Правка" (рис. 1). Команды этого меню перешли на разные вкладки Excel 2007.
Вырезать, копировать и вставить объект из буфера обмена на лист Excel можно с помощью кнопок, расположенных на вкладке "Главная". Чтобы вызвать команду "Специальная вставка" или "Вставить как гиперссылку", необходимо нажать кнопку "Вставить" на вкладке "Главная" и выбрать нужный пункт (рис. 2).
Чтобы полностью очистить ячейку, избавиться от примененного формата, содержимого или примечания, в Excel 2007 следует нажать кнопку с изображением ластика, которая находится на вкладке "Главная" в группе "Редактирование" (рис. 3). Здесь же находится кнопка "Заполнить", аналогичная одноименной команде меню "Правка" Excel 2003.
Для удаления ячеек, строк и столбцов в Excel ранних версий использовалась команда "Удалить" меню "Правка", а для удаления листа предназначалась отдельная команда — "Удалить лист". В Excel 2007 все это можно сделать, нажав кнопку "Удалить" в группе "Ячейки" на вкладке "Главная" и выбрав нужный пункт.
Команды, касающиеся поиска и замены определенных элементов, в Excel 2003 располагались в меню "Правка". Теперь соответствующие функции можно найти в группе "Редактирование" на вкладке "Главная" (рис. 4).
Меню "Вид". Большинство команд, расположенных в этом меню в Excel 2003, в новой версии программы вынесены на отдельную вкладку — "Вид". Кроме того, в Excel 2007 появились дополнительные функции, связанные с этим разделом.
Переключиться между режимами просмотра документа — "Обычный" и "Разметка страницы" — можно с помощью соответствующих кнопок группы "Режимы просмотра книги" на вкладке "Вид". Здесь же размещаются кнопки для постраничного и полноэкранного просмотра документа, а также для выбора различных представлений.
Область задач, чаще всего просто надоедавшая пользователям Excel 2003 и более ранних версий, в Excel 2007 отсутствует. В связи с этим исчезла и команда "Область задач", расположенная Excel 2003 в меню "Вид". Нет в новом редакторе и панелей инструментов, а значит, и команд, связанных с их отображением.
Команды, управляющие отображением элементов окна Excel, теперь связаны с флажками, расположенными в группе "Показать или скрыть" на вкладке "Вид". Интересно, что, кроме строки формул, теперь можно отключить показ заголовков строк и столбцов, а также сетки.
Как и в Microsoft Office Word 2007, колонтитулы в Excel 2007 вставляются с помощью кнопки, расположенной на вкладке "Вставка" (в ранних версиях пакета данная команда находилась в меню "Вид"). Согласитесь, такой вариант выглядит более логичным.
Очень удобно реализованы в новой версии инструменты работы с масштабом отображения документа в окне. Теперь все необходимые кнопки вынесены на ленту. При нажатии кнопки "Масштаб" появляется окно, аналогичное окну Excel 2003. Кроме того, удобно пользоваться ползунком
регулирования масштаба, расположенным в правой нижней части окна программы.
Меню "Окно". Команды этого меню в Excel 2007 расположились в группе "Окно" на вкладке "Вид" (рис. 5).
С помощью кнопок этой группы вы можете открывать для сравнения несколько документов, переключаться между открытыми окнами Excel, создавать новые окна, скрывать и отображать окна, добавлять на страницы разделительные полосы.
Для вставки ячейки, строки, столбца или листа в Microsoft Office Excel 2003 нужно было использовать соответствующие команды меню "Вставка". В новой версии табличного редактора эти функции доступны в меню кнопки "Вставить", которая расположена в группе "Ячейки" на вкладке "Главная".
Диаграмму, рисунок, гиперссылку и символ теперь можно вставить, нажав одну из кнопок на вкладке "Вставка". Причем разные типы диаграмм вынесены на ленту, и теперь для выбора нужной диаграммы не нужно запускать мастер. После щелчка на образце диаграммы определенного типа станет доступна галерея, в которой можно выбрать подходящий вид будущей диаграммы. На рабочий лист тут же вставится диаграмма выбранного типа, а на ленте появятся дополнительные вкладки, предназначенные для работы с диаграммами. Например, на вкладке "Конструктор" в группе "Стили диаграмм" можно изменить цветовую схему полученной диаграммы, выбрав один из вариантов, представленных в галерее, а на вкладке "Макет" настроить надписи.
Функциям и функциям в Excel 2007 посвящена отдельная вкладка — "Формулы" (рис. 6). Здесь же расположена группа инструментов для работы с именами. Функциям на вкладке "Формулы" посвящена группа "Библиотека функций". Здесь они распределяются по темам на следующие группы:
. "Математические". Предназначены для решения алгебраических задач: функции для округления данных, тригонометрические и т.д.
. "Логические". Применяются для решения задач с условиями.
. "Финансовые". Применяются для выполнения финансовых расчетов.
. "Текстовые". Предназначены для работы с текстовыми значениями.
. "Даты и времени". Применяются для работы с данными в формате "Дата/время".
. "Ссылки и массивы". Предназначены для просмотра информации, хранящейся в больших списках и таблицах.
Команда "Примечание" меню "Вставка" Excel 2003 в новой версии заменилась кнопкой "Создать примечание", которая расположена в группе "Примечания" на вкладке "Рецензирование". Здесь же находятся кнопки для удаления, изменения примечаний и перехода между примечаниями.
Елена Динман
Компьютерная газета. Статья была опубликована в номере 41 за 2008 год в рубрике soft
Поиск и замена данных – одна из часто применяемых операций в Excel. Используют даже новички. На ленте есть большая кнопка.
Команда поиска придумана для автоматического обнаружения ячеек, содержащих искомую комбинацию символов. Поиск данных может производиться в определенном диапазоне, целом листе или даже во всей книге. Если активна только одна ячейка, то по умолчанию поиск происходит на всем листе. Если требуется осуществить поиск значения в диапазоне ячеек Excel, то такой диапазон нужно предварительно выделить.
Далее вызываем Главная → Редактирование → Найти и выделить → Найти (кнопка с рисунка выше). Поиск также можно включить с клавиатуры комбинацией клавиш Сtrl+F. Откроется диалоговое окно под названием Найти и заменить.
В единственном поле указывается информация (комбинация символов), которую требуется найти. Если не использовать подстановочные символы или т.н. джокеры (см. ниже), то Excel будет искать строгое совпадение заданных символов. Для вывода результатов поиска предлагается два варианта: выводить все результаты сразу – кнопка Найти все; либо выводить по одному найденному значению – кнопка Найти далее.
После запуска поиска программа Excel быстро-быстро просматривает содержимое листа (или указанного диапазона) на предмет наличия искомой комбинации символов. Если такая комбинация обнаружена, то в случае нажатия кнопки Найти все Excel вываливает все найденные ячейки.
Если в нижней части окна выделить любое значение и затем нажать Ctrl+A, то в диапазоне поиска будут выделены все соответствующие ячейки.
Если же запуск поиска произведен кнопкой Найти далее, то Excel выделяет ближайшую ячейку, соответствующую поисковому запросу. При повторном нажатии клавиши Найти далее (либо Enter с клавиатуры) выделяется следующая ближайшая ячейка (подходящая под параметры поиска) и т.д. После выделения последней ячейки Excel перепрыгивает на самую верхнюю и начинается все заново. На этом познания о поиске данных в Excel у большинства пользователей заканчиваются.
Поиск нестрогого соответствия символов
Иногда пользователь не знает точного сочетания искомых символов что существенно затрудняет поиск. Данные также могут содержать различные опечатки, лишние пробелы, сокращения и пр., что еще больше вносит путаницы и делает поиск практически невозможным. А может случиться и обратная ситуация: заданной комбинации соответствует слишком много ячеек и цель поиска снова не достигается (кому нужны 100500+ найденных ячеек?).
Для решения этих проблем очень хорошо подходят джокеры (подстановочные символы), которые сообщают Excel о сомнительных местах. Под джокерами могут скрываться различные символы, и Excel видит лишь их относительное расположение в поисковой фразе. Таких джокеров два: звездочка «*» (любое количество неизвестных символов) и вопросительный знак «?» (один «?» – один неизвестный символ).
Есть еще один джокер – знак «?». Под ним может скрываться только один неизвестный символ. К примеру, указав для поиска критерий 1?6, Excel найдет все ячейки содержащие последовательность 106, 116, 126, 136 и т.д. А если указать 1??6, то будут найдены ячейки, содержащие 1006, 1016, 1106, 1236, 1486 и т.д. Таким образом, джокер «?» накладывает более жесткие ограничения на поиск, который учитывает количество пропущенных знаков (равный количеству проставленных вопросиков «?»).
В случае неудачи можно попробовать изменить поисковую фразу, поменяв местами известные символы, сократив их, добавить новые подстановочные знаки и др. Однако это еще не все нюансы поиска. Бывают ситуации, когда в упор наблюдаешь искомую ячейку, но поиск почему-то ее не находит.
Продвинутый поиск
Мало, кто обращается к кнопке Параметры в диалоговом окне Найти и заменить. А зря. В ней скрыто много полезностей, которые помогают решить проблемы поиска. После нажатия кнопки Параметры добавляются дополнительные поля, которые еще больше углубляют и расширяют условия поиска.
С помощью дополнительных параметров поиск в Excel может заиграть новыми красками в прямом смысле слова. Так, искать можно не только заданное число или текст, но и формат ячейки (залитые определенным цветом, имеющие заданные границы и т.д.).
После нажатия кнопки Формат выскакивает знакомое диалоговое окно формата ячеек, только в этот раз мы не создаем, а ищем нужный формат. Формат также можно не задавать вручную, а выбрать из имеющегося, воспользовавшись специальной командой Выбрать формат из ячейки:
Таким образом можно отыскать, к примеру, все объединенные ячейки, что другим способом сделать весьма проблематично.
Поиск формата – это хорошо, но чаще искать приходится конкретные значения. И тут Excel предоставляет дополнительные возможности для расширения и уточнения параметров поиска.
Первый выпадающий список Искать предлагает ограничить поиск одним листом или расширить его до целой книги.
По умолчанию (если не лезть в параметры) поиск происходит только на активном листе. Для повторения поиска на другом листе все действия нужно проделать еще раз. А если таких листов много, то поиск данных может отнять немало времени. Однако если выбрать пункт Книга, то поиск произойдет сразу по всем листам активной книги. Выгода очевидна.
Список Просматривать с выпадающими вариантами по строкам или столбцам, видимо, сохранился от старых версий, когда поиск требовал много ресурсов и времени. Сейчас это не актуально. В общем, я не пользуюсь.
В диалоговом окне поиска есть еще две галочки Учитывать регистр и Ячейка целиком. По умолчанию Excel игнорирует регистр, но можно сделать так, чтобы «иванов» и «Иванов» отличались. Галочка Ячейка целиком также может оказаться весьма полезной, если ищется ячейка не с указанным фрагментом, а полностью состоящая из искомых символов. К примеру, как найти ячейки, содержащие только 0? Обычный поиск не подойдет, т.к. будут выдаваться и 10, и 100. Зато, если установить галочку Ячейка целиком, то все пойдет, как по маслу.
Поиск и замена данных
Данные обычно ищутся не просто так, а для каких-то целей. Такой целью часто является замена искомой комбинации (или формата) на другую. Чтобы найти и заменить в выделенном диапазоне Excel одни значения на другие, в окне Найти и заменить необходимо выбрать вкладку Замена. Либо сразу выбрать на ленте команду Главная → Редактирование → Найти и выделить → Заменить.
Еще удобнее применить сочетание горячих клавиш найти и заменить в Excel – Ctrl+H.
Диалоговое окно увеличится на одно поле, в котором указываются новые символы, которые будут вставлены вместо найденных.
По аналогии с простым поиском, менять можно и формат.
Кнопка Заменить все позволяет одним махом заменить одни символы на другие. После замены Excel показывается информационное окно с количеством произведенных замен. Кнопка Заменить позволяет производить замену по одной ячейке после каждого нажатия. Если найти и заменить в Excel не работает, попробуйте изменить параметры поиска.
Жмем Ok. Все переносы строк заменились пробелами.
Функция поиска и замены при правильном использовании заменяет часы работы неопытного пользователя. Настоятельно рекомендую использовать все вышеизложенное. Если что-то не ищется в ваших данных или наоборот, выдает слишком много лишних ячеек, то попробуйте уточнить поиск с помощью подстановочных символов «*» и «?» или настраиваемых параметров поиска. Важно понимать, что если вы ничего не нашли, это еще не значит, что там этого нет.
Теперь вы знаете, как в эксель сделать поиск по столбцу, строке, любому диапазону, листу или даже книге.
Содержимое ячейки можно редактировать непосредственно в ячейке. Вы также можете изменить содержимое ячейки, введя строка формул.
При редактировании содержимого ячейки Excel режиме правки. Некоторые Excel работают иначе или недоступны в режиме правки.
Если Excel режиме редактирования, в левом нижнем углу окна программы Excel отображается слово Изменить, как показано на рисунке ниже.
Как Excel в режиме правки?
В режиме правки многие команды недоступны. Например, если Excel находится в режиме правки, применить условное форматирование или изменить выравнивание содержимого ячейки невозможно.
Кроме того, клавиши со стрелками немного по-Excel в режиме правки. Вместо того чтобы перемещать курсор из ячейки в ячейку, в режиме правки клавиши со стрелками перемещают курсор в ячейке.
Включить или отключить режим правки
Если вы пытаетесь использовать режим правки, но ничего не происходит, возможно, он отключен. Вы можете включить или отключить режим правки, изменив параметр Excel редактирования.
Щелкните Файл > Параметры > Дополнительно.
Только Excel 2007: нажмите кнопку Microsoft Office , Excel параметры ,а затем выберите категорию Дополнительные параметры.
В разделе Параметры правки выполните требуемое действие.
Чтобы включить режим правки, выберите элемент Разрешить редактирование непосредственно в ячейках.
Чтобы отключить режим правки, сключим поле Разрешить редактирование непосредственно в ячейках.
Перейдите в режим правки
Чтобы начать работу в режиме правки, сделайте следующее:
Дважды щелкните ячейку с данными, которые вы хотите изменить.
При этом запускается режим правки, и курсор находится в ячейке, которую вы дважды щелкнули. Содержимое ячейки также отображается в панели формул.
Щелкните ячейку с данными, которые вы хотите изменить, а затем щелкните в любом месте в области формул.
При этом в режиме правки курсор будет расположен в области формул в том месте, где вы щелкнули.
Щелкните ячейку с данными, которые вы хотите изменить, и нажмите F2.
В режиме правки курсор будет курсором в конце содержимого ячейки.
Вставка, удаление и замена содержимого ячеок
Чтобы вставить символы, щелкните ячейку, в которой их нужно вставить, и введите новые символы.
Чтобы удалить символы, щелкните ячейку, в которой их нужно удалить, а затем нажмите кнопку BACKSPACE или выберите символы, а затем нажмите кнопку DELETE.
Чтобы заменить определенные символы, вы выберите их и введите новые символы.
Чтобы включить режим замены, чтобы существующие символы заменялись новыми при вводе, нажмите кнопку ВСТАВИТЬ.
Примечание: Режим перепечатки можно использовать или отключать только в режиме правки. Если включен режим вставки, знак справа от точки вставки выделяется в панели формул и перезаписывается при вводе.
Чтобы начать новую строку текста в определенной точке ячейки, щелкните в том месте, где нужно ввести разрыв строки, а затем нажмите ALT+ВВОД.
Отмена и отмена изменений
Перед нажатием клавиши ВВОД или TAB, а также до или после нажатием клавиши F2 можно нажать клавишу ESC, чтобы отменить любые изменения содержимого ячейки.
После нажатия вводов или tab можно отменить изменения, нажав CTRL+Z или нажав кнопку Отменить на панели быстрого доступа.
Настройка способа отображения содержимого ячейки
После редактирования содержимого ячейки может потребоваться настроить их отображение.
Изменение ширины столбца
Щелкните ячейку, для которой требуется изменить ширину столбца.
На вкладке Главная в группе Ячейки нажмите кнопку Формат.
Выделите пункт Размер ячейки и выполните одно из следующих действий.
Чтобы подогнать размер ячейки под текст, выберите команду Автоподбор ширины столбца.
Чтобы указать большую ширину столбца, щелкните Ширина столбца и введите нужное число в поле Ширина столбца.
Примечание: Также ширину столбца можно увеличить, изменив формат столбца или отдельной ячейки. Например, можно изменить формат даты, чтобы отображался только день и месяц (формат "дд.мм"), например 31.12, или представить число в экспоненциальном формате, например 4E+08.
Если в ячейке несколько строк текста, часть текста может отображаться не так, как нужно. Путем переноса текста в ячейке можно отобразить несколько строк текста.
Примечание: Если Excel режиме редактирования, изменить способ переноса текста невозможно.
Перенос текста в ячейке
Щелкните ячейку, в которой требуется выполнить перенос текста.
На вкладке Главная в группе Выравнивание выберите пункт Переносить текст.
Примечание: Если текст является одним длинным словом, символы не будут переносимы; вы можете расширить столбец или уменьшить размер шрифта, чтобы увидеть весь текст. Если после переноса текста в ячейке отображается не весь текст, может потребоваться изменить высоту строки.
На вкладке Главная в группе Ячейки нажмите кнопку Формат и выберите в разделе Размер ячейки команду Автоподбор высоты строки.
Выход из режима правки
Чтобы остановить работу в режиме правки, сделайте следующее:
Нажмите клавишу ВВОД.
Excel выйти из режима правки и выбрать ячейку непосредственно под текущей ячейкой.
Вы также можете указать, что при нажатии нажатия ввод вы можете выбрать другую смежную ячейку.
Щелкните Файл > Параметры > Дополнительно.
Только Excel 2007: нажмите кнопку Microsoft Office , Excel параметры ,а затем выберите категорию Дополнительные параметры.
В разделе Параметры правки выполните требуемое действие.
Чтобы выделение оставалось в ячейке, которую вы редактируете, сделайте так, чтобы после нажатия нажатия ввод переместили выделение.
Чтобы управлять направлением выделения, выберите после нажатия клавиши ВВОД, переместите выделение, щелкните стрелку рядом с кнопкой Направление ивыберите направление из списка.
Нажмите клавишу TAB.
При этом режим правки перестанет быть изменен и выберет ячейку справа от текущей ячейки. При нажатии shift+TAB ячейка будет выбрана слева.
По умолчанию в окне отображается семь постоянных вкладок: Главная, Вставка, Разметка страницы, Формулы, Данные, Рецензирование, Вид.
Для перехода к нужной вкладке достаточно щелкнуть по ее названию (имени).
Каждая вкладка связана с видом выполняемого действия. Например, вкладка Главная, которая открывается по умолчанию после запуска, содержит элементы, которые могут понадобиться на начальном этапе работы, когда необходимо набрать, отредактировать и отформатировать текст. Вкладка Разметка страницы предназначена для установки параметров страниц документов. Вкладка Вставка предназначена для вставки в документы различных объектов. И так далее.
Кроме того, можно отобразить еще одну вкладку: Разработчик.
- Щелкните по кнопке Microsoft Office
- Выберите команду Параметры Excel.
- Во вкладке Основные диалогового окна Параметры Excel установите соответствующий флажок (рис. 1.9).
На вкладке Разработчик собраны средства создания макросов и форм, а также функции для работы с XML .
Файлы и шаблоны предыдущих версий Excel могли содержать пользовательские панели инструментов. В этом случае при открытии таких файлов в Excel 2007 появляется еще одна постоянная вкладка – Надстройки (рис. 1.10).
Эта вкладка содержит элементы панелей инструментов, созданных в предыдущих версиях Excel . Каждая панель инструментов занимает отдельную строку ленты вкладки. Однако некоторые элементы, бывшие на панелях инструментов, в Excel 2007 могут отсутствовать.
Стандартный набор вкладок заменяется при переходе из режима создания документа в другой режим, например, Предварительный просмотр (рис. 1.11).
Помимо постоянных, имеется целый ряд контекстных вкладок, например, для работы с таблицами, рисунками, диаграммами и т.п., которые появляются автоматически при переходе в соответствующий режим или при выделении объекта или установке на него курсора.
Например, при создании колонтитулов появляется соответствующая вкладка (рис. 1.12).
увеличить изображение
Рис. 1.12. Контекстная вкладка Работа с колонтитулами/Конструктор
В некоторых случаях появляется сразу несколько вкладок, например, при работе с диаграммами появляются три вкладки: Конструктор, Макет и Формат (рис. 1.13).
увеличить изображение
Рис. 1.13. Контекстные вкладки для работы с диаграмами
При снятии выделения или перемещении курсора контекстная вкладка автоматически скрывается.
Читайте также: