В чем предназначение справочника физических лиц и справочника сотрудники в 1с зуп

Обновлено: 22.01.2025

Требуется для просмотра Flash Player 9 или выше.

Один человек одновременно может работать в нескольких организациях и на предприятии, может уволиться, а затем опять быть принятым на работу. Несколько сотрудников, которых приняли на работу в разное время и на различные рабочие места, могут соответствовать одному физическому лицу. Потому в конфигурации «ЗУП» выделяют такие понятия:

Физические лица - список физических лиц, где человек регистрируется только один раз;
Сотрудники - перечень физических лиц, которые находятся либо находились в прошлом в трудовых отношениях с организациями и предприятием. В этом случае физическое лицо регистрируется, как новый сотрудник при каждом приеме на работу или заключении договора гражданско-правового характера;
Работники — перечень сотрудников предприятия. В нем физическое лицо регистрируется только один раз;
Работники организаций - список сотрудников организаций. В нем, сколько должностей занимает физическое лицо, столько раз и регистрируется.

Физические лица

Чтоб хранить данные обо всех физических лицах существует справочник «Физические лица» и набор регистров сведений. В справочнике записана личная информация физических лиц (пол, дата рождения, место рождения и т.п). В регистрах сведений, как правило, хранят информацию, которая может периодически изменятся (семейное положение, паспортные данные), а вносят ее из формы элемента данного справочника.

Спр. «Физические лица» - един для всех имеющихся видов учета. Когда создается новый элемент и заполняется поле «Имя», тогда поля «ФИО» заполняются автоматически. «ФИО» хранит реальные данные, а «Имя» - псевдоним. Этот механизм создан для облегчения ведения истории изменений фамилии, имени, отчества, и помогает отличать тезок и однофамильцев. Используя кнопку «Подробнее. » имеется возможность изменения реальных данных, и указания даты начала их действия. Кнопка «История» служит для отображения списка фамилий, имен и отчеств, которые использовал человек.

При нажатии кнопки «История» открывается окно для ввода паспортных данных. Данное окно содержит информацию обо всех предыдущих документах. Форма элемента справочника содержит данные, актуальные на текущий момент времени.

Для физического лица есть возможность внести:

данные о гражданстве – является ли физическое лицо резидентом Украины или нет;
сведения об отношении к воинской службе;
семейное положение;
информация об образовании;
сведения о владении профессиями и иностранными языками;
о прошлой трудовой деятельности (копия трудовой книжки);
физическое лицо является ли инвалидом или пенсионером.

Все выше перечисленное является справочной информацией и не влияет на расчеты по оплате труда. Исключение м является информация о гражданстве и составе семьи. Первое влияет на расчет НДФЛ, а второе - на расчет льгот по НДФЛ и удержание алиментов. Сведения о том, что физическое лицо является резидентом Украины, записывается при заполнении справочника по умолчанию. Информация о пенсионерах и инвалидности вносится при нажатии кнопки «Труд» и не влияет на расчет взносов, но определяет возможность предоставления льгот по НДФЛ и служит для составления отчетности.

Данные о стаже работника нужны чтобы рассчитывать зарплату (больничные, доплаты за выслугу лет и т.п.). Вносить их необходимо вручную в регистр сведений «Начальные сведения о стаже работников организации».

Для физических лиц в элементе спр. «Физические лица» в табличной части «Состав семьи» хранятся сведения о составе семьи.

Информацию о карьере во всех организациях по физическому лицу можно получить по кнопке «Печать».

Для удобного анализа всей информации о физическом лице можно использовать обработку «Управление данными работника». В ней можно просмотреть все данные, а также изменить их, путем создания или изменения документов.

Сотрудники

Отметим, что учет в данной конфигурации ведется не в разрезе физических лиц, а в разрезе сотрудников. А значит, в документах для кадрового учета и расчета заработной платы выбирается элемент спр. «Сотрудники организаций». Данный справочник используется в регламентированном и управленческом учете.

Каждый элемент спр. «Сотрудники организаций» хранит информацию, которая характеризует физическое лицо, как сотрудника:

«Вид договора» - вид трудовых отношений:

трудовой договор - сотрудник является работником организации;
договор подряда (выполнение работ, оказание услуг) и Авторский договор - сотрудник работает на основе договора гражданско-правового характера, при этом он может иметь основное место работы в организации;
без договора - сотрудник работает на предприятии и не принят ни в одну из организаций;

основное место работы;
внешнее совместительство;
внутреннее совместительство (если это возможно);

При добавлении нового элемента в спр. «Сотрудники организаций» для физического лица, о котором информация уже занесена в спр. «Физические лица», нужно использовать «Создать нового сотрудника, выбрав его из справочника физических лиц», нажать кнопку выбора в поле «Имя» или выбрать «Открыть справочник физических лиц для выбора. ».

Когда в спр. «Физические лица» информации о физическом лице нет, то следует использовать режим «Создать нового сотрудника» и ввести личные данные в справочник физических лиц.

В справочнике есть признак актуальности сотрудника, который сбрасывают для давно уволенных работников, с которыми произведен окончательный расчет. Для работающих сотрудников в справочнике видна кадровая информация, данные об условиях оплаты труда и документах, которыми она внесена.

Когда принимается физическое лицо как внутренний совместитель или ранее уволенный работник повторно, то нужно создать новый элемент спр. «Сотрудники организаций». При приеме внутреннего совместителя или по договору гражданско-правового характера обязательно заполняется «Основное назначение», где указывается ссылка на элемент справочника, в котором занесено это же физическое лицо и вид занятости «Основное место работы».

В спр. «Сотрудники организаций» указывается информация о трудовом договоре сотрудника.

Работники организаций или предприятия – это сотрудники, назначенные на определенную должность, а именно те, которые приняты на работу документами «Прием на работу в организацию» или «Прием на работу» соответственно. Список всех сотрудников организации хранится в регистре сведений «Работники организаций», а список сотрудников предприятия – в регистре «Работники». Здесь видно подразделение, должность, график работы сотрудника. Данные эти заносятся только документами кадрового учета.

В справочнике Физические лица ( Кадры – См. также – Физические лица ) хранится информация о людях, с которыми у организации имеются трудовые или иные отношения. Такие реквизиты как ФИО, дата рождения, ИНН, СНИЛС привязаны именно к физическим лицам.

Одному элементу справочника Физические лица может соответствовать несколько элементов справочника Сотрудники .

Например, одно физическое лицо может работать в организации по основному месту работы и внутреннему совместительству. В этом случае в справочнике Сотрудники должно быть создано два элемента для одного и того же физического лица.

Связь между элементом справочника Сотрудники и элементом справочника Физические лица устанавливается автоматически после ввода ФИО при создании нового сотрудника. Если физическое лицо с таким ФИО уже присутствует в справочнике Физические лица , то в этом случае появляется окно Найден человек с похожим именем , где предлагается выбрать тот же это человек или другой:

Проверяются наличие в базе физических лиц с одинаковыми:

Работа в программе в основном производится с элементами справочника Сотрудники . Вся информация по физическому лицу отображается в карточке Сотрудника :

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Карточка публикации

(5 оценок, среднее: 4,40 из 5)

Данную публикацию можно обсудить в комментариях ниже.
Обратите внимание! В комментариях наши кураторы не отвечают на вопросы по программам 1С и законодательству.
Задать вопрос нашим специалистам можно по ссылке >>

Все комментарии (3)

Подскажите, пожалуйста, надо ли что-то менять и добавлять сотрудника в справочник физлиц, если изначально он создавался из справочника Сотрудники, и в справочнике физлиц, при открытии его отдельно, данного сотрудника, просто нет

Назначение справочника «Физические лица» в 1С 8.2 Бухгалтерия:

В программе 1С 8.2 (8.3) существуют два справочника по учету физических лиц, которые имеют различное предназначение:

в справочнике «Физические лица» хранится информация обо всех физических лицах, которые являются, и которые могут не являться сотрудниками организации;
в справочнике «Сотрудники» хранится список только сотрудников организации. Список формируется из физических лиц, которые присутствуют в справочнике «Физические лица». Одно физическое лицо может являться одновременно сотрудником нескольких организаций.

Введите новую группу в справочник «Физические лица» (Рис. 66):

Переместите элементы справочника «Физические лица» во вновь созданные группы (Рис. 67):

Введите новое физическое лицо или измените информацию об уже существующем в справочнике «Физические лица»:

Меню: Кадры – Физические лица;

Заполните по возможности все поля на закладках в форме элемента Физическое лицо:

На закладке Общее заполните основные данные о физическом лице и его индивидуальные номера (Рис. 68);

На закладке Адреса и телефоны заполните адреса и телефоны физического лица (Рис. 69).

	Внимание
	Необходимо также заполнить Адрес для информирования, т.к. именно этот адрес будет указан при формировании Персонифицированных сведений в ПФР. Если адрес не будет указан, то отчет не будет сформирован корректно.

Укажите информацию для расчета НДФЛ, если физическое лицо является (или будет являться) сотрудником организации (Рис. 70):

Правильное ведение кадровых данных в программе 1С:ЗУП очень важно. Иначе вы будете сталкиваться с частыми ошибками в документах и отчетах, например при начислении заработной платы. Многие отчеты из данной программы сдаются в контролирующие органы и ошибки здесь неуместны.

В этой пошаговой инструкции мы подробно рассмотрим процесс приему на работу сотрудника в 1С 8.3 ЗУП редакция 3.1.

Справочник «Сотрудники»

В данном примере мы используем демонстрационную версию программы и выполняем все действия под учетной записью начальника отдела работы с персоналом. В зависимости от доступных пользователю прав, данный функционал может иметь другое место расположения или вообще быть недоступен.

Перейдем на начальную страницу и нажмем на гиперссылку «Новый сотрудник».

В открывшейся карточке справочника выберите организацию.

Далее в поле «Полное имя» укажите ФИО нового сотрудника полностью.

Помните, что в программе существует алгоритм разбивки данного поля на отдельные реквизиты: фамилию, имя и отчество. Он отделяет их друг от друга по пробелам. В случае двойной фамилии, ее необходимо указывать через тире без пробелов.

Справа от поля полного имени есть три гиперссылки:

Получите понятные самоучители по 1С бесплатно:

Склонения. При нажатии на данную гиперссылку перед вами откроется окно склонения ФИО данного сотрудника во всех падежах. Если вы принимаете на работу человека с необычной фамилией, проверьте, правильно ли произвелось автоматическое склонение.
Изменить ФИО. Данный механизм позволяет менять фамилию, имя и отчество сотрудника, если оно изменилось в документе, подтверждающем личность с указанием даты этого изменения. Если вы сами ошиблись при занесении в программу, такой способ будет неверным. Пример использования – сотрудница вышла замуж и сменила фамилию.
История ФИО. Здесь показывается полная история изменения фамилии, имени или отчества, произведенная при использовании предыдущего механизма.

Далее заполните в карточке сотрудника его дату рождения, пол, ИНН и СНИЛС. Данные поля не являются обязательными к заполнению, но все же, желательно их заполнить во избежание проблем в дальнейшем.

Когда вы укажете все необходимые данные, нажмите «Записать и закрыть».

Справочник «Физические лица»

После создания сотрудника в программе 1С 8.3 ЗУП автоматически создался новое физическое лицо. Этот справочник находится в разделе «Кадры».

Физическое лицо и сотрудник – это разные вещи. Физическое лицо может не являться сотрудником.

Для одного элемента справочника физических лиц возможно существование нескольких сотрудников. Так заведено потому, что человек может работать в компании не только по основному месту работы. У него может быть несколько договоров, например, основной, совместительство и ГПХ.

Данный механизм реализован для того, чтобы в соответствии с законодательством НДФЛ считалось общее по всем местам работы для одного физического лица. Остальные же расчеты ведутся отдельно.

Например, в нашей организации работает сотрудник и это его основное место работы. Так же периодически ему переводятся денежные средства по договору ГПХ. НДФЛ должно начисляться общее (суммироваться по обоим договорам). Начисления же будут производиться отдельно. В программе будет одно физическое лицо и два сотрудника.

В связи с этим очень важно контролировать отсутствие дублей в справочнике физических лиц. В противном случае возможны нежелательные последствия с некорректностью расчетов и с налоговыми органами. К тому же, налоговые вычеты привязаны именно к физическому лицу.

При появлении дублей физических лиц обратитесь к администратору программы, чтобы он произвел объединение карточек с личными данными специальной обработкой.

Документ «Прием на работу»

Мы завели в программе нового сотрудника. Теперь переходим непосредственно к приему на работу сотрудника. Сделать это в 1С ЗУП 8.3 можно на начальной странице, в карточке сотрудника, либо через меню «Кадры».

В нашем примере мы будем принимать сотрудника из начальной страницы, так как там наглядно отображены те лица, которые не приняты на работу, что довольно удобно.

Для этого выделите созданного сотрудника в соответствующей таблице и нажмите правой кнопкой мыши. В контекстном меню выберите пункт «Оформить прием на работу».

В открывшемся документе некоторые поля заполнились автоматически. При необходимости откорректируйте их, а так же укажите подразделение и должность.

Если вы заполняете штатное расписание, то оплата труда подставится из него. Перейдем на соответствующую вкладку. Все верно, начисление заполнилось из позиции штатного расписания. Эти данные можно откорректировать.

Если вы не ведете штатное расписание, вкладку «Оплата» необходимо заполнять вручную.

Далее перейдите на вкладку «Трудовой договор» и укажите все необходимые данные.

Далее проведите документ и на этом прием сотрудника на работу окончен. Теперь можно начислять ему заработную плату.

Читайте также: