Средства автоматизации ввода текста ms word
Современные текстовые процессоры предоставляют в распоряжение пользователя широкий набор средств автоматизации всех этапов работы с документами (воспроизведение данных при вводе, обработка и преобразование данных), кроме самых необходимых этапов, например ввод текста. Для этого этапа средств технической поддержки практически нет. Остается лишь полагаться на ловкость собственных рук и скорее переходить от работы двумя пальцами к десятипальцевой слепой системе ввода.
Поскольку альтернативных клавиатуре средств пользования ввода данных сейчас практически нет, в текстовом процессоре Word эффективность ввода обеспечивается другим способом: на основе принципа повторного использования данных «Один раз создай – семь раз используй». Для его реализации в программу включены два механизма:
механизм ввода стандартных заготовок (стандартных блоков многократного использования);
Средства автоматизации ввода
Механизм ввода стандартных блоков
В 1997 году в текстовом процессоре Word появилось средство автозавершения ввода (автотекст). В программе создавался список элементов автотекста, который сохранялся в шаблонах для дальнейшего использования. Когда начинался ввод фразы, предварительно внесенной в список автотекста, то уже после набора нескольких символов появлялась всплывающая подсказка с полным содержанием фразы. Для ввода фразы целиком достаточно было нажать клавиш Enter. В Word 2007 автотекст стал частью более мощного механизма вставки стандартных блоков. Этот механизм позволяет оперативно вставлять в документ не только слова и фразы, но и все, что угодно: абзацы готового текста, иллюстрации, колонтитулы, группы объектов и даже целые документы. При этом степень автоматизации снизилась: для вставки элемента автотекста нужно ввести его имя и нажать клавишу F3.
Для работы со стандартными блоками служит специальное средство – Организатор стандартных блоков, открываемое одноименной командой в спискеЭкспресс-блоки в группеТекстна вкладкеВставка (рис. 1.11).
Стандартный блок имеет шесть свойств: имя, категорию, коллекцию, поведение, шаблон и описание. Более подробно они представлены в окне Изменение стандартных блоков, которое открывается кнопкойИзменить свойства(рис. 1.12). К сожалению, имена стандартных блоков теперь придется пользователю запоминать.Категория– это логический контейнер, объединяющий несколько стандартных блоков по определенному признаку, предусмотренному пользователем. Категории играют для блоков ту же роль, что и папки для файлов.
Рисунок 1.11. Стандартные блоки в окне Организатора
Коллекция– это логический контейнер, объединяющий группу стандартных блоков по функциональному признаку, определенному в программе. Пользователь не создает коллекции, а выбирает их.Поведениеопределяет, как именно происходит вставка стандартного блока в документ. Для данного свойства существуют три параметра:
Вставить только содержимое. Такое поведение типично для автотекста. В текущую позицию курсора ввода вставляется только содержимое стандартного блока. Вставленный элемент приобретает форматирование того абзаца, в который он вставлен. Экономисты, таким образом, могут вставлять в свои документы названия нормативных документов, статьи законов и прочие трудновоспроизводимые термины.
Вставить содержимое в тот же абзац.В этом случае содержимое стандартного блока вставляется целиком, как автономный абзац с сохранением специфического форматирования вставляемого блока. Работники секретариатов таким образом вставляют реквизиты документов.
Вставить содержимое на ту же страницу. В этом случае элемент привязывается к печатной странице целиком, например – колонтитул. Экономисты таким образом создают титульные страницы отчетов и планов, а работники бухгалтерии – платежные поручения, акты и другие документы.
Стандартные блоки лучше всего хранить в шаблонах. Стандартные блоки хранятся в специально созданном для этого шаблоне Building Block.dotx.
Создание стандартных блоков.Организатор стандартных блоков содержит несколько сотен заготовок. При необходимости пользователь может включить в эту библиотеку свои блоки. Любой элемент данных или объект документа можно назначить стандартным блоком и в дальнейшем использовать его при создании документов.
Задание 1.10. Включите в программу несколько своих стандартных блоков (например: полное название нашего университета, полные фамилию имя и отчество), используя следующую методику:
Подготовьте элемент данных или объект, который хотите сохранить в качестве стандартного блока (например, запишите свою фамилию, имя и отчество) выделите его и откройте меню вставки стандартных элементов, подав команду Вставка,Текст, Экспресс-блоки.
В открывшемся меню выберите команду Сохранить выделенных фрагмент в коллекцию экспресс-блоков. Откроется диалоговое окноСоздание нового стандартного блока
Рисунок 1.12. Средства изменения стандартных блоков
Выберите коллекцию, в которую будет включен новый блок, например, Автотекст. Выберите необходимую категорию или создайте новую (например,Деловая переписка).
Введите имя стандартного блока. Оно должно быть уникальным и коротким. Введите описание блока (комментарии для пользователей).
Создайте несколько новых стандартных блоков
Вставка стандартных блоков.Вставка блока начинается с установки курсора ввода в нужное место. Если блок привязан к странице (колонтитулы и их элементы, титульные листы, надписи и т.д.) откройте нужную страницу и щелкните на ней в любом месте. Если элемент вставляется как абзац (автономные абзацы, рисунки, таблицы, диаграммы, схемы и т.д.) создайте на странице новый абзац и установите курсор в его начало. Если вставляется только текстовое содержание, без форматирования, поместите курсор туда, где должен расположиться текст. Вставка блока может быть осуществлена либо с помощьюОрганизаторастандартных блоков, либо оперативно с помощью клавишиF3. В этом случае необходимо установить курсор ввода там, куда должен быть вставлен блок, ввести имя блока (например,ФИО) и нажать клавишуF3. Блок с таким именем будет вставлен немедленно.
Задание 1.11. Самостоятельно исследуйте методику вставки блоков в документ, выбрав различные категории и различные параметры поведения (введите, например: Верхний колонтитул, пару Надписей, Подложку, Таблицу, Нижний колонтитул и т.д.). Кроме стандартных блоков вставьте в документ и свои вновь созданные блоки (рис.1.13). Новый документ со вставленными блоками сохраните в отчете под именем Стандартные блоки. Выводы по результатам исследования запишите в отчет.
Использую механизм стандартных блоков можно создать макет документа или быстро скомпоновать нужный документ из заранее созданных стандартных блоков.
Текст вводится в том месте документа, где мигает курсор. Документы в Word могут быть созданы путем ввода текста с клавиатуры. Кроме того, создать документ можно методом копирования и вставки текста из других документов.
правила ввода, выделения, перемещения, копирования и редактирования текстов и их фрагментов
Необходимо отметить, что в создаваемом документе по умолчанию ориентация страницы - книжная, размеры полей страницы: верхнее и нижнее - 2 см, левое - 3 см, правое - 1,5 см.
При вводе текста с клавиатуры курсор сдвигается вправо. При достижении конца строки продолжайте вводить текст, курсор автоматически переместится на следующую строку. Когда будет завершен ввод текста первого абзаца, необходимо нажать клавишу Enter (Ввод), чтобы перейти к вводу текста следующего абзаца. Затем вводится следующий абзац. При достижении конца страницы продолжайте вводить текст, курсор автоматически переместится на следующую страницу. Таким образом, весь текст документа состоит из абзацев. Заголовки и списки документа - это тоже абзацы.
Абзац - это непрерывная часть текста, которая заканчивается нажатием клавиши Enter (Ввод). Если в Word включен режим отображения скрытых символов форматирования, то при нажатии Enter (Ввод) в конце абзаца появится знак абзаца (непечатаемый символ конца абзаца).
Необходимо отметить, что при вводе текста между словами устанавливайте один жесткий пробел. Жесткие пробелы устанавливаются нажатием клавиши Space bar (клавиша пробела - это длинная нижняя клавиша без названия), а мягкие пробелы устанавливаются редактором автоматически при форматировании текста. Кроме того, жесткие пробелы не устанавливайте между словами и знаками препинания, а также между словами и кавычками или скобками. После знака препинания пробел обязателен, но не в конце абзаца.
Неразрывный пробел устанавливайте посредством одновременного нажатия трех клавиш Ctrl + Shift + Space bar. Неразрывные пробелы целесообразно применять, например, между инициалами и фамилией в том случае, когда при вводе инициалов и фамилии они оказываются на разных строках. В этом случае применение неразрывных пробелов обеспечит неразрывность инициалов и фамилии, и они будут размещены на одной строке, а не на разных строках.
Знак "дефис" в тексте всегда вводится без пробелов клавишей "-". В некоторых случаях в текст вводится "неразрывный дефис" с помощью одновременного нажатия клавиш "Ctrl" + "Shift" + "дефис". Знак "тире" ("длинное тире") выделяется пробелами с двух сторон, а вводится с помощью одновременного нажатия комбинации клавиш "Ctrl" + "Alt" + "серый минус".
Редактирование предназначено для устранения ошибок, перемещения символов, слов, строк, фрагментов и внесение других изменений в содержимое документа. Редактирование документа осуществляется как в процессе ввода текста, так и после его ввода. Как правило, редактирование текста выполняется перед форматированием и применением стилей.
К средствам редактирования относятся следующие команды (кнопки, которых расположенные на вкладке Главная):
* выделить, вырезать, копировать, вставить через буфер обмена;
* Найти и заменить;
* Отменить и Вернуть (кнопки на панели быстрого доступа).
автосредства поиска и замены
Microsoft Word можно использовать для поиска и замены текста, форматирования, знаков абзаца, разрывов страниц (Разрыв страницы. Место, где заканчивается одна страница и начинается другая. В Microsoft Word производится автоматическая разбивка на страницы (вставка «мягких» разрывов страницы), но можно самостоятельно разбить текст по страницам, расставив «принудительные» (жесткие) разрывы страниц.) и прочих элементов. Для расширения поиска можно использовать подстановочные знаки и коды.
В Microsoft Word возможен быстрый поиск всех вхождений указанного слова или фразы.
Можно автоматически заменить текст, например можно заменить слово «пик» на «максимум».
Чтобы прервать процесс поиска, нажмите клавишу ESC.
-Поиск и замена форматирования
Можно найти, заменить или удалить форматирование знаков. Например, найдите определенное слово или фразу и измените цвет шрифта. Или найдите текст в определенном формате, например текст, написанный полужирным шрифтом, и удалите или измените данный формат.
-Поиск и замена знаков абзаца, разрывов страниц и других элементов
Существует возможность быстрого поиска и замены специальных знаков и элементов документа, таких как разрывы страниц и знаки табуляции.
Для быстрого поиска элементов, таких как графические элементы или примечания (Примечание. Заметка или примечание, добавленное автором или рецензентом в документ. В Microsoft Word примечания отображаются в выносках на полях документа и в области проверки.), на вертикальной полосе прокрутки нажмите кнопку Выбор объекта перехода Значок кнопки, а затем выберите нужный элемент. Для поиска следующего или предыдущего элемента такого же типа можно использовать кнопки Найти/Перейти далее Значок кнопки и Вернуться назад Значок кнопки.
-Поиск и замена всех словоформ
При небольшом количестве текста в ворде, найти необходимые слова не составит труда. Но если у вас текст в несколько десятков или сотен страниц, то нужное слова, найти практически невозможно.
автозамена и автотекст
Для быстрого ввода текста в Word существует автозамена и автотекст
Автотекст и автозамена — очень удобные средства, которые сохранят вам много времени. Они связаны между собой, но у них разные цели.
• Автозамена ищет часто встречающиеся ошибки набора и правописания в вашем документе и автоматически исправляет их, как только они появляются. К примеру, вы можете указать, что слово венигрет всегда нужно заменять на винегрет.
• Автотекст позволяет определить и сохранить часто используемые текстовые блоки и/или графические объекты и вставлять их в документ по мере надобности. Например, вы можете указать в качестве элемента автотекста свое полное имя и адрес и вставлять его в документ с помощью всего лишь нескольких клавиш.
Подготовка текстов заключается в последовательном выполнении ряда этапов. С некоторой долей условности можно выделить: -набор текста; -редактирование введенной информации; -форматирование (оформление) отдельных структурных элементов будущего документа; -печать документа; -сохранение текста документа и ведение архива текстов. Каждый этап состоит из множества операций. Набор операций определяется конкретной программой, выбранной для подготовки документа. При работе с текстом обычно происходит многократное чередование операций различных этапов, поэтому отдельные операции нельзя четко отнести к определенному этапу подготовки документа. Так, если при наборе текста обнаружились ошибки, то прибегают к операциям этапа редактирования. При редактировании (при вставке и замене) производится набор новых фрагментов текста. Операции оформления возможны как при этапах набора и редакти-рования, так и при собственно форматировании. 38
Вопрос 24. Правила ввода текста. Средства автоматизации ввода текста (msWord)
1. Ввод текста выполняется в режиме вставки или замещения. В режиме вставки вводимые по месту расположения курсора символы автоматически сдвигают находящийся справа текст. В режимезамещения вводимый по месту расположения курсора текст замещает находящий справа от курсора символы. Переключение между режимами вставки и замещения выполняется с помощью клавишиInsert.
2. Клавишу Enter нажимают только в конце абзаца, – переход на новую строку внутри абзаца выполняетсяавтоматически при достижении правого поля.
3. Клавишу Backspace используют удаления символа перед курсором, а клавишу Delete – за курсором.
4. Между словами всегда ставят только один пробел.
5. Знаки препинания пишут слитно с предшествующим словом и отделяют пробелом от следующего. Кавычки и скобки не отделяют пробелами от заключенного в них текста.
6. Никогда не следует ставить пробелы в начале абзаца – красную строку устанавливают движком на линейке или нажатием клавиши Tab.
7. Для центрирования абзаца (например, заголовка) используют способ выравнивания По центру, а не пробелы или клавишу Tab.
8. Чтобы вставить пустую строку после абзаца, нужно поместить курсор в последнюю позицию абзаца и нажать клавишу Enter.
9. Для удаления пустой строки помещают на нее курсор и нажимают клавишу Delete.
10. Чтобы разбить абзац на два отдельных абзаца, нужно поместить курсор в позицию, с которой начнется новый абзац, и нажать клавишу Enter.
11. Чтобы соединить два абзаца в один, нужно поместить курсор в последнюю позицию первого абзаца и нажать клавишу Delete.
Средства автоматизации ввода текста:Автотекст.Когда часто приходится вводить в документы одни и те же длинные названия компаний или использовать для оформления документов стандартные объекты (логотип компании, стандартный заголовок делового письма и т.д.), эту процедуру можно упростить с помощью средства, называемого автотекстом. Автотекст позволяет быстро вставить в документ требуемые объекты и гарантирует правильность при повторном вводе текста. Эта функция позволяет сохранять часто используемые фрагменты текста (или рисунка) и при необходимости быстро вставлять в текст.В качестве элементов автотекста можно определить текст, графику, таблицы и другие элементы оформления документа.В результате вызова функции открывается окно диалога «Автотекст», предоставляя наиболее широкие возможности по работе с элементами автотекста. Из верхнего списка можно выбрать элемент автотекста и просмотреть на его содержимое. 39
Автозамена.Автозамена - средство для автоматической коррекции опечаток, вставки в документ фрагментов текста, графики, таблиц и т.п.Средство автозамены может исправлять часто встречающиеся ошибки. Учитывая возможные типы ошибок подобного рода, Microsoft Word предусматривает около 400 вариантов замен различных часто встречающихся опечаток. Можно дополнять этот список своими заменами.Автозамена предусматривает исправление ошибочно введенных двух прописных букв подряд, исправление первой строчной буквы и ошибочного нажатия клавиши Caps Lock.Средство автозамены можно использовать для расшифровки аббревиатур. То есть можно печатать аббревиатуру, а средство автозамены каждый раз будет вводить ее расшифровку.Автозамена позволяет создавать элементы, заменяющие большие фрагменты текста с сохранением исходного формата.
Автоформат - может форматировать документ без участия пользователя. Microsoft Word производит анализ документа, идентифицирует отдельные элементы, а затем форматирует текст, применяя стили подключенного шаблона.Автоформатирование можно производить как по мере ввода текста, так и после его ввода. При этом пользователь оставляет за собой право принять или отвергнуть форматирование произведенное с помощью Автоформата. Кроме того, можно частично принять, а от части внесенных изменений - отказаться.
При автоматическом форматировании документа, в зависимости от установок, сделанных на вкладке «Автоформат», Microsoft Word производит следующие изменения:
Ш К каждому абзацу применяется стиль
Ш Удаляются лишние маркеры абзацев
Ш Отступы, сделанные с помощью клавиши Tab, заменяются на отступы абзацев
Ш Вместо звездочек (*), дефисов (-) или аналогичных символов, используемых для обозначения маркированных списков, вставляются символы бюллетеня
Команда Автоформат осуществляет автоматическое форматирование под контролем пользователя.
После автоформатирования текст будет размечен различными маркерами:
Ш Элементы, подлежащие удалению, зачеркнуты красным.
Ш Элементы, вставленные в процессе автоформатирования, подчеркнуты синим.
прежнем месте.уществляются в позицию текстового курсора.
При вводе текста в документ Word переход на новую строку при достижении правого края
страницы осуществляется автоматически (без нажатия клавиши Enter). Клавишу Enter
следует нажимать только для завершения текущего абзаца и перехода к следующему
абзацу. Неправильное использование клавиши Enter затрудняет в дальнейшем
Конец абзаца (нажатие клавиши Enter) помечается в документе с помощью непечатаемого
символа ¶ (пи) - маркера абзаца.
При завершении ввода текущего абзаца новый абзац наследует стиль предыдущего.
Объединение двух абзацев означает удаление символа конца абзаца между ними. При
этом весь объединенный абзац форматируется, как нижний присоединенный фрагмент.
Разбиение одного абзаца на два достигается вставкой символа конца абзаца в
место разбиения текста. Для этого в место разбиения нужно установить текстовый курсор и
нажать клавишу Enter. Допускаются пустые абзацы.
Для того чтобы внутри абзаца перейти на новую строку, не начиная новый абзац, следует
нажать комбинацию клавиш Shift+Enter.
Непечатаемые символы Word
Символ Фрагмент документа Клавиши для ввода
¶ Конец абзаца Enter
Принудительный конец Shift + Enter строки
Возможный (гибкий) перенос Ctrl + (-)дефис
Нерастяжимый пробел Shift + Ctrl + Пробел
Конец текста в ячейке
№24 Правила ввода текста. Средства автоматизации ввода текста
Ввод текста начинается с позиции, на которой установлен курсор. Для ввода текста используется клавиатура. При вводе текста осуществляется автоматический переход к следующей строке при заполнении предыдущей, при этом осуществляется перенос: по словам или по слогам, если установлен соответствующий режим.
Расстановка переносов. При нажатии Enter текстовый курсор перемещается в начало следующей строки независимо от положения на строке.
Как правило, текст вводится в режиме вставки и очень редко в режиме замены. Текущий режим работы отображается индикатором ЗАМ в строке состояния (если буквы черные - включен режим замены символов). В процессе набора текста Word может автоматически исправлять опечатки или ошибки в правописании. Некоторые типичные опечатки исправляются сразу после того, как ставится пробел в конце слова, если включен режим "Автоматически исправлять орфографические ошибки» (Сервис -> Автозамена)
Слова, в которых допущена орфографическая ошибка, программа подчеркнет красной волнистой линией. Это происходит благодаря функции автоматической проверки орфографии, которая по умолчанию всегда включена.
Завершив ввод текста, можно щелчком правой кнопки мыши на слове с ошибкой вызвать контекстное меню объекта, которое позволит:
выбрать из предлагаемых слов в нижней части меню правильный вариант;
выбрать команду Пропустить или Заменить;
выбрать команду Правописание.
Средства автоматизации ввода текста
К ним относятся стили и шаблоны
Стиль оформления – это именованная совокупность настроек параметров шрифта, языка, абзаца и некоторых элементов оформления абзаца (линий и рамок). Стиль позволяет быстро форматировать фрагменты текста и абзацы, что экономит время.
В ворде есть 2 типа стилей: стили символов и абзацев
1)развернуть окно «стили» и внизу нажать на кнопку «создать стиль» (крайняя левая), раскроется окно
2) в поле «имя» задать имя стиля, в поле-списке – «символ» или «абзац» (смотря что вы создаете)
Созданный стиль добавить к списку стилей в окне «стиль» , нажать на кнопку «применить»
Если фрагмент текста предварительно не оформлены, то нажмите на «формат» для установления необходимых параметров.
Для присвоения стиля символам или абзацам их надо выделить, выбрать стиль и щелкнуть по нему мышью.
Шаблон – это совокупность стилевых настроек, хранящихся отдельно от документов.
1) нажать на кнопку «office» (вверху крайняя левая большая круглая, над значком «вставить»), там выбрать «создать», в окне выбрать «мои шаблоны», переставить флажок в положение «шаблон» и нажать ок.
2) настроить параметры и сохранить как шаблон ворд (*.dot)
Тут вы можете оставить комментарий к выбранному абзацу или сообщить об ошибке.
Читайте также: