Список в excel способы его обработки
Часто в повседневной работе приходится следить за большими объемами информации — списками почтовой рассылки, телефонов, торговых операций и т. д. Приложение Excel упрощает решение таких задач с помощью содержащихся в нем средств обработки списков.
Списком называется таблица с данными, разделенная на столбцы-поля и строки-записи. В сущности, список представляет собой базу данных, но поскольку он хранится в книге Excel, а не в файлах специального формата, созданных программами типа Access или FoxPro, то фирма Microsoft употребляет для Excel термин список.
1.Использование Списка ячеек в качестве базы данных
Список — это набор строк (подчиняющийся несколько более строгим ограничениям, чем обычный лист с постоянными заголовками столбцов), в которых хранятся данные постоянного формата. Для построения Листа, способного воспринимать все команды Excel по обработке списков, существуют определенные принципы.
Создаваемый Список должен иметь постоянное количество столбцов. Количество строк является переменным, что позволяет позднее добавить, удалить или переставить записи для того, чтобы список содержал оперативную информацию. В каждом столбце должна содержаться однотипная информация, и в списках недопустимы пустые строки или столбцы.
Создание Списка в Excel:
1. Открыть новую Книгу или новый Лист в существующей Книге. Лучше всего размещать списки на отдельных Листах, чтобы Excel смог автоматически выделить данные при выполнении команд обработки списков.
2. Создать Заголовки для каждого Поля в Списке, задать их выравнивание и отформатировать жирным шрифтом.
3. Отформатировать находящиеся под заголовками ячейки в соответствии с данными, которые в них должны храниться. Это подразумевает наложение числовых форматов (денежных или даты), изменение выравнивания и т. д.
4. Ввести новые записи (то есть данные) под Заголовками. (См. Рис.1)При этом следует соблюдать единый стиль заполнения, чтобы позднее взаимосвязанные записи могли быть выделены в группы. Количество строк может быть любым; в списке не должно быть пустых строк (даже между заголовками столбцов и первой записью). Каждый столбец представляет собой Поле, содержащее однородную информацию. Каждая строка соответствует Записи данных
5. После завершения сохранить Книгу. При этом следует продумать меры предосторожности — создание резервной копии, тем более, если Список содержит важную информацию.
Рис. 1. Список на листе Excel, дополненный Заголовками столбцов
Автозавершение значений ячеек помогает при вводе повторяющихся значений в списках — вводимые слова распознаются и автоматически завершаются (См. Рис.1). Чтобы воспользоваться им, необходимо выполнить:
Кнопка Office – кнопка Параметры Excel – соответствующее диалоговое окно –
категория Дополнительно - флажок Автозавершение значений ячеек (См. Рис.2)
Чтобы Excel смог правильно распознать данные для группировки, сортировки и вычислений, необходимо, чтобы повторяющиеся названия и другие данные в точности совпадали в разных записях.
Рис. 2. Диалоговое окно Параметры Excel - флажок Автозавершение значений ячеек
2.Использование Формы для ввода данных
Для облегчения обработки данных в списках в Excel имеется инструмент Форма, предназначенный для добавления, удаления и поиска записей.
Кнопка Форма должна быть установлена на Панель Быстрого Доступа (См. Рис.3):
Рис. 3. Создание кнопки Форма на Панели Быстрого Доступа
Кнопка Office – кнопка Параметры Excel – соответствующее диалоговое окно – категория Настройка – раскрывающийся список Выбрать команды из - опция Все команды – выбор кнопкиФорма,затемкнопка Добавить.
Установленная наПанель Быстрого Доступа кнопкаФормавызывает при выделенном Списке диалоговое окно с полями из Списка и несколькими управляющими кнопками (См. Рис. 4). По умолчанию в окне выводится первая запись, но вертикальная полоса прокрутки позволяет перейти к остальным. Приложение Excel добавляет новые записи в конец списка; чтобы вызвать пустую запись, следует прокрутить список до конца или нажать кнопку Добавить.
Хотя записи достаточно часто вводятся непосредственно на Листе, инструмент Форма предоставляет полезную альтернативу (например, для менее квалифицированных работников, которым поручен ввод данных), и в некоторых случаях работа с ней происходит быстрее.
Рис. 4. Команда Форма предоставляет дополнительные средства для заполнения строк и столбцов списка
3.Проверка данных при вводе
Если с Листом работают сразу несколько пользователей, желательно контролировать тип вводимой ими информации и свести к минимуму ошибки ввода. Например, можно потребовать, чтобы в столбец Месяц можно было ввести только январские и февральские даты или чтобы сумма в столбце Объем входила в определенный диапазон. В Excel выполнение подобных условий проверяется при помощи инструмента Проверка вода. С его помощью возможно частично или полностью защитить Лист от ошибок ввода, которые приводят к неправильному вычислению формул или к нарушению работы средств обработки списков.
Критерий правильности ввода для определенного диапазона ячеек задается следующим образом:
1. Выделить ячейки столбца, для которого устанавливается проверка ввода. В выделенный диапазон должны войти как ячейки с данными, так и нижние пустые ячейки, куда будут вводиться новые записи.
Вкладка Данные - Группа Инструментов Работа с данными — раскрывающийся список Проверка данных
– кнопка Проверка данных - соответствующее диалоговое окно - вкладка Параметры (См. Рис. 5).
Рис. 5. Диалоговое окно Проверка данных - вкладка Параметры
3. В разделе Условие проверки выбрать формат значений в выделенных ячейках из списка Тип данных:
· Любое значение - используется для отмены проверки ввода,
· Целое число,
· Действительное,
· Список,
· Дата,
· Время,
· Длина текста,
· Другой - формат, для которого можно ввести собственную формулу.
При выборе значения из списка Тип данных появляются дополнительные текстовые поля для ввода дополнительных условий или ограничений — например, минимального и максимального допустимого значения (См. Рис. 5).
25.Обработка данных в EXCEL. Списки, сортировка данных, фильтры.
Обработка данных в EXCEL. Списки, сортировка данных, фильтры.
В Эксэль предусмотрена возможность изменения масштаба ячеек, это позволяет не изменяя формат документа, увеличивать или уменьшать надписи и графические объекты на листе : меню Вид/Масштаб либо СПИ.
При работе с большими таблицами бывает сложно определить к какому заголовку принадлежат данные, используют функцию разбиение окна. При этом она делится в виде окна.(два независимых окна). Чтобы убрать разделение достаточно 2 щелчка на разделении. Если при разделение курсор мыши стоит не в первой строке и не в первом столбце, то окно разобьется на 4 части.
Графическое представление данных.
Ексель представляет в распоряжение пользоватея большое колличестводиограмм, с помощью которых можно интерпретировать большое колличество данных. Для создания диограмм через мастер диограмм ввести параметры диограммы. Круговую диаграмму строят тогда, когда можно сделать её диаграмму лишь по одному столбцу с помощью "Ctrl". Чтобы создать диаграмму, необходимо выделить данные и на СПИ ввести параметры диаграммы.
Списки.
Для работы с большими массивами данных используют функции спииска. Список характерезует способ организации таблицы. В виде списка можно представить таблицу, строки которой содержат однородную информацию (телефонный справочник). Списки распознаются Эксэлем автоматически. При активации функции работа со списками автоматически выделяется область списка для обработки. Границами списка являются пустые строки. При автоматическом выборе списка сравнивается содержимое 1 и 2 строки. Если данные разного типа, то 1 строка принимается за строку заголовка или названий.
Обработка списков с помощью формы данных.
Таблицы и списки можно обрабатывать. Для вызова формы даннз используют: меню Данные/Форма. Автоматически в Эксель определяет список, где каждое поле имеет своё имя.Справа в формуле появляется меню кнопок, с помощью которых можно выбрать основные компоненты. С помощью кнопок (вверх, вниз , вправо, влево) их можно перебирать. С помощью кнопки "Критерий" можно отсеять некоторые поля.
Сортировка.
Сортировка записей допускается как для числовых полей, так и для текстовых. Числовые поля сортируются в порядке возрастания или в порядке убывания. Текстовые поля формируются в алфавитном порядке или в обратном алфавитном порядке. За одну сортировку можно хадать до 3-х уровней сортировки. Вызов сортировки осуществляется через меню "Данные" и в соответствующем окне используем сортировку. Сортировка производится автоматически по строкам, но через кнопку «параметры» можно изменить и сделать сортировку по столбцам. Кроме того сортировку можно сделать по шаблону. Пользователь может сам определить последовательность сортировки. Определение собственной последовательности списка осуществляется через меню Сервис/Параметры/Списки. В поле "элементы списка" - осуществляем подбор имён или того, что нужно напечатать.
Фильтры.
Применение фильтров позволяет скрыть часть записей, не удовлетворяющих заданному критерию, не сортирую их. Через меню Данные/Фильтр/Автофильтр – задавать фильтр можно прямо в столбцах. Рекомендуется вставлять перед данными пустую строчку. В нужном столбце выберается фильтр. Помимо конкретных данных можно выбрать условие.
Электронные таблицы Excel можно использовать для организации работы с небольшими реляционными базами данных. В этом случае электронную таблицу называют списком или базой данных Excel (рис. 5.1 рис. 5.1) и используют соответствующую терминологию:
- строка списка – запись базы данных;
- столбец списка – поле базы данных.
Название столбца может занимать только одну ячейку и при работе с таблицей как с базой данных называется именем поля. Все ячейки строки с именами полей образуют область имен полей, которая занимает только одну строку. Данные всегда располагаются, начиная со следующей строки после области имен полей. Весь блок ячеек с данными называют областью данных.
- Список содержит фиксированное количество полей (столбцов), определяющих структуру записи базы данных (строки).
- Верхняя строка списка содержит имена полей (названия столбцов).
- Имя поля может состоять из нескольких слов любого алфавита. Обязательное требование – размещение в одной ячейке.
Список (база данных Excel) – электронная таблица, в которой строки (записи) имеют фиксированную структуру, а имена столбцов (полей) занимают одну строку.
Для размещения имени поля списка в одной ячейке (рис.5.1 рис. 5.1) необходимо:
- выделить ячейку или всю строку, где будут располагаться имена полей;
- ввести команду Главная и выбрать вкладку Выравнивание
- на вкладке установить следующие параметры:
- по горизонтали: по значению;
- по вертикали: по верхнему краю или по центру;
- отображение: установить флажок переносить по словам.
Над записями списка можно выполнять различные операции обработки, команды вызова которых сгруппированы в меню Данные.
Для того чтобы электронная таблица воспринималась системой как список, необходимо соблюдать описанные выше правила и перед выполнением операций обработки установить курсор внутри этой таблицы. В этом случае при вводе команды обработки из меню Данные весь список (имена полей и записи, см. рис.5.1) будет выделены темным цветом. Когда список сформирован неверно или нужно работать с частью области списка, область списка надо выделить вручную с помощью мыши.
Excel предоставляет возможности для работы с базами данных различных форматов, которые при открытии в среде Excel автоматически преобразуются в список. Такое преобразование называют импортом. Данные в электронную таблицу можно включить не только путем импорта из "чужой" базы данных, но и посредством запросов данных, адресованных тому или иному серверу баз данных. Такие запросы формируются специальной программой MS Query , вызываемой по команде Данные, Внешние данные. Создать запрос. Результат запроса возвращается в электронную таблицу в виде списка.
Сортировка данных в списке
Сортировка данных является базовой операцией любой таблицы и выполняется командой Данные, Сортировка с установкой необходимых параметров. Целью сортировки является упорядочивание данных. Сортировка осуществляется на том же листе.
Особенно важно осуществлять сортировку в списке, так как многие операции группировки данных, которые доступны из меню Данные, можно использовать только после проведения операции сортировки.
В среде Excel предусмотрены три уровня сортировки, которые определяются в диалоговом окне Сортировка диапазона (рис. 5.2 рис. 5.2, а) параметром Сортировать по.
Рис. 5.2. Диалоговые окна для операции сортировки: а – сортировка диапазона; б – параметры сортировки
Сначала осуществляется сортировка в столбце 1-го уровня, затем сортируются одинаковые записи 1-го столбца по столбцу 2-го уровня, затем сортируются одинаковые записи 2-го столбца по столбцу 3-го уровня.
В том же окне устанавливается порядок сортировки в столбцах – по возрастанию или убыванию. При сортировке по возрастанию упорядочение идет следующим образом – от меньшего к большему, по алфавиту или в хронологическом порядке дат, но при этом имеет место приоритет: числа, текст, логические значения, значения ошибок, пустые ячейки. Сортировка по убыванию использует обратный порядок (исключение – пустые ячейки, которые располагаются в конце списка),
При наличии заголовков столбцов (имен полей) их следует исключить из области, подлежащей сортировке, установкой флажка переключателя Идентифицировать поля по подписям.
Кнопка <Параметры> выводит диалоговое окно "Параметры сортировки", в котором задаются дополнительные установки сортировки (рис. 5.2 б рис. 5.2): с учетом регистра или без учета; по столбцам или по строкам; порядок сортировки – обычный или специальный, выбранный из предлагаемого списка. Этот список можно сформировать самостоятельно с помощью Сервис, Параметры, вкладка Списки.
- Установить курсор в области списка
- Выполнить команду Данные, Сортировка
- Указать порядок и направление сортировки для каждого ключа сортировки
- Нажать кнопку <Параметры> и выбрать параметры сортировки (порядок по первому ключу, учет регистра, направление сортировки – по строкам или по столбцам)
- Выполнить команду Сервис, Параметры, вкладка Списки
- Нажать кнопку <Добавить>
- Сформировать элементы списка
- Выполнить команду Сервис, Параметры, вкладка Списки
- Выделить в окне Списки начало редактируемого списка
- Перейти к элементам списка и отредактировать их (добавить, удалить, отредактировать)
- Нажать кнопку <ОК>
- Выполнить команду Сервис, Параметры, вкладка Списки
- Выделить в окне Списки начало редактируемого списка
- Нажать кнопку <Удалить>
Фильтрация данных в списке – это выбор данных по заданному критерию (условию). Осуществляется эта операция с помощью команды Данные > Фильтр.
Имеются две разновидности этой команды, задаваемые параметрами: Автофильтр и Расширенный фильтр. Фильтрация данных может осуществляться с помощью специальной формы, которая вызывается командой Данные> Форма.
Автофильтрация
Команда Данные, Фильтр, Автофильтр для каждого столбца строит список значений, который используется для задания условий фильтрации (рис. 5.3 рис. 5.3). В каждом столбце появляется кнопка списка, нажав которую можно ознакомиться со списком возможных критериев выбора.
По отдельному столбцу в списке критериев отбора предусматриваются следующие варианты:
- все – выбираются все записи без ограничений;
- первые 10 – данный пункт позволяет во вновь появляющемся диалоговом окне "Наложение условия по списку" (рис. 5.4 рис. 5.4) выбрать определенное количество наибольших или наименьших элементов списка, которые необходимо отобразить;
- значения – будут выбраны только те записи, которые в данном столбце содержат указанное значение;
- условие – выбираются записи по формируемому пользователем условию в диалоговом окне "Пользовательский фильтр" (рис. 5.5 рис. 5.5).
Условие для отбора записей по конкретным значениям в определенном столбце может состоять из двух самостоятельных частей, соединенных логической связкой И/ИЛИ.
Каждая часть условия включает:
- оператор отношения: = (равно), <> (не равно), > (больше), >= (больше или равно), < (меньше), <= (меньше или равно), начинается с, содержит и т.п.;
- значение, которое может выбираться из списка или содержать шаблонные символы *.
Пример. Для Кода предмета можно сформировать условия:
- >=п* – отобрать все записи, которые содержат код предмета, начинающийся с буквы п;
- >= п1 И <=п2 – отобрать все записи, которые содержат коды предметов п1 и п2;
- <>п1 – отобрать все записи, которые не содержат кода предмета п1.
Рис. 5.4. Диалоговое окно "Наложение условия по списку"
Рис. 5.5. Диалоговое окно "Пользовательский фильтр"
Можно задать условия отбора для нескольких столбцов независимо друг от друга, фильтрация записей выполняется по всем условиям одновременно. Все записи, не прошедшие через фильтр, будут скрыты. Отфильтрованные записи можно выделить и скопировать в другое место, удалить. Отмена результата фильтрации и возврат к исходному состоянию списка производятся повторным вводом команды Данные, Автофильтр.
Расширенный фильтр
Команда Данные, Фильтр, Расширенный фильтр обеспечивает использование двух типов критериев для фильтрации записей списка:
- критерий сравнения;
- вычисляемый критерий.
Обычно критерий фильтрации формируется в нескольких столбцах, и тогда его называют множественным критерием.
Важной особенностью этого режима является необходимость формирования заранее, до выполнения самой команды фильтрации, специального блока (области) для задания сложных поисковых условий, называемых областью критерия (диапазоном условия).
Технология использования расширенного фильтра состоит из двух этапов:
- этап 1 – формирование области критериев поиска;
- этап 2 – фильтрация записей списка.
Этап 1. Формирование диапазона условий для расширенного фильтра. Область критериев поиска содержит строку имен столбцов и произвольное число строк для задания поисковых условий.
Рекомендуется скопировать первую строку с именами полей из области списка в область, где будет формироваться критерий отбора записей (на тот же или другой лист, в другую рабочую книгу). Далее ненужные имена столбцов из диапазона условий можно удалить.
Критерий сравнения формируется при соблюдении следующих требований:
- состав столбцов области критериев определяется столбцами, по которым задаются условия фильтрации записей;
- имена столбцов области критериев должны точно совпадать с именами столбцов исходного списка;
- ниже имен столбцов располагаются критерии сравнения типа:
- точного значения;
- значения, формируемого с помощью операторов отношения;
- шаблона значения, включающего символы * и (или) ?.
Правила формирования множественного критерия:
- Если критерии (условия) указываются в каждом столбце на одной строке, то они считаются связанными условием И .
- Если условия записаны в нескольких строках, то они считаются связанными условием ИЛИ.
Пример1. Условие выбора записей о сдаче экзаменов студентами группы 133 по предмету п1 на оценки 4 или 5 можно записать несколькими способами:
1-й способ. Множественный критерий сравнения- все условия находятся в одной строке, связка И. Номер группы, код предмета заданы как точные значения, оценка- оператор сравнения со значением константы.
2-й способ. Множественный критерий сравнения – все условия (точные значения полей) находятся в одной строке, столбец Оценка используется дважды, связка И.
3-й способ. Множественный критерий сравнения – условия (точные значения полей) записаны в двух строках, связка ИЛИ.
Вычисляемый критерий представляет собой формулу, записанную в строке области условий, которая возвращает логическое значение ИСТИНА или ЛОЖЬ.
Формула строится с использованием: адресов ячеек, встроенных функций, констант различных типов (числа, текст, дата, логическая константа), операторов отношения.
Внимание! Имя столбца, содержащего формулу вычисляемого критерия, должно отличаться от имени столбца в списке.
Пример2. Выбрать записи о сдаче экзаменов студентами группы 133 с оценкой ниже общего среднего балла или записи с оценкой 5:
В области критериев присутствуют столбцы с заголовками: Номер группы, Оценка1.
Последовательность действий по созданию данного вычисляемого критерия:
- присвоить отличное от имен полей списка новое имя столбцу, куда будет введен вычисляемый критерий;
- установить курсор в ячейку ввода;
- вызвать Мастер функций - команда Вставка, Функция, выбор категории - Логические и выбор функции - ИЛИ;
- ввод параметров функции ИЛИ:
Логическое1: G2<=CP3HAЧ($G$2:$G$17) (при вводе формулы использовать курсорный указатель на ячейки таблицы, вызов встроенной функции СРЗНАЧ, указание на абсолютные ссылки с помощью клавиши <F4>)
После завершения ввода вычисляемого критерия в ячейке должна появиться логическая константа ИСТИНА или ЛОЖЬ – результат применения сформированного вычисляемого критерия по отношению к первой записи списка; формулу критерия можно просмотреть лишь в строке формул. Этот же критерий можно было записать по-другому:
либо в комбинированном виде:
Этап 2. Фильтрация записей расширенным фильтром
После подготовки области критерия курсор устанавливается в список и выполняется команда Данные, Фильтр, Расширенный фильтр (рис. 5. рис. 5.6).
Фильтровать записи списка можно на месте либо копировать в указанную область на текущем рабочем листе. Для копии на другой лист или книгу следует установить курсор по месту копии, а затем выполнять команду фильтрации, указывая соответствующие исходный диапазон и диапазон условий.
Исходный диапазон и диапазон условий включают все строки, в том числе и строку наименования столбцов. Если предполагается копирование результата в другое место, указывается левая верхняя ячейка области. Переключатель Только уникальные записи позволяет исключить дублирование записей.
Для сложных по логике обработки запросов фильтрация записей списка может выполняться постепенно, то есть копируется первый результат фильтрации, к нему применяется следующий вариант фильтрации и т.д.
Для снятия действия условий фильтрации выполняется команда Данные, Фильтр, Отобразить все.
Фильтрация с помощью формы данных
Excel позволяет работать с отдельными записями списка с помощью экранной формы (рис. 5.7 рис. 5.7).
Основные операции обработки записей списка: последовательный просмотр записей, поиск или фильтрация записей по критериям сравнения, создание новых и удаление существующих записей списка.
Добавление кнопки "Форма" на панель быстрого доступа
Щелкните стрелку, расположенную рядом с панелью быстрого доступа, и выберите пункт Другие команды.
В поле Выбрать команды из выберите пункт Все команды.
В списке выберите кнопку Форма Кнопка "Форма" и нажмите кнопку Добавить.
При установке курсора в область списка и выполнении команды Данные, Форма на экран выводится форма, в составе которой имена полей – названия столбцов списка.
Для создания новой записи нажимается кнопка <Добавить>, выполняется заполнение пустых полей экранной формы; для перехода между полями формы используются курсор мыши, либо клавиша <Таb>.
При повторном нажатии кнопки <Добавить> сформированная запись добавляется в конец списка. Для удаления текущей записи нажимается кнопка <Удалить>. Удаленные записи не могут быть восстановлены, при их удалении происходит сдвиг всех остальных записей списка.
Чтобы упростить работу пользователей с листом, добавьте в ячейки раскрывающиеся списки. Раскрывающиеся списки позволяют пользователям выбирать элементы из созданного вами списка.
На новом листе введите данные, которые должны отображаться в раскрывающемся списке. Желательно, чтобы элементы списка содержались в таблице Excel. Если это не так, список можно быстро преобразовать в таблицу, выделив любую ячейку диапазона и нажав клавиши CTRL+T.
Почему данные следует поместить в таблицу? Потому что в этом случае при добавлении и удалении элементов все раскрывающиеся списки, созданные на основе этой таблицы, будут обновляться автоматически. Дополнительные действия не требуются.
Выделите на листе ячейку, в которую требуется поместить раскрывающийся список.
На ленте откройте вкладку Данные и нажмите кнопку Проверка данных.
Примечание: Если кнопка Проверка данных недоступна, возможно, лист защищен или является общим. Разблокируйте определенные области защищенной книги или отмените общий доступ к листу, а затем повторите шаг 3.
На вкладке Параметры в поле Тип данных выберите пункт Список.
Щелкните поле Источник и выделите диапазон списка. В примере данные находятся на листе "Города" в диапазоне A2:A9. Обратите внимание на то, что строка заголовков отсутствует в диапазоне, так как она не является одним из вариантов, доступных для выбора.
Если можно оставить ячейку пустой, установите флажок Игнорировать пустые ячейки.
Установите флажок Список допустимых значений
Не знаете, какой параметр выбрать в поле Вид?
Чтобы заблокировать пользователям ввод данных, которые не содержатся в раскрывающемся списке, выберите вариант Остановка.
После создания раскрывающегося списка убедитесь, что он работает правильно. Например, рекомендуется проверить, изменяется ли ширина столбцов и высота строк при отображении всех ваших записей.
Если список элементов для раскрывающегося списка находится на другом листе и вы хотите запретить пользователям его просмотр и изменение, скройте и защитите этот лист. Подробнее о защите листов см. в статье Блокировка ячеек.
Если вы решили изменить элементы раскрывающегося списка, см. статью Добавление и удаление элементов раскрывающегося списка.
Чтобы удалить раскрывающийся список, см. статью Удаление раскрывающегося списка.
Ввод данных станет быстрее и точнее, если ограничить значения в ячейке вариантами из раскрывающегося списка.
Сначала создайте на листе список допустимых элементов, а затем выполните сортировку или расположите их в нужном порядке. В дальнейшем эти элементы могут служить источником для раскрывающегося списка данных. Если список небольшой, на него можно легко ссылаться и вводить элементы прямо в средстве проверки данных.
Создайте список допустимых элементов для раскрывающегося списка. Для этого введите элементы на листе в одном столбце или строке без пустых ячеек.
Выделите ячейки, для которых нужно ограничить ввод данных.
На вкладке Данные в группе Инструменты нажмите кнопку Проверка данных или Проверить.
Примечание: Если команда проверки недоступна, возможно, лист защищен или книга является общей. Если книга является общей или лист защищен, изменить параметры проверки данных невозможно. Дополнительные сведения о защите книги см. в статье Защита книги.
Откройте вкладку Параметры и во всплывающем меню Разрешить выберите пункт Список.
Щелкните поле Источник и выделите на листе список допустимых элементов.
Диалоговое окно свернется, чтобы было видно весь лист.
Нажмите клавишу ВВОД или кнопку Развернуть , чтобы развернуть диалоговое окно, а затем нажмите кнопку ОК.
Значения также можно ввести непосредственно в поле Источник через запятую.
Чтобы изменить список допустимых элементов, просто измените значения в списке-источнике или диапазон в поле Источник.
См. также
На новом листе введите данные, которые должны отображаться в раскрывающемся списке. Желательно, чтобы элементы списка содержались в таблице Excel.
Почему данные следует поместить в таблицу? Потому что в этом случае при добавлении и удалении элементов все раскрывающиеся списки, созданные на основе этой таблицы, будут обновляться автоматически. Дополнительные действия не требуются.
Выделите на листе ячейку, в которую требуется поместить раскрывающийся список.
На ленте откройте вкладку Данные и нажмите кнопку Проверка данных.
На вкладке Параметры в поле Разрешить выберите пункт Список.
Если вы уже создали таблицу с элементами раскрывающегося списка, щелкните поле Источник и выделите ячейки, содержащие эти элементы. Однако не включайте в него ячейку заголовка. Добавьте только ячейки, которые должны отображаться в раскрывающемся списке. Список элементов также можно ввести непосредственно в поле Источник через запятую. Например:
Фрукты;Овощи;Зерновые культуры;Молочные продукты;Перекусы
Если можно оставить ячейку пустой, установите флажок Игнорировать пустые ячейки.
Установите флажок Список допустимых значений
После создания раскрывающегося списка убедитесь, что он работает правильно. Например, рекомендуется проверить, изменяется ли ширина столбцов и высота строк при отображении всех ваших записей. Если вы решили изменить элементы раскрывающегося списка, см. статью Добавление и удаление элементов раскрывающегося списка. Чтобы удалить раскрывающийся список, см. статью Удаление раскрывающегося списка.
Дополнительные сведения
Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community или попросить помощи в сообществе Answers community.
Читайте также: