Создание оглавления в ворде презентация
В методических рекомендациях представлены способы создания автоматического оглавления (содержания) в Microsoft Word и методы его форматирования. Предоставленный материал адресован педагогам и методистам дополнительного образования, а также тем, кто хочет научиться (технически!) работать в среде программы MS Word.
Для чего же в документах нужны оглавления? Ну, в первую очередь конечно для эстетичного вида и правильного оформления работ и документов. Оглавления и содержания часто применяются при написании различных курсовых, дипломных работ, рефератов и «ГОСТов». В большинстве во всех организациях в оформлении документа обязательно требуется наличие оглавления, предназначенное для более удобного ориентирования в материале. Читателю не составит труда перейти сразу к искомому разделу документа, если тот в свою очередь будет содержать оглавление.
С чего начать?
Представим, что у нас уже есть документ с главным заголовком, подзаголовком и самим текстом. Первым делом нам нужно обозначить, какой из заголовков будет главным с номером страницы напротив и какой из заголовков будет обозначать определённый фрагмент из нашего текста.
Чтобы сформировать оглавление, нужно правильно отформатировать содержание текста - его уровни. В документе Microsoft Word они оформляются классическими заголовками 1, 2, 3 … n-уровня.
Устанавливают заголовки по следующему алгоритму:
1. Выделить в тексте название заголовка (темы);
2. Перейти во вкладку «Главная» на панели инструментов;
3. Найти блок «Стили» и выбрать «Заголовок 1».
В некоторых версиях Microsoft Word результат придется слегка отформатировать - задать нужный цвет, размер текста. Сделать это можно через выделения заголовка, выбора в блоке «Шрифты» нужного начертания (Ж) и цвета текста (А).
Аналогичным образом назначаются в документе заголовки 2-го и 3-го уровня (все требуемые заголовки). Их обязательно нужно обозначить через блок «Стили», иначе в оглавление они не попадут. Придется заносить пункт вручную. Форматирование документа завершено.
Для того, чтобы создать оглавление в MS Word нужно первоначально определиться с его размещением в документе. Обычно это первая пустая страница перед самим текстом. Если пользователь ее не предусмотрел, документ уже набран … В этом случае страницу для Оглавления можно создать. Для этого:
1. Установить курсор мыши перед первым словом первого предложения текста;
2. Перейти во вкладку «Разметка страницы» (вкладка
может называться «Макет»);
3. Найти блок «Параметры страницы» и выбрать пункт
4. В открывшемся окне выбрать из списка «Следующая страница»
Перед первым заголовком появится пустой лист, где будет добавлено содержание.
Далее проделать следующее:
1. Установить курсор в пустой абзац на первом листе;
2. Перейти во вкладку «Ссылки»;
3. Найти блок «Оглавление»;
4. Раскрыть стрелку и выбрать подходящий вид содержания.
Оглавление сформировано в Microsoft Word автоматически. В блоке «Встроенный» можно выбрать только содержания из 1-3 уровня. Часто бывает так, что в документе есть названия, например, 4-5 уровня. Для этого нужно в блоке «Оглавления» выбрать пункт
«Настраиваемое …» и задать их.
Теперь нужно обновить таблицу. Для этого нажмите на список оглавлений, далее «Обновить таблицу»
Вручную изменять нумерацию страниц и переписывать названия содержимого не нужно. Все будет изменяться автоматически при внесении изменений внутри документа.
Нажав на название пункта в созданном содержании с удерживаемой клавишей Ctrl, можно перескакивать из раздела в раздел, не пролистывая весь текст.
Создание автоматического содержания документа не предполагает наличие форматирования. Пункты плана будет отображаться в обычном начертании 10 пт. Изменить стиль можно при помощи вкладки «Главная» и блока «Шрифт». Нельзя забывать выделять редактируемый фрагмент. Если выбранное начертание не подходит к стилю документа, его можно изменить даже после сохранения файла.
Оглавление может
быть простым
списком названий
глав либо может
содержать несколько
уровней, как
показано на рисунке.
Оглавление представляет содержимое документа и
помогает читателям быстро найти определенный раздел.
Благодаря автоматическому сбору названий глав и заголовков и их
иерархической организации создать оглавление в Word не представляет
никаких трудностей.
Оглавление I. Создание автоматического
оглавления
4. Как работает эта функция
Для создания
автоматического
оглавления в Word
необходимо
выполнить два
действия.
Анимация: щелкните правой кнопкой мыши и выберите пункт Воспроизведение.
1. Подготовьте документ, назначив стили заголовков
названиям глав и заголовкам, которые должны выводиться
в оглавлении.
2. Соберите эти названия и заголовки в оглавление.
Оглавление I. Создание автоматического
оглавления
5. Как работает эта функция
Для создания
автоматического
оглавления в Word
необходимо
выполнить два
действия.
1. Подготовьте документ, назначив стили заголовков названиям
глав и заголовкам, которые должны выводиться в оглавлении.
2. Соберите эти названия и заголовки в оглавление.
Оглавление I. Создание автоматического
оглавления
6. Действие 1. Подготовка документа
Для создания
автоматического
оглавления
необходимо
использовать стили
заголовков.
Поэтому после определения того, какие названия глав и
заголовки должны выводиться в оглавлении, необходимо
применить к ним определенные стили, чтобы они были
включены в оглавление.
Оглавление I. Создание автоматического
оглавления
7. Действие 1. Подготовка документа
Эти стили доступны
на вкладке Главная
в группе Стили.
Для каждого названия главы или заголовка:
1. Установите курсор в название главы или заголовок.
2. В группе Стили выберите пункт Заголовок 1 для верхнего
уровня, такого как название главы; Заголовок 2 — для
следующего уровня, возможно, заголовка раздела, и Заголовок
3 — для подзаголовка.
Оглавление I. Создание автоматического
оглавления
8. Действие 1. Подготовка документа
Эти стили доступны
на вкладке Главная
в группе Стили.
Автоматическое оглавление работает на основе
стилей заголовка: названия уровня "Заголовок 1"
назначаются верхнему уровню оглавления, уровень
"Заголовок 2" соответствует второму уровню, а
"Заголовок 3" — следующему уровню.
Оглавление I. Создание автоматического
оглавления
9. Действие 2. Создание оглавления
После применения
стилей заголовков их
можно собрать в
оглавление. Эта
операция
выполняется
автоматически.
Прежде всего установите курсор в том месте, где должно выводиться
оглавление (обычно это начало документа).
Затем на вкладке Ссылки нажмите кнопку Оглавление, и выберите
пункт Автособираемое оглавление 1 или Автособираемое
оглавление 2, в зависимости от того, какое из них выглядит
привлекательней при предварительном просмотре.
Оглавление I. Создание автоматического
оглавления
10. Действие 2. Создание оглавления
Готово! Все очень
быстро и просто.
При щелчке автоматического оглавления оно выводится в светлоголубом поле. Это нормально; выделение цветом указывает на то,
что оглавление автоматическое.
При перемещении указателя за пределы оглавления его элементы
станут серого цвета, а в месте щелчка появится курсор.
Оглавление I. Создание автоматического
оглавления
11. Обновление оглавления
После создания
оглавления,
возможно,
потребуется его
обновлять.
Оглавление автоматически обновляется при
открытии документа, но его также рекомендуется
обновлять при добавлении названий и разделов, а
также при добавлении содержимого, которое может
повлиять на нумерацию страниц в оглавлении.
Для этого требуется выполнить всего два действия.
Оглавление I. Создание автоматического
оглавления
12. Обновление оглавления
Чтобы обновить
оглавление,
необходимо открыть
вкладку Ссылки, а
затем выбрать
команду Обновить
таблицу в группе
Оглавление.
При обновлении оглавления выводится запрос о том,
требуется ли обновить оглавление полностью или
только номера страниц.
Выберите пункт номера страниц, если был
добавлен только текст, а не заголовки. Если
документ большой, это позволит сэкономить время.
Оглавление I. Создание автоматического
оглавления
13. Обновление оглавления
Не изменяйте
элементы в самом
оглавлении — при
его обновлении эти
изменения будут
утрачены.
Чтобы изменить текст в оглавлении, отредактируйте
его в документе (не в оглавлении), а затем выберите
пункт Обновить таблицу для компиляции
изменений.
Оглавление I. Создание автоматического
оглавления
14. Другие изменения оглавления
Существует
множество других
способов изменения
оглавления.
Кроме того, что можно выбирать различные
встроенные стили и форматы, можно также
определять свойства оглавления,
в том числе число уровней, необходимость вывода
номеров страниц, внешний вид точек между
элементом и номером страницы и т. д.
Оглавление I. Создание автоматического
оглавления
1. Инструкция по созданию автособираемого оглавления в Microsoft Word 2013
методист ГБУ ДППО ЦПКС «Информационно-методический
центр» Красногвардейского района Санкт-Петербурга
Одинцова Ксения Алексеевна
Инструкция разработана для сотрудников
образовательных учреждений
В Санкт-Петербурге регулярно проводятся курсы
повышения квалификации, целью которых
является повышения уровня ИКТ- компетенции
К сожалению, на сегодняшний день не все
сотрудники должным образом владеют ИКТграмотностью
Цель – разработка и представление
наглядных материалов, позволяющих
облегчить или полностью
автоматизировать процессы создания и
форматирования документов.
3. Преимущества применения автособираемого оглавления:
Простота оформления
Исключены ошибки в
нумерации разделов
Быстрые переходы по
разделам документа
4. 1. Пронумеруйте страницы документа
Часто необходимо, чтобы
нумерация начиналась со
второй страницы
(титульный лист не
нумеруется), для этого:
5. 2. Все заголовки оформите с помощью стилей
Важно! Именно информация, выделенная
заголовками, будет в дальнейшем отражена в
вашем оглавлении
6. 4. Создайте страницу для оглавления
Принято отображать оглавление на второй странице
документа (после титульного листа)
7. Создание оглавления
8. 5. Работа с оглавлением
Можно изменить название оглавления,
например, на «содержание»
Для этого просто сотрите название
«оглавление» и введи нужное вам
Вы можете в любой момент добавить новые
заголовки, обновить нумерацию страниц
9. 6. Обновление оглавления
если состав и текст
заголовков не менялся выберите "обновить
только номера страниц»
если добавлялить,
удалялись или
изменялись заголовки выберите "обновить
целиком»
10. Аналогично можно создать автособираемые списки:
• Рисунков
• Таблиц
Для этого нужно азвать каждый рисунок таблицу через функцию
«вставить название»
Продолжение
ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТА В MS WORD 2007
Параметры страницы Поля, ориентация и размер Для настройки параметров страницы служит вкладка Разметка страницы.
Разрывы страницы и раздела Чтобы начать новую страницу есть специальная опция – Разрывы панели Параметры страницы вкладки Разметка страницы.
Колонтитулы Колонтитулы представляют собой области, расположенные на верхнем и нижнем полях страниц документа. В колонтитулах, как правило, размещается такая информация, как название документа, тема, имя автора, номера страниц или дата. Для работы с колонтитулами предназначена панель Колонтитулы – вкладка Вставка). После вставки колонтитул доступен для редактирования, при этом появляется контекстная вкладка Конструктор (Работа с колонтитулами).
Работа с колонтитулами Позволяет быстро произвести такие настройки колонтитула, как: - различные колонтитулы для четных и нечетных страниц; - отдельный колонтитул для первой страницы; - скрытие основного текста во время работы с колонтитулами; - вставка и редактирование номера страницы; - управление положением колонтитула; - вставка в колонтитул различных объектов: текущие дата и время, рисунки, стандартные блоки. Колонтитулы можно настраивать отдельно для различных разделов. Но, для этого нужно разорвать между ними связь, так как по умолчанию все колонтитулы связаны между собой. Для этого надо перейти к тому колонтитулу, который надо оформить по-другому, и «отжать» кнопку Как в предыдущем разделе. Если же, наоборот, есть необходимость привести колонтитулы в разных разделах к одному виду, то кнопка Как в предыдущем разделе должна быть «нажата». Быстрый переход между колонтитулами и основным текстом документа можно осуществлять двойным щелчком мыши на нужном элементе (верхнем/нижнем колонтитуле или на основном тексте). Для удаления колонтитулов предназначен пункт Удалить верхний/нижний колонтитул соответствующих кнопок колонтитулов. Колонтитулы можно редактировать как обычный текст, применять различные стили для его оформления. Отредактированный колонтитул можно добавить в галерею колонтитулов при помощи опции Сохранить выделенный фрагмент в коллекцию верхних/нижних колонтитулов.
Читайте также: