Создание электронных таблиц в ms excel модуль 8
Составители: к.т.н., доцент Телегина М.В., ст. преподаватель Коробейников А.А., магистрант Миронова Е.В.
Создание электронных таблиц в Microsoft Excel: Методические указания к выполнению лабораторной работы по курсу «Компьютерные технологии в науке» для магистрантов направления «Инженерная защита окружающей среды» / Иж. Гос. Университет, сост. Е.В. Миронова, А.А.Коробейников, М.В. Телегина, 2011.
Рецензент: доцент кафедры «Автоматизированные системы обработки информации и управления» к.т.н. Мокроусов М.Н.
Методические указания содержат данные об обработке электронных таблиц Microsoft Excel, который входит в пакет Microsoft Office, приводится описание работы с электронными таблицами, работа с формулами. При формировании таблицы выполняют ввод, редактирование и форматирование текстовых и числовых данных, а также формул. Наличие средств автоматизации облегчает эти операции. Так же методические указания содержат построение графиков, диаграмм, поверхностей и трехмерных поверхностей. Приведен порядок подготовки и создания тематических карт и диаграмм.
Для организации самостоятельной работы студентов даны контрольные вопросы, в практической части приведен порядок проведения лабораторной работы.
Ижевский государственный технический университет, 2011г.
| ВВЕДЕНИЕ……. …………………………………………………………………. | |
| 1. | Основы работы в программе Excel ……………………………………………. |
| 1.1 Описание программы Microsoft Excel …………………………………….….. | |
| 1.2 Новые возможности в Microsoft Excel ………………………………………… | |
| 2. | Функции Excel …………………………………………………………………….. |
| 2.1 Ввод данных. Создание таблицы ………………………………………………. | |
| 2.2 Графическое оформление данных ……….. ……………………………………. 2.3 Работа с формулами и функциями ……….. …………………………………. | |
| 2.4 Построение графиков…………………………………………………………….. | |
| 2.5 Построение диаграмм…………………………………………………………. | |
| 2.6 Построение поверхностей………………………………………………………. | |
| 2.7 Построение трехмерных поверхностей……………………………………….. | |
| 3. | Варианты заданий для выполнения лабораторной работы………………….. |
| 4. 5. 6. | Пример выполнения лабораторной работы………………………………… Контрольные вопросы…………………………………………………………….. Литература………………………………………………………………………… |
Цельюданной лабораторной работы является научиться строить графики на основе данных и трехмерных поверхностей, содержащихся на рабочем листе, настраивать формат диаграммы, задавать отображаемые данные и оформлять получающуюся диаграмму, научиться работать с формулами, изучить относительную и абсолютную адресацию.
Введение
Программа Microsoft Excel – входит в пакет программ Microsoft Office и предназначена для создания электронных таблиц, вычислений в них и создания диаграмм. Как и в программе Microsoft Word в программе Excel можно создавать обычные текстовые документы, бланки, прайс-листы, проводить сортировку, отбор и группировку данных, анализировать и т.п.
Microsoft Excel — одна из программ пакета Microsoft Office, представляющая из себя программируемый табличный калькулятор.
Microsoft Excel – самая популярная в мире программа электронных таблиц, входящая в стандартный офисный пакет Microsoft Office. Она выдержала уже несколько переизданий, возможности каждой новой версии расширяются, появляются новые формулы, макросы для вычислений, которые используются в бухгалтерском учете, научных и инженерных приложениях. MS Excel – универсальная программа для составления электронных таблиц любой сложности и дизайна, графиков и диаграмм, поэтому современные офисные работники готовят в ней отчеты, экспортируют в Excel данные из других офисных программ.
Приложение Excel, будучи составной частью популярного пакета (имеется в виду Microsoft Office), по массовости своего использования уступает, пожалуй, только другому приложению этого же пакета (имеется в виду редактор Word). Хотя это утверждение основано и не на статистических данных, однако, думается, выглядит вполне правдоподобно. В любом случае, малознакомым широкому кругу пользователей приложение Excel никак не назовешь. У Microsoft Excel есть существенный, и, как представляется, не до конца раскрытый потенциал, и задача данного пособия состоит в том, чтобы показать возможности MS Excel при решении прикладных задач.
Основные функции Excel:
− проведение различных вычислений с использованием мощного аппарата функций и формул;
− исследование влияния различных факторов на данные; − решение задач оптимизации;
− получение выборки данных, удовлетворяющих определенным критериям;
− построение графиков и диаграмм.
Общие сведения о книгах и листах Microsoft Excel
При запуске Excel открывается рабочая книга с пустыми рабочими листами. Рабочая книга в Microsoft Excel представляет собой файл, используемый для обработки и хранения данных. Такие файлы имеют расширение - .xlsх. Каждая книга может состоять из нескольких листов, поэтому в одном файле можно поместить разнообразные сведения и установить между ними необходимые связи. Имена листов отображаются на ярлычках в нижней части окна книги. Для перехода с одного листа на другой следует указать соответствующий ярлычок. Название активного листа выделено жирным шрифтом. Рабочий лист - это собственно электронная таблица, основной тип документа, используемый в Excel для хранения и манипулирования данными. Он состоит из ячеек, организованных в столбцы и строки, и всегда является частью рабочей книги. В рабочем листе Excel 2007имеется 16 384 столбца, заголовки которых указаны в верхней части листа с помощью букв английского алфавита и 1048576 строк. Столбцы по умолчанию озаглавлены буквами, строки - цифрами. Щелкните мышью на любой ячейке вашего рабочего листа и, таким образом, вы сделаете ее текущей или активной (она пометится рамкой). В поле имени, будет показан адрес текущей ячейки, например В4. Ячейка - это основной элемент электронной таблицы только в ней может содержаться какая-либо информация (текст, значения, формулы).
Элементы экрана
Строка заголовка находится в верхней части экрана и имеет обычный вид для программ, работающих под управлением Windows, дополнительно здесь установлена кнопка Office , которая предназначена для вывода списка возможных действий с документом, включая открытие, сохранение и печать. Также на строке заголовка есть панель быстрого доступа.
Рис. 1.1. Структура рабочего листа
Строка меню.
Под строкой заголовка находится строка меню, в которой перечислены группы команд: Главная, Вставка, Разметка страницы, Формулы, Данные, Рецензирование, Вид. Каждая группа объединяет набор команд, имеющих общую функциональную направленность.
Рис. 1.2. Вид строки меню
Ввод и редактирование данных
Для ввода информации в заданную ячейку нужно установить на нее курсор или нажать мышью на этой ячейке. После этого можно начинать вводить данные. С вводом первого символа вы переходите в режим ввода, при этом в строке формулы дублируется текстовая информация вводимая в ячейку а в строке состояния отображается слово Ввод.
Строка формул Microsoft Excel, используется для ввода или редактирования значений или формул в ячейках или диаграммах. Здесь выводится постоянное значение или формула активной ячейки. Для ввода данных выделите ячейку, введите данные и щелкните по кнопке с зеленой «галочкой» или нажмите ENTER. Данные появляются в строке формул по мере их набора.
Поле имени находится в левом конце строки ввода. Используйте поле имени для задания имен активной ячейке или выделенному блоку. Для этого щелкните на поле имени, введите туда имя и нажмите ENTER. Такие имена можно использовать при написании формул или при построении диаграмм. Также поле имени можно использовать для перехода к поименованной ячейке или блоку. Для этого откройте список и выберите из него нужное имя.
Рис. 1.3. Вид строки формул
Если информация уже введена в ячейку и нужно лишь добавить или скорректировать ранее введенные данные, дважды нажмите мышью на нужной ячейке или нажмите клавишу F2, когда требуемая ячейка выделена. При этом вы переходите в режим ввода и можете внести необходимые изменения в данные, которые находятся в этой ячейке.
Каждая ячейка имеет адрес, который обозначается именем столбца и именем строки. Например А2. Если надо задать адрес ячейки, которая находится на другом рабочем листе или в другой рабочей книге, перед именем ячейки задают имя рабочего листа, а во втором случае и имя рабочей книги. Например: Лист 1!А1 или =[Работа1]Задание1!$B$4 .
Наряду с понятием адреса ячейки в электронной таблице используется понятие ссылки. Ссылка– это элемент формулы, который используется тогда, когда надо сослаться на какую-нибудь ячейку таблицы. В этом случае адрес будет использоваться в качестве ссылки.
Есть два стиля представления ссылок в Microsoft Excel:
- Стиль ссылок R1C1 (здесь R — row (строка), C — column (столбец)).
Ссылки в Excel бывают 3-х видов:
- Относительные ссылки (пример:A1);
- Абсолютные ссылки (пример: $A$1);
- Смешанные ссылки (пример: $A1 или A$1, они наполовину относительные, наполовину абсолютные).
Относительные ссылки
Относительные ссылки на ячейки - это ссылки, значения которых изменяются при копировании относительно ячейки, куда будет помещена формула.
Например, ячейка B2 содержит формулу = B5+C8, т. е. первый операнд находится на три ячейки ниже в том же столбце, а второй операнд находится на 6 строк ниже и один столбец правее ячейки B2. При копировании данной формулы и вставке ее в ячейку С3, ссылки в ней снова будет указывать на ячейки, расположенные: первая - на три ячейки ниже в том же столбце, вторая - на 6 строк ниже и один столбец правее ячейки С3. Так, если формула из ячейки B2 копируется в ячейку С3, то формула примет вид =С6 + D9, а если ско-пировать содержимое В2 в B3, то в ячейке B3 формула примет вид = B6+C9.
Рис. 1.4. Относительная ссылка
Абсолютные ссылки
Если необходимо, чтобы ссылки не изменялись при копировании формулы в другую ячейку, используют абсолютные ссылки. Абсолютная ссылка всегда указывает на одну и ту же ячейку, независимо от расположения формулы, её содержащей. Для создания абсолютной ссылки на ячейку необходимо поставить знак доллара ($) перед той частью ссылки, которая не должна изменяться. Например, если в A1 находится формула =$B$5+$C$8, то при копировании содержимого ячейки A1 в ячейку В2 или A3 в этих ячейках также будетнаходиться формула =$B$5+$C$8, что говорит о том, что исходные данные всегда будут браться из ячеек В5 и С8.
Рис. 1.5. Абсолютная ссылка
Смешанные ссылки
Ссылки на ячейки могут быть смешанными. Смешанная ссылка содержит либо абсолютный столбец и относительную строку, либо абсолютную строку и относительный столбец. Абсолютная ссылка столбцов имеет вид $A1 или $B1. Абсолютная ссылка строки имеет вид A$1, B$1. При изменении позиции ячейки, содержащей формулу, относительная часть ссылки изменяется, а абсолютная не изменяется. При копировании формулы вдоль строк и вдоль столбцов относительная часть ссылки автоматически корректируется, а абсолютная остается без изменений.
Рис. 1.6. Смешанная ссылка
Кроме понятия ячейки используется понятие диапазона – прямоугольной области, состоящей из нескольких (или одного) столбцов и нескольких (или одной) строк. В качестве адреса диапазона указываются адреса левой верхней и правой нижней ячеек диапазона, разделенные знаком двоеточие ( : ). Например, диапазон A1:C4 содержит 12 ячеек (по 3 ячейки в строках и 4 ячейки в столбцах).
Для работы с несколькими ячейками сразу необходимо выделить блок ячеек. Это выполняется следующим образом: для смежных ячеек щелкните на ячейке и удерживая кнопку мыши, протяните по листу указателем. При этом будет произведено выделение всех смежных ячеек. Блок описывается двумя адресами, разделенными знаком двоеточия - адресом верхней-левой и нижней-правой ячеек. На рисунке, например, выделен блок: A2:D4.
Рис. 1.7. Диапазон ячеек
В Excel можно выделять целые рабочие листы или их части, в том числе столбцы, строки и диапазоны (группы смежных или несмежных ячеек). Для выделения несмежных строк, столбцов или диапазонов необходимо нажать и удерживать в процессе выделения клавишу Ctrl.
Автозаполнение
Информация может вноситься в диапазон вручную или с использованием средства Автозаполнение, которое облегчает копирование данных из ячеек в соседние ячейки.
С помощью перетаскивания маркера заполнения ячейки её содержимое можно копировать в другие ячейки той же строки или того же столбца. Данные в Excel в основном копируются точно так же, как они были представлены в исходных ячейках.
Однако, если ячейка содержит число, дату или период времени, то при копировании с помощью средства Автозаполнение происходит приращение значения её содержимого. Например, если ячейка имеет значение «Январь», то существует возможность быстрого заполнения других ячеек строки или столбца значениями «Февраль», «Март» и так далее. Могут создаваться пользовательские списки автозаполнения для часто используемых значений, например, названий районов города или списка фамилий студентов группы.
Рис. 1.8. Пример автозаполнения по месяцам
В Excel разработан механизм ввода «рядов данных». Под рядами данных подразумеваются данные, отличающиеся друг от друга на фиксированный шаг. При этом данные не обязательно должны быть числовыми.
Для создания рядов данных необходимо выполнить следующие действия:
- введите в ячейку первый член ряда;
- подведите указатель мыши к черной точке в правом нижнем углу выделенной ячейки (в этот момент белый крестик переходит в черный) и нажмите на левую кнопку мыши;
- удерживая нажатой кнопку мыши, выделите нужную часть строки или столбца;
- после того как вы отпустите кнопку мыши, выделенная область заполнится данными.
Понятие формулы
Формулы – это выражение, начинающееся со знака равенства «═» и состоящее из числовых величин, адресов ячеек, функций, имен, которые соединены знаками арифметических операций. К знакам арифметических операций, которые используются в Excelотносятся:сложение; вычитание; умножение; деление; возведение в степень.
Некоторые операции в формуле имеют более высокий приоритет и выполняются в такой последовательности:
возведение в степень и выражения в скобках;
умножение и деление;
сложение и вычитание.
Результатом выполнения формулы является значение, которое выводится в ячейке, а сама формула отображается в строке формул. Если значения в ячейках, на которые есть ссылки в формулах, изменяются, то результат изменится автоматически.
В формуле может быть указана ссылка на ячейку, если необходимо в расчетах использовать её содержимое. Поэтому ячейка, содержащая формулу, называется «зависимой ячейкой», а ячейка содержащая данное – «влияющей ячейкой». При создании на листе формул можно получить подсказку о том, как связаны зависимые и влияющие ячейки. Для поиска таких ячеек служат команды панели инструментов «Зависимости». Значение зависимой ячейки изменится автоматически, если изменяется значение влияющей ячейки, на которую в формуле есть ссылка. Формулы могут ссылаться на ячейки или на диапазоны ячеек, а также на их имена или заголовки.
Перемещение и копирование формул
Ячейки с формулами можно перемещать и копировать. При перемещении формулы все ссылки (и абсолютные и относительные ), расположенные внутри формулы, не изменяются. При копировании формулы абсолютные ссылки не изменяются, а относительные ссылки изменяются согласно новому расположению ячейки с формулой.
Для быстрого копирования формул в соседние ячейки можно использовать средство автозаполнения.
Рис.1. 9. Пример автозаполнения формул
Таблица 1
Ширина ячейки недостаточна для отображения результата вычисления или отрицательный результат вычислений в ячейки, отформатированной как данные типа даты и времени
Нервный тип аргумента или операнда. Например, указание в качестве аргумента ячейки с текстом, когда требуется число
Еxcel не может распознать текст, введённый в формулу, например неверное имя функции
Данные ячейки одного из аргументов формулы в данный момент доступны
Неверная ссылка на ячейку
Невозможно вычислить результат формулы, либо он слишком велик или мал для корректного отображения в ячейки
Результат поиска пересечений двух непересекающихся областей, то есть неверная ссылка
Функции Excel
Функции Excel - это специальные, заранее созданные формулы, которые позволяют легко и быстро выполнять сложные вычисления.
Excel имеет несколько сотен встроенных функций, которые выполняют широкий спектр различных вычислений. Некоторые функции являются эквивалентами длинных математических формул, которые можно сделать самому. А некоторые функции в виде формул реализовать невозможно.
Синтаксис функций
Функции состоят из двух частей: имени функции и одного или нескольких аргументов. Имя функции, например СУММ, - описывает операцию, которую эта функция выполняет. Аргументы задают значения или ячейки, используемые функцией. В формуле, приведенной ниже: СУММ - имя функции; В1:В5 - аргумент. Данная формула суммирует числа в ячейках В1, В2, В3, В4, В5.
Знак равенства в начале формулы означает, что введена именно формула, а не текст. Если знак равенства будет отсутствовать, то Excel воспримет ввод просто как текст.
При использовании в функции нескольких аргументов они отделяются один от другого точкой с запятой .
Microsoft Excel – самая популярная программа для работы с электронными таблицами. Ее преимущество заключается в наличии всех базовых и продвинутых функций, которые подойдут как новичкам, так и опытным пользователям, нуждающимся в профессиональном ПО.
В рамках этой статьи я хочу рассказать о том, как начать работу в Эксель и понять принцип взаимодействия с данным софтом.
Создание таблицы в Microsoft Excel
Конечно, в первую очередь необходимо затронуть тему создания таблиц в Microsoft Excel, поскольку эти объекты являются основными и вокруг них строится остальная работа с функциями. Запустите программу и создайте пустой лист, если еще не сделали этого ранее. На экране вы видите начерченный проект со столбцами и строками. Столбцы имеют буквенное обозначение, а строки – цифренное. Ячейки образовываются из их сочетания, то есть A1 – это ячейка, располагающаяся под первым номером в столбце группы А. С пониманием этого не должно возникнуть никаких проблем.
Обратите внимание на приведенный выше скриншот. Вы можете задавать любые названия для столбцов, заполняя данные в ячейках. Именно так формируется таблица. Если не ставить для нее границ, то она будет бесконечной. В случае необходимости создания выделенной таблицы, которую в будущем можно будет редактировать, копировать и связывать с другими листами, перейдите на вкладку «Вставка» и выберите вариант вставки таблицы.
Задайте для нее необходимую область, зажав левую кнопку мыши и потянув курсор на необходимое расстояние, следя за тем, какие ячейки попадают в пунктирную линию. Если вы уже разобрались с названиями ячеек, можете заполнить данные самостоятельно в поле расположения. Однако там нужно вписывать дополнительные символы, с чем новички часто незнакомы, поэтому проще пойти предложенным способом. Нажмите «ОК» для завершения создания таблицы.
На листе вы сразу же увидите сформированную таблицу с группировками по столбцам, которые можно сворачивать, если их отображение в текущий момент не требуется. Видно, что таблица имеет свое оформление и точно заданные границы. В будущем вам может потребоваться увеличение или сокращение таблицы, поэтому вы можете редактировать ее параметры на вкладке «Конструктор».
Обратите внимание на функцию «Экспресс-стили», которая находится на той же упомянутой вкладке. Она предназначена для изменения внешнего вида таблицы, цветовой гаммы. Раскройте список доступных тем и выберите одну из них либо приступите к созданию своей, разобраться с чем будет не так сложно.
Основные элементы редактирования
Работать в Excel самостоятельно – значит, использовать встроенные элементы редактирования, которые обязательно пригодятся при составлении таблиц. Подробно останавливаться на них мы не будем, поскольку большинство из предложенных инструментов знакомы любому пользователю, кто хотя бы раз сталкивался с подобными элементами в том же текстовом редакторе от Microsoft.
На вкладке «Главная» вы увидите все упомянутые инструменты. С их помощью вы можете управлять буфером обмена, изменять шрифт и его формат, использовать выравнивание текста, убирать лишние знаки после запятой в цифрах, применять стили ячеек и сортировать данные через раздел «Редактирование».
Использование функций Excel
По сути, создать ту же таблицу можно практически в любом текстовом или графическом редакторе, но такие решения пользователям не подходят из-за отсутствия средств автоматизации. Поэтому большинство пользователей, которые задаются вопросом «Как научиться работать в Excel», желают максимально упростить этот процесс и по максимуму задействовать все встроенные инструменты. Главные средства автоматизации – функции, о которых и пойдет речь далее.
Если вы желаете объявить любую функцию в ячейке (результат обязательно выводится в поле), начните написание со знака «=», после чего впишите первый символ, обозначающий название формулы. На экране появится список подходящих вариантов, а нажатие клавиши TAB выбирает одну из них и автоматически дописывает оставшиеся символы.
Обратите внимание на то, что справа от имени выбранной функции показывается ее краткое описание от разработчиков, позволяющее понять предназначение и действие, которое она выполняет.
Если кликнуть по значку с функцией справа от поля ввода, на экране появится специальное окно «Вставка функции», в котором вы можете ознакомиться со всеми ними еще более детально, получив полный список и справку. Если выбрать одну из функций, появится следующее окно редактирования, где указываются аргументы и опции. Это позволит не запутаться в правильном написании значений.
Взгляните на следующее изображение. Это пример самой простой функции, результатом которой является сумма указанного диапазона ячеек или двух из них. В данном случае знак «:» означает, что все значения ячеек указанного диапазона попадают под выражение и будут суммироваться. Все формулы разобрать в одной статье нереально, поэтому читайте официальную справку по каждой или найдите открытую информацию в сети.
На вкладке с формулами вы можете найти любую из них по группам, редактировать параметры вычислений или зависимости. В большинстве случаев это пригождается только опытным пользователям, поэтому просто упомяну наличие такой вкладки с полезными инструментами.
Вставка диаграмм
Часто работа в Эксель подразумевает использование диаграмм, зависимых от составленной таблицы. Обычно это требуется ученикам, которые готовят на занятия конкретные проекты с вычислениями, однако применяются графики и в профессиональных сферах. На данном сайте есть другая моя инструкция, посвященная именно составлению диаграммы по таблице. Она поможет разобраться во всех тонкостях этого дела и самостоятельно составить график необходимого типа.
Элементы разметки страницы
Сохранение и переключение между таблицами
Программа Эксель подразумевает огромное количество мелочей, на разбор которых уйдет ни один час времени, однако начинающим пользователям, желающим разобраться в базовых вещах, представленной выше информации будет достаточно. В завершение отмечу, что на главном экране вы можете сохранять текущий документ, переключаться между таблицами, отправлять их в печать или использовать встроенные шаблоны, когда необходимо начать работу с заготовками.
Надеюсь, что эта статья помогла разобраться вам с тем, как работать в Excel хотя бы на начальном уровне. Не беспокойтесь, если что-то не получается с первого раза. Воспользуйтесь поисковиком, введя там запрос по теме, ведь теперь, когда имеются хотя бы общие представления об электронных таблицах, разобраться в более сложных вопросах будет куда проще.
Ваш преподаватель, или может быть даже шеф, попросил подготовить для него отчёт с какой-либо информацией. Естественно, Вы думаете о подготовке таблицы данных. Не так давно в Microsoft Excel это называлось работой со списками, а начиная с версии 2007 года списки стали называть таблицами.
Итак, какой простейший способ создать таблицу? Возможно, кто-то из Вас не очень близко знаком с Excel, но, думаю, что создать таблицу будет совсем не сложно. А когда Вы познакомитесь с таблицами поближе, то поймёте, что управлять данными в такой таблице гораздо удобней.
Для начала запустим Excel. Нужно заранее определиться, сколько строк и столбцов Вам потребуется. Выделите мышкой нужную область.
Затем на вкладке Insert (Вставка) нажмите Table (Таблица), либо комбинацию клавиш Ctrl+T на клавиатуре. Появится диалоговое окно Create Table (Создание таблицы), в нём автоматически будет указан выделенный Вами диапазон. Нажмите ОК.
Если Вы уже ввели данные в Excel и хотите сделать из них таблицу, то можете выделить эти данные и следовать тем же инструкциям.
Если Вы полагаете, что для этих столбцов будут нужны заголовки, то нужно убрать галочку с опции My table has headers (Таблица с заголовками) в нижней части диалогового окна Create Table (Создание таблицы).
Поздравляю… Вы создали собственную таблицу!
Я подготовил таблицу продаж торговой точки и теперь мне нужно представить её клубу. Мы должны убедиться, что она выглядит презентабельно и профессионально. Работая над таблицей, Вы, вероятно, заметили, что на Ленте меню появился новый раздел вкладок Table Tools (Работа с таблицами). Этот раздел появляется только тогда, когда активная ячейка принадлежит области таблицы. Откроем вкладку Design (Конструктор), с её помощью можно изменить внешний вид таблицы.
Не уверены, какой вариант выбрать? Сделайте предварительный просмотр стилей, наводя на них курсор. Когда найдете тот, который Вам понравился, просто кликните по нему.
Вы можете поэкспериментировать с настройками, если хотите, чтобы строки и столбцы выглядели совершенно по-разному. На вкладке Design (Конструктор) в разделе Table Style Options (Параметры стилей таблиц) есть опции, в которых можно поставить и убрать галочки, – это сильно изменяет внешний вид таблицы. К примеру, Вы можете выделить столбец TOTAL, поставив галочку напротив опции Last Column (Последний столбец). Количество комбинаций, действительно, безгранично.
Оформите свою таблицу – выберите для неё образ
Автофильтр – сортировка и фильтрация
Теперь таблица выглядит намного лучше! Итак, сейчас у нас уже есть симпатичная таблица. Что же ещё мы можем сделать с ней? Вы заметили стрелки выпадающих меню в каждом из заголовков столбцов таблицы? Это говорит о том, что к таблице был применён автофильтр, который даёт нам несколько полезных возможностей. Нажмите на любую из этих стрелок, откроется меню с инструментами сортировки и фильтрации.
Я хочу знать, где было продано больше всего хот-догов, а где меньше всего. Для этого нажмем опцию Sort Largest to Smallest (Сортировка по убыванию). Теперь мы видим, что на торговой точке (Game) 2 было продано больше всего хот-догов, а список с информацией изменился таким образом, что данные теперь расположены в порядке убывания значений продаж хот-догов.
Давайте представим ситуацию, что Вы отвлеклись и забыли, почему данные в таблице расположены именно так (отсортированы по определенному столбцу). На этот случай на кнопке выпадающего меню имеется стрелка, которая показывает, что данные упорядочены в порядке возрастания, убывания или включен фильтр.
Добавляем новые столбцы
Итак, у Вас есть таблица, она симпатично отформатирована, и вдруг Вы осознаёте, что забыли включить в нее ещё два столбца. Не проблема… для этого тоже есть специальная команда. На вкладке Table Tools / Design (Работа с таблицами / Конструктор) имеется команда Resize Table (Размер таблицы). Когда нажмёте эту кнопку, будет выделена ранее установленная Вами область таблицы, теперь нужно растянуть выделение на новую область, т.е. добавить дополнительные столбцы. Затем нажмите ОК.
Вуаля! Два новых столбца добавлены. Я сдвинул столбец итогов (TOTAL) на край таблицы и обновил формулы, чтобы включить новые столбцы с данными.
Новая таблица выглядит вот так! Добавлены столбцы Burgers и Chips.
Создаём диаграмму
Теперь я уверен, что мой преподаватель (или шеф) будут очень довольны, если я покажу им эту таблицу. Но можно ли сделать что-то ещё? Если Вы хотите произвести действительно сильное впечатление на преподавателя или босса, я бы предложил представить данные графически, что сделает отчёт более убедительным и привлекательным, а в некоторых случаях даже поможет определить предельные значения.
Вы можете создать диаграмму, которая будет отображать то, что необходимо показать. Если требуется показать только продажи какой-то конкретной позиции или все вместе взятые – выберите именно эти данные для построения графика. Я хочу построить график только по итогам, поскольку мне важны именно эти данные.
Открываем вкладку Insert (Вставка). Прежде чем нажать какую-либо команду, выберем данные, по которым нужно построить график. Позже, когда график уже будет построен, Вы сможете изменить их в любой момент. Я хочу видеть график в виде столбцов, поэтому выбираю тип Column (Гистограмма).
Информация сразу же превращается в диаграмму, и остаётся только настроить её внешний вид. Лично я советую придерживаться дизайна близкого к дизайну таблицы. Для этого открываем вкладку Design (Конструктор) и находим стиль с подходящей цветовой схемой. Кроме того, можно изменить название диаграммы, дважды щелкнув по нему на диаграмме.
Теперь для наглядного представления данных у нас есть собственная таблица с диаграммой!
Печатаем созданную таблицу
Давайте напечатаем наше произведение, чтобы оно было всегда под рукой.
Мы сделаем две разные распечатки. Сначала мы напечатаем только таблицу. Для этого первым делом убедитесь, что выделена одна из ячеек таблицы, затем на вкладке File (Файл) нажмите Print (Печать) или комбинацию клавиш Ctrl+P.
ВНИМАНИЕ! Вместо того, чтобы просто нажать ОК, выберите в настройках диапазона печати – Table (Таблица).
Если Вы не уверены, как все это будет выглядеть, нажмите кнопку Preview (Предпросмотр). Вы увидите в точности то, что будет напечатано. Теперь жмите ОК – честь и хвала, если напечатаете это в цвете!
Вот и всё, ребята! Таблицы не так уж сложны и могут очень хорошо помочь, когда требуется работать с различными типами данных. Если Вы хотите работать с таблицами, но еще не чувствуете себя с ними уверенно, советую немного поэкспериментировать. Не бойтесь понажимать команды или попробовать что-нибудь новое… ведь именно так мы учимся. Кроме этого, у Вас всегда есть кнопка отмены последнего действия (или комбинация Ctrl+Z).
В этой статье мы обсудили основы создания таблиц в Excel и даже испробовали некоторые возможности. Во второй части статьи мы немного глубже изучим преимущества таблиц и покажем, как использовать все эти инструменты, чтобы облегчить себе жизнь. Вы узнаете несколько интересных фишек, которые позволят быть на голову выше остальных.
Читайте также: