Сохранить эскиз excel что это
Обычно рабочая книга Excel ассоциируется с файлом как одно целое. Но на самом деле это не совсем так.
Под понятием рабочей книги в Excel подразумевается файл. Но это не совсем так. Особенно в новых форматах XLSX. Точнее говоря книгу нужно понимать как целый набор файлов. Для пользователя же она является виртуальным аналогом скоросшивателя. То есть книга — это папка, а ее листы это файлы с документами которые она содержит.
Сохранение книги и ее эскиза в файл
С точки зрения пользователя персонального компьютера каждый файл состоит с трех частей:
- Название файла.
- Расширение (для Excel 2007 и старше это .xlsx).
- Содержание файла и его иконка.
Содержание книги Excel — находится в нескольких файлах, которые запакованы в один архив с расширением .xlsx. Так, что книга Excel — это папка с файлами, запакованная в один архив.
Программа Excel позволяет сохранять эскизы документов. Сам эскиз представляет собой графическую миниатюру содержимого документа. Это очень удобно, когда в одной папке находится множество файлов рабочих книг и имени недостаточно чтобы вспомнить их содержимое.
Благодаря эскизам (миниатюрам) нет необходимости открывать каждый файл, чтобы найти нужный документ.
Для наглядного примера создадим новую книгу и сохраним ее с эскизом. Для создания новой книги нажмите меню «Файл» опция «Создать». Или нажмите комбинацию горячих клавиш CTRL+N.
Чтобы сохранить книгу в файл выберете меню «Файл»-«Сохранить». Можно так же нажать на инструмент сохранения файла в виде дискетки на панели быстрого доступа. Или нажмите CTRL+S.
Примечание. При сохранении книги имя файла лучше задавать без расширения, чтобы избежать ошибок. Программа сама добавит нужное расширение.
В появившемся окне введите имя для файла, отметьте галочкой опцию «Сохранить эскиз» и нажмите на кнопку «Сохранить».
После сохранения книги в заголовке окна программы отображается имя текущего файла, а иконка файла будет отличаться графической миниатюркой его содержимого.
Дальше в процессе работы периодически нажимайте «Сохранить», чтобы не потерять данные (за исключением «Сохранить как», так как эта функция предложить сохранить путем создания нового документа в папке на диске).
Примечание. Длина имени документа не должна превышать 255 символов. Недопустимо использовать для имени спецсимволы (* ? / и т.п.). В одной папке нельзя сохранять два документа с одинаковыми именами.
Тем, кто постоянно работает с Microsoft Excel, часто приходится задаваться вопросом правильного копирования данных таблицы с сохранением форматирования, формул или их значений.
Как вставить формулу в таблицу Excel и сохранить формат таблицы? Ведь при решении данной задачи можно экономить вагон времени. Для этого будем использовать функцию «Специальная вставка» – это простой инструмент, который позволяет быстро решить сложные задачи и освоить общие принципы его использования. Использование этого простого инструмента позволяет вам быстро приводить все таблицы к однообразному формату и получать тот результат, который необходим.
Как скопировать таблицу с шириной столбцов и высотой строк
Допустим, у нас есть такая таблица, формат которой необходимо сохранить при копировании:
При копировании на другой лист привычным методом Ctrl+C – Ctrl+V. Получаем нежелательный результат:
Поэтому приходится вручную «расширять» ее, чтобы привести в удобный вид. Если таблица большая, то «возиться» придется долго. Но есть способ существенно сократить временные потери.
Способ1:Используем специальную вставку
- Выделяем исходную таблицу, которую нам необходимо скопировать, нажимаем на Ctrl+C.
- Выделяем новую (уже скопированную) таблицу, куда нам необходимо формат ширины столбцов и нажимаем на ячейку правой кнопкой мыши, после чего в выпадающем меню находим раздел «Специальная вставка».
- Выбираем в нем необходимый пункт напротив опции «ширина столбцов», нажимаем «ОК».
Она получила исходные параметры и выглядит идеально точно.
Способ 2: Выделяем столбцы перед копированием
Секрет данного способа в том, что если перед копированием таблицы выделить ее столбцы вместе с заголовками, то при вставке ширина каждого столбца будет так же скопирована.
Для каждого случая рационально применять свой способ. Но стоит отметить, что второй способ позволяет нам не только быстро переносить таблицу вместе с форматом, но и копировать высоту строк. Ведь в меню специальной вставки нет опции «высоту строк». Поэтому для решения такой задачи следует действовать так:
Полезный совет! Самый быстрый способ скопировать сложную и большую таблицу, сохранив ее ширину столбцов и высоту строк – это копировать ее целым листом. О том, как это сделать читайте: копирование и перемещение листов.
Вставка значений формул сохраняя формат таблицы
Специальная вставка хоть и не идеальна, все же не стоит недооценивать ее возможности. Например, как вставить значение формулы в таблицу Excel и сохранить формат ячеек.
Чтобы решить такую задачу следует выполнить 2 операции, используя специальную вставку в Excel.
Так как скопированный диапазон у нас еще находится в буфере обмена после копирования, то мы сразу еще раз вызываем специальную вставку где выбираем опцию «форматы». Жмем ОК.
Мы вставили значения формул в таблицу и сохранили форматы ячеек. Как вы догадались можно сделать и третью операцию для копирования ширины столбцов, как описано выше.
Полезный совет! Чтобы не выполнять вторую операцию можно воспользоваться инструментом «формат по образцу».
Microsoft Excel предоставляет пользователям практически неограниченные возможности для подсчета простейших функций и выполнения ряда других процедур. Использование программы позволяет устанавливать форматы, сохранять значения ячеек, работать с формулами, переносить и изменять их, таким образом, как это удобно для пользователей.
Если вы часто используете один и тот же макет или данные в книге, сохраните его как шаблон, чтобы с помощью шаблона можно было создавать другие книги, а не начинать с нуля.
Вы можете использовать один из собственных шаблонов для создания новой книги или один из множества шаблонов, которые можно скачать из Microsoft Office Online.
Сохранение книги в виде шаблона
Если вы впервые сохраняете книгу в виде шаблона, сначала укажите расположение личных шаблонов по умолчанию.
Выберите Файл > Параметры.
Нажмите Сохранение, а затем в разделе Сохранение книг укажите путь к месту расположения личных шаблонов в поле Расположение личных шаблонов по умолчанию.
Обычно это путь: C:\Users\[Имя Пользователя]\Documents\Custom Office Templates.
Если этот параметр настроен, все настраиваемые шаблоны, сохраненные в папке "Мои шаблоны", автоматически отображаются в разделе Личные на странице Создать (Файл > Создать).
Откройте книгу, которая будет использовать в качестве шаблона.
Выберите Файл > Экспорт.
В разделе Экспорт выберите команду Изменить тип файла.
В поле Типы файлов книг дважды щелкните пункт Шаблон.
В поле Имя файла введите имя шаблона.
Создание книги на основе шаблона
С помощью шаблона, созданного выше, можно создать новую книгу. В этом разделе рассказывается, как это сделать.
Примечание: Кроме того, вы можете найти различные шаблоны в Интернете Excel и использовать их. Дополнительные сведения см. в ссылке Скачивание бесплатных встроенных шаблонов.
Откройте меню Файл и выберите команду Создать.
Выберите пункт Личные.
Дважды щелкните только что созданный шаблон.
В приложении Excel будет создана книга на основе шаблона.
Сохранение книги в виде шаблона
Откройте книгу, которую вы хотите использовать в качестве шаблона.
Щелкните Файли выберите сохранить как.
В поле Имя файла введите имя шаблона.
В поле Тип файла выберите пункт Шаблон Excel или Шаблон Excel с поддержкой макросов, если в книге есть макросы, которые должны быть доступны в шаблоне.
Шаблон автоматически помещается в папку Шаблоны, чтобы убедиться, что он будет доступен, когда вы захотите использовать его для создания новой книги.
Совет: Вы можете скопировать любую книгу Excel в папку Шаблоны, а затем использовать ее в качестве шаблона без сохранения в формате файла шаблона (XLTX или XLTM). В Windows Vista папка шаблонов обычно находится по пути C:\Пользователи\<ваше имя>\AppData\Roaming\Microsoft\Шаблоны. В Microsoft Windows XP папка шаблонов обычно находится по пути C:\Documents and Settings\<ваше имя>\Application Data\Microsoft\Шаблоны.
Создание книги на основе шаблона
Щелкните Файл и выберите новый.
В области Доступные шаблонысделайте одно из следующих:
Чтобы использовать книгу на основе недавно использованного шаблона, выберите последние шаблоны идважды щелкните нужный шаблон.
Чтобы использовать книгу на основе установленного шаблона, щелкните Образцы шаблонов и дважды щелкните нужный шаблон.
Чтобы создать книгу на основе созданного шаблона, щелкните Мои шаблоны ,а затем на вкладке Личные шаблоны дважды щелкните нужный шаблон.
Чтобы книга была базироваться на другой книге, выберите из существующей кнопку Новая,а затем дважды щелкните книгу, которую вы хотите использовать.
Сохранение книги в виде шаблона
Откройте книгу, которую вы хотите использовать в качестве шаблона.
В поле Имя файла введите имя шаблона.
В поле Тип файла выберите пункт Шаблон Excel или Шаблон Excel с поддержкой макросов, если в книге есть макросы, которые должны быть доступны в шаблоне.
Шаблон автоматически помещается в папку Шаблоны, чтобы убедиться, что он будет доступен, когда вы захотите использовать его для создания новой книги.
Совет: Вы можете скопировать любую книгу Excel в папку Шаблоны, а затем использовать ее в качестве шаблона без сохранения в формате файла шаблона (XLTX или XLTM). В Windows Vista папка шаблонов обычно находится по пути C:\Пользователи\<ваше имя>\AppData\Roaming\Microsoft\Шаблоны. В Microsoft Windows XP папка шаблонов обычно находится по пути C:\Documents and Settings\<ваше имя>\Application Data\Microsoft\Шаблоны.
Создание книги на основе шаблона
В группе Шаблоны выполните одно из следующих действий:
Чтобы использовать книгу на основе недавно использованного шаблона, выберите пустые и последние ,а затем в области Недавно использованные шаблоны дважды щелкните нужный шаблон.
Чтобы использовать книгу на основе установленного шаблона, щелкните Установленные шаблоны ,а затем в области Установленные шаблоны дважды щелкните нужный шаблон.
Чтобы создать книгу на основе созданного шаблона, щелкните Мои шаблоны ,а затем на вкладке Мои шаблоны дважды щелкните нужный шаблон.
Чтобы книга была базироваться на другой книге, выберите из существующей кнопку Новая,а затем дважды щелкните книгу, которую вы хотите использовать.
Совет: Если вы подключены к Интернету, вы также можете получить доступ к шаблонам, которые доступны Office Online. В Microsoft Office Onlineвыберите категорию шаблона, а затем в этой категории дважды щелкните шаблон, который вы хотите скачать. Если шаблон, который вы хотите скачать, предоставлен участником Microsoft Office Online Community, перед скачиванием шаблона необходимо нажать кнопку Я принимаю, чтобы принять условия лицензионного соглашения для шаблонов Community.
Вы можете сохранить всю книгу (включая ярлычки для перемещения по листам) или ее части, например диапазон или диаграмму, на статической веб-странице, чтобы предоставить пользователям возможность просмотра ваших данных Microsoft Office Excel через Интернет. Например, если у вас есть лист Excel со значениями продаж, их можно вместе с диаграммами разместить на веб-странице, после чего пользователи смогут просматривать эти сведения, не запуская Office Excel.
В этой статье
Сведения о сохранении данных Excel на статической веб-странице
При сохранении данных Excel на статической веб-странице важно понимать, как выполняется автоматическое переиздание, где находятся сопутствующие файлы, как определять гиперссылки и в чем заключается разница между повторным открытием сохраненной веб-страницы и повторным открытием исходной книги.
Использование автоматического переиздания
При каждом сохранение книги ее можно автоматически переиздание в Интернете, выбирая автоматическое переиздание при каждом ее сохранение в диалоговом окне Опубликовать как веб-страницу. (На вкладке Файл(Microsoft Office кнопка в Excel 2007) нажмите кнопку Сохранить как ,выберите формат веб-страницы (.htm, .html, MHT, MHTML) и нажмите кнопку Опубликовать .)
Однако в некоторых случаях автоматическое переиздание книги нежелательно. Это может быть вызвано одной из следующих причин:
книга содержит конфиденциальные или секретные сведения, которые не должны быть доступны другим пользователям;
временно отсутствует подключение к сети или веб-серверу;
сохраняемая книга создана пользователем, не пользующимся доверием (такая книга может содержать макрос, собирающий сведения из сетевого ресурса, используя ваши учетные данные, и публиковать их на другом общем ресурсе).
В случае необходимости автоматическое переиздание можно отключить временно (для текущего сеанса открытия и закрытия) или постоянно (для каждого открытия, сохранения и закрытия).
Поддержка веб-файлов и гиперссылок
Веб-страницы зачастую содержат изображения и другие вспомогательные файлы, а также гиперссылки на другие веб-страницы. При перемещении таких файлов или страниц веб-страницы, содержащие ссылки на них, могут работать неправильно.
Вспомогательные файлы
При перемещении или копировании веб-страницы необходимо также переместить и вспомогательные папки, чтобы сохранить все ссылки на веб-страницу. Если вы сохраните файл в другом месте, Excel автоматически скопирует вспомогательную папку.
Относительные и абсолютные гиперссылки
При создании веб-страниц Excel автоматически управляет связанными файлами и гиперссылками таким образом, что при размещении страниц на конечном веб-сервере изображения выводятся, а ссылки работают.
Если все файлы, например маркеры, кнопки навигации, фоновые текстуры, графические объекты и веб-страницы, на которые созданы гиперссылки, размещены или сохранены на одном веб-сервере, Excel сохраняет ссылки как относительные.
Гиперссылки на веб-сайты, размещенные на других серверах, например список любимых мест в Интернете, сохраняются как абсолютные (фиксированные) ссылки.
Когда вы сохраняете веб-страницу в другом месте, ссылки, которые невозможно преобразовать в относительные, сохраняются как абсолютные.
При удалении элементов, которые были сохранены как относительные ссылки, Excel автоматически удаляет соответствующие вспомогательные файлы из вспомогательной папки.
Имена вспомогательных папок, зависящие от языковой версии
Читайте также: