Шаблон повторения задан неверно outlook 2016
Приходится ли вам делать рассылки ? Если да, то информация ниже будет полезна. Если нет - то, как минимум, интересна.
1. Шаблоны писем. Чем они хороши?
Известно, что шаблоны - удобный инструмент ускорения рутинной работы. Будь то шаблоны документов или электронных писем.
Задачи, для решения которых пригодятся шаблоны электронных писем:
- сокращение времени на форматирование текста электронного письма;
- периодическая отправка однообразного содержимого одному или многим адресатам;
- приём заявок на стандартные услуги, справки и т.п. по электронной почте.
Как подготовить письмо и сохранить его в виде шаблона?
- создаём новое письмо;
- вносим адреса получателей в поля Кому, Копия, Cкк(To. Cc. Bcc. ) ;
- в поле Тема(Subject вписываем тему письма
Всегда пишите тему письма! Пожалейте адресатов, облегчите им сортировку почты! Письма без темы - предмет моей личной неприязни и дурной тон :)
- далее оформляем текст. Используем советы, описанные ранее в этой статье;
- если надо, вставляем таблицы и делаем их красивыми (об этом рассказано здесь);
- вставляем вложения ( файлы ). Если нужно, опять же.
Сохраняем письмо в виде шаблона:
1. Жмём "Файл" (File):
2. Жмём "Сохранить как" ( Save As):
3. Выбираем сохранить в виде "Шаблона Outlook" (Outlook Template (*.oft))
4. Система предложит вам путь расположения шаблонов. Измените его на удобную папку:
Отступление. Про формат *.msg
Тут надо сказать, что многие пользуются возможностью сохранения писем в формате MSG . Т.е. письмо (Message) появится в папке в виде файла. Но шаблоны на основе такого формата делать очень неправильно . Поскольку изменяя данный файл - и сохранив его, можно потерять данные и оформление. Лучше использовать OFT . При работе с ним всегда создаётся именно "новое письмо" на основе шаблона. Для этого данный формат и придуман.
MSG - это хороший способ сохранять письма в папках. Для сохранения информации в формате писем . Можно просто мышкой перетаскивать из почты прямо в папку. Удобно!
Чуть больше о встроенной в Outlook функции работы с шаблонами.
Строго говоря, у Outlook есть особый механизм работы с шаблонами. Их называют формами (Forms). И если вы попробуете не совсем привычным способом создать новый элемент, способом, показанным на рисунке:
Повторяющиеся события — важная составляющая работы с календарями в Outlook. Будь то еженедельная личная встреча с руководителем или обзорное совещание для всего отдела, проходящее во второй вторник каждого месяца, повторяющиеся события достаточно создать один раз, и сервер автоматически продолжит серию.
Главный элемент, благодаря которому повторяющиеся события превращаются в отдельные экземпляры, — это правило повторения. Правило указывает частоту и продолжительность повторения события. REST API для Outlook моделирует правила повторения в свойстве recurrenceресурса event.
Каждое свойство recurrence состоит из двух частей: расписания повторения (частота) и диапазона повторения (продолжительность).
Расписания повторения
Первая часть правила повторения — расписание. Оно задает частоту повторения события. Например, событие может повторяться каждые 3 дня, каждый четверг или каждый год 22 июля. Расписание представлено в API ресурсом recurrencePattern.
В зависимости от того, каков тип расписания, те или иные поля ресурса recurrencePattern могут быть обязательными, необязательными или игнорируемыми.
Примечание. Даже если поле игнорируется, оно все равно проверяется. Если для поля задан список возможных значений, то при использовании значения, не входящего в этот список, возникнет ошибка, даже если поле игнорируется.
Рассмотрим все возможные типы расписаний.
Ежедневное
При использовании ежедневного расписания повторения событие повторяется в соответствии с указанным количеством дней между экземплярами.
Соответствующие свойства
| Свойство | Важность | Описание |
|---|---|---|
| interval | Обязательный | Задает количество дней между повторениями. |
| type | Обязательный | Необходимо указать значение daily . |
Примеры
Повторять это событие каждый день
Повторять это событие каждые три дня
Еженедельное
При использовании еженедельного расписания повторения событие повторяется в одни и те же дни недели в соответствии с указанным количеством недель между последовательностями экземпляров.
Соответствующие свойства
| Свойство | Важность | Описание |
|---|---|---|
| daysOfWeek | Обязательный | Указывает, в какие дни недели происходит событие. |
| firstDayOfWeek | Необязательный | Указывает, с какого дня начинается неделя. Значение по умолчанию: Sunday . |
| interval | Обязательный | Задает количество недель между наборами повторений. |
| type | Обязательный | Необходимо указать значение weekly . |
Примеры
Повторять это событие каждый четверг
Повторять это событие каждый понедельник и вторник
Абсолютное ежемесячное
При использовании абсолютного ежемесячного расписания событие повторяется в одно и то же число месяца (например, 15-е) в соответствии с указанным количеством месяцев между повторениями.
Соответствующие свойства
| Свойство | Важность | Описание |
|---|---|---|
| dayOfMonth | Обязательный | Указывает, в какой день месяца происходит событие. |
| interval | Обязательный | Задает количество месяцев между повторениями. |
| type | Обязательный | Необходимо указать значение absoluteMonthly . |
Примеры
Повторять это событие 15-го числа каждого месяца
Повторять это событие ежеквартально (каждые 3 месяца) 7-го числа
Относительное ежемесячное
При использовании относительного ежемесячного расписания повторения событие повторяется в один и тот же день одной и той же (по счету) недели месяца в соответствии с указанным количеством месяцев между повторениями. Пример: "каждую вторую среду месяца".
Соответствующие свойства
| Свойство | Важность | Описание |
|---|---|---|
| daysOfWeek | Обязательный | Указывает, в какие дни недели может происходить событие. Относительные ежемесячные события происходят только раз в месяц, поэтому если указать несколько значений, событие будет назначено на первый день, соответствующий расписанию. |
| index | Необязательный | Указывает, в какой из разрешенных дней, указанных в daysOfsWeek, происходит событие (начиная с первого экземпляра за месяц). Возможные значения: first , second , third , fourth и last . Значение по умолчанию: first . |
| interval | Обязательный | Задает количество месяцев между повторениями. |
| type | Обязательный | Необходимо указать значение relativeMonthly . |
Примеры
Повторять это событие во вторую среду каждого месяца
Повторять это событие в первый четверг или первую пятницу каждого месяца
Абсолютное ежегодное
При использовании абсолютного ежегодного расписания событие повторяется в одни и те же месяц и день года (например, 15 апреля) в соответствии с указанным количеством лет между повторениями.
Соответствующие свойства
| Свойство | Важность | Описание |
|---|---|---|
| dayOfMonth | Обязательный | Указывает, в какой день месяца происходит событие. |
| month | Обязательный | Указывает, в какой месяц происходит событие. |
| interval | Обязательный | Задает количество лет между повторениями. |
| type | Обязательный | Необходимо указать значение absoluteYearly . |
Пример
Повторять это событие 15 апреля каждого года
Относительное ежегодное
При использовании относительного ежегодного расписания повторения событие повторяется в один и тот же день одной и той же (по счету) недели определенного месяца в соответствии с указанным количеством лет между повторениями. Пример: "каждую последнюю среду ноября".
Соответствующие свойства
| Свойство | Важность | Описание |
|---|---|---|
| daysOfWeek | Обязательный | Указывает, в какие дни недели может происходить событие. Относительные ежегодные события происходят только раз в год, поэтому если указать несколько значений, событие будет назначено на первый день, соответствующий расписанию. |
| index | Необязательный | Указывает, в какой из разрешенных дней, указанных в daysOfsWeek, происходит событие (начиная с первого экземпляра за месяц). Возможные значения: first , second , third , fourth и last . Значение по умолчанию: first . |
| month | Обязательный | Указывает, в какой месяц происходит событие. |
| interval | Обязательный | Задает количество лет между повторениями. |
| type | Обязательный | Необходимо указать значение relativeYearly . |
Примеры
Повторять это событие в последнюю среду ноября каждого года
Диапазоны повторения
Вторая часть правила повторения — диапазон. Он задает продолжительность повторения расписания. Например, событие может быть отменено после 10 повторений, в указанную дату или повторяться бесконечно. Диапазон представлен в API ресурсом recurrenceRange.
В зависимости от того, каков тип диапазона, те или иные поля ресурса recurrenceRange могут быть обязательными или игнорируемыми.
Примечание. Даже если поле игнорируется, оно все равно проверяется. Если для поля задан список возможных значений, то при использовании значения, не входящего в этот список, возникнет ошибка, даже если поле игнорируется.
Рассмотрим все возможные типы диапазонов.
Нумерованный диапазон
Нумерованный диапазон задает фиксированное количество повторений события (в соответствии с расписанием) с даты начала.
Соответствующие свойства
| Свойство | Важность | Описание |
|---|---|---|
| numberOfOccurences | Обязательный | Задает количество повторений. Это должно быть положительное целое число. |
| recurrenceTimeZone | Необязательный | Задает часовой пояс для свойства startDate. Если это свойство не задано, используется часовой пояс события. |
| startDate | Обязательный | Задает дату, с которой начинает применяться расписание. Значение свойства startDate ДОЛЖНО соответствовать значению даты в свойстве startресурса event. Обратите внимание, что первого собрания может не быть в этот день, если он не соответствует расписанию. |
| type | Обязательный | Необходимо указать значение numbered . |
Примеры
Повторять это событие 10 раз
Диапазон с датой окончания
При использовании диапазона с датой окончания событие повторяется во все дни, соответствующие применимому расписанию, между датами начала и окончания.
Соответствующие свойства
| Свойство | Важность | Описание |
|---|---|---|
| endDate | Обязательный | Задает дату, с которой расписание перестает применяться. Обратите внимание, что последнего собрания может не быть в этот день, если он не соответствует расписанию. |
| recurrenceTimeZone | Необязательный | Задает часовой пояс для свойств startDate и endDate. Если это свойство не задано, используется часовой пояс события. |
| startDate | Обязательный | Задает дату, с которой начинает применяться расписание. Значение свойства startDate ДОЛЖНО соответствовать значению даты в свойстве startресурса event. Обратите внимание, что первого собрания может не быть в этот день, если он не соответствует расписанию. |
| type | Обязательный | Необходимо указать значение endDate. |
Примеры
Повторять это событие с 1 июля 2017 г. до 31 июля 2017 г.
Бесконечный диапазон
При использовании бесконечного диапазона событие происходит во все дни, соответствующие применимому расписанию, после даты начала.
Соответствующие свойства
| Свойство | Важность | Описание |
|---|---|---|
| recurrenceTimeZone | Необязательный | Задает часовой пояс для свойства startDate. Если это свойство не задано, используется часовой пояс события. |
| startDate | Обязательный | Задает дату, с которой начинает применяться расписание. Значение свойства startDate ДОЛЖНО соответствовать значению даты в свойстве startресурса event. Обратите внимание, что первого собрания может не быть в этот день, если он не соответствует расписанию. |
| type | Обязательный | Необходимо указать значение noEnd . |
Примеры
Бесконечно повторять это событие с 15 мая 2017 г.
Создание повторяющихся событий с помощью расписаний и диапазонов
Теперь, когда мы рассмотрели расписания и диапазоны по отдельности, посмотрим на их совместную работу и взаимодействие со свойствами start и end события.
Создание правила повторения
Чтобы создать правило повторения, необходимо указать и расписание, и диапазон. Расписания всех типов совместимы с диапазонами всех типов. Вот несколько примеров.
Примеры
Проведение собраний с 13:00 до 13:30 каждый понедельник, начиная с 4 сентября 2017 г., до конца года
- Требование "каждый понедельник" легко соблюдается с помощью расписания повторения типа weekly .
- Требование "до конца года" указывает на диапазон повторения типа endDate .
31 декабря 2017 г. выпадает на воскресенье, поэтому последнее событие в этой серии произойдет в понедельник, 25 декабря.
Проведение собраний с 14:00 до 15:00 в первый четверг каждого второго месяца, начиная с 29 августа 2017 г.
- Требование "первый четверг каждого второго месяца" можно соблюдать с помощью относительного ежемесячного расписания. Фрагмент "каждого второго месяца" указывает, что для свойства interval необходимо задать значение 2 .
- Дата окончания не указана, поэтому можно использовать диапазон типа noEnd .
Значение свойства startDate является более поздней датой, чем первый четверг августа, поэтому первое событие в этой серии произойдет в сентябре.
Допустим, вам нужно создать повторяющуюся встречу, которая повторяется каждый будний день, другими словами, повторяется с понедельника по пятницу, за исключением выходных. Как быстро добиться этого в Outlook? А что, если они повторяются во 2-й будний день каждого месяца? Эта статья покажет вам следующие решения:
Назначьте повторяющуюся встречу каждый будний день
Чтобы создать повторяющуюся встречу или встречу, которая проводится каждый будний день в Outlook, выполните следующие действия:
1. в Календарь просмотр, пожалуйста, нажмите Главная > Новая встреча.
2. Теперь открывается новое окно встречи. Пожалуйста, нажмите Назначение > Повторение. Смотрите скриншот:
3. Теперь в диалоговом окне «Повторение встречи» сделайте следующее:
(1) В Время встречи в разделе укажите время начала, время окончания и продолжительность, как вам нужно;
(2) В Шаблон повторения раздел, пожалуйста, проверьте Daily и Каждый день варианты подряд;
(3) В Диапазон повторения в разделе укажите необходимый диапазон повторений;
(4) Щелкните значок OK кнопку.
4. Теперь вы вернетесь в окно «Серии встреч», добавьте тему, место и заметку о встрече по своему усмотрению, а затем щелкните значок Сохранить и закрыть кнопку.
До сих пор вы создали повторяющуюся встречу, которая происходит каждый будний день в Outlook.
Быстрый поиск и удаление повторяющихся писем в Outlook
С Kutools для Outlook Повторяющиеся электронные письма функцию, вы можете быстро найти и удалить их из нескольких почтовых папок или найти и удалить все дубликаты из выбранных двумя щелчками мыши в Outlook. Нажмите, чтобы получить 60-дневную бесплатную пробную версию без ограничений!
Создайте повторяющуюся встречу, которая будет происходить каждый n-й будний день
Чтобы создать повторяющуюся встречу, которая будет происходить каждый n-й день недели, например, каждый 2-й день недели каждого месяца, сделайте следующее:
1. в Календарь просмотр, пожалуйста, нажмите Главная > Новая встреча создать новую встречу.
2. В открывшемся окне встречи нажмите Назначение > Повторение. Смотрите скриншот:
3. Теперь в диалоговом окне «Повторение встречи» сделайте следующее:
(1) В Время встречи укажите время начала, время окончания и продолжительность по своему усмотрению.
(2) В Шаблон повторения раздел, пожалуйста, проверьте Ежемесячно вариант, а затем укажите ежемесячный шаблон повторения как Второй будний день каждого месяца вариант или другие по мере необходимости;
(3) В Диапазон повторения укажите необходимый диапазон повторений.
(4) Щелкните значок OK кнопку.
4. Теперь вы вернетесь в окно «Серии встреч», добавьте тему, место, составьте заметку о встрече и нажмите Назначение серии > Сохранить и закрыть кнопку.
До сих пор вы создали повторяющуюся встречу, которая происходит во 2-й будний день каждого месяца или в другие дни, как вы указали в шаге 3 выше.
Возможно, вы раньше создавали в Outlook много ежедневных / еженедельных / ежемесячных повторяющихся встреч. Но создавали ли вы когда-нибудь повторяющееся раз в две недели собрание, которое регулярно повторяется каждые две недели? В этой статье будет представлено решение для повторяющихся раз в две / две недели встреч:
Создание повторяющейся раз в две или две недели собрания в Outlook
Выполните следующие действия, чтобы создать в Outlook повторяющееся собрание раз в две недели.
1. в Календарь просмотр, пожалуйста, нажмите Главная > Новая встреча чтобы создать новую встречу.
2. В открывшемся окне «Встреча» нажмите Встреча > Повторение. Смотрите скриншот:
3. Появится диалоговое окно «Повторение встречи». Сделайте следующее:
А. В Шаблон повторения раздел, пожалуйста (1) проверить Еженедельные вариант, (2) указать Повторяться каждые 2 неделю в вариант, и (3) проверьте любой будний день по мере необходимости;
Б. Укажите время приема и частоту повторения по мере необходимости;
C. Щелкните значок OK кнопку.
До сих пор вы уже создали повторяющееся двухнедельное / двухнедельное собрание в календаре Outlook.
Быстрый поиск и удаление повторяющихся писем в Outlook
С Kutools для Outlook Повторяющиеся электронные письма функцию, вы можете быстро найти и удалить их из нескольких почтовых папок или найти и удалить все дубликаты из выбранных двумя щелчками мыши в Outlook. Нажмите, чтобы получить 60-дневную бесплатную пробную версию без ограничений!
Читайте также: