Сбилась сортировка в excel
Сортировка данных в Excel это очень полезная функция, но пользоваться ней следует с осторожностью. Если большая таблица содержит сложные формулы и функции, то операцию сортировки лучше выполнять на копии этой таблицы.
Во-первых, в формулах и функциях может нарушиться адресность в ссылках и тогда результаты их вычислений будут ошибочны. Во-вторых, после многократных сортировок можно перетасовать данные таблицы так, что уже сложно будет вернуться к изначальному ее виду. В третьих, если таблица содержит объединенные ячейки, то следует их аккуратно разъединить, так как для сортировки такой формат является не приемлемым.
Сортировка данных в Excel
Какими средствами располагает Excel для сортировки данных? Чтобы дать полный ответ на этот вопрос рассмотрим его на конкретных примерах.
Подготовка таблицы для правильной и безопасной сортировки данных:
Теперь наша таблица не содержит формул, а только результаты их вычисления. Так же разъединены объединенные ячейки. Осталось убрать лишний текст в заголовках и таблица готова для безопасной сортировки.
Чтобы отсортировать всю таблицу относительно одного столбца выполните следующее:
- Выделите столбцы листа, которые охватывает исходная таблица.
- Выберите инструмент на закладке: «Данные»-«Сортировка».
- В появившимся окне укажите параметры сортировки. В первую очередь поставьте галочку напротив: «Мои данные содержат заголовки столбцов», а потом указываем следующие параметры: «Столбец» – Чистая прибыль; «Сортировка» – Значения; «Порядок» – По убыванию. И нажмите ОК.
Данные отсортированные по всей таблице относительно столбца «Чистая прибыль».
Как в Excel сделать сортировку в столбце
Теперь отсортируем только один столбец без привязки к другим столбцам и целой таблицы:
- Выделите диапазон значений столбца который следует отсортировать, например «Расход» (в данном случаи это диапазон E1:E11).
- Щелкните правой кнопкой мышки по выделенному столбцу. В контекстном меню выберите опцию «Сортировка»-«от минимального к максимальному»
- Появится диалоговое окно «Обнаруженные данные вне указанного диапазона». По умолчанию там активна опция «автоматически расширять выделенный диапазон». Программа пытается охватить все столбцы и выполнить сортировку как в предыдущем примере. Но в этот раз выберите опцию «сортировать в пределах указанного диапазона». И нажмите ОК.
Столбец отсортирован независимо от других столбцов таблицы.
Сортировка по цвету ячейки в Excel
При копировании таблицы на отдельный лист мы переносим только ее значения с помощью специальной вставки. Но возможности сортировки позволяют нам сортировать не только по значениям, а даже по цветам шрифта или цветам ячеек. Поэтому нам нужно еще переносить и форматы данных. Для этого:
- Вернемся к нашей исходной таблице на Лист1 и снова полностью выделим ее, чтобы скопировать.
- Правой кнопкой мышки щелкните по ячейке A1 на копии таблицы на третьем листе (Лист3) и выберите опцию «Специальная вставка»-«значения».
- Повторно делаем щелчок правой кнопкой мышки по ячейе A1 на листе 3 и повторно выберем «Специальная вставка» только на этот раз указываем «форматы». Так мы получим таблицу без формул но со значениями и форматами
- Разъедините все объединенные ячейки (если такие присутствуют).
Теперь копия таблицы содержит значения и форматы. Выполним сортировку по цветам:
- Выделите таблицу и выберите инструмент «Данные»-«Сортировка».
- В параметрах сортировки снова отмечаем галочкой «Мои данные содержат заголовки столбцов» и указываем: «Столбец» – Чистая прибыль; «Сортировка» – Цвет ячейки; «Порядок» – красный, сверху. И нажмите ОК.
Сверху у нас теперь наихудшие показатели по чистой прибыли, которые имеют наихудшие показатели.
Примечание. Дальше можно выделить в этой таблице диапазон A4:F12 и повторно выполнить второй пункт этого раздела, только указать розовый сверху. Таким образом в первую очередь пойдут ячейки с цветом, а после обычные.
Средство проверки совместимости обнаружило одну или несколько проблем совместимости, связанных с сортировкой и фильтрацией.
Важно: Прежде чем продолжить сохранение книги в формате файла более ранней версии, необходимо устранить проблемы, которые приводят к существенной потере функциональности, чтобы предотвратить безвозвратную потерю данных или неправильную работу функций.
Проблемы, которые приводят к небольшой потере точности, не всегда обязательно устранять перед сохранением: данные и функциональность не теряются, но книга при ее открытии в более ранней версии Microsoft Excel может выглядеть или работать несколько иначе.
В этой статье
Проблемы, которые приводят к существенной потере функциональности
При сортировке листа книги использовано более трех условий сортировки. В более ранних версиях Excel эта информация будет потеряна.
Что это означает. В Excel 2007 г. или более поздней 2007 г. для сортировки данных можно применить до 64 условий сортировки, но в Excel 97–2003 поддерживается только три состояния сортировки. Чтобы исключить потерю сведений об условиях сортировки в Excel 97–2003, может потребоваться сокращение количества условий сортировки до трех. В Excel 97–2003 вы также можете сортировать данные вручную.
Однако все сведения о состоянии сортировки остаются доступными в книге и применяются при повторном ее повторном открыть в Excel 2007 г. или более поздней, если они не были изменены в Excel 97–2003.
Что необходимо сделать. В средстве проверки совместимости нажмите кнопку Найти, чтобы найти данные, отсортированные с использованием более трех условий, и сократите число условий сортировки до трех или менее.
При сортировке листа книги использовано условие сортировки с настраиваемым списком. В более ранних версиях Excel эта информация будет потеряна.
Что это означает. В Excel 2007 г. или более поздней можно сортировать по настраиваемой списку. Для получения таких же результатов сортировки в Excel 97–2003 можно сгруппировать данные, которые требуется отсортировать, а затем отсортировать их вручную.
Однако все сведения о состоянии сортировки остаются доступными в книге и применяются при повторном ее повторном открыть в Excel 2007 г. или более поздней, если они не были изменены в Excel 97–2003.
Что необходимо сделать. В средстве проверки совместимости нажмите кнопку Найти, чтобы найти данные, отсортированные по настраиваемому списку, и измените условия сортировки таким образом, чтобы они не содержали настраиваемого списка.
При сортировке листа книги использовано условие сортировки, включающее сведения о форматировании. В более ранних версиях Excel эта информация будет потеряна.
Что это означает. В Excel 2007 г. или более поздней можно сортировать данные по определенному формату, такому как цвет ячейки, цвет шрифта или наборы значков. В Excel 97–2003 вы можете сортировать только текст.
Однако все сведения о состоянии сортировки остаются доступными в книге и применяются при повторном ее повторном открыть в Excel 2007 г. или более поздней, если они не были изменены в Excel 97–2003.
Что необходимо сделать. В средстве проверки совместимости нажмите кнопку Найти, чтобы найти данные, отсортированные по формату, и измените условия сортировки без указания сведений о форматировании.
Проблемы, которые приводят к небольшой потере точности
Книга содержит данные, к которым применен фильтр, не поддерживаемый более ранними версиями Excel. В более ранней версии Excel строки, скрытые этим фильтром, останутся скрытыми, но сам фильтр будет отображаться неправильно.
Что это означает. В Excel 2007 г. или более поздней Excel 97–2003 можно применять фильтры. Чтобы не потерять функциональность фильтра, его лучше очистить перед сохранением книги в файле формата более ранней версии Excel. В Excel 97–2003 после этого можно фильтровать данные вручную.
Однако все сведения о состоянии фильтра остаются доступными в книге и применяются при повторном ее повторном Excel 2007 г. или более поздней, если они не были изменены в Excel 97–2003.
Что необходимо сделать. В средстве проверки совместимости нажмите кнопку Найти, чтобы найти отфильтрованные данные, после чего очистите фильтр для отображения скрытых строк. Чтобы очистить фильтр, на вкладке Главная в группе Редактирование нажмите кнопку Сортировка и фильтр и выберите команду Очистить.
Книга содержит данные, к которым применен фильтр по цвету ячейки. В более ранней версии Excel строки, скрытые этим фильтром, останутся скрытыми, но сам фильтр будет отображаться неправильно.
Что это означает. В Excel 2007 г. или более поздней можно фильтровать по цвету ячейки, цвету шрифта или набору значков — эти методы не поддерживаются в Excel 97–2003. Чтобы не потерять функциональность фильтра, его лучше очистить перед сохранением книги в файле формата более ранней версии Excel. В Excel 97–2003 после этого можно фильтровать данные вручную.
Однако все сведения о состоянии фильтра остаются доступными в книге и применяются при повторном ее повторном Excel 2007 г. или более поздней, если они не были изменены в Excel 97–2003.
Что необходимо сделать. В средстве проверки совместимости нажмите кнопку Найти, чтобы найти отфильтрованные данные, после чего очистите фильтр для отображения скрытых строк. Чтобы очистить фильтр, на вкладке Главная в группе Редактирование нажмите кнопку Сортировка и фильтр и выберите команду Очистить.
Книга содержит данные, к которым применен фильтр по цвету шрифта. В более ранней версии Excel строки, скрытые этим фильтром, останутся скрытыми, но сам фильтр будет отображаться неправильно.
Что это означает. В Excel 2007 г. или более поздней можно фильтровать по цвету ячейки, цвету шрифта или набору значков — эти методы не поддерживаются в Excel 97–2003. Чтобы не потерять функциональность фильтра, его лучше очистить перед сохранением книги в файле формата более ранней версии Excel. В Excel 97–2003 после этого можно фильтровать данные вручную.
Однако все сведения о состоянии фильтра остаются доступными в книге и применяются при повторном ее повторном Excel 2007 г. или более поздней, если они не были изменены в Excel 97–2003.
Что необходимо сделать. В средстве проверки совместимости нажмите кнопку Найти, чтобы найти отфильтрованные данные, после чего очистите фильтр для отображения скрытых строк. Чтобы очистить фильтр, на вкладке Главная в группе Редактирование нажмите кнопку Сортировка и фильтр и выберите команду Очистить.
Книга содержит данные, к которым применен фильтр по значку ячейки. В более ранней версии Excel строки, скрытые этим фильтром, останутся скрытыми, но сам фильтр будет отображаться неправильно.
Что это означает. В Excel 2007 г. или более поздней можно фильтровать по цвету ячейки, цвету шрифта или набору значков — эти методы не поддерживаются в Excel 97–2003. Чтобы не потерять функциональность фильтра, его лучше очистить перед сохранением книги в файле формата более ранней версии Excel. В Excel 97–2003 после этого можно фильтровать данные вручную.
Однако все сведения о состоянии фильтра остаются доступными в книге и применяются при повторном ее повторном Excel 2007 г. или более поздней, если они не были изменены в Excel 97–2003.
Что необходимо сделать. В средстве проверки совместимости нажмите кнопку Найти, чтобы найти отфильтрованные данные, после чего очистите фильтр для отображения скрытых строк. Чтобы очистить фильтр, на вкладке Главная в группе Редактирование нажмите кнопку Сортировка и фильтр и выберите команду Очистить.
Книга содержит данные, к которым применен фильтр, использующий более двух условий. В более ранней версии Excel строки, скрытые этим фильтром, останутся скрытыми, но сам фильтр будет отображаться неправильно.
Что это означает. В Excel 2007 г. или более поздней можно фильтровать данные по более чем двум условиям. Чтобы не потерять функциональность фильтра, его лучше очистить перед сохранением книги в файле формата более ранней версии Excel. В Excel 97–2003 после этого можно фильтровать данные вручную.
Однако все сведения о состоянии фильтра остаются доступными в книге и применяются при повторном ее повторном Excel 2007 г. или более поздней, если они не были изменены в Excel 97–2003.
Что необходимо сделать. В средстве проверки совместимости нажмите кнопку Найти, чтобы найти отфильтрованные данные, после чего очистите фильтр для отображения скрытых строк. Чтобы очистить фильтр, на вкладке Главная в группе Редактирование нажмите кнопку Сортировка и фильтр и выберите команду Очистить.
Книга содержит данные, к которым применен фильтр по сгруппированной иерархии дат, использующий более двух условий. В более ранней версии Excel строки, скрытые этим фильтром, останутся скрытыми, но сам фильтр будет отображаться неправильно.
Что это означает. В Excel 2007 г. или более поздней можно фильтровать даты по сгруппанной иерархии. Поскольку в Excel 97–2003 эта возможность не поддерживается, может потребоваться разгруппировать иерархию дат. Чтобы не потерять функциональность фильтра, его лучше очистить перед сохранением книги в файле формата более ранней версии Excel.
Однако все сведения о состоянии фильтра остаются доступными в книге и применяются при повторном ее повторном Excel 2007 г. или более поздней, если они не были изменены в Excel 97–2003.
Что необходимо сделать. В средстве проверки совместимости нажмите кнопку Найти, чтобы найти отфильтрованные данные, после чего очистите фильтр для отображения скрытых строк. Чтобы очистить фильтр, на вкладке Главная в группе Редактирование нажмите кнопку Сортировка и фильтр и выберите команду Очистить.
Группировку данных также можно отключить на вкладке "Дополнительные параметры" Excel Параметры. (Файл, параметры).
Сортировка данных в Excel – инструмент для представления информации в удобном для пользователя виде.
Числовые значения можно отсортировать по возрастанию и убыванию, текстовые – по алфавиту и в обратном порядке. Доступны варианты – по цвету и шрифту, в произвольном порядке, по нескольким условиям. Сортируются столбцы и строки.
Порядок сортировки в Excel
Существует два способа открыть меню сортировки:
Часто используемые методы сортировки представлены одной кнопкой на панели задач:
Сортировка таблицы по отдельному столбцу:
- Чтобы программа правильно выполнила задачу, выделяем нужный столбец в диапазоне данных.
- Далее действуем в зависимости от поставленной задачи. Если нужно выполнить простую сортировку по возрастанию/убыванию (алфавиту или обратно), то достаточно нажать соответствующую кнопку на панели задач. Когда диапазон содержит более одного столбца, то Excel открывает диалоговое окно вида: Чтобы сохранилось соответствие значений в строках, выбираем действие «автоматически расширить выделенный диапазон». В противном случае отсортируется только выделенный столбец – структура таблицы нарушится.
Если выделить всю таблицу и выполнить сортировку, то отсортируется первый столбец. Данные в строках станут в соответствии с положением значений в первом столбце.
Сортировка по цвету ячейки и по шрифту
Программа Excel предоставляет пользователю богатые возможности форматирования. Следовательно, можно оперировать разными форматами.
Сделаем в учебной таблице столбец «Итог» и «зальем» ячейки со значениями разными оттенками. Выполним сортировку по цвету:
- Выделяем столбец – правая кнопка мыши – «Сортировка».
- Из предложенного списка выбираем «Сначала ячейки с выделенным цветом».
- Соглашаемся «автоматически расширить диапазон».
Программа отсортировала ячейки по акцентам. Пользователь может самостоятельно выбрать порядок сортировки цвета. Для этого в списке возможностей инструмента выбираем «Настраиваемую сортировку».
В открывшемся окне вводим необходимые параметры:
Здесь можно выбрать порядок представления разных по цвету ячеек.
По такому же принципу сортируются данные по шрифту.
Сортировка в Excel по нескольким столбцам
Как задать порядок вторичной сортировки в Excel? Для решения этой задачи нужно задать несколько условий сортировки.
Программа позволяет добавить сразу несколько критериев чтобы выполнить сортировку в особом порядке.
Сортировка строк в Excel
По умолчанию сортируются данные по столбцам. Как осуществить сортировку по строкам в Excel:
Таким образом выполняется сортировка таблицы в Excel по нескольким параметрам.
Случайная сортировка в Excel
Встроенные параметры сортировки не позволяют расположить данные в столбце случайным образом. С этой задачей справится функция СЛЧИС.
Например, нужно расположить в случайном порядке набор неких чисел.
Ставим курсор в соседнюю ячейку (слева-справа, не важно). В строку формул вводим СЛЧИС(). Жмем Enter. Копируем формулу на весь столбец – получаем набор случайных чисел.
Теперь отсортируем полученный столбец по возрастанию /убыванию – значения в исходном диапазоне автоматически расположатся в случайном порядке.
Динамическая сортировка таблицы в MS Excel
Если применить к таблице стандартную сортировку, то при изменении данных она не будет актуальной. Нужно сделать так, чтобы значения сортировались автоматически. Используем формулы.
- Есть набор простых чисел, которые нужно отсортировать по возрастанию.
- Ставим курсор в соседнюю ячейку и вводим формулу: =НАИМЕНЬШИЙ(A:A;СТРОКА(A1)). Именно так. В качестве диапазона указываем весь столбец. А в качестве коэффициента – функцию СТРОКА со ссылкой на первую ячейку.
- Изменим в исходном диапазоне цифру 7 на 25 – «сортировка» по возрастанию тоже изменится.
Если необходимо сделать динамическую сортировку по убыванию, используем функцию НАИБОЛЬШИЙ.
Для динамической сортировки текстовых значений понадобятся формулы массива.
- Исходные данные – перечень неких названий в произвольном порядке. В нашем примере – список фруктов.
- Выделяем столбец и даем ему имя «Фрукты». Для этого в поле имен, что находится возле строки формул вводим нужное нам имя для присвоения его к выделенному диапазону ячеек.
- В соседней ячейке (в примере – в В5) пишем формулу: Так как перед нами формула массива, нажимаем сочетание Ctrl + Shift + Enter. Размножаем формулу на весь столбец.
- Если в исходный столбец будут добавляться строки, то вводим чуть модифицированную формулу: Добавим в диапазон "фрукты" еще одно значение "помело" и проверим:
Впоследствии при добавлении данных в таблицу процесс сортирования будет выполняться автоматически.
Сортировка данных – распространенный способ упорядочивания значений от большего к меньшему, по алфавиту или другим параметрам. В Excel это можно сделать несколькими методами – обращаясь к функциям или используя пункты в меню.
Вариант 1: Быстрая сортировка в Excel
Иногда требуется максимально быстро отсортировать данные в столбце по возрастанию чисел, убыванию или по алфавиту. Для этого идеально подойдут кнопки быстрой сортировки, предназначенные как раз для выполнения поставленной задачи.
Выделите зажатой левой кнопкой мыши столбец с данными и вызовите меню «Редактирование».
Откройте список «Сортировка и фильтр» и выберите подходящий для вас вариант упорядочения. С числами это по возрастанию или убыванию, а для текста – по алфавиту и в обратную сторону.
Если вы выделили не все ячейки в столбце, появится окно с предложением расширить диапазон. Сделайте это, если за пределами выделения тоже находятся значения, которые нужно сортировать. Укажите сортировку в пределах данного диапазона, если за ним находятся исключительно заголовки.
Изменения вступают в силу сразу же. Нажмите Ctrl + Z для отмены действия, если что-то выполнено неправильно.
Обратите внимание на то, что сортировка сбивается после внесения любых изменений в клетках. Придется снова обращаться к тем же самым кнопкам, упорядочив уже новый массив с данными.
Вариант 2: Настраиваемая сортировка
Более продвинутый вариант, позволяющий задать сразу несколько условий упорядочения, – это настраиваемая сортировка, выполняющаяся через соответствующее окно. Давайте разберем сортировку по двум разным параметрам:
Вы можете не выделять заранее столбец, если для него задано название. Вызовите то же меню редактирования, но на этот раз нажмите по «Настраиваемая сортировка».
Выберите вариант с расширением или сохранением диапазона, если предварительно выделили столбец.
Вы увидите первый уровень сортировки, который и стоит настроить с самого начала.
Выберите столбец для сортировки из первого выпадающего списка.
Далее укажите вариант сортировки. Это может быть значение, цвет шрифта или ячейки, знаки условного форматирования.
В завершение укажите, в каком порядке необходимо отсортировать данные.
Если затем нужно применить еще один вариант сортировки, добавьте уровень и настройте его должным образом.
После применения вернитесь к таблице и убедитесь в том, что действия произведены верно. Учитывайте, что в этом случае сортировка тоже собьется, если вы внесете изменения в любой ячейке.
Вариант 3: Функция НАИБОЛЬШИЙ или НАИМЕНЬШИЙ
Последний вариант – единственный динамический, то есть после внесения изменений в клетках сортировка автоматически перестроится и ее последовательность будет правильной. Как вы уже поняли, для этого понадобится использовать функцию НАИБОЛЬШИЙ или НАИМЕНЬШИЙ.
В пустом столбце выберите первую ячейку для сортировки (желательно, чтобы она находилась параллельно ячейке с существующего столбца). Вызовите одну из указанных функций, отталкиваясь от необходимого вам типа упорядочения.
Далее в скобках укажите (C:C;СТРОКА(C1)), поменяв буквы на номер столбца сортировки.
Растяните функцию, зажав левую кнопку мыши в правой нижней точке ячейки и потянув вниз. Вы увидите, что данные указанного столбца перенесены параллельно, но соблюдена сортировка по возрастанию или убыванию. При этом исходные данные остаются в таком же хаотичном порядке, как были и раньше.
Теперь в исходном столбце вы можете вносить любые изменения для значений, а параллельные данные в отсортированном столбце поменяются в зависимости от указанных данных, но порядок все равно будет правильным.
Используйте любой из вариантов сортировки по надобности, но учитывайте, что динамически меняется только способ с применением функции. Конечно, он потребует создания дополнительного столбца, но в некоторых случаях это является оптимальным решением. Только не забудьте дать название столбцу, чтобы все пользователи таблицы понимали, для чего он нужен на листе.
Читайте также: