Rdbmerge как объединить эксель
Имеем несколько однотипных таблиц на разных листах одной книги. Например, вот такие:
Необходимо объединить их все в одну общую таблицу, просуммировав совпадающие значения по кварталам и наименованиям.
Самый простой способ решения задачи "в лоб" - ввести в ячейку чистого листа формулу вида
=’2001 год’!B3+’2002 год’!B3+’2003 год’!B3
которая просуммирует содержимое ячеек B2 с каждого из указанных листов, и затем скопировать ее на остальные ячейки вниз и вправо.
Если листов очень много, то проще будет разложить их все подряд и использовать немного другую формулу:
=СУММ('2001 год:2003 год'!B3)
Фактически - это суммирование всех ячеек B3 на листах с 2001 по 2003, т.е. количество листов, по сути, может быть любым. Также в будущем возможно поместить между стартовым и финальным листами дополнительные листы с данными, которые также станут автоматически учитываться при суммировании.
Способ 2. Если таблицы неодинаковые или в разных файлах
Если исходные таблицы не абсолютно идентичны, т.е. имеют разное количество строк, столбцов или повторяющиеся данные или находятся в разных файлах, то суммирование при помощи обычных формул придется делать для каждой ячейки персонально, что ужасно трудоемко. Лучше воспользоваться принципиально другим инструментом.
Рассмотрим следующий пример. Имеем три разных файла (Иван.xlsx, Рита.xlsx и Федор.xlsx) с тремя таблицами:
Хорошо заметно, что таблицы не одинаковы - у них различные размеры и смысловая начинка. Тем не менее их можно собрать в единый отчет меньше, чем за минуту. Единственным условием успешного объединения (консолидации) таблиц в подобном случае является совпадение заголовков столбцов и строк. Именно по первой строке и левому столбцу каждой таблицы Excel будет искать совпадения и суммировать наши данные.
Для того, чтобы выполнить такую консолидацию:
- Заранее откройте исходные файлы
- Создайте новую пустую книгу (Ctrl + N)
- Установите в нее активную ячейку и выберите на вкладке (в меню) Данные - Консолидация(Data - Consolidate) . Откроется соответствующее окно:
Обратите внимание, что в данном случае Excel запоминает, фактически, положение файла на диске, прописывая для каждого из них полный путь (диск-папка-файл-лист-адреса ячеек). Чтобы суммирование происходило с учетом заголовков столбцов и строк необходимо включить оба флажка Использовать в качестве имен (Use labels) . Флаг Создавать связи с исходными данными (Create links to source data) позволит в будущем (при изменении данных в исходных файлах) производить пересчет консолидированного отчета автоматически.
После нажатия на ОК видим результат нашей работы:
Наши файлы просуммировались по совпадениям названий из крайнего левого столбца и верхней строки выделенных областей в каждом файле. Причем, если развернуть группы (значками плюс слева от таблицы), то можно увидеть из какого именно файла какие данные попали в отчет и ссылки на исходные файлы:
Briefly! RDBMerge is a user friendly way to Merge Data from Multiple Excel Workbooks,
csv and xml files into a Summary Workbook.
Install the RDBMerge utility
1) Download the correct version and extract it to a local directory.
2) Copy RDBMerge.xla(m) to a unprotected directory on your system.
Tip: Use one folder for all your add-ins (easy to backup your add-ins this way)
3) Start Excel and open a workbook.
Excel 97-2003
Click Tools, click Add-Ins, use "Browse" to go to the add-in and then
click OK. Verify RDBMerge is checked in the add-in list and then click OK.
How to use the RDBMerge Add-in Step by step
In Excel 2007-2016 you find a button named RDBMerge on the Ribbon on the Data tab to open the UserForm. In Excel 97-2003 you find the menu option RDBMerge in the Data menu to open the UserForm.
Folder Location:
In the folder location section click on the Browse button and select the folder with the files you want to merge. After you do that you see the path returned in the UserForm.
Which Files:
In the section "Which Files" select the type of files in the dropdown that you want to merge. If you use the first option "XL?" it will merge all type of Excel files with an extension that start with XL (xls, xlsx, xlsm, xlsb). But you can also only merge files with a specific extension in the folder.By default the option to merge all files in the folder is selected but you can also use the option to filter on the file names, click on the Tips button for more information. In the Add-in for Excel 2007-2013 there is also an option to select the files you want, easy if you do not want to merge all the files in the folder.
Which worksheet(s):
In this section you have the option to choose the worksheet by index or name. If you use the index 1 it will use the first worksheet in each file, you not have to know the worksheet name this way. You can also merge data from all worksheets or use the filter option to filter on the worksheet names, click on the Tips button for more information.
Which range:
You have the option to merge a fixed range (can be more than one area). Click on the Tips button for more information. Or use the First cell ? till last cell on worksheet option, you can change the start cell (default = A1). Use A2 for example if you not want to copy your header each time.
Different options:
Before we press on the Merge button we have a few options here that you can change.
1: The Add file name checkbox will add the file name or file and sheet name before or above your data.
You can use it for example to filter the Combine sheet for the data from a certain file.
2: To avoid problems with formulas I suggest you check Paste as values.
3: If your workbooks have links to other workbooks use the UpdateLinks option to update the values.
4: Use the Paste data next to each other option if you want paste the data from each file next to each other instead of below each other. If you set your fixed range for example to A1:A100 and check this check box it will use one column for each file in the combine sheet. If you range have two columns it will use two columns for each file in the combine sheet.
5: If your workbooks have an Open password you can fill in the open/modify password in the two text boxes, it is no problem if there are also workbooks with no password in the folder.
Click on the Merge button:
When you click on the Merge button it will create a new workbook for you with two worksheets:
Combine Sheet with all the data
Log Sheet with copy/paste and error information
Then it is up to you if you want to save this workbook.
You see it is very easy to work with this add-in, testing all options with a few files in a test folder is the best way to get familiar with this add-in. If you have problem or suggestions let me know and I try to help you.
Note: If you merge XML files it is possible that you get a warning that Excel will be creating its own schema for this schema-free document, check the checkbox "In the futere, do not show this message" to stop this.
Download
Note: Download the add-in that is correct for your Excel version, If you want a Mac version of the add-in check out the Mac section on my website. Note: version 1.4 is working in Excel 2007-2016
Иногда может возникнуть необходимость в объединении данных из разных файлов в одну таблицу. Если их много, а информация размещена на разных листах, то обычное копирование займет много времени.
Решить данную задачу поможет Power Query – встроенный в MS Excel инструмент обработки данных.
Рассмотрим пример объединения файлов с общей «шапкой» и данными на разных листах:
2. Power Query покажет все файлы, размещенные по указанному адресу:
3. Нажимаем «изменить», переходим в редактор запросов и фильтруем нужные файлы:
4. Удаляем все столбцы кроме «Content»:
5. Добавляем новый столбец и вводим формулу с учетом регистра:
Если есть предупреждение о незавершенном списке, то жмем «загрузить ещё»:
7. Удаляем столбцы кроме «Data», раскрываем его. Если есть предупреждение, то жмем «загрузить ещё»:
8. Power Query отразит сводные данные:
10. Скрываем фильтром лишние заголовки и выгружаем данные на новый/существующий лист:
Готово! Информация со всех листов всех файлов собрана в общую таблицу при существенно меньших трудозатратах по сравнению с ручным копированием.
Таким образом, Power Query позволяет решать широкий спектр задач без использования сложных запросов и формул, что делает его универсальным инструментом для обработки данных и повышения эффективности работы.
Читайте также: