Программа для создания шаблонов документов в формате word
На уроке 36 мы создали шаблон документа по умолчанию Normal:
- Назначили цветовую тему шаблона документа (черно-белая схема)
- Назначили пользовательские шрифты (Times New Roman для заголовков и основного текста)
- Задали структуру шаблона документа
- Настроили коллекцию стилей
- Настроили рабочую область Стили
- Сохранили шаблон документа для дальнейшего использования по умолчанию
На предыдущих уроках мы с вами, используя шаблон Normal, создавали документ, очень сложный по своей структуре. И в общем-то у нас это получилось. Предположим, нам необходимо создать несколько документов, одинаковых по оформлению. И что же: теперь с каждым документом будем проводить такую мощную подготовительную работу? Выход один: создать пользовательский шаблон на базе сделанного документа, который в свою очередь сделан на базе шаблона Normal.
Пользовательский шаблон будет включать в себя набор стилей текста и все остальные атрибуты.
По окончании урока вы сможете:
- Подготовить шаблон документа на базе сделанного документа
- Определить папку для сохранения пользовательских шаблонов
- Сохранить файл пользовательского шаблона документа
- Проверить работу шаблона
Скачайте документ тут или воспользуйтесь своим документом. Откройте документ.
1. Подготовка документа для использования его, как пользовательский шаблон
Прежде всего проанализируем документ:
Нам необходимо сохранить:
- Набор стилей документа
- Оформление титульного листа
- Слово «Оглавление» и место под оглавление
- Слово «Введение» и место для текста введения
- Место под заголовок первого уровня и место для текста заголовка 1 уровня
- Слово «Сокращения» и место для текста (кстати, это может быть таблица)
- Слово «Список литературы» и место под список литературы
- Слово «Перечень нормативных документов» и место под этот перечень
Шаг 1. Вводим на месте названия документа выражение «Введите название документа» (то есть обезличиваем название документа):
Это будет подсказка, как и выражение «Название организации» вверху титульного листа.
Шаг 2. Если вы готовите шаблон для конкретной организации, например для своей, то введите конкретное название организации. Для этого войдите в режим «Колонтитулы» (урок 38):
Выйдите из режима «Колонтитулы».
Шаг 3. Работаем с заголовками:
Шаг 4. Удаляем все содержимое документа от заголовка второго уровня до разрыва раздела перед страницей со словом «Содержание»:
Обратили внимание на колонтитул? Он «прискакал» со второго раздела.
Шаг 5. Удаляем колонтитул на пятой странице:
Вы скажете: так старались, делали разные колонтитулы к разным страницам, для чего собственно? Не торопитесь. В конце урока мы проведем эксперимент и поймём, что всё сделали правильно.
Шаг 6. Возвращаемся к Оглавлению и обновляем поле (щелкаем ПН в любом месте оглавления и из контекстного меню выбираем команду «Обновить поле»):
- Количество страниц в документе 9
- В оглавлении нет 3 уровня (правильно, мы же удалили заголовок 3 уровня)
- Текста нет
Вывод: мы сделали форму, по которой можно создавать однотипные документы.
| Примечание | Стиль текста «Гиперссылка» появляется при обновлении оглавления. Этот стиль можно удалить, можно скрыть через диалоговое окно «Управление стилями» → закладка «Рекомендации». Но при следующем обновлении оглавления стиль текста «Гиперссылка» опять появиться. Стиль текста «Гиперссылка» – единственный встроенный стиль с таким поведением |
2. Определение места сохранения шаблонов
Если мы сейчас сохраним этот документ как шаблон в формате *.dotm (урок 34), то можем сразу задать месторасположение файла. А хорошо бы, чтобы это месторасположение определялось автоматически! Зачем? Да чтобы туда попадали бы все шаблоны, созданные нами!
На уроке 17 я рассказывала о настройке Word’а. и сознательно пропустила закладку «Сохранение». Самое время познакомиться с ней поближе.
Шаг 1. Откроем диалоговое окно «Параметры» закладку «Сохранение»:
Рекомендую тщательно «прочитать» это диалоговое окно – узнаете много интересного. А я обращу ваше внимание на три момента:
| 1 | Каталог данных для восстановления C:\Users\klimenkoe\AppData\Roaming\Microsoft\Word\. |
Случалось ли вам видеть сбой работы Word? Полагаю, не раз. А если вы не успели сохранить наработанный документ? Так вот в этой папке прописываются временные файлы вашей работы с документом. Даже, если вы не успели сохранить документ с именем, в этой папке вы найдёте автокопию этого документа.
Я сделала скриншот своей папки. Как видите в папке есть «Автокопия Документ2» размером 742 КБ (что не мало для текстового документа). Я в своей самоуверенности не сохранила этот документ, а Word неприветливо помахал мне ручкой и пошел на перезагрузку. Но я знала, где могу разыскать заботливо сохраненную автокопию. ПМ на файле «Автокопия Документ2» → контекстное меню → команда Открыть с помощью – и можно вздохнуть спокойно!
Далее в открывшемся окне ВЫ выберите программу, которая будет открывать этот файл и нажмите ОК:
У вас в этом поле прописано «Мои документы». А у меня диск «Е:\». Когда вы открываете или сохраняете свои документы, то у вас программа постоянно обращается к папке «Мои документы». Потом вы ищете нужное вам место. Я работаю со съемным диском, мне так удобнее, поэтому я при помощи кнопки «Обзор» указала место расположения моих локальных файлов то, которое мне удобнее. При выполнении определенных проектов я могу указать конкретную папку с документами именно этого проекта, например, такую:
Не пренебрегайте этой возможностью Word. Сбережете время и нервы.
| 3 | Расположение личных шаблонов по умолчанию |
Шаг 2. Открываем папку Пользовательские шаблоны, которая располагается по адресу C:\Users\Имя пользователя\Documents\Пользовательские шаблоны Office
Шаг 3. Копируем адрес (ПМ → контекстное меню → команда Копировать адрес):
Почему эта папка? В некоторых версиях Word эта папка прописана в диалоговом окне «Параметры → Сохранение», а в 16 и 19 версии нет.
Шаг 4. Возвращаемся в диалоговое окно «Параметры → Сохранение» и в поле «Расположение личных шаблонов по умолчанию» вставляем из буфера обмена адрес папки. Используем для вставки сочетание клавиш на клавиатуре
3. Сохранение файла шаблона документа
Шаг 1. Открываем рабочее окно «Сохранение документа» (кнопка «Сохранить как» на панели быстрого доступа либо команда Файл → Сохранить как):
Согласитесь, что пользоваться настроенной панелью быстрого доступа проще и быстрее (урок 18 и урок 19).
Шаг 2. Даем имя шаблону (я назвала «Рабочий шаблон»), выбираем тип файла «Шаблон Word» и сохраняем шаблон:
Обратили внимание на адресную строку? Всё, как заказывали – папка «Пользовательские шаблоны Office».
Шаг 3. Закрываем документ
4. Проверка работы документа, созданного на основе пользовательского шаблона
Шаг 1. Запускаем программу Word
Шаг 2. Переключаемся на «ЛИЧНЫЕ» и щелкаем по пиктограмме нашего вновь созданного шаблона:
В результате наших действий откроется новый документ:
Обратите внимание на имя файла. По умолчанию новый документ, называется «Документ1». То есть мы открыли не наш пользовательский шаблон «Рабочий шаблон», а создали новый документ на базе пользовательского шаблона.
Теперь мы можем создавать однотипные документы, не заморачиваясь оформлением.
Под каждый проект я создаю свои собственный шаблоны. Время, затраченное на создание шаблона, с лихвой окупается при дальнейшей работе. Только надо твердо помнить урок 16 и грамотно работать с буфером обмена.
А сейчас проверим поведение колонтитулов.
Шаг 3. Выделим раздел с главой 1 так, как показано на скриншоте, и скопируем его в буфер обмена:
В выделенную часть включены:
- Разрыв раздела перед заголовком первого уровни
- Заголовок 1 уровня
- Заголовок 2 уровня
- Разрыв раздела после заголовка второго уровня
Шаг 4. Выделяем разрыв раздела, который сразу после заголовка второго уровня:
Шаг 5. Вставляем содержимое буфера обмена. Теперь у нас заготовлено место для второй главы. Любуемся на правильную нумерацию многоуровневого списка.
Шаг 7. Печатаем:
Я специально увеличила шрифт колонтитулов.
Шаг 8. Моделируем ситуацию добавления текста в эти разделы (просто шлепаем Enter):
Так что колонтитулы ведут себя в соответствии с нашими желаниями. На титульных страницах глав колонтитула нет, в каждой главе свои колонтитулы. Эксперимент прошел успешно!
Шаг 9. Обновляем оглавление (ПМ в любом месте оглавления → команда Обновить поле из контекстного меню → диалоговое окно Обновление оглавления → режим «обновить целиком»:
Обычно оглавление я обновляю в самом конце работы с документом, зачем на него постоянно отвлекаться? Но если вы поставили в настройках Word’а режим «Обновлять поля перед печатью (урок 17 Настройка Word), то вообще можете забыть про оглавление. Главное: зарезервировать место под оглавление.
5. Заключение
Вспомним урок 18 и урок 19 Панель быстрого доступа. На панели, которую я рекомендовала вам установить две кнопки «Создать»:
Я создала шаблон «1_Записи сайта» для уроков, которые я размещаю на своем сайте. Этот шаблон имеет свою коллекцию стилей, набор экспресс-таблиц (замечательная вещь – вам понравится) и массу других полезностей.
А это скриншот моей папки «Пользовательские шаблоны Office»:
Здравствуйте, дорогие друзья! Хотел бы представить вашему вниманию микросервис checklister.io.
Перед тем как зайти на сайт сервиса, я очень рекомендую изучить эту статейку с инструкцией :) Пока юзабилити не слишком хорошо проработано, поэтому без инструкции разобраться довольно сложно.
«Чеклистер» — это конструктор документов в формате DOC и PDF, соединенный с чек-листом. Само формирование документов наглядно отображено в видео. Проще говоря, вы можете создать свой собственный шаблон — с вашими чекбоксами, описаниями и так далее.
Изначально хотел такую штуку для себя, чисто для того чтобы делать аудиты рекламных кампаний и составлять стандартные ТЗ для разработчиков. Чтобы процесс выглядел не так:
- В документе 1 взять описание корзины, а все остальное не очень.
- В документе 2 взять информацию для ТЗ по админке блога и хорошо расписанный модуль рассылки.
- В документе 3 круто расписал слайдер, надо его оттуда взять.
- …
А чтобы собрать в одном месте все нужные мне описания — создал шаблон, внес туда все «запчасти» сайта в виде чекбоксов, написал к каждому чекбоксу идеальное описание, а потом просто кликаешь галочку «добавить корзину на сайт» и формируется документ с тем описанием, которое надо.
Далее я подумал, что документы бывают взаимозависимыми. Проще говоря — при отметке чекбокса «добавить корзину на сайт» нужно было формировать не один документ — ТЗ для разработчиков, но еще коммерческое предложение для клиента (ему ведь тоже надо рассказать, какую крутую корзину мы будем делать, правда?). А потом пришли клиенты которым потребовался перевод на английский всех коммерческих предложений.
В общем, с тех пор в «Чеклистере» есть вкладки, на каждой из которой формируется свой собственный документ.
Ну а потом я понял, что получился вполне себе неплохой инструмент и я должен им поделиться с миром: )
Конструктор абсолютно бесплатный, но там пока наблюдаются проблемы с юзабилити (не думал, что захочу его в паблик выпускать). Постепенно переделываем :)
В связи с этим рекомендую прочитать небольшую инструкцию, как создать свой собственный шаблон.
Макрос на основе шаблонов в формате Word и по заданному списку значений в Excel формирует необходимое количество вордовских документов. Количество формируемых файлов неограниченно и зависит только от числа указанных вами параметров в Excel.
Подробное описание
Если по роду деятельности часто приходится формировать какие-либо документы в Word по шаблону (приказы, распоряжения, договора, соглашения, счета и др), то вам может пригодится макрос для автоматизации создания вордовских документов на основе исходных данных в файле Excel.
Макрос удобно и быстро создает необходимые документы, исходя из указанных шаблонов и настроенных параметров.
- Шаблоны задаются в формате Word. Количество одновременно используемых шаблонов неограниченно.
- Настройки (параметры) для подстановки в шаблоны хранятся в файле эксель. Может быть задано неограниченное количество параметров.
Из дополнительных возможностей макроса:
- В настройках листа с данными достаточно указать название шаблона и именно данный шаблон будет применен для формирования документов. Если шаблонов указано несколько, то формирование документов будет происходить по нескольким (указанным) шаблонам.
- В настройках макроса можно указать, по каким строкам формировать документы, а по каким пропускать.
- Для каждого формируемого документа можно указать необходимое имя (название).
- Для более удобной вставки наименований шаблонов в ячейку достаточно два раза кликнуть на соответствующей ячейке в столбце "C" и в открывшейся форме выбрать нужные шаблоны.
В целом, ничего сложного в работе с макросом и шаблонами нет.
Перед запуском макроса обязательно ознакомьтесь с примечаниями в пункте "Важно" на листе "const".
Обновление макроса от 09.07.2020
В программу добавлена возможность замены значений в колонтитулах. Колонтитулы учитываются как верхние, так и нижние. При необходимости можете ознакомиться с примерами заполнения шаблонов, которые также присутствуют в архиве.
Ссылка на загрузку архива с программой обновлена. Актуальная версия программы: "CreateWord, v.2.xlsb".
Вопросы и ответы в сфере it технологий и настройке ПК
Каждый документ, создаваемый в программе Ворд, основан на каком-нибудь шаблоне, даже если пользователь для этого ничего не делал. Шаблон представляет собой образец для создания нового тестового листа, который хранит разные элементы и составляет основную его часть. То есть они являются неотъемлемыми частями, определяющими структуру документов и включающие такие настройки: шрифт, макросы, автотекст, параметры страницы, стиль и т.п.
Поговорим сегодня о том, чем может быть полезен шаблон для Ворда, какие виды выделяют, как его можно создать и изменить.
Польза и разновидность инструментов
В программе Ворд выделяют 2 основных типа:
- общие (глобальные);
- шаблоны документов (настроенные и пользовательские) или локальные.
Также можно использовать для работы шаблон с расширениями, который бывает следующего вида:
Как уже упоминалось, любой текстовый лист в редакторе создается на основе формы, чаще все заданной по умолчанию. Шаблон стандартный имеет имя normal.dot. Но не всем известно, что в редакторе имеются и другие, полезные формы для написания писем, факсов, заявлений и прочих типов. Воспользоваться заложенными в Ворд формами можно путем выбора в меню команды «Файл», где в открывшемся окне нужно нажать кнопку «Создать», что в результате приведет к области задач «Создание документа».
Чтобы создать новые текстовые листы на основе шаблона, можно использовать стандартные формы, включенные в пакет Microsoft Office, или же применить тот, который был скачан с официального сайта. В первом случае при выборе нужной команды откроется окно, где можно будет подобрать нужную форму, причем необходимо учитывать, что каждый шаблон размещен на вкладках в соответствии с конкретным предназначением. Выбрав по требованиям более подходящий шаблон, документ соответственно будет изменен.
Основные этапы создания шаблонов
Для того чтобы создавать новые шаблоны, которые будут удовлетворять ваши индивидуальные потребности, необходимо:
Вот такой малый перечень необходимых действий потребуется, чтобы создать новый шаблон. Изменить его также не составит труда и не займет много времени. Достаточно для изменения формы нажать на нее правой кнопкой мышки, где в открывшемся окне выбрать пункт «Изменить». Включить новый инструмент можно двойным кликом по его имени в панели задач. Теперь работа в программе Ворд будет для вас с учетом полученных знаний еще более приятна и проста.
Читайте также: