Отчет по удаленным сотрудникам в 1с
«Ситуация с коронавирусом с каждым днём становится сложнее и драматичнее. По выявляемости мы приближаемся к пиковым значениям весны. Количество госпитализированных 6 октября превысило тысячу человек.», - сообщает нам мэр Москвы Сергей Собянин. В связи с неутешительной статистикой с 12 октября в Москве в соответствии с Указом Мэра Москвы от 06 октября 2020г. № 97-УМ начали действовать новые правила, среди которых обязательным стал перевод не менее 30% сотрудников на удалённую работу и представление еженедельного отчёта. На данный момент (13.10.2020 г.) известно, что режим удалённой работы продлится по 28 октября включительно. О тонкостях и нюансах заполнения этого отчета в 1С: ЗУП ред. 3.1 поговорим в этой статье.
Если вы ещё не перевели сотрудников на дистанционную работу, то это можно сделать при помощи расширения «Оформление переводов на удалённую работу». Подробнее об установке и использовании данного расширения мы писали в статье Пандемия и дистанционная работа – как организовать и что отразить в программных продуктах 1С?
Касаемо перевода сотрудников на удалёнку, хочется отметить, что это касается не только штатных сотрудников, но и :
- исполнителей по договорам гражданско-правового характера;
- ВСЕХ работников в возрасте 65 лет и старше;
- лиц, имеющих хронические заболевания, перечень которых определён Департаментом здравоохранения города Москвы.
Исключением являются работники, чьё нахождение на рабочем месте является критически важным для обеспечения функционирования предприятия.
В связи с текущими изменениями в законодательстве фирма 1С выпустила специальное расширение для программ, поддерживающих кадровый учёт:
- 1С: Зарплата и управление персоналом, редакция 3.1;
- 1С: Бухгалтерия предприятия 8, редакция 3.0;
- 1С: Зарплата и кадры государственного учреждения, редакция 3;
- 1С: ERP Управление предприятием;
- 1С: Комплексная автоматизация 2.0.
Для предыдущих версий программы, таких как 1С: Бухгалтерия 8, редакция 2.0 и 1С: Зарплата и управление персоналом 8, редакция 2.5, выпущена внешняя обработка, позволяющая подготовить данные для нового отчёта.
Рассмотрим алгоритм действий пользователя для формирования отчёта на примере программного продукта 1С: Зарплата и управление персоналом, редакция 3.1.
Сначала потребуется установить соответствующее расширение, которое необходимо заранее скачать с Портала 1С: Обновление программ по ссылке. Для доступа к этому разделу нужен логин и пароль, если у вас его нет, можно обратиться в сопровождающую компанию.
После скачивания файла его необходимо загрузить в программу. Сделать это можно в разделе «Администрирование», выбрав пункт «Печатные формы, отчёты, обработки».
В открывшемся окне следует перейти по ссылке «Расширения».
В открывшемся окне нужно нажать на кнопку «Добавить из файла», в появившемся после этого предупреждении нажать на кнопку «Продолжить» и выбрать заранее скачанное расширение.
Следует отметить, что установить расширение может только пользователь, обладающий полными правами в программе.
После добавления следует снять флаг «Безопасный режим» и перезапустить программу.
После установки расширения в разделе «Главное» появится пункт «Сведения о работниках, переведённых на дистанционную работу в Москве».
Переходим по ссылке и в открывшемся окне выбираем организацию, по которой планируется сдача отчётности, а затем нажимаем на кнопку «Список сотрудников».
Когда открываешь это окно впервые, то в список автоматически попадают сотрудники в возрасте 65 лет и старше, а также те, у кого не заполнена дата рождения. Нужно проверить список, и если среди них найдутся те, кто продолжает выполнять свои трудовые функции не в дистанционном режиме, то удалить их из списка при помощи кнопки Del или вызвав контекстное меню правой кнопкой мыши.
Далее при необходимости в этот список нужно добавить остальных сотрудников, работающих на удалёнке. Сделать это можно при помощи кнопки «Добавить». В отчёт можно подобрать несколько сотрудников, добавить всех сотрудников определённого подразделения или просто добавлять по одному человеку.
Номер мобильного телефона будет заполнен автоматически, если он был ранее занесён в карточку сотрудника («Кадры» - «Сотрудники»). Данные об автотранспортном средстве работника, а также о картах «Тройка», «Стрелка» необходимо дозаполнить вручную.
После окончания редактирования данных следует нажать на кнопку «Сохранить макет» внизу экрана.
После чего откроется окно, в котором можно скачать макет отчёта. Следует подчеркнуть, что это всего лишь макет, а не готовый отчёт.
Макет представлен в формате Microsoft Excel и состоит из трёх вкладок: Титульный лист, сведения о работниках и подсказка по социальной карте.
Для заполнения макета нужно в 1С воспользоваться кнопкой «Титульный лист».
Затем скопировать заполненные данные и вставить их в макет.
Важный нюанс! Из-за того, что в макете строка 8 защищена от изменений, копировать и вставлять нужно сначала строки с 1 по 7, а затем с 8.1 по 9.
Далее нужно перейти по кнопке «Сведения о сотрудниках» и также скопировать данные для файла Excel. Для удобного выделения можно воспользоваться кнопкой «Выделить ячейки».
После подготовки первого отчёта, при повторном открытии сервиса, список автоматически заполнится сотрудниками, которые находились в нём ранее, за исключением уволенных, если таковые есть.
Также, если за текущую неделю у вас появились новые сотрудники в возрасте 65 лет и старше, то они также автоматически попадут в форму отчёта.
Следует знать, что неполное предоставление сведений или отказ от перевода сотрудников на дистанционный режим повлечёт за собой в размере от 10 тысяч до 1 миллиона рублей штраф или приостановление деятельности в соответствии со статьей 20.6.1 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях.
P.S. Ни для кого не стало новостью, что ресурс для сдачи отчетности не выдержал нагрузки. Многие предприятия так и не смогли сдать этот отчет вовремя. До сих пор нет подтвержденной информации будут ли оштрафованы организации из-за технических неполадок сайта.
Мы рекомендуем продолжать попытки отправки отчета, писать служебные записки на имя руководства. Также будет не лишним сохранять скриншоты неудачных попыток с фиксацией даты и времени в случае дальнейших судебных разбирательств.
Фирма «1С» в срочном порядке выпустила расширение для программ, поддерживающих кадровый учет. Расширение позволит московским компаниям ускорить процесс предоставления еженедельной отчетности с 12.10.2020 года о сотрудниках, переведенных на удаленную работу.
Для облегчения работы бухгалтеров и кадровых служб фирма «1С» выпустила специальное расширение для программ, поддерживающих кадровый учет.
Расширение «МоскваОтчетПоУказу97УМ» доступно для всех современных версий программ системы «1С:Предприятие 8», в которых имеется функциональность расчета зарплаты и кадрового учета, включая программы:
Расширение «МоскваОтчетПоУказу97УМ» и инструкция по его установке и использованию уже размещены в сервисе «1С:Обновления программ». В облачном сервисе 1С:Фреш расширение «МоскваОтчетПоУказу97УМ» появится в Магазине расширений.
Для предыдущих редакций программ «1С:Бухгалтерия 8», ред. 2.0 и «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 2.5 выпущена соответствующая внешняя обработка, которая также доступна в сервисе «1С:Обновления программ»
Как собирать данные сотрудников, чтобы было проще загрузить их в 1С:Предприятие «одной кнопкой»?
Сформируйте в программе «1С» кадровый отчет «Личные данные сотрудников», настройками оставьте видимыми только ФИО, СНИЛС, а также добавьте поле с номером мобильного телефона. После формирования отчета сохраните его как лист Excel.
- госномер автомобиля;
- номер карты «Тройка»;
- номер карты «Стрелка»;
- номер соцкарты;
- номер месячного проездного билета.
После того как вы установите расширение «1С:Предприятия», надо будет один раз загрузить этот файл «одной кнопкой» в вашу программу и далее можно формировать отчет о сотрудниках на удаленке каждую неделю прямо из программы. Если в организации происходят изменения, добавляются сотрудники, то их можно вносить индивидуально (в расширении будут поля для «Тройки» и т. п.) или также списком их таблицы Excel.
Расширения и внешние обработки опубликованы для каждого из перечисленных выше прикладных решений на соответствующих страницах сервиса «1С:Обновление программ» (см. вкладку «Типовые конфигурации фирмы «1С» для России -> <выберите нужную конфигурацию> -> см. в разделе «Дополнительные материалы»). Инструкция по подключению и использованию расширения содержится внутри архива с дистрибутивом.Отчет для работодателей Москвы о сотрудниках на удаленке в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8»
Теперь коллеги будут знать, что сотрудник работает из дома. А программа сама установит флаг Работаю удаленно и отключит предупреждения об отсутствии для тех, кто будет писать или ставить задачи сотруднику.
Отсутствие Работаю удаленно не мешает созданию отсутствий с другими причинами, например, «Больничный» или «Местная командировка».
Отчеты по отсутствия и работе из дома
Чтобы быстро узнать, кто сегодня работает дома, достаточно в общем списке отсутствий установить отбор Причина — Временная удаленная работа.
Для более детального анализа можно сформировать отчеты Работающие удаленно, Дни отсутствия — кто сколько дней работал в обычном режиме / работал удаленно / отсутствовал.
Рабочий стол
На рабочем столе «Текущие дела» есть виджет «Отсутствия». На нем видны отсутствующие сегодня сотрудники с разной маркировкой причин — удаленная работа, больничный и т. д. Клик на виджет открывает общий список отсутствий со всеми установленными прежде отборами.
Ежедневные отчеты о трудозатратах
В конце рабочего дня сотрудники быстро заполняют простой ежедневный отчет, в котором указывают: общую длительность рабочего дня, описание работ, вид и длительность работ, проект, в рамках которого выполнялись работы. Записи в ежедневный отчет вносятся как вручную, так и автоматически при включении хронометража (например, по документу или по задаче).
Фирма «1С» готовит расширение для программ, поддерживающих кадровый учет, которое позволит московским компаниям ускорить процесс предоставления еженедельной отчетности о сотрудниках, переведенных на удаленную работу.
Напомним, c 5 октября 2020 года работодатели Москвы обязаны перевести на удаленную работу не менее 30% сотрудников, а также всех работников старше 65 лет и людей с хроническими заболеваниями.
При этом московские работодатели должны еженедельно представлять сведения о сотрудниках, переведенных на удаленную работу. Соответствующий указ от 06.10.2020 № 97-УМ подписал мэр Москвы Сергей Собянин.
Обратите внимание, указ № 97-УМ устанавливает, что работодатели подлежат привлечению к административной ответственности за непредставление указанных сведений, а также за невыполнение требований о переводе не менее 30% работников на дистанционный режим работы.
Чтобы облегчить формирование файла отчетности, фирма «1С» готовит специальное расширение для программ, поддерживающих кадровый учет. Расширение позволит московским компаниям ускорить процесс предоставления еженедельной отчетности о сотрудниках, переведенных на удаленную работу.
Расширение «МоскваОтчетПоУказу97УМ» станет доступно к утру 12.10.2020 г. (может быть, раньше, но без гарантий) и будет работать во всех актуальных версиях программ системы 1С:Предприятие, в которых имеется функциональность расчета зарплаты и кадрового учета, включая программы:
- 1С:Зарплата и управление персоналом 8.
- 1С:Бухгалтерия 8.
- 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения.
- 1С:ERP.
- 1С:Комплексная автоматизация.
Расширение «МоскваОтчетПоУказу97УМ» нужно будет установить с сайта обновления программ 1С , а также оно будет опубликовано в Магазине расширений в облачном сервисе 1С:Фреш.
Если данные о номере автомобиля работника, номерах карт «Тройка», «Стрелка» и т.д. будут введены в 1С, то дальше можно еженедельно их использовать для отправки, не вводя информацию в отчет каждый раз заново. При этом можно будет перед формированием отчета за очередную неделю автоматически добавлять сотрудников 65+, исключать уволенных, тех, кто вышел с удаленки в офис, и т.п.
Чтобы после появления расширения загрузить собранные данные «одной кнопкой», нужно уже сейчас собрать недостающую информацию. Мы считаем, что все данные, кроме номера мобильного телефона, не являются обязательными и могут не заполняться, но решение за конкретной организацией.
Как собирать данные, чтобы потом загрузить их в 1С:Предприятие «одной кнопкой»?
- номер мобильного телефона,
- госномер автомобиля,
- номер карты «Тройка»,
- номер карты «Стрелка»,
- номер соцкарты,
- номер месячного проездного билета.
После того, как вы установите расширение 1С:Предприятия, нужно один раз загрузить этот файл "одной кнопкой" в вашу программу и далее формировать отчет о сотрудниках на удаленке прямо из программы. Если в организации происходят изменения, добавляются сотрудники, то их можно вносить индивидуально (в расширении будут поля для «Тройки» и т.п.) или также списком из таблицы Excel.
В соответствии с указом мэра Москвы от 06.10.2020 № 97-УМ, столичные работодатели еженедельно, начиная с 12 октября, обязаны предоставлять в мэрию дополнительные сведения о своих сотрудниках.
В число дополнительных сведений войдет, в частности, информация об их телефонных и автомобильных номерах и номерах используемых транспортных карт.
Новая отчетность носит еженедельный характер, и представляться она должна в отношении всех сотрудников организаций и ИП, работающих на территории Москвы. То есть как в отношении сотрудников, по которым было принято решение о переводе их на удаленный режим работы, так и в отношении тех сотрудников, которые продолжают работать в обычном режиме (в офисах, на предприятиях).
Причем новую отчетность нужно предоставлять не только по сотрудникам, работающим на основании трудового договора, но также и на всех исполнителей по гражданско-правовым договорам.
Отчетность сдается в электронном виде с использованием личного кабинета юридического лица или ИП на официальном сайте Мэра и Правительства Москвы . Формат, по которым необходимо представлять сведения, представлен здесь же .
Шпаргалка по статье от редакции БУХ.1С для тех, у кого нет времени
1. Московские работодатели еженедельно, начиная с 12 октября 2020 года, обязаны представлять в мэрию отчет о сотрудниках, переведенных на удаленную работу.
2. В отчет включается такая информация, как номера телефонов, автомобилей, транспортных карт сотрудников, работающих удаленно.
3. Новая отчетность носит еженедельный характер и должна представляться как по сотрудникам, работающим по трудовым договорам, так и по ГПД.
4. Все получаемые от работника сведения составляют персональные данные сотрудников, обработка (получение, передача, хранение) которых осуществляется исключительно с их согласия (ст. 3 и ст. 4 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»).
5. Чтобы исключить возможность привлечения к ответственности и за несанкционированную обработку персональных данных, работодатели должны заключить с каждым сотрудником соглашение об обработке вновь полученных сведений.
6. Работодатели несут административную ответственность за непредставление новых сведений о работниках и представление недостоверных сведений.
7. Штрафы назначаются по ст. 20.6.1 КоАП РФ за невыполнение региональных ограничений и правил поведения в условиях режима повышенной готовности в размере от 10 000 до 1 млн рублей.
Какие сведения должны предоставлять работодатели по указу № 97-УМ
В число сведений, передаваемых в столичную мэрию, входит следующая информация о сотрудниках, переведенных на удаленный режим работы:
- номер мобильного телефона;
- регистрационный номер транспортного средства (при наличии);
- номер карты «Тройка» (при наличии);
- номер социальной карты (при наличии);
- номер месячного проездного билета без лимита поездок и с лимитом 70 поездок, временного единого социального билета, временного льготного билета (при наличии).
Указанные сведения предоставляются каждую неделю. Первая сдача сведений – 12 октября 2020 года. Следующий раз сведения (с учетом произошедших в компании изменений) нужно будет предоставить в понедельник 19 октября и так далее до особого распоряжения столичных властей.
Собрали ли вы необходимые сведения для еженедельной отчетности о сотрудниках на удаленке? Благодарим за участие в опросе! Каждое мнение очень важно для нас!Защита персональных данных
Все перечисленные выше сведения составляют персональные данные сотрудников, обработка (получение, передача, хранение) которых осуществляется исключительно с согласия работников (ст. 3 и ст. 4 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»).
Как правило, заключая трудовой договор с работодателями, работники одновременно подписывают с ними соглашение об обработке персональных данных. Однако это не означает, что работодатели вправе передавать новую отчетность без получения согласия от работников, хотя в новый отчет фамилии работников не включаются и мэрия считает, что получаемые ею сведения не являются персданными.
Напомним, по общему правилу работодатели могут запрашивать и обрабатывать только те сведения о сотрудниках, которые требуются в связи с выполнением ими своих трудовых обязанностей. Сведения об автомобильных номерах работников и номерах их социальных карт у работодателей обычно попросту отсутствуют, так как они ранее им были не нужны. А сбор и обработка излишних персональных сведений является грубейшим нарушением и влечет административную ответственность в соответствии с ч. 1 ст. 13.11 КоАП РФ. Данная норма предусматривает для ИП штрафы в размере от 5 000 до 10 000 рублей, а для организаций – от 30 000 до 50 000 рублей. Поэтому ранее работодатели старались не запрашивать у работников лишние сведения.
Теперь же, в соответствии с п. 2.1. указа столичной мэрии от 06.10.2020 № 97-УМ, данная информация необходима в целях дальнейшего продолжения деятельности работодателей Москвы. Следовательно, сейчас работодатели вправе запрашивать у работников соответствующие сведения без угрозы быть привлеченным к ответственности по ч. 1 ст. 13.11 КоАП РФ.
Вместе с тем, чтобы исключить возможность привлечения к ответственности за несанкционированную обработку персональных данных, работодатели должны заключить с каждым сотрудником соглашение об обработке вновь полученных сведений.
Получение согласия на обработку данных
Прежде чем собирать и передавать по интернету новую информацию о работниках, у них необходимо получить согласие на обработку этой информации (ст. 6 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ).
Согласие на обработку персональных данных должно быть конкретным, информированным и сознательным. Согласие выражается в письменной форме и в обязательном порядке должно содержать собственноручную подпись сотрудника. Также согласие может быть оформлено в форме электронного документа, подписанного электронной подписью работника.
Согласие в письменной форме должно включать в себя следующую обязательную информацию (ст. 9 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ):
- ФИО работника, его адрес и сведения о паспорте;
- наименование работодателя;
- цель обработки персональных данных;
- перечень персональных данных, на обработку которых дается согласие работника;
- перечень действий с персональными данными, на совершение которых дается согласие, а также общее описание используемых способов обработки персональных данных;
- срок, в течение которого действует согласие субъекта персональных данных, а также способ его отзыва;
- подпись работника.
Штрафы за непредставление новой отчетности
В п. 2.2 указа от 06.10.2020 № 97-УМ отмечается, что работодатели Москвы несут административную ответственность за непредоставление новых сведений о работниках и предоставление недостоверных сведений.
Штрафы назначаются по ст. 20.6.1 КоАП РФ за невыполнение региональных ограничений и правил поведения в условиях режима повышенной готовности.
В соответствии с данной нормой, за непредоставление сведений или предоставление недостоверных сведений о сотрудниках штраф для должностных лиц организаций и ИП составит от 10 000 до 50 000 рублей.
Штраф для организации-работодателя за указанное нарушение устанавливается в размере от 100 000 до 300 000 рублей.
Повторное нарушение грозит должностным лицам организаций штрафом в размере от 300 000 до 500 000 рублей или дисквалификацией на срок до трех лет.
Штраф за повторное непредоставление сведений для ИП и организаций составит от 500 000 до 1 млн рублей. Также за повторное непредоставление сведений деятельность работодателя могут приостановить на срок до 90 суток.
Читайте также: