Область и сфера применения эксель
Excel – это универсальная программа, которая позволяет работать с различными форматами данных. В Excel вы можете вести домашний бюджет, производить как простые, так и очень сложные расчеты, хранить данные, организовывать различные дневники, составлять отчеты, строить графики, диаграммы и многое-многое другое.
Программа Excel входит в состав пакета Microsoft Office, который состоит из целого набора продуктов, позволяющих создавать различные документы, электронные таблицы, презентации и многое другое.
Помимо программы Microsoft Excel существует еще целый ряд похожих программ, которые также в своей основе используют работу с электронными таблицами, но Excel однозначно самая популярная и мощная из них, и по праву считается флагманом этого направления. Осмелюсь заявить, что Excel является одной из самых популярных программ вообще.
Что я могу делать в Excel?
У Microsoft Excel существует множество достоинств, но самым весомым является, конечно же, ее универсальность. Варианты применения Excel практически безграничны, поэтому, чем больше у вас багаж знаний по этой программе, тем большее число применений вы сможете для нее найти. Ниже перечислены возможные области применения приложения Microsoft Office Excel.
- Работа с числовыми данными. Например, составление самых различных бюджетов, начиная от домашнего, как самого простого, и, заканчивая бюджетом крупной организации.
- Работа с текстом. Разнообразный набор инструментов для работы с текстовыми данными дает возможность представить даже самые сложные текстовые отчеты.
- Создание графиков и диаграмм. Большое количество инструментов позволяет создавать самые различные варианты диаграмм, что дает возможность представить ваши данные наиболее ярко и выразительно.
- Создание схем и рисунков. Помимо графиков и диаграмм, Excel позволяет вставлять на рабочий лист множество различных фигур и рисунки SmartArt. Эти инструменты значительно увеличивают возможности визуализации данных в программе.
- Организация списков и баз данных. В Microsoft Office Excel изначально была заложена структура строк и столбцов, поэтому организовать работу со списками или создать базу данных является для Excel элементарной задачей.
- Импорт и экспорт данных.Excel позволяет обмениваться данными с самыми различными источниками, что делает работу с программой еще более универсальной.
- Автоматизация однотипных задач. Использование макросов в Excel позволяет автоматизировать выполнение однотипных трудоемких задач и свести участие человека до единственного щелчка мышью для запуска макроса.
- Создание панелей управления. В Excel существует возможность размещать элементы управления прямо на листе, что позволяет создавать наглядные интерактивные документы.
- Встроенный язык программирования. Встроенный в приложение Microsoft Excel язык программирования Visual Basic for Applications (VBA) позволяет расширить возможности программы как минимум в несколько раз. Знание языка открывает для вас совершенно новые горизонты, к примеру, создание своих пользовательских функций или целых надстроек.
Возможности приложения Excel можно перечислять очень долго, выше я представил только самые основные из них. Но уже сейчас ясно видно насколько знание этой программы будет полезным для вас.
Для кого создано приложение Excel?
Изначально программа Excel создавалась исключительно для работы в офисе, поскольку такую роскошь как компьютер могла себе позволить только организация. Со временем компьютеры все больше стали появляться в домах обычных людей, а число пользователей постепенно расти. На данный момент компьютер имеет практически каждая семья и на большей части из них установлен пакет Microsoft Office.
В России существуют сотни компаний, предлагающие курсы по Microsoft Office. Excel преподают в учебных заведениях, по Excel выпущены сотни книг и обучающих курсов. Знание Office требуют при приеме на работу или же засчитывают эти знания как дополнительное преимущество. Все это говорит о том, что знание офисных программ, в частности Excel, будет полезно всем без исключения.
Программа от Microsoft Excel или электронные таблицы была создана для более удобной работы пользователя с таблицами данных, причём преимущественно данная работа производится с числовыми значениями.
Основной особенностью MS Excel выступает его возможность использовать формулы для того, чтобы описывать между значениями разных ячеек различные связи. Следует отметить, что по заданным формулам расчёт будет выполняться автоматически. Если человек изменяет значение какой-либо ячейки, то сразу же автоматически произойдёт перерасчёт значений всех остальных ячеек, которые связаны с ней формульными отношениями, благодаря чему обновится вся таблица и данные, которые находятся в ней.
В основные возможности электронных таблиц входит:
автоматизация всех итоговых вычислений;
над большими наборами данных можно производить однотипные расчёты;
можно разрешать задачи с помощью подбора значений с различными параметрами;
можно обрабатывать результаты экспериментов;
производить табулирование функций и формул;
подготавливать табличные документы;
проводить поиск наиболее оптимальных значений для выбранных параметров;
строить графики и диаграммы по уже введённым данным.
Табличный процессор Excel позволяет осуществлять вычисления. Там не одна сотня различных функций (математических, логических, текстовых, статистических и т.д.). В Excel можно осуществлять бухгалтерские расчеты, строить графики и диаграммы.
Можно использовать Excel:
в качестве простейшей базы данных, для этого имеются удобные средства: фильтрация, сортировка, формы;
для составления отчётов;
для планирования и расчётов;
в качестве тестовой оболочки для проверки знаний.
При работе в MS Excel на уроках информатики, заметили, что далеко не все функции редактора мы изучили. Особенно стало интересно знать: где и как в расчетных таблицах применяются элементы управления? Можно ли решить систему уравнений средствами табличного процессора?
Представленная работа состоит из двух частей. В первой рассматриваются структура, возможности и области применения программы Excel . Во второй части проведены исследования по изучению возможностей табличного процессора: использование элементов управления и решение систем уравнений графическим способом.
Цель работы : рассмотреть возможности табличного процессора, не изучаемые в школьной программе, на примерах решения задач с использованием элементов управления и решения систем уравнений.
Рассмотреть программу Excel.
Выявить дополнительные возможности табличного процессора Excel, которые мы еще не изучали.
Решить задачу с использованием элементов управления.
Решить систему уравнений графическим способом.
Провести анализ проделанной работы, сделать выводы.
Методы исследования:
Анализ литературы по проблеме исследования.
ГЛАВА I. ПРОГРАММА MICROSOFT OFFICE EXCEL
1.1. Область применения табличного процессора Excel
Программа MS Excel, являясь лидером на рынке программ обработки электронных таблиц, определяет тенденции развития в этой области. К значительным достижениям программы Excel можно отнести появление трехмерных документов (блокнотов). Дополнительные возможности программы облегчают решение сложных прикладных задач. В программу Excel встроена удобная подсистема помощи, которая в любой момент готова выдать необходимую справку. Описанные до сих пор новшества касаются в основном комфорта в работе и быстрого освоения программы. Одним из важнейших функциональных расширений программы, предназначенным для профессионалов, является встроенная в Excel среда программирования Visual Basic (VBA) для решения прикладных задач. Благодаря VBA фирме Microsoft удалось не только расширить возможности языка макрокоманд Excel, но и ввести новый уровень прикладного программирования, поскольку VBA позволяет создавать полноценные прикладные пакеты, которые по своим функциям выходят далеко за рамки обработки электронных таблиц.
Программа MS Excel позволяет решать сложные задачи, связанные с финансовой и бухгалтерской работой предприятий: проводить широкий круг сложных вычислений в электронных таблицах, легко и быстро анализировать большой объем данных; а также приобретать навыки записи и редактирования макросов, с целью применения их для часто повторяющихся операций и автоматизации работы. Программа Microsoft Excel используется при составлении бизнес-анализа.
1.2. Структура документа Excel
Документом MS Excel является рабочая книга. Рабочих книг создать можно столько, сколько позволит наличие свободной памяти на соответствующем устройстве памяти. Однако активной рабочей книгой может быть только текущая (открытая) книга.
Рабочая книга представляет собой набор рабочих листов, каждый из которых имеет табличную структуру. В окне документа отображается только текущий (активный) рабочий лист, с которым и ведётся работа. Каждый рабочий лист имеет название, которое отображается на ярлычке листа в нижней части окна. С помощью ярлычков можно переключаться к другим рабочим листам, входящим в ту же рабочую книгу. Чтобы переименовать рабочий лист, надо дважды щёлкнуть мышкой на его ярлычке.
Рабочий лист состоит из строк и столбцов. Столбцы озаглавлены прописными латинскими буквами и, далее, двухбуквенными комбинациями. Всего рабочий лист содержит 256 столбцов, пронумерованных буквами латинского алфавита. Строки последовательно нумеруются цифрами, от 1 до 65536.
На пересечении столбцов и строк образуются ячейки таблицы. Они являются минимальными элементами для хранения данных. Каждая ячейка имеет свой адрес. Адрес ячейки состоит из имени столбца и номера строки, на пересечении которых расположена ячейка, например, A1, B5. Адреса ячеек используются при записи формул, определяющих взаимосвязь между значениями, расположенными в разных ячейках. В текущий момент времени активной может быть только одна ячейка, которая активизируется щелчком мышки по ней и выделяется рамкой. Эта рамка в программе Excel играет роль курсора. Операции ввода и редактирования данных всегда производятся только в активной ячейке.
На данные, расположенные в соседних ячейках, можно ссылаться в формулах, как на единое целое. Такую группу ячеек называют диапазоном. Наиболее часто используются прямоугольные диапазоны, образующиеся на пересечении группы последовательно идущих строк и группы последовательно идущих столбцов. Диапазон ячеек обозначают, указывая через двоеточие, номера ячеек, расположенных в противоположных углах прямоугольника, например, B5:F15. Выделение диапазона ячеек можно сделать протягиванием указателя мышки от одной угловой ячейки до противоположной по диагонали. Рамка текущей (активной) ячейки при этом расширяется, охватывая весь выбранный диапазон.
Отдельная ячейка может содержать данные, относящиеся к одному из следующих типов: число, дата, текст или формула, а также оставаться пустой.
Ввод данных осуществляется непосредственно в текущую ячейку или в строку формул, располагающуюся в верхней части окна программы непосредственно под панелями инструментов.
1.3. Возможности программы Excel
«Простые задачи должны решаться просто». Этому постулату как нельзя лучше отвечают вычислительные возможности программы MS Excel, которые без оговорки можно назвать безграничными. Программа MS Excel (электронные таблицы) предназначена для работы с таблицами данных, преимущественно числовых. Особенность электронных таблиц заключается в возможности применения формул для описания связи между значениями различных ячеек. Расчёт по заданным формулам выполняется автоматически. Изменение содержимого какой-либо ячейки приводит к пересчёту значений всех ячеек, которые с ней связаны формульными отношениями и, тем самым, к обновлению всей таблицы в соответствии с изменившимися данными.
Применение электронных таблиц упрощает работу с данными и позволяет получать результаты без проведения расчётов вручную или специального программирования. Электронные таблицы можно использовать эффективно для:
проведения однотипных расчётов над большими наборами данных;
решения задач путём подбора значений параметров;
табулирования формул (функций);
обработки результатов экспериментов;
проведение поиска оптимальных значений параметров;
подготовки табличных документов;
построения диаграмм и графиков по имеющимся данным.
Возможности табличного процессора MS Excel позволяют создавать электронные пособия (учебники), состоящие из многих станиц (листов), переходы в которых можно создавать с помощью гиперссылок и кнопок.
Рассмотрев возможности и структуру табличного процессора MS Excel, нами было решено рассмотреть задачи на создание таблиц с использованием элементов управления, а также решить систему уравнения средствами Excel .
ГЛАВА II . ИССЛЕДОВАНИЕ ВОЗМОЖНОСТЕЙ MS EXCEL
2.1. Создание таблиц с использованием элементов управления
Элементы управления в Excel включают в себя флажки опций, раскрывающиеся списки, счетчики и многое другое, что можно добавлять к спискам данных, диаграмм и другим объектам рабочего листа для облегчения работы с данными.
Элемент управления привязывается к ячейке, и затем создается формула, использующая адрес связи для поиска информации или проведения вычислений.
Для вставки элементов управления на лист необходимо отобразить вкладку Разработчик .
В MS Excel 2007 это можно сделать через меню Кнопка офис/ Параметры Excel / Основные/ Показывать вкладку Разработчик на ленте.
Для добавления какого либо элемента управления на вкладке Разработчик в группе Элементы управления используется кнопка Вставить .
Выделяют следующие элементы управления:
Надпись
Переключатель
Текстовое поле
. Список
Рамка
Поле со списком
Кнопка
Поле с раскрывающимся списком
Флажок
Полоса прокрутки
Свойства элемента управления
Текст программы
Счетчик
Сетка
Отобразить окно
ЗАДАНИЕ 1. Используя данные Приложения 1, создать таблицу транспортных перевозок из Екатеринбурга в города Свердловской области с учетом тарифа перевозок и оформить ее с помощью элементов управления; выполнить соответствующие вычисления, используя формулы и вычисления. Предполагаемый результат: При выборе города назначения автоматически определяется расстояние, а при выборе веса груза должна рассчитываться стоимость перевозки с учетом указанного тарифа.
Для начала, оформим таблицы с данными по перевозкам в табличном процессоре MS Excel . Примерно это будет выглядеть, как показано на рисунке 1.
Далее мы будем работать с ячейками, выделенные жёлтым и красным цветом.
В жёлтую ячейку Город назначения мы поместим список городов, из приведенной ниже таблицы, используя элемент управления Поле со списком (Разработчик – Вставить – Поле со списком) .
Перенесём элемент управления на лист электронной таблицы и придадим ему нужный размер (рис.2).
Затем из вызванного контекстного меню элемента управления выбираем команду Формат объекта. Появится окно Формат элемента управления (рис.3).
Выбираем вкладку Элемент управления . В поле Формировать список по диапазону задаем диапазон данных, которые должны входить в список (Город назначения).
В поле Связь с ячейкой вводим ячейку, на которую будет ссылаться формула (А1). Указываем Количество строк списка , выводящихся на экран. Установим флажок Объемное затенение (по желанию). Нажимаем ОК.
Теперь, чтобы автоматически отобразить расстояние, воспользуемся функцией ИНДЕКС. В ячейку В7 ( Расстояние, км ) введем формулу: =ИНДЕКС(В10:В50;А1), в которой указывается столбец ссылка на ячейку, содержащая номер строки.
Аналогично, добавляем элементы управления в ячейку С7 ( Вес груза) , привязывая ее к ячейке связи В1, а в ячейку D 7 введём формулу =ИНДЕКС( F 10: F 16;В1).
В ячейку F 7 введём формулу для вычисления стоимости перевозки: =В7* D 7.
Конечный вариант таблицы изображён на рисунке 4.
Вывод : Элементы управления формы (Поле со списком, Флажок, Счетчик и др.) помогают менять данные на листе в определенном диапазоне, включать и выключать опции, делать выбор и пр. В принципе, без них можно обойтись, но они делают управление данными на листе более наглядным и уменьшают вероятность ввода некорректных данных.
Мы разобрали простой пример с использованием элементов управления, не усложнённый логическими функциями. Используя совместно логические функции и элементы управления, можно создавать тесты с выбором ответа, кроссворды, электронный журнал, создавать сложные расчётные таблицы по экономике, логистике и пр. Примеры таких таблиц приведены в Приложении 2.
2.2. Решение систем уравнений средствами электронных таблиц
При помощи табличного процессора можно решать уравнения и системы уравнений. Корнями уравнения являются значения точек пересечения графика функции с осью абсцисс. Решением системы уравнений являются точки пересечения графиков функций. Такой метод нахождения корней называется графическим .
Для графического решения подойдут средства построения диаграмм.
Рассмотрим конкретный пример.
ЗАДАНИЕ 2 . Решить систему уравнений
Преобразуем данную систему:
Для оценки решений воспользуемся диаграммой, на которой отобразим графики обеих функций. Для этого, на рабочем листе (Лист1) MS Excel создадим таблицу со следующими значениями (рис.5):
1 строка – строка заголовков;
столбец А: заполняем ячейки А2:А22 числами от -10 до 10 с шагом 1;
при заполнении столбца В в ячейку В2 заносим формулу =А2-1 , которую затем копируем до ячейки В22;
при заполнении столбца С в ячейку С2 заносим формулу =А2*А2-3, копируем ее до ячейки С22.
Рис.5. Таблица с данными для приблизительного поиска решений
С помощью мастера диаграмм выберем тип диаграммы График и построим диаграмму первоначальной оценки решений (рис. 6).
На рисунке 6 мы видим координаты точек пересечения графиков – решения системы. Однако, пока мы получили только приближенные значения решений и точно не можем определить координаты этих точек.
Рис.6. Диаграмма первоначальной оценки решения
Поэтому, для уточнения значения решений (Лист 2) построим графики в интервалах от -3 до -1, где находится первое решение, и от 0 до 2, где находится второе решение с шагом 0,1 (рис. 7).
Рис.7. Таблицы с данными для уточнения решений
Составляем новую таблицу для - 2 ≤ x ≤ 0 (рис.7). Строим точечную диаграмму для получения первого решения (рис.8).
Рис.8. Поиск первого решения
Составляем новую таблицу для 1 ≤ x ≤ 3 (рис.7) . Строим точечную диаграмму для получения второго решения (рис.9).
Рис.9. Поиск второго решения
Решением нашей системы будут координаты точек пересечения графиков:(–1;–2) и (2;1).
Вывод: Нам удалось решить систему уравнений графическим способом средствами MS Excel . Учителя математики могут использовать табличный процессор на уроках при объяснении тем, связанных с построением графиков функций.
В повседневной жизни человек постоянно использует таблицы: дневник в школе, расписание электричек, расписание занятий и т.д. Персональный компьютер расширяет возможности использования таблиц за счёт того, что позволяет не только представлять данные в электронном виде, но и обрабатывать их.
Электронные таблицы используются во всех сферах человеческой деятельности, но особо широко используются для проведения экономических и бухгалтерских расчётов.
Главное достоинство электронной таблицы – это возможность мгновенного пересчета всех данных, связанных формульными зависимостями при изменении значения любого операнда.
Основное назначение табличного процессора – автоматизация расчётов в табличной форме.
Например, в табличном процессоре можно вести журнал успеваемости, в случае отсутствия Интернета. Учителя смогут заносить в него оценки учащихся, а встроенные формулы позволят высчитывать средний балл для каждого ученика, общую успеваемость класса по предмету и др. Каждый раз, когда учитель вносит новую оценку, табличный процессор будет автоматически пересчитывать все результаты.
Когда в повседневной жизни встречаются ситуации, связанные с обработкой информации в объёмах, неподъёмных ручками, но не требующих применения дорогих и тяжелых программных продуктов, типа 1С, САПР и тому подобное, в этом поможет Excel .
Ефимова О.В., Морозов В.В., Угринович Н.Д. Курс компьютерной технологии с основами информатики. –М.: АБФ, ACT, 1999. –482 с.
Каратыгин С. и др. Базы данных: Простейшие средства обработки информации. Электронные таблицы. Системы управления базами данных. Т.1 /Каратыгин С., Тихонов А., Долголаптев В. –М.: ABF, 1995. –533 с.
Практикум по экономической информатике: Учебное пособие. Часть 1. /Под ред. Шуремова Е.Л., Тимаковой Н.А., Мамонтовой Е.А. – М.: Изд-во «Перспектива», 2000. – 300 c.
Попов А.А. Excel: практическое руководство. - М.: ДЕСС КОМ, 2001. – 301 с.
Microsoft Excel. Версия 2002. Шаг за шагом: Практ. пособие/ Пер. с англ. – М.: Издательство ЭКОМ, 2003. – 368 с.
Стоцкий Ю., Васильев А., Телина И. Office 2007. Самоучитель. – Спб.: Питер, 2007. – 524 с.
Зачем современному бизнесу, в распоряжении которого десятки вариантов «умных» систем автоматизации, обучать свой персонал использованию Microsoft Excel? Казалось бы, сама программа едва ли не ровесник компьютера, и давно обрела статус некоего улучшенного калькулятора. На смену ей пришли многие другие узкоспециализированные программы.
И здесь сразу пять «НО» в пользу старого-доброго Excel:
На деле грамотное использование программы даёт не только быстрый подсчёт важных цифр. Это система автоматизации процессов, органайзер, способ перехода на электронный документооборот, ПО для профессионального анализа в одном «лице».
Как предприятие может использовать знания, которые даёт программа обучения MS Excel? Зависит от содержания этой программы и задач этого предприятия. Предлагаем рассмотреть самые востребованные способы «приложения» знаний MS Excel в корпоративном секторе.
Хранение данных в Microsoft Excel
Самый очевидный вариант использования возможностей Excel – обеспечение работы с данными. Точнее, возможность безопасно хранить большие массивы информации без привлечения дорогого оборудования.
Электронные таблицы позволяют не только собирать вручную информацию, но и настроить базы данных.
Программа может хранить огромные массивы информации, быстро загружать файлы с ними, подгружать данные из сторонних источников, проводить аналитические расчёты без зависаний, распределять базы между сотрудниками и многое другое. Это и накопитель данных, и система их обработки одновременно.
Наглядность и визуализация данных
Кстати, об обработке. До анализа мы ещё дойдём, но вначале стоит вспомнить о главном преимуществе MS Excel – его встроенных возможностях облекать данные в нужные формы. Таблицы – первичные (сбор информации) и сводные – в этой программе формировать проще и удобнее, чем где бы то ни было. Это наглядная подача информации.
Кроме наглядности, MS Excel даёт ещё и визуализацию – представление данных в графических формах: графиках; диаграммах – простых, комбинированных, саморасширяющихся; гистограммах.
Очень удобно именно для бизнеса, что Excel связан с другим модулем из пакета Microsoft Office – PowerPoint. В него для презентации на итоговом корпоративном собрании или представления начальству можно переносить готовые таблицы, графические данные. Причём взаимная интеграция программ оставляет возможность сохранить связи между источником и готовой презентацией, когда при изменении данных в таблицах Excel они автоматически актуализируются и в PowerPoint.
Потенциал Excel в сфере менеджмента
Все 4 функции классического менеджмента можно реализовать, используя инструменты Excel:
- Планирование – через составление простых и сводных таблиц с автоматическим подтягиванием данных по итогам прошлых периодов работы. Все расчеты при этом берёт на себя программа – менеджер получает целостную картинку, на базе которой быстро принимает адаптационные решения. В условиях, когда кризис и условная стабильность в экономике сменяют друг друга слишком быстро, это очень важная опция.
- Организация работы тоже может быть реализована на всех уровнях фирмы. График и табель работника, распределение средств, распределение полномочий через раздачу доступов – всё это возможно в электронных таблицах, доступных любому бизнесу. Нужен только компьютер и менеджер, который прослушал продвинутый курс Excel от учебного центра «Альянс».
- Мотивация – ещё одна функция, которую помогает реализовать программа. Через бухгалтерские таблицы, визуализацию данных о зарплатах с привязкой к результатам работы сотрудников. Excel эффективен даже в очень разветвленных сетях филиалов или отделений компании.
- Контроль. С помощью программы можно автоматизировать всю рутину, связанную с контрольными функциями – сбор и формирование отчётов, фотографии дня, проверку реализации плана, отклонения факта от плана, даже присутствие сотрудников на работе.
В списке наиболее полезных менеджеру опций Excel – выборка и проверка данных. Первая реализована через фильтры (в том числе расширенные) в таблицах, а также через сами сводные таблицы.
Проверку данных можно установить на ячейки. И снизить вероятность ошибки в расчётах, не прилагая никаких усилий (не говоря о финансовых вложениях), просто уменьшив вероятность неправильного ввода информации.
Аналитические возможности MS Excel
Наконец, обучать сотрудников навыкам работы в Excel стоит хотя бы затем, чтобы оптимизировать систему анализа результатов работы предприятия. Потому что программа открывает по-настоящему безграничные возможности в этом плане:
- она умеет сводить расчёты отдельных таблиц в сводный отчёт (автоматически);
- консолидирует цифры без участия бухгалтера (минус человеческий фактор);
- подводит итоги за секунды;
- применяет логические функции (не нужно для стандартных расчётов каждый раз вводить вручную формулы).
В итоге анализ ускоряется в разы. Можно принимать быстрые управленческие решения, основываясь на достоверных данных (потому что расчёты и перенос информации осуществляет программа, у которой не бывает «посмотрела не туда»).
А на базе эффективного анализа в Excel можно строить прогнозы. Опять же автоматически. То есть за секунды. Когда реакция на изменения рынка нужна очень быстро, это буквально спасает. В остальных случаях (если торопиться особо некуда) это все равно важно, потому что даёт объективное конкурентное преимущество.
Для построения прогнозов есть целый блок функций, которые современные пользователи практически не применяют (просто потому что не умеют):
- тенденция;
- рост;
- скользящее среднее;
- линия тренда;
- предсказ.
Можно строить прогнозы на определённый период (анализировать перспективы инвестиционного проекта, например), учитывать сезонный фактор, добавлять в расчёт данные разных периодов.
Возможности дешёвой автоматизации
Здесь есть инструменты для реализации всех перечисленных задач. Программируемые на VBA макросы Excel позволяют использовать его как связующее звено между разными отделами предприятия.
VBA и макросы применяются как способ обработки по-настоящему больших объемов информации в считанные минуты. Исключив ошибки и сняв с персонала до 80% рутинной работы.
Использование в области защиты информации
Наконец, защита корпоративных данных – одна из приоритетных задач современного бизнеса. В Excel эта возможность тоже реализована. Приложение позволяет запаролить папки и даже отдельные ячейки таблиц. Или предоставить доступ к заполнению ячеек конкретным сотрудникам, согласно лимитам их полномочий.
Электронные таблицы Microsoft Excel созданы для обеспечения удобства работы пользователя с таблицами данных, которые преимущественно содержат числовые значения.
С помощью электронных таблиц можно получать точные результаты без выполнения ручных расчётов, к тому же встроенные функции позволяют быстрее решать достаточно сложные задачи.
В прямоугольных таблицах часто хранят упорядоченные данные и используют для наглядного представления как чисел, так и текстовой информации в различных отраслях профессиональной деятельности человека. В таблицах могут хранится как исходные (первичные) данные, так и результаты выполнения разного рода операций над ними. До появления компьютеров использовали таблицы, которые имели вид разграфленных листов или картотеки.
С помощью компьютеров стало гораздо проще представлять и обрабатывать данные. Программы для обработки данных получили название табличных процессоров или электронных таблиц из-за своей схожести с обычной таблицей, начерченной на бумаге.
Сегодня известно огромное число программ, которые обеспечивают хранение и обработку табличных данных, среди которых Lotus 1-2-3, Quattro Pro, Calc и др. наиболее широко используемым табличным процессором для персональных компьютеров является Microsoft Excel.
MS Excel применяют для решения планово-экономических, финансовых, технико-экономических и инженерных задач, для выполнения операций бухгалтерского и банковского учета, при статистической обработке информации, анализе данных и прогнозировании проектов, для заполнения налоговых деклараций и т.п.
Также инструментарий электронных таблиц Excel позволяет обрабатывать статистическую информацию и представлять данные в виде графиков и диаграмм, которые также можно использовать в повседневной жизни для личного учета и анализа расходования собственных денежных средств.
Таким образом, основным назначением электронных таблиц является:
Готовые работы на аналогичную тему
Получить выполненную работу или консультацию специалиста по вашему учебному проекту Узнать стоимость- ввод и редактирование данных;
- форматирование таблиц;
- автоматизация вычислений;
- представление результатов в виде диаграмм и графиков;
- моделирование процессов влияния одних параметров на другие и т.д.
Электронные таблицы можно легко интегрировать в документ, созданный, например, в текстовом процессоре Word или другом приложении, которое входит в пакет Microsoft Office. Тесная интеграция приложений, которые входят в пакет, повышает эффективность работы пользователя, дает возможность создания профессионально оформленных документов и использования возможностей локальной и глобальной информационных сетей (World Wide Web) для коллективной работы и публикации данных.
Основной особенностью MS Excel является возможность применять формулы для создания связей между значениями разных ячеек, причем расчет по формулам происходит автоматически. При изменении значения любой ячейки, которая используется в формуле, автоматически происходит перерасчет ячейки с формулой.
К основным возможностям электронных таблиц относят:
- автоматизацию всех итоговых вычислений;
- выполнение однотипных расчетов над большими наборами данных;
- возможность решения задач при помощи подбора значений с разными параметрами;
- возможность обработки результатов эксперимента;
- возможность табулирования функций и формул;
- подготовка табличных документов;
- выполнение поиска оптимальных значений для выбранных параметров;
- возможность построения графиков и диаграмм по введенным данным.
Расширенные возможности MS Excel 2013
При запуске табличного процессора пользователь видит перед собой полноценный веб-ресурс, а не обычную программу. На стартовой странице размещены различные шаблоны, которые можно подгружать из Интернет. Данную версию программы также удобно использовать на смартфонах и планшетах.
Рассмотрим более подробно внесенные изменения:
- Сохранение на облачном сервере данных выполняется с помощью записи в Live ID. Сохранение документов на облачном сервисе дает возможность с помощью любого оборудования, которое имеет доступ в Интернет, получить все необходимые файлы. После сохранения документа в облачном сервисе пользователь может пригласить других пользователей для его редактирования или просмотра. Параллельно пользователь может создать специальную веб-ссылку, которая будет направлять других пользователей на документ с данными, и устанавливать набор действий, разрешенных для выполнения. Причем большим преимуществом использования облачного сервиса является то, что при этом не учитывается версия Excel, установленная на компьютере пользователя.
- При такой непосредственной связи некоторых документов с сетью Интернет особо важным является вопрос защиты информации, который разработчики полностью решили. К тому же, в Excel 2013 функция Check Out отвечает за создание новых версий документа при его редактировании.
- Возможность установления прав и ограничений для других пользователей, которые имеют доступ к определённому файлу. К примеру, можно запретить показывать страницу или редактировать ее.
- Возможность поиска картинок в сети Интернет прямо из программы и непосредственная вставка их сразу в таблицу. Поиск осуществляется по бесплатным коллекциям картинок, по Flickr и SkyDrive.
- Более широкий список источников данных, что позволяет увеличить эффективность при работе с базами данных; возможность импорта данных.
Области применения электронных таблиц
Электронный табличный процессор Excel широко применяется для составления разнообразных бланков, ведения учета заказов, обработки ведомостей, планирования производства, учета кадров и оборота производства. Также программа Excel содержит мощные математические и инженерные функции, которые позволяют решить множество задач в области естественных и технических наук.
Электронные таблицы широко используют для автоматизации вычислений. В табличной форме удобно выполнять целый ряд задач, например, бухгалтерского учёта, математических задач и т.д. Возможность использования математических формул в электронных таблицах дает возможность представления взаимосвязи между разными параметрами. С помощью электронных таблиц стало возможным решение многих вычислительных задач, которые раньше решались исключительно с помощью программирования.
Таким образом, к областям применения электронных таблиц относятся:
- бухгалтерский и банковский учет;
- планирование и распределение ресурсов;
- проектно-сметные работы;
- инженерно-технические расчеты;
- бработка больших массивов информации;
- исследование динамических процессов;
- сфера бизнеса и предпринимательства.
Одним из важных функциональных расширений табличного процессора MS Excel стала встроенная среда программирования Visual Basic for Applications (VBA), которая предназначена для решения прикладных задач в MS Office. Благодаря VBA фирме Microsoft удалось не только расширить возможности языка макрокоманд Excel, но и ввести новый уровень прикладного программирования, поскольку VBA позволяет создавать полноценные прикладные пакеты, которые по своим функциям выходят далеко за рамки обработки электронных таблиц.
Читайте также: