Number stored as text excel как исправить
В ячейках листа Excel могут храниться данные нескольких типов: текст, числа или формулы. И так как для Excel это разные типы данных, то и работает он с ними по-разному (например, к тексту нельзя применять математические операции, а числа не получится использовать во многих текстовых функциях).
Проблемы начинаются тогда, когда на листе появляются числа, которые программа воспринимает как текст. Наиболее часто такая ошибка возникает при выгрузке данных из других приложений, учетных систем и программ (например, из 1С или какой-то ERP-системы). Последствия такой ошибки достаточно существенны. Число, выгруженное как текст, не участвует в расчетах, неправильно обрабатывается сводными таблицами, даёт ошибки в формулах, неверно сортируется и фильтруется.
Сумма в ячейках А1:А5 равна 40, а должна быть 50 (число в А4 введено как текст) Сумма в ячейках А1:А5 равна 40, а должна быть 50 (число в А4 введено как текст)Одна такая ошибка среди большого массива чисел, хотя и будет почти незаметна визуально (особенно для неопытного пользователя), исказит все результаты расчетов. Как же найти число, сохраненное как текст?
Признаки того, что число сохранено как текст
- Значение в ячейке выравнено по левому краю (по умолчанию, текст выравнивается по левому краю, а числа - по правому);
- В левом верхнем углу ячейки горит индикатор ошибки (маленький зеленый уголок). При выделении такой ячейки в правом верхнем углу появляется пиктограмма с восклицательным знаком. При наведении на него или при нажатии - появляется указание, что число сохранено как текст.
- Число не учитывается математическими формулами (например, не попадает в общую сумму, как на рисунке выше).
Существует достаточно много других способов исправления ошибки.
1. Использование формулы с математическим действием
Если применить к проблемному числу математическое действие, то оно превратится в настоящее число, воспринимаемое программой. Разумеется, математическая операция не должна изменять значение числа (такими операциями являются: умножение и деление на единицу, прибавление и вычитание нуля, возведение в первую степень, двойное отрицание).
Минус такого подхода - исправленное число появится в ячейке, в которую введена формула (его скорее всего потребуется заменить на значение). Исходный диапазон не изменится (по крайней мере, пока Вы не замените его на полученные верные значения).
2. Использование формулы с функцией ЗНАЧЕН()
Встроенная функция ЗНАЧЕН() предназначена как раз для решения описанной проблемы. Она преобразует число как текст в нормальное число. Аргумент у нее один - ячейка с проблемными данными (например =ЗНАЧЕН(А1) исправит число в ячейке А1).
Минус - тот же, что и в способе выше. С другой стороны, если Вы постоянно подгружаете проблемные данные в одни и те же ячейки, которые потом используете в формулах, то можно один раз прописать в формулу функцию ЗНАЧЕН() и больше не вспоминать про то, верно ли выгружены числа в исходный диапазон.
3. Использование специальной вставки с применением математической операции
Вероятно, самый полезный способ. По своей сути аналогичен первому, но позволяет исправлять данные прямо в исходных ячейках.
Выделите любую ПУСТУЮ ячейку, скопируйте ее, затем выделите ячейки с проблемными данными и нажмите сочетание клавиш Ctrl+Alt+V. В открывшемся окне специальной вставке выберите "значения" и операцию "сложить" или "вычесть". В результате прямо в исходных ячейках будет произведено прибавление к данным нуля (или вычитание, в зависимости от выбранной операции), и проблемные числа будут преобразованы в обычные.
4. Использование индикатора-ошибки
Если ячейки с проблемными данными помечены соответствующим индикатором ошибки, то задача по их исправлению сводится к двум кликам. Выделяем ячейку или проблемный диапазон, кликаем на появившейся иконке восклицательного знака на желтом фоне и выбираем "Преобразовать в число".
Быстро и удобно. К сожалению, очень часто Excel не помечает проблемные числа индикатором. Если это Ваш случай - пользуйтесь одним из способов выше.
Каждый из описанных способов хорош в определенной ситуации. Выбирайте подходящий, исходя из своих задач.
Всё вышеописанное справедливо и по отношению к датам и времени (так как они в Excel на самом деле являются числами).
Видеоверсию данной статьи смотрите на нашем канале на YouTube
Чтобы не пропустить новые уроки и постоянно повышать свое мастерство владения Excel - подписывайтесь на наш канал в Telegram Excel Everyday
Куча интересного по другим офисным приложениям от Microsoft (Word, Outlook, Power Point, Visio и т.д.) - на нашем канале в Telegram Office Killer
Вопросы по Excel можно задать нашему боту обратной связи в Telegram @ExEvFeedbackBot
Вопросы по другому ПО (кроме Excel) задавайте второму боту - @KillOfBot
Numbers that are stored as text can cause unexpected results. Select the cells, and then click to choose a convert option. Or, do the following if that button isn't available.
1. Select a column
Select a column with this problem. If you don't want to convert the whole column, you can select one or more cells instead. Just be sure the cells you select are in the same column, otherwise this process won't work. (See "Other ways to convert" below if you have this problem in more than one column.)
2. Click this button
The Text to Columns button is typically used for splitting a column, but it can also be used to convert a single column of text to numbers. On the Data tab, click Text to Columns.
3. Click Apply
The rest of the Text to Columns wizard steps are best for splitting a column. Since you're just converting text in a column, you can click Apply right away, and Excel will convert the cells.
4. Set the format
Press CTRL + 1 (or + 1 on the Mac). Then select any format.
Note: If you still see formulas that are not showing as numeric results, then you may have Show Formulas turned on. Go to the Formulas tab and make sure Show Formulas is turned off.
Other ways to convert:
You can use the VALUE function to return just the numeric value of the text.
1. Insert a new column
Insert a new column next to the cells with text. In this example, column E contains the text stored as numbers. Column F is the new column.
2. Use the VALUE function
In one of the cells of the new column, type =VALUE() and inside the parentheses, type a cell reference that contains text stored as numbers. In this example it's cell E23.
3. Rest your cursor here
Now you'll fill the cell's formula down, into the other cells. If you've never done this before, here's how to do it: Rest your cursor on the lower-right corner of the cell until it changes to a plus sign.
4. Click and drag down
Click and drag down to fill the formula to the other cells. After that's done, you can use this new column, or you can copy and paste these new values to the original column. Here's how to do that: Select the cells with the new formula. Press CTRL + C. Click the first cell of the original column. Then on the Home tab, click the arrow below Paste, and then click Paste Special > Values.
If the steps above didn't work, you can use this method, which can be used if you're trying to convert more than one column of text.
Select a blank cell that doesn't have this problem, type the number 1 into it, and then press Enter.
Press CTRL + C to copy the cell.
Select the cells that have numbers stored as text.
On the Home tab, click Paste > Paste Special.
Click Multiply, and then click OK. Excel multiplies each cell by 1, and in doing so, converts the text to numbers.
Press CTRL + 1 (or + 1 on the Mac). Then select any format.
In some cases, numbers in a worksheet are actually formatted and stored in cells as text, which can cause problems with calculations or produce confusing sort orders. This issue sometimes occurs after you import or copy data from a database or other external data source.
Numbers that are formatted as text are left-aligned instead of right-aligned in the cell, and are often marked with an error indicator.
What do you want to do?
Technique 1: Convert text-formatted numbers by using Error Checking
If you import data into Excel from another source, or if you type numbers into cells that were previously formatted as text, you may see a small green triangle in the upper-left corner of the cell. This error indicator tells you that the number is stored as text, as shown in this example.
If this isn't what you want, you can follow these steps to convert the number that is stored as text back to a regular number.
On the worksheet, select any single cell or range of cells that has an error indicator in the upper-left corner.
How to select cells, ranges, rows, or columns
Click the cell, or press the arrow keys to move to the cell.
A range of cells
Click the first cell in the range, and then drag to the last cell, or hold down Shift while you press the arrow keys to extend the selection.
You can also select the first cell in the range, and then press F8 to extend the selection by using the arrow keys. To stop extending the selection, press F8 again.
A large range of cells
Click the first cell in the range, and then hold down Shift while you click the last cell in the range. You can scroll to make the last cell visible.
All cells on a worksheet
Click the Select All button.
To select the entire worksheet, you can also press Ctrl+A.
If the worksheet contains data, Ctrl+A selects the current region. Pressing Ctrl+A a second time selects the entire worksheet.
Nonadjacent cells or cell ranges
Select the first cell or range of cells, and then hold down Ctrl while you select the other cells or ranges.
You can also select the first cell or range of cells, and then press Shift+F8 to add another nonadjacent cell or range to the selection. To stop adding cells or ranges to the selection, press Shift+F8 again.
You cannot cancel the selection of a cell or range of cells in a nonadjacent selection without canceling the entire selection.
An entire row or column
Click the row or column heading.
2. Column heading
You can also select cells in a row or column by selecting the first cell and then pressing Ctrl+Shift+Arrow key (Right Arrow or Left Arrow for rows, Up Arrow or Down Arrow for columns).
If the row or column contains data, Ctrl+Shift+Arrow key selects the row or column to the last used cell. Pressing Ctrl+Shift+Arrow key a second time selects the entire row or column.
Adjacent rows or columns
Drag across the row or column headings. Or select the first row or column; then hold down Shift while you select the last row or column.
Nonadjacent rows or columns
Click the column or row heading of the first row or column in your selection; then hold down Ctrl while you click the column or row headings of other rows or columns that you want to add to the selection.
The first or last cell in a row or column
Select a cell in the row or column, and then press Ctrl+Arrow key (Right Arrow or Left Arrow for rows, Up Arrow or Down Arrow for columns).
The first or last cell on a worksheet or in a Microsoft Office Excel table
Press Ctrl+Home to select the first cell on the worksheet or in an Excel list.
Press Ctrl+End to select the last cell on the worksheet or in an Excel list that contains data or formatting.
Cells to the last used cell on the worksheet (lower-right corner)
Select the first cell, and then press Ctrl+Shift+End to extend the selection of cells to the last used cell on the worksheet (lower-right corner).
Cells to the beginning of the worksheet
Select the first cell, and then press Ctrl+Shift+Home to extend the selection of cells to the beginning of the worksheet.
More or fewer cells than the active selection
Hold down Shift while you click the last cell that you want to include in the new selection. The rectangular range between the active cell and the cell that you click becomes the new selection.
To cancel a selection of cells, click any cell on the worksheet.
Next to the selected cell or range of cells, click the error button that appears.
On the menu, click Convert to Number. (If you want to simply get rid of the error indicator without converting the number, click Ignore Error.)
This action converts the numbers that are stored as text back to numbers.
Once you have converted the numbers formatted as text into regular numbers, you can change the way the numbers appear in the cells by applying or customizing a number format. For more information, see Available number formats.
Technique 2: Convert text-formatted numbers by using Paste Special
In this technique, you multiply each selected cell by 1 in order to force the conversion from a text-formatted number to a regular number. Because you're multiplying the contents of the cell by 1, the result in the cell looks identical. However, Excel actually replaces the text-based contents of the cell with a numerical equivalent.
Select a blank cell and verify that its number format is General.
How to verify the number format
On the Home tab, in the Number group, click the arrow next to the Number Format box, and then click General.
In the cell, type 1, and then press ENTER.
Select the cell, and then press Ctrl+C to copy the value to the Clipboard.
Select the cells or ranges of cells that contain the numbers stored as text that you want to convert.
How to select cells, ranges, rows, or columns
Click the cell, or press the arrow keys to move to the cell.
A range of cells
Click the first cell in the range, and then drag to the last cell, or hold down Shift while you press the arrow keys to extend the selection.
You can also select the first cell in the range, and then press F8 to extend the selection by using the arrow keys. To stop extending the selection, press F8 again.
A large range of cells
Click the first cell in the range, and then hold down Shift while you click the last cell in the range. You can scroll to make the last cell visible.
All cells on a worksheet
Click the Select All button.
To select the entire worksheet, you can also press Ctrl+A.
If the worksheet contains data, Ctrl+A selects the current region. Pressing Ctrl+A a second time selects the entire worksheet.
Nonadjacent cells or cell ranges
Select the first cell or range of cells, and then hold down Ctrl while you select the other cells or ranges.
You can also select the first cell or range of cells, and then press Shift+F8 to add another nonadjacent cell or range to the selection. To stop adding cells or ranges to the selection, press Shift+F8 again.
You cannot cancel the selection of a cell or range of cells in a nonadjacent selection without canceling the entire selection.
An entire row or column
Click the row or column heading.
2. Column heading
You can also select cells in a row or column by selecting the first cell and then pressing Ctrl+Shift+Arrow key (Right Arrow or Left Arrow for rows, Up Arrow or Down Arrow for columns).
If the row or column contains data, Ctrl+Shift+Arrow key selects the row or column to the last used cell. Pressing Ctrl+Shift+Arrow key a second time selects the entire row or column.
Adjacent rows or columns
Drag across the row or column headings. Or select the first row or column; then hold down Shift while you select the last row or column.
Nonadjacent rows or columns
Click the column or row heading of the first row or column in your selection; then hold down Ctrl while you click the column or row headings of other rows or columns that you want to add to the selection.
The first or last cell in a row or column
Select a cell in the row or column, and then press Ctrl+Arrow key (Right Arrow or Left Arrow for rows, Up Arrow or Down Arrow for columns).
The first or last cell on a worksheet or in a Microsoft Office Excel table
Press Ctrl+Home to select the first cell on the worksheet or in an Excel list.
Press Ctrl+End to select the last cell on the worksheet or in an Excel list that contains data or formatting.
Cells to the last used cell on the worksheet (lower-right corner)
Select the first cell, and then press Ctrl+Shift+End to extend the selection of cells to the last used cell on the worksheet (lower-right corner).
Cells to the beginning of the worksheet
Select the first cell, and then press Ctrl+Shift+Home to extend the selection of cells to the beginning of the worksheet.
More or fewer cells than the active selection
Hold down Shift while you click the last cell that you want to include in the new selection. The rectangular range between the active cell and the cell that you click becomes the new selection.
To cancel a selection of cells, click any cell on the worksheet.
On the Home tab, in the Clipboard group, click the arrow below Paste, and then click Paste Special.
Under Operation, select Multiply, and then click OK.
To delete the content of the cell that you typed in step 2 after all numbers have been converted successfully, select that cell, and then press DELETE.
Some accounting programs display negative values as text, with the negative sign (–) to the right of the value. To convert the text string to a value, you must use a formula to return all the characters of the text string except the rightmost character (the negation sign), and then multiply the result by –1.
For example, if the value in cell A2 is "156–" the following formula converts the text to the value –156.
Technique 3: Apply a number format to text-formatted numbers
In some scenarios, you don't have to convert numbers stored as text back to numbers, as described earlier in this article. Instead, you can just apply a number format to achieve the same result. For example, if you enter numbers in a workbook, and then format those numbers as text, you won't see a green error indicator appear in the upper-left corner of the cell. In this case, you can apply number formatting.
Select the cells that contain the numbers that are stored as text.
How to select cells, ranges, rows, or columns
Click the cell, or press the arrow keys to move to the cell.
A range of cells
Click the first cell in the range, and then drag to the last cell, or hold down Shift while you press the arrow keys to extend the selection.
You can also select the first cell in the range, and then press F8 to extend the selection by using the arrow keys. To stop extending the selection, press F8 again.
A large range of cells
Click the first cell in the range, and then hold down Shift while you click the last cell in the range. You can scroll to make the last cell visible.
All cells on a worksheet
Click the Select All button.
To select the entire worksheet, you can also press Ctrl+A.
If the worksheet contains data, Ctrl+A selects the current region. Pressing Ctrl+A a second time selects the entire worksheet.
Nonadjacent cells or cell ranges
Select the first cell or range of cells, and then hold down Ctrl while you select the other cells or ranges.
You can also select the first cell or range of cells, and then press Shift+F8 to add another nonadjacent cell or range to the selection. To stop adding cells or ranges to the selection, press Shift+F8 again.
You cannot cancel the selection of a cell or range of cells in a nonadjacent selection without canceling the entire selection.
An entire row or column
Click the row or column heading.
2. Column heading
You can also select cells in a row or column by selecting the first cell and then pressing Ctrl+Shift+Arrow key (Right Arrow or Left Arrow for rows, Up Arrow or Down Arrow for columns).
If the row or column contains data, Ctrl+Shift+Arrow key selects the row or column to the last used cell. Pressing Ctrl+Shift+Arrow key a second time selects the entire row or column.
Adjacent rows or columns
Drag across the row or column headings. Or select the first row or column; then hold down Shift while you select the last row or column.
Nonadjacent rows or columns
Click the column or row heading of the first row or column in your selection; then hold down Ctrl while you click the column or row headings of other rows or columns that you want to add to the selection.
The first or last cell in a row or column
Select a cell in the row or column, and then press Ctrl+Arrow key (Right Arrow or Left Arrow for rows, Up Arrow or Down Arrow for columns).
The first or last cell on a worksheet or in a Microsoft Office Excel table
Press Ctrl+Home to select the first cell on the worksheet or in an Excel list.
Press Ctrl+End to select the last cell on the worksheet or in an Excel list that contains data or formatting.
Cells to the last used cell on the worksheet (lower-right corner)
Select the first cell, and then press Ctrl+Shift+End to extend the selection of cells to the last used cell on the worksheet (lower-right corner).
Cells to the beginning of the worksheet
Select the first cell, and then press Ctrl+Shift+Home to extend the selection of cells to the beginning of the worksheet.
More or fewer cells than the active selection
Hold down Shift while you click the last cell that you want to include in the new selection. The rectangular range between the active cell and the cell that you click becomes the new selection.
To cancel a selection of cells, click any cell on the worksheet.
On the Home tab, in the Number group, click the Dialog Box Launcher next to Number.
In the Category box, click the number format that you want to use.
For this procedure to complete successfully, make sure that the numbers that are stored as text do not include extra spaces or nonprintable characters in or around the numbers. The extra spaces or characters sometimes occur when you copy or import data from a database or other external source. To remove extra spaces from multiple numbers that are stored as text, you can use the TRIM function or CLEAN function. The TRIM function removes spaces from text except for single spaces between words. The CLEAN function removes all nonprintable characters from text.
Turn off Error Checking
With error checking turned on in Excel, you see a small green triangle if you enter a number into a cell that has text formatting applied to it. If you don’t want to see these error indicators, you can turn them off.
Click the File tab.
Under Help, click Options.
In the Excel Options dialog box, click the Formulas category.
Under Error checking rules, clear the Numbers formatted as text or preceded by an apostrophe check box.
Если для каких-либо ячеек на листе был установлен текстовый формат (это мог сделать пользователь или программа при выгрузке данных в Excel), то введенные потом в эти ячейки числа Excel начинает считать текстом. Иногда такие ячейки помечаются зеленым индикатором, который вы, скорее всего, видели:
Причем иногда такой индикатор не появляется (что гораздо хуже).
В общем и целом, появление в ваших данных чисел-как-текст обычно приводит к большому количеству весьма печальных последствий:
- перестает нормально работать сортировка - "псевдочисла" выдавливаются вниз, а не располагаются по-порядку как положено:
- функции типа ВПР (VLOOKUP) не находят требуемые значения, потому как для них число и такое же число-как-текст различаются:
- при фильтрации псевдочисла отбираются ошибочно
- многие другие функции Excel также перестают нормально работать:
- и т.д.
Особенно забавно, что естественное желание просто изменить формат ячейки на числовой - не помогает. Т.е. вы, буквально, выделяете ячейки, щелкаете по ним правой кнопкой мыши, выбираете Формат ячеек (Format Cells) , меняете формат на Числовой (Number) , жмете ОК - и ничего не происходит! Совсем!
Способ 1. Зеленый уголок-индикатор
Если на ячейке с числом с текстовом формате вы видите зеленый уголок-индикатор, то считайте, что вам повезло. Можно просто выделить все ячейки с данными и нажать на всплывающий желтый значок с восклицательным знаком, а затем выбрать команду Преобразовать в число (Convert to number) :
Все числа в выделенном диапазоне будут преобразованы в полноценные.
Если зеленых уголков нет совсем, то проверьте - не выключены ли они в настройках вашего Excel (Файл - Параметры - Формулы - Числа, отформатированные как текст или с предшествующим апострофом).
Способ 2. Повторный ввод
Если ячеек немного, то можно поменять их формат на числовой, а затем повторно ввести данные, чтобы изменение формата вступило-таки в силу. Проще всего это сделать, встав на ячейку и нажав последовательно клавиши F2 (вход в режим редактирования, в ячейке начинает мигаеть курсор) и затем Enter. Также вместо F2 можно просто делать двойной щелчок левой кнопкой мыши по ячейке.
Само-собой, что если ячеек много, то такой способ, конечно, не подойдет.
Способ 3. Формула
Можно быстро преобразовать псевдочисла в нормальные, если сделать рядом с данными дополнительный столбец с элементарной формулой:
Двойной минус, в данном случае, означает, на самом деле, умножение на -1 два раза. Минус на минус даст плюс и значение в ячейке это не изменит, но сам факт выполнения математической операции переключает формат данных на нужный нам числовой.
Само-собой, вместо умножения на 1 можно использовать любую другую безобидную математическую операцию: деление на 1 или прибавление-вычитание нуля. Эффект будет тот же.
Способ 4. Специальная вставка
Этот способ использовали еще в старых версиях Excel, когда современные эффективные менеджеры под стол ходили зеленого уголка-индикатора еще не было в принципе (он появился только с 2003 года). Алгоритм такой:
- в любую пустую ячейку введите 1
- скопируйте ее
- выделите ячейки с числами в текстовом формате и поменяйте у них формат на числовой (ничего не произойдет)
- щелкните по ячейкам с псевдочислами правой кнопкой мыши и выберите команду Специальная вставка (Paste Special) или используйте сочетание клавиш Ctrl+Alt+V
- в открывшемся окне выберите вариант Значения (Values) и Умножить (Multiply)
По-сути, мы выполняем то же самое, что и в прошлом способе - умножение содержимого ячеек на единицу - но не формулами, а напрямую из буфера.
Способ 5. Текст по столбцам
Если псеводчисла, которые надо преобразовать, вдобавок еще и записаны с неправильными разделителями целой и дробной части или тысяч, то можно использовать другой подход. Выделите исходный диапазон с данными и нажмите кнопку Текст по столбцам (Text to columns) на вкладке Данные (Data) . На самом деле этот инструмент предназначен для деления слипшегося текста по столбцам, но, в данном случае, мы используем его с другой целью.
Пропустите первых два шага нажатием на кнопку Далее (Next) , а на третьем воспользуйтесь кнопкой Дополнительно (Advanced) . Откроется диалоговое окно, где можно задать имеющиеся сейчас в нашем тексте символы-разделители:
После нажатия на Готово Excel преобразует наш текст в нормальные числа.
Способ 6. Макрос
Если подобные преобразования вам приходится делать часто, то имеет смысл автоматизировать этот процесс при помощи несложного макроса. Нажмите сочетание клавиш Alt+F11 или откройте вкладку Разработчик (Developer) и нажмите кнопку Visual Basic. В появившемся окне редактора добавьте новый модуль через меню Insert - Module и скопируйте туда следующий код:
Теперь после выделения диапазона всегда можно открыть вкладку Разрабочик - Макросы (Developer - Macros) , выбрать наш макрос в списке, нажать кнопку Выполнить (Run ) - и моментально преобразовать псевдочисла в полноценные.
Также можно добавить этот макрос в личную книгу макросов, чтобы использовать позднее в любом файле.
С датами бывает та же история. Некоторые даты тоже могут распознаваться Excel'ем как текст, поэтому не будет работать группировка и сортировка. Решения - те же самые, что и для чисел, только формат вместо числового нужно заменить на дату-время.
Читайте также: