Недостатки работы в excel
Сводные таблицы в excel - неотъемлемый инструмент для анализа данных. Всего за несколько кликов он позволяет агрегировать показатели, формировать наглядные отчеты и производить необходимые расчеты.
Однако, приступая к изучению сводных таблиц, неплохо быть готовым к тому, что и у них есть свои минусы. Но забегая вперед, плюсов гораздо больше :)
Минусы сводных таблиц :
1. Не все данные подходят для сводных таблиц. Для того, чтобы использовать свои исходные данные в сводной таблице их необходимо нормализовать или привести в нужный вид (должна быть строка заголовков, не должно быть пустых строк, желательно не должно быть пустых ячеек, форматы данных в каждом из столбцов должны быть одинаковыми)
2. Обновление данных не автоматическое . В случае, если вы добавляете новые строки или столбцы в исходные данные, необходимо обязательно нажать кнопку "Обновить данные" для того, чтобы сводная таблица пересчиталась.
3. Объем занимаемого места . Когда при работе вы создаете много сводных таблиц, постепенно excel начнет притормаживать, т.к. сводные таблицы это по сути копия ваших исходных данных. По этой же причине файл excel после сохранения тяжелеет и при его отправке по почте могут быть проблемы.
4. В сводную таблицу невозможно добавить новые строки или формулы . Имеется ввиду, что в сводных таблицах можно использовать только встроенные функции. Для того, чтобы провести дополнительные расчеты по данным, полученным в сводной таблицы, необходимо скопировать ее и превратить в обычную таблицу путем вставки данных как значений.
Плюсы сводных таблиц :
1. Интерактивность . После создания сводной таблицы можно сколько угодно переупорядочивать информацию, менять ее структуру, порядок столбцов и группировку и на это будет уходить несколько минут, а то и меньше. На перестройку обычного отчета уйдет гораздо больше времени.
2. Простота форматирования . К сводной таблице легко применить необходимый стиль оформления или поменять в принципе ее визуализацию. На это понадобится несколько щелчков мыши.
3. Расчет значений . Большинство популярных формул, используемых при формировании отчетов, находятся под рукой и легко вставляются в сводную таблицу. Это суммирование итогов, расчет среднего значения, подсчет количества ячеек, произведение, поиск минимального и максимального значения.
Все эти формулы легко найти, если щелкнуть по стрелочке в блоке "Поля сводной таблицы" и перейти на "Параметры полей значений:
Откроется окно, в котором можно выбрать необходимую операцию:
4. На основе сводных таблиц можно строить сводные диаграммы . Данные диаграммы будут автоматически пересчитываться после пересчета сводных таблиц и обновляться новыми периодами, если исходные данные будут обновлены. На основе одной сводной таблицы можно строить сколько угодно сводных диаграмм и редактировать их независимо друг от друга.
5. В сводных таблицах доступна фильтрация с помощью срезов и временной шкалы . В этой статье я более подробно об этом писала.
6. Сводную таблицу можно построить на основе нескольких исходных данных или модели данных . Это сильно расширяет возможности сводных таблиц и ускоряет работу с данными из разных источников.
✔ Ищите ответы на свои вопросы в статье Фишки excel - подборка статей . Там я перечислила все свои статьи по разбору работы функций excel.
✔ Вот здесь есть подборка видео о том, как строить необычные диаграммы - Фишки Excel - подборка видеороликов .
Почему Excel так широко применяется для создания финансовой модели (в целях управленческого учёта и бюджетирования)?
Бизнес-процессы организации меняются вслед за изменениями внешней среды, и информационные системы организации должны быть достаточно гибкими, чтобы учесть эти изменения. Excel проявляет намного большую гибкость, чем большинство существующих учётных систем (например, 1С). В большинстве случаев финансовую модель в Excel возможно построить без привлечения программистов и при необходимости легко внести изменения.
Сформулируем преимущества Excel для финансового моделирования (управленческого учёта):
- сравнительная дешевизна – обычно на каждом рабочем месте уже установлен пакет MS Office и дополнительных затрат на программное обеспечение не требуется;
- простота освоения;
- гибкость;
- мощные инструменты обработки данных (включая статистические функции) и презентаций результатов;
- практически неограниченные возможности по обмену данными с другими информационными системами;
- сравнительно низкие затраты на внедрение системы бюджетирования и на её модернизацию
Конечно, существуют и недостатки Excel для построения финансовой модели:
- сложности одновременной работы нескольких пользователей с одной информационной системой;
- повышенное влияние «человеческого фактора» на корректность таблиц (одной неверной ошибкой в работе с таблицей можно испортить работу всей информационной системы);
- сложности организации множества таблиц в различных вариантах (черновой, согласованный, утверждённый и т.п.), что требует дополнительных усилий по организации работы с файлами;
- сложность с обеспечением конфиденциальности данных информационной системы
- низкая производительность, которая проявляется при расчёте сложных финансовых моделей, особенно использующих статистические функции.
В целом при постановке управленческого учёта или при его глубокой модернизации, даже если уже есть учётная система с возможностями управленческого учёта, на первое время рекомендуем отработать реализацию финансовой модели именно на Excel, так как внести изменение в финансовую модель Excel проще всего. Особенно рекомендуется применение Excel на начальных этапах жизненного цикла организации. Когда идёт бурное развитие, финансовая модель меняется постоянно.
Кто должен уметь работать с Excel – от логистов до бухгалтеров
Microsoft Excel – функциональная и полезная программа, представляющая собой готовую таблицу с опциями автоматического заполнения, быстрого расчета и вычисления, построения графиков и т.д.
Возможности «Эксель»
Программа помогает решать разные задачи:
- автоматизировать вычисления;
- строить диаграммы и графики по введенным данным;
- обрабатывать результаты;
- визуализировать данные и создавать отчеты;
- подготавливать документы и т.д.
Для уверенной работы с программой нужно обладать хотя бы минимальными навыками и умениями: фильтры, ручное заполнение таблиц, составление отчетов.
Кому пригодится Microsoft Excel
Часто такие навыки обязательны, в том числе для следующих профессий:
- бухгалтеры – отчеты, сводные таблицы, использование в комплексе с 1C;
- экономисты – финансовые расчеты, перерасчет цен, анализ данных;
- логисты – работа с базами данных;
- менеджеры по продажам – ведение клиентской базы, группировка информации и пр.
Программа универсальна, она помогает работать с базами данных, вести учеты, делать анализы, создавать отчеты и т.д. Пройдя курсы Excel онлайн, вы сможете в короткие сроки освоить работу с продуктом Microsoft и успешно применять полученные навыки на практике. Это полезно как для действующих сотрудников, так и для молодых специалистов, которым трудоустройство только предстоит.
Виды курсов по обучению работы с программой Excel
Освоить программу несложно, особенно если с вами работает опытный преподаватель. Нужно определиться с целями применения Microsoft Excel – одно дело просто составлять таблицы и рисовать схемы, и другое – создавать макросы. Поэтому курсы обычно разбивают на несколько категорий, предлагая программы для:
- финансистов (подготовка отчетов, расчет зарплаты и решение других базовых задач);
- бизнеса (анализ данных, планирование бюджета, подготовка диаграмм для отчетов и пр.);
- продвинутый уровень – Advanced (умение прописывать макросы, внедрение надстроек и т.д.).
Определяйтесь с целью и выбирайте подходящий курс.
Еще раз подчеркнем, что Excel – это одна из самых многофункциональных и полезных программ, которую активно используют в разных профессиях. Время, потраченное на освоение работы с данным инструментом, станет перспективным вложением в вашу карьеру.
Лет 20 назад произошел со мной дикий случай. Главный бухгалтер и финдиректор предприятия попросили меня написать трактат «Почему 1С лучше Excel». Вопрос ввел меня в ступор из-за кажущейся очевидности ответа. Я воскликнул что-то типа: «Блин, база данных и таблица, счеты и автоматизированная система…!».
Забавно, но даже они понимали, почему и зачем, просто доходчиво объяснить не могли. А вопрос был серьезный – директор не давал добро на покупку программы без веского обоснования. Пролетела пара десятилетий неотвратимого прогресса. Системы 1С, ERP, CRM, ECM и т.д. используются на каждом предприятии, а их функционал покрывает все мыслимые процессы и задачи вплоть до машинного обучения.
А что же Excel? Казалось бы, уже давно должен быть забыт и остаться в летописях истории. Но нет, оставляет за собой огромную армию поклонников и просто активных пользователей. Может, есть в нем что-то такое, чего нет у других?
Рассмотрим две точки зрения на этот счет.
Безумству храбрых поем мы песню!
Сам по себе Excel – не инструмент для ведения учета и никогда не был реальной альтернативой 1С. И горе тому, кто решился управлять авиалайнером, имея лишь навыки езды на велосипеде.
Да, электронные таблицы можно использовать для базовых задач построения аналитики, но как только мы переходим к следующему шагу – визуализации данных и их анализу, упираемся в сплошные ограничения. Microsoft тут же предлагает «прикрутить» к Excel свое условно бесплатное решение для бизнес-аналитики Power BI. С момента своего создания и до последних актуальных версий продукта MS Excel – только табличный редактор, «симулянт» автоматизированной работы с данными.
Цена случайной ошибки не ограничена
Когда пользователю нужно навести порядок в каких-то данных, самый естественный порыв – загнать их в таблицу. Но как только руки дотягиваются до Excel – появляются риски.
Нет рамок.
Excel дает иллюзию свободы и гибкости. Но есть и «побочка» – у пользователя исчезают рамки, которые могли бы застраховать его от ошибочного ввода данных
Нет совместной работы.
Технически несколько пользователей могут работать над одним файлом в Excel одновременно. Но если кто-то из пользователей накосячит, и все поломается, вычислить этого «залетного дятла» будет сложно.
Нет документации.
Кто-нибудь помнит, чтобы к циклопических размеров Excel-ному файлу прилагалась хоть какая-то инструкция? Обычно такая появляется после первого сбоя, но даже с ней легче не становится. Ведь теперь нужно поддерживать в ней актуальные изменения, а делать это некогда и некому.
Нет наглядности.
Те, кому якобы удобно работать в Excel, бессовестно врут. Работать с таблицами в сотни строк в ширину и в тысячи в высоту – не самое эффективное решение. Это обстоятельство сильно ограничивает Excel как инструмент учета.
Что грозит «эксельщикам»
«Врете вы все!» – скажут «эксельщики». Любой из этих недостатков устраняется несколькими строчками кода. Ну, допустим, получилось у вас запрограммировать в Excel все, о чем мечталось. Погладьте себя по голове – скоро она сильно заболит, ведь вы только что нажили себе проблем. Как минимум, вот:
ВСЕ огромные эксельные таблицы живут только в руках своих создателей.
Поэтому все предприятие начинает зависеть от одного конкретного человека.
Внести изменения в Excel, обросший множеством формул и связанных таблиц, – ОЧЕНЬ большая проблема.
Это как ходить по минному полю без возможности сохраниться. Вместе с нервами теряем главное преимущество Excel – гибкость.
Чтобы избежать проблем, можно подключить какой-нибудь SQL, чтобы Excel выступал в качестве интерфейса, но есть несколько «НО»:
это будет очень неудобный интерфейс;
стоимость разработки и поддержки такого решения со временем достигнет космических масштабов;
техническую реализацию уже нельзя считать автоматизацией учета на Excel.
И мы снова возвращаемся к вопросу о том, насколько это рационально – использовать эксельные таблицы для учета.
Работаете в Excel? Продолжайте, он будет жить вечно!
Сколько лет Excel хоронят и предрекают ему кончину?! А он живет и процветает. В виде Excel или Google-таблиц – неважно. Важно, что радикальная позиция провайдеров и поставщиков дорогих во всех отношениях ERP-систем объяснима, но не оправдывается реальностью.
Посмотрите на любого ИТ-шника, бухгалтера, экономиста, плановика, руководителя средней руки… Да у всех есть учетно/управленческие/автоматизированные/комплексные/ERP системы. Туда вводятся, оттуда берутся основные объемы данных. Но где люди делают основную аналитическую работу? Где готовят большинство нестандартных управленческих отчетов, где моделируют/планируют варианты развития ситуации?
Если посмотреть на подавляющее большинство предприятий, Excel незримо присутствует везде. На каждой машине, на каждом диске, в каждом наборе инструментария для решения повседневных задач. Каким бы богатым ни был зоопарк учетных систем, все равно пользователям приходится густо смазывать его таблицами, чтобы компенсировать недостатки автоматизированных систем и сделать свою работу удобной и эффективной.
И что вы в нем нашли?
Давайте спросим не маркетологов и продавцов, а настоящих пользователей, которые продолжают работать с Excel: почему не отказываются от программы и не обращаются к учетным системам?
Я обратился к экономистам, плановикам, аналитикам и финансистам. Это весьма искушенная категория потребителей, до сих пор не удовлетворенная ИТ-службами до счастливого состояния. Вот и оттягиваются до сих пор в Excel.
Ключевыми недостатками автоматизированных систем участники опроса назвали:
Ограниченность
Система хорошо решает только те задачи, которые в ней запрограммированы. Шаг в сторону – и ты на стороне Excel
Сложность
Чтобы решить простую задачу, надо заполнить десяток форм, не заблудиться в закладках, галочках, параметрах и пр. А чтобы освоить море функционала, надо долго и мучительно учиться «мореплаванию»
Закрытость
Как получилась эта итоговая цифра, где формула, исходные данные, как проверить?!
Почему нет простой и легкой интеграции с другими моими системами? С тем же Excel или MS Project. Чтобы не перекидывать данные туда-сюда, а работать, не выходя из одной программы?
Вот что мне отвечают на вопрос «Почему вы не отказались от Excel?»:
Простота и доступность для любого пользователя.
Гибкость составления таблиц, можно редактировать даже с данными.
Возможность настраивать таблицы интерактивным способом, по сути визуальное описание информации.
Как по настоящему массовый продукт Excel знают практически все, больше, чем 1С.
Программист не нужен. Я независим. Что хочу, то и ворочу! И не надо, блин, на каждый чих звать этих ИТ-шников, программеров и уговаривать допилить систему для моего отчета
Excel «не пугает» закрытостью расчетов, он прозрачен, легко проследить по формулам модель расчетов. Скорость изменения модели расчетов очень высокая, иногда это играет решающее значение.
Легко составлять таблицы с неструктурированной информацией, когда соседние ячейки строк или колонок это разные аналитики, например, по строкам идут статьи затрат, но в некоторых местах вклиниваются проекты, часть статей разбивается на дополнительную аналитику.
Excel самый гибкий сегодня конструктор
Обширные возможности для аналитической работы, статистики. Фактически это моя мини BI система
Я не умаляю критическую важность и достоинства современных ERP-систем для предприятий, но простой и скромный Excel по-прежнему не отпускает требовательных пользователей. Помимо доступности, гибкости, открытости и универсальности, он радует еще и смешной ценой вопроса. Вот и получается, что с ним легко начать работать, комфортно продолжать и тяжело с расстаться.
Excel не умрет, будет жить и процветать! И даже пресловутый ИИ его не искоренит. Пока в ваших базах данных, крутых и навороченных ERP-системах не появятся хотя базовые возможности Excel в таком же доступном и понятном интерфейсе.
Кто же победит
По нашему скромному мнению, Excel будет жить еще долго. Всегда нужен будет инструмент чтобы быстро и удобно что-то набросать и решить… При этом объемные учетные задачи все больше будут уходить в специализированные системы с базами данных. Они станут более функциональными, интеллектуальными, удобными, но включить в себя все достоинства Excel с его простотой и доступностью им сложно.
Мудрое решение не в том, чтобы выбрать одну крайность или искать компромисс под соусом «золотой середины», а в том, чтобы объединить все лучшее в одном продукте. На этом стыке появятся интересные решения, гармонично впитавшие достоинства обеих идеологий.
В опубликованных у нас решениях такое уже есть – «Табула».
Она с одной стороны сохраняет преимущества и интерфейс Excel, а с другой – неразрывно связана с базой данных 1С. Работа идет в одной программе, данные берутся оперативно и напрямую, внесенные изменения не теряются, решаются вопросы конфликтов, совместной работы и актуальности данных.
Читайте также: