Настройка бюджетирования в 1с упп
Бюджетирование в 1С Управление производственным предприятием (УПП) - это очень просто.
И очень сложно.
Цель работы предприятия - получение прибыли. Будет прибыль или нет - надо понять не после, а до начала работы. Значит, надо делать прогноз, планировать эту прибыль.
Как планировать - планировать доходы, расходы, денежные средства. Причем, сначала укрупнено, потом очень подробно, по всем видам дохода и по каждой затрате на любой день. А затем, этой прибыли надо добиваться. Этот прогноз надо отслеживать по факту и корректировать, не просто арифметически, а принимая управленческие решения для того, чтобы эти корректировки были реальны и прибыль была обеспечена при любом развитии событий в будущем. Предупрежден - значит, защищен.
Вот для этого и предназначен инструмент, который есть в УПП - бюджетирование .
с учетом тех событий, которые могут произойти в текущем году при самом благоприятном развитии событий; с учетом тех событий, которые могут произойти в текущем году при самом не благоприятном развитии событий; с учетом тех событий, которые могут произойти в текущем году с различной вероятностью;Кроме этого, у бюджетирования есть свой факт.
Этот факт может автоматически совпадать с введенными хозяйственными перациями, а может быть потом подкорректирован прямо в бюджетировании , если это надо.
По этому факту бюджетирования тоже можно сформировать все балансы и бюджеты. Причем, сформировать не просто по факту, а с учетом прогнозных доходов и расходов до конца отчетного или контрольного периода, ведь, например, многие акты о выполненных или полученных услугах отражаются последним днем месяца, так что, формирование баланса без учета этого, искажает информацию и не имеет смысла.
В-общем, получим столько балансов, бюджетов, вариантов финансового анализа деятельности предприятия, сколько необходимо руководству для принятия максимально осознанных решений.
Даже автоматически формируемое заключение о рентабельности, ликвидности и финансовой устойчивости предприятия есть для каждого из вариантов.
Все эти варианты можно распечатать, сравнить, обдумать.
Бюджетирование реализует мечту финансового директора - ежедневный автоматически формируемый баланс с отчетом о прибылях и убытках, а также, бюджет движения денежных средств с разверткой по дням для контроля разрывов по кассе и банку. Больше не ждем, когда что-то произошло и потом, оглядываясь, просто регистрируем это. Нет, активно вмешиваемся в события. Ведь мы уже увидели, что может произойти.
Значит, надо сделать так, чтобы отрицательных результатов не было, а не дожидаться их.
Очень важна и возможность превращать прогнозный вариант в сочетание факта, который уже наступил на текущую дату, с прогнозом, который еще может произойти в дальнейшем, да еще, прогноз можно сделать с учетом не исполненных до текущей даты запланированных событий - программа сама их выявит и перенесет на текущую или указанную в будущем дату.
В-общем, бюджетирование - это инструмент руководства для принятия управленческих решений.
Нет, о безопасности разработчики УПП позаботились . ю джетирования не надо бояться - введенную информацию портить не умеет.
Бюджетирование - это такая надстройка, которая только смотрит на информацию всех остальных подсистем УПП, да и на свои варианты тоже смотреть умеет.
Это всего лишь комплект отчетов. Ну, в крайнем случае, отчет сформирует не так. Хотя, ведь, если не так сформируется, возможно принятие не правильного управленческого решения.
А вот для того, чтобы все было так, как надо, тот, кто внедряет УПП должен хорошо поработать.
Бюджетирование надо настроить так, чтобы для руководства все было максимально просто. Руководство должно получить готовую подсистему, в которой ничего настраивать не будет.
А вот именно это и сложно. Не для руководства сложно, а для того, кто эту подсистему внедряет.
Ведь он должен мыслить не только как программист - внедренец , а и как финансовый директор, главный бухгалтер, руководитель предприятия. Или очень хорошо всех их понимать.
Так хорошо, чтобы не требовать техническое задание вообще.
Ну, не смогут они его дать. Хотя свою работу знают очень хорошо, но, УПП слишком большая программа, чтобы осознать взаимодействие подсистем не техническому специалисту.
К тому же, задачи у них совсем другие - руководить надо, а не с программой месяцами разбираться.
Дело в том, что подсистема бюджетирования в УПП - это подсистема с настройками, которые, не так даже технически сложны, как с точки зрения требований к уровню квалификации того, кто бюджетирование настраивает. Знания должны быть в области экономики, бухгалтерского, налогового учета, управленческого учета, законодательства, а также, обязательно интегрального понимания взаимодействия всех подсистем УПП.
Причем, все надо знать не просто поверхностно, а на серьезном уровне.
Например, все виды учета надо знать до уровня свободного владения проводками.
Ведь баланс изначально в бюджетировании пустой, его надо сделать из проводок статей бюджетирования .
Причем, план счетов похож на международный. Подумайте, сможете ли вы свободно сделать преобразование балансов по разным планам счетов.
В-общем, кто слабо подготовлен - сначала все это изучайте.
Да и программирование на уровне запросов тоже знать надо ( бюджетирование ведь комплект отчетов, а отчеты - это и есть запросы), да и код в отладчике периодически придется анализировать.
Вот разбираться с программой - для этого мы и нужны.
Наилучшее решение - бюджетированием должен заниматься тот, кто имеет опыт не только по программированию и по внедрению, но, и опыт работы главным бухгалтером, финансовым директором, руководителем предприятия.
Или соответствующую команду.
Настройка подсистемы бюджетирования в 1С под ваши бизнес-процессы.
Плавный переход на 1С:ERP. Настройка обменов на этапе переходного периода. Перенос данных. Настройка и внедрение 1С:ERP.
Подсистема Бюджетирования, имеющаяся во многих программных решениях, как фирмы 1С, так и в разработанных партнерами продуктах, для автоматизации системы бюджетирования на предприятии: финансового учета, план-фактного анализа, а также учета приходов и затрат в разрезе Центров Финансовой Ответственности.
Эта статья посвящена подсистеме Бюджетирования в 1С УПП вообще и нескольким основным справочникам в частности, правильное проектирование которых является критически важным фактором, влияющим на успех проекта автоматизации в целом. Знать и понимать их назначение необходимо, чтобы правильно провести требуемые организационные преобразования, сформулировать техническое задание для настройки системы, а также получить высокую экономическую эффективность от внедрения.
Справочник «ЦФО» в подсистеме Бюджетирование в 1С УПП
Для начала разберемся, что может пониматься под ЦФО – Центрами Финансовой Ответственности.
В качестве ЦФО могут выступать как отдельные подразделения, департаменты, филиалы, так и отдельные сотрудники или проектные группы. Основной смысл заключается в том, что учет поступлений и расходов денежных средств ведется не по организации в целом, а по каждому ЦФО в отдельности.
Руководитель ЦФО отвечает за планирование приходов, расходов и финансовый результат своего ЦФО.
Таким образом, каждое ЦФО выступает и как заказчик, и как исполнитель: получает или оказывает услуги другим ЦФО в рамках предприятия, а также внешним контрагентам. Т.е. фактически все предприятие состоит из микро-компаний, каждая из которых имеет понятный набор услуг.
Например, ЦФО «Бухгалтерия» может оказывать услуги начисления заработной платы для ЦФО «Отдел маркетинга», «Отдел ИТ», «Производственный отдел», а также покупать услуги по сопровождению ИТ-систем в ЦФО «Отдел ИТ» и услуги уборки помещения в ЦФО «АХО».
Чтобы внедрить систему бюджетирования, важно определить, какие Центры Финансовой Ответственности будут выделены на Предприятии, какой набор услуг каждый из них оказывает другим ЦФО, каковы трудозатраты, себестоимость и стоимость этих услуг для предприятия.
С точки зрения бизнеса, такой подход позволит обнаружить и улучшить следующие аспекты:
- Оптимизировать численность сотрудников;
- Вывести высоко затратные, но низкоэффективные процессы на аутсорсинг;
- Каждое подразделение и каждый сотрудник будет знать, какой именно продукт является результатом его деятельности, что позволит улучшить систему мотивации, качество услуг и удовлетворенность внутренних пользователей;
- Организовать на базе успешных ЦФО отдельные бизнес-единицы, получая с них дополнительную прибыль за счет оказания услуг внешним контрагентам.
Например, ЦФО «Маркетинг» оказывает услуги маркетинга для ЦФО «Отдел продаж», а также берет дополнительные проекты у внешних контрагентов как маркетинговое агентство.
Настроить ЦФО в подсистеме Бюджетирование в 1С УПП достаточно просто, для этого нужно:
- Открыть меню «Справочники» - «Справочник ЦФО»;
- Нажать кнопку «Создать»;
- Ввести информацию о ЦФО: наименование, руководитель, вид ЦФО;
- Нажать кнопку «ОК».
Комплексная автоматизация для малых и средних торгово-производственных предприятий.
Во второй редакции системы 1С Комплексная автоматизация наряду с уже знакомыми по редакции 1.1 разделами закупок и продаж, производства и учета заработной платы и кадров, регламентированного и оперативного учета, появляются разделы бюджетирования и казначейства. Ниже мы сделаем обзор подсистемы «Бюджетирование» на примере программного продукта 1С Комплексная автоматизация 2.
Бюджетирование как часть управленческого учета отвечает за финансовый анализ хозяйственной деятельности предприятия и прогнозирование его дальнейшего финансового состояния. Эта задача решается при помощи схем многовариантного (сценарного) планирования с привлечением данных из планов продаж, закупок, планов производства и других.
Для доступа к данному разделу в 1С Комплексная автоматизация 2 необходимо выполнить настройку в разделе «НСИ и администрирование-Настройка НСИ и разделов-Бюджетирование и планирование».
В открывшемся окне настройки установить флаг «Бюджетирование».
Теперь этот раздел доступен для пользователей из панели разделов программы.
Заполняем справочники и выполняем первоначальные настройки подсистемы. Для этого в разделе «Бюджетирование и планирование» необходимо открыть подраздел «Настройки и справочники».
В открывшемся окне настроек можно по ссылкам перейти в справочники, необходимые для работы в подсистеме «Бюджетирование», а также выполнить загрузку и выгрузку модели бюджетирования в файл для обмена с другими информационными базами.
В общем виде схема работы в подсистеме выглядит так:
- Настройка бюджетной модели;
- Ввод плановых бюджетов;
- Формирование отчетов по бюджетам.
Настройка справочника «Модели бюджетирования»
Модель бюджетирования является набором используемых бюджетных форм и отчетов для ввода и анализа данных, а также определяет систему используемых для этого показателей. В качестве показателей могут выступать:
- Статьи бюджетов, по которым собираются обороты;
- Остаточные показатели, т.е. бюджетные статьи, по которым учитываются остатки (денежных средств, запасов, НЗП и т.д.);
- Нефинансовые показатели и нормативы (площадь арендуемых помещений, выработка, количество сотрудников и др.);
- Произвольные вычисления.
В бюджетную форму эти показатели могут вводиться вручную или рассчитываться на основании данных других форм, подсистем, источников. О настройке структуры бюджетных форм более подробно расскажу ниже.
Бюджетная модель в виде файла может быть присоединена к элементу справочника.
Данные, используемые как показатели для бюджетных форм и отчетов, хранятся в соответствующих справочниках, которые необходимо настроить перед заполнением модели бюджетирования. Это справочники:
- Статьи бюджетов
- Показатели бюджетов
- Сценарии
- Связи показателей бюджетов
- Правила получения фактических данных
Модель бюджетирования может определять систему контроля расходования ДС. Лимиты расхода ДС задаются в справочнике «Правило лимитов по данным бюджетирования».
Для каждой модели бюджетирования можно задавать произвольное количество лимитов с разной периодичностью и с различной детализацией контроля. При помощи лимитов контролируются статьи бюджетов.
Но чтобы эти настройки работали в разделе «НСИ и администрирование-Настройка НСИ» и разделов «Казначейство» установим флаг «Контролировать превышение лимитов».
Из этой настройки можно перейти сразу в «Правила лимитирования расхода ДС».
Модель бюджетирования имеет сроки своего действия. Реквизиты «Статус» и «Период действия» модели определяют возможность использования модели в интервале планирования. Причем одновременно могут действовать несколько моделей. Система поддерживает неограниченное количество моделей бюджетирования и сценариев планирования для ввода плановых бюджетов.
Система позволяет детализировать модель бюджетирования по организациям и/или подразделениям, т.е. пользователи самостоятельно определяют, что для них будет являться верхним уровнем аналитики при работе с бюджетами: будут ли они вводить бюджеты по организациям, подразделениям, или использовать обе аналитики одновременно.
Настройка справочника «Виды бюджетов»
При помощи заполненного справочника «Модели бюджетирования» мы можем в дальнейшем формировать операционные бюджеты – бюджет закупок, продаж, производства, административных расходов и т.д. Для формирования этих бюджетов могут быть использованы как произвольные показатели, вводимые вручную, так и расчетные показатели:
- Оперативные планы закупок, продаж, производства и др.;
- Фактические данные прошлых периодов, увеличенные или уменьшенные на произвольный коэффициент;
- Прочие данные базы – остатки запасов, остатки денежных средств, динамику цен, графики расчетов и другие показатели.
На основании операционных бюджетов, с использованием тех же механизмов, рассчитываются мастер-бюджеты:
- Бюджет доходов и расходов (БДР);
- Бюджет движения денежных средств (БДДС);
- Прогнозный баланс.
В системе все эти бюджеты описаны и хранятся в справочнике «Виды бюджетов», раздел «Бюджетирование и планирование-Настройки справочников-Виды бюджетов», а также доступны по ссылке в элементах справочника «Модели бюджетирования» (закладка «Виды бюджетов»).
В системе бюджеты представлены в виде отчета, который создается и настраивается пользователем самостоятельно.
В каждом бюджете (отчете) пользователь определяет состав колонок и строк формы, используемые данные – статьи бюджетов, показатели бюджетов, нефинансовые показатели и производные (расчетные) данные.
Для каждой строке, каждой ячейке формы пользователь может задать порядок получения данных. Например, если мы используем фактические данные прошлых периодов, по ссылке «Смещение и границы данных не заданы» нужно указать смещение по периоду. Если используем производные показатели, можно заложить формулу расчета таких показателей.
Все это позволяет настраивать любые модели бюджетирования с достаточно сложными правилами.
Ввод плановых бюджетов
Для первичного планирования и внесения изменений в плановые данные в системе используется документ «Экземпляр бюджета».
Документ формируется в разрезе:
- Видов бюджета;
- Сценариев;
- Организаций и/или подразделений.
…если они задействованы в выбранной модели бюджетирования.
Документ является основным инструментом для установки значений по статьям бюджетов с детализацией до аналитики. По каждой статье пользователи могут самостоятельно настроить до 6 аналитик (например, статью «Выручка» пользователь может детализировать по номенклатуре, видам деятельности, контрагентам и т.д.). Данная настройка выполняется в справочнике «Статьи бюджетов».
Данные, указанные на закладке «Основное», отображаются на закладке «Бюджет» в виде таблицы, которая может быть отредактирована при помощи кнопок в панели управления.
Те ячейки, для которых установлены правила расчета, заполняются автоматически, для ячеек с произвольными данными пользователь вводит эти данные вручную. Двойной щелчок мыши по ячейке показателя позволяет получить его расшифровку.
Все изменения документа возможны при установленном статусе «В подготовке» или «На утверждении». Когда документ утвержден, возможность редактирования отсутствует.
Анализ модели бюджетирования
Сформированные плановые данные можно проанализировать с помощью настраиваемых отчетов. Структура отчетов настраивается пользователями аналогично настройке структуры видов бюджетов. Что можно анализировать при помощи инструментов подсистемы «Бюджетирование»:
- Бюджет – только плановые значения;
- Многосценарный анализ – сравнение планов по разным сценариям;
- План-фактный анализ – сравнение выбранного сценария с фактическими данными за отчетный период.
Отчеты доступны в разделе «Бюджетирование и планирование-Бюджеты-Бюджетные отчеты».
В открывшейся форме можно установить отбор по модели бюджетирования.
Все используемые отчеты настраиваются через виды бюджетов, предустановленные отчеты в системе отсутствуют.
Бюджетный отчет строится по виду бюджета по указанным в настройках отчета периоду, сценарию, организациям и подразделениям.
Отборов по сценарию, организации и подразделению может не быть, если они указаны в виде бюджета явным образом. Например, мы настроили «Вид бюджета БДДС» с отметкой «Использовать для ввода плана». Этот вид бюджета будет использоваться и в документе «Экземпляр бюджета», и формироваться в виде бюджетного отчета. Причем, сформировать и отчет, и документ можно сразу из «Вида бюджета».
Если в «Виде бюджета» не указан сценарий, подразделение или организация, в отчете такие отборы можно указать в панели настроек отчета.
Отчет по умолчанию формируется по документам «Экземпляр бюджета» со статусом «Утвержден», но при необходимости в панели настроек можно указать использование документов со статусом «В подготовке» и «К утверждению».
Если скопировать данный вид бюджета и не устанавливать флаг «Использовать для ввода плана», в отчете отборы можно сгруппировать по сценариям для показателей план-план или план-факт с указанием итогов по группе с типом «Отклонение».
Если в настройках отчета указать дату актуальности, можно получить два варианта отчета для сравнения с учетом внесенных корректировок.
Например, мы в январе ввели «Экземпляр бюджета» по виду бюджета БДДС на 2 квартал, а позже скорректировали его. Формирование отчета с выбором настройки «Сравнение по датам актуальности» позволяет сравнить оба варианта.
Получение фактических данных бюджетирования
В 1С Комплексная автоматизация 2 фактические данные в подсистеме бюджетирования не хранятся и не вводятся отдельными документами, а берутся из данных оперативного и/или регламентированного учета в тот момент, когда они нам нужны.
Источниками фактических данных могут служить:
- Хозяйственные операции;
- Статьи активов/пассивов;
- Остатки и обороты по счетам БУ и/или МСФО;
- Регистры сведений, справочники и другие произвольные данные.
Правила можно настраивать с детализацией по дополнительным отборам и аналитикам.
В подразделе «Настройки и справочники» раздела «Бюджетирование и планирование» имеется рабочее место «Правила получения фактических данных».
Здесь можно настроить правила по статьям и показателям бюджетов или по источникам получения данных, а также проверить результат работы правил.
В данной статье мы рассмотрели подсистему «Бюджетирование» в программном продукте 1С Комплексная автоматизация 2. Познакомились с функционалом по бюджетированию и планированию моделей бюджетирования, видов бюджетов, экземпляров бюджета и статей бюджета, а также настроили правила лимитирования расхода ДС, получение фактических данных бюджетирования и бюджетные отчеты.
В методическом пособии разъясняется, как автоматизировать бюджетирование на предприятии с помощью решения «1С:Управление производственным предприятием 8»: привести отчетность в удобную форму; сформировать мастер-бюджет; настроить расчет финансово-экономических показателей; разработать систему управления бюджетами в рамках разных сценариев, а также позволяет обучить персонал.
Процесс автоматизации разбит на этапы, которым соответствуют главы методического пособия, каждый этап сопровождается иллюстрированным сквозным примером. Такая структура позволяет сразу приступить к внедрению бюджетирования.
Пособие ориентировано на руководителей, сотрудников финансовых и планово-экономических отделов, внедривших или предполагающих внедрение программного продукта «1С:Управление производственным предприятием 8».
Оглавление
Введение
Сущность бюджетов
Составляющие бюджетного управления
Об издании
Об авторе
От издателей
Глава 1. Справочники
1.1. Подразделения, контрагенты, номенклатура и проекты — аналитика бюджетов и отчетов
1.2. Сценарии планирования
Глава 2. Создаем структуру отчетов бюджетирования
2.1. Формируем статьи бюджетов/отчетов
2.2. Объединяем статьи в форму бюджетов/отчетов
Глава 3. Формируем отчеты по фактическим хозяйственным операциям
3.1. Настраиваем источники данных
3.2. Связываем источники фактических данных со статьями отчетов
3.3. Выбираем способ формирования отчетов
Глава 4. Формируем бюджеты
4.1. Ручные способы планирования
4.2. Способы частичной автоматизации
4.3. Автоматизированные способы планирования
4.4. Преимущества автоматизации планирования хозяйственных операций
Глава 5. Просматриваем отчеты по запланированным/фактическим данным
5.1. Настраиваем план счетов бюджетирования
5.2. Выбираем способы ввода остатков данных на начало отчетного периода
5.3. Стандартные отчеты для просмотра хозяйственных операций
Глава 6. Управление с помощью отчетов и бюджетов
6.1. Ограничиваем изменение управленческих данных и утвержденных бюджетов
6.2. Ограничиваем обороты данных по статьям отчета и бюджета и движения денежных средств
6.3. Контролируем обороты по статьям других отчетов и бюджетов
6.4. План-фактный анализ
6.5. Анализ динамики и сценарный анализ
6.6. Корректируем бюджеты или переносим отклонения факта от плана на следующий отчетный период
Глава 7. Оборотно-сальдовая ведомость и другие отчеты движений по счетам
7.1. Формируем оборотно-сальдовую ведомость
7.2. Оборотно-сальдовая ведомость по счету
7.3. Анализ счета
7.4. Обороты счета
7.5. Карточка счета
Глава 8. Формируем итоговые отчеты
8.1. Краткое описание
8.2. Настраиваем «Аналитический баланс»
8.3. Настраиваем «Отчет о прибылях и убытках»
Глава 9. Формируем индивидуальные расчеты финансово-экономических показателей
9.1. Что может служить источником данных для расчетов
9.2. Формируем отчет по финансово-экономическим показателям
Глава 10. Управление итогами
10.1. Автоматизация закрытия отчетного периода
10.2. Групповое изменение запланированных хозяйственных операций
10.3. Переоценка валютных данных подсистемы бюджетирования
Читайте также: