Настройка автоматизации процессов 1с битрикс
Эта статья о том как сделать HR-процессы прозрачнее и эффективнее, а HR-специалиста счастливее через удобную, простую и интуитивно понятную автоматизацию в Битрикс24.
Если вы и есть тот самый HR – супер крутой функционал как в Potok и других современных платформах реален и в Битрикс24, но мы поговорим для начала о необходимой базе.
Статья будет полезна собственникам, особенно если у вас:
- маленькая компания и вы совмещаете разные функции,
- постоянный процесс найма, который нужно оптимизировать,
- есть желание и необходимость оценить работу сотрудников отдела кадров.
Порядок и оптимизация рутинных операций — необходимость, а иногда и основа выживания компаний.
Битрикс24 это не только CRM для отдела продаж , это мощнейший инструмент для разных сторон бизнеса.
В этой статье мы раскроем формулу успеха найма персонала, покажем приемы, чтобы сотрудникам легче было влиться в работу, и дадим готовые шаблоны.
Почему вам это нужно
Чтобы подогреть ваше воображение, давайте представим типичный кейс.
Прилетает в отдел кадров задача от руководства — организовать найм сотрудников.
Кандидатов становится много, хаос усиливается:
- кандидаты не выполняют тестовые задания, и ничего не остается делать кроме как напоминать им об этом (так как выбор среди сделавших задание не велик),
- кому-то ответили сразу, про кого-то забыли совсем или на несколько дней,
- кому-то назначили собеседование, но что-то пошло не так — например, не смогли собраться с руководством и забыли встречу с кандидатом,
- дедлайн прошел, кандидатов мало, hr-специалист разводит руками,
- захотели внедрить KPI для кадровика => не поняли что и как считать => оставили просто оклад.
Организация работы в Битрикс24 сделает результат найма лучше, работу HR-службы эффективнее и избавит от многих проблем и сам отдел кадров, и руководство компании.
С чего начать автоматизацию HR-процессов
Конечно же, с описания “болей” и тонких мест текущих процессов и составления конкретных to do.
Цели автоматизации работы с персоналом в Битрикс24 — уменьшить время на найм персонала, внедрить принцип “одного окна” для сотрудников кадровой службы, сделать адаптацию и обучение сотрудников более технологичными и приятными.
Чтобы организовать работу с кадрами в портале Битрикс24 мы советуем:
- сделать шаблон задачи по найму с чек-листом, чтобы случайно не упустить какой-то пункт, к примеру, подписать трудовой договор в течение 3х дней;
- обеспечить теплый приём кандидату даже если вас нет на рабочем месте с помощью автоматических задач с прикрепленными видео, буклетами, ссылками на нужный раздел базы знаний. Ничто так не демотивирует специалиста, как отсутствие понимание что делать и к кому обратиться в первые дни его работы,
- и в дальнейшем мотивировать и обучать персонал с помощью “плюшек” от Битрикс24 :)
Автоматизация найма в Битрикс24
Для начала разберемся с сущностями системы.
Карточка контакта внутри CRM обычно используется для заполнения данных о клиенте. Но в нашем кейсе она будет символизировать анкету кандидата. В карточку можно добавить любые поля, которые заполняются вручную или подтягиваются откуда-то автоматически. Помимо текста в карточку можно вставлять ссылки, прикреплять файлы и вести всю историю по будущему сотруднику.
Сделкой в данной статье мы тоже называем не заказ от клиента, а скорее процесс рассмотрения кандидата на определенную вакансию.
Конечно, вы можете обсудим с опытными интеграторами и найти свой оптимальный состав работ. Но позвольте предложить вам проверенную схему.
Ниже будет пошаговая инструкция как оптимизировать кадровые процессы в компании.
Шаг 1 — организация приёма заявок кандидатов
Компании часто публикуют вакансии у себя на сайте и даже используют онлайн-рекламу для привлечения трафика кандидатов. Мы, кстати, не раз настраивали лидогенерацию соискателей для наших клиентов, в том числе в Instagram.
Обычно мы предлагаем сделать имиджевую посадочную страницу для этих целей и встроить туда CRM-форму из Битрикс24. Или же делать лендинг на базе Битрикс24 сразу.
Если вам не нравится дизайн Bitrix24, не страшно — его можно подружить с любыми сайтами и формами, хоть с Тильдой и подобными генераторами посадочных.
Мы постарались подготовить универсальный шаблон, вы можете рассмотреть его поближе и скачать по ссылке ниже:
Автоматизация бизнес-процессов - это очень востребованная услуга, необходимая практически каждой компании.
Мы подготовили подробный обучающий видеокурс по работе с бизнес-процессами.
Посмотрите небольшой трейлер видеокурса :)
В программе курса мы:
- Расскажем, как подойти к анализу процессов внутри компании.
- Поговорим о важных параметрах бизнес-процессах.
- Наглядно покажем, как реализовать бизнес-процессы в Битрикс24.
- Покажем примеры решения задач по автоматизации продаж с помощью роботов и бизнес-процессов.
По итогу обучения вы научитесь работать с бизнес-процессами Битрикс24. Возможно, это станет новым направлением в вашей деятельности :)
Модуль1. Подход к анализу процессов в компании
В этом модуле мы разберемся что такое бизнес-процессы, какие параметры их определяют, как подойти к анализу процессов внутри компании.
Модуль 2. Бизнес-процессы в Битрикс24
Выясняем, что из себя представляют бизнес-процессы в Битрикс24 и как с ними работать.
Модуль 3. Инструменты разработчика
Посмотрим на бизнес-процессы в Битрикс24 с точки зрения разработчика. Есть несколько базовых элементов, разобравшись с которыми будет проще осваивать создание собственных бизнес-процессов.
Модуль 4. Создание бизнес-процесса
Переходим к самому созданию бизнес-процессов!
Модуль 5. Параметры БП и работа с элементами списков
Еще один сценарий запуска бизнес-процесса - это запуск с параметрами. Его можно применять не только для запуска пользователем, но и для запуска бизнес-процесса из бизнес-процесса.
Кроме того, внутри бизнес-процесса можно работать с данными других "документов" - элементами списков, объектов CRM.
Модуль 6. Создание бизнес-процесса со статусами
В этом модуле научимся создавать бизнес-процессы "со статусами". Это особый вид бизнес-процессов для реализации сложных и запутанных сценариев.
Как автоматизация операций помогает сделать сервис удобным для клиентов и сотрудников
Vadim Atamanenko
Project manager, Senior Software Engineer
Предыстория
В один из суетливых дней на пороге отдела разработки появился технический директор с горящими глазами и предложением нового проекта, который нужно разработать и внедрить. Желательно не «через год», а в разумные сроки.
По результатам обсуждений собрали основной бриф:
Разработать систему по регистрации новых абонентов и созданию бизнес-процессов по их подключению с проведением процесса по всем нужным отделам в компании.
Разработать систему по отключению существующих абонентов и созданию бизнес-процессов по их отключению с проведением процесса по всем нужным отделам в компании.
Разработать систему оповещения о плановом проведении ремонтных работ на линиях.
Разработать систему регистрации поступающих заявок от абонентов.
Автоматизировать систему расчётов для абонентов телекоммуникационных услуг.
Провести интеграцию с банковским ПО для приёма и обработки платежей от абонентов в системе бухгалтерского учёта.
За основу был взят следующий стек технологий и инструментов:
Система бухгалтерского учёта на платформе 1С Бухгалтерия, Управляемые формы.
1С Битрикс24 – как инструмент для использования механизма бизнес-процессов и уведомлений для абонентов.
IIS (Internet Information Services), встроенный компонент серверных ОС на платформе Windows Server, – как инструмент для того, чтобы развернуть внешний web-сервис.
Postman – как инструмент для тестирования запросов.
Приступаем к реализации
На стороне 1С
Первым делом в системе бухгалтерского учёта создаём новый вид – учёт коммуникационных услуг. Он содержит в себе необходимое количество документов, справочников, регистров. Совмещаем его с существующей системой через систему расширений конфигурации, чтобы в дальнейшем не сталкиваться с проблемами в обновлениях и соответствовать правилам разработки.
Процесс занял некоторое время. От согласования с отделом бухгалтерии до финальной реализации прошло около двух недель.
На стороне Битрикс24
Далее переходим к настройке документооборота и CRM-системы на платформе Битрикс24. Тут начинается самое интересное:
При подключении нового абонента оператор со стороны 1С заполняет заявку на подключение, далее эта заявка попадает по протоколу REST в систему Битрикс24 и инициирует запуск бизнес-процесса, по которому задействуются нужные отделы и сотрудники (определение необходимости закупа оборудования, контроль оплат, распределение по командам монтажных бригад, финальный монтаж и подписание документов о передачи оборудования абоненту). После закрытия заявки абоненту приходит SMS-уведомление об успешном подключении к сервису. Заявка закрывается.
При поступлении заявки от абонента об отключении от услуги или подключении к другому тарифу оператор вносит эти данные со стороны 1С. Далее заявка попадает в Битрикс24 на контроль в отдел бухгалтерского учёта и при отсутствии задолженности происходит распределение по монтажным бригадам, которая производит демонтаж и подписывает необходимые документы.
Аналогичным образом настроены механизмы оповещений и обработки входящих заявок от абонентов. Автоматизированный расчёт стоимости происходит на стороне 1С. Если рассказать кратко, то при групповом формировании документов начисления для абонентов из базы 1С данные в Битрикс24 поступают через протокол RESTAPI. Далее запускается бизнес-процесс системы оповещений через SMS о необходимости внесения оплат с контролем оплаты. В том случае, если от абонента не поступает реакции, разработана система уведомлений и, как крайний шаг, задача на отключение.
Интеграция с мобильным приложением банка
Далее переходим к интеграции с банковском ПО. После недолгих переговоров с местным отделением банка, в котором открыт счёт, пришли к соглашению. Банк добавляет в приложение нашу компанию в список сервисов. При переходе абонент вводит свой ИНН и получает текущую сумму, которую нужно оплатить.
Запускаем Web-сервис
Существующие методы web-сервиса
GetCustomerInfo – отвечает суммой задолженности абонента по ИИН.
PostCustomersInfo – получает методом POST от банка информацию о успешной транзакции и вводе в базу 1С входящего платёжного поручения.
Содержание обработчика GetCustomerInfo в 1С:
Содержание обработчика GetCustomerInfo на стороне 1С
Публикация web-сервиса ничем особым не примечательна, да и прошла без особых проблем. Вуаля, сервис работает.
Логика получилась следующая:
Абоненту поступило SMS-уведомление о необходимости оплаты.
Он переходит в приложение банка, вводит свой ИИН, получает сумму для оплаты, производит оплату.
В базу 1С попадет уже полностью заполненное платёжное поручение.
В логику проведения платёжного поручения внесён дополнительный исполняющий код, использующий фишку WebHooks от Битрикс24, позволяющую сместить стадию сделки в статус «Оплачено» и, соответственно, прекратить контроль оплаты по выставленной квитанции.
Когда пошли первые платежи от абонентов, бухгалтер по банковским операциям был очень удивлён тому, что больше не нужно разносить операции вручную. Вроде простой механизм, реализация которого заняла не такое большое время, но функционал оказался крайне полезным.
На выходе получаем следующий готовый кейс:
Автоматизированная обработка поступающих заявок от абонентов.
Автоматизированный расчёт стоимости услуг и контроль оплат по ним.
Автоматизированная система приёма и разноски оплат в системе 1С Бухгалтерия.
Настройка любой площадки для CMS — это рутинный процесс, который должен быть доведен до автоматизма в каждой уважающей себя компании. А потому частенько воспринимается, как восход солнца — это происходит само собой. На самом деле, нельзя так относиться и надеяться на разработчиков, особенно если часть команды работает на субподряде. Они могут потратить кучу времени и денег проекта на переносах, багах и конфликтах кода.
Задача тимлида — создать команде среду для разработки и правильные условия для написания кода. Чтобы помочь с этим я решил опубликовать напоминалку, основанную на внутренних регламентах компании где я работаю.
Итак, наша задача: развернуть рабочие стенды девелоперов (dev), тестовое окружение(stage), боевой сервер (prod), наладить процесс разработки и тестирования, доставки артефактов по цепочке и деплоя стабильной версии. Для этого необходимо формализовать, привести к единому алгоритму процесс настройки площадки для разработчика, чтобы не возникало ситуации, когда каждый сам решает, что и где «подкрутить». Золотое правило управленца — если процесс повторяется больше одного раза, на этот процесс должна быть инструкция или регламент.
Расскажу на примере архитектуры, которую используем мы: main — наша основная площадка для тестов и показов. В дополнение используем несколько площадок для каждого из разработчиков — d1, d2 и так далее. Настройкой среды для Битрикс-приложения в нашей компании занимается сисадмин. Здесь нет универсального способа настройки, поэтому подробности опущу.
Шаг 1. Разворачиваем ядро Битрикс (базовое или своей версии):
Проверить кодировки. Устанавливайте сайт СТРОГО в кодировке UTF-8. При проверке сайта (Инструменты – проверка системы) шестым пунктом проверки должно выводиться «Параметры настройки UTF».
Проверить ключи. Ни в коем случае не оставляйте сайт на демо-ключе. Нужно запрашивать некоммерческий ключ для разработки у менеджера проекта, а в случае непредставления — останавливать проект. Об этом должен позаботиться тимлид, иначе про ключ все забудут и в один прекрасный момент сайт перестанет работать.
Поставить галку на версиях разработчиков. После установки продукта в админке нужно отметить, что сайт используется для разработки, а не для коммерческих целей.
Обновить до актуального состояния. Сразу после развертывания необходимо зайти в настройки Битрикс и установить все обновления системы, поскольку в аутсорс-продакшнах часто пользуются готовыми сборками (образами).
После разворачивания сайта необходимо пройти проверку системы и проверку тестирования конфигурации /bitrix/admin/site_checker.php?lang=ru. Ошибок и предупреждений не должно быть. По умолчанию агенты на тестовых площадках Extyl должны выполняться на хитах, а на бою переведены на cron (тимлид проекта решает, когда на тесте надо перевести агента на cron).
Шаг 2. Следим за тем, чтобы площадки для разработки не оказались в индексе поисковиков
Программисты, как правило, вообще не задумываются о поисковиках и последствиях индексации площадки для разработки. Нужно напоминать, что стенды разработки — это те же сайты в сети, а значит их видят роботы, Нам не нужно, чтобы служебная информация оказалась доступна в поиске. Сразу после установки не забываем изменить настройки на боевом сервере.
И в robots.txt прописать правило:
– запрещена индексация сайта;
Во время переноса сайта на боевой сервер, файл должен быть изменен (оставить запрет на индексацию только на системные папки, страницы, файлы, такие как bitrix, upload, auth и т.п.).
Шаг 3. Устанавливаем модуль миграции сущностей БД
Когда у нас уже есть ядро и мы начали делать сайт, появляются данные, с которыми нужно работать и не терять их. Возникает необходимость переноса на бой и обратно изменений сущностей БД (инфоблоки, формы и т.д.).
Ничего не вводим руками, пользуемся миграциями. Причина — миграции дают возможность сделать все, что можно сделать руками, но при этом процесс можно в любой момент времени повторить. Когда команда состоит из нескольких разработчиков, количество забытых данных растет в геометрической прогрессии. Если у заказчика есть предпрод или сроки приемки затягиваются, то без миграций невозможно обойтись в принципе.
Не ленитесь и облегчите себе жизнь установкой мигратора. Он поможет восстановить работоспособность сайта, даже если кто-то удалил базу без возможности восстановления.
Шаг 4. Настраиваем Git
В современных реалиях без GIt не может существовать не один проект, даже очень маленький. Писать код без системы версионирования сегодня невозможно — командная работа на то и командная.
Сразу после развертывания Битрикс — надо установить Git на проект и правильно его настроить:
Не все должно попадать в репозиторий, настраиваем gitignore.
.gitignore может быть изменен и дополнен в зависимости от потребностей проекта.
robots.txt, как и sitemap*.xml, .htaccess должен быть в .gitignore на бою и всех тестовых площадках.
Пара слов о гигиене процессов:
На предпроде должна быть включена ветка stage, а на бою master. В ветках stage и master мы не работаем.
Все ненужные страницы и разделы необходимо удалить перед первым коммитом.
В Git не должны попадать отладочные скрипты, логи, медиафайлы, регистрируемые в БД и др.
Очень важно первично правильно настроить Git и сделать площадку main (stage) чистой — без незакоммиченных файлов. Далее эта площадка будет копироваться на тестовые хосты, и если не выполнить эти предписания, то будут проблемы с тем, что невнимательные разработчики станут коммитить конфигурационные файлы, отладку, ядро и другие вещи, которые не должны попадать в Git. Вообще, когда в истории коммитов видно, как удаляют отладку или то, чего не должно там быть — это говорит о низкой квалификации разработчика. Подробнее о работе с Git я расскажу в следующей статье.
Шаг 5. Настраиваем CI/CD на проекте
CI/CD технология непрерывной интеграции и развертывания сегодня практически стандарт для отрасли, хотя единого алгоритма действий тут нет, и пожалуй быть не может — слишком много разных переменных для каждого проекта, каждый раз настраивать приходится по своему. Но общий алгоритм един — пишется код, покрывается тестами, отправляется в систему контроля версий (не обязательно Git), при поступлении нового коммита — тригерится запуск развертывания тестового окружения и самих тестов. Если все успешно — тригерится деплой артефактов на прод.
Разумеется, это только каркас, и этапов может быть гораздо больше, как и проверок (и автоматических и ручных) на возможность перехода к следующему этапу. Но в рамки этой статьи разбор CI/CD не укладывается, это отдельная и большая тема.
Большие проекты подразумевают настройку CI/CD, но процесс сильно зависит от потребностей проекта.
В этом мире всё, включая разработку, стремится к хаосу, а тимлиды его сдерживают и структурируют работу. Описанные мной шаги банальные, но, как ни странно, снимают огромное количество проблем. Не выполненные вовремя пункты инструкции ведут к негативу заказчика и потере драгоценного времени тимлида. Надеюсь, что материал поможет читателю сделать настройку площадок проще, а работу в команде продуктивнее.
Читайте также: