Наименование реквизиты или иные признаки документа источника в 1с 8 что писать
Пометка "Для служебного пользования" с указанием номера экземпляра проставляется на первой странице документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения.
Пометка размещается в правом верхнем углу документа. Номер экземпляра проставляется ниже пометки через 1 межстрочный интервал.
10.3.2. Заголовок к тексту документа
Заголовок является обязательным реквизитом и включает краткое содержание документа. Заголовок должен быть кратким, точно передавать смысл текста и отвечать на вопрос "о чем?" или "о ком?" - "о выделении. ", "об изменении. " и т.п.
Приказы (распоряжения) должны иметь соответствующий их содержанию краткий заголовок. Заголовок центрируется относительно текста. Точка в конце заголовка не ставится.
Заголовок к тексту письма печатается от левой границы текстового поля. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится.
10.3.3. Дата документа
Датой документа является дата его подписания или утверждения. Для документов, фиксирующих решения, принимаемые коллегиально (протокол, акт и др.), датой является дата принятия решения. Соответственно: для протокола - дата заседания, для акта - дата составления.
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.
Документы, изданные совместно, должны иметь одну (единую) дату. Так, если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.
Даты подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, оформляются цифровым способом в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами, например: 16.03.2005. При ссылке в тексте на правовой акт или иной документ дата оформляется следующим образом:
письмо <наименование автора документа> от 16.03.2005 N <. >.
Если порядковый номер месяца или числа состоит из одной цифры, то перед ними проставляется ноль, например: 01.02.2005. Допускается словесно - цифровой способ оформления даты, например: 27 января 2005 года.
Документы вступают в силу с момента их подписания (или утверждения), если в тексте или законодательством не предусмотрена другая дата.
10.3.4. Регистрационный номер документа
Регистрационный номер документа - цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. В его состав обязательно входят индекс дела по номенклатуре и порядковый номер в пределах регистрируемого массива документов. Составные части регистрационного номера пишутся через разделитель без пробелов, например:
03-10/543 или 12-1-01/243,
где (03-10), (12-1-01) - индекс дела по номенклатуре дел (см. п. 12.1.8, абз. 2; п. 12.1.11, абз. 2), если дело имеет уточняющие заголовки томов, в качестве индекса дела используется индекс общего заголовка дела;
543, 243 - порядковый номер документа в пределах регистрируемого массива документов.
Регистрационный номер документа, отправленного в электронной форме по СЭД или электронной почте, дополняется знаком @, являющимся неотъемлемой частью номера.
На документах, оформленных на бланках, регистрационный номер проставляется в зоне расположения этого реквизита.
На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, номер проставляется рядом с датой.
Регистрационный номер документа, изданного совместно Управлением (Межрегиональной инспекцией) и другими организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из сторон, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
10.3.5. Адресование документа
Документы адресуют в организации, их структурные подразделения, должностным или физическим лицам.
При адресовании документа организации или ее структурному подразделению, без указания должностного лица, их наименования пишутся в именительном падеже, например:
При адресовании документа конкретному должностному лицу наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном, например:
При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата, например:
Следует иметь в виду, что воинское (специальное) звание или классный чин государственного служащего - адресата указывается в том случае, если указывается воинское (специальное) звание или классный чин должностного лица, подписавшего документ.
При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
При адресовании документа, отправляемого в электронной форме физическому лицу, индивидуальному предпринимателю и юридическому лицу, указывают фамилию и инициалы получателя (либо наименование организации), затем адрес электронной почты, например:
В реквизите "Адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.
Почтовый адрес в составе реквизита "Адреса" указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 221.
Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, другие федеральные органы исполнительной власти, территориальные органы федерального органа исполнительной власти в субъектах Российской Федерации, если они доставляются подразделением ГФС России.
При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании частному лицу - после фамилии.
Строки реквизита "Адресат" центрируются относительно самой длинной строки или выравниваются по левому краю.
В зоне реквизита "Адресат" документа не должно быть более четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. В этом случае должностным лицом подписываются все экземпляры служебного письма, подлежащие отправке. При большем количестве однотипных адресатов составляется список рассылки, при этом ниже адресата добавляются взятые в скобки слова "(по списку)". Список рассылки оформляется отдельным файлом в произвольной форме и вкладывается в РК исходящего документа.
10.3.6. Текст документа
Текст документа должен быть ясным, кратким, обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации.
Текст печатается на расстоянии 2 - 3-х межстрочных интервалов (24 - 36 пт) от заголовка в установленных границах зоны реквизита "Текст документа". Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текст документа, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания и цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения и рекомендации.
В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, обязательно указывают их реквизиты.
В приказах (распоряжениях) изложение текста должно идти от первого лица единственного числа - "приказываю", "разрешаю".
В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа - "решила", "постановляет". В совместных распорядительных документах - от первого лица множественного числа - "приказываем", "решили".
Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа - "слушали", "постановили".
В письмах используют следующие формы изложения:
- от первого лица единственного числа (". считаю необходимым. ", ". прошу выделить. ");
- от третьего лица единственного числа ("УФНС России по <наименование субъекта Российской Федерации> не возражает. ", "Межрегиональная ИФНС России по <наименование федерального округа> считает возможным. ").
10.3.7. Подпись документа
Реквизит "Подпись" в приказах и распоряжениях состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия). Подпись отделяется от предыдущего реквизита тремя межстрочными интервалами.
Если документ оформляется на угловом бланке письма Руководителя или заместителя Руководителя, то подпись включает классный чин, личную подпись, инициалы имени, отчества и фамилию. Наименование должности в подписи не указывается.
Если документ оформляется на угловом бланке Управления (Межрегиональной инспекции), то подпись включает сокращенное наименование должности, классный чин, личную подпись, инициалы имени, отчества и фамилию. Например:
Если документ (например: внутренняя переписка) оформляется не на бланке Управления (Межрегиональной инспекции), то подпись включает полное наименование должности, классный чин, личную подпись, инициалы имени и отчества, фамилию.
Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог "За", надпись от руки "Зам." или косую черту перед наименованием должности.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
При подписании документа несколькими должностными лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.
10.3.8. Согласование документа
При необходимости, проект документа согласуется с органами и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, - внешнее согласование.
Внешнее согласование документа оформляется соответствующим грифом.
Гриф согласования включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласуется документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату его согласования; или название документа, подтверждающего согласование, его дату и номер, например:
письмо Управления архивами
по Республике Татарстан
от 30.01.2009 N 01-15/155-К
Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем углу.
Визирование приказов и распоряжений оформляется на отдельном листе согласования (Приложение N 9). После простановки виз, на обратной (чистой) стороне листа согласования распечатывается последняя (или единственная) страница подлинника документа. Для приказов и распоряжений на 1 листе допускается лист согласования оформлять отдельно (не на оборотной стороне документа).
Для служебных писем, направляемых на бумажном носителе от 1 до 4 адресатам, визы проставляются на лицевой стороне последнего листа отдельного (визового) экземпляра служебного письма, который оформляется либо на чистом листе бумаги формата А4 (без бланка), либо с использованием электронного шаблона бланка (без герба).
В остальных случаях визы проставляются на оборотной стороне последнего листа оригинала (одного из оригиналов) документа. Для служебного письма на 1 листе визирование допускается оформлять на визовом экземпляре.
Виза на проектах служебных писем включает в себя личную подпись визирующего с расшифровкой и дату, а при необходимости - наименование должности. Все указанные реквизиты проставляются как собственноручно, так и с использованием печатных средств с устойчивыми к истиранию красителями. Использование карандаша не допускается.
10.3.10. Утверждение документа
На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа.
Документ утверждается должностным лицом (лицами) или специально издаваемым документом.
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, его классного чина (при необходимости), личной подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:
При утверждении документа приказом, решением, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (без кавычек), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:
Если приказом (распоряжением) утверждаются несколько документов, то в правом верхнем углу каждого из них проставляется номер приложения, на который дана ссылка в тексте приказа (распоряжения) и гриф утверждения, например:
Слова УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДЕН согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение - УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ.
10.3.11. Указания по исполнению документа (резолюция)
Указание по исполнению документа пишется на отдельном листе, прилагаемом к документу, с обязательным указанием регистрационного номера и даты документа, к которому оно относится. Указание по исполнению документа может быть распечатано с соответствующего шаблона в СЭД-регион.
Указание по исполнению документа пишется на документе или на отдельном листе, прилагаемом к документу, с обязательным указанием регистрационного номера и даты документа, к которому оно относится. Указание по исполнению документа может быть распечатано с соответствующего шаблона в СЭД-регион.
В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы.
Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде указания по исполнению документа лицам, непосредственно им подчиненным.
На документах, имеющих типовые сроки исполнения и не требующих внесения текста поручения, в указания по исполнению документа включаются: исполнитель, подпись автора указания и дата.
10.3.12. Отметка об исполнителе
Отметку об исполнителе располагают на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. Отметка включает напечатанные шрифтом N 10 инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона, например:
При подготовке документов, адресуемых УФНС России, МИ ФНС России, организациям, подведомственным ФНС России, сведения о номере телефона исполнителя дополняются номером внутренней телефонной нумерации с указанием зоны телефонной нумерации, например:
10.3.13. Оформление приложений к документу
Приложения оформляются на стандартных листах и должны иметь все необходимые для документа реквизиты (название, заголовок, дату, номер, отметку о согласовании, подпись исполнителя или его руководителя и т.д.).
Отметка о наличии приложения к документу оформляется следующим образом.
Если приложение названо в тексте, то отметка о его наличии оформляется следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и экземпляров. Если документ имеет приложение в виде файла, созданного с помощью специализированной программы (например, табличного редактора), допускается не указывать количество листов приложения. При наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
1. Статистическая отчетность на 4 л. в 1 экз.;
2. Справочные материалы на 6 л. в 2 экз.;
3. Файл 12345.xls.
Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:
письмо Минюста России от 17.02.2005 N 01-4/172 и приложение к нему, всего на 7 л.
Приложения к распорядительным документам содержат в правом верхнем углу первого листа отметку с указанием наименования документа, его даты и номера, например:
Если в приложении к приказу даны документы другой организации (например, инструкция Минфина России), то в правом верхнем углу данного приложения делается соответствующая запись:
Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается, например:
Здесь отображаются все полученные вами требования. Выберите необходимое требование и откройте его, дважды щелкнув по нему левой кнопкой мыши:
При получении требования от ФНС необходимо подтвердить его прием и подготовить ответ (если необходимо) либо отказать в приеме, нажав соответствующую кнопку в самом требовании:
Для формирования ответа на требование нажмите кнопку Ответить внутри требования.
При создании ответа на требование ФНС необходимо добавить предоставляемые документы. Для этого нажмите соответствующую кнопку - Загрузить с диска или Выбрать из базы.
При выборе пункта Загрузить с диска доступна возможность загрузки сканированных документов, хранящихся на вашем ПК, или загрузки пакета xml-документов 1С-ЭДО или 1С-Такском, выгруженных из другой базы, в виде zip-архива, который содержит файл описания пакета обмена и файлы изображений:
При выборе пункта Выбрать из базы доступна возможность выбора документов, сформированных в используемой на данный момент базе. Здесь вы можете выбрать:
- Электронные документы 1С-ЭДО, 1С-Такском;
- Книги покупок/продаж, журналы счетов фактур;
- Сканированные документы, которые были загружены в программу ранее:
При выборе пункта Загрузить с диска - Сканированный документ откроется окно выбора файлов на ПК. Выберите один или несколько файлов отсканированных документов в формате .jpg, .tiff, .jpg или .pdf и нажмите кнопку Открыть. Откроется окно подготовки документов к отправке:
Добавляемые документы должны соответствовать требованиям. Список требований можно посмотреть, нажав на гиперссылку Требования к файлам:
В окне подготовки документов к отправке можно добавить дополнительные файлы или удалить лишние, нажав на соответствующие кнопки, а также необходимо заполнить обязательное поле Наименование, реквизиты или иные признаки документа - источника.
Если при нажатии кнопки ". " в строке Наименование, реквизиты или иные признаки документа в списке отсутствует необходимый вам вид документа, данное поле можно заполнить вручную.
Остальные поля заполняются при необходимости. Для сохранения изменений нажмите Записать и закрыть. В открывшемся окне выберите пункт полученного требования, по которому формируется ответ:
После отправки ответа на требование исходящий файл будет отображен на вкладке Письма:
Для того чтобы ответить на требование от ФНС, произведите следующие действия.
Перейдите в пункт меню Отчеты - Регламентированные отчеты:
В открывшемся окне Регламентированная и финансовая отчетность нажмите кнопку Журнал обмена и перейдите на вкладку Требования и уведомления:
В случае получения требования от ФНС подтвердите прием требования и подготовьте ответ на него, либо откажитесь от приема, нажав соответствующие кнопки в самом требовании. Для перехода к требованию дважды щелкните по нему левой кнопкой мыши:
Для формирования ответа на требование нажмите кнопку Создать внутри требования либо в столбце Ответы:
В открывшемся окне нажмите кнопку Добавить группу документов:
Далее нажмите Добавить и выберите один из пунктов:
При выборе пункта Документы базы данных в ы можете добавить книги покупок/продаж и журналы счетов-фактуры, сформированные в данной базе 1С. При выборе пункта Файлы из пакета обмена с 1С-Такском (1С-ЭДО) вы можете загрузить книги покупок/продаж и счет-фактуры, подготовленные и выгруженные архивом из другой базы 1С. При выборе пункта Сканированные документы откроется окно, в котором необходимо выбрать вид загружаемого документа:
В открывшемся окне нажмите кнопку Добавить:
Заполните реквизиты, роли участников и нажмите кнопку Добавить для прикрепления файлов к ответу на требование:
Добавляемые документы должны соответствовать следующим требованиям:
После нажатия кнопки ОК сформированный документ будет перенесен в список сканированных документов. Отметьте его флажком и нажмите кнопку Выбрать:
Документ будет добавлен в группу представляемых документов. Добавьте все необходимые документы аналогичным образом, проставьте номер пункта требования, после чего нажмите ОК:
После отправки ответа на требование исходящий файл будет отображен на вкладке Документы по требованиям:
При отсутствии подтверждения получения требования налоговая в праве заблокировать расчетный счет этой организации ( п. 5.1 ст. 23, пп. 2 п. 3 ст. 76 НК РФ ). Для того, чтобы подтвердить прием требования, откройте требования и нажмите кнопку «Подтвердить прием».
Для ознакомления с сутью требования, откройте вложение в формате pdf по гиперссылке. Там указаны сроки и перечень запрашиваемых документов. При нарушении сроков, указных в требовании, налогоплательщику грозит штраф в размере 200 руб. за каждый непредставленный документ (п. 1 ст. 126 НК РФ).
Кнопка «Отказать в приеме» используется в следующих случаях:
- Требование предназначалось другому адресату и отправлено ошибочно.
- Требование не соответствует установленному формату.
- В требовании отсутствует электронная подпись уполномоченного должностного лица налогового органа или не соответствует ему.
По кнопке «Подготовить ответ» имеется три варианта:
- Ответ на требование документов (информации) – ответ на требование по формату Приказа №16
- Уведомление о невозможности ответить в срок – если бухгалтерская служба оценила время на подготовку запрашиваемых документов и не считает возможным уложиться в указанные в требовании сроки. Направляется уведомление согласно приказу ФНС России от 24.04.2019 № ММВ-7-2/204@
- Реестр документов, подтверждающих льготы по НДС – отправляется сразу реестр в формате и форме согласно письму ФНС России от 12.11.2020 № ЕА-4-15/18589, чтобы сократить время на камеральную проверку.
Если выбрать первый вариант, Ответ на требование документов (информации), то откроется форма, куда можно загрузить документы с диска (кнопка «Загрузить с диска») или из информационной базы (кнопка «Выбрать из базы»). При загрузке с диска также необходимо выбрать: загрузка это сканированных документов или документов из другой базы (архив с xml-файлами или изображениями, выгруженными из другой базы). Не до конца подготовленный ответ на требование можно сохранить для продолжения работы позже по кнопку «Записать».
При загрузке сканов документов, необходимо будет для каждого скана указать наименование источника (можно воспользоваться подбором и указать реквизиты документа из базы), наименование основания (необязательно, можно указать договор-основание, первичный документ, счет на оплату) и подпись нотариуса (выбирается файл электронной подписи нотариуса, если документ ее содержит).
Если документ многостраничный, то в данной форме воспользуйтесь кнопкой «Добавить».
После нажатия кнопки «Добавить в ответ на требование» откроется окно, где необходимо указать к какому пункту требования относится этот документ и нажать кнопку ОК.
При загрузке архива документов, выгруженных из другой базы, выбирается один из двух вариантов: документы из другой базы в формате xml или сканированные документы из другой базы. Аналогично указывается пункт требования, которому относится тот или иной файл ил архива.
По кнопке «Выбрать из базы» три варианта:
- Электронные документ 1С-ЭДО, 1С-Такском – xml- документы, полученные по ЭДО от контрагентом
- Книги покупок/продаж, журналы счетов-фактур
- Документы из базы – другие сканы и документы из вашей базы. Выбирается вид документа, а затем и сам документ из списка.
Аналогично указывается пункт требования, которому относится тот или иной файл ил архива.
К документам из базы можно добавить вложения (сканы с диска, например).
По итогу заполняется табличная часть в ответе на требование. Кнопками над таблицей можно удалить или редактировать строки.
После приема ответа вам придет квитанция о приеме, а до этого вы можете отслеживать статус своего ответа на требование из рабочего места 1С-отчетность.
Принимает значение кода вида документа (КВД) или кода налоговой документации (КНД) для документов, которым присвоен данный код.
При направлении документов в ответ на требование о представлении документов (информации), то есть если в значении <ИдФайлОсн> (из таблицы 4.8) содержатся сведения о документе с префиксом 1165013_, принимает значение = 9998
Порядковый номер запрашиваемого документа (запрашиваемой информации)
Элемент обязателен при направлении документов в ответ на требование о представлении документов (информации), то есть если в значении <ИдФайлОсн> (из таблицы 4.8) содержатся сведения о документе с префиксом 1165013_.
Указывается порядковый номер запрашиваемого документа, согласно требованию о представлении документов (информации) в виде 1.XX (2.XX), где XX - порядковый номер
Наименование, реквизиты или иные индивидуализирующие признаки документа
Имя файла ЭП нотариуса (при наличии)
Имя файла ЭП должно иметь следующий вид: ИмяФайл_XXX_N, где:
- имяФайл - имя файла, представляемого в налоговый орган документа в
соответствии с утвержденным форматом для данного документа (без расширения);
- XXX - постфикс файла ЭП, принимающий значение "SGN ";
- N - идентификационный номер файла (GUID);
Расширение имени файла ЭП - sgn.
Наименование, реквизиты или иные индивидуализирующие признаки документа-основания (основного документа) |
Используется для документов, составляемых при наличии основания (основного документа)
Имя файла документа-основания (основного документа)
Указывается имя файла, направляемого (направленного ранее) документа
Имя файла документа
Имя файла сканированного документа имеет вид: KD_O_P_N1_GGGGMMDD_N2, где:
- KD - префикс, принимающий значение кода документа в соответствии с <КодДок>;
- O - идентификатор отправителя имеет вид:
для организаций - девятнадцатиразрядный код (ИНН и КПП организации);
для физических лиц - двенадцатиразрядный код (ИНН физического лица, при отсутствии ИНН - последовательность из двенадцати нулей);
- P - идентификатор конечного
получателя, четырехразрядный код налогового органа;
- GGGGMMDD - дата формирования файла;
- N1, N2 - идентификационные номера файла (GUID). Если документ состоит из нескольких файлов, N1 одинаковый для всех файлов одного документа, N2 уникален для каждого файла независимо от принадлежности к документу.
Расширение имени файла - tif | jpg | pdf | png.
К файлам, содержащим отсканированные изображения, предъявляются следующие требования: черно-белое изображение с разрешением отсканированного документа не менее 150 и не более 300 точек на дюйм с использованием 256 градаций серого цвета.
Читайте также: