Надо ли сканировать подписанную заявку или достаточно приложить в ворде аукцион эцп

Обновлено: 08.01.2025

Подписание документов с помощью ЭЦП — это способ визирования простых писем, договоров, бухгалтерских и прочих отчетов. Рассказали по шагам, как подписывать электронной подписью документы Word и PDF.

Для каких документов требуется цифровая подпись

Большая часть документооборота стала безбумажной, и использованием ЭЦП уже никого не удивить. Сфера госзакупок — не исключение. Участники визируют электронной подписью поданные заявки, а заказчики гарантированно понимают, что потенциальные поставщики — реальные компании. Все контракты, заключаемые по итогам торгов, начинают действовать только после отметки цифровой подписью. Когда еще нужна электронная подпись:

1. Для сдачи отчетности в контролирующие органы (Налоговую службу, Росстат, Пенсионный фонд и ФСС). Отправка отчетов и справок в электронном формате делает процесс более легким и уменьшает количество ошибок. Большая часть сервисов имеет встроенные проверки.
2. При использовании ЭДО (системы электронного документооборота). Это одно из наиболее частых применений. Завизированное таким образом письмо с юридической точки зрения приравнивается к бумажному варианту, на котором проставлены печать и виза. Благодаря ЭДО, безбумажный документооборот становится реальностью как внутри организации, так и с внешними контрагентами.
3. На портале «Госуслуги». Любой гражданин РФ может оформить для себя криптоподпись и ставить отметки на подаваемых через сайт «Госуслуги» заявлениях, принимать участие в общественных инициативах и т. д.
4. При обращении в арбитражный суд. Как доказательство могут использоваться договоры с контрагентами, официальная переписка, счета-фактуры, подписанные электронно. По АПК РФ такие документы приравниваются к бумажным аналогам с проставленным штампом.

Какие бывают ЭЦП

Электронная подпись — это своего рода «штамп», позволяющий не только определять подписанта, но и убедиться в целостности подписанного документа. Три типа криптоподписей и порядок их выдачи утверждены в законе № 63-ФЗ от 06.04.2011:

1. Простая. Применяется для отметки писем и различных спецификаций. В качестве подтверждения выступают пароли, коды и иные средства. Чаще всего ее используют в системах электронного ДО.
2. Усиленная неквалифицированная. Для ее создания необходим процесс криптографической обработки данных, применяется закрытый ключ. Эта электронная подпись дает возможность выяснить, кто подписал файл, а также вносились ли изменения после первоначального визирования.
3. Усиленная квалифицированная. Схожа с предыдущим видом, но при ее создании и проверке должны использоваться сертифицированные ФСБ методы криптозащиты информации. ЭЦП такого вида могут выдавать только аккредитованные удостоверяющие центры.

Есть несколько способов, как подписать файл электронной подписью. Разберем те, которые встречаются наиболее часто.

Что понадобится

Чтобы подписать файл с помощью электронной подписи, необходимо:

1. Установить на свой ПК программу КриптоПРО. Советуем также познакомиться со статьей про настройку компьютера.
2. Получить два сертификата: владельца электронной подписи, удостоверяющего центра.

Покажем, как подписать pdf электронной подписью КриптоПРО и как подписать файлы в Word.

Как подписать электронной подписью документ pdf

Разберем, как подписать документ ЭЦП, пошагово. Шаг 1. Откройте нужный файл pdf, в меню «Инструменты» остановите выбор на ярлыке «Сертификаты».

Шаг 2. Нажмите на пункт «Поставить цифровую подпись» и задайте область, на которой система КриптоПро проставит отметку о подписании.

Шаг 3. На экране появится окошко с выбором электронного удостоверения, укажите то, которое нужно, и нажмите «Ок».

Шаг 4. Настройте удостоверение и нажмите «Продолжить».

Шаг 5. Создайте цифровое удостоверение с собственной подписью.

Шаг 6. Сохраните в магазине сертификатов Windows.

Шаг 7. Введите имя и электронный адрес.

Откроется форма для предварительного просмотра штампа. Если все устраивает, можно нажимать на кнопку «Подписать». И это последний шаг в инструкции, как подписать ЭЦП документ pdf.

Как подписать документ электронной подписью в Word

Опишем процесс по шагам. Шаг 1. Откройте в Word тот файл, который вам нужен. Перейдите в верхнем меню к пункту «Файл», затем нажмите на строку «Сведения», а потом на «Добавить электронную подпись».

Шаг 2. В окошке выберите мышью конкретную ЭП, добавьте, если есть необходимость, свои комментарии и завершите процесс нажатием кнопки «Подписать».

Если у вас на ПК инсталлирован плагин КриптоПРО Office Signature, то шаги будут немного отличаться.

Шаг 1. Откройте свой документ для визирования в формате Word, перейдите в «Файл», а после этого — к строке «Добавить цифровую подпись».

Шаг 2. Выберите нужную ЭП, напишите заметки в комментарии, нажмите на «Подписать».

Как подписать документ ЭЦП комплексом «КриптоАРМ»

Такой способ дает возможность использовать все современные форматы шифрования, в том числе шифрование архивов. Рассмотрим инструкцию, как подписать файл, используя систему «КриптоАРМ». Шаг 1. Откройте программный комплекс «КриптоАРМ» и выберите первый из пунктов меню — «Подписать».

Шаг 2. Ознакомьтесь с инструкцией Мастера созданий ЭЦП. После этого нажмите «Далее».

Шаг 3. По кнопке «Выбор файла» перейдите к нужному, щелкните по нему и нажмите «Далее».

На экране появится окошко «Выходной формат». При отсутствии обязательных требований кодировку оставьте в том виде, что есть. Можно создать архив после окончания процесса либо указать каталог на диске для хранения результата.

Шаг 4. Выберите конкретный сертификат, нажав на кнопку «Выбрать», потом для продолжения процесса — «Далее».

Шаг 5. На экране появится результирующее окошко с кратким описанием введенной информации. Программа предложит сохранить профиль. Он может пригодиться, когда в следующий раз вы будете подписывать файлы по такому же принципу. Нажмите «Готово».

Если все прошло без ошибок, «КриптоАРМ» сообщит об успешном завершении.

Процесс визирования с использованием ЭЦП не представляет большой сложности. Нужно просто знать, какой тип ЭП в каких случаях можно применять, и следовать инструкции.

Чтобы заявка участника была принята, крайне важно грамотно оформить все документы. Сегодня рассмотрим выписку из ЕГРЮЛ (ЕГРИП), копию паспорта физлица, а также документы для подтверждения квалификации работников и наличия необходимой техники.

Электронная выписка из ЕГРЮЛ (ЕГРИП)

К своей заявке участник должен приложить выписку из соответствующего реестра, полученную не ранее, чем 6 месяцев назад. Она может быть представлена в виде оригинала либо нотариально заверенной копии. При этом электронная выписка, подписанная квалифицированной электронной подписью (КЭП) инспектора ИФНС, приравнивается к бумажному оригиналу. Это признают в ФАС, ссылаясь в качестве подтверждения на письмо Минэкономразвития от 01.12.2015 № Д28и-3448.

Таким образом, если заказчик отклоняет электронную выписку участника, подписанную КЭП ИФНС, его действия неправомерны. При этом неважно, в каком виде подаются остальные документы — в бумажном или электронном.

В случае электронного аукциона все гораздо проще. Выписка предоставляется не в рамках заявки на конкретную закупку, а при аккредитации на площадке. При этом правило 6-месячной «свежести» при подаче заявки на аукцион игнорируется.

Верная копия паспорта физлица

Если в процедуре закупки участвует индивидуальный предприниматель или физическое лицо, то обязательным требованием для них является приложить к заявке копию документа, удостоверяющего личность. Для участия в аукционах копия предоставляется при аккредитации на ЭТП, в остальных случаях она прикладывается к заявке. При этом у участников возникает вполне логичный вопрос — что именно нужно копировать, если речь идет о паспорте?

В соответствии с постановлением правительства № 477 от 15.06.09, копией признается документ, который полностью воспроизводит оригинал, включая его внешние признаки, но при этом не обладает законной силой.

Заказчик или оператор торгов должны удостовериться в том, что паспорт участника является действительным, а его копия полностью соответствует оригиналу. Что касается первого факта, то недействительным признается паспорт, содержащий на любой своей странице какие-либо исправления или пометки. Чтобы убедиться в том, что они отсутствуют, заказчику (оператору) необходимо увидеть все страницы паспорта участника. Таким образом, целесообразно сделать полную копию паспорта физического лица — абсолютно все страницы вне зависимости от того, заполнены они или пусты, а также обложку и форзацы.

Подтверждение квалификации кадров и наличия техники

В закупках, где требуется подтвердить наличие техники и/или квалификацию сотрудников, могут иметься шаблоны соответствующих справок. Однако их может и не быть — в таком случае справку нужно сформировать самостоятельно.

Подтвердить квалификацию сотрудников участник может в виде таблицы. В ней должны содержаться такие столбцы:

• порядковый номер,
• фамилия, имя, отчество работника,
• информация об образовании,
• занимаемая должность,
• стаж.

Наличие необходимых материально-технических ресурсов также можно подтвердить в виде таблицы. Специалисты рекомендуют включить в нее всю технику и как можно больше информации о каждой единице. Например, можно предусмотреть такие поля:

• порядковый номер,
• наименование технического средства,
• его назначение,
• место, где оно находится,
• основание владения/распоряжения (право собственности, аренды и т.д.),
• текущее состояние.

Каждая из упомянутых выше справок составляется на фирменном бланке организации, подписывается уполномоченным лицом с указанием его ФИО и должности и заверяется печатью организации.

Обратите внимание! Все требования, которые установлены в закупочной документации, относятся исключительно к самому участнику. Если у него не хватает необходимой техники либо квалифицированных сотрудников, то приложить соответствующую справку от субподрядчика (соисполнителя) он не может. Такая заявка заказчиком будет отклонена.

Подписание документа электронной подписью — это способ завизировать как простое письмо, так и договор на оказание услуг, а также бухгалтерскую или налоговую отчетность. В статье вы найдете пошаговые инструкции, как подписать ЭЦП документ PDF или Word с помощью криптографических программ «КриптоПРО» и «КриптоАРМ».

Какие документы нужно подписывать электронной подписью

На сегодняшний день, когда практически весь документооборот становится безбумажным, подписание документов с помощью электронной подписи — обыденное дело.

В сфере государственных закупок электронной подписью подписывают поданные заявки. Это дает заказчикам гарантию, что они имеют дело с реальными участниками. Также контракты, которые заключаются по итогам госзакупок, вступают в действие только после визирования с помощью ЭЦП.

Также цифровая подпись необходима в таких ситуациях:

1. Отчетность для контролирующих органов. Можно сдать ее в электронном виде таким службам, как ФНС, Росстат, ПФР и ФСС. Это значительно упрощает передачу информации и повышает правильность: большинство сервисов предлагают автоматическую проверку на ошибки.
2. Электронный документооборот (ЭДО). Одно из самых распространенных применений, так как подписанное таким способом письмо соответствует бумажному с печатью и визой. Позволяет перейти на безбумажный документооборот как внутри компании, так и за ее пределами.
3. Государственные услуги. Гражданин РФ может визировать подаваемые заявления в ведомства через портал госуслуг, участвовать в общественных инициативах, пользоваться личным кабинетом на сайте ФНС, даже оформлять кредит. В качестве доказательств можно использовать счет-фактуры, договоры, официальные письма, подписанные электронно. Согласно АПК РФ, такой документ является аналогом бумажного с собственноручной визой.

Какие бывают электронные подписи

ЭЦП — это «штамп», который позволяет идентифицировать ее владельца, а также удостовериться в целостности подписанного документа. Типы ЭЦП и порядок их оформления утверждены Федеральным законом № 63-ФЗ от 06.04.2011. Он установил, что подписи бывают трех видов:

1. Простая. Распространена для подписания писем или спецификаций, подтверждается с использованием паролей, кодов и иных средств, чаще всего используется в системах корпоративного ЭДО.
2. Усиленная неквалифицированная. Получается в процессе криптографической обработки информации и использования закрытого ключа. Позволяет установить, кто подписал документ, а также факт внесения изменений после подписания.
3. Усиленная квалифицированная. Аналогична неквалифицированной, но для ее создания и проверки используются наработки криптозащиты, сертифицированные ФСБ РФ. Такие ЭП выдаются только аккредитованными удостоверяющими центрами.

Завизировать документ можно несколькими способами. Рассмотрим наиболее часто встречающиеся.

Подписываем с помощью программного комплекса «КриптоПРО CSP»

Для этого нужна установленная программа КриптоПРО, сертификат удостоверяющего центра и сертификат владельца ЭП. Советуем также прочитать статью о том, как настроить компьютер.

Как подписать электронной подписью документ Ворд (MS Word)

1. Открываем нужный файл, жмем в меню «Файл» — «Сведения» — «Добавить электронную подпись (КРИПТО-ПРО)».

2. Выбираем нужную ЭП, добавляем комментарий, если нужно, и жмем «Подписать».

3. Если нет ошибок, то система показывает окно с успешным подписанием.

Если установлен плагин КриптоПРО Office Signature

1. Открываем нужный файл, выбираем «Файл», затем — «Добавить цифровую подпись».

2. Аналогично предыдущему варианту, выбираем необходимую ЭП, добавляем, если нужен, комментарий и жмем «Подписать».

Как подписать электронной подписью документ PDF (Adobe Acrobat PDF)

1. Открываем необходимый PDF-файл, нажимаем на панели «Инструменты» и видим ярлык «Сертификаты». Выбираем его.

2. Нажимаем на «Поставить цифровую подпись» и выбираем область на файле, где будет располагаться отметка о подписании.

3. Далее появляется окно выбора цифрового удостоверения для подписи, выбираем нужное и жмем «Продолжить»:

4. Откроется окно с предварительным видом штампа. Если все верно, то нажимаем «Подписать».

5. Система выдаст оповещение об успешном подписании. На этом все.

Подписание программным комплексом «КриптоАРМ»

При таком способе есть возможность шифрования всех современных форматов, а также архивов.

Итак, разберемся, как подписать документ ЭЦП с помощью «КриптоАРМ».

1. Открываем программу «КриптоАРМ» и выбираем самый первый пункт действий — «Подписать».

2. Внимательно изучаем инструкцию Мастера созданий ЭП. Нажимаем «Далее».

3. Жмем на «Выбор файла», переходим к нужному файлу, щелкаем по нему и жмем «Далее».

4. Выбираем подписываемый файл, нажимаем «Далее».

5. Видим окно «Выходной формат». Если нет обязательных требований, то кодировку оставляем как есть. Можно сохранить в формат ZIP (для отправки по e-mail) или выбрать место сохранения конечного результата. Жмем «Далее».

6. В «Параметрах» можно выбрать свойство, добавить комментарий, а также выбрать присоединенную ЭП (присоединяется к исходному файлу) или отсоединенную (сохраняется отдельным файлом), а также дополнительные параметры по желанию. Когда все готово, жмем «Далее».

7. Теперь необходимо выбрать сертификат, для этого жмем «Выбрать», указываем необходимый сертификат и жмем «Далее».

8. На следующем этапе видим итоговое окно с кратким описанием данных. Если в следующий раз файлы будут подписываться в таком же порядке, то можно сохранить профиль. Жмем «Готово».

Решили поучаствовать в электронном аукционе по Закону № 44? Что необходимо знать участнику для аккредитации на ЭТП и получения доступа к участию в электронных торгах? Сейчас узнаем.

Вы приняли решение участвовать в электронном аукционе в соответствии с Законом № 44, проводимом муниципальным либо государственным заказчиком, чтобы попытаться стать его поставщиком. Что необходимо участнику для аккредитации на ЭТП и получения доступа к участию в электронных торгах?

Электронная подпись: понятие и виды

Для начала необходимо приобретение сертификата электронной подписи (ЭП). Электронная подпись – это закодированная информация об участнике (физическом, юридическом лице либо индивидуальном предпринимателе) в электронной форме. Её можно использовать при сдаче отчетности в налоговую инспекцию, для внутрифирменного документооборота, чтобы участвовать в закупках по Законам № 223 и № 44, чтобы стать участником коммерческих торгов и в ряде других случаев. Виды электронной подписи, а также особенности её применения регламентированы Законом № 63 «Об электронной подписи».

Вы собрались участвовать в электронных аукционных торгах? Тогда приглашаем вас на вебинар по теме: «Заключение контрактов в электронной форме в соответствии с Законом № 44».

Не стоит забывать, что в различных случаях используют разные виды электронной подписи. К примеру, нельзя принимать участие в электронном аукционе, который проводится для нужд госзаказчиков по Закону № 44, используя сертификат ключа ЭП, выданный, чтобы участвовать в торгах в соответствии с Законом № 223.

В сертификат ЭП включена информация о ФИО владельца (наименовании организации), КПП, ИНН, ОГРН, а также об адресе (стране, регионе, городе), должности владельца, полномочиях, которые имеет пользователь в области размещения заказов.

Указываемые в сертификатах ЭП полномочия пользователей для участия в электронных торгах включают:

• полномочия администратора организации;
• полномочия уполномоченного специалиста;
• полномочия специалиста, имеющего право подписывать контракт.

Список полномочий пользователя определяется запросом организации при приобретении сертификата. В сертификате ЭП одного пользователя может указываться несколько полномочий.

Электронная подпись для заказчиков и поставщиков в сфере государственных закупок по Закону № 44

Чтобы поставщик (участник) имел право участвовать в электронном аукционе, он должен быть владельцем усиленной неквалифицированной электронной подписи, а заказчик – усиленной квалифицированной электронной подписи. Отличие квалифицированной ЭП от неквалифицированной в том, что квалифицированная фиксируется в ФСБ.

Где и каким образом получить ЭП?

Заказчики получают сертификат ЭП в Федеральном казначействе, поставщики – в специализированных Удостоверяющих центрах, к примеру, в УЦ СКБ Контур.

Удостоверяющими центрами производится создание и выдача сертификатов ключей проверки ЭП заявителям, они устанавливают сроки их действия, ведут реестр выдачи и аннулирования сертификатов ключей ЭП (реестр сертификатов).

Федеральным казначейством обеспечивается функционирование системы защищенного электронного документооборота. Ведомственная территориально-распределенная организационно-техническая структура состоит из Федерального казначейства и его подчиненных региональных центров регистрации. Заказчики могут получать сертификаты в территориальных регистрационных подразделениях.

Стоит отметить, что сертификаты принимают на пяти ЭТП, которые аккредитованы для государственного заказа, к числу которых относятся:

Возможно, Вас также заинтересует:

Предлагаем воспользоваться нашим сервисом по сравнению стоимости банковских гарантий в разных банках.

Заполните заявку и наш специалист свяжется с вами в течение рабочего дня.

Поправки в законодательство, регулирующее государственные закупки, предусматривают, что теперь для допуска к федеральным тендерам вместо двух достаточно будет одной квалифицированной подписи.

Правила хранения ключей

Вместе с сертификатом ЭП абонент системы также получает ключевой контейнер, записанный на внешний носитель данных. Храниться закрытый ключ может на токене, дискете либо в реестре. Используется ключевой контейнер при подписании документов в электронном виде, а также для того, чтобы шифровать и расшифровывать передаваемые данные. Иметь к нему доступ может только владелец соответствующего сертификата. При повреждении или утере ключевого контейнера станет невозможной расшифровка зашифрованных с его помощью документов. Чтобы этого избежать, нужна копия ключевого контейнера. Хранение этой копии разрешено только в месте, которое недоступно для посторонних лиц.

Чтобы работать с ЭП, необходимо иметь соответствующее программное обеспечение, например:

• операционную систему Windows 7 либо выше;
• браузер Internet Explorer (версия 7) либо выше со всеми необходимыми настройками, включая настройку надежных узлов, разрешение на использование элементов ActiveX либо другой браузер с плагином для того, чтобы работать с ЭП;
• средство информационной криптозащиты CryptoPro CSP v. 3.6 либо выше;
• специализированные библиотеки.

Об информационной безопасности

Владельцу необходимо ответственно подходить к вопросам хранения ключа ЭП. При его утере нужно сразу сообщить в удостоверяющий центр. Тогда данный ключ ЭП аннулируют, а вместо него выдадут новый. Передача своего ключа ЭП другим лицам запрещена.

Вы хотите знать больше? Тогда вам нужно пройти дистанционный онлайн-курс по теме: «Электронный аукцион по Закону № 44».

Читайте также:

  
• Что делать если на компьютере нет microsoft office word
  
• Поиск большего значения в excel
  
• Excel подсказки при вводе
  
• Как включить режим инкогнито в microsoft edge
  
• Интеграция техэксперт в word как сделать