Может ли эксель отправлять уведомления на почту
Если вы делитесь документом OneDrive другими людьми для просмотра и редактирования, может быть полезно знать, когда они приняли какое-то действие с этим файлом. Вам не нужно постоянно проверять файл в папке, вы можете заметить изменения.
Существует три типа уведомлений, которые можно получать. Давайте рассмотрим каждый из них.
В приложении: вы можете получать уведомления прямо в Word, PowerPoint или Excel, когда люди, с помощью которых вы поделились файлом, внося изменения, редактируете, комментарии и т. д.
Центр уведомлений. Когда ваши коллеги начнут редактировать файл, вы можете получать уведомления в центре уведомлений Windows 10 центре уведомлений или в центре уведомлений на мобильном устройстве.
Электронная почта: вы можете получать уведомления по электронной почте, когда в файл внося изменения или комментарии.
Как это работает
Давайте рассмотрим, как можно легко настроить и использовать эти уведомления.
В приложении для уведомлений показано, какие файлы и кем были изменены. Конкретный опыт может немного отличаться в зависимости от приложения и платформы.
The Version History Pane
Microsoft 365 имеет понятие области "История версий" для всех документов, хранимого в OneDrive или SharePoint. В области "История версий" показано, когда и кем был сохранен файл. Чтобы открыть его, просто щелкните заголовок документа в заголовке окна в верхней части окна и выберите История версий.
Если вы поделитесь презентацией слайдов в PowerPoint для Microsoft 365 или PowerPoint в Интернете и другие люди внесли изменения в файл, вы получите небольшой баннер, с помощью которого можно узнать, кто внесли изменения в презентацию, когда вас нет на связи.
Если файл хранится в OneDrive, вы будете получать оповещения в центре уведомлений Windows 10 или в Центре уведомлений iOS или Android, когда пользователи начнут вносить изменения в файл.
Чтобы включить эту возможность, необходимо установить Приложение синхронизации OneDrive и в нее необходимо в нее вписаться. Приложение Приложение синхронизации OneDrive по умолчанию установлено в Windows 10, и предполагается, что вы уже вписались в Windows с помощью своей учетной записи Майкрософт, как и большинство людей, вам не нужно делать никаких дополнительных действий, чтобы получить эти уведомления.
Если вам нужно установить мобильное приложение OneDrive на устройстве с iOS или Android, вы можете бесплатно скачать его из магазина приложений.
Отключение и отключение уведомлений для всех файлов
Чтобы отключить оповещения для всех файлов, перейдите в параметры приложения OneDrive:
Windows
Щелкните правой кнопкой мыши значок OneDrive (выглядит как белое облако) на панели задач и выберитеПараметры . На вкладке Параметры вы найдете квадратику для отключения или отключения уведомлений.
Android
Чтобы отключить оповещения на устройстве с Android, запустите приложение OneDrive, коснитесь меню в левом верхнем углу и нажмите кнопку Сведения (выглядит как "i" в круге) в правом верхнем углу диалогового окна. Появится экран с информацией об этой учетной записи и параметрах для включаемого или отключенного уведомления о различных действиях, например о том, когда кто-то делится с вами файлом или когда он редактирует файл, к который вы ему добавили.
Чтобы включить или отключить уведомления в iOS, выполните следующие действия:
Откройте приложение Office, например Word или Excel.
В нижней части диалогового окно выберите Push-уведомления.
В этом диалоговом окне вы можете полностью включить или отключить push-уведомления для этого приложения, а также включить или отключить отдельные виды уведомлений, такие как извещения о продукте или когда кто-то @Mentions вас. Обратите внимание, что эти параметры уведомлений индивидуальны для приложения, поэтому вы можете включить, например, уведомления для Word, но не для Excel. Это также означает, что если вам нужны уведомления в Word, Excel и PowerPoint, вам потребуется включить их в каждом приложении по отдельности.
Отключение и отключение уведомлений для одного файла
Сведения о получении оповещений по электронной почте о документах, хранимых в SharePoint, см. в этой SharePoint.
Обратная связь
Эта статья была обновлена Беном 4 апреля 2019 г. с помощью ваших комментариев. Если она оказаться полезной для вас (а особенно, если нет), осообщите нам, как ее улучшить, с помощью элементов управления отзывами ниже.
Прежде чем начать читать статью прошу принять к сведению объявление: используйте СВОИ АДРЕСА ЭЛ.ПОЧТЫ при тестировании кодов . Не надо отсылать письма на указанные в статье e-mail адреса- это все приходит мне на почту. Помимо этого Вы сами не сможете понять работает или нет, т.к. письма придут мне, а не Вам.
Спасибо за понимание
P.S. А если написанное выше Вы все же проигнорировали и отправили письмо на мои адреса электронной почты - это означает, что Вы соглашаетесь с тем, что вся информация внутри письма, включая вложения, может быть использована мной без ограничений в личных целях.
Отправка через меню Excel
Отправку без кода осуществить достаточно просто:
Далее выбирается способ отправки:
Также можно указать несколько получателей:
Этот код отправляет одно письмо и одно вложение за раз. Но если несколько раз вызвать метод .Attachments.Add, то можно добавить еще файлы:
.Attachments.Add "C:\Temp\Книга1.xlsx" .Attachments.Add "C:\Temp\Книга2.xlsx" .Attachments.Add "C:\Documents\Report.rar"
objOutlookApp.Session.Logon "user","1234",False, True
имеет особое значение. По сути она нужна только в тех случаях, когда в Outlook настроено несколько профилей(не путать с учетными записями) и запускать нужно от конкретного. Если профиль только один или не указан, то Outlook запускается с профилем по умолчанию. Для этого строку нужно записать без параметров(так же можно записать эту строку, если Outlook при попытке создания письма выдает ошибку профиля):
Этот код отправляет одно письмо и вставляет одну картинку. За это отвечает строка
Если картинку надо вложить с заранее указанными размерами, то строка будет выглядеть так:
"<img src=cid:" & Replace(Dir(sPicture, 16), " ", "%20") & " height=240 width=180>" 'height - высота 'width - ширина
Если надо добавить несколько картинок, то метод .Attachments.Add sPicture надо будет вызвать столько раз, сколько картинок(для каждого свой путь к картинке).
Важно помнить: пути для картинок должны содержать полный путь до файла, включая его имя и расширение: C:\Документы\Изображения\Excel_vba_ru.jpg . При указании только имени Excel_vba_ru.jpg или пути без расширения ( C:\Документы\Изображения\Excel_vba_ru ) ошибки не будет, но картинка не будет вставлена, а вместо неё скорее всего будет текст "Ошибка загрузки картинки!" или пустой квадрат вместо реальной картинки.
- Outlook 2007 : Меню-Параметры-Центр управления безопасностью-Программный доступ-установить Никогда не предупреждать о подозрительной активности (не рекомендуется)
- Outlook 2010 и выше : Файл-Параметры-Центр управления безопасностью-Программный доступ-установить Никогда не предупреждать о подозрительной активности (не рекомендуется)
ВАЖНО: Если компьютер управляется администратором Microsoft Exchange или Microsoft Windows Active Directory Domain Services и администратором в качестве параметров по умолчанию установлен запрет на внесение изменений в параметры безопасности пользователями, возможность изменения данных настроек безопасности программного доступа будет недоступна.
Но так же при отправке файлов и писем часто необходимо не привязываться к конкретной почтовой программе. Ведь далеко не все ставят Outlook. Многие используют иные почтовые программы, например TheBat.
Данный код отправляет письмо, используя объект CDO (Collaboration Data Objects - присутствует во всех версиях Windows) и от имени Вашей учетной записи(либо Яндекс, либо Мэйл, либо Рамблер либо др.).
Это основные моменты. Поля Кому(sTo), От кого(sFrom),Тема письма(sSubject), Текст письма(sBody) и Вложение(sAttachment) думаю не нуждаются в расшифровке.
Чтобы использовать данный код вы можете либо просто скопировать его прямо со страницы, либо скачать файл. В файле программа немного упрощена к использованию - в ячейки листа вам необходимо будет внести поля: Кому(sTo), От кого(sFrom),Тема письма(sSubject), Текст письма(sBody) и Вложение(sAttachment) и выбрать SMTPserver. SMTPserver выбирается из выпадающего списка. Сам список является динамическим и расположен на листе "Settinngs". Там же расположены поля Учетной записи и Пароль, которые автоматически подставляются в необходимые поля на листе "Отправка". Т.к. список динамический Вы можете просто добавлять к уже имеющимся новые сервисы и потом просто выбирать их из списка. Так же в файле есть еще одна возможность - выбрать файл. Для этого надо просто нажать на кнопку и выбрать файл.
Самый главный момент:
AddRelatedBodyPart
-
C:\Документы\Изображения\11.jpg - указывается полный путь к файлу картинки на компьютере, включая расширение файла.
11.jpg - указывается имя картинки с расширением. Это имя будет использовано внутри письма и именно его необходимо будет указать дальше в " urn:schemas:mailheader:Content-ID ". И указывать обязательно в треугольных скобках: " "
внутри же самого письма в том месте, где должна отображаться картинки надо записать:
в приведенном выше коде картинка вставляется в самом начале письма и после неё так же добавляется перенос на новую строку при помощи тэга
Прежде чем начать читать статью прошу принять к сведению объявление: используйте СВОИ АДРЕСА ЭЛ.ПОЧТЫ при тестировании кодов . Не надо отсылать письма на указанные в статье e-mail адреса- это все приходит мне на почту. Помимо этого Вы сами не сможете понять работает или нет, т.к. письма придут мне, а не Вам.
Спасибо за понимание
P.S. А если написанное выше Вы все же проигнорировали и отправили письмо на мои адреса электронной почты - это означает, что Вы соглашаетесь с тем, что вся информация внутри письма, включая вложения, может быть использована мной без ограничений в личных целях.
Отправка через меню Excel
Отправку без кода осуществить достаточно просто:
Далее выбирается способ отправки:
Также можно указать несколько получателей:
Этот код отправляет одно письмо и одно вложение за раз. Но если несколько раз вызвать метод .Attachments.Add, то можно добавить еще файлы:
.Attachments.Add "C:\Temp\Книга1.xlsx" .Attachments.Add "C:\Temp\Книга2.xlsx" .Attachments.Add "C:\Documents\Report.rar"
objOutlookApp.Session.Logon "user","1234",False, True
имеет особое значение. По сути она нужна только в тех случаях, когда в Outlook настроено несколько профилей(не путать с учетными записями) и запускать нужно от конкретного. Если профиль только один или не указан, то Outlook запускается с профилем по умолчанию. Для этого строку нужно записать без параметров(так же можно записать эту строку, если Outlook при попытке создания письма выдает ошибку профиля):
Этот код отправляет одно письмо и вставляет одну картинку. За это отвечает строка
Если картинку надо вложить с заранее указанными размерами, то строка будет выглядеть так:
"<img src=cid:" & Replace(Dir(sPicture, 16), " ", "%20") & " height=240 width=180>" 'height - высота 'width - ширина
Если надо добавить несколько картинок, то метод .Attachments.Add sPicture надо будет вызвать столько раз, сколько картинок(для каждого свой путь к картинке).
Важно помнить: пути для картинок должны содержать полный путь до файла, включая его имя и расширение: C:\Документы\Изображения\Excel_vba_ru.jpg . При указании только имени Excel_vba_ru.jpg или пути без расширения ( C:\Документы\Изображения\Excel_vba_ru ) ошибки не будет, но картинка не будет вставлена, а вместо неё скорее всего будет текст "Ошибка загрузки картинки!" или пустой квадрат вместо реальной картинки.
- Outlook 2007 : Меню-Параметры-Центр управления безопасностью-Программный доступ-установить Никогда не предупреждать о подозрительной активности (не рекомендуется)
- Outlook 2010 и выше : Файл-Параметры-Центр управления безопасностью-Программный доступ-установить Никогда не предупреждать о подозрительной активности (не рекомендуется)
ВАЖНО: Если компьютер управляется администратором Microsoft Exchange или Microsoft Windows Active Directory Domain Services и администратором в качестве параметров по умолчанию установлен запрет на внесение изменений в параметры безопасности пользователями, возможность изменения данных настроек безопасности программного доступа будет недоступна.
Но так же при отправке файлов и писем часто необходимо не привязываться к конкретной почтовой программе. Ведь далеко не все ставят Outlook. Многие используют иные почтовые программы, например TheBat.
Данный код отправляет письмо, используя объект CDO (Collaboration Data Objects - присутствует во всех версиях Windows) и от имени Вашей учетной записи(либо Яндекс, либо Мэйл, либо Рамблер либо др.).
Это основные моменты. Поля Кому(sTo), От кого(sFrom),Тема письма(sSubject), Текст письма(sBody) и Вложение(sAttachment) думаю не нуждаются в расшифровке.
Чтобы использовать данный код вы можете либо просто скопировать его прямо со страницы, либо скачать файл. В файле программа немного упрощена к использованию - в ячейки листа вам необходимо будет внести поля: Кому(sTo), От кого(sFrom),Тема письма(sSubject), Текст письма(sBody) и Вложение(sAttachment) и выбрать SMTPserver. SMTPserver выбирается из выпадающего списка. Сам список является динамическим и расположен на листе "Settinngs". Там же расположены поля Учетной записи и Пароль, которые автоматически подставляются в необходимые поля на листе "Отправка". Т.к. список динамический Вы можете просто добавлять к уже имеющимся новые сервисы и потом просто выбирать их из списка. Так же в файле есть еще одна возможность - выбрать файл. Для этого надо просто нажать на кнопку и выбрать файл.
Самый главный момент:
AddRelatedBodyPart
-
C:\Документы\Изображения\11.jpg - указывается полный путь к файлу картинки на компьютере, включая расширение файла.
11.jpg - указывается имя картинки с расширением. Это имя будет использовано внутри письма и именно его необходимо будет указать дальше в " urn:schemas:mailheader:Content-ID ". И указывать обязательно в треугольных скобках: " "
внутри же самого письма в том месте, где должна отображаться картинки надо записать:
в приведенном выше коде картинка вставляется в самом начале письма и после неё так же добавляется перенос на новую строку при помощи тэга
Имеем таблицу в Microsoft Excel, в которой хранится информация о ключевых клиентах нашей компании (адреса эл.почты, имена, названия компаний и т.д.), которых мы хотим поздравить с очередным праздником.
В терминах Microsoft Office такая процедура называется Слиянием (Mail Merge) . Поехали.
Подготовка списка клиентов в Excel
Таблица со списком клиентов для рассылки должна удовлетворять нескольким простым условиям:
- Шапка таблицы должна быть простой - одна строка с уникальными названиями столбцов (без повторений и пустых ячеек).
- В таблице не должно быть объединенных ячеек.
- В таблице не должно быть пустых строк или столбцов (отдельные пустые ячейки допускаются).
Если планируется отправка по электронной почте, то, само-собой, в таблице должен быть столбец с адресами получателей.
Поскольку Excel и Word не смогу сами определить пол клиента по имени, то имеет смысл сделать отдельный столбец с обращением (господин, госпожа и т.п.) или с родовым окончанием (-ый или -ая) для обращения "Уважаемый(ая). " Как вариант, возможно полуавтоматическое определение пола в зависимости от окончания отчества ("а" или "ч"), реализованное функцией ПРАВСИМВ (RIGHT) .
В новых версиях Microsoft Excel 2007/2010 для таких таблиц очень удобно использовать инструмент Форматировать как таблицу (Format as Table) с вкладки Главная (Home) . Подробнее про такие "умные таблицы" можно почитать тут.
Потом запускаем пошаговый Мастер Слияния на вкладке Рассылки (Mailings) кнопкой Начать слияние ( Start Mail Merge ) – Пошаговый мастер слияния (Step-by-Step Merge Wizard) :
В Word 2003 и старше эта команда была доступна в меню Сервис - Письма и рассылки - Мастер слияния (Tools - Letters and Mailings - Mail Merge) .
Этап 1. Выбор типа документа.
Этап 2. Выбор документа
Этап 3. Выбор получателей
На этом шаге мы подключаем список клиентов в Excel к документу Word. Выбираем Использование списка и жмем на Обзор (Browse) , после чего в диалоговом окне открытия файла указываем где лежит наш файл со списком клиентов.
После выбора источника данных, Word позволяет провести фильтрацию, сортировку и ручной отбор записей при помощи окна Получатели слияния:
Этап 4. Создание письма
На этом этапе пользователь должен указать – куда именно в документ должны попасть данные из подключенного списка. Для этого необходимо установить курсор в точку вставки в письме и использовать ссылку Другие элементы - она выводит полный набор всех полей списка, из которого мы и выбираем нужное поле для вставки:
В итоге, после вставки всех полей слияния у нас должно получиться нечто похожее (вставленные поля выделены красным):
Если в исходной таблице не было специального столбца для окончания "ый"/"ая" к слову "уважаем" (как в нашем примере), но был обычный столбец "Пол" с классическими "муж" и "жен", то можно воспользоваться кнопкой Правила (Rules) на вкладке Рассылки (Mailings) :
Эта кнопка открывает список правил (функций и полей), доступных для вставки в документ при создании рассылки. Для подстановки нужного окончания к слову "уважаемый/ая" выберем третий пункт IF. THEN. ELSE. В открывшемся затем окне зададим правило подстановки правильного окончания в зависимости от пола:
Этап 5. Просмотр писем
На этом этапе мы уже можем предварительно просмотреть результаты слияния, используя кнопки со стрелками. При необходимости, также, можно исключить любого получателя из списка.
Этап 6. Завершение слияния
На завершающем этапе возможны несколько вариантов:
Нажатие ссылки Печать (Print) приведет к немедленной отправке всех результатов слияния на принтер без вывода на экран.
Если необходимо сохранить созданные в результате слияния документы для дальнейшего использования или требуется внести ручную правку в некоторые из документов, то лучше использовать ссылку Изменить часть писем (Edit individual letters) , которая выведет результаты слияния в отдельный файл:
Читайте также: