Могут ли сотрудники компании просматривать список контактов другого сотрудника в microsoft outlook
Outlook — это мощнейший инструмент для работы с электронной почтой, который уделывает веб-версию Gmail. Вот несколько неочевидных возможностей этого монстра, которые могут вам пригодиться.
1. Предварительный просмотр писем
2. Основной почтовый ящик
Если у вас несколько учётных записей в Outlook, можно выбрать одну в качестве основной, чтобы соответствующая папка открывалась при запуске почты. Для этого нажмите «Файл» → «Параметры» и в появившемся окне выберите на панели слева вкладку «Дополнительно».
3. Папки поиска
Если вы часто ищете письма, вбивая в строку поиска одни и те же слова и выражения, можно упростить себе задачу. Outlook поддерживает папки поиска, или смарт-папки. Настройте их, и сможете забыть о ручной сортировке корреспонденции.
4. Очистка папок
5. Отложенная доставка
6. Быстрые действия
На вкладке «Главная» найдите кнопку «Быстрые действия». Здесь представлено несколько шаблонов, но вы можете сделать и собственные. Для этого нажмите на «Создать новое» в разделе «Быстрые действия» и задайте имя. Затем, нажимая на кнопку «Действия», выберите те операции, которые хотите выполнить, шаг за шагом. Быстрое действие можно будет сохранить на панели инструментов или назначить ему комбинацию горячих клавиш.
7. Окна Outlook
Вы можете открыть одновременно несколько окон Outlook. Это позволит просматривать электронную почту, календарь и задачи на большом мониторе, не используя кнопки навигации для переключения между почтой и календарём.
Сделать это очень просто. Щёлкните правой кнопкой мыши по значку открытого почтового клиента в панели задач и в появившемся меню выберите Outlook. Откроется второе окно. Когда будете закрывать почтовый клиент, перейдите в «Файл» → «Выход» в любом из открытых окон, не нажимая кнопку закрытия окна в верхнем правом углу. При следующем запуске Outlook откроется с тем же количеством окон.
8. Правила
Эта функция позволяет автоматически совершать определённые действия с новой почтой. Нажмите «Правила» на вкладке «Главная» и выберите «Управление правилами и оповещениями». Здесь вы сможете создавать, изменять и вручную запускать их.
Щёлкните «Создать правило», а затем установите свои настройки в появившемся окне. Можно указать приложению, чтобы оно подавало определённый звуковой сигнал, отображало оповещение и переносило в нужную папку письма, соответствующие тем или иным критериям.
9. Имена учётных записей
По умолчанию в качестве имени учётной записи в Outlook используется ваш email, но имя аккаунта можно и изменить. При этом на сервере вашего провайдера электронной почты он останется прежним, поэтому можно называть свои почтовые ящики по их содержанию: «Работа», «Дом» и так далее.
Чтобы изменить имя аккаунта, кликните правой кнопкой мыши на учётной записи (панель слева) и выберите «Свойства учётной записи». Или перейдите в «Файл» → «Сведения». Затем откройте «Настройки учётной записи», выберите учётку, имя которой вы хотите поменять, и нажмите «Изменить». Введите новое имя, затем нажмите «Далее» и «Готово».
10. Командная строка
Гиковские штучки, которые помогут использовать Outlook эффективнее, подойдут тем, кто привык работать с клавиатурой, а не с мышью. Нажмите Win + R, чтобы открыть командную строку, и вводите команды:
- outlook.exe /nopreview — открыть Outlook без окна предпросмотра писем.
- outlook.exe /select имя_папки — открыть Outlook с конкретной папкой электронной почты вместо той, что у вас назначена основной. Если вместо имя_папки ввести outlook:calendar, откроется календарь.
- outlook.exe /restore — открыть Outlook, восстановив все окна, если программа была закрыта в результате системной ошибки.
- outlook.exe /finder — открыть мощный поисковый инструмент Outlook.
Если вы знаете ещё какие-нибудь крутые фишки Outlook, поделитесь в комментариях.
Собственно, возникла задача: можно ли сделать общую адресную книгу Outlook для всех пользователей домена без использования сервера Exchange. Что, собственно, имеется: домен Active Directore, клиентские ОС (Windows Xp SP3 и Windows 7) и установленный на них MS Outlook версий 2003/2007/2010. Необходимо чтобы все пользователи домена в Outlook имели общий список внешних контактов.
При реализации этой задачки рассматривались различные варианты, начиная от необходимости разработки скриптов по синхронизации контактов между клиентами до различных сторонних решений. Однако все это было признано достаточно трудоемким и неудобным, пока в голову не пришла идея – а что если воспользоваться уже имеющейся единой базой данных под именем Active Directory для хранения информации обо всех общих контактах. Поэтому стали копать в сторону поддержки LDAP в Outlook (которая как оказывается имеется. ).
Подготовительные шаги. В структуре Active Directory создадим отдельный организационный элемент OU, с именем, например, Contact. В данной OU будут храниться все наши внешние контакты. Заполним созданный нами OU элементами AD типа «Контакты», задав им необходимые имена и email адреса (у контактов обязательно должные быть заполнены поля Display Name и E-mail).
Настроим клиент Outlook на использование общей базы контактов по LDAP. В данной инструкции я буду настраивать Outlook 2010, в Outlook 2007/2003 процедура аналогично за исключением различий в интерфейсе и расположении/названии пунктов меню, я думаю, вы сами все найдете.
Настройка Outlook 2010 на общую адресную книгу LDAP
Таким образом, мы настроили наш Outlook 2010 на использование общей адресной книги контактов, хранящейся в каталоге AD.
Бизнес держится на связях. Потерянная контактная информация означает упущенную сделку. У вас не будет клиентов, если вы не знаете, как до них добраться. В Microsoft Outlook список контактов размещается как можно ближе к электронной почте.
В этом уроке вы узнаете, как добавить контакты в Outlook и как создать контактную группу в Outlook. Рассмотрим полезные функции, такие, как создание группы контактов в Outlook. Давайте начнём.
Важность ваших контактов из Microsoft Outlook
Контакты в MS Outlook бывают частные и деловые. Для постоянной связи Outlook позволяет сохранять адреса прямо внутри вашей электронной почты.
Каждая запись в адресной книге электронной почты является контактом. Бизнесмену и каждому, кто пользуется email, удобнее иметь адресные книги в Интернете. Тогда вы их точно не потеряете.
Для поиска в Outlook щёлкните значок Address Book (в виде раскрытой книги) справа от вкладки Home. В диалоговом окне Address Book: Contacts появится основная информация о контакте:
Информация о контакте в окне Address Book: Contacts.
Ваша адресная книга по умолчанию - Contacts – [Your Email Address], но можно создавать и дополнительные адресные книги.
Чтобы найти более подробную информацию о контакте, дважды щёлкните его имя, чтобы открыть карточку контакта:
Детальная информация в карточке контакта MS Outlook.
Как видите, карточка содержит не только адрес электронной почты вашего контакта. Помимо возможности хранить до трёх адресов, есть поля для ввода следующей информации:
- Место работы
- Адрес веб-страниц
- IM адреса
- Телефонные номера (рабочий, домашний, факс, мобильный и прочие)
- Адреса (до трёх физических адресов на контакт)
Можно прикрепить изображение к карточке контакта, если у вас оно есть. Кроме того, есть поле Notes для дополнительной информации.
Адресная книга Outlook позволяет не только хранить и находить контактную информацию, но использовать её для отправки коллективных писем с помощью контактных групп. Подробнее о Microsoft Outlook читайте в пособиях:
Полезные советы для работы с Email
Теперь перейдём к созданию контактов и контактных групп в MS Outlook:
1. Занесение нового контакта в MS Outlook
Осознавая важность адресной книги Outlook, вы готовы организовать свой список контактов. Существуют два основных метода добавления контактов в Outlook:
- из адресной книги
- из электронной почты
Разберём каждый из них.
Шаг 1. Как добавить контакты в Outlook из адресной книги
Этот метод удобен, если вы хотите добавить к своим контактам в MS Outlook визитные карточки. Иметь аккуратно организованную информацию о контактах в почтовом ящике гораздо удобней, чем хранить стопки карточек, которые могут быть случайно потеряны.
Для начала откройте адресную книгу в MS Outlook и щелкните правой кнопкой мыши в любом месте. Появится всплывающее меню:
Нажмите New Entry для добавления нового контакта в свою адресную книгу.
Выбор опции New Entry. Диалоговое окно New Entry:
Добавление контакта или новой группы контактов из диалогового окна New Entry.
Выберите параметр New Contact и нажмите OK. Вы увидите пустую карточку Contact Card:
В карточке можно хранить разнообразную информацию о каждом контакте в адресной книге Outlook.
Заполните каждое поле контакта соответствующей информацией.
Щёлкнув по стрелке справа, вы можете дописать информацию. В приведенном ниже примере есть три типа адресов, которые вы можете добавить в карточку контакта:
Вы можете хранить несколько адресов для каждого контакта.
Заполнив поля, выберите Save & New сохраните контакт и продолжайте заполнение адресной книги. Или, выбрав Save & Delete, вернитесь в Address Book:Contacts.
Шаг 2. Как добавить контакты в Outlook из Email
Вы можете сохранить контактную информацию из писем, полученных в Outlook.
По щелчку правой кнопкой мыши на адрес отправителя, появляется всплывающее меню:
Командой Add to Outlook Contacts добавляется новый контакт из электронной почты.
Выберите Add to Outlook Contacts. Открывается контактная карта с уже заполненным именем отправителя и адресом. Если у вас есть дополнительная информация об этом контакте, добавьте её в карточку.
Заполнив, нажмите Save & Close или Save & New, чтобы сохранить контакт в адресной книге.
Шаг 3. Как добавить изображение
Если хотите, вы можете добавить изображение или логотип. Откройте карточку контакта человека, чьё изображение вы хотите добавить. Нажмите значок Add Contact Picture справа от имени пользователя. Откроется окно браузера:
Можно добавить изображение в MS Outlook.
Перейдите к файлу с изображением, которое вы хотите добавить. Укажите на него и нажмите OK. Теперь выбранное изображение появится на карточке контакта:
Вы можете добавить фотографию или рисунок в карточку контакта MS Outlook.
Шаг 4. Как удалить контакт
Иногда требуется удалить контакт. Или информация устарела, или вам больше не понадобится.
К счастью, в Outlook это делается легко. Откройте окно Address Book: Contacts. Выберите имя контакта, который вы хотите удалить. Затем щелкните правой кнопкой мыши в любом месте. Появится всплывающее меню:
Выберите имя контакта в адресной книге и нажмите Delete.
Выберите Delete. Система запросит подтверждения:
После нажатия Yes контакт будет удалён из адресной книги MS Outlook.
3. Создание группы контактов
(Примечание: Эта опция известна как the Distribution List в ранних версиях Outlook.)
Рассмотрим эту возможность внимательнее.
Шаг 1. Как создать группу контактов в Outlook
Откройте окно People. Нажмите на три точки в нижнем левом углу MS Outlook. Появится всплывающее меню Navigation Options:
Выбор опции People в меню Navigation.
Во всплывающем меню выберите People. Окно People содержит весь список ваших контактов:
Вы увидите полный список контактов Outlook в окне People.
Нажмите New Contact Group в Ribbon. Появится пустое окно Contact Group:
Окно Contact Group для создания группы контактов.
Введите в поле Name имя для группы, которую вы хотите создать. Теперь, когда вы создали новую группу контактов, можно начать добавлять адреса.
Шаг 2. Как добавить адреса в контактную группу Outlook
В открытом окне Contact Group нажмите значок Add Member на ленте. Появится всплывающее меню:
Выбор участников группы Outlook из контактов Outlook, адресной книги или электронной почты.
Имеется возможность выбора адресов из существующих контактов Outlook, из адресной книги или электронной почты.
При нажатии From Outlook Contacts или From Address Book, отобразится окно Select Members: Contacts. Вы можете выбрать имя контакта.
Для примера возьмём вариант New E-mail Contact. Вместо полной карточки контакта появляется диалоговое окно Add New Member:
Окно Add New Member для добавления контакта в группу Outlook.
Введите имя и адрес контакта, который вы хотите добавить в группу. Обратите внимание, что по умолчанию стоит флажок Add to Contacts. Если его убрать, контакт будет добавлен в вашу новую группу контактов, но не в адресную книгу. Это может пригодиться, если вам нужна связь с этим человеком только в составе группы.
После ввода информации нажмите OK. Контакт в группу добавлен. Дополняйте в группу столько контактов, сколько понадобится.
По окончании работы щёлкните значок Save & Close в верхнем левом углу окна Contact Group.
Шаг 3. Как использовать контактную группу
Шаг 4. Как переименовать группу
Имя группы контактов можно изменить. Например, после завершения одного проекта и перехода к другому, вы можете переименовать свою группу контактов.
Для этого откройте выпадающее окно Navigation и выберите People:
Опция People в меню Navigation для доступа к окну Contacts.
Появится окно Contacts:
Имя группы контактов в верхней части окна Contacts.
Имя группы отображается в верхней части списка контактов (рядом с значком людей). Нажмите туда, чтобы выбрать. Дважды щёлкните мышью на группе контактов и откройте окно Contact Group:
Вы можете переименовать существующую группу контактов.
Запишите новое имя в поле Name. Закончив, кликните по иконке Update Now. Для сохранения изменений и выхода, нажмите Save & Close.
Шаг 5. Как поменять адреса в контактной группе MS Outlook
Списки адресов часто требуют изменений. Электронная почта Outlook поможет вам идти в ногу со временем.
Состав участников контактной группы меняется в окне Contact Group . Вы можете указать новые адреса или удалить ненужные. Откройте Contact Group window:
Изменение адресов в группе контактов
Начнем с добавления нового участника. Дважды щёлкните значок Add Members в ленте. Можно добавить участника из списка контактов Outlook, адресной книги или ввести новый контакт электронной почты. По окончании нажмите на значок Update Now в Ribbon.
Чтобы удалить участника из группы контактов, щёлкните его имя. Затем нажмите значок Remove Member в Ribbon. Информация участника удаляется из контактной группы. (Однако, не из списка контактов электронной почты Outlook.)
После внесения изменений и выхода из окна нажмите значок Save & Close слева в Ribbon.
Шаг 6. Как удалить контактную группу
Время от времени требуется полностью удалить контактную группу. Возможно, вам больше не нужно связываться с её членами.
Для удаления группы из электронной почты MS Outlook откройте окно Contacts. Имена групп отображаются в верхней части списка.
Щёлкните по имени группы, которую вы хотите удалить. Нажмите значок Delete (выглядит как X) в Ribbon. Ваша контактная группа удалена.
В Outlook можно сэкономить время, когда нужно поделиться контактной информацией с другими пользователями MS Outlook, через Microsoft OneNote. В Outlook вы можете обмениваться контактами в OneNote с другими пользователями Outlook.
OneNote - приложение для заметок в составе Microsoft Office. Чтобы узнать больше об OneNote, просмотрите этот учебник:
Откройте окно Contacts. Выберите адрес и кликните по иконке OneNote в Ribbon. Появится диалог Select Location в OneNote:
Вы можете поделиться контактной информацией Outlook в Microsoft OneNote.
Разверните опцию My Notebook и выберите блокнот OneNote для сохранения адреса. Нажмите OK. Ваша информация добавляется в OneNote в выбранный вами блокнот:
Контактная информация Microsoft Outlook внесена в OneNote.
Примечание. Можно обмениваться информацией о контактной карточке Outlook с OneNote.
Если кому-то понадобилась ваша контактная информация или даже ваша контактная группа, вы можете сделать это быстро и легко через электронную почту Outlook.
Откройте окно Contacts. Нажмите на элемент Outlook для выбора. Это может быть контактной группой или индивидуальным адресом. В этом примере я показываю, как разделить контактную группу в Outlook.
Нажмите Forward Contact на ленте, чтобы открыть всплывающее меню:
Вы можете пересылать адрес из Outlook или информацию о группе кому угодно.
Примечание. Группы контактов могут быть отосланы только в качестве контакта Outlook. Индивидуальные адреса могут быть перенаправлены либо в виде контакта Outlook, либо визитной карточки.
Выберите опцию формата элемента. Откроется окно Compose с уже прикрепленным элементом контакта:
Информация о контактной группе Outlook прилагается к электронной почте.
Практика использования ваших контактных групп
После занесения контактов в Outlook и организации их в группы вы обнаружите, что для них в Outlook существует много применений. Вот лишь несколько идей:
Организуйте свою электронную почту с Inbox Management
Содержите свой почтовый ящик MS Outlook в порядке, следуя методам управления электронной почтой. Узнайте о них reduce your email inbox clutter with our free eBook:
Заключение
Теперь, когда вы знаете, как добавлять контакты в Outlook и как организовать их в группы, вы готовы в полной мере использовать MS Outlook в своей деловой и личной жизни. Начните сегодня с создания контактной группы в Outlook.
Как вы используете контакты Outlook в своем бизнесе? Используете ли вы контактные группы MS Outlook? Поделитесь своими мыслями (или советами) в комментариях ниже.
В знакомой компании по просьбам сотрудников перевели почту с Яндекса на Exchange. Оказалось, не все понимают причин смены почты. В этой заметке описываю, чем удобна связка Microsoft Exchange и Microsoft Outlook для сотрудников компаний.
В заметке рассматриваю связку Microsoft Exchange и Microsoft Outlook, так как этот клиент является одним из самых популярных и в полной мере раскрывает возможности почтового сервера.
Для сравнения буду приводить очень популярный в России Яндекс.Коннект, который, на мой взгляд, является лучшим бесплатным решением для организации почты на собственном домене. О подробном опыте использования почты и сервисов Яндекс я писал в другой заметке.
Disclaimer: заметка написана с позиции просвещения пользователя. Вопрос о переходе на Outlook, особенно с учетом его стоимости, каждая компания должна принимать исхода из своей конкретной ситуации.
Если использовать в качестве почтового клиента Outlook, который по умолчанию входит в Office, то становятся доступны:
Серверная адресная книга
- Актуальный список контактов коллег
- Возможность указания расширенной информации
Помощник по планированию
- В зависимости от настроек приватности сервера, в почтовом клиенте доступна информация о расписаниях коллег и есть функции по автоматическому подбору времени с учётом свободного времени всех участников
- Если в компании используется Skype for Business, то статусы занятости коллег отображаются непосредственно в интерфейсе почты. Например, при написании письма или при просмотре полученного.
Работа с вложенными папками без ошибок
- В зависимости от настроек приватности сервера, в почтовом клиенте доступна информация о расписаниях коллег и есть функции по автоматическому подбору времени с учётом свободного времени всех участников
- Если в компании используется Skype for Business, то статусы занятости коллег отображаются непосредственно в интерфейсе почты. Например, при написании письма или при просмотре полученного.
Работа с вложенными папками без ошибок
- Например, в Яндексе во “входящих” нельзя создать вложенные подпапки, чтобы они корректно синхронизировались в Outlook
Другое: отзыв письма из клиента, работа с почтовыми правилами
Что-то из описанного может работать и в других серверах-клиентах, но конкретная реализация зависит от конкретной связки программ. Связку же Outlook и Exchange можно рассматривать как эталон.
Выделил этот пункт из-за его важности. Знаю, что проблема актуальна, так как инструкция по синхронизации Outlook с календарями Яндекса и Google является одной из самых популярных заметок в моем блоге.
Outlook без дополнительных усилий не умеет работать с календарём и контактами сервисов вроде Яндекс и Google. Зато с Exchange он работает отлично.
Прямое следствие этого пункта - возможность работать с одним календарём как из мобильной почты, так и с почтового клиента на компьютере. Приняв приглашение на телефоне, событие будет видно в календаре на компьютере и наоборот.
Готовый процесс бронирования переговорных комнат и общих ресурсовПереговорные комнаты можно занимать непосредственно из интерфейса создания приглашения на совещание в Outlook или web-интерфейсе. Нет необходимости параллельно с приглашением участников вносить бронирования в отдельный сервис или другой календарь.
Разрешение конфликтов бронирования происходит в автоматическом режиме на сервере. Исключаются ситуации, когда двое организаторов бронируют переговори на одно и то же время.
Единые форматы взаимодействия между Outlook и веб-интерфейсомВ случае Exchange нет проблем взаимодействия с Outlook. Веб-интерфейс Exchange повторяет Outlook как визуально, так и работает с ним по единым форматам.
Обратная ситуация тоже справедлива. Приглашения из Outlook не всегда корректно распознаются сторонними веб-клиентами.
Время пересылки письма внутри Exchange - несколько секунд. Можно переслать файл коллеге за соседним столом и тут же открыть его на другом компьютере.
В Яндекс.Почте между ящиками внутри одного домена письмо идёт около минуты. И в аналогичном же кейсе, придётся сидеть с коллегой и ждать пока придёт письмо.
По разным оценкам от 60% до 80% сотрудников компаний в мире в качестве корпоративной почты используют Exchange. Эта доля стабильно высока.
Сотрудники, которые с ним работали и переходят в компании без Exchange, обычно предлагают в первые дни предлагают его поставить. Те же пользователи, кто раньше не работал с Exchange, обычно не понимают, в чем его удобство. Надеюсь, эта заметка описала основные причины, почему Exchange так популярен среди сотрудников корпораций.
Согласны или не согласны? Если есть что добавить - оставляйте своё мнение в комментариях.
Читайте также: