Материальный отчет в 1с erp
Сегментом особого внимания особенно в крупных производственных и промышленных организациях является учет спецодежды и спецоснастки с необходимостью оперативного получения информации об их наличии и состоянии, не только в суммовом, но и в количественном выражении.
Беря во внимание количество подразделений и входящих в них сотрудников, производство или закупка спецодежды составляют немалую статью расходов. Соответственно, некорректный учет негативно сказывается на финансовом состоянии компании.
В типовом функционале ERP существует ряд ограничений:
Отсутствуют инструменты по инвентаризации ТМЦ в эксплуатации, что для крупных компаний является обязательной процедурой.
В системе в принципе нет возможности сформировать документы для проведения инвентаризации ТМЦ в эксплуатации. Из-за этого бухгалтеру приходится формировать ведомости в xls, из-за чего растет вероятность ошибок, а также увеличивается время на подготовку необходимой информации.
Нет единого отчета, который бы аккумулировал в себе все сводные данные по учету спецодежды.
Количественные и суммовые данные разбросаны по нескольким отчетам. Например, чтобы получить информацию о количестве и стоимости ТМЦ в эксплуатации, нужно сформировать ОСВ (оборотно-сальдовую ведомость) по счету и типовой отчет "ТМЦ в эксплуатации", а затем сопоставить данные отчета в единый. При больших объемах данных такой процесс, естественно, усложняет работу пользователям и влияет на рост количества ошибок.
Кроме того, в типовом отчете "ТМЦ в эксплуатации" не отражаются те ТМЦ, по которым срок службы закончился, но сам ТМЦ еще не списан, что в свою очередь влияет на полноту отражения данных по учету.
Не отражается движение спецодежды по счетам МЦ и 10.11 в рамках одного месяца, если она была передана в эксплуатацию в этом же месяце.
В ведении учета есть своя специфика. Представим, что в апреле была передана в эксплуатацию спецодежда. Работник несколько дней ей попользовался и передал другому. Либо другая часто встречающаяся ситуация - в одежде обнаружился брак и ее нужно было списать. И все это произошло в рамках одного месяца.
Ограничение типового функционала 1С:ERP заключается в данном случае в том, что по счетам МЦ и 10.11 не будет отображаться движение спецодежды в том же месяце, в котором произошла передача и было сделано списание или перемещение. Пользователи не смогут получить полные сведения по эксплуатации одежды в апреле, в котором она и была передана, данные будут отображены только в мае. Такой формат противоречит полноте отображения данных.
Расчет остаточной стоимости ТМЦ, стоимость которых была погашена при передаче в эксплуатацию.
Помимо недостающей информации для корректного учета многие компании сталкиваются с необходимостью определения остаточной стоимости, которая возникает при списании ТМЦ из эксплуатации при реализации или другим причинам.
Сейчас в типовой системе 1С:ERP вся спецодежда и спецоснастка (согласно ФСБУ 5), которая передается в эксплуатацию, списывается на расходы сразу, независимо от срока службы. Проблема заключается в том, что при полном списании, когда не учитывается реальный срок службы спецодежды (в учете 2021 в системе не заложены такие документы), нельзя автоматически рассчитать остаточную стоимость, которая важна для формирования возврата средств за спецодежду и финансового результата при реализации.
Может ли автоматизация процессов в 1С решить насущные проблемы учета?
В нашей работе мы сталкиваемся с абсолютно разными отраслями, масштабами организаций, отношением сотрудников к внедрению новых механизмов и правил. Но 90% компаний схожи в двух моментах: бухгалтерии нужны максимальное удобство и экономия времени при аврале задач, а руководству - полная и прозрачная финансовая картина по процессам производства и контроль состояния активов.
Рассматривая данные цели в разрезе учета спецодежды в 1С:ERP, для их достижения необходима автоматизация учета ТМЦ. Для решения вопроса оперативности, полноты и достоверности данных о ТМЦ в эксплуатации был разработан отчет "ТМЦ в эксплуатации" на базе типового отчета 1С:ERP.
Данный отчет позволяет:
увидеть суммовые и количественные показатели в одном отчете, в разрезе всей необходимой аналитики;
работать без ограничений по отражению ТМЦ, срок службы у которых закончился. В отчете отражаются все ТМЦ, числящиеся в учете, но с помощью настроек пользователь может сам установить отбор, показывать ему такие ТМЦ или нет;
увидеть суммовые показатели по перемещениям и списаниям ТМЦ в том периоде, в котором они отражены по документам, независимо от даты передачи их в эксплуатацию;
работать с полной детализацией до первичного документа, что позволяет открывать документы сразу из отчёта и вносить в него при необходимости корректировки.
Важный момент: отчет подключается к 1С как внешний инструмент и не рушит текущие процессы системы, в которой работает компания.
Разбираемся с инвентаризацией
Чуть выше мы говорили о том, что 1С:ERP в принципе нет документов по инвентаризации. Но данный процесс нельзя обходить стороной. Удачной альтернативой ручному труду будет является проведение доработки самой системы 1С, учитывая нюансы самой компании, так как тут все индивидуально.
В нашей практики в рамках процесса автоматизации учета была доработана система, где мы создали документы, которые отражают инвентаризацию, что облегчило ввод данных и исключило ошибки, которые появляются при ручном вмешательстве.
Документ "Инвентаризационная ведомость для ТМЦ в эксплуатации" заполняется автоматически по данным забалансового счета МЦ по сумме и количеству с учетом данных оперативного контура, что позволяет получать актуальные данные после проведения документов перемещения и списания, независимо от формирования проводок в БУ. При этом в документе есть возможность формирования печатных форм ИНВ-3 и ИНВЕ-19.
Автоматическое заполнение реквизитов в документах по учету ТМЦ в эксплуатации
В рамках разработки отчета были доработаны механизмы, позволяющие автоматизировать:
заполнение стоимости ТМЦ при возврате из эксплуатации, если на момент возврата не вышел срок службы или в принципе есть остаточная стоимость на счете 10.11;
заполнение реквизитов “Физическое лицо получатель” при перемещении.
Разумеется, можно рассматривать альтернативные решения автоматизации. Например, если компания будет формировать оборотку, а затем загружать заполненный excel-файл в свою систему. Но учитывая объемы работ, с уверенностью можно сказать, что такой способ повлияет на рост количества ошибок.
В данном случае автоматизация учета ТМЦ станет действенным методом, который убережет компанию от ошибок, влияющих на финансовое состояние организации, а также поможет оперативно принимать взвешенные управленческие решения, основанные на корректной и актуальной информации по учету спецодежды и спецоснастки.
Если у вас появятся вопросы - оставляйте заявку, мы подробно проконсультируем по функционалу!
Как программистам так и пользователям известно, как долго и сложно создаются отчеты в 1C. Однако, мы можем предложить на рассмотрение не стандартное решение — это загрузка данных в OLAP. OLAP — онлайн аналитическая отчетность для предприятий с возможностью построения таблиц и графиков. Для тех, кто это попробовал, оказалось экстремально удобным средством для построения аналитической отчетности в Microsoft Excel, как говорится, привычным способом для рядовых пользователей на предприятиях использующих 1С:ERP.
Чтобы получить информацию о таблицах и структуре базы данных 1C:ERP будем использовать готовые обработки, которые уже есть в интернет (GetDatabaseStructure.epf или base_structure.epf).
При помощи такого инструмента мы увидим список полей для объектов 1С (справочники, документы, строки документов, перечисления и т.п.) и их назначение, это нам пригодится в дальнейшем для программирования загрузки данных в OLAP. На основе полученных данных мы подготовим таблицы в нашей отдельной базе данных для аналитической отчетности в Microsoft SQL.
В Visual Studio добавим структуру таблиц 1С в Linq to SQL
Накинем еще структуру таблиц нашей аналитической базы в Linq to SQL и создадим связи между ними
Создаем класс в Visual Studio для перегрузки данных из структуры 1C в структуру OLAP
Загрузим в память список идентификаторов документов 1С, уже имеющихся в базе OLAP. Уникальность документов в 1C поддерживается в основном при помощи IDRRef и Version. Tuple поможет нам создать составной индекс, при необходимости.
Заполним индексы из таблицы SQL базы данных OLAP
Делаем выборку документов из 1C:ERP и проверяем их наличие в нашей базе OLAP. Поле _Version содержит значение для сверки модифицированности документа в 1C
Создадим новый или обновим существующий документ
Внутри цикла по документам ссылки на справочники и друге объекты подбираем из предварительно заполненных словарей.
Заполним словарь (Dictionary) для последующего поиска в памяти (значительно ускоряет процесс, по сравнению с поиском из таблиц БД SQL)
Подбирем элемент справочника в процессе загрузки документов
В конце работы цикла сохраним документ в БД OLAP
На этом работа в Visual Studio по заполнению табличек закончена, переходим к сводным таблицам в Excel. Добавляем новую сводную таблицу
Рисуем таблицу в Excel добавляя нужные поля в табличную часть, результат должен быть следующим (примерный вариант)
Мы рассмотрели краткий пример загрузки данных в отдельную базу данных SQL для формирования аналитической отчетности в OLAP и Excel из любых конфигураций 1С. Полученный в процессе такой разработки набор срезов и показателей готов в к тому, чтобы его использовал конечный пользователь в сводной таблице Microsoft Excel, формируя любые варианты отчета, удобные пользователю.
Читайте также: