Компьютерная программа которая позволяет организовать работу с электронными документами

Обновлено: 06.01.2025

Кому полезен раздел : всем, кто решил избавиться от бумаги и прочих анахронизмов в своей работе и перейти к построению цифрового предприятия.

Что «внутри» : подробное описание, как устроены системы электронного документооборота и управления цифровым контентом.

1. С чего начинается электронный документооборот: основные понятия

Даже если 100 % документов в офисе создают в цифровом виде, то более 80 % из них до сих пор распечатывают (для согласования, ознакомления, запуска в работу). Разве может такой подход быть эффективным?

Кажется, что автоматизация документооборота — самое разумное действие со стороны лиц, принимающих решение. Но бизнес-потребность в ней формируется не мгновенно. Только получив ряд сигналов, руководство приходит к выводу, что предприятию нужна специальная информационная система (ИС) для управления контентом на всех стадиях его существования.

Что такое электронный документ, СЭД, ECM

Современная система управления цифровыми процессами и документами — сложный организм, который включает в себя множество определений. Мы постараемся дать вам самые понятные и ёмкие.

Электронный документ — набор информации (текст, изображение, аудиозапись), сохранённый на компьютере (форматы .doc, .xlsx и др.). Он сопровождается карточкой с атрибутами подобно тому, как книги в библиотеке сопровождаются картотекой. По атрибутам (название, автор, дата создания и т.д.) можно быстро найти любой объект поиска.

Workflow (поток работ) — последовательность действий сотрудников в рамках определённого бизнес-процесса. Пример такой последовательности — получение счёта-фактуры, его регистрация, рассмотрение и исполнение, а бизнес-процесса — работа с обращениями граждан.

Электронный документооборот (ЭДО) — это способ организации работы с документами, при котором основная их масса используется в цифровом виде и хранится централизованно.

Система электронного документооборота (СЭД) — это компьютерная программа (программное обеспечение), которая позволяет организовать работу с электронными документами (создание, изменение, поиск), а также взаимодействие между сотрудниками (передачу актов и договоров, выдачу заданий, отправку уведомлений и т.п.).

ECM (Enterprise Content Management) — в переводе этот термин звучит как «управление корпоративными информационными ресурсами (содержанием, наполнением, контентом)». Это определение несколько шире, чем СЭД. Под ECM-системой понимают набор технологий, инструментов и методов, используемых для сбора, управления, накопления, хранения и доставки информации (контента) всем потребителям внутри организации. Например, чтобы перейти в класс ECM, СЭД должна содержать средства сканирования документов, гарантировать их сохранность, поддерживать правила их хранения и т.д.

Постепенно СЭД и ECM вытесняются с рынка более современными классами систем, которые не просто позволяют создавать документы, управлять контентом и процессами, но и обладают встроенными интеллектуальными сервисами, набором готовых бизнес-решений. Подробнее >>

2. Чек-лист «Нужна ли вам система электронного документооборота?»

Ответьте на следующие вопросы:

можете ли вы быстро найти нужный договор, счёт или приказ, разговаривая по телефону с важным партнёром?
получится ли точно сказать, какие из выданных вами поручений на текущий момент не выполнены и просрочены?
вы уверены, что существующая скорость согласования документов создаёт положительный имидж вашей организации?
устраивает ли объём бумаг, которые лежат на вашем столе?
вы можете уверенно сказать, где в данный момент находится документ, отправленный вами на согласование?

Если на 3 или более вопроса вы дали отрицательный ответ, то вам пора всерьёз задуматься об автоматизации бизнес-процессов.

3. Преимущества электронного документооборота

Появляется прозрачность в бизнес-процессах	Благодаря системе можно отслеживать все этапы в деятельности организации. Многие работы становятся абсолютно прозрачными для руководства, их легче контролировать.
Выше исполнительская дисциплина	По статистике, 20 % полученных заданий не выполняются ответственными за них работниками. Программы электронного документооборота контролируют все этапы работ, что напрямую влияет на исполнительскую дисциплину сотрудников.
Ниже трудозатраты руководителей и сотрудников	ИС сокращает время, которое тратят работники практически на все рутинные операции с документами: создание, поиск, согласование и т.д. Ускоряется документооборот, и, как следствие, быстрее проходят все процессы в организации.
Обеспечивается конфиденциальность информации	Утечка данных может повлечь за собой миллионные убытки. В отличие от традиционного «бумажного» документооборота цифровой обеспечивает доступ к файлам строго в соответствии с назначенными правами пользователей. Все действия (чтение, изменение, подписание) протоколируются.
Выполняются требования стандартов ISO 9000	Постановка менеджмента качества стала одной из приоритетных задач в российских компаниях. В числе требований к системе менеджмента качества (СМК) — прозрачно поставленный документооборот, а также информационное взаимодействие между работниками.

обеспечивается строгое выполнение разделов стандарта ISO 9001:2000 по управлению документами и записями;
сотрудники выполняют регламенты в рамках описанных бизнес-процессов;
предоставляются средства для контроля со стороны руководства за реализацией СМК.

Легко внедрять инновации и обучать новичков	Благодаря уведомлениям можно быстро довести новые правила работы до всего персонала. Сокращаются сроки обучения новых сотрудников за счёт быстрого поиска необходимой информации (положений, инструкций и т.п.). Легко меняются маршруты прохождения и шаблоны документов, после чего персонал автоматически начинают работать по-новому.
Развивается корпоративная культура	Работа в информационной системе налаживает и поддерживает внутреннюю политику компании, приводит к сплочению команды. В то же время возрастает ответственность каждого пользователя за качественное выполнение выданного ему задания.
Больше конкурентных преимуществ	Автоматизация документооборота и бизнес-процессов напрямую влияет на конкурентные преимущества компании перед другими игроками рынка. Повышаются скорость и качество обслуживания клиентов за счёт быстрого движения информационных потоков и чёткого контроля всех процессов. Работа даже самого крупного предприятия становится более мобильной и меньше зависит от некоторых «незаменимых» сотрудников.

4. Функционал и классификация СЭД и ECM

Что относят к ECM

По мнению исследовательской компании Gartner, к этому классу причисляются системы, поддерживающие не менее 3 из 6 функций:

Управление документами: выписка/возврат, контроль версий, безопасность, группировка и т.д.
Совместная работа над общими документами и поддержка проектных команд.
Сканирование бумажных документов и управление их образами.
Управление записями для долгосрочного архивного хранения, автоматизации правил и нормативов хранения, гарантирование соответствия записей законодательству и регулирующим правилам.
Workflow для поддержки бизнес-процессов, маршрутизации контента, назначение рабочих задач и состояний, трассировка маршрутов и контроль исполнения.
Управление веб-контентом для автоматизации публикаций, динамическим контентом и взаимодействием пользователей для этих задач.

Что умеет делать СЭД

По количеству реализуемых функций системы электронного документооборота делятся на:

выполняющие задачи делопроизводства;
предназначенные для электронного архива;
workflow-системы;
комплексные или ECM-системы.

5. Как устроена ECM-система

Технологии

К управлению корпоративным контентом можно подойти со стороны практики и теории.

Начнём с последнего. Обратите внимание на составляющие жизненного цикла, указанные в каноническом определении из глоссария AIIM (Association for Information and Image Management):

захват (Capture),
управление (Manage),
хранение (Store),
защита (Preserve),
доставка информации (Deliver).

Управлять информацией необходимо на протяжении всего её жизненного цикла: от создания или поступления в организацию до доставки конечному потребителю или уничтожения после окончания срока хранения.

Информация пронизывает все процессы организации, она создаётся и обрабатывается в разных ПО и при помощи различных приложений. Но только ECM-система делает акцент на едином подходе к управлению данными на протяжении всей их жизни.

С точки зрения бизнеса в жизненном цикле документа важны этапы, которые оказывают непосредственное влияние на процессы деятельности компании, когда он участвует в потоках работ (workflow). Но с технической точки зрения они не несут выраженной смысловой нагрузки и обозначены общим термином «управление документом».

Какие процессы автоматизируют компании сегодня, читайте в разделе «Цифровая трансформация».

Пример бизнес-процесса в ECM-системе

Ниже приводится схема бизнес-процесса в нотации BPMN. Она рассматривает пример работы в ECM-системе с входящими документами (регистрация, визирование, исполнение), поступающими в организацию по почте, факсу, email. Файл заносится в систему сразу при поступлении в компанию и далее «движется» в цифровом виде:

Чего не стоит ждать от ECM-системы

Комплексная автоматизация предприятий строится путём интеграции нескольких систем, каждая из которых решает определённый круг задач. Поэтому очень важно понять, что именно реализовывать в рамках отдельно взятой системы.

СЭД и ECM в первую очередь ориентированы на работу с неструктурированной информацией, поэтому попытки решения в них некоторых специфических задач будут малоэффективны.

Рассмотрим наиболее часто встречающиеся требования бизнеса, реализация которых в СЭД и ECM-системах должна быть разумной.

Автоматизация кадрового делопроизводства

Задача этого направления — не учёт и управление кадрами. Сотруднику нужны различные выборки по персоналу — по образованию, полу, специальностям, дате приёма/увольнения и т.д. Для этого информация должна храниться в структурированном виде в базе данных.

Создание каждого документа должно отражаться на изменении состояния персонала, поэтому для автоматизации кадрового делопроизводства лучше использовать специализированные системы управления персоналом, которые могут быть интегрированы с ECM для хранения неструктурированной информации (резюме, фотографий, кадровых приказов и т.д.). Кроме того, полезно автоматизировать в ECM процессы согласования этих документов.

Учёт финансовой документации

Аналогично обстоит ситуация со структурированными финансовыми документами: счетами-фактурами, накладными, актами выполненных работ и др.

Для ведения налогового и бухгалтерского учёта, которые основываются на первичных документах, предназначены специализированные бухгалтерские ИТ-решения, а также модули ERP-системы. ECM не может их заменить, хотя сканирование и организация архива скан-образов финансовой документации — это задачи СЭД. Потребность в подобных решениях обычно возникает при большом количестве документов и участников бизнес-процессов, которые работают с финансовыми документами как с документами СЭД с учётом прав доступа, электронной подписи и т.д

Совместное использование ECM и ERP полезно на следующих уровнях:

хранение в ECM образов документов, учёт которых ведётся в ERP;
хранение ERP-отчётов в ECM, в том числе подписанных ЭП;
согласование документов и записей справочников ERP с помощью ECM-системы.

Кроме того, обмениваться с контрагентами счетами-фактурами, договорами, накладными и актами можно в цифровом виде. Хранение таких документов в СЭД даст дополнительное преимущество.

Анализ и моделирование бизнес-процессов

Как правило, для анализа и моделирования процессов используются системы класса BPM (Business Process Management). Это специализированные инструменты бизнес-аналитика предприятия или внешней консалтинговой фирмы. В моделируемых процессах могут присутствовать действия, не связанные с документами и выполняемые вручную (например, доставка документов курьером), внешними субъектами (поставщиками) или с поддержкой других классов систем (ERP, CRM).

Классическая СЭД может дать информацию для анализа бизнес-процессов (в виде отчётов о задержках выполнения определенных типов задач). Но это только небольшая часть данных, необходимых для полноценного анализа.

Есть смысл интегрировать СЭД с системами моделирования по справочным данным — видам документов или оргструктуре.

Системы электронного документооборота, имеющиеся на рынке, часто выходят за рамки своих возможностей и сближаются с классом BPM-систем. Тогда возможности могут включать тот или иной функционал для анализа и моделирования.

6. Лучшие практики организации бизнес-процессов в информационной системе

Система электронного документооборота поможет вам вести упрощенное делопроизводство и сосредоточиться на бизнес-процессах. То есть регистрация документов и контроль поручений секретарём в этом случае используется только при работе с исходящей и входящей корреспонденцией. Для внутренних документов эти этапы исключаются. Это не значит, что все бизнес-процессы останавливаются, и никто ничего не делает и не контролирует. Те или иные поручения исполняются в рамках задач и заданий (workflow), отслеживая состояние которых можно также контролировать прохождение процесса. При этом возрастает количество горизонтальных задач в рамках типовых работ или «кейсов», при которых не требуется прохождение цепочек согласования с вышестоящими руководителями.

ECM часто становится «кровеносной» системой предприятия и задевает многие бизнес-процессы, позволяя сделать их эффективнее. О лучших практиках организации такой работы поговорим детальнее.

Как «подружить» ERP и ECM

ERP (Enterprise Resource Planning) — стратегия управления предприятием, ориентированная на оптимизацию ресурсов (производственных, финансовых, трудовых) с помощью ИС.

И ERP, и ECM-системы работают с корпоративной информацией. Однако её характер совершенно разный. Основу данных ERP составляет хорошо структурированная информация. Документ представляет собой чётко заданную форму, описывающую один из ресурсов — финансы, материальные ценности, производственные мощности, где набору реквизитов соответствуют их значения и определённая логика обработки.

Документ ECM-системы (единица контента) — это в первую очередь информация неструктурированная. Для ECM нет разницы, текстовый это документ, таблица, видеофайл или чертёж. Система одинаково хорошо будет включать такие файлы в бизнес-процессы согласования, назначать права или осуществлять поиск.

Интеграция ERP и ECM на предприятии — это, пожалуй, наиболее естественный и наименее рискованный путь объединения функционала этих систем.

7. Внедрение программы электронного документооборота

Оценка эффекта

Иногда компании могут внедрять информационные технологии, практически не задумываясь об экономическом эффекте. Это возможно в случаях, когда закрываемые ИТ-проблемы очевидны и не требуют дополнительных обоснований. Например, покупка компьютера для секретаря или ПО для бухучёта.

Здесь мотивом выступает зрелость технологий компании, без которой предприятие просто не может считаться эффективным. В других случаях выгоды посчитать практически невозможно, хотя необходимость внедрения сомнений не вызывает. А иногда подсчёт эффекта обходится дороже самой технологии (как, например, предоставление персоналу неограниченного доступа к интернету). Во всех перечисленных случаях внимание уделяется, скорее, затратам на проект и потенциалу решения, в том числе тому, насколько легко с помощью внедрённого ПО будут решаться другие задачи компании.

СЭД и решения на её основе далеко не всегда можно отнести к системам, относительно эффекта которых всё понятно. Традиционные методики анализа эффективности использования активов к информации неприменимы, равно как и формула «отношение прибыли к общим затратам есть эффективность». Обусловлено это тем, что информация — нематериальный актив, участвующий в производстве совместно с материальными и трудовыми ресурсами. Внедрение ECM-системы при этом сопровождается изменением бизнес-процессов и трудозатрат. Расходы на ИС, включая и ECM, в большинстве случаев косвенные, исчислить которые на единицу продукции можно только с помощью некоторой модели экономического планирования. И формализовать часто достаточно сложно.

Этапы внедрения

Выбор и приобретение информационной системы — это только первый шаг на пути построения цифрового предприятия. Прежде чем он заработает и реально начнет приносить эффект, предстоит сложный процесс перехода.

Внедрение состоит из следующих этапов:

организация проекта, выделение персонала (руководитель проекта и рабочая группа);
исследование предприятия и проектирование решений по использованию ИС;
настройка и адаптация системы;
обучение персонала;
опытная эксплуатация.

Организовать внедрение компания может самостоятельно или с привлечением сторонней организации-внедренца. В первом случае потребуется больше времени и усилий от собственных сотрудников, сроки работ, скорее всего, затянутся. Во втором случае придётся платить за услуги, но сроки не затянутся и результат проекта будет гарантированным.

Правила успешного внедрения:

активное участие руководства в процессе внедрения и использования системы;
выделение и углублённое обучение ключевых сотрудников для внедрения и поддержки ИС;
организация обучения всех пользователей и предоставление инструкций по работе с системой.

Проблемы и риски внедрения информационной системы

Во многом они совпадают с проектами перехода на другие информационные системы и приводят к следующим негативным последствиям:

Каждый знает, что ведение собственного бизнеса – процесс нелегкий. И каждый сталкивается с трудностями. Куча документации, стол, заваленный бумагами, потеря важных документов, договоров и отчетов.

Системы электронного документооборота – то, что поможет каждому бизнесмену и офисному сотруднику. Программа ускорит процессы согласования документов. Многие продвинутые компании давно перешли на СЭД системы. Стоит последовать их примеру, не так ли?

В настоящей статье поговорим о том, почему СЭД необходима вашему бизнесу, и к каким вариантам, на мой взгляд, стоит приглядеться.

СЭД – надежная и проверенная временем система. Сегодня это многофункциональная программа для работы с документацией, позволяющая редактировать, хранить файлы, контролировать объемы выполненной работы сотрудниками компании. Программа может функционировать, как в локальной, так и в сети Интернет. СЭД может работать с любым видом документации:

Офисные документы, договора, отчеты;

Основные понятия и принципы программы заключаются в том, чтобы можно было совершать контроль над документацией. С помощью некоторых программ СЭД можно просматривать сразу несколько писем с нескольких электронных ящиков. Кроме того, СЭД позволяет планирование бизнес-проектов, что удобно с точки зрения менеджмента. Менеджеры в любой момент могут проконтролировать работу своих сотрудников. Если имеется мобильная версия, это можно будет делать даже, не находясь в офисе.

Системы электронного документооборота сливают в одно понятие – СЭД и ЕСМ. В принципе, эти системы похожи между собой, но вторая имеет более расширенный функционал. Программа СЭД выполняет основные функции:

Программа СЭД работает исключительно со структурированными документами, а ЕСМ ведет весь ресурс корпорации. Кроме того, программа вмещает в себя функцию управления бизнесом, создания и редактирования документации.

Рассмотрим несколько СЭД программ, которые на мой взгляд, заслуживают вашего внимания.

Разработана программа с целью автоматизировать документооборот. Благодаря данной системе вся работа с документами происходит в режиме автоматизации. В больших компаниях это позволяет улучшить взаимодействие между сотрудниками. Кроме того, начальство может контролировать рабочее время своих подчиненных.

Помогает правильно организовать рабочее время;

Простота в использовании;

Из минусов самым существенным является то, что покупка осуществляется только через официального дилера.

Программу можно купить через дилера за 18000 рублей, и выше. Это касается версии ПРОФ. Версия КОРП стоит дороже – через дилера можно купить за 98500 рублей.

Позволяет контролировать оборот документации. Включает в себя полный набор инструментов и справляется с максимальными нагрузками. Удобна тем, что пользователи могут работать на этой программе, не находясь в офисе, через мобильное приложение или телефон. ДЕЛО позволяет управлять документами, создавать договорной процесс, контролировать задачи и поручения, собирать и сохранять все обращения граждан, если это касается государственных учреждений.

Позволяет оптимизировать рабочий процесс;

Покупается только через официального дилера;

Отсутствие данных о состоянии и прохождении документов.

Программу можно купить от 14000 рублей.

Позволяет работать с документами, производить контроль за работой сотрудников. Система оснащена конструктором для создания бизнес – процессов. Такая программа способна автоматизировать бизнес-проекты в компании с любой сферой деятельности.

Удобна в использовании;

В программу включена система, позволяющая читать письма сразу с нескольких электронных ящиков;

Из незначительных минусов, пожалуй, можно отметить наличие множества разных настроек, и если документооборот несложный, то данные настройки могут быть ненужными.

Разработчик предлагает несколько тарифов (цена указана на одного пользователя):

При покупке на 1 месяц – 150 рублей;

При покупке на полгода – 135 рублей;

Покупка на два года – 100 рублей.

Цена на Коробочную версию от 15000 рублей.

Программа позволяет сохранять и управлять абсолютно всей документацией компании. Директум обеспечивает конфиденциальность информации с помощью шифра и кодировки.

Оптимизирует рабочий процесс;

Сохраняет в архиве все нужные документы;

Производит контроль над работой офисных сотрудников.

Из минусов - мало настроек в визуальных эффектах, названия реквизитов нельзя локализовать, нельзя вносить комментарии.

Базовую лицензию через дилера можно купить за 28000 рублей.

Платформа для управления ресурсом корпорации. С помощью электронного архива вся документация хранится в одном месте. Оснащена функцией корпоративного поиска по реквизитам. Нужную информацию искать очень просто.

Можно подключать к программе сотрудников из разных филиалов компании;

Есть возможность пакетного сканирования бумажной документации.

Слабый функционал, тяжело осваивать систему.

Программа стоит от 3200 рублей за лицензию.

Отличное решение для построения электронного документооборота. Она позволяет совершать контроль, не привязываясь к конкретной документации. Это главное отличие от стандартной программы СЭД. В этой программе можно создавать документы как вручную, так и автоматически. Документ создается на основе информации или электронной почты. Хранятся документы в специальном архиве, где легко и быстро можно найти нужный файл.

Возможность осуществлять контроль за сотрудниками;

Сохранение документов в архиве.

Программа сложная в использовании, новичкам трудно разобраться.

Купить систему можно за 7200 рублей за лицензию.

Быстрая площадка для контроля над документами. Основное преимущество программы заключается в скорости. Кроме того, система имеет привлекательный внешний вид, и проста в использовании. Способна работать как на ПК, так на смартфоне или планшете. Может удерживать любые объемы информации. Активно используется как мелкими, так и крупными компаниями.

Возможность работать с любого устройства, не только с ПК.

Программу сложно установить, иногда виснет система.

Купить программу можно от 5500 рублей.

Программа для автоматизации документации. Позволяет сотрудникам работать прозрачно. Оптимизирует процессы. Система применяется в разных корпорациях, так и в государственных учреждениях. Кроме того, программу активно используют сотрудники образовательных и медицинских учреждений. Программа широко функциональна, не требует дополнительных затрат. Можно работать не только с ПК или ноутбука, но и с других устройств, находясь в любой точке мира.

Минимальные сроки внедрения и легкость освоения системы;

Минусом является то, что периодически виснет система.

Купить программу можно за 35000 рублей.

Исходя из собственного опыта хочется сказать, что программа документооборота СЭД – очень удобна и доступна каждому.

К примеру, программа А2B включает в себя программу сборщика электронных ящиков. Это означает, что теперь вы сможете одновременно читать письма с нескольких своих ящиков, экономя свое время и нервы. И что не может не радовать в этой программе – бесплатная пробная версия.

Что касается 1С:Документооборот – программа неплохая, но в ней нет такого расширенного функционала, как у А2B. Но у нее есть свои плюсы – она проще в использовании, с ней легко разобраться, но сложно установить. Она работает с многими видами документации, позволяет производить контроль за объемом работы. 1с: Документооборот отлично подойдет для небольшой компании, где объем документов также не очень большой. Эта программа способна справится со многими задачами.

Для государственных учреждений могу посоветовать программу ДЕЛО, которая не только контролирует документацию, но и сохраняет архив.

Программы действительно полезные и стоящие. Лично я рекомендую к использованию.

Также напоминаем вам, что на данный момент материал сильно устарел и не может являться основанием для оценки функциональности современных версий указанных систем или соотношения между ними.

В современной организации системы электронного документооборота (СЭД) становятся обязательным элементом ИТ-инфраструктуры. С их помощью повышают эффективность деятельности коммерческие компании и промышленные предприятия, а в государственных учреждениях на базе технологий электронного документооборота решаются задачи внутреннего управления, межведомственного взаимодействия и взаимодействия с населением. Общепринятой аббревиатурой является СЭД, хотя наравне с ней также используются САД (система автоматизации делопроизводства), СЭДО (система электронного документооборота) и САДО (система автоматизации документооборота).

По материалам свободной энциклопедии (Википедии):
Система электронного документооборота (СЭД) — организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации.

Изначально системы этого класса рассматривались лишь как инструмент автоматизации задач классического делопроизводства, но со временем стали охватывать все более широкий спектр задач. Сегодня разработчики СЭД ориентируют свои продукты на работу не только с корреспонденцией и ОРД (организационно-распорядительными документами), но и с различными внутренними документами (договорами, нормативной, справочной и проектной документацией, документами по кадровой деятельности и др.). СЭД также используются для решения прикладных задач, в которых важной составляющей является работа с электронными документами: управление взаимодействием с клиентами, обработка обращений граждан, автоматизация работы сервисной службы, организация проектного документооборота и др. Фактически системой электронного документооборота называют любую информационную систему, обеспечивающую работу с электронными документами.

Рынок СЭД в последние годы является одним из самых динамично развивающихся сегментов отечественной ИТ-индустрии. В 2009 году, по данным IDC, на фоне практически 50-процентного сокращения объемов общего рынка программного обеспечения в России, данный сегмент показал высокую устойчивость. Его спад по данным за 2009 год составил не более 20—25%. В численном выражении объем рынка СЭД на сегодня, по данным CNews Analytics, составляет около 220—250 млн. долл.

Потребителями технологий электронного документооборота являются различные по масштабу и специфике деятельности организации. Традиционно ключевым потребителем СЭД остается государственный сектор. По данным экспертов, порядка 30% проектов по внедрению технологий электронного документооборота приходится на государственные учреждения. При этом важно, что именно интерес со стороны государства стал основой устойчивости рынка СЭД, который даже в условиях кризиса получил существенный импульс развития. Электронный документооборот был назван ключевым элементом концепции «электронного правительства», реализация которой должна способствовать устранению бюрократических препон при взаимодействии государства, населения и бизнеса, а также снижению коррупции. В качестве особенности реализации проектов в органах государственной власти и крупных государственных институтах стоит отметить повышенные требования к информационной безопасности. Речь идет о построении (разработке) на базе тиражируемых программных продуктов защищенных систем электронного документооборота.

О разработчиках СЭД

Выбирая решения класса СЭД, заказчик рассматривает различные варианты: коробочное решение, решение на базе платформы или заказная разработка. Российские разработчики в основном предлагают готовые решения, а западные выступают в качестве поставщиков платформ, на базе которых реализуются проектные решения и заказные разработки. По статистике в структуре рынка на долю российских разработчиков приходится порядка 95% от общего количества проектов по внедрению СЭД. Одним из объяснений является то, что в России до сих пор сильна специфика работы с документами, основывающаяся на отечественных традициях управления.

Стоит отметить, что ряд поставщиков начали предоставлять СЭД заказчикам в режиме SaaS (Software as a Service), но пока данный подход в силу целого ряда причин (доверие к провайдеру, качество и надежность каналов связи) скорее рассматривается как форма знакомства с возможностями системы, а не как реальный подход к автоматизации документооборота.

Одним из формирующихся трендов является использование для работы с документами систем класса ECM (Enterprise content management).

По материалам свободной энциклопедии (Википедии):
Enterprise content management (ECM) — управление информационными ресурсами предприятия или управление корпоративной информацией.

В рамках концепции ECM документооборот рассматривается как одна из задач обеспечения работы с корпоративной информацией. Сторонником данного подхода являются в основном западные разработчики. И хотя в России спрос на подобные технологии еще находится в стадии формирования, во многих отечественных СЭД уже реализованы различные компоненты ECM: управление документами, управление образами документов, долговременное хранение документов, управление потоками работ (Workflow), коллективная работа с документами. Принципиально технологии ECM отличаются от СЭД более глубокой проработанностью вопросов управления веб-контентом и мультимедиа-контентом.

Государственные инициативы вокруг «Электронного документа»

В 2009-2010 годах в России начали реализовываться несколько глобальных государственных инициатив, связанных с организацией официального электронного взаимодействия между государством, населением и бизнесом, направленных на повышение уровня проникновения информационных технологий в различные аспекты государственной и общественной жизни. К ним следует отнести утверждение перечня государственных услуг, предоставляемых населению через Интернет, и утверждение положений о системе межведомственного документооборота, которые стали первыми важными шагами на пути реализации концепции «электронного правительства».

Важно отметить, что вопрос о правовой базе электронного документа до сих пор остается открытым. Сегодня деятельность участников электронного документооборота регламентируется законами и положениями об использовании электронно-цифровой подписи (ЭЦП), ГОСТ и инструкциями по делопроизводству и архивному делу, законами и положениями об информационных технологиях. Получается, что на государственном уровне определены правила и порядок работы с документами, есть требования по обеспечению безопасности к информационным системам, но в законодательстве до сих пор не определен правовой статус электронного документа.

Стандарты в области СЭД

ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утв. постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. № 28);
Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (в ред. от 08.11.2007);
ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (утв. постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст);
Постановление Правительства РФ от 22 сентября 2009 г. № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота»;
Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

При реализации проектов по внедрению СЭД, в случае работы с персональными данными необходимо руководствоваться требованиями Федеральных законов от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ «О персональных данных» и от 27 декабря 2009 г. N 363-ФЗ «О внесении изменений в статьи 19 и 25 Федерального закона «О персональных данных».

Так как ГОСТы носят рекомендательный характер, то разработчики закладывают в свои решения максимальную гибкость, чтобы на базе системы можно было, в зависимости от заказчика, реализовать различные схемы работы с документами. Зачастую архитектура и логика работы системы должны обеспечивать различные и, порой, противоположные подходы к автоматизации документооборота. Отсутствие общепринятых стандартов является проблемой не только для разработчиков, но и для заказчиков, так как выбор требований к СЭД становится слишком субъективной задачей. Предприятия зачастую не могут ориентироваться даже на отраслевые практики (подобный подход хорошо себя зарекомендовал при выборе поставщика ИТ-систем класса ERP, CRM, HRM и др.). Правила и регламенты работы с документами могут отличаться от предприятия к предприятию не только в рамках одной отрасли, но даже в рамках одной группы компаний. Несколько простых примеров: работает ли предприятие по ГОСТам или нет? Насколько четко работа с документами соответствует ГОСТам? Готово ли высшее руководство работать в системе или за топ-менеджмент будут работать помощники и секретари? Используется ли на предприятии какая-нибудь из западных практик управления? Какие инструменты автоматизации сотрудники используют в работе? И хотя в целом комплекс задач электронного документооборота достаточно понятен, способы их реализации сильно разнятся. Получается, что одно из главных требований, предъявляемых к разработчикам современной СЭД, — предложить адекватное по цене, качеству и срокам внедрения решение независимо от специфики работы заказчика (другими словами — удовлетворяющее любой специфике).

Технические возможности современных систем электронного документооборота

В обзоре рассмотрены девять наиболее распространенных в России СЭД: Directum (Directum), DocsVision (DocsVision), Globus Professional (Проминфосистемы), PayDox (Paybot), 1С:Документооборот (1С), Босс-референт (БОСС — Референт, ГК АйТи), ДЕЛО (ЭОС), ЕВФРАТ (Cognitive Technologies), МОТИВ (Мотив). Мы сознательно не включили в него решения российских разработчиков на базе платформы Documentum (EMC Documentum), так как в этом случае нельзя говорить о какой-либо определенной функциональности и тиражируемости. Для подготовки обзора использовалась информация из открытых источников: информационные материалы и демонстрационные версии программных продуктов. Представленный взгляд на СЭД — попытка оценить возможности и готовность программных продуктов решать актуальные задачи организации электронного документооборота на предприятии.

регистрация и ввод документов;
работа с документами;
управление потоками работ (Workflow) и контроль;
поиск и анализ информации;
информационная безопасность;
поддержка бумажного документооборота;
стандартные средства настройки.

В отдельную таблицу были вынесены общие характеристики систем.

В обзоре приводится ряд очевидных критериев, присущих всем рассматриваемым системам (и всем системам класса СЭД, в принципе), и критерии, которые позволяют отличать решения друг от друга. В целом, функциональные возможности систем совпадают, и лишь подробная детализация некоторых принципиальных задач документооборота и особенности их реализации позволяют сделать сравнение различных решений. Стоит отметить, что по всем приведенным в обзоре системам имеется достаточно большая практика внедрений. Эти системы используются сотнями организаций для автоматизации документооборота. Кроме указанных решений, на рынке присутствует еще более 50 программных продуктов, не получивших большого распространения.

Если проанализировать новые версии систем, занимающих лидирующие позиции на рынке, то стоит отметить, что последние три года их развитие был направлено в основном на совершенствование сервисных возможностей, так как базовые возможности в той или иной форме уже были реализованы ранее. Если говорить о новых технических возможностях, то можно отметить потенциал развития СЭД в сторону управления различного вида контентом (мультимедиа), использование технологий автопроцессинга и разбора содержания документа. Но пока подобная функциональность для СЭД не является обязательной, и самое главное — спрос на нее в России до конца не сформировался.

Таблица 1. Общие характеристики наиболее популярных СЭД

Таблица 3. Работа с документами

Рис. 3. Работа с документами

Таблица 4. Управление потоками работ (Workflow) и контроль

Рис. 4. Управление потоками работ (Workflow) и контроль

Таблица 5. Поиск и анализ информации

Рис. 5. Поиск и анализ информации

Таблица 6. Информационная безопасность

Таблица 7. Поддержка бумажного документооборота

Рис. 7. Поддержка бумажного документооборота

Таблица 8. Стандартные средства настройки

Рис. 8. Стандартные средства настройки

Таблица 9. Итоговая оценка функциональных возможностей СЭД

Рис. 9. Итоговая оценка функциональных возможностей СЭД

Для проведения комплексной оценки рассмотрим представленные СЭД по понятному всем соотношению «цена/функциональность». Третий немаловажный критерий — «Срок внедрения» — мы не рассматриваем, так как он сильно зависит не только от предоставляемых системой инструментов настройки, но и от квалификации и мотивированности проектной команды. Ниже показано положение систем по соотношению «оптимальная цена/функциональность» для небольших проектов (на 20 пользователей) и для достаточно крупных проектов (на 100 пользователей).

Диаграмма 1. «Оптимальная цена/функциональность» СЭД (20 пользователей)

Рис. 10. «Оптимальная цена/функциональность» СЭД (20 пользователей)

Диаграмма 2. «Оптимальная цена/функциональность» СЭД (100 пользователей)

Рис. 11. «Оптимальная цена/функциональность» СЭД (100 пользователей)

Данные диаграммы построены по принципу «магического квадранта Gartner», в котором оптимальное соотношение по критерию «оптимальная цена/функциональность» имеют системы, расположенные в I квадранте. Во II и IV квадрантах диаграммы располагаются системы, не обладающие сбалансированными показателями цены и функциональности.

Выбранный для исследования критерий позволяет оценить различные СЭД с точки зрения их готовности решать реальные задачи электронного документооборота на современном предприятии. В группу лидеров как в случае небольших проектов (Диаграмма 1), так и крупных проектов (Диаграмма 2) вошли системы Directum, DocsVision, МОТИВ и ЕВФРАТ. Остальные системы расположились в II и IV квадрантах. Исключение составила лишь система ДЕЛО, которая также попала в I квадрант диаграммы для СЭД на 20 пользователей. Результаты, полученные СЭД Globus Professional, PayDox, 1С:Документооборот, Босс-референт, ДЕЛО, показывают, что эти системы не предлагают комплексного подхода для автоматизации работы с документами, а являются нишевыми предложениями, ориентированными на решение лишь определенного класса задач электронного документооборота. Отсутствие систем в III квадранте объясняется тем, что в обзоре рассматривались наиболее распространенные в России СЭД, а не все системы, предлагаемые в настоящее время заказчикам.

Надеемся, что представленный обзор будет полезен вам при выборе системы. Хочется отметить, что, внедряя СЭД сегодня, организация не только повышает эффективность деятельности, но и, что очень важно, получает ценный опыт и практику работы в новых условиях — в условиях электронного документооборота.

P. S. Для подготовки обзора использовались только публично доступные материалы с официальных сайтов производителей СЭД. После публикации статьи выяснилось, что из-за неполного описания продуктов компанией «Промышленные информационные системы», информация об их решении неточна. Мы изучим этот вопрос детально и опишем результаты в следующем материале.

СЭД (Системы Электронного Документооборота) позволяют организовать работу с электронными документами, включая их создание, изменение, поиск. Также СЭД-системы упрощают взаимодействие между сотрудниками в рамках работы с документами благодаря автоматизации передачи документов, выдачи заданий, отправки уведомлений и т.п.

Зачастую СЭД-системы называют ECM (Enterprise Content Management) - системами управления корпоративными информационными ресурсами. Стоит понимать, что термин ECM существенно шире, чем СЭД. Под ECM-системой понимают СЭД, способную работать не только с документами и включающую в себя расширенный набор технологий и инструментов, для сбора, управления, накопления, хранения и доставки информации различного типа всем потребителям внутри организации. В экспертной среде считается приемлемым использование термина - “СЭД/ECM-системы”.

Одним из основных трендов 2020 является сращивание функционала СЭД/ECM и BPM-систем в рамках Low-code платформ для цифровой трансформации бизнеса. Платформы такого типа позволяют уйти от работы со структурированными данными, как это характерно для СЭД, и создавать самые разнообразные приложения, объединяющие работу с контентом, данными, бизнес-процессами и аналитикой в едином контуре автоматизации.

Мы предлагаем вам ознакомиться с лучшими СЭД/ECM-системами 2020 года и Low-code BPM платформами, которые предоставляют бизнесу более широкий спектр возможностей, чем узконаправленные СЭД-решения, и рассматриваются как следующий этап эволюции систем данного класса. Обзор новейших технологий позволит выбрать наиболее эффективный вариант, максимально подходящий для вашего бизнеса.

Ниже перечислены самые популярные СЭД-решения, которые предложены российскими и зарубежными вендорами, и информация о которых размещена в открытом доступе. Представленные системы имеют запатентованные наименования и торговые марки, которые являются собственностью их владельцев.

Comindware Business Application Platform

Low-code платформа для управления бизнес-процессами и цифровой трансформации предприятия. В основе Comindware Business Application Platform - управление бизнес-процессами (BPMS), кейсами (ACM), работа с данными и документами, социальное взаимодействие.

Платформа, которая позволяет строить корпоративные приложения под разные потребности бизнеса. Она предоставляет функционал системы управления бизнес-процессами предприятия (BPMS), включая таск менеджер и работу с поручениями, а также возможность управления проектами и кейсами.

Особенностью Low-code платформы, отличающей ее от решений на базе ERP, классических BPM-систем и прочих платформ для ИТ-разработчиков, является возможность создавать отраслевые решения и в дальнейшем изменять их бизнес-логику за минимальное время, преимущественно силами бизнес-аналитиков с минимальным привлечением ИТ-специалистов. Для внесения изменений достаточно внести правку в визуальную модель “мышкой”.

Системы документооборота: Сравнение решений

Данные о продукции получены с сайтов, демоверсий, маркетинговых материалов, обзорах на других ресурсах. В таблице сравнения представлены следующие отметки:

«✓» - система предлагает определенную функцию;
«-» - решение не имеет специальных опций или информация о них не указывается в открытом доступе, о нем потребуется удостовериться дополнительно.

Directum

Directum — российская ИТ-компания. Мы разрабатываем программные продукты и сервисы для управления цифровыми процессами и документами. Оказываем полный спектр услуг по выстраиванию цифрового взаимодействия: анализируем бизнес-процессы, создаем, внедряем и сопровождаем ИТ-решения для организаций различных масштабов и отраслей.

Основа компании Directum — компетентные сотрудники и корпоративные знания. Мы создаем условия для постоянного профессионального роста, развиваем систему наставничества, организуем участие в профильных конференциях, семинарах, тренингах. Сотрудники имеют статусы сертифицированных специалистов в области управления проектами, технологий Microsoft и других стратегических партнеров.

1C:Документооборот

1С:Документооборот — программный продукт российской фирмы «1С» на технологической платформе «1С:Предприятие 8», предназначенный в первую очередь для автоматизации документооборота.

Система обеспечивает автоматизацию полного цикла работы с документами, также позволяет упорядочить взаимодействие между сотрудниками и осуществлять контроль использования рабочего времени. Учёт документов реализован в соответствии с положениями действующей нормативной документации (ГОСТов, требований, инструкций и т. д.) и традиций делопроизводства. Программа обеспечивает многопользовательскую работу как в локальной сети, так и через интернет[2] (в том числе через веб-браузеры). Система отличается большой гибкостью, высокой степенью детализации сведений о хранящихся данных и широким спектром возможностей. Позволяет повысить эффективность управления рабочим временем, стандартизировать процессы, обеспечить полный контроль и сохранность документации и любой иной необходимой информации. функциональность системы постоянно расширяется.

На данный момент существует несколько вариантов поставки продукта - "1С:Документооборот ПРОФ" и "1С:Документооборот КОРП", различающиеся функциональностью (версия "КОРП" имеет большую функциональность), а также есть версия для государственных учреждений - "1С:Документооборот государственного учреждения".

DocVision

«ДоксВижн» – создатель и разработчик одноимённой платформы Docsvision, предназначенной для управления документооборотом и бизнес-процессами. Главный офис «ДоксВижн» расположен в Санкт-Петербурге, в 2014 году был открыт филиал в Орле.

Наши эксперты участвуют в отраслевых мероприятиях, аналитических обзорах российского рынка СЭД/ECM, взаимодействуют с профессиональными сообществами и государственными организациями

Система управления бизнес-процессами ELMA BPM позволяет построить эффективное взаимодействие сотрудников и контролировать их деятельность с целью повышения качества работы всей компании.

Решение для повышения качества взаимодействия внутри компании. Система предлагает решения для организации документооборота и одновременно дает возможность реализовать Ваши уникальные бизнес-процессы. Содержит стандартные процессы документооборота и помогает наладить движение документов и операционную деятельность компании.

Приложение реализует концепцию BPM (Business Process Management), что позволяет строить гибкие адаптивные информационные системы; решения, способные оперативно меняться вместе с изменением бизнес-процессов компании. Для моделирования бизнес-процессов приложение использует международный стандарт BPMN.

СЭД «ДЕЛО»

Система электронного документооборота «ДЕЛО» — комплексное промышленное решение, обеспечивающее автоматизацию процессов делопроизводства, а также ведение полностью электронного документооборота организации. Система используется как в небольших коммерческих компаниях, так и в распределенных холдинговых или ведомственных структурах.

Система «ДЕЛО» была выпущена в 1996 году. В 1996 году получила сертификат качества Госстандарта России, а в 2006 году — свидетельство об официальной регистрации в реестре программ для ЭВМ. Система постоянно обновляется в соответствии с принятыми стандартами и пожеланиями пользователей.

Система электронного документооборота «ДЕЛО» функционально относится к классу систем управления корпоративным контентом (ECM) . Она обеспечивает как автоматизацию процедур общего документооборота компании, так и автоматизацию контроля исполнения поручений, а также произвольных регламентированных бизнес-процессов.

Компания ЭОС является признанным лидером на рынке систем автоматизации документооборота и управления корпоративным контентом. ЭОС — ведущий разработчик систем управления документооборотом, электронными и бумажными архивами, бизнес-процессами и корпоративным контентом, лидер рынка СЭД/ECM-систем России и стран СНГ

СЭД ТЕЗИС

СЭД ТЕЗИС — система электронного документооборота с широкой функциональностью, которая применяется для автоматизации управления бизнес-процессами, документооборота, делопроизводства и контроля исполнительской дисциплины в организациях.

Система документооборота ТЕЗИС разработана российской компанией Хоулмонт (Haulmont). Центр разработки компании находится в Самаре.

Компания специализируется на создании сложных отказоустойчивых решений для автоматизации бизнеса. Опыт компании является базой для успешного решения задач по внедрению электронного документооборота в России.

Технологическое преимущество компании - платформа собственной разработки CUBA, лежащая в основе всех проектов, в том числе и системы ТЕЗИС. Благодаря использованию платформы, созданной российскими разработчиками, ТЕЗИС является полноценной российской системой документооборота, независимой от импортных компонентов.

ООО "НауДок"

ООО "НауДок" - российская компания, разработчик программного обеспечения для бизнеса и органов государственной власти. Основным продуктом компании является система электронного документооборота NauDoc. ООО "НауДок" входит в группу компаний NAUMEN, входящей в ТОП-50 российских ИТ-компаний. Предприятие образовано в 2008 году, выделившись в обособленное подразделение компании NAUMEN. Офис расположен в Екатеринбурге.

Компания NAUMEN — ведущий российский разработчик программных решений для бизнеса и органов власти. Компания оказывает услуги по разработке, внедрению и сопровождению программных проектов на основе собственных решений.

СЭД "Е1 Евфрат"

Компания Cognitive Technologies («Когнитивные технологии») — разработчик новейшего программного обеспечения. Свое начало компания ведет с 1968 года. За все это время Cognitive Technologies не раз показала себя как надежный и ответственный партнер.

В сферу нашей детальности входит автоматизация различных бизнес-процессов, разработка комплексных информационных системы для предприятий, решений для создания беспилотного оборудования, средств распознавания текста и речи, программ для автоматизации документооборота, технологий искусственного зрения и т. д. Об особенностях нашей работы можно узнать в разделе «Услуги» на официальном сайте Cognitive Technologies.

Е1 спроектирован и реализован таким образом, чтобы полностью исключить процесс программирования при внедрении системы, её настройке и последующей эксплуатации. От штатного администратора компании любого размера и структуры не требуется никаких специальных знаний или высокой квалификации для запуска и обслуживания Е1.

Microsoft SharePoint

Cистема электронного документооборота (СЭД) на базе Microsoft SharePoint. Решение позволяет полностью автоматизировать документооборот и структурировать документацию в компании, обеспечить оптимальную совместную работу над документами, сократить временные издержки на коммуникации сотрудников, наладить оперативный контроль исполнения, создать единое хранилище документов.

EOS for SharePoint – готовое решение для автоматизации документооборота, делопроизводства и управления рабочими процессам.

EOS for SharePoint – продукт, созданный на базе платформы Microsoft SharePoint. Система включена в Реестр отечественного ПО ( Приказ Минкомсвязи России от 09.03.2017 №103). Полная поддержка бесплатной версии Microsoft SharePoint Foundation.

Представленный список топ-продукции поможет определиться с выбором и приобрести эффективную систему для улучшения бизнеса. Надеемся, что обзор современных систем документооборота, будет для вас полезен.

Читайте также: