Какую программу 1с выбрать для аутсорсинга
Продолжаем нашу рубрику «Бухгалтер в ответе». В этот раз мы пообщались с Натальей Еременко из Астрахани, которая начала работать в бухгалтерской сфере в 1999 году, а в 2013 году открыла свое дело. Сейчас Наталья возглавляет собственную группу компаний Consulting Tandem Group. Мы решили выяснить у Натальи, насколько сложно бухгалтеру начать свой бизнес и какими качествами надо обладать, чтобы стать успешным предпринимателем.
— Наталья, сколько компаний входит в Consulting Tandem Group и чем они занимаются?
— В группу компаний входит два юридических лица в Астрахани и в Москве и один индивидуальный предприниматель. Основное направление группы компаний – бухгалтерское и налоговое сопровождение для ООО и ИП. Второе направление – юридические услуги. Группа компаний относится к малому бизнесу.
— Когда вы поняли, что пора начинать свое дело?
— Я решила уйти в собственный бизнес, имея за плечами 14-летний опыт работы главным бухгалтером, из которых последние семь лет – в должности главного бухгалтера группы компаний в сфере автомобильного бизнеса (продажа, предпродажная подготовка, сервис, мойка, недвижимость).
В какой-то момент я поняла, что больше не хочу подчиняться чужим правилам, иметь ограничения по рабочему времени и пространству. Мне хотелось быть свободной в передвижениях, самостоятельно планировать свой день, неделю, месяц. Хотелось двигаться и предпринимать.
— Вы сначала уволились, а потом запускали собственный бизнес? Не могли бы рассказать подробнее про этот период перехода?
— На момент, когда я создала первую компанию, я ещё являлась штатным сотрудником на последнем месте работы. Планировала совмещать, поскольку нужно было создать клиентскую базу. Но по стечению обстоятельств я уволилась через 2,5 месяца после официальной регистрации ООО.
От идеи до создания ООО у меня ушло чуть меньше месяца.
В течение трех дней я изучала тему бухгалтерского аутсорсинга в интернете, пытаясь понять, что это такое, как построена работа между аутсорсером и клиентом, какие знания для такого старта требуются. У меня и раньше были мысли заняться чем-то своим – рассматривала магазин детской одежды, магазин косметики и парфюмерии, магазин цветов, кафе. Но все эти идеи я отметала в день их возникновения, потому что не имела ни понятия, как это начать, ни знаний в этих сферах.
Учитывая опыт в бухгалтерии, я осознавала, что ничем не рискую. И если бы у меня не получилось, то приобретенные два ноутбука не были бы для меня большой потерей – в повседневной жизни всегда нужна техника, и ноуты были бы не лишними.
После изучения темы аутсорсинга я составила бизнес-план и пришла с ним к маме. Она на тот момент тоже работала главным бухгалтером, и мне было важно ее мнение. Мама одобрила, сказав: «Вот это твое! Ты справишься».
В этот момент решение навсегда уйти в свободное плавание было принято окончательно.
— Как искали клиентов и когда появился первый?
— Первый клиент появился в середине января 2014 года. У супруги моего бывшего коллеги был свой бизнес, и им требовались услуги бухгалтера «на стороне».
Вообще в тот момент для поиска клиентов я разместила рекламу в 2ГИС и усилено продвигала свой первый сайт, сделанный своими руками, во всех возможных социальных сетях. За 6 месяцев платного продвижения через 2ГИС не пришло ни одного клиента, да и расходы на эту рекламу полностью съедали оплату от единственного имеющегося на тот момент клиента. Поэтому от рекламы я отказалась.
В течение следующих 6 месяцев у меня появилось еще два мелких и один серьезный клиент. К концу первого года жизни компании в штате, кроме меня, работал еще один специалист по бухгалтерскому сопровождению.
На втором году появился очень серьезный и достаточно крупный, даже по нынешним меркам, клиент. Он переехал из другого региона страны и четко понимал, что ему нужен именно аутсорсинг. А пришел он ко мне по рекомендации от знакомых аудиторов.
Ко всему прочему в день празднования первой годовщины компании я познакомилась со своим будущим партнером по бизнесу. Вот, пожалуй, с этого момента все и закрутилось. Конечно, не с такой скоростью, как бы мне хотелось, но клиентская база стала расти. И к концу второго года жизни компании в штате было уже три специалиста.
— Получается, у вас есть партнер по бизнесу?
— Был. Приобретение его можно считать первым прорывом в бизнесе. Он очень хорошо владел знаниями по управлению бизнесом и имел множество полезных знакомств. Вместе с ним мы открыли в Москве вторую компанию, которая очень быстро приобрела первых 15 клиентов. Благодаря этому шагу география наших услуг вышла за рамки моего родного региона, и появились клиенты из Москвы, Московской области, Санкт-Петербурга и Ленинградской области.
А вторым прорывом стал выкуп доли этого партнера спустя 4 года сотрудничества. Это дало мне силы для дальнейшего движения и роста. Дело в том, что на тот момент наличие партнера уже становилось неким якорем, поскольку всю управленческую функцию (как генеральный директор) и контрольную (как специалист в бухгалтерии/налогах) я тащила на себе. Партнерство в последнее время сохранялось только на бумаге – реальной помощи в сложных ситуациях уже не было.
— Что давалось сложнее всего в первое время?
— Моей первой проблемой оказалось отсутствие управленческих навыков. И я говорю именно об управлении бизнесом. За время работы главным бухгалтером у меня накопился достаточно большой опыт управления персоналом, а вот как управлять всей системой, я не знала.
— Это сильно помешало вам?
— Да. Неумение управлять бизнесом надолго затянуло меня в операционную деятельность. Не умея доверять сотрудникам и делегировать полномочия, я часто замыкала на себе такие участки, как НДС, прибыль, бухгалтерская отчетность. И вместо того, чтобы полноценно заниматься развитием компании и ее продвижением, я была по уши втянута в каждодневную рутину.
Еще большей проблемой было неумение вести переговоры. Отсутствие этого навыка я ощущала наиболее сильно, когда возникали просрочки по оплате услуг. Мне было легче спихнуть эту задачу на юриста или человека, занимающегося дебиторской задолженностью. Но в начале пути у меня не было таких специалистов, а клиентов, имеющих просрочки по оплатам, было достаточно. В принятии жестких решений мне мешали мое сочувствие людям и чисто женская черта – материнская любовь.
— Вам удалось преодолеть нехватку этих навыков?
— Мне пришлось много работать над этими качествами, а также восстанавливать пробелы в умении вести переговоры. Я стала посещать разные деловые «тусовки», общаться с людьми, которые уже преуспели в бизнесе. Стала читать литературу по ведению переговоров. Если учесть, что я совершенно не гуманитарий, чтение таких книг мне давалось трудно. Мне было легче понять Налоговый кодекс, все изменения в законодательстве и всякие локальные нормативы, чем вникнуть в психологию людей, научиться определять их типы, характерное поведение и т.п.
Кроме того, будучи в Москве, я отучилась на курсе Президентской программы по переподготовке управленческих кадров, что стало для меня толчком в развитии. А в 2017 году, сразу по возвращении из Москвы, вступила в Ассоциацию деловых женщин Астрахани, это также помогло в прокачке управленческих навыков.
— Когда компания вышла в прибыль?
— Первую ощутимую прибыль компания начала приносить через три года. В это время мы уже снимали офис общей площадью 130 кв. метров в удобном здании. Я смогла позволить себе нанять уборщицу и даже менеджера по продажам. Но, не удовлетворившись результатами работы последнего, больше к этой теме не возвращалась.
— Как сейчас обстоят дела и сколько у вас клиентов?
— 2020 год для всех нас стал большим сюрпризом, и, конечно, затронул клиентов. Кто-то просто закрылся, кто-то упал в оборотах, кто-то пересмотрел свои бизнес-процессы. Все это сказалось как на количестве клиентов, так и на объеме ежемесячной выручки.
На сегодняшний день у меня в группе компаний чуть больше 50 клиентов в разных городах России. И меня радует, что в последнюю неделю декабря прошлого года я заключила шесть новых договоров. А это значит, что тот бизнес, который выжил, будет развиваться дальше.
— Есть мнение, что бухгалтеры на аутсорсе не так стараются, не так качественно работают, как специалисты в штате. Что бы думаете об этом?
Могу отметить, что и в штате бухгалтеры порой работают неопрятно и непрофессионально. Мне случалось разгребать немыслимые ошибки штатных бухгалтеров пришедших на обслуживание клиентов.
Если же говорить о некачественной работе специалистов аутсорсинговых компаний, то здесь, скорее всего, вопрос в неграмотно выстроенном контроле работы внутри компании-аутсорсера. Если собственник бухгалтерского бизнеса уделяет достаточное внимание обучению сотрудников правильной коммуникации с клиентами, повышает профессиональный уровень специалистов, поддерживает здоровую атмосферу внутри коллектива, имеет конкретные точки контроля и рычаги воздействия, то компания в целом оказывает качественные услуги, и каждый сотрудник в коллективе чувствует себя частью чего-то важного.
— Какими бухгалтерскими программами вы пользуетесь, как работаете с клиентами?
— В работе с клиентами мы пользуемся базами 1С, которые располагаются в облаках. Для меня это самый удобный и экономически выгодный способ. К тому же юридически безопасный.
Когда мы арендуем место в облаке, нам предоставляется лицензионная база, которая своевременно обновляется до последнего релиза без какого-либо нашего вмешательства. Если клиенту не требуется работа в базе, мы размещаем ее в одном из наших облаков. Если клиенту по бизнес-процессу требуется работа в базе, то он арендует облако, и мы работаем в нем параллельно – никто никому не мешает.
— Хочется вернуться к теме создания собственного дела. Возможно, кто-то из наших читателей-бухгалтеров как раз думает о своем бизнесе. Можете поделиться советами или выделить ключевые моменты: что надо, чтобы уйти из найма и стать успешным предпринимателем?
— Первое и самое главное – это иметь мышление предпринимателя. Если вы хороший исполнитель, но не готовы рисковать и брать на себя ответственность больше той, что есть уже сейчас, то в направлении своего бизнеса даже не стоит смотреть.
Второе – если начали, то не бросайте, как бы трудно ни было. Сразу сказочно не бывает никогда. Чтобы получить желаемое, нужно много работать. И в первое время не только в качестве главного бухгалтера для нескольких клиентов. Каждый день нужно работать над собой: заниматься саморазвитием, много читать, изучать то, чего никогда раньше не касались. Обязательно знакомиться с людьми и рассказывать о себе.
Третье – запомните, что ваши знания – это ваш багаж, ваша ценность. И можно начать свой бизнес даже с 5-летним опытом главного бухгалтера, а может, и вообще без него. От ваших профессиональных знаний зависит лишь ваша целевая аудитория.
Четвертое – любые расходы нужно планировать и просчитывать до того, как они случились. Для этого обязательно нужно составить бизнес-план. Уделите ему особое внимание. Потому что он – ваш вектор движения, основа вашего бизнеса, ваша схема действий.
Пятое, тоже очень важное – ценообразование. Сейчас в интернете много специалистов, которые грамотно объясняют, как определить стоимость таким образом, чтобы не работать в ноль, а тем более в убыток. Если есть возможность, поучитесь этому. Я даже не советую, а настоятельно рекомендую. Кстати сказать, это относится не только к начинающим аутсорсерам. Многие компании до сих пор берут цены с потолка. Только ради того, чтобы привлечь клиента, они демпингуют, не осознавая, что в итоге будут нести убытки. Никогда не продавайте свой труд дешевле, чем он стоит. «Спасибо» вам никто не скажет, а ценности и экспертности это вам не прибавит. Вы лишь посадите себя в яму и потеряете интерес к своему делу из-за постоянного неудовлетворения и раздраженности.
Шестое – уделяйте особое внимание персоналу, который нанимаете. Никогда не работайте с людьми, которые допускают ошибки, из-за боязни остаться одной или неумения уволить. Запомните: если сотрудник не профессионал, его присутствие в команде может нанести урон вашей репутации и репутации компании, что в итоге выльется в финансовые потери.
Седьмое – активно занимайтесь продажами – себя как эксперта и услуг вашего бизнеса. Не умеете продавать сами, наймите продажника. А сами тем временем вникайте в эту тему. И обязательно много знакомьтесь, ходите на разные бизнес-встречи, рассказывайте о себе знакомым и незнакомым людям, в общем, будьте на виду и на слуху.
«1С: Аутсорсинг» – новое направление работы группы компаний 1С по предоставлению услуг аутсорсинга учетных функций для средних и крупных организаций.
Направление «1С: Аутсорсинг» призвано объединить наиболее успешные практики в области аутсорсинга учетных функций в России. Сегодня в него входят три контролируемых фирмой 1С компании: UCMS Group, WiseAdvice и Норд Аутсорсинг. Они аккумулируют ведущих экспертов в сфере аутсорсинга учетных функций, имеющих богатый опыт практической работы в ведущих российских и зарубежных компаниях.
На текущий момент «1С: Аутсорсинг» обслуживает более 500 предприятий. Каждая из бизнес-практик «1С: Аутсорсинг» входит в наиболее авторитетный топ-лист рейтингового агентства «Эксперт РА».
Успех наших проектов и отзывы заказчиков подтверждают нашу репутацию профессионального провайдера услуг.
Направления деятельности
Спектр услуг, предоставляемых «1С: Аутсорсинг», можно разделить на 3 основных направления:
- Аутсорсинг бухгалтерского и налогового учета
- Аутсорсинг расчета заработной платы
- Аутсорсинг кадрового делопроизводства
Аутсорсинг бухгалтерского и налогового учета
Аутсорсинговая модель ведения бухгалтерского и налогового учета является эффективным инструментом снижения налоговых рисков, а также уменьшения издержек на обслуживание собственной бухгалтерии. За счет передачи на аутсорсинг этих процессов профессиональному провайдеру услуг Вы перестанете тратить время на решение проблем бухгалтерии и правильного расчета налогов и сконцентрируетесь на стратегических инициативах, направленных на развитие бизнеса. Благодаря гибкости подхода, Ваша компания может выбрать именно тот объем услуг в области бухгалтерского и налогового учета, который Вам необходим в данный момент.
Аутсорсинг расчета заработной платы
После передачи на аутсорсинг функции расчета заработной платы Вам уже не нужно беспокоиться об увеличении штата бухгалтеров при росте численности персонала или заботиться о постоянном повышении квалификации расчетчиков, задумываться о дополнительном офисном пространстве, сопутствующих юридических и налоговых консультациях, а также думать о дополнительных затратах на внедрение и сопровождение автоматизированной кадровой системы. Эффективность аутсорсинга расчёта зарплаты может быть выражена как в прямой экономии затрат на зарплатах расчетчиков, так и в косвенной выгоде – за счет переноса на провайдера ответственности за качество и своевременность расчета, повышения уровня конфиденциальности информации, а также перераспределения ресурсов для реализации важнейших задач.
Аутсорсинг кадрового делопроизводства
Кадровое делопроизводство является рутинным HR-процессом, но при этом жизненно важным для любой компании, независимо от ее масштаба и сферы деятельности. Являясь Вашим экспертом по всем основным вопросам кадрового делопроизводства, мы, как исполнитель, не можем «уйти в отпуск, взять больничный или перейти на новую работу». Используя в кадровом процессе аутсорсинговую компанию, Вы минимизируете риски, способные нарушить непрерывность Вашего бизнеса.
Преимущества «1С: Аутсорсинг»
В России работает всего несколько компаний, способных предоставить услуги мирового уровня по аутсорсингу учетных функций. Компании направления «1С: Аутсорсинг» сделают это для Вас.
Наш комплексный пакет услуг позволит Вам:
- Сформировать более экономичное кадровое и финансовое подразделение за счет сокращения накладных расходов, связанных со стоимостью рабочих мест, обучения сотрудников и информационной поддержки. Общий экономический эффект аутсорсинга может составлять 25-30% общей суммы операционных затрат.
- Повысить качество процессов. Действия наших экспертов строго регламентированы, система внутреннего контроля предотвратит ошибки и перепроверит конечные результаты.
- Получить доступ к успешным практикам. Использовать в своей работе лучший опыт и методологическую базу в области управления учетными функциями.
- Повысить управляемость бизнеса. Снизить уровень финансовых рисков, сделать процессы прозрачными для топ-менеджмента, обеспечить единую политику кадровых и финансовых функций во всей компании.
- Уменьшить необходимость инвестиций в инфраструктуру информационных технологий и нематериальные активы. Нет необходимости в сопутствующих затратах на закупку серверов, покупку лицензий на программное обеспечение, на детальное изучение информационных технологий.
- Получить доступ к лучшей технологической базе. Поскольку мы являемся лидерами отрасли бухгалтерского программного обеспечения, сотрудничая с нами, Вы получаете передовые технологии и опыт лучших экспертов в области учетных функций в нашей стране.
Процесс перехода на аутсорсинг
- Проводим анализ фактического состояния учетных функций, согласовываем план перехода;
- Осуществляем настройку системы кадровых и финансовых процессов и описываем регламенты взаимодействия группы ведения учета с бизнес-подразделениями;
- Запускаем систему и тестируем ее работу;
- Начинаем обслуживание.
- Подписываете с нами соглашение о конфиденциальности;
- Рассказываете нам о своих внутренних процессах;
- Предоставляете бухгалтерскую документацию;
- Уделяете больше времени своему основному бизнесу;
- Экономите.
Принципы работы в проектах
Передавая на аутсорсинг учетные функции, Вы получаете гарантию безопасности Ваших данных, а также гарантию строгой регламентации доступа к Вашей информации. Электронный обмен информацией с провайдером идет в зашифрованном виде через защищенное интернет-соединение. Переданная нам информация будет доступна только экспертной группе, занятой на Вашем проекте, и только на период действия контракта. Все наши сотрудники подписывают Соглашение о конфиденциальности.
Наша практика работы показывает, что конфиденциальность и безопасность информации при аутсорсинге находится на более высоком уровне, чем в случае внутренней реализации процесса.
Контакты
Направление «1С: Аутсорсинг»
Компания UCMS Group (ООО «ЮСИЭМЭС Групп»)
Адрес: г. Москва, ул. Ленинская слобода, д. 26, офис 2709
Компания WiseAdvice (ООО «Вайзэдвайс»)
Адрес: г. Москва, Рязанский проспект, д. 75, корп. 4, 1-я башня, 7-й этаж
Компания «Норд Аутсорсинг» (ООО «НОРД АУТСОРСИНГ»)
Бухгалтеры ведут бухучет в программе, купленной работодателем. А вот что лучше выбрать бухгалтеру, если он хочет самостоятельно вести несколько компаний из дома?
«Коллеги, добрый день, подскажите, хочу начать работать из дома по объявлениям, где можно брать программы бухгалтерские для первички и формирование отчётности. Спасибо!»
«В смысле, где брать? Купить».
А в отношении самой программы, кто-то посоветовал 1с Фреш:
«Я выбрал 1с Фреш, на полгода примерно 6 тыс. рублей стоит».
Кто-то посоветовал Бухсофт:
«Бухсофт — пользуюсь 13 лет».
Но были и те, кто посоветовал Excel. Но не всегда такое пойдет:
Кто-то отмечал, что им клиенты доступ предоставляют в свои программы или же покупали:- «Мои клиенты все сами покупали 1С облако. Всем удобно, скажем, расстались мы, ни каких передач базы переустановки и вот это вот все, и войти можно с любого компа. И страха, что, например, твой ноут навернется и базе хана».
- «Я не бухгалтер. Но наш бухгалтер ЖСК работает удаленно через teamviewer на ПК ЖСК».
«У клиентов нет своих ПО? Контур, СБИС. Как написали выше — купить и стоимость брать с клиентов. Если работаете — сделать копию и в ней фигачить. С ПО надо как с арендой квартиры: кому-то с мебелью, кому-то пустая. Так и вы смотрите — если у клиента своя база, то вам лучше. Если нет — то покупаете и удерживаете в периоде работы равными долями».
Один из комментаторов отметил, что лучше всего 1С, но можно использовать любую. Главное — правильно вести бухучет:«Если подписаться на СБИС, это сдача отчетов по электронке, то там есть и бухгалтерская программа. Но лучше всего 1С. Бух учет нужно вести правильно! Иначе потом отчетность не сформируете».
Хватит гуглить ответы на профессиональные вопросы! Доверьте их экспертам «Клерка». Завалите лучших экспертов своими вопросами, они это любят!
Оказываете услуги аутсорсинг бухгалтерии? Тогда 1С онлайн точно для вас
Однако, время показало, что не все так просто, как казалось в самом начале. Не всегда и не все можно сделать только за счет наличия 1С онлайн в арсенале компании. Консультацию грамотного бухгалтера сложно заменить программным продуктом. Поэтому, потребность в услугах агентств, предоставляющих аутсорсинг бухгалтерии, осталась. А наиболее оптимальным вариантом стали агентства, сами использующие в своем арсенале услугу 1С онлайн. Выгоды такого симбиоза очевидны.
Ваши сотрудники будут иметь доступ к базам из любой точки планеты – теперь можно не беспокоиться, если сотрудник, ведущий конкретного клиента находится в отпуске, заболел или работает из дома. Агентства, продающие аутсорсинг бухгалтерии – это тоже, чаще всего, малые предприятия. И перед ними так же стоит задача экономить на технических специалистах, на серверном пространстве, на покупке быстродействующего оборудования или лицензионного программного обеспечения.
А именно эти преимущества и дает использование сервиса 1С онлайн. И особенно такие преимущества видны в процессе использования профильными компаниями услуг аутсорсинга бухгалтерии.
Преимущества 1С онлайн для аутсорсинг бухгалтерии
Перечислим эти преимущества:
- Отсутствует необходимость содержать в штате системного администратора для 1С (если сисадмин есть для поддержки оборудования, он не отвлекается на 1С).
- Бухгалтерское обслуживание требует поддержания огромного количества клиентских баз. С 1С онлайн вам не придется выделять для этого отдельный сервер или места на офисных компьютерах.
- Используя серверную лицензию на продукты 1С, вы существенно экономите на их поддержании.
- Удаленная работа сотрудников – это особая статья экономии. С 1С онлайн она становится более, чем доступной.
- Несомненно, быстродействие и безопасность серверов современных дата-центров, где будут обрабатываться данные ваших клиентов, не идут в сравнение с показателями офисной или домашней техники.
Все эти преимущества позволят вывести вашу услугу аутсорсинг бухгалтерии на новый уровень при существенной экономии.
Зарегистрируйтесь в программе 1С онлайн на сайте СервисКлауд и вы сможете бесплатно попробовать этот незаменимый сервис на протяжении 14 дней.
Читайте также: