Как загрузить отчет в 1с свод
Задача консолидации данных является очень важной для компании с филиалами.
Самый частый вариант решения в России - через 1С: вначале пишется учетная система, которая работает через распределенные базы данных или терминальный доступ. Введя сотню документов, получаем итоговую сумму продаж одного филиала, и в общей базе уже получаем суммы продаж с каждого филиала. Обратная сторона - сложность и громоздкость. Для каждой формы требуется своя структура ввода\хранения данных, и только потом ее можно консолидировать и расшифровать. Постоянная привязка к программистам. Часто внедрение централизованной учетной системы нарушает существующую автоматизацию филиала, не учитывает всех индивидуальных особенностей учета, бизнес-процессов. Филиалы могут продолжать вести свой учет параллельно, двойной ввод данных.
На западе распространенное решение - SharePoint Server. Загружаются шаблоны итоговых форм отчетности, по ним идет предоставление и сбор данных. Доступ пользователя предоставляется через браузер. Это значительно быстрее, не требуется писать учетную систему. Пользователь может загружать произвольные формы Excel без участия программиста. Но лицензии на этот продукт по стоимости примерно как MS SQL Server, иногда и дороже.
Есть решение собирать отдельные книги Excel и консолидировать их макросами или формулами, без участия 1С. Это оперативно, но работает не стабильно. Защита книги снимается элементарно, постоянно получаем книги нарушенной структуры, консолидация нарушается, требуется постоянная техподдержка.
Данный вариант совмещает плюсы подходов, избавляет от минусов:
- быстро (не требуется разработка учетных систем, ввод данных сразу в готовые формы отчетности)
- дешево (цена продукта на уровне фейсконтроля, фактически бесплатно, но техподдержкой для всех на массовом рынке сбыта заниматься не готов)
- защищено (структуру книги пользователь изменить не может, не имеет физического доступа к файлу Excel)
- стабильно (постоянная техподдержка не требуется)
Ну и все предоставленные данные помесячно хранятся в базе, а не разбросаны по компьютерам пользователей или бесконечному лесу общих папок
Кроме консолидации есть и расшифровка - общую сумму можно разложить на слагаемые по каждому филиалу.
Теперь чтобы получить сводный отчет, пользователю больше не нужно:
- - пересчитывать все на калькуляторе
- - ждать месяц когда программист напишет программу на 1С
- - в случае распределенной базы ждать когда данные загрузятся в центральную
- - вставлять в каждую ячейку Excel итоговые формулы со ссылками
- - рассылать форму отчета по почте и контролировать предоставление
Нужна только форма в Excel, остальное программа сделает сама! Рекомендуется для использования в компаниях с филиалами. Работу на которую раньше требовалась неделя теперь можно сделать за час.
Примеры использования:
Сводный баланс из 1С
П олучить сводную отчетность из филиальных баз 1С. В каждой базе 1С формируем регламентированный отчет «Баланс» и сохраняем в Excel. Импортируем данные в УСД и консолидируем. Сводный баланс предприятия готов! Таким же образом можно получить «Отчет о прибылях и убытках» и другие формы. Бухгалтер это делает сам за 15 мин без трудоемких перегрузок в центральную базу и пр.
Потребность в закупках ТМЦ
Получить общую потребность компании в централизованной закупке ТМЦ. Без использования баз 1С. В файле Excel организуем ввод выбором из списка утвержденной номенклатуры, раздаем через УСД филиалам, после консолидации имеем общий список «доклеиванием вниз»
Финансовый результат компании
Получить консолидированный финансовый результат. Делаем в Excel произвольную таблицу отчета финансовых показателей (БДР, БДДС, расшифровки, план или факт), предоставляем через УСД филиалам для заполнения. В результате консолидации суммированием видим общий отчет. Итоги показателей можно развернуть по филиалам.
Функционал:
Произвольные формы Excel
Используются произвольные формы отчетов Excel. Вы можете нарисовать табличку сами или взять из Консультант+ (например формы статистической отчетности) или сохранить из базы 1С (например баланс и пр. формы регламентированной отчетности)
Уведомления пользователей
Пользователям рассылаются внутренние и внешние уведолмения (e-mail, jabber)
Групповая или пользовательская адресация (назначить ответственным подразделение или конкретного исполнителя)
Различные виды консолидации
Поддерживается суммирование цифр или "доклейка" списков вниз, вправо
Возможна трассировка результатов - расшифровка сводной суммы на слагаемые по подразделениям
Программа "1С:Свод отчетов 8" поддерживает загрузку отчетности в формате "1С:Свод отчетов 1.10", используемом в бюджетных решениях на платформе "1С:Предприятие 7.7".
Отчетность, сформированную в программах "1С:Бухгалтерия для бюджетных учреждений 7.7", "1С:Бухгалтерия для распорядителей бюджетных средств 7.7", "1С:Воинская часть 7.7", "1С:Свод отчетов 7.7" (далее - "1С:Предприятие 7.7"), можно загрузить в программу "1С:Свод отчетов 8" для последующего анализа и консолидации.
Подготовленные в программах на платформе "1С:Предприятие 7.7" отчеты следует выгрузить в файл, указав соответствующий формат обмена данными - "1С:Свод отчетов 1.10" (см. рис. 1).
Выгруженные файлы согласно спецификации формата получают имя, состоящее из кода учреждения по ОКПО (восемь знаков), точки и трехзначного кода для сдачи отчетности.
Выгрузка отчетов, подготовленных в "1С:Предприятии 7.7"
Программа "1С:Свод отчетов 8" поддерживает загрузку отчетности в формате "1С:Свод отчетов 1.10", используемом в бюджетных решениях на платформе "1С:Предприятие 7.7".
Отчетность, сформированную в программах "1С:Бухгалтерия для бюджетных учреждений 7.7", "1С:Бухгалтерия для распорядителей бюджетных средств 7.7", "1С:Воинская часть 7.7", "1С:Свод отчетов 7.7" (далее - "1С:Предприятие 7.7"), можно загрузить в программу "1С:Свод отчетов 8" для последующего анализа и консолидации.
Подготовленные в программах на платформе "1С:Предприятие 7.7" отчеты следует выгрузить в файл, указав соответствующий формат обмена данными - "1С:Свод отчетов 1.10" (см. рис. 1).
Выгруженные файлы согласно спецификации формата получают имя, состоящее из кода учреждения по ОКПО (восемь знаков), точки и трехзначного кода для сдачи отчетности.
Загрузка в "1С:Свод отчетов 8"
В программе "1С:Свод отчетов 8" загрузка файлов в формате "1С:Свод отчетов 1.10" производится штатным образом. Сначала необходимо настроить параметры импорта - завести запись в справочнике Настройки импорта файлов отчетности (меню Формы отчетности -> Настройки импорта отчетности -> Настройки импорта файлов отчетности).
В настройке следует указать ее наименование для выбора из списка настроек, каталог, откуда будут загружаться файлы (реквизит Начало полного имени файла), а также маски имен файлов, содержащих отчетность (табличное поле Допустимые маски имени файла) (см. рис. 2).
Маска файла может содержать предопределенные символы, которые программой воспринимаются однозначно, и специальные символы "?" и "*".
Если маска содержит символ "?", - это значит, что на этом месте в имени файла может быть любой символ. Если маска содержит символ "*", это значит, что на месте этого символа может быть произвольное количество любых символов.
Имена файлов в формате "1С:Свод отчетов 1.10", как уже было упомянуто, состоят из восьмизначного кода по ОКПО, точки и трехзначного кода. Поэтому наиболее подходящей маской для файлов в формате "1С:Свод отчетов 1.10" будет ". ", что означает "восемь любых символов, точка, три любых символа".
В табличном поле "Допустимые маски имени файла" может быть указано несколько различных масок, поскольку настройки импорта файлов универсальны, то есть одна настройка может использоваться для загрузки файлов как в формате "1С:Свод отчетов 1.10", так и в других поддерживаемых форматах.
После того, как настройка импорта будет создана, необходимо открыть форму загрузки файлов из меню Отчетность учреждений - Импорт файлов отчетности учреждений и выбрать созданную настройку. После чего нажать на кнопку Найти и прочитать файлы.
Программа анализирует каталог, указанный в настройке, содержатся ли в нем файлы, с именами, соответствующими заданной в настройке маске.
Если в указанном в настройке каталоге содержатся файлы с именами, соответствующими заданной в настройке маске, и их структура соответствует форматам, применяемым в программе "1С:Свод отчетов 8", список отчетов, которые можно импортировать, будет приведен в таблице (см. рис. 3).
Отметьте отчеты, которые необходимо загрузить, и нажмите кнопку Загрузить файлы в базу данных.
Отмеченные отчеты будут сохранены в виде файлов в справочнике Хранимые файлы организаций, и могут быть импортированы вручную или автоматически, в ходе процесса.
Создание отчета в "1С:Своде отчетов 8" из импортированного файла производится в обычном порядке и не зависит от формата исходного файла.
Подробно о настройке и осуществлении импорта можно прочитать в книге "1С:Свод отчетов 8 ПРОФ. Руководство по подготовке сводной отчетности (описание типовой конфигурации)".
Речь пойдет об отчетах, созданных на базе СКД (на всякий случай пишу, если еще остались люди, которые делают отчеты не на СКД).
Добавить отчет в типовую конфигурацию 1С, построенную на базе БСП, можно одним из следующих способов:
Добавляемый отчет может быть:
Вроде все должно быть просто и интуитивно понятно, но есть нюансы, и в каждом случае добавление происходит по разному. В общем, разработчики БСП и других типовых продуктов не дают соскучиться J .
Варианты отчетов
Прежде чем приступить к описанию добавления отчетов, хочется сказать несколько слов о вариантах.
Варианты отчетов - это встроенный механизм СКД, который позволяет создавать для отчета произвольное количество предопределенных и пользовательских вариантов. По своей сути варианты – это отдельные отчеты, созданные на базе одной и той же системы компоновки данных.
Существует отдельная подсистема БСП, для управления вариантами отчетов, которая встроена во все типовые конфигурации. Подсистема предоставляет общее хранилище вариантов, общие формы для вывода и настройки отчетов, механизмы для отображения отчетов – формирование специальных панелей для каждого раздела системы. Пользователь может управлять настройками предопределенных вариантов отчетов, создавать и настраивать собственные варианты в режиме 1С Предприятие. Также подсистема позволяет создавать контекстные отчеты, привязанные к определенным объектам метаданных.
Для каждого отчета существует основной предопределенный вариант. В дальнейшем, говоря об отчете, я буду подразумевать именно его основной вариант.
Общая сравнительная таблица:
Тип добавления
В основную конфигурацию
В расширение конфигурации
В качестве внешнего отчета
Обновление вспомогательных данных (идентификаторы объектов)
Обновление вспомогательных данных (варианты отчетов)
Предопределенные настройки вариантов
Общий модуль: ВариантыОтчетовПереопределяемый
Модуль менеджера отчета
Возможность добавление обработчиков событий формы
Указывается в общем модуле: ВариантыОтчетовПереопределяемый
Указывается в модуле менеджера отчета:
ПриОпределенииНастроек
Доступна по умолчанию
Описание назначения для контекстного отчета
Модуль менеджера отчета, модуль менеджера объекта назначения
Модуль менеджера отчета
Модель объекта отчета
Описание основного варианта (по умолчанию)
Свойство отчета «Пояснение»
Добавление пользовательских вариантов отчета
Добавление нового отчета в основную конфигурацию
Рассмотрим добавление отчета в основную конфигурацию. В более старых конфигурациях типа УТ 10.3, УПП все было предельно просто. Добавляешь отчет, выводишь его в меню интерфейса или на панели быстрого доступа, и все работает.
В новых все несколько сложнее, и есть свои нюансы.
Для того, чтобы отчет выводился в основном окне раздела в группе «Отчеты», достаточно просто включить отчет в необходимую подсистему.
Однако, в этом случае, отчет не будет виден на специальной панели отчетов, которую предоставляет БСП. Панель открывается при переходе по ссылке «Отчеты по <Наименование раздела>» из каждого раздела системы:
Отчеты выводятся с разбивкой по подгруппам согласно иерархии подсистем, и имеют описания. Причем , могут быть выведены несколько вариантов одного и того же отчета. Если просто добавить отчет в конфигурацию и включить в нужную подсистему, отчет не будет виден в указанной панели. Отчет будет доступен только в группе «Отчеты» основного окна раздела. Кстати, не так давно, он бы даже не работал, пока не будут обновлены идентификаторы объектов метаданных.
Обновить идентификаторы можно одним из трех способов:
- Запустить 1С Предприятие в режиме обновления ИБ, задав параметр запуска: «ЗапуститьОбновлениеИнформационнойБазы»:
- Увеличить номер версии конфигурации.
- Воспользоваться обработкой из состава БСП: «Обновление вспомогательных данных»
В текущих версиях, идентификаторы обновляются при запуске 1С в пользовательском режиме автоматически . Наконец-то разработчики сделали это, слава богам!
Однако, для того, чтобы отчет, добавленный в основную конфигурацию появился на панели отчетов, все же необходимо обновить вспомогательные данные вручную, выбрав пункт «Варианты отчетов»:
После выполнения этих действия, отчет будет добавлен в специальные справочники: «Варианты отчетов» и «Предопределенные варианты отчетов», и его основной вариант будет виден в панелях отчетов согласно указанной подсистемы.
Конечно, все дальнейшие настройки, такие как добавление описания, вывод отчета или других его вариантов в другие подразделы или панели отчетов, можно выполнить непосредственно в пользовательском режиме, перейдя по ссылке «Все отчеты»:
Но, более правильно указать основные (предопределенные) настройки в конфигурации. Тем более, что некоторые виды настроек, например видимость варианта отчета в зависимости от функциональных опций, нельзя настроить в пользовательском режиме.
Настройки вариантов отчетов задаются в процедуре общего модуля: «ВариантыОтчетовПереопределяемый >> НастроитьВариантыОтчетов». Здесь описаны все типовые отчеты и их варианты. Все настройки необходимо создавать для двух объектов: «Описание отчета» и «Описание варианта», которые можно получить из общего списка настроек, переданных в процедуру:
Объект «ОписаниеОтчета» имеет следующие свойства:
Включен - если свойство имеет значение «ложь», отчет не регистрируется в справочнике «Варианты отчетов».
ОпределитьНастройкиФормы – свойство определяет наличие в модуле объекта отчета экспортной процедуры « ОпределитьНастройкиФормы ». В данной процедуре указывается наличие дополнительных обработчиков для событий модуля формы отчета, которые также должны присутствовать в модуле объекта отчета:
Объект «ОписаниеВарианта» имеет следующие свойства:
Описание - Описание варианта отчета, которое выводится на панели отчетов.
ВидимостьПоУмолчанию - если свойство имеет значение «ложь», вариант не виден по умолчанию в панели отчетов, но в справочнике «Варианты отчетов» он регистрируется.
Размещение – настройка размещения отчета. По умолчанию, коллекция содержит все подсистемы, выбранные для отчета. Можно добавить новые подсистемы для размещения или удалить существующие. Дополнительно, можно указать важность размещения: «Важный» или «СмТакже»:
ФункциональныеОпции – подключенные к команде вывода варианта отчета функциональные опции:
НастройкиДляПоиска – дополнительные сведения для поиска варианта отчета
Для вступления настроек в силу, требуется обновить вспомогательные данные, выбрав пункт «Варианты отчетов».
В пользовательском режиме, можно переопределить эти настройки для текущего пользователя или всех пользователей системы. Тем не менее, всегда остается возможность вернуться к предопределенным настройкам, заданным в конфигурации:
Добавление нового отчета в расширение конфигурации
На первый взгляд, добавление отчета в расширении не должно отличаться от его добавления в основную конфигурацию, но это не так.
Во-первых, для того, чтобы отчет был виден на панели отчетов, не нужно выполнять обновление вспомогательных данных. Необходимая информация в справочники: «Варианты отчетов» и «Предопределенные варианты отчетов» добавляется автоматически, при начале работы системы. Я думаю логика разработчиков следующая: расширение может подключить обычный пользователь в режиме 1С Предприятия. И он не должен знать о необходимости обновлении вспомогательных данных.
Для отчетов, добавленных в расширениях, также существует возможность описания предопределенных настроек: описание, подсистемы, функциональные опции. Однако, эти настройки выполняются не в переопределяемом общем модуле, а непосредственно в модуле менеджера отчета:
Все настройки аналогичны тем, которые выполнялись для отчетов основной конфигурации. Отличие только в том, что объект «НастройкиОтчета» уже передан в процедуру в качестве параметра.
Для применения созданных настроек обязательно должен быть установлен параметр «НастроитьВариантыОтчета» в экспортной процедуре модуля менеджера отчета «ПриОпределенииНастроек»:
Если флаг установлен, предопределенные настройки обновляются автоматически, без необходимости обновления вспомогательных данных.
В этой же процедуре указывается наличие дополнительных обработчиков событий модуля формы отчета:
На заметку. Для отчетов созданных в расширениях, есть возможность указания описания для основного варианта без использования менеджера отчета. Для задания описания «по умолчанию» используется свойство отчета «Пояснение»:
Добавление контекстного отчета в основную конфигурацию или в расширение
Алгоритм добавления контекстных отчетов одинаков для отчетов созданных в основной конфигурации и для отчетов, созданных в расширениях.
В обоих случаях, необходимо определить экспортную процедуру «ПриОпределенииНастроек» в модуле менеджера отчета, и указать объекты назначения:
Сами команды необходимо описать в отдельной процедуре:
Основные свойства команды:
Представление – наименование команды в интерфейсе объекта назначения,
КлючВарианта – идентификатор варианта отчета компоновки данных, который требуется запустить.
Дополнительные свойства команды:
Важность - группы в подменю «Отчеты», в которой следует вывести команду открытия отчета. Доступные значения: "Важное", "Обычное" и "СмТакже".
Порядок - п орядок размещения отчета по отношению к другим отчетам.
СочетаниеКлавиш - с очетание клавиш для быстрого открытия отчета (тип «СочетаниеКлавиш».
ВидимостьВФормах - и спользуется для указания перечня форм, в которых требуется выводить отчет. По умолчанию, отчет выводится во всех формах объекта, подключенных к БСП.
ФункциональныеОпции - имена функциональных опций, определяющих видимость команды открытия отчета в форме.
УсловияВидимости – дополнительные условия, о пределяющие видимость команды отчета (массив). Для добавления новых условий рекомендуется использовать процедуру общего модуля «ПодключаемыеКоманды.ДобавитьУсловиеВидимостиКоманды(Команда, Реквизит, Значение, Знач ВидСравнения = Неопределено)».
Параметр «Реквизит» - это имя реквизита объекта назначения.
ДополнительныеПараметры – можно указать дополнительные параметры, и потом их обработать в переопределенном обработчике события модуля формы отчета «ПриСозданииНаСервере».
Ссылка на объект назначения передается в контекстный отчет в качестве параметра формы «ПараметрКоманды» . Для указания отбора по переданному значению, необходимо переопределить событие модуля формы отчета «ПриСозданииНаСервере», и добавить значение параметра в структуру «ФормаПараметры.Отбор»:
При необходимости можно обработать данные, переданные в свойстве команды «ДополнительныеПараметры»:
Примечание. Описывать команды для вывода контекстных отчетов можно не только в модуле менеджера самого отчета, но и в модуле менеджера объекта назначения, в экспортной процедуре «ДобавитьКомандыОтчетов». В этом случае, команда должны иметь дополнительный обязательный параметр «Менеджер», в котором необходимо указать полное имя менеджера отчета. Контекстные отчеты в типовых конфигурациях описаны именно таким способом.
Добавление отчетов с помощью механизма внешних отчетов и обработок
Процесс добавления общих и контекстных отчетов с использованием механизма дополнительных отчетов и обработок подробно описан во многих статьях, например в этой .
Я не думаю, что у кого-то возникают сложности при добавлении отчетов таким способом. Отмечу лишь, что в данном случае не нужно обновлять вспомогательные данные. Также, нет возможности указания предопределенных настроек для вариантов отчета. Все настройки вариантов указываются в пользовательском режиме, прямо в форме элемента дополнительного отчета:
Возможность добавления в модуль объекта обработчиков событий формы отчета доступна по умолчанию.
Если я ошибаюсь, и существуют вопросы и непонятные моменты в работе механизма дополнительных отчетов и обработок, пишите в комментариях, и я напишу отдельную статью на эту тему.
Дополнительно хочу отметить, что варианты отчетов, созданные в пользовательском режиме настраиваются одинаково для любого из способов добавления основного отчета.
На этом все, спасибо за внимание, и за то, что читаете мои статьи J .
Другие мои статьи по использованию механизмов БСП в типовых конфигурациях 1С
Читайте также: