Как вставить реквизиты в excel
В этой статье описывается, как вставить различные изображения (например, печати и подписи) в создаваемые документы Word и Excel, при помощи надстройки для заполнения документов по шаблонам.
Если во всех создаваемых документах нужны одни и те же картинки (например, оттиск печати и подпись руководителя), — то просто изначально вставьте изображения в используемые шаблоны.
В этом случае, использование дополнительных возможностей программы не требуется.
Рассмотрим случай, когда для каждой строки исходной таблицы Excel,
нам требуется сформировать документы с различными картинками.
Добавим в нашу исходную таблицу 2 столбца, в которых будут указаны имена вставляемых файлов-картинок:
| ФИО | PasteImage - печать | PasteImage - подпись | Паспорт серия | Паспорт номер |
|---|---|---|---|---|
| Быков Андрей Евгеньевич | печать 1.PNG | подпись 1.PNG | 6507 | 401091 |
| Лобанов Семен Семенович | печать 2.PNG | подпись 2.PNG | 6512 | 448568 |
| Купитман Иван Натанович | печать 3.PNG | подпись 3.PNG | 6509 | 731703 |
Обратите внимание, — столбцы с именами вставляемых картинок, ОБЯЗАТЕЛЬНО должны в названии содержать слово PasteImage
Т.е. столбец может называться, например, PasteImage, или PasteImage_1, или Печать - PasteImage,
но метка PasteImage обязательно должна присутствовать, - по неё программа определяет, что надо вставить именно картинку из файла, а не текст (имя файла)
Изображения с указанными именами файлов ищутся в заданной папке.
Путь к папке с картинками необходимо указать в настройках, на вкладке «Дополнительно»:
Отмеченные на скриншоте зелёными стрелками галочки — тоже желательно включить, это нам тоже может пригодиться.
После того, как вы выбрали папку с картинками, и включили отображение подменю «Дополнительно» на панели инструментов программы, — можно облегчить ввод имён файлов в ячейки.
Есть несколько способов ввода имени файла в ячейку:
Способ 1: скопировать имя файла (в Проводнике Windows), вручную вставить в ячейку.
Способ простейший, подробного описания не требует.
Способ 2: нажать комбинацию клавиш Ctrl + Shift + I, и в диалоговом окне выбрать нужный файл картинки.
После выбора файла, его имя будет автоматически вставлено в выделенную ячейку.
Можно и без горячей клавиши обойтись, - аналогичный пункт есть в подменю «Дополнительно»
Способ 3: выбрать имя файла из выпадающего списка в ячейке.
Чтобы в ячейках появился список из всех доступных файлов, выделите диапазон ячеек,
и в меню программы нажмите «Дополнительно» - «Вставить список имён файлов картинок в виде выпадающего списка»
В результате, в выделенных ячейках появится выпадающий список с именами файлов:
Теперь осталось только вставить коды полей (названия столбцов, в фигурных скобках) в шаблоны Word
Код поля (в нашем случае, это и ) можно вставить (только для шаблонов Word) как просто внутри текста (или отдельной строкой),
так и в объекты типа «НАДПИСЬ» - для шаблонов формата Word и Excel (например, чтобы печать, вставляемая из файла PNG с поддержкой прозрачности, была поверх текста)
Чтобы вставить печать поверх текста:
1) открываем наш шаблон Word / Excel, и на ленте нажимаем ВСТАВКА - НАДПИСЬ
2) размещаем вставленный объект «НАДПИСЬ» в нужное место документа (например, над текстом М.П.)
и задаём нужную ширину надписи, а высоту делаем побольше (с запасом)
ВНИМАНИЕ: вставленная картинка (например, печать) будет автоматически масштабирована (пропорционально уменьшена) до ширины надписи
Это может пригодиться, если у вас картинка в большом разрешении (качественная), а вставлять в документ её надо в уменьшенном размере
3) вставляем внутрь надписи код поля
4) при выделенной надписи, на ленте Excel на вкладке ФОРМАТ, включаем режим НЕТ КОНТУРА и НЕТ ЗАЛИВКИ:
Если вы все сделали правильно, — заполненный документ со вставленными печатями будет выглядеть примерно так:
Если вам нужно отобразить список значений, которые сможет выбирать пользователь, добавьте на лист список.
Добавление списка на лист
Создайте перечень элементов, которые должны отображаться в списке, как показано на рисунке.
На вкладке Разработчик нажмите кнопку Вставить.
Примечание: Если вкладка Разработчик не отображается, на вкладке Файл выберите Параметры > Настроить ленту. В списке Основные вкладки установите флажок для вкладки Разработчик и нажмите кнопку ОК.
В разделе Элементы управления формы выберите элемент управления Список (элемент управления формы).
Щелкните ячейку, в которой нужно создать список.
В поле Формировать список по диапазону введите диапазон ячеек, содержащий список значений.
Примечание: Если нужно отобразить в списке больше элементов, можно изменить размер шрифта для текста.
В поле Связь с ячейкой введите ссылку на ячейку.
Совет: Выбираемая ячейка содержит число, связанное с элементом, выбранным в списке. Его можно использовать в формуле для получения фактического элемента из входного диапазона.
В группе Возможен выбор установите переключатель одинарного значения и нажмите кнопку ОК.
Примечание: Если вы хотите выбрать параметр набора значений или списка значений, подумайте о том, чтобы использовать элемент ActiveX "Список".
Добавление поля со списком на лист
Упростите ввод данных для пользователей, позволив им выбирать значение из поля со списком. Поле со списком состоит из текстового поля и списка, которые вместе образуют раскрывающийся список.
Можно добавить поле со списком одного из двух типов: элемент управления формы или элемент ActiveX. Если вы хотите создать поле со полем, которое позволит пользователю редактировать текст в текстовом поле, можно использовать ActiveX поле со ActiveX. Поле со списком ActiveX Control является более универсальным, так как можно изменить свойства шрифта, чтобы текст на листе с увеличенным масштабом было удобнее читать, и с помощью программирования отображать его в ячейках, содержащих список проверки данных.
Выберите столбец, который можно скрыть на листе, и создайте список, введя по одному значению в ячейки.
Примечание: Можно также создать список на другом листе той же книги.
На вкладке Разработчик нажмите кнопку Вставить.
Примечание: Если вкладка Разработчик не отображается, на вкладке Файл выберите Параметры > Настроить ленту. В списке Основные вкладки установите флажок для вкладки Разработчик и нажмите кнопку ОК.
Выберите тип поля со списком, которое нужно добавить:
в разделе Элементы управления формы выберите элемент управления Поле со списком (элемент управления формы);
в разделе Элементы ActiveX выберите элемент управления Поле со списком (элемент ActiveX).
Щелкните ячейку, в которую нужно добавить поле со списком, и нарисуйте его с помощью перетаскивания.
Чтобы изменить размер поля, наведите указатель мыши на один из маркеров изменения размера и перетащите границу элемента управления до достижения нужной высоты и ширины.
Чтобы переместить поле со списком на листе, выделите его и перетащите в нужное место.
Форматирование элемента управления формы "Поле со списком"
Щелкните правой кнопкой мыши поле со списком и выберите команду Формат объекта.
Откройте вкладку Элемент управления и настройте следующие параметры.
Формировать список по диапазону: введите диапазон ячеек, содержащий список элементов.
Связь с ячейкой: поле со списком можно связать с ячейкой, где отображается номер элемента при его выборе из списка. Введите номер ячейки, где должен отображаться номер элемента.
Например, в ячейке C1 отображается значение 3, если выбрать пункт Фруктовое мороженое, так как это третий элемент в списке.
Совет: Чтобы вместо номера отображать сам элемент, можно воспользоваться функцией ИНДЕКС. В нашем примере поле со списком связано с ячейкой B1, а диапазон ячеек для списка — A1:A2. Если в ячейку C1 ввести формулу =ИНДЕКС(A1:A5;B1), то при выборе третьего пункта в ячейке C1 появится текст "Фруктовое мороженое".
Количество строк списка: количество строк, которые должны отображаться, если щелкнуть стрелку вниз. Например, если список содержит 10 элементов и вы не хотите использовать прокрутку, вместо значения по умолчанию введите 10. Если ввести число, которое меньше количества элементов в списке, появится полоса прокрутки.
Форматирование элемента ActiveX "Поле со списком"
На вкладке Разработчик нажмите кнопку Режим конструктора.
Щелкните правой кнопкой мыши поле со списком и выберите пункт Свойства. Откройте вкладку Alphabetic (По алфавиту) и измените нужные свойства.
Вот как можно настроить свойства поля со списком на этом рисунке:
Щелкните свойство BackColor (Цвет фона), щелкните стрелку вниз, откройте вкладку Pallet (Палитра) и выберите цвет.
Тип, начертание или размер шрифта
Щелкните свойство Font (Шрифт), нажмите кнопку . и выберите тип, размер или начертание шрифта.
Щелкните свойство ForeColor (Цвет текста), щелкните стрелку вниз, откройте вкладку Pallet (Палитра) и выберите цвет.
Связь с ячейкой для отображения значения, выбранного в списке
Щелкните свойство LinkedCell (Связанная ячейка).
Связывание поля со списком и списка элементов
Щелкните поле рядом со свойством ListFillRange (Диапазон элементов списка) и укажите диапазон ячеек для списка.
Изменение количества отображаемых элементов списка
Щелкните поле ListRows и введите число элементов.
Закройте область Properties (Свойства) и нажмите кнопку Режим конструктора.
Завершив форматирование, можно щелкнуть правой кнопкой мыши столбец, который содержит список, и выбрать команду Скрыть.
Дополнительные сведения
Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community или попросить помощи в сообществе Answers community.
Имеем базу данных (список, таблицу - называйте как хотите) с информацией по платежам на листе Данные:
Задача: быстро распечатывать приходно-кассовый ордер (платежку, счет-фактуру. ) для любой нужной записи выбранной из этого списка. Поехали!
Шаг 1. Создаем бланк
На другом листе книги (назовем этот лист Бланк) создаем пустой бланк. Можно самостоятельно, можно воспользоваться готовыми бланками, взятыми, например, с сайтов журнала "Главный Бухгалтер" или сайта Microsoft. У меня получилось примерно так:
В пустые ячейки (Счет, Сумма, Принято от и т.д.) будут попадать данные из таблицы платежей с другого листа - чуть позже мы этим займемся.
Шаг 2. Подготовка таблицы платежей
Прежде чем брать данные из таблицы для нашего бланка, таблицу необходимо слегка модернизировать. А именно - вставить пустой столбец слева от таблицы. Мы будем использовать для ввода метки (пусть это будет английская буква "икс") напротив той строки, данные из которой мы хотим добавить в бланк:
Шаг 3. Связываем таблицу и бланк
Для связи используем функцию ВПР (VLOOKUP) - подробнее про нее можно почитать здесь. В нашем случае для того, чтобы вставить в ячейку F9 на бланке номер помеченного "x" платежа с листа Данные надо ввести в ячейку F9 такую формулу:
Т.е. в переводе на "русский понятный" функция должна найти в диапазоне A2:G16 на листе Данные строку, начинающуюся с символа "х" и выдать нам содержимое второго столбца этой строки, т.е. номер платежа.
Аналогичным образом заполняются все остальные ячейки на бланке - в формуле меняется только номер столбца.
В итоге должно получиться следующее:
Шаг 4. Чтобы не было двух "х".
Если пользователь введет "х" напротив нескольких строк, то функция ВПР будет брать только первое найденное значение. Чтобы не было такой многозначности, щелкните правой кнопкой мыши по ярлычку листа Данные и выберите Исходный текст (Source Code) . В появившееся окно редактора Visual Basic скопируйте следующий код:
Этот макрос не дает пользователю ввести больше одного "х" в первый столбец.
Если кто-то неправильно вводит данные или вы считаете, что коллега может запутаться в вводе данных, добавьте метку. Простое имя, например "Телефон", позволяет другим пользователям знать, что нужно поместить в ячейку, и ваши метки также могут предоставлять более сложные инструкции.
Вы можете добавлять метки к формам и элементам ActiveX.
Добавление метки (элемент управления формы)
На вкладкеРазработчик нажмите кнопкуВставить и выберите .
Щелкните на листе место, где должен быть расположен левый верхний угол метки.
Чтобы задать свойства элемента управления, щелкните его правой кнопкой мыши и выберите пункт Формат элемента управления.
На вкладке Разработчик нажмите кнопку Вставитьи в ActiveX элементыуправления нажмите кнопку .
Щелкните на листе место, где должен быть расположен левый верхний угол метки.
Щелкните на листе место, где должен быть расположен левый верхний угол метки.
Чтобы задать свойства управления, нажмите кнопку Свойства .
Совет: Можно также щелкнуть метку правой кнопкой мыши и выбрать пункт Свойства.
Откроется диалоговое окно Свойства. Для получения дополнительных сведений о свойстве выберите его и нажмите клавишу F1, чтобы отобразить соответствующий раздел справки Visual Basic. Вы можете также ввести имя свойства в поле Поиск справки Visual Basic. Свойства указаны в данной таблице.
Сводка по свойствам метки, сгруппированным по функциональным категориям
Описание параметра
Необходимое свойство
Загружает ли его при открытом книге. (Игнорируется для ActiveX элементов управления.)
AutoLoad (Excel)
Может ли элемент управления получать фокус и реагировать на события, генерируемые пользователем
Enabled (форма)
Можно ли изменять элемент управления
Locked (форма)
Имя элемента управления
Name (форма)
Способ привязки элемента управления к расположенным под ним ячейкам (не закреплен, можно перемещать, но нельзя изменять размер, можно перемещать и изменять размер)
Placement (Excel)
Можно ли выводить элемент управления на печать
PrintObject (Excel)
Является ли элемент управления видимым или скрытым
Visible (форма)
Атрибуты шрифта (полужирный, курсив, размер, зачеркивание, подчеркивание и насыщенность)
Bold, Italic, Size, StrikeThrough, Underline, Weight (форма)
Поясняющий текст элемента управления, определяющий или описывающий его
Caption (форма)
Способ выравнивания текста в элементе управления (по левому краю, по центру или по правому краю)
TextAlign (форма)
Будет ли содержимое элемента управления переноситься по словам в конце строки
WordWrap (форма)
Размер и положение
Будет ли размер элемента управления изменяться автоматически для отображения всего содержимого
AutoSize (форма)
Высота или ширина в пунктах
Height, Width (форма)
Расстояние от элемента управления до левого или верхнего края листа
Left, Top (форма)
Форматирование
BackColor (форма)
Стиль фона (прозрачный или непрозрачный)
BackStyle (форма)
BorderColor (форма)
Тип границы (отсутствует или одинарная линия)
BorderStyle (форма)
Цвет переднего плана
ForeColor (форма)
Наличие тени элемента управления
Shadow (Excel)
Вид границы (обычная, приподнятая, утопленная, вдавленная, рельефная)
SpecialEffect (форма)
Изображение
Точечный рисунок, отображаемый в элементе управления
Picture (форма)
Положение рисунка относительно его заголовка (слева, сверху, справа и так далее)
PicturePosition (форма)
Клавиатура и мышь
Сочетание клавиш для элемента управления
Accelerator (форма)
Настраиваемый значок мыши
MouseIcon (форма)
Тип указателя, отображаемого при наведении указателя мыши на объект (например, стандартный, стрелка или I-образный)
MousePointer (форма)
На вкладке Разработчик нажмите кнопкуВставить и в ActiveX элементовуправления выберите .
Щелкните на листе место, где должен быть расположен левый верхний угол текстового поля.
Чтобы изменить ActiveX, нажмите кнопку Режим конструктора .
Чтобы задать свойства управления, нажмите кнопку Свойства .
Совет: Можно также щелкнуть текстовое поле правой кнопкой мыши и выбрать пункт Свойства.
Откроется диалоговое окно Свойства. Для получения дополнительных сведений о свойстве выберите его и нажмите клавишу F1, чтобы отобразить соответствующий раздел справки Visual Basic. Вы можете также ввести имя свойства в поле Поиск справки Visual Basic. Доступные свойства указаны в приведенной ниже таблице.
Сводка по свойствам текстового поля, сгруппированным по функциональным категориям
Описание параметра
Необходимое свойство
Загружает ли его при открытом книге. (Игнорируется для ActiveX элементов управления.)
AutoLoad (Excel)
Может ли элемент управления получать фокус и реагировать на события, генерируемые пользователем
Enabled (форма)
Можно ли изменять элемент управления
Locked (форма)
Имя элемента управления
Name (форма)
Способ привязки элемента управления к расположенным под ним ячейкам (не закреплен, можно перемещать, но нельзя изменять размер, можно перемещать и изменять размер)
Placement (Excel)
Можно ли выводить элемент управления на печать
PrintObject (Excel)
Является ли элемент управления видимым или скрытым
Visible (форма)
Будет ли в качестве элементарной единицы для расширения выделения использоваться слово или знак
AutoWordSelect (форма)
Атрибуты шрифта (полужирный, курсив, размер, зачеркивание, подчеркивание и насыщенность)
Bold, Italic, Size, StrikeThrough, Underline, Weight (форма)
Будет ли выделенный текст оставаться выделенным при потере фокуса элементом управления
HideSelection (форма)
Режим запуска редактора метода ввода (IME) по умолчанию
IMEMode (форма)
Будет ли размер элемента управления изменяться автоматически для отображения строк текста полностью или частично
IntegralHeight (форма)
Максимально возможное число вводимых знаков
MaxLength (форма)
Поддерживает ли элемент управления ввод нескольких строк текста
MultiLine (форма)
Заполнители, например звездочка (*), отображаемые вместо вводимых знаков
PasswordChar (форма)
Может ли пользователь выделить строку текста, щелкнув слева от нее
SelectionMargin (форма)
Текст в элементе управления
Text (форма)
Способ выравнивания текста в элементе управления (по левому краю, по центру или по правому краю)
TextAlign (форма)
Будет ли содержимое элемента управления переноситься по словам в конце строки
WordWrap (форма)
Данные и привязка данных
Диапазон, связанный со значением элемента управления.
LinkedCell (Excel)
Содержимое или состояние элемента управления
Value (форма)
Размер и положение
Будет ли размер элемента управления изменяться автоматически для отображения всего содержимого
AutoSize (форма)
Высота или ширина в пунктах
Height, Width (форма)
Расстояние от элемента управления до левого или верхнего края листа
Left, Top (форма)
Форматирование
BackColor (форма)
Стиль фона (прозрачный или непрозрачный)
BackStyle (форма)
BorderColor (форма)
Тип границы (отсутствует или одинарная линия)
BorderStyle (форма)
Цвет переднего плана
ForeColor (форма)
Наличие тени элемента управления
Shadow (Excel)
Вид границы (обычная, приподнятая, утопленная, вдавленная, рельефная)
SpecialEffect (форма)
Автотабуляция при вводе пользователем в элемент управления максимально допустимого количества знаков
AutoTab (форма)
Клавиатура и мышь
Включено ли перетаскивание
DragBehavior (форма)
Способ выделения при получении элементом управления фокуса (выделить все или не выделять ничего)
EnterFieldBehavior (форма)
Реакция на нажатие клавиши ВВОД (создание новой строки или перемещение фокуса)
EnterKeyBehavior (форма)
Настраиваемый значок мыши
MouseIcon (форма)
Тип указателя, отображаемого при наведении указателя мыши на объект (например, стандартный, стрелка или I-образный)
MousePointer (форма)
Разрешены ли знаки табуляции в области редактирования
TabKeyBehavior (форма)
Текстовое поле
Будет ли элемент иметь вертикальные полосы прокрутки, горизонтальные полосы прокрутки или и те, и другие
ScrollBars (форма)
Откройте вкладку Файл, выберите пункт Параметры, а затем — Настроить ленту.
В группе Основные вкладки установите флажок Разработчик и нажмите кнопку ОК.
Метка указывает назначение ячейки или текстового поля, отображает краткие инструкции либо содержит заголовки или подписи. Метка может также отображать поясняющий рисунок. Используйте метку для гибкого размещения инструкций, выделения текста, а также в тех случаях, когда нецелесообразно использовать объединенные или четко расставленные ячейки.
Текстовое поле представляет собой прямоугольник, в котором вы можете просматривать, вводить и изменять текст или связанные с ячейкой данные. Текстовое поле также может быть статическим и отображать данные, предназначенные только для чтения. Текстовое поле является альтернативой вводу текста в ячейку и позволяет отобразить объект, который можно свободно перемещать. Вы можете также использовать текстовое поле для отображения или просмотра текста, независимого от границ строк и столбцов, что позволяет сохранить на листе структуру сетки и таблицы с данными.
Метка (элемента управления формы):
Метка (элемент ActiveX):
Текстовое поле (элемент ActiveX):
Для создания текстового поля с набором заполнителей для ввода пароля используйте свойство PasswordChar. При этом связанная ячейка или иное место хранения пароля должно быть надежно защищено. Используйте надежные пароли, в которых есть буквы верхнего и нижнего регистра, а также цифры и символы (например Y6dh!et5, а не House27). Пароль должен включать не менее 8 знаков, а лучше 14.
И не забывайте свой пароль. В этом случае мы не сможем помочь вам восстановить его. Office у вас нет ключа для разблокировки. Храните пароли в безопасном месте вне сведений, которые они помогают защитить.
Чтобы создать текстовое поле из нескольких строк с горизонтальной и вертикальной полосами прокрутки, присвойте свойству MultiLine значение True, свойствам AutoSize и WordWrap — значение False, свойству ScrollBars — значение 3, а свойству LinkedCell — адрес ячейки (например, D1), в которой будет храниться текст. Чтобы ввести новую строку, пользователь должен нажать клавиши CTRL+ВВОД или SHIFT+ВВОД; при этом будет создан специальный знак, хранящийся в связанной ячейке.
Читайте также: