Как вставить цитату в outlook
Приходится ли вам делать рассылки ? Если да, то информация ниже будет полезна. Если нет - то, как минимум, интересна.
1. Шаблоны писем. Чем они хороши?
Известно, что шаблоны - удобный инструмент ускорения рутинной работы. Будь то шаблоны документов или электронных писем.
Задачи, для решения которых пригодятся шаблоны электронных писем:
- сокращение времени на форматирование текста электронного письма;
- периодическая отправка однообразного содержимого одному или многим адресатам;
- приём заявок на стандартные услуги, справки и т.п. по электронной почте.
Как подготовить письмо и сохранить его в виде шаблона?
- создаём новое письмо;
- вносим адреса получателей в поля Кому, Копия, Cкк(To. Cc. Bcc. ) ;
- в поле Тема(Subject вписываем тему письма
Всегда пишите тему письма! Пожалейте адресатов, облегчите им сортировку почты! Письма без темы - предмет моей личной неприязни и дурной тон :)
- далее оформляем текст. Используем советы, описанные ранее в этой статье;
- если надо, вставляем таблицы и делаем их красивыми (об этом рассказано здесь);
- вставляем вложения ( файлы ). Если нужно, опять же.
Сохраняем письмо в виде шаблона:
1. Жмём "Файл" (File):
2. Жмём "Сохранить как" ( Save As):
3. Выбираем сохранить в виде "Шаблона Outlook" (Outlook Template (*.oft))
4. Система предложит вам путь расположения шаблонов. Измените его на удобную папку:
Отступление. Про формат *.msg
Тут надо сказать, что многие пользуются возможностью сохранения писем в формате MSG . Т.е. письмо (Message) появится в папке в виде файла. Но шаблоны на основе такого формата делать очень неправильно . Поскольку изменяя данный файл - и сохранив его, можно потерять данные и оформление. Лучше использовать OFT . При работе с ним всегда создаётся именно "новое письмо" на основе шаблона. Для этого данный формат и придуман.
MSG - это хороший способ сохранять письма в папках. Для сохранения информации в формате писем . Можно просто мышкой перетаскивать из почты прямо в папку. Удобно!
Чуть больше о встроенной в Outlook функции работы с шаблонами.
Строго говоря, у Outlook есть особый механизм работы с шаблонами. Их называют формами (Forms). И если вы попробуете не совсем привычным способом создать новый элемент, способом, показанным на рисунке:
1. Напишите новое письмо, нажав Новый E-mail кнопку.
Или откройте письмо, на которое хотите ответить, ответить всем или переслать, а затем нажмите Ответить, Ответить всем or вперед редактировать.
2. Выделите (дважды щелкните или выберите) слово или текст, который вы хотите прокомментировать.
3. Затем нажмите Ctrl + Alt + M чтобы вставить комментарий. Когда появится выноска для комментария, добавьте к ней свой комментарий.
4. Если вы хотите удалить комментарий, поместите курсор на комментарий и щелкните его правой кнопкой мыши. Затем выберите Удалить комментарий возможность удалить комментарий.
Легко вставляйте или удаляйте комментарий в Outlook с помощью Kutools for Outlook
Перед применением Kutools for Outlook, пожалуйста сначала скачайте и установите.
2. Теперь макет комментария сразу отображается в теле письма. Введите свой комментарий в КОММЕНТАРИЙ пунктом.
Заметки:
1. Чтобы удалить комментарий, вы можете выбрать контент с комментарием, который хотите удалить, и затем щелкнуть Kutools > Удалить комментарий > Удалить комментарий. Смотрите скриншот:
Если вы хотите получить 60-дневную бесплатную пробную версию этой утилиты, пожалуйста, нажмите, чтобы загрузить это, а затем перейдите к применению операции в соответствии с указанными выше шагами.
Вы можете быстро найти все вхождения определенного слова или фразы с помощью команды Найти.
В поле Найти введите текст, который вы хотите найти.
Выполните одно из указанных ниже действий.
Чтобы найти другое вхождение слова или фразы, нажмите кнопку Найти далее.
Чтобы найти все вхождения слова или фразы за один раз, выберите Область поиска > Основной документ.
Совет: Чтобы остановить поиск, нажмите клавишу ESC.
Вы можете автоматически заменять слова или фразы. Например, можно поменять "Диалог" на "Диалоговое окно".
Примечание: В замещающем тексте будут такие же прописные буквы, как и в тексте, который он заменяет. Например, если найти слово "США" и заменить его на "Соединенные Штаты Америки", результат будет выглядеть как "СОЕДИНЕННЫЕ ШТАТЫ АМЕРИКИ".
Примечание: Также можно открыть вкладку Заменить из диалогового окна Найти.
В диалоговом окне Найти и заменить откройте вкладку Заменить и введите в поле Найти искомый текст.
В поле Заменить на введите замещающий текст.
Выполните одно из указанных ниже действий.
Чтобы перейти к следующему вхождению текста, нажмите кнопку Найти далее.
Чтобы заменить вхождение текста, нажмите кнопку Заменить. При этом Outlook перейдет к следующему вхождению.
Чтобы заменить все вхождения текста, выберите команду Заменить все.
Совет: Чтобы остановить замену, нажмите клавишу ESC.
Чтобы быстро просмотреть все вхождения слова или фразы в документе, можно выделить их на экране. Текст выделяется только на экране, а не при печати документа.
В поле Найти введите текст, который требуется найти.
Выберите Выделение при чтении > Выделить все.
Примечание: Чтобы отменить выделение, щелкните Выделение при чтении > Снять выделение.
Расширенный поиск и замена
Можно искать не только текст. В Outlook поддерживается поиск форматирования, такого как полужирное начертание или курсив, шрифтов, знаков абзацев, пробелов, закладок и даже языков.
Поиск и замена определенных элементов форматированияВ документе можно искать, заменять и удалять определенные виды и параметры форматирования. Например, можно найти определенное слово или фразу и изменить их цвет шрифта либо найти определенный вид форматирования (например, полужирный шрифт), чтобы заменить его.
Выполните одно из указанных ниже действий.
Чтобы найти текст с определенными параметрами форматирования, введите его в поле Найти.
Чтобы найти только форматирование, оставьте поле Найти пустым.
(Необязательно.) Установите нужные флажки в разделе Параметры поиска.
Если вы не видите кнопку Формат, щелкните Больше.
В поле Заменить на нажмите кнопку Формат и выберите новые параметры форматирования.
Примечание: Чтобы заменить и текст, указанный в поле Найти, введите новый текст в поле Заменить на.
Выполните одно из указанных ниже действий.
Чтобы найти и заменить каждое вхождение указанного формата по очереди, нажмите кнопку Найти далее, а затем — Заменить.
Чтобы заменить все вхождения заданного формата, нажмите кнопку Заменить все.
Поиск и замена знаков абзацев, разрыва страниц и т. д.В документе можно искать и заменять специальные символы и элементы документа, такие как знаки табуляции и разрывы страниц. Например, можно найти все двойные знаки абзацев и заменить их одинарными.
Если вы не видите кнопку Специальный, щелкните Больше.
Чтобы заменить элемент, перейдите на вкладку Заменить и введите в поле Заменить на новый элемент.
Совет: Чтобы остановить поиск, нажмите клавишу ESC.
При поиске по тексту можно использовать подстановочные знаки. Например, звездочка позволяет найти строку символов (по шаблону "к*й" будут найдены слова "какой" и "квадратный").
Использование подстановочных знаков для поиска и замены текста
В разделе Параметры поиска установите флажок Подстановочные знаки.
Примечание: Если вы не видите раздел Параметры поиска, щелкните Больше.
Выполните одно из указанных ниже действий.
Введите подстановочный знак непосредственно в поле Найти. Подробности см. в таблице "Подстановочные знаки для поиска и замены элементов" далее по тексту.
Примечание: Чтобы заменить и элемент, указанный в поле Найти, введите новый текст в поле Заменить на.
(Необязательно.) Чтобы заменить элемент, указанный в поле Найти, перейдите на вкладку Заменить и введите в поле Заменить на новый элемент.
Совет: Чтобы остановить поиск, нажмите клавишу ESC.
Подстановочные знаки для поиска и замены элементов
Если вы установили флажок Подстановочные знаки, Outlook находит текст, в точности совпадающий с указанным. Обратите внимание на то, что флажки Учитывать регистр и Только слово целиком устанавливаются автоматически и не могут быть сняты.
Чтобы найти символ, который определен как подстановочный знак, введите перед ним косую черту (\). Например, введите \?, чтобы найти вопросительный знак.
Для группировки подстановочных знаков и текста, а также для указания порядка обработки знаков следует использовать круглые скобки. Например, чтобы найти слова "призвание" и "приключение", введите <(при)*(ние)>.
Для поиска выражения и последующего изменения порядка его компонентов используйте подстановочный знак "\n". Например, введите (Селезнев) (Глеб) в поле Найти и \2 \1 в поле Заменить на. Outlook найдет фразу Селезнев Глеб и заменит ее фразой Глеб Селезнев.
Что требуется найти
Что следует ввести
Выражение "к?т" позволяет найти слова "кот" и "кит"
Любая строка символов
Выражение "п*л" позволяет найти слова "пол" и "пошел"
Выражение "<(сол)" позволяет найти слова "солнце" и "солист", но не слово "фасоль"
Выражение "(ель)>" позволяет найти слова "ель" и "шрапнель", но не слово "ельник"
Один из указанных символов
Выражение "кр[еа]н" позволяет найти слова "крен" и "кран"
Любой символ из указанного диапазона
Выражение "[б-м]ой" позволяет найти слова "бой", "вой" и "мой". Диапазон должен быть задан в алфавитном порядке
Любой символ, кроме символов, которые находятся в диапазоне, указанном в скобках
Выражение "ко[!е-р]а" позволяет найти слова "кода" и "коса", но не слова "кожа" и "кора".
Предыдущий символ или выражение, повторенные n раз
Выражение жареный позволяет найти слово жаренный, но не слово жареный
Предыдущий символ или выражение, повторенные не менее n раз
Выражение "жареный" позволяет найти слова "жареный" и "жаренный"
Предыдущий символ или выражение, повторенные от n до m раз
Выражение "10" позволяет найти числа 10, 100 и 1000.
Предыдущий символ или выражение, повторенные не менее одного раза
Выражение "больше@" позволяет найти слова "больше" и "большее"
Использование кодов для поиска букв, элементов форматирования, полей и специальных символовДля поиска букв, элементов форматирования, полей и специальных символов можно использовать перечисленные ниже коды. Обратите внимание на то, что некоторые коды работают только в том случае, если установлен или снят флажок Подстановочные знаки.
Коды, которые можно указывать в полях "Найти" и "Заменить на"
Что требуется найти
^p (не действует в поле Найти, если установлен флажок Подстановочные знаки) или ^13
Давно наблюдаю, как возможности работы с Outlook не используются большинством друзей и коллег. Возможности, которые делают письма доходчивее, понятнее, конкретнее, чётче и просто красивее!
Форматы текста
Прежде чем говорить о приёмах оформления текста, нужно обязательно разобраться с его форматами.
1. HTML - наиболее употребимый формат текста писем. Текст в этом формате можно выделять и менять его размер. Можно вставлять картинки, таблицы, ссылки в тело письма. Вложения прикрепляются обычным способом.
2. Plain Text - самый бестолковый формат. Ничего нельзя форматировать. Разве что умеет распознавать ссылки в тексте. Но правильно оформить ссылки в этом формате не получится. ( как правильно вставлять ссылки - описано здесь )
3. Rich Text - незаслуженно забытый и неиспользуемый формат. Это тот же формат, что и в программе Word. Можно всячески выделять текст и менять его размер. Можно вставлять картинки, таблицы и ссылки. И что очень сильно отличает его от других форматов - можно вставлять вложения в конкретное место в тексте в письма! Это бывает очень полезно, когда нужно обратить внимание на контекст, к которому относится вложение.
Вложение прямо в тексте письма при использовании формата Rich Text Вложение прямо в тексте письма при использовании формата Rich TextСовет . Если вы получили письмо и хотите ответить/переслать это письмо, сделав пометки, добавив оформление, но при этом ничего не срабатывает - значит исходное письмо пришло в формате Plain Text .
Чтобы сделать оформление - переведите письмо из формата Plain Text в формат HTML или Rich Text , зайдя в закладку Format Text (Формат текста) и нажав соответствующую кнопочку.
Как выделить текст цветным маркером, подчёркиванием, сделать жирным, изменить размер?
Часто бывает, что нужно обратить внимание на конкретное слово в тексте или на фразу. В своём тексте или в цитате. Все инструменты для этого есть. Они точно такие же, что и в программе Word . Просто используйте их!
1. Выделяем текст, и используем всплывающее меню или правую кнопку мыши.
Читайте также: