Как внести электронный больничный в 1с 8 зуп

Обновлено: 22.01.2025

Часто бывают ситуации, когда сотрудник уходит на больничный по причине болезни. При этом работодателем обязательно должно быть выплачено соответствующее пособие, которое положено подчиненному из-за временной нетрудоспособности. Денежные средства выплачиваются работнику только после предоставления больничного листа. По правилам, за первые три дня нахождения на больничном платит организация, а вот остальная часть выплат начисляется за счет ФСС. Ниже, в статье можно ознакомиться с подробной инструкцией, с помощью которой возможно сформировать больничный лист в 1С Бухгалтерия 8.3.

Больничный лист в 1С: особенности формирования

Больничный рассчитывается с учетом средней заработной платы подчиненного за два прошедших года. К примеру, если расчет производится в 2020 году, то учитывают только 2018 и 2019 годы.

Если работник поступил на новое место работы недавно, то для расчета больничного в бухгалтерской программе 1С нужно учитывать заработную плату, полученную им на других предприятиях, где он работал ранее. Поэтому для расчета больничного нужно предоставить справку о заработной плате с последнего места работы. Если же подчиненным не был предоставлен такой документ, то для расчета больничного берется минимальный среднедневной заработок, который зависит от МРОТ на дату заболевания.

При этом минимальная и максимальная выплаты ограничены в размерах:

Минимальный дневной размер больничного на текущий год составляет 398,79.
Максимальный дневной размер больничного - 2301,37.

Дополнительно при расчете больничного в программе 1С 8.3 Бухгалтерия учитывается общий трудовой стаж сотрудника:

Если общий трудовой стаж составляет до пяти лет, то процент среднего заработка для расчета - 60%.
Если трудовой стаж варьируется в пределах от пяти до восьми лет - то процент среднего заработка равен 80%.
Когда у работника трудовой стаж составляет от восьми лет и более - при расчете больничного берется процент среднего заработка, который равен 100%.

В случаях, когда общий стаж работника составляет полгода, то больничный рассчитывается с учетом минимального размера оплаты труда.

Дополнительно нужно заметить, что выплаты по временной нетрудоспособности облагают НДФЛ (по ставке 13%). Единственное, с чего не удерживается налог на доходы - это декретный отпуск.

Больничный лист в 1С: пошаговая инструкция

Первый шаг: формирование больничного листа

Чтобы произвести расчет больничного в программе 1С 8.3 Бухгалтерия, нужно войти в раздел под названием "Зарплата и кадры". Здесь пользователь должен перейти по ссылке "Все начисления". Далее перед ним откроется окно со всеми начислениями, созданными ранее.

В открывшемся окне пользователю следует нажать на кнопку "Создать" и выбрать пункт "Больничный лист". Далее откроется форма, предназначенная для заполнения.

Следующее, что нужно сделать - заполнить форму. В ней надо указать такую информацию:

организация;
сотрудник;
дата совершения операции;
номер больничного листа;
признак "Первичный" или "Продолжение";
причина, по которой работник отсутствовал на своем рабочем месте;
период болезни, указанный в листке;
общий рабочий стаж сотрудника, который можно найти в его трудовой книжке.

После внесения всей информации программа в автоматическом режиме произведет расчет больничного, налога для вычета и покажет конечную сумму к выплате.

Если же работник был принят на работу недавно, то для расчета больничного нужно ввести сведения с последнего места работы. Чтобы сделать это нужно перейти по ссылке "Начислено". Только после этого откроется окно с расчетом.

Далее пользователю нужно выбрать режим "По годам" и ввести доходы сотрудника за два последних года.

Бывают ситуации, когда у одного подчиненного за последние два года было более одного места работы. В таком случае рекомендуется использовать режим "По месяцам". Здесь следует указывать сведения помесячно. Только после этого выплаты по причине временной нетрудоспособности будут рассчитаны с соблюдением последних мест работы.

В специально отведенной строке будет рассчитан больничный за счет компании, в которой работает сотрудник. Организация платит работнику только за первые три дня нахождения на больничном. Немного ниже указывается сумма, выплачиваемая за счет ФСС. Она начисляется за все оставшиеся дни нахождения на больничном. Чтобы окончить расчет, нужно нажать на кнопку "ОК".

Для завершения операции по отражению больничного в бухгалтерской программе 1С 8.3 Бухгалтерия нужно нажать на кнопки "Записать" и "Провести". Чтобы проверить проводки следует кликнуть на "ДтКт".

В открывшемся окне проводок пользователь может ознакомиться с записями начисления:

За счет компании, в которой работает сотрудник, по дебету затратного счета.
За счет ФСС, по дебету счета 69.01.
Пользователь также может увидеть размер налогового вычета из начисленной суммы.

Второй шаг: выплата пособия

Для того чтобы работник получил положенное ему пособие, в форме больничного листа нужно кликнуть по кнопке "Выплатить".

В карточке может быть указан способ "Наличными". В таком случае появится помощник с проведенным расходным кассовым ордером. Специалисту необходимо распечатать ведомость на выдачу наличных, чтобы работник поставил в ней подпись.

Третий шаг: формирование начисления заработной платы

Выплаты по больничному автоматически попадают в документ "Начисления зарплаты". Для проверки отражения больничного в бухгалтерской программе нужно кликнуть по ссылке "Начислено" по конкретному работнику. Далее пользователь может ознакомиться с детализацией начислений за месяц.

В окне находятся начисления больничного в бухгалтерской программе 1С 8.3 Бухгалтерия за счет ФСС и за счет работодателя. Нужно заметить, что в данном документе не формируются проводки по больничному.

Если у вас остались вопросы по начислению больничных, свяжитесь с нашими специалистами по сопровождению 1С, мы с радостью вам поможем!

Электронный больничный в 1С — листок временной нетрудоспособности, который загружен из реестра и обрабатывается программными средствами. После расчета направляется в ФСС с дополнительными документами.

Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter

Электронные больничные

Нормами федерального закона №126-ФЗ от 30.04.2021 установлено, что за редким исключением выдача листков нетрудоспособности с 01.01.2021 осуществляется медицинскими учреждениями в электронном виде. Электронный лист временной нетрудоспособности (ЭЛН) формируется в специальной информационной системе ЕИИС «Соцстрах», оператором которой является Фонд социального страхования. В правилах ФСС есть информация, как в ЗУП занести электронный больничный, он имеет равную силу с бумажным документом, так как его заверяют квалифицированные цифровые подписи уполномоченных лиц. Документ содержится в реестре и доступен всем заинтересованным лицам:

медработникам;
работодателю;
специалистам ФСС.

Он выполняет все функции, предусмотренные федеральными законами №323-ФЗ от 21.11.2011 и №255-ФЗ от 29.12.2006 в редакции от 26.05.2021:

подтверждает временную нетрудоспособность человека;
обязывает работодателя временно освободить работника от выполнения трудовых обязанностей;
подтверждает право на получение пособия по временной нетрудоспособности;
обеспечивает статистический учет заболеваемости и причин временной нетрудоспособности.

До 2021 года работники сами выбирали, в какой форме оформлять лист нетрудоспособности — электронной или на бумаге. С 01.01.2022 выдача бумажных листков полностью прекращается. Работодатели уже сейчас определяются с программным обеспечением для работы с ЭЛН, их интересует отправка больничного в ФСС из 1С и других бухгалтерских программ или с помощью оператора электронного оборота (СБИС, «Контур», «Такском» и др.). В качестве альтернативы для отправки данных напрямую в реестр ФСС разработана бесплатная программа в личном кабинете работодателя на сайте фонда.

Как сформировать ЭЛН в программе «1С»

Для работы с ЭЛН организация-работодатель или ИП используют специальную программу, такой программой у многих организаций выступает бухгалтерская 1С версии не ниже, чем 8.3.10. В программе 1С сформирован список работников, которым выплачивается заработная плата и пособия. Работник, который болел, сообщает работодателю номер листка временной нетрудоспособности в реестре ЕИИС «Соцстрах». Этот номер необходим для решения вопроса, как сформировать больничный в 1С: его заносят в базу данных, и по нему выгружается документ, с которым работает бухгалтер. Номер выдают работнику при закрытии ЭЛН на специальном талоне. Если талон утерян, получить сведения о больничном работодатель сможет по СНИЛС работника.

Работать с ЭЛН разрешено, если он имеет статус 030 — закрыт медицинской организацией, тогда возможны расчет и выплата пособия. В инструкции указано, как загрузить электронный больничный в 1С: если номер найден в системе и со статусом все в порядке, необходимо нажать кнопку «Получить из ФСС» или загрузить из файла, если у программы отсутствует прямое взаимодействие с ЕИИС.

После выгрузки данных работодатель указывает свою часть сведений:

данные о стаже;
размер пособия;
размер заработной платы для начисления.

Они не отличаются от соответствующих граф в бумажном листке нетрудоспособности, утвержденном приказом Минздравсоцразвития №347н от 26.04.2011. Порядок удобно использовать в 1С ЗУП, электронный больничный лист заполняется по тем же принципам, что и бумажный, только часть сведений вносится в систему автоматически из сопряженных баз данных.

Расчет программа осуществляет в автоматическом режиме на основании введенных сведений. Чтобы сохранить и распечатать расчет среднего заработка для больничного, существует специальная кнопка, она формирует справку.

Обратите внимание, что расчет пособия программа делает только за 3 дня, так как его выплачивает работодатель. Остальную сумму рассчитывает и выплачивает ФСС на основании полученных от организации сведений.

В подсказках есть информация, как распечатать электронный больничный лист из 1С: воспользоваться специальной кнопкой. Но удобнее хранить документ в цифровом формате, так как кроме программы он сохраняется в единой системе и доступен по запросу заинтересованных лиц в любое время. Работодателю хранить копии ЭЛН не требуется.

После оформления всех расчетов и проведения данных для выплаты пособия необходимо обеспечить отправку реестра и дополнительных документов в соцстрах.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как организовать работу с электронным больничным. Используйте эти инструкции бесплатно.

Чтобы выгрузить больничный лист из ЗУП в ФСС, переходим в раздел «Создать реестр ЭЛН для отправки в Фонд социального страхования». Но перед этим в самом ЭЛН необходимо указать все сведения для реестра.

Обязательно внесите все прилагаемые документы, от этого зависит решение фонда о выплате пособия. Одним из таких документов является заявление работника о выплате с указанием банковских реквизитов. Если ЭЛН за период проведен всего один, то и в реестр на отправку попадет он один. Заверяются данные усиленной ЭЦП уполномоченного лица, сведения о котором вместе с контактными данными вносят в реестр.

Исправление ошибок

Электронные листки нетрудоспособности сейчас действуют во всех регионах России. ФСС перенес удачную практику пилотных проектов для общего пользования.

Согласно 86-ФЗ больничный лист может быть оформлен как в бумажной форме, так и в электронном виде. Электронный больничный совершенно равноправен своему бумажному аналогу. Больной сам может выбрать способ передачи больничного в организацию.

Решения 1С полностью адаптированы для работы с новым форматом больничных (при условии своевременного обновления программы 1С). Что является несомненным плюсом для бухгалтера – можно не бояться допустить ошибку, перенося информацию из бумажных больничных. Ну и электронный документ не может потеряться. Больничными обмениваются через 1С:Отчетность и хранятся в на серверах ФСС.

Электронный больничный: как он работает?

Чтобы избежать таких ситуаций работодателю следует проинформировать сотрудников (например, письмом по учреждению), могут ли они брать электронные больничные.

Электронные больничные в 1С

В программах 1С уже давно все реализовано и отлажено. До начала работы с ЭЛН убедитесь, что компьютер оснащен криптозащитой. Если у вас уже настраивалось подключение к «1С:Отчетности» с этого компьютера, то проблем не возникнет. Можно использовать бесплатный ПП VIPNET или платный KRIPTO PRO.

Далее, следует настроить сертификаты обмена с ФСС. При подключении к сервису «1С:Отчетность» настройка электронного документооборота с ФСС выполняется автоматически. При необходимости, сертификаты обмена можно настроить вручную. Подробную инструкцию можно найти на сайте ИТС.

Загрузка электронного больничного и выгрузка реестра листков нетрудоспособности в 1С

В документе «Больничный лист» ЭЛН загружаются по номеру, которые сообщил сотрудник.

Эта отчетность никак не связана с действием пилотного проекта по прямым выплатам. По мнению ФСС, раз уж работодатель использует электронные больничные листки, то также обязан и отчитаться по всем загруженным документам.

Реестр ЭЛН заполняется выгруженными из ФСС и обработанными больничными по одной кнопке «Заполнить». По каждой строке реестра ЭЛН можно получить детальную расшифровку.

Бумажный больничный – как проверить подлинность?

Ситуация, когда сотрудник отправляется на больничный, возникает постоянно. Как подтверждение, что наступил страховой случай, работник предоставляет своему работодателю оформленный врачами ЛПУ лист нетрудоспособности. Однако больничный лист должен быть закрыт, чтобы работодатель начислил пособия, оплатил пропущенные дни. А пока что человек, обязанный предоставить этот документ, отсутствует.

Близится конец месяца, но в фирму не поступаю документы, подтверждающие болезнь сотрудника. Работодатель оформляет в табеле учета сам факт неявки нанятого человека.

Но прежде нужно убедиться, что рекомендуемая конфигурация настроена верно. Потребуется зайти в раздел "Настройка – Расчет зарплаты". Дальше следует переход по ссылке "Настройка состава начислений и удержаний". Нужно будет установить флажки, указывающие на невыходы.

В разделе "Кадры" создается документ, где регистрируются невыходы. "Все отсутствия сотрудников" - "Создать" - "Отсутствие" (здесь - болезнь).

Документ создан. Теперь остается обозначить, что больничный пока не закрыт. В графе "дата начала" ставится первый день невыхода на рабочее место. А в графе "дата окончания" указывается предполагаемая дата, когда сотрудник может выйти на работу.

Остается провести документ и закрыть. Теперь в период, когда сотрудник будет отсутствовать, заработная плата не станет начисляться.

Описанный ниже документ дает основание для начисления по больничному листу. Но прежде сотрудник обязан предоставить подтверждающий документ.

С этой целью в формате документа нажимается кнопка "Создать на основании". Следует выбрать пункт "больничный лист". Откроется документ. Реквизиты были перенесены из документа-основания, поэтому заполнились частично. Эта функция выполняется автоматически. Остается только:

Указанию причины нетрудоспособности уделяют особое внимание, так как она влияет на определение источника выплаты пособия. При травмировании или заболевании оплата первых 3-х дней осуществляется работодателем - исключительно за счет его собственных средств. И Фонд социального страхования не станет возмещать эту сумму.

Но сотрудник мог ухаживать за ребенком. Тогда начисления в полном объёме производит Фонд. Это же положение действует, если оформляется продолжение листа нетрудоспособности.

Если сотрудник, временно потерявший трудоспособность, работает в регионе, где действует пилотный проект по выплатам пособий, нужно будет применить дополнительные настройки. Они востребованы для осуществления учетной политики предприятия (Настройка – Реквизиты организации – Учетная политика и другие настройки).

Возникают ситуации, когда работник, вернувшийся из трудового отпуска, передает в бухгалтерию такой лист нетрудоспособности, где указывается, что определенный период своего отпуска этот человек болел. Тогда сторнирование (полная отмена) или замена документа, предназначенного для начисления отпуска, не потребуется.

Нужно только оформить документ "Больничный лист" и заполнить с учетом данных, указанных в листе нетрудоспособности. Есть вкладка "Пересчет прошлого периода". Там отобразится сторно (проводка, корректирующая ошибки, с минусовым значением) начисленных отпускных.

Сотрудник вправе выразить желание по поводу продления отпуска. Дни продления отпуска будут начислены в другом документе - "Отпуск".

Здесь очень важно учитывать причину нетрудоспособности. У сотрудника, оформившего отпуск, мог заболеть ребенок (иной член его семьи). За эти дни по указанной причине больничный не начисляется.

Полная оплата больничного производится сразу же после запланированного выхода на рабочее место - в тот же день. А период между событиями, когда ребенок заболел и закончился отпуск, оплата по листу нетрудоспособности не производится.

Любые вопросы, касающиеся нюансов оформления больничного листа в 1С 8.3 ЗУП, вы можете задать нашим специалистам.

Читайте также: