Как вести реестр доверенностей в excel
Ведение реестра документов в электронном виде в Excel позволит их систематизировать, обеспечит к ним быстрый доступ и исключит необходимость хранить каждый документ в отдельности. В любое время документ из реестра можно вывести на печатную форму, созданную на листе Excel. Ссылка для скачивания файла с примером внизу.
Ведение реестра документов
Реестр документов удобно заполнять в «Умной таблице» Excel, если не предполагается использование объединенных ячеек.
Далее мы рассмотрим реестр с данными сотрудников, который может использоваться для хранения этих данных и распечатки различных документов. На практике это был реестр Трудовых договоров, из которого распечатывались: Трудовой договор, Приложение к трудовому договору, Договор о материальной ответственности, Приказ о приеме на работу, Изменения к трудовому договору, Соглашение о расторжении трудового договора.
В примере реестр значительно уменьшен, из печатных форм оставлен только Договор о материальной ответственности, чтобы показать сам принцип ведения реестра и заполнения данными печатной формы.
Пример реестра документов в «Умной таблице» Excel
Для заполнения реестра данными можно использовать автоформу, подробнее о которой можно прочитать в разделе Работа с «Умной таблицей».
Создание печатной формы
Чтобы заполнить печатную форму с помощью формул, она должна быть создана в Excel. Если не удалось найти нужный файл в Excel, его текст можно перенести из файла другой программы на рабочий лист, учитывая максимальное количество знаков, умещающееся в ячейке, иначе текст будет обрезан.
В нашем примере используется печатная форма Договора о материальной ответственности, текст которого скопирован на рабочий лист Excel из документа Word:
Договор о материальной ответственности
Если печатная форма на рабочем листе Excel готова, остается переместить (или скопировать) ее в книгу с реестром. Если реестр еще не создан, можно просто добавить новый лист в книгу с печатной формой и назвать его «Реестр…».
Заполнение печатной формы
Для заполнения печатной формы данными из реестра будем использовать встроенную функцию Excel — «ВПР». Ориентиром поиска по таблице будет номер записи в реестре по порядку, поэтому ячейку с номером договора укажем в формулах «ВПР» печатной формы как «Искомое_значение».
Аргументы функции «ВПР»
В мастере функций набраны аргументы для формулы в ячейке «L4», которая после ввода примет следующий вид: =ВПР('Печать ДМО'!G1;'Реестр ДМО'!A2:J102;2;ЛОЖЬ)
Во все остальные ячейки с переменными значениями копируется эта формула, и в ней заменяется только «Номер_столбца».
Теперь при записи в ячейку «G1» номера нужной строки реестра, печатная форма Договора о материальной ответственности заполнится данными соответствующего работника.
Вы можете скачать файл с примером ведения реестра в Excel и автоматического заполнения печатной формы Договора о материальной ответственности данными выбранного сотрудника.
Журнал регистрации нужен для отражения факта формирования/поступления в компанию какого-либо документа. Он подразделяется на множество видов. Некоторые виды книг нужно вести на протяжении всего года, другие заводятся на короткий срок. Журналы позволяют упорядочить документооборот, систематизировать его по хронологическому принципу.
Функции журнала регистрации
Журнал регистрации наделен следующими функциями:
- Фиксация даты регистрации, от которой будет отсчитываться срок выполнения документа.
- Упорядочивание справочных данных о документации.
- Быстрый и простой поиск нужной бумаги.
- Упорядочивание всей документации.
ВНИМАНИЕ! Где проставлять номер? Все зависит от конкретного документа, его формы.
Какие журналы должны быть в компании?
В любой организации должен быть обязательный перечень журналов:
- По учету входящей корреспонденции.
- По учету исходящей корреспонденции.
- По учету приказов, касающихся главной деятельности компании.
- По учету соглашений.
Рассмотренный перечень книг используется в работе практически любой организации. При этом не имеет значение размер компании, размер ее штата, форма собственности. При этом нужно учитывать, что чем больше фирма, тем большее количество видов журналов она использует. Формы этих книг не утверждены, а потому организация может определять их самостоятельно. При этом следует пользоваться образцом.
Требуется ли регистрировать каждый документ?
Компания имеет полное право регистрировать каждый документ. Однако делать это в обязательном порядке не требуется. Более того, регистрация каждой бумаги даже не желательна. Связано это с тем, что регистрация занимает много времени. Она заставляет сотрудников компании бросать свои дела ради рутинной работы.
Как определить, какой документ нуждается в регистрации? Регистрировать следует те бумаги, которые потенциально нужно будет отслеживать.
Электронная или бумажная форма?
Журналы регистрации могут вестись и в бумажной, и в электронной форме. Большая часть фирм уже использует электронную форму. Она более проста, более удобна в использовании. Для ведения таких книг нужны специальные программы. Они могут быть как простейшими, так и сложными.
Однако остались еще предприятия, которые ведут бумажный документооборот. Он актуален для тех книг, в которых нужно ставить росписи сотрудников. К примеру, к таким книгам относится Журнал регистрации печатей и штампов. Для ведения бумажных книг могут использоваться тетради, специальные журналы.
Как хранить журналы?
Все журналы нужно внести в номенклатуру. Электронные книги требуется включить в систему электронного документооборота. Срок хранения документов установлен Перечнем типовых бумаг, утвержденным приказом Минкультуры №558 от 25 августа 2010 года. Для обычных книг этот срок составляет 5 лет. Если это журнал регистрации приказов о приеме/увольнении, срок увеличивается до 75 лет.
Программы
Ведение электронных книг осуществляется посредством специальных программ:
- Microsoft Excel. В этой программе реализован самый минимум функций, который потребуется секретарю.
- Microsoft Access. Программа с расширенным функционалом. Поможет сформировать единую базу данных. Позволяет связывать регистрационные журналы между собой, фильтровать бумаги по определенным параметрам.
- Гугл.Драйв и Яндекс.Диск. Системы работают по принципу, аналогичному Excel. Отличие заключается в том, что с этими программами можно работать удаленно.
Это наиболее экономичные решения, которые подходят небольшим компаниям. Но большие предприятия пользуются более серьезными системами.
Выбор способа зависит от типа доверительного документа.
Глава 10 Гражданского кодекса дает возможность одним лицам совершать сделки от имени других. Имея дело не с самим контрагентом, а с его представителем по письменному уполномочию, вторая сторона отношений задается вопросом: вправе ли представитель совершать действия от имени доверителя или нет? Если нет, то мнимый доверитель оспорит сделку, что повлечет убытки и проблемы и для добросовестного участника отношений. Чтобы этого избежать, следует до заключения сделки проверять подлинность доверенности представителя.
Эксперты КонсультантПлюс составили шаблоны доверенностей на все случаи жизни: для физлиц, ИП и организаций. Используйте бесплатный доступ, чтобы найти и скачать нужный образец.
Какие есть варианты проверки доверенности
В соответствии со статьями 185 и 185.1 , существуют два типа таких письменных уполномочий: простое и нотариальное. На практике имеет смысл конкретизировать эту классификацию и говорить о трех категориях таких документов:
- Не удостоверяемые никем уполномочия или простые письменные. Доверитель пишет или печатает уполномочие сам, подписывает и передает поверенному. Ни одно третье лицо не способно подтвердить, делал ли он это на самом деле.
- Удостоверенные нотариусом. Самый надежный вариант, такая бумага попадает в реестр Федеральной нотариальной палаты.
- Удостоверенные иным уполномоченным должностным лицом. К таким лицам относятся, например, главврач больницы, командир воинской части или начальник колонии.
Есть несколько вариантов, как проверить российскую доверенность, выбор конкретного зависит от того, к какому типу принадлежит рассматриваемый документ.
Через нотариат онлайн
Если уполномочие удостоверено нотариально, заинтересованному лицу доступна проверка доверенности онлайн с помощью сервиса Федеральной нотариальной палаты. Это удобный и надежный источник информации — все нотариальные уполномочия, независимо от того, где они оформлены, вносятся в единый реестр, сервис проверки черпает информацию из этого реестра.
С помощью сервиса пользователю доступна проверка нотариальной доверенности по номеру, дате оформления и фамилии, имени и отчеству нотариуса, оформившего бумагу. В том же сервисе имеется реестр отмененных уполномочий: если искомая бумага находится в нем, полномочия представителя уже недействительны.
Алгоритм, как проверить доверенность в реестре, следующий:
По итогам поиска появится один из следующих результатов:
- Документ найден, все реквизиты полностью совпадают, заявлений об отмене не поступало.
- Документ существует, но введенные данные соответствуют не полностью. Лучше обратиться к нотариусу и уточнить, менялись ли условия представительства.
- Документ обнаружен в базе, но он недействителен. Это значит, что доверитель свое поручение отменил.
- Нет совпадений. Предоставленная бумага изготовлена вручную и через нотариат не проходила.
Можно сделать запрос и напрямую в нотариальную контору. Но получить информацию бесплатно уже не получится.
Для простой формы
Бывают ситуации, когда документ оформлен без участия нотариуса, и есть сомнения в его подлинности. Установить подлинность таких бумаг сложнее, чем проверка доверенности нотариуса, — для таких документов нет единых реестров и электронных сервисов, к которым человек вправе быстро обратиться. При этом, возможно, доверитель о существовании бумаги, где он передает полномочия другому лицу, и не догадывается.
Если невозможно проверить доверенность на действительность по номеру и серии онлайн, следует обратиться к доверителю за подтверждением достоверности документа. Если это сделать затруднительно, остается только тщательно вычитать текст. Мошенник мог ошибиться:
- в написании Ф.И.О.;
- в паспортных данных (например, воспользовался просроченным документом);
- в адресе регистрации (не знал, что жертва сменила прописку).
Последним путем восстановления законности станет почерковедческая экспертиза. Но ее вправе назначить только суд, подойдет она только для рукописных документов.
Для удостоверенных иными лицами
То, как проверить доверенность по номеру в этом случае, зависит от того, насколько добросовестно ведет документацию больница, воинская часть, тюрьма. Возможно, что в учреждении есть журнал регистрации. Тогда достаточно обратиться к руководителю с официальным запросом. После того как с помощью журнала регистрации им будет проведена проверка доверенностей по реквизитам, он подтвердит или опровергнет ее подлинность.
Если такой журнал не ведется или он утрачен, то максимум, чем руководитель сможет помочь, — это дать свидетельские показания.
Продолжая серию статей посвященных использованию Microsoft Excel в работе юриста. Я предлагаю Вашему вниманию еще один способ оптимизации Вашей работы – подготовка электронного журнала учета доверенностей.
В рамках данной записи, я остановлюсь на нескольких интересных моментах связанных с работой с доверенностями, и постараюсь предложить свое видение оптимизации данной работе в Обществе.
Большинству практикующих юристов работа с доверенностями представляется простой и не интересной. Наверное, на первый взгляд это так.
Однако судить о книжке по обложке, с моей точки зрения, представляется не совсем правильным.
Давайте посмотрим на работу с доверенностями с точки зрения не простого делегирования полномочий, а как на способ управления рисками в Обществе. С одной стороны мы наделяем работника правами, а с другой стороны мы тем самым корректируем его трудовую функцию (или уточняем его трудовую функцию).
Доверенность – это инструмент, с помощью которого можно установить в Обществе систему сдержек и противовесов посредством правильного распределения функционала Поверенных.
Подробно о доверенностях как эффективном инструменте делегирования можно прочитать в статье «Организация эффективного делегирования полномочий на основании доверенностей» Корпоративный юрист № 1, 2009 год.
В рамках же данной записи предлагаю рассмотреть такие важные и полезные функции Microsoft Excel, как:
- Создание системы папок под электронный журнал учета доверенностей;
- Создание электронного журнала учета доверенностей;
- Создание списков в Microsoft Excel;
- Создание гиперссылок;
- Установку фильтра;
- Установка уведомления об истечение срока действия доверенности.
Данные навыки помогут нам создать эффективный и функциональный журнал учета доверенностей.
Действие № 1 – создадим систему папок под электронный журнал учета доверенностей!
Для того чтобы наш электронный журнал работал надлежащим образом нам необходимо выделить место на дисковом пространстве сервера и создать в нем систему папок:
Необходимость определения этого действия вызвана тем, что в нашем журнале учета доверенностей будут содержаться гиперссылки на копии доверенностей, которые будут храниться в соответствующей папке.
После того, как вы их создадите гиперссылки, а затем переместите файлы, на которые они ссылаются в другую папку, либо поменяете наименование папки «Копии доверенности» на «Копии» или иное название, созданные Вами гиперссылки перестанут работать.
Важно! Продумайте систему и наименование папок, таким образом, чтобы в дальнейшем исключить риск затраты времени на корректировку гиперссылок.
Действие № 2 – Создание электронного журнала учета доверенностей!
В папке «Журнал учета доверенностей» создаем файл Microsoft Excel «Журнал доверенностей». Начинаем работать на Листе 1, создавая основу журнала.
Определяем столбцы и их название, которое, по Вашему мнению, поможет эффективно использовать журнал учета доверенностей.
Приведу пример нескольких столбцов электронного журнала учета доверенностей, который я использую в своей работе:
Создание выпадающих списков, это эффективный инструмент в работе не только с журналом учета доверенностей, но и в целом с любым документом.
Выпадающие списки в документе Excel, нужны для решения нескольких задач и в том числе таких, как исключение возможности внести в ту или иную ячейку недопустимой информации.
Разберем создание выпадающих списков на примере графы «Способ выдачи».
2) Создаем в нашем файле «Журнал учета доверенностей «лист 2» и в столбик записываем выбранные параметры:
Далее выделяем вписанные значения и присваиваем им любое имя, например «прямой» в строке формул (выделено кругом на рисунке).
Нажимаем клавишу «Ввод».
Далее возвращаемся на лист 1 – где у нас находится журнал учета доверенностей и в ячейке В63 (в моем случае см. рисунок 1) выполняем следующее действие.
Выбираем вкладку «Данные», далее выбираем вкладку «Проверка данных»
В открывшимся окне «Проверка вводимых значений» в графе тип данных выбираем вкладку список.
В графе «Источник» набираем – знак «=» и вводим то значение, которое мы присвоили списку «прямой».
Нажимаем клавишу «ОК».
Оставшиеся действия по подготовке эффективного журнала учета доверенностей
… я опишу в следующей записи.
Запись опубликована 21.06.2010 в 12:41 пп и размещена в рубрике Без рубрики. Вы можете следить за обсуждением этой записи с помощью ленты RSS 2.0. Можно оставить комментарий или сделать обратную ссылку с вашего сайта.
Читайте также: