Как в эксель сделать лист а4
Режим разметки страниц документов позволяет не только предвидеть результат печати, но и настроить содержимое документа для оптимального размещения данных на бумаге.
Настройка области печати с помощью разметки страницы
Перейти в разметку страниц можно двумя способами:
- Перейти на закладку «Вид» и выбрать инструмент «Размета страницы»
- В нижнем правом углу окна (на строке состояния, справа) щелкнуть на соответствующий переключатель между режимами «Обычный» и «Страничный».
В данном режиме у вас имеется прекрасная возможность управлять шириной столбцов и высотой строк для желаемого размещения данных на странице после печати принтера. Таким образом, можно уменьшить таблицу в Excel, чтобы уместить ее в область печати.
Для этого наводим курсор мышки на границу заголовков строк и столбцов. Как только он изменит свой вид, удерживая левую клавишу мыши, перемещаем его до нужного размера строки или столбца.
Другой способ задать размеры таблицы – это щелкнуть правой кнопкой мышки по заголовку строки или столбца, а потом из контекстного меню выбрать опцию «Ширина столбца» («Высота строки»). И вручную задаем размеры в сантиметрах.
Более того выше над столбцами находится линейка для еще более удобной настройки области печати документа. Например формат А4 имеет размеры: ширина 210 мм, высота 297мм, в книжной ориентации листов (и соответственно 297мм в ширину и 210мм в высоту при альбомной ориентации). Линейки делают настройку еще более удобной.
Внимание! В данном режиме при изменении ширины столбцов подсвечиваются размеры в сантиметрах и пикселях, а не в количестве символов и пикселях как в обычном режиме. Так же и строки, подсвечивается высота в сантиметрах, а не в размере шрифта как в «Обычном».
Режим разметки страниц более удобен при настройке области печати конкретной страницы. Когда документ имеет несколько десятков страниц обязательно нужно использовать «Страничный режим» для настройки и фиксирования границ документа.
Иногда при распечатке документов Excel возникают ситуации, при которых не все элементы таблицы помещаются в границах распечатанной страницы. К примеру, если данные не умещаются по ширине, они будут распечатаны на другом листе, что значительно затруднит дальнейшее соотнесение данных, относящихся к одной строчке. Однако, столкнувшись с подобной проблемой, не стоит отчаиваться, поскольку существуют способы их решения. Давайте рассмотрим несколько методов, которые позволяют распечатывать таблицу таким образом, чтобы она могла уместиться на одном стандартном листе.
Распечатка таблицы на одном листе
Первым делом необходимо оценить целесообразность размещения табличных данных на одном листе. Также нужно учесть, что некоторые способы, описываемые в этой статье, подразумевают изменение масштаба табличных данных с целью их размещения на одном стандартном листе. Однако, в случае, когда таблица слишком большая и очевидно, что она никак не помещается в необходимых рамках, попытки ее уместить на одной странице приведут к уменьшению данных до такой степени, что они станут трудно читаемым или и вовсе не пригодным для чтения. Вероятно, в таких случаях наилучшим вариантом будет распечатка информации на страницах более крупного формата, либо же просто печать на стандартных листах и дальнейшая их склейка вместе.
В общем, решение касательно того, стоит ли предпринимать попытки размещения данных на одном листе или нет, зависит от каждого конкретного случая и размеров таблицы. А сейчас мы разберем различные методы решения данного вопроса.
Изменение ориентации страницы
Используя данный способ, пользователь может не изменять масштаб данных. По этой причине метод подходит только для таблиц, структура которых состоит из небольшого количества строк, либо если распределение информации по вертикали не столь важно, как при горизонтали, так как основной упор делается на нормальном отображение и распечатке именно данных по ширине страницы.
- Первое, что мы должно понять – это вмещаются ли все данные на одном стандартном листе или нет. Переходим в режим просмотра “Разметка страницы”. Попасть сюда можно двумя способами:
- с помощью пиктограммы, расположенной внизу с правой стороны строки состояния программы.
- через вкладку «Вид». В разделе режимов просмотра книги кликаем по кнопке “Разметка страницы”.
- После перехода в режим разметки документ отобразится в таком же виде, как и при распечатке. Он поможет понять, помещается ли таблица в рамках одного листа или нет. Что касается таблицы, рассматриваемой в нашем примере, она разделена на две отдельные страницы по горизонтали, что не совсем хорошо.
- В этой ситуации переходим во вкладку “Разметка страницы”. Здесь в разделе “Параметры страницы” нажимаем на кнопку “Ориентация” и в выпадающем списке нажимаем на вариант “Альбомная”.
Помимо рассмотренного выше метода, существуют и другие способы изменения ориентации страниц:
- Первый реализуется через параметры печати:
- кликаем по меню “Файл”.
- в вертикальном списке с левой стороны окна находим раздел, отвечающий за настройки печати. Здесь же показываются предварительный просмотр документа, его ориентация и прочие параметры.
- нажимаем по текущей ориентации и выпадающем списке нажимаем по той опции, которая нам нужна. В данном случае – это альбомная ориентация. Смотрим в область предварительного просмотра документа и убеждаемся том, что благодаря внесенным изменениям нам удалось разместить таблицу в пределах одного стандартного листа.
- Также стоит отметить способ изменения ориентации с использованием окна параметров страницы:
- оставаясь в том же окне (Файл – Печать), в настройках внизу щелкаем по «Параметрам страницы». Есть еще несколько вариантов, которые позволяют открыть эти параметры, но они подробно рассмотрены дальше.
Благодаря этим нехитрым действиям нам удалось решить проблему с размещением таблицы на одной странице.
Настройка границ столбцов и строк
В некоторых случаях таблица не умещается в пределах одного листа из-за нерационального использования места. Например, когда некоторые столбцы остаются пустыми или их ширина/длина намного больше, чем того требует содержимое в них. Это ведет к увеличению размеров таблицы по ширине и длине, а это в свою очередь приводит к тому, что документ не умещается на одном листе. В подобных случаях обычно прибегают к уменьшению размеров ячеек.
Для начала давайте посмотрим, как меняется ширина столбцов:
- Ставим курсор с правой стороны от уменьшаемого столбца на координатной панели. Он должен буть установлен прямо по границе соседних столбцов. Если все сделано правильно, то вид курсора сменится на крестик с разнонаправленными стрелками. Затем, зажав левую кнопку мыши, передвигаем границу влево. Сдвигать ее следует таким образом, чтобы не перекрыть данные наиболее заполненной ячейки.
- Данную процедуру выполняем и для всех оставшихся столбцов. Благодаря этим действиям таблица поместилась на одной странице, потому что нам удалось сделать ее более компактной.
Примечание: Вместо ручного сдвига границы столбца/строки можно, наведя курсор на нее, просто дважды щелкнуть левой кнопкой мыши, и Эксель автоматически подберет минимально возможную ширину исходя из самой заполненной ячейки.
При необходимости данный метод можно применять и к строкам.
Единственным его недостатком является то, что он не эффективен в случаях, когда таблица изначально заполнялось с учетом компактного расположения данных. При этом вполне может быть, что и оптимизированный вариант не поместится на одной странице. В таких случаях подойдут варианты, описанные ниже.
Параметры печати
Повлиять на расположение данных можно с помощью корректировки параметров печати. Сразу стоит отметить, что этот вариант предусматривает работу с размером самих данных.
- Заходим в меню Файл, затем кликаем по пункту “Печать”.
- Переводим взгляд на центральную область окна, в которой представлены настройки масштабирования. Кликаем по текущему варианту и выбираем опцию, которая нам нужна – “Вписать лист на одну страницу”.
- Данное действие преобразовало таблицу, вписав ее в рамки одного листа, в чем мы можем убедиться, взглянув на область предварительного просмотра документа справа.
Стоит отметить что, если пользователю не столь важен размер данных на листе, то с помощью параметра изменения масштаба можно разместить на одной странице любую таблицу, лишь бы данные в ней оставались читаемыми.
Здесь же помимо варианта “Вписать лист на одну страницу”, есть еще и другие опции:
- вписать все столбцы на одну страницы
- вписать все строки на одну страницу
- настройка параметров масштабирования
Установка параметров страницы
Есть также возможность уместить таблицу на 1-ой странице, установив необходимые параметры страницы.
Примечание: Если требуется вписать в границы одного листа только данные по ширине при отсутствии ограничений касающихся высоты, в параметрах страницы также ставим отметку напротив значения «разместить не более чем на:». Но теперь в первом поле (отвечающем за ширину) указываем цифру 1, а во втором (отвечающем за высоту) оставляем пустое значение.
Заключение
В отличие от Microsoft Word, в Excel есть одна особенность, касающаяся размещения таблиц на листе. Если вам требуется, чтобы ваша таблица умещалась ровно на лист А4, то требуется её подогнать по размеру. Естественно, это можно сделать посредством изменения ширины столбцов и высоты строк.
видео может дополнять статью или содержать её полностьюЗдесь я рассмотрю достаточно распространённый случай, когда таблица должна занимать ровно один лист А4. Пример буду показывать для подгонки таблицы по высоте, поскольку это встречается наиболее часто. На курсах Excel в я этот пример демонстрирую достаточно часто и могу однозначно сказать, что с подгонкой таблицы по высоте у большинства изучающих Excel людей возникают сложности.
В оригинале на курсах пример более сложный, но здесь я его упростил, поскольку иначе в статье его рассматривать достаточно долго.
Также рекомендую ознакомиться со статьями похожей тематики:
Допустим у нас есть таблица, представленная на рисунке ниже. Как видите, в ней 25 строк, не считая заголовка. Задача: сделать так, чтобы эта таблица была по высоте равна листу А4, при этом число строк должно быть именно таким, как указано.
[нажмите на картинку для увеличения]
Справка: как сохранять фото с сайтов
На рисунке вы также можете видеть пунктирные линии, отображающие границы печатного листа. На положение границ влияет как размер листа, так и установленные печатные поля. Размеры полей я изменять не буду; размер листа у принтера всегда А4. Поэтому само собой очевидно, что в данном случае следует растянуть таблицу так, чтобы она стала больше по высоте и заняла весь лист.
Поскольку большую часть таблицы занимают строки с её содержимым, то именно за счёт изменения их высоты и следует растягивать таблицу. В статье про эффективное изменение размеров ячеек, размещённой ранее на ArtemVM.info, я писал про массовое изменение высоты строк. В данном случае нужно выделить все 25 строк таблицы, а заодно и заголовок, чтобы его размер не оказался меньше, чем у остальной части таблицы, что некрасиво. После выделения вызываем контекстное меню и выбираем с нём пункт "Высота строк".
[нажмите на картинку для увеличения]
Справка: как сохранять фото с сайтов
Напоминаю, что если в меню нет такого пункта, значит его не там вызвали. В видеоролике в конце статьи показано, как это делать.
Далее всё просто — устанавливаем некоторую высоту строки, подтверждаем, смотрим на результат. Конечно, с первого раза вряд ли получится, но, повторив эту операцию, несколько раз, можно добиться того, чтобы таблица стала размером ровно с печатный лист установленного размера, то есть А4. Ниже показан результат.
[нажмите на картинку для увеличения]
Справка: как сохранять фото с сайтов
Чтобы процесс шёл быстрее, после каждого изменения высоты строки не нужно сбрасывать выделение, чтобы не пришлось устанавливать его снова и снова. На курсах Microsoft Excel я много раз замечал, что слишком много пользователей неправильно работают с выделением областей: сбрасывают выделение, когда оно нужно, или оставляют, когда оно, напротив, уже больше не пригодится. Работайте с выделением правильно!
Подведём итоги
Вы можете разместить некоторую таблицу на листе Excel так, чтобы она занимала ровно весь лист по высоте, ширине или по обоим измерениям. Это, в основном, касается всяких бланков, но бывают и другие случаи. Ключевые фразы тут — изменение высоты строки и "изменение ширины столбца".
Всё это и многое другое Вы можете изучить на моих дистанционных курсах Excel, которые я провожу через интернет по Skype. Занятия по Скайпу весьма эффективны, поскольку проводятся только индивидуально. Подробнее о том, как работает этот современный способ обучения, Вы можете прочитать здесь.
После статьи Вы можете скачать пример полезного документа Excel, а именно шаблон списка ежедневных покупок. Документ умещается на одном листе А4 и предназначен для печати.
Уникальная метка публикации: 38B52D6E-0B06-FACF-8B5D-ED3EF81844A6Источник: //artemvm.info/information/uchebnye-stati/microsoft-office/kak-umestit-dokument-excel-na-list-a4/
Смотреть видео
Как уместить документ Excel на лист формата А4
Прикреплённые документы
Из этой инструкции Вы узнаете, как распечатать таблицу в Excel на весь лист А4 быстро и правильно. В материале предложено для этого несколько вариантов реализации. Мы рассмотрим способы использования опции вписывания листа в одну страницу, уменьшение размера краев, через постраничный режим, смену формата ориентации, сдвиг ячеек. Все это Вы сможете реализовать на своем компьютере самостоятельно.
Настройка параметров страницы
Первым делом нужно проверить, а при необходимости подкорректировать, настройки параметров страницы. Чтобы «попасть» в нужное окно, в главном меню перейдите на закладку «Разметка страницы». В правом нижнем углу кликните по пиктограмме, выделенной на скриншоте. Теперь детально «пройдем» по каждой закладке и объясним, что менять да и собственно значения каждого параметра.
Вкладки
Основное внимание уделите двум настройкам. Ориентация может быть «Альбомная» или «Книжная». В первом случае лист по горизонтали будет длиннее, а во втором — по вертикали. Собственно на картинке все видно. Опция «Масштаб» может сразу решить основную задачу — разместить таблицу в Excel на одном листе. Для этого измените натуральную величину ниже 100% или отметьте пункт «Разместить не более чем на 1 страницу». Но этот «фокус» пройдет только если исходная таблица всего незначительно не умещается на лист.
- «Поле» — длина отступов от края бумаги до текста на ней.
- Колонтитулы — это области текста, которые в автоматическом режиме печатаются на каждом листе.
Уменьшение или вообще удаление этих элементов дополнительно освободит место, что поможет вписать таблицу.
Еще одна возможность на закладке «Поля» — «Центрирование». Такая настройка позволит разместить табличку по центру вертикально и/или горизонтально, в зависимости от отмеченных пунктов.
В этом окне настройки больше влияют на результат печати. Если таблица большая, а вывести на бумагу нужно только какую-то часть или фрагмент, то его можно указать в строке с подписью «Выводить на печать диапазон». А также напечатать при необходимости можно сетку и заголовки строк, столбцов.
Колонтитулы
Если Вы решили убрать колонтитулы полностью, то из списка выберите пункт «(нет)». Эта настройка уберет сквозные надписи из всех листов полностью.
Печать
Аналогичный результат может дать нажатие комбинации клавиш на клавиатуре «CTRL+P».
Как уменьшить (сжать) большую таблицу для печати на одном листе формата А4
Вписать лист в одну страницу
Если таблица незначительно выступает на второй лист, то можно применить опцию «Вписать в одну страницу». Для огромных вариантов такой способ не будет действенным. Чтобы воспользоваться настройкой, проделайте несколько несложных шагов.
- В главном меню вверху программы Эксель зайдите в пункт «Файл».
- Далее выберите надпись «Печать».
- Ниже найдите раздел «Настройка».
- Самый последний список содержит в себе нужное нам.
- Открывает и выбираем.
- Excel автоматически поместить все данные в один лист.
- Обратите внимание на еще два доступных способа уменьшить размер — вписать только столбцы или строки.
Изменение полей
При стандартных настройках размеров полей они занимают достаточно много места, освобождение которого может уместить таблицу. Чтобы изменить показатели этого параметра действуйте так:
- В главной панели инструментов перейдите на вкладку «Разметка страницы».
- Нажмите на пиктограмму (выделено на рисунке ниже).
- Перейдите на закладку «Поля».
- Введите значения меньше или вообще поставьте нули.
Страничный режим
Поможет оценить и «увидеть» реальные границы печатной области. Двигая синие пунктирные линии, можно сжать, выводимый на принтер фрагмент. Делайте так:
- Включите страничный режим. Для этого есть два варианта активации опции.
- Через закладку «Вид» или в панели ниже справа. Детальней смотрите на рисунке.
- Теперь передвинув мышкой вторую слева пунктирную синюю линию вправо на жирную, Вы уменьшите размер документа до двух страниц.
Ориентация листа
Изменение размеров ячеек
Менять можно по вертикали и горизонтали. Все зависит от конкретной ситуации. Чтобы произвести подобные манипуляции нужно.
- Выделить столбец или строку нажатием левой клавиши мыши по цифре или букве.
- Зажать левую кнопку манипулятора на границе с соседней ячейкой и в таком состоянии двигать в нужную для уменьшения сторону.
Еще как дополнительный вариант сгодится настройка через меню «Главная» и раздел «Ячейки». Вы можете вручную указать нужные значения или использовать автоподбор.
Печать части или выделенного фрагмента
Как напечатать пустую таблицу для заполнения с ячейками на всю страницу
- Включите страничную разметку листа. Подробно, как это сделать, мы рассказывали в пункте 2.3 этой статьи. И сразу отключите обратно.
- Область будет размечена пунктирными линиями. Это границы листов.
- Выделите область одного листа мышкой.
- Нажмите правой клавишей, чтобы вызвать контекстное меню.
- Выберите пункт «Формат ячеек».
- В этом окне перейдите на вкладку «Границы» и отметьте пиктограммы «Внешние» и «Внутренние».
Распечатываем две страницы документа Эксель на одном листе
Читайте также: