Как в 1с зуп поменять паспортные данные при смене паспорта
Порядок формирования и представления в ПФР форм АДВ-1 и АДВ-2
При приеме на работу или заключении договора гражданско-правового характера, на вознаграждение по которому в соответствии с законодательством РФ начисляются страховые взносы на обязательное пенсионное страхование, физическое лицо обязано представить страхователю (работодателю) документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета. Документ может быть представлен на бумажном носителе или в форме электронного документа и (или) посредством информационной системы "Личный кабинет застрахованного лица" .
Процедура регистрации застрахованных лиц в системе обязательного пенсионного страхования установлена в разделе II Инструкции о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах, утв. приказом Минтруда России от 22.04.2020 № 211н.
Правильность указанных в анкете сведений заверяется личной подписью застрахованного лица (его представителя). Представление анкеты застрахованного лица может осуществляться в форме электронного документа с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи.
С 23.01.2021 действует новая форма АДВ-1 (постановление Правления ПФ РФ от 07.12.2020 № 846п). В форму добавлены строки для ИНН (указывается при наличии) и номера актовой записи при рождении (если в качестве документа, удостоверяющего личность, указано свидетельство о рождении).
Застрахованное лицо может представить заявление об изменении анкетных данных или установлении неточности или ошибочности сведений, содержащихся на индивидуальном лицевом счете, через страхователя (работодателя) (пп. 16-17 Инструкции о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах, утв. приказом Минтруда России от 22.04.2020 № 211н).
Представление заявления может осуществляться в форме электронного документа с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи.
отсутствие в системе индивидуального (персонифицированного) учета индивидуального лицевого счета со страховым номером, указанным в заявлении об изменении анкетных данных;
С 23.01.2021 действует новая форма АДВ-2 (постановление Правления ПФ РФ от 07.12.2020 № 846п). Так же, как и в АДВ-1, в форму АДВ-2 добавлены строки для ИНН (указывается при наличии) и номера актовой записи при рождении (если в качестве документа, удостоверяющего личность, указано свидетельство о рождении).
Подготовка АДВ-1 в "1С:Зарплате и управлении персоналом 8" (ред. 3)
Пример 1
Для автоматического заполнения формы АДВ-1 необходимо, чтобы в программе были введены следующие данные сотрудника - фамилия, имя, отчество, пол, дата рождения, ИНН, место рождения, паспортные данные, сведения о гражданстве, адрес постоянного места жительства (адрес регистрации, заполняется на основании документа, удостоверяющего личность), адрес места проживания фактический (указывается в случае отличия от адреса по регистрации, а также при отсутствии адреса регистрации), телефон (домашний и/или рабочий, по которому можно связаться с застрахованным лицом). Эти данные могут быть введены или в справочник Сотрудники (раздел Кадры - Сотрудники), или в справочник Физические лица (раздел Кадры - Физические лица).
По кнопке Создать следует выбрать документ Пачка документов АДВ-1.
В поле Дата указывается дата заполнения анкеты (по умолчанию указывается текущая рабочая дата).
Поле Номер пачки автоматически заполняется очередным свободным номером пачки по данным регистра сведений Нумератор пачек ПФР при записи документа. При необходимости номер пачки можно изменить.
По ссылке Подписи доступны поля для указания лиц, которые будут отображены в печатной форме АДВ-6-1. Поля Руководитель, Должность автоматически заполняются фамилией, именем, отчеством, должностью руководителя организации из справочника Организации (раздел Настройка - Организации - закладка Учетная политика и другие настройки - ссылка Ответственные лица). В поле Исполнитель следует выбрать лицо из справочника Физические лица и нажать кнопку Записать.
После принятия пачки ПФР необходимо установить флаг Пачка принята в ПФР (не редактируется) и вновь записать документ. Отредактировать документ после этого станет невозможно. Но при необходимости отредактировать документ можно, сняв указанный выше флаг.
После получения сотрудником Уведомления о регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учета, содержащего сведения о страховом номере индивидуального лицевого счета, его номер следует ввести в справочник Сотрудники или в справочник Физические лица.
Подготовка АДВ-2 в "1С:Зарплате и управлении персоналом 8" (ред. 3)
Рассмотрим пример подготовки заявления об изменении анкетных данных (форма АДВ-2) в программе "1С:Зарплата и управление персоналом 8" редакции 3.0.
Пример 2
Сотрудница компании Л.С. Веснушкина в связи с замужеством сменила фамилию на Вершинину. Необходимо подготовить заявление об изменении анкетных данных, содержащихся в индивидуальном лицевом счете, по форме АДВ-2 для передачи в органы ПФР.Подготовка заявления по форме АДВ-2 для передачи в органы ПФР производится в программе с помощью документа Заявление об обмене страхового свидетельства (АДВ-2): раздел Отчетность, справки - Документы персучета. По кнопке Создать нужно выбрать документ Пачка документов АДВ-2.
В поле Дата указывается дата создания заявления (по умолчанию указывается текущая рабочая дата).
Поле Номер пачки автоматически заполняется очередным свободным номером пачки по данным регистра сведений Нумератор пачек ПФР при записи документа. При необходимости номер пачки можно изменить.
В табличной части документа указывается сотрудник (сотрудники), по которому необходимо создать заявление с помощью кнопки Подбор сотрудников. Поле Дата получения свидетельства заполняется автоматически датой, которая указана в поле Дата. Менять дату имеет смысл только в том случае, если в информационной базе существует несколько ранее проведенных документов персонифицированного учета с анкетными данными сотрудника (Анкета застрахованного лица (АДВ-1), Заявление об обмене страхового свидетельства (АДВ-2), Заявление о выдаче дубликата страхового свидетельства (АДВ-3)), для автоматического заполнения документа.
Ниже табличной части расположены поля, в которых приводятся сведения о сотруднике. В разделе СНИЛС, Ф.И.О., указанные в действующем страховом свидетельстве указываются СНИЛС, Ф. И. О. сотрудника, которые указаны в действующем страховом свидетельстве или Уведомлении о регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учета.
Для подготовки заявления нужно отметить флагом в разделе Включить в изменившиеся данные, какие изменившиеся данные необходимо включить в заявление. Если была указана дата получения свидетельства или Уведомления о регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учета в табличной части документа, то флаги будут установлены автоматически напротив изменившихся сведений. В этом случае программа будет определять изменившиеся данные сотрудника, используя сведения из актуального на дату получения свидетельства или Уведомления документа с его анкетными данными с действующими на дату заполнения анкеты сведениями в программе. Если дата получения свидетельства или Уведомления в табличной части документа указана не была, то необходимо вручную отметить флажком, какие изменившиеся данные необходимо включить в заявление. В нашем Примере 2 изменилась фамилия сотрудницы в связи с замужеством. Поэтому следует установить флаг Фамилия. В разделе СНИЛС, Ф.И.О., указанные в действующем страховом свидетельстве в поле Фамилия укажите фамилию до замужества (фамилию, указанную в действующем страховом свидетельстве или Уведомлении).
Если в документе, удостоверяющем личность, отсутствует отчество или место рождения, но оно указано в действующем страховом свидетельстве или Уведомлении, то установите флаг Отменить отчество или Отменить место рождения.
По ссылке Подписи доступны поля для указания лиц, которые будут отображены в печатной форме АДВ-6-1.
Поля Руководитель, Должность автоматически заполняются фамилией, именем, отчеством, должностью руководителя организации из справочника Организации (раздел Настройка - Организации - закладка Учетная политика и другие настройки - ссылка Ответственные лица).
В поле Исполнитель следует выбрать лицо из справочника Физические лица для заполнения одноименного поля печатной формы описи передаваемых сведений по форме АДВ-6-1, и затем нажать на кнопку Записать.
Для формирования печатной формы заявления АДВ-2 и описи документов АДВ-6-1 нужно нажать на кнопку Печать - Все формы. По кнопке Печать - АДВ-2 или Печать - АДВ-6-1 можно сформировать печатные формы по отдельности.
После принятия пачки ПФР нужно установить флаг Пачка принята в ПФР (не редактируется) и вновь записать документ. Отредактировать документ после этого станет невозможно. Но при необходимости отредактировать документ можно, сняв указанный выше флаг.
На сайте 1С:ИТС кадровому учету посвящен целый раздел – «Кадры и оплата труда». Первым в этом разделе приведен «Справочник кадровика», в нем изложена теоретическая часть кадрового производства, законодательные основы и положения по ведению кадрового учета. Здесь отражен широкий спектр типовых (и не очень) ситуаций на предприятии, подробно описан порядок действий в различных ситуациях, приведены наглядные примеры. Определив тематику вопроса и пользуясь навигацией, можно найти ответы на большинство возникающих вопросов по кадровому учету.
Практические примеры на сайте описаны в подразделе «Кадровый учет и расчеты с персоналом в программах «1С». Большая часть типовых ситуаций в этом подразделе рассмотрена в инструкциях по программным продуктам с теоретической и практической стороны. В инструкциях приводятся теоретическая информация о выбранной ситуации на закладке «Справка», полное описание документов, используемых в инструкции и подробные скриншоты процесса введения документов и результата. Инструкции описывают порядок действий как в бухгалтерских, так и в зарплатных программах государственных и коммерческих учреждениях.
Рассмотрим практические примеры поиска инструкций по программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.1.
Пример 2. Как вести штатное расписание?
В «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.1, предусмотрено три способа ведения штатного расписания: учет без ведения штатного расписания, учет с использованием штатного расписания без ведения истории, учет с использованием штатного расписания и ведением его истории.При использовании первого варианта ведения учета в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.1 – штатное расписание вестись не будет. При такой настройке в программе остается только справочник должностей, отсутствует возможность указать с какого периода введена должность.
При втором варианте штатное расписание ведется, но без истории его изменений. В этом случае на закладке «Кадры» появится подраздел «Штатное расписание», в позиции штатного расписания появится возможность указать дату утверждения, все необходимые изменения вносятся непосредственно в саму позицию.
Третий вариант дает возможность сохранять документы изменившие позиции штатного расписания, изменения в позиции вносятся посредством введения в базу документа «Изменение штатного расписания» либо «Утверждение штатного расписания». Подробная инструкция по настройкам и полное описание функций можно найти в разделе «Кадры и оплата труда» – Кадровый учет и расчеты с персоналом в программах «1С» – «Кадровый учет» – «Учет движения кадров» – «Ведение штатного расписания».
Пример 3. Как сформировать отчет с данными паспорта сотрудников?
Кроме стандартных ситуаций в программах на сайте так же можно увидеть ответы специалистов на вопросы пользователей по программам «1С». Найти ответы можно в разделе «Технологическая поддержка прикладных решений» – «Ответы по программам 1С», где вы можете выбрать программу, по которой возник вопрос, либо выбрать подраздел «Новые ответы», где публикуются ответы на вопросы по всем программам в порядке от новых к старым.Помимо навигации по разделам сайта «ИТС» так же можно воспользоваться строкой поиска, в которую можно вписать вопрос, ключевое слово или фразу и начать поиск. Результаты поиска можно фильтровать по необходимым программам.
Обратите внимание: начиная со II квартала 2018 г. компания «1С» перестала поддерживать редакцию 2.5 «1С:Зарплата и управления персоналом 8» и редакцию 1.0 «1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения 8». Это означает, что обновления на данные программные продукты выпускаться больше не будут, и, соответственно, новых форм отчетности и изменений в законодательстве эти программы уже не получат. Однако инструкции по данным редакциям все еще присутствуют на сайте «ИТС» и большинство типовых ситуаций подробно описаны и по «старым», и по «новым» редакциям программ.
Иностранный персонал регистрируют в программе также, как и российский. Но есть отличия в заполнении некоторых данных.
Шаг 1. Указываем имя
ФИО иностранных физлиц допускается указывать с использованием букв латинского алфавита.
Если у сотрудника в документах не указана фамилия или имя, то вместо них в программу внесите дефис «-». В персотчетности для ПФР допускается не указывать фамилию или имя. Тогда программа дефис не поставит — поле будет пустым. Если остальная отчетность требует имени-фамилии, а их нет — программа поставит дефис.
Шаг 2. Заполняем личные данные иностранца
По ссылке «Личные данные» укажите:
- Место рождения сотрудника. Заполняется по схеме: населенный пункт — район — регион — страна. Все составляющие реквизиты указывайте в именительном падеже строго в соответствии с документом, удостоверяющим личность.
- Гражданство страны. Здесь также ориентируемся на документ, удостоверяющий личность. Если работник не имеет гражданства, установите переключатель в положение «Лицо без гражданства».
- ИНН в стране гражданства. Нужен для заполнения справки о доходах. В простонародье — 2-НДФЛ.
- Документ, удостоверяющий личность. В поле «Вид документа» из соответствующего классификатора выберите вид документа, удостоверяющего личность физлица. Остальные реквизиты заполняйте строго по этому документу.
- Контакты. В разделе «Адреса, телефоны» указываем контактную информацию: адрес проживания, телефон домашний, рабочий и др. «Адрес за пределами РФ» заполняйте по налоговым нерезидентам РФ, а также иностранцам.
При вводе адреса в отдельном поле укажите страну постоянного места жительства, далее — адрес в произвольной форме. Допускается использование букв латинского алфавита.
Шаг 3. Разбираемся со страховкой
Если у сотрудника нет страхового свидетельства, его получает работодатель. Для этого подайте в ПФР анкету застрахованного лица по форме АДВ-1.
По ссылке «Страхование» укажите статус застрахованного лица. Для иностранцев выберите статус лица в соответствии с представленными документами и укажите дату, с которой действуют сведения о страховом статусе. Статус застрахованного лица влияет на расчет страховых взносов.
Шаг 4. Настраиваем налоги
По ссылке «Налог на доходы» укажите статус налогоплательщика-нерезидента и дату установления этого статуса.
Статус налогоплательщика влияет на расчет НДФЛ. Например, налоговые вычеты (стандартные, имущественные, социальные) к доходам налоговых нерезидентов не применяются.
При необходимости укажите реквизиты уведомления на зачет авансовых платежей (раздел «Уведомление на авансовые платежи по патентам»).
Шаг 5. Готовимся к выплатам
По ссылке «Выплаты, учет затрат» укажите способ выплаты зарплаты. Если выбрали вариант выплаты зачислением на карточку, введите данные для перевода заработной платы в банк.
Укажите способ отражения начислений по сотруднику в бухучете, если способ отличается от учета в организации в целом.
Шаг 6. Вводим данные для трудового договора
Когда все предыдущие шаги прошли, нажмите «Записать и закрыть».
В документе «Прием на работу», на закладке «Дополнительно», укажите дополнительные сведения (поля «Разрешение на работу», «Разрешение на проживание», «Условия оказания медпомощи») для отражения их в трудовом договоре. Дело в том, что если сотрудник — иностранец, то в трудовом договоре отражают сведения о разрешении на работу, проживании, условиях оказания медпомощи.
По кнопке «Печать» можно сформировать и вывести на печать:
При смене фамилии подлежат обязательной замене или переоформлению следующие документы.
Паспорт гражданина РФ
Согласно пункту 12 "Положения о паспорте гражданина Российской Федерации", утвержденного постановлением Правительства РФ от 08.07.1997 № 828 замена паспорта производится, в частности, при изменении фамилии, имени, отчества, сведений о дате (число, месяц, год) и/или месте рождения, пола.
В соответствии с пунктом 15 того же положения, документы и личные фотографии для получения или замены паспорта должны быть сданы гражданином не позднее 30 дней после смены фамилии или других данных.
Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) при изменении места жительства физического лица, а также при изменениях в сведениях о физическом лице не изменяется.
Об этом гласят подпункты 3.1 и 3.8 "Порядка и условий присвоения, применения, а также изменения идентификационного номера налогоплательщика при постановке на учет, снятии с учета юридических и физических лиц", утвержденных приказом МНС России от 03.03.2004 № БГ-3-09/178.
Таким образом, при изменении данных физического лица сам номер ИНН не изменяется, но замене подлежит "Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации", поскольку произошло изменение приведенных в нем сведений. При изменении фамилии замена Свидетельства о постановке на учет осуществляется налоговым органом по месту жительства. Если изменяется место жительства, замена Свидетельства о постановке на учет производится налоговым органом по новому месту жительства.
Страховое пенсионное свидетельство
При изменении у застрахованного лица фамилии, имени и отчества; фамилии, которая была у застрахованного лица при рождении, даты рождения, места рождения, пола, новые анкетные данные должны быть отражены в его индивидуальном лицевом счете.
Для этого в течение двух недель необходимо написать заявление об обмене страхового свидетельства в Пенсионный фонд РФ. После этого в течение месяца соответствующий орган Пенсионного фонда РФ выдает застрахованному лицу новое (взамен выданного ранее) страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования с тем же страховым номером индивидуального лицевого счета.
Если застрахованное лицо работает по трудовому договору или с ним заключен договор гражданско-правового характера, заменой страхового пенсионного свидетельства занимается страхователь, то есть работодатель. Работник должен сдать старое страховое пенсионное свидетельство в отдел кадров и оформить заявление об обмене страхового свидетельства, дальнейшие действия (передача документов в ПФ, получение нового свидетельства) предпринимает работодатель.
Новое страховое свидетельство работник получает в отделе кадров.
Неработающие застрахованные лица должны самостоятельно подать заявление об обмене страхового свидетельства в орган Пенсионного фонда по месту жительства, имея при себе паспорт либо другой документ, удостоверяющий личность, и старое страховое свидетельство и затем там же получить новое.
Трудовая книжка
В соответствии с пунктом 26 "Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей", утвержденными постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 изменение записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения, работника производится работодателем по последнему месту работы на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов.
Таким образом, трудовая книжка при смене фамилии не заменяется на новую.
В существующую трудовую книжку работодателем вносятся соответствующие изменения.
Страховой медицинский полис
Порядок выдачи и обмена страховых медицинских полисов определяется Договором обязательного медицинского страхования.
Водительское удостоверение
Согласно статье 28 Федерального закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ (ред. от 01.12.2007) "О безопасности дорожного движения" основаниями прекращения действия права на управление транспортными средствами являются: истечение установленного срока действия водительского удостоверения; ухудшение здоровья водителя, препятствующее безопасному управлению транспортными средствами, подтвержденное медицинским заключением; лишение права на управление транспортными средствами.
Таким образом, при смене фамилии замена водительского удостоверения не обязательна, достаточно иметь при себе свидетельство о браке. Однако, исходя из практики, удобнее все же водительские права поменять.
Заграничный паспорт
Законодательством не регламентируются сроки замены заграничного паспорта при смене фамилии, его можно использовать до тех пор, пока не произведена замена паспорта гражданина РФ. Однако, если в паспорте РФ и заграничном паспорте фамилии совпадать не будут, выехать по такому загранпаспорту в страну, которая просит предоставлять общегражданский паспорт для оформлении визы будет невозможно.
Документы, подлежащие замене или переоформлению в связи со сменой фамилии
При смене фамилии подлежат обязательной замене или переоформлению следующие документы.
Паспорт гражданина РФ
Согласно пункту 12 "Положения о паспорте гражданина Российской Федерации", утвержденного постановлением Правительства РФ от 08.07.1997 № 828 замена паспорта производится, в частности, при изменении фамилии, имени, отчества, сведений о дате (число, месяц, год) и/или месте рождения, пола.
В соответствии с пунктом 15 того же положения, документы и личные фотографии для получения или замены паспорта должны быть сданы гражданином не позднее 30 дней после смены фамилии или других данных.
Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) при изменении места жительства физического лица, а также при изменениях в сведениях о физическом лице не изменяется.
Об этом гласят подпункты 3.1 и 3.8 "Порядка и условий присвоения, применения, а также изменения идентификационного номера налогоплательщика при постановке на учет, снятии с учета юридических и физических лиц", утвержденных приказом МНС России от 03.03.2004 № БГ-3-09/178.
Таким образом, при изменении данных физического лица сам номер ИНН не изменяется, но замене подлежит "Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации", поскольку произошло изменение приведенных в нем сведений. При изменении фамилии замена Свидетельства о постановке на учет осуществляется налоговым органом по месту жительства. Если изменяется место жительства, замена Свидетельства о постановке на учет производится налоговым органом по новому месту жительства.
Страховое пенсионное свидетельство
При изменении у застрахованного лица фамилии, имени и отчества; фамилии, которая была у застрахованного лица при рождении, даты рождения, места рождения, пола, новые анкетные данные должны быть отражены в его индивидуальном лицевом счете.
Для этого в течение двух недель необходимо написать заявление об обмене страхового свидетельства в Пенсионный фонд РФ. После этого в течение месяца соответствующий орган Пенсионного фонда РФ выдает застрахованному лицу новое (взамен выданного ранее) страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования с тем же страховым номером индивидуального лицевого счета.
Если застрахованное лицо работает по трудовому договору или с ним заключен договор гражданско-правового характера, заменой страхового пенсионного свидетельства занимается страхователь, то есть работодатель. Работник должен сдать старое страховое пенсионное свидетельство в отдел кадров и оформить заявление об обмене страхового свидетельства, дальнейшие действия (передача документов в ПФ, получение нового свидетельства) предпринимает работодатель.
Новое страховое свидетельство работник получает в отделе кадров.
Неработающие застрахованные лица должны самостоятельно подать заявление об обмене страхового свидетельства в орган Пенсионного фонда по месту жительства, имея при себе паспорт либо другой документ, удостоверяющий личность, и старое страховое свидетельство и затем там же получить новое.
Трудовая книжка
В соответствии с пунктом 26 "Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей", утвержденными постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 изменение записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения, работника производится работодателем по последнему месту работы на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов.
Таким образом, трудовая книжка при смене фамилии не заменяется на новую.
В существующую трудовую книжку работодателем вносятся соответствующие изменения.
Страховой медицинский полис
Порядок выдачи и обмена страховых медицинских полисов определяется Договором обязательного медицинского страхования.
Водительское удостоверение
Согласно статье 28 Федерального закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ (ред. от 01.12.2007) "О безопасности дорожного движения" основаниями прекращения действия права на управление транспортными средствами являются: истечение установленного срока действия водительского удостоверения; ухудшение здоровья водителя, препятствующее безопасному управлению транспортными средствами, подтвержденное медицинским заключением; лишение права на управление транспортными средствами.
Таким образом, при смене фамилии замена водительского удостоверения не обязательна, достаточно иметь при себе свидетельство о браке. Однако, исходя из практики, удобнее все же водительские права поменять.
Заграничный паспорт
Законодательством не регламентируются сроки замены заграничного паспорта при смене фамилии, его можно использовать до тех пор, пока не произведена замена паспорта гражданина РФ. Однако, если в паспорте РФ и заграничном паспорте фамилии совпадать не будут, выехать по такому загранпаспорту в страну, которая просит предоставлять общегражданский паспорт для оформлении визы будет невозможно.
Изменение данных при смене фамилии в конфигурации "Зарплата и Управление Персоналом"
При изменении работником фамилии, он должен предоставить работодателю информацию об изменившихся данных. В таком случае в информационную базу должны быть внесены следующие сведения:
- новая фамилия;
- новые паспортные данные.
Эти данные необходимы для корректного ведения кадрового и бухгалтерского учета, формирования отчетности. Также в информационную базу могут быть внесены сведения о новом страховом полисе, новых водительских правах, новом заграничном паспорте, но такие сведения носят информативный характер.
Также в информационной системе должен быть сформирован документ персонифицированного учета "Заявление об обмене страхового свидетельства", с помощью которого формируются данные в электронном и бумажном виде для передачи в пенсионный фонд.
Для наглядности рассмотрим процедуру ввода новой информации о работнике на примере.
Пример
Иванова Мария Алексеевна, дата рождения - 12.05.1973, паспорт 40 00 № 112233 выдан 33 о/м Московского района Санкт-Петербурга 25.07.2001 вышла замуж 07.12.2007 и взяла фамилию мужа - Сергеева. После смены фамилии поменяла паспорт, новые паспортные данные: 40 09 № 445566 выдан 33 о/м Московского района Санкт-Петербурга 15.01.2008.
Ввод сведений о новой фамилии
Для того, чтобы не только внести в информационную базу данные о новой фамилии работника, но и сохранить сведения о старой фамилии, а также корректно отразить момент смены фамилии, необходимо действовать следующим образом.
В карточке физического лица (элементе справочника "Физические лица") в поле "Имя" изменить данные в соответствии с новой фамилией работника (старая см. рис. 1, новая - рис. 2). Это наименование справочника - информация, которая будет использоваться для выбора и подбора физического лица в документах и других формах.
Затем необходимо ввести данные о том, с какого момента изменилась фамилия. Для этого нужно по кнопке "Подробнее" в верхней части карточки физического лица открыть форму ввода данных о фамилии, имени и отчестве. При этом в открывшейся форме отобразится существующая информация, то есть "старая" фамилия, а в качестве даты действия сведений будет указано начало прошлого века (в случае, если сведения о фамилии, имени, отчестве работника ни разу не изменялись) или дата прошлой смены данных.
В этой форме необходимо указать новую фамилию работника и дату, с которой новая фамилия вступает в действие.
После записи данных в форме, а также сохранения элемента справочника "Физические лица", по кнопке "История" в форме ввода данных о фамилии, имени, отчестве работника можно будет открыть для просмотра форму списка регистра сведений "Фамилия, имя, отчество физического лица", в которой отражена вся история изменения сведений (см. рис. 3).
Вышеприведенных действий достаточно, чтобы при последующем формировании отчетов измененная фамилия работника отображалась корректно, то есть, в нашем примере, при формировании расчетного листка за ноябрь 2007 года в шапке отчета будет указана фамилия "Иванова", а в расчетном листке за декабрь 2007 года - "Сергеева".
Ввод сведений о новых паспортных данных
Для ввода и хранения сведений об изменившихся паспортных данных используется похожий механизм. В форме элемента справочника "Физические лица" есть поле, в котором необходимо указать данные об удостоверении личности (поле "Удостоверение") - см. рис. 4.
Для ввода или изменения данных необходимо нажать на кнопку в правой части поля, при этом откроется форма ввод данных об удостоверении личности, в которой отобразятся актуальные на момент редактирования данные.
Для изменения паспортных данных необходимо ввести измененные сведения, а также дату, с которой эти данные вступают в силу.
После сохранения данных формы ввода сведений об удостоверении личности, а также элемента справочника "Физические лица" сохраняются измененные паспортные данные работника. Увидеть историю изменения паспортных данных можно в регистре сведений "Паспортные данные физических лиц" - см. рис. 5.
Данные о новом заграничном паспорте, водительском удостоверении, страховом полисе могут быть внесены в информационную базу в качестве свойств физического лица. На корректность работы системы отсутствие таких данных не повлияет.
Оформление заявления об обмене страхового свидетельства
Для передачи измененных анкетных данных работника в Пенсионный фонд, работодателю необходимо оформить заявление об обмене страхового свидетельства по форме АДВ-2 и опись документов по форме АДВ-6-1, а также сформировать файл для передачи данных в электронном виде (см. рис. 6).
Для заполнения документа необходимо подобрать на закладке "Работники" список работников, для которых формируются заявления и указать дату последнего получения каждым работником страхового свидетельства. В нашем случае это единственный работник.
Если работник получал страховое пенсионное свидетельство или уже производил его замену на том же предприятии, на котором работает сейчас, и соответствующие документы персонифицированного учета оформлялись в той же информационной системе, программа хранит данные, указанные в страховом пенсионном свидетельстве работника. В таком случае с помощью кнопки "Заполнить" на командной панели закладки "Работники" автоматически заполняются данные на других закладках (см. рис. 7).
После того как документ полностью заполнен, его нужно провести. При проведении документа производятся проверки соответствия данных документа стандартам и классификаторам ПФР. После проведения с помощью кнопок "Печать" и "Получить файл на диск" формируются печатные формы и файл для передачи в Пенсионный фонд.
Таким образом, при смене фамилии необходимо произвести замену некоторых обязательных документов. При этом работодатель принимает участие во внесении изменений в трудовую книжку, замене страхового полиса и замене страхового пенсионного свидетельства.
Читайте также: