Как в 1с зуп пересчитать отпускные
На практике зачастую возникают ситуации, когда бухгалтеру необходимо произвести перерасчет. Помимо основных начислений, которые выполняются документом «Начисление зарплаты», иногда случается необходимость перерасчета самого документа «Отпуск». Ситуации могут быть различны: ошибка бухгалтера при начислении отпуска (неверно указаны даты отпуска, данные для расчета среднего заработка и т.п.), досрочный выход (отзыв) сотрудника из отпуска, продление отпуска (по причине предоставления больничного листа на период отпуска или личное заявление сотрудника). И вот тут у бухгалтера возникает ряд вопросов: как изменить документ начисления отпуска? Как корректно произвести перерасчет начисления отпускных? А если программа пересчитает НДФЛ в связи с изменением начислений, то как это отразится в отчетности? По просьбам читателей начинаем цикл статей на эту тему с примера перерасчета НДФЛ при отзыве из отпуска в текущем периоде.
Изменение документов в текущем периоде вопросов обычно не вызывает, так как исправление отображается в этом же месяце. Единственный вопрос – это куда денется сумма уже выплаченных отпускных и НДФЛ с них? Рассмотрим на примере.
Сотруднику Белкиной Т.Е. предоставлен отпуск на 28 календарных дней с 03.06.2020 г. по 01.07.2020 г. Начисление и выплата отпускных произведены 01.06.2020 г. Необходимо отозвать сотрудницу из отпуска 15.06.2020 г. в связи с производственной необходимостью.
На вкладке «Начислено (подробно)» - суммы начисленных отпускных в разрезе по периодам и начисленная зарплата за июнь 2020 г.
Чтобы посмотреть расчет НДФЛ удержанного, на первой вкладке «Отпуск основной» нажмите кнопку-карандашик у поля «НДФЛ».
Откроется детализация НДФЛ по данному начислению.
Произведем расчет отпускных. В нашем примере пусть выплата состоится через банк.
Так как расчеты с сотрудником уже произведены, посмотрим, как это отражается в его расчетном листке.
Сформируем расчетный листок Белкиной Т.Е. в разделе «Зарплата» - «Отчеты по зарплате».
В расчетном листке видно:
• начисленные отпускные и зарплата за отработанные дни;
• выплату зарплаты и отпускных.
Сформируем отчет «6-НДФЛ» за 6 месяцев в разделе «Отчетность, справки» - «1С – Отчетность».
На данный момент в программе отчет 6-НДФЛ будет иметь следующий вид:
По сотруднику Белкина Т.Е. сумма НДФЛ, исчисленного за период с начала года, равна сумме удержанного налога.
Чтобы посмотреть детализацию ячейки нажмите на ней правой кнопкой мышки и выберите «Расшифровать».
Во втором разделе отчета 6-НДФЛ также можно посмотреть расшифровку ячеек сумм полученных доходов и удержанного налога по датам.
Напоминаем, что по строке 100 указывается дата фактического получения дохода в виде отпускных выплат. Оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала, согласно ч. 9 ст. 136 ТК РФ. Т.е. по этой строке указывается тот день выплаты дохода, в том числе перечисления дохода на счета налогоплательщика в банках, либо по его поручению на счета третьих лиц, когда по законодательству вы должны выплатить отпускные. В нашем случае мы начислили 1 июня данный отпуск и в этот же день планируем выплатить его.
По строке 110 указывается дата удержания налога, т.е. день фактической выплаты отпускных сотруднику. В нашем случае выплата, как и начисление отпускных, произошла 1 июня.
Строка 100 и 110 не всегда совпадают, бывает, например, вы начислили отпускные, приготовились выплатить, а в этот день бах(!) и счет блокирует налоговая инспекция. Соответственно, в строке 110 уже будет та дата, когда вы перечислите по факту отпускные после снятия ареста со счета.
Строка 120 устанавливается законодательно. В ней указывается срок перечисления налога. Для отпускных и больничных выплат эта дата должна быть не позднее последнего числа месяца, в котором производились такие выплаты. В нашем случае это 30.06.2020 г.
Сформируем справку «2-НДФЛ для сотрудников». Зайдём в раздел «Отчетность, справки» - «2-НДФЛ для сотрудников».
В ней также видно, что отклонений между исчисленным и удержанным налогом нет.
Далее возникает производственная необходимость отозвать работника из отпуска 15.06.2020 г. В данной ситуации месяц расчета у нас не меняется – это июнь, тот месяц, когда были начислены отпускные. В нашем примере расчетный период является «не закрытым», т.е. не произведен окончательный расчет и выплата зарплаты или не сформированы данные бухгалтерского учета.
Важно! До недавнего времени, исправления в текущем месяце производились в исходном документе. Пользователю достаточно было изменить дату окончания отпуска, и программа автоматически пересчитывала начисления и удержания.
Сейчас так сделать не получится!
А ведь действительно… Отпускные то уже выплачены в полном объеме. Предупреждение о невозможности исправления документа имеется также в нижней его части.
Что же делать в такой ситуации?
Рассмотрим действия пошагово.
В результате создается новый документ «Отпуск».
Шаг 2. Укажите месяц, в котором отражается исправление, дату окончания отпуска. Программа автоматически выполнит пересчет.
Внизу документа имеется отметка, что данный документ является документом-исправлением и рядом гиперссылка, по которой можно открыть первоначальный документ «Отпуск», в который мы внесли изменения.
В результате на вкладке «Начислено (подробно)» отобразится новый расчет отпускных.
НДФЛ также пересчитан, исходя из сумм нового начисления.
У пользователя сразу возникнет вопрос – «Если произведено новое начисление, где увидеть сторнируемые суммы «старого» начисления?» В таблице с начислениями они не отображаются, так как исправление произведено в текущем месяце.
Кроме тех записей, которые видит пользователь, документ формирует записи движений по регистрам. У каждого документа свои регистры, и чтобы посмотреть их нажмите кнопку «Еще» в верхней части документа и выберите «Движения документа».
Если рассмотреть записи каждого регистра, в них и «прячутся» суммы нашего перерасчета. В них фиксируются не только суммы начислений, НДФЛ, но и учет количества использованных дней отпуска. В отчете видно, что дни предыдущего начисления сторнированы, и зафиксировано новое количество дней.
Использование дней отпуска можно посмотреть, нажав гиперссылку «Как сотрудник использовал отпуск» на первой вкладке документа.
В результате отобразится отчет с накопленными и использованными днями отпуска. В примере видно, что в результате исправления (сторно) сотруднику вернули 28 дней и использовали 16 – вновь начисленный отпуск.
Сформируем расчетный листок сотрудника Белкиной Т.Е.
В расчетном листке виден перерасчет и сумма НДФЛ. В результате образовалась переплата и долг за сотрудником.
Сформируем 6-НДФЛ за полугодие 2020 г., посмотрим, как сторнирование отпуска повлияло на отчет.
Сравним расшифровки ячеек с суммами исчисленного и удержанного НДФЛ.
Сумма исчисленного налога за период отличается от суммы удержанного НДФЛ.
Это же расхождение мы увидим, сформировав справку «2-НДФЛ для сотрудников».
Второй раздел формы 6-НДФЛ за полугодие при этом не изменился.
В письме от 12.03.2018 г. № 20-15/049940 УФНС России по г. Москва пояснило, как перерасчеты отражать в расчете по форме 6-НДФЛ в случаях:
• если в результате перерасчета произведена доплата отпускных
• или если в результате перерасчета сумма отпускных уменьшилась.
В первом случае доплата отражается в и в разделе 1, и в разделе 2 расчета 6-НДФЛ в том отчетном периоде, в котором доплата произведена.
Во втором случае (это как раз наш пример) необходимо подать уточненный расчет 6-НДФЛ за тот отчетный период, в котором выплачены отпускные. При этом в разделе 1 уточненного расчета следует отразить суммы с учетом уменьшения суммы отпускных, а раздел 2 не корректируется, то есть в нем отражаются первоначальные данные по отпускным. Подать корректировку нужно в том случае, если первичный отчет уже отправлен в налоговую инспекцию.
При последующем начислении зарплаты и выплате зарплаты сумма перерасчета автоматически учтется.
Убедимся в этом. Начислим зарплату за июль месяц. На вкладке «НДФЛ» видим налог, рассчитанный за текущий период.
После выплаты зарплаты сформируем расчетный листок сотрудника в разделе «Зарплата» - «Отчеты по зарплате». В нем видно, что в сумме зарплаты к выплате учтена сумма перерасчета, учтен долг работника.
Сформируем отчет 6-НДФЛ и сравним сумму исчисленного и удержанного НДФЛ по сотруднику Белкиной Т.Е. После начисления зарплаты программа автоматически учла предыдущие наши перерасчеты и изменения. НДФЛ исчисленный за период равен НДФЛ удержанному.
Сформируем отчет «2-НДФЛ для сотрудников» после выплаты заработной платы.
В отчете видно, что отклонений по НДФЛ не имеется.
Таким образом программа контролирует любые изменения и перерасчеты, и при необходимости автоматически учтет их при последующих расчетах и выплатах.
Обратитесь к ведущим экспертам по 1С:ЗУП. Первая консультация бесплатно!
Оперативно настроим 1С:ЗУП под специфику вашей работы. Без предоплаты. Гарантия 12 месяцев.
Сервис для удаленных подразделений - простой кадровый учет и учет рабочего времени!
Сервис для самообслуживания сотрудников: зарплата, справки, отпуска, отсутствия, профиль и т.д. Легко интегрируется с 1С:ЗУП!
В данной статье мы проведем разбор основных возможностей программы 1С:ЗУП 3.0, созданной на платформе «1С:Предприятие 8.3», по оформлению отпусков с подробным описанием таких операций, как:
Также добавим, что помимо работы с отпусками, внедрение программы ЗУП дает возможность кадровым специалистам и расчетчикам использовать в работе многофункциональный инструмент, снижая трудозатраты и исключая ошибки.
Виды отпусков
Программа 1С:ЗУП 3.0 позволяет оформить и рассчитать любые виды отпусков: плановый, дополнительный, северный, пострадавшим на ЧАЭС и т.д.
В таблице ниже перечислены основные из них, указаны настройки, которые позволяют проводить данные виды отпусков в программе, а также перечислены документы, которые предназначены для регистрации.
Таблица «Виды отпусков»
*Отпуск пострадавшим на ЧАЭС, учебный (оплачиваемый и неоплачиваемый) отпуск, а также отпуск за свой счет добавляется в справочник «Виды отпусков»:
*Северный отпуск будет добавлен в справочник «Виды отпусков», если для организации будут указаны «северные» условия:
Назначение права на отпуск сотруднику
В общем случае (без привязки к сотруднику) задать количество дней ежегодного отпуска можно в справочнике «Виды отпусков» или в Позиции штатного расписания.
Чтобы назначить сотруднику право на Дополнительный отпуск пострадавшим на ЧАЭС нужно перейти по ссылке «Страхование» в Карточке сотрудника и указать количество дней дополнительного отпуска в группе «Сведения о льготах физического лица пострадавшего на ЧАЭС». В этом случае при создании кадровых документов «Прием на работу» или «Кадровый перевод» право на этот отпуск назначается сотруднику автоматически. Если количество дней дополнительного отпуска в группе «Сведения о льготах физического лица пострадавшего на ЧАЭС» не указано, то добавить этот отпуск на форму «Право на отпуск» можно по кнопке «Добавить».
Чтобы назначить сотруднику право на Северный отпуск достаточно указать «северные» условия в Карточке организации. Как и в предыдущем случае, уже при создании кадровых документов «Прием на работу» или «Кадровый перевод», право на этот отпуск назначается сотруднику автоматически.
Расчет и начисление отпускных в 1С:ЗУП 3.0
1. Требуемый вид отпуска добавляем в справочник «Виды отпусков». При этом в соответствующем списке будут созданы два Начисления – для расчета самого отпуска и для расчета компенсации за него. Если вид отпуска добавляется посредством настройки, то нужно установить соответствующий флажок в разделе «Настройка – Расчет зарплаты – Настройка состава начислений и удержаний – Отпуска». В этом случае требуемый вид отпуска будет добавлен в справочник «Виды отпусков» автоматически.
2. Чтобы оформить приказ на отпуск в 1С и выполнить расчет отпуска в 1С ЗУП следует создать документ «Отпуск» посредством разделов «Кадры» или «Зарплата».
Оформить групповой приказ на отпуск можно с помощью документа «Отпуск сотрудников». Далее по ссылке «Оформить отпуск» следует сформировать отдельный документ «Отпуск» для каждого из отпускников.
3. Длительность основного отпуска в документе «Отпуск» на закладке «Основной отпуск» можно указать двумя способами:
- Указать даты начала и окончания отпуска: длительность отпуска будет рассчитана автоматически.
- Указать дату начала отпуска и его длительность: дата окончания отпуска заполнится автоматически.
Примечание: Дополнительный отпуск пострадавшим на ЧАЭС оплачивается не работодателем, а органами социальной защиты, поэтому на закладке «Начисления» документа «Отпуск» сумма отпускных для него рассчитана не будет. В программе нужно зарегистрировать период отсутствия сотрудника на закладке «Дополнительный отпуск», рассчитать средний заработок (реквизит «Средний заработок» на закладке «Основной отпуск») и выдать справку для оплаты дополнительного отпуска пострадавшим на ЧАЭС. Справку можно распечатать по кнопке «Печать – Справка для оплаты доп.отпуска гражданам, подвергшимся воздействию радиации».
5. Если при расчете отпуска нужно рассчитать и выплатить зарплату за месяц, то следует установить флажок «Рассчитать зарплату за месяц».
6. Чтобы отразить начисление материальной помощи к отпуску следует установить флажок «Материальная помощь к отпуску». Наличие данного флажка в документе «Отпуск» обеспечивает настройка «Выплата материальной помощи к отпуску» в разделе «Настройка – Расчет зарплаты – Настройка состава начислений и удержаний – Прочие начисления».
7. Распечатать приказ на отпуск в 1С: ЗУП 3.0 можно из документа «Отпуск» по кнопке «Печать – Приказ о предоставлении отпуска (Т-6)».
8. Для выплаты отпускных предназначена кнопка «Выплатить» в документе «Отпуск». Выплата отпускных производится в межрасчетный период за три календарных дня до начала отпуска.
Таким образом, из документа «Отпуск» можно создать и провести ведомость на выплату отпускных. В зависимости от настроек в программе будет создана «Ведомость в банк» или «Ведомость в кассу».
Если нужно выплатить отпускные нескольким сотрудникам, то следует создать ведомость на выплату в разделе «Выплаты», указать в поле «Выплачивать» вид выплаты «Отпуска» и выбрать все отпуска, которые необходимо выплатить.
9. Чтобы отразить факт перечисления НДФЛ следует в Ведомости на выплату установить флажок «Налог перечислен вместе с зарплатой» и указать сведения о платежном документе в поле «Платежный документ».
Когда возникает переходящий отпуск (отпуск сотрудника начинается в одном месяце, а заканчивается в другом) возникает вопрос по поводу даты удержания НДФЛ с суммы отпускных. Так как выплачивать отпускные нужно за три дня до начала отпуска, а работнику выплачивается доход, имеющий отношение к следующему месяцу, НДФЛ с такого дохода удерживается при фактической выплате отпускных.
Поможем разобраться с перерасчетом отпускных в 1С:ЗУП. Первая консультация бесплатно!
Начисление и удобный перерасчет отпускных, продление отпуска, возврат неиспользованных дней и т.д.
Настроим корректный учет и перерасчет отпускных в 1С:ЗУП. Предоставляем гарантию на услуги!
При начислении отпускных сотрудникам случаются ситуации, требующие провести перерасчет. Причиной перерасчета может стать ошибка бухгалтера, при отзыве из отпуска сотрудника или, наоборот, продление дней отпуска, в том числе, в связи с больничным в период нахождения там.
Программа 1С:ЗУП 3.1, естественно, предоставляет возможность пересчитать отпускные. Порядок действий при этом зависит от того, производится ли перерасчет в текущем месяце или в следующем расчетном периоде.
Как сделать перерасчет отпуска в 1С:ЗУП
Например, сотруднице Волиной Ирине Валерьевне, предоставлен отпуск на период с 25.05.2020 по 06.06.2020 года, начислены и выплачены отпускные. По решению руководства ее отзывают из отпуска. Необходимо изменить дату окончания отпуска и выполнить перерасчет отпускных в 1С.
Исправив дату отпуска и пересчитав сумму отпускных, излишне выплаченные отпускные вычитаются при следующей выплате зарплаты. Наша компания специализируется на автоматизации расчета заработной платы в 1С, поэтому если у вас возникнут вопросы по данной теме, вы можете связаться с нашими экспертами, просто оставив заявку на нашем сайте или по телефону. Мы с радостью вам поможем.
Откройте первоначальный документ начисления отпускных и исправьте дату «По». Дни отпуска и начисление пересчитаются, исходя из новых данных.
После начисления зарплаты и ее выплаты переплата будет учтена автоматом. Сформированный расчетный листок отображает начисление отпуска за количество дней с учетом исправления, а в документе «Выплата зарплаты» при расчете учтена переплата, начисленная за отпуск.
Как в 1С:ЗУП пересчитать отпускные в «незакрытом» периоде – обычно не вызывает вопросов. А вот что делать, если зарплата выплачена, и наступил следующий период? Хотя в ЗУП и нет понятия «закрытый период», но такой вопрос все равно возникает, поскольку такой перерасчет отпуска затрагивает данные другого расчетного периода.
Перерасчет отпускных при «закрытом периоде»
Перерасчет отпуска в 1С:ЗУП, если наступил другой период расчета зарплаты, требует введения документа-исправления.
Сотрудник Ваньков Александр Матвеевич ушел в отпуск на период с 25.05.2020 по 11.06.2020 года. За этот период ему начислены отпускные, зарплата рассчитана и выплачена. В следующем месяце по приказу руководителя он был отозван из отпуска. Требуется пересчитать начисление и изменить даты отпуска.
Из расчетного листка сотрудника видно, что отпускные начислены за период с 25.05.2020 по 11.06.2020 и выплаты за период закрыты.
Откроется новый документ-исправление «Отпуск». Укажите месяц внесения изменения и измените дату отпуска. В нашем случае – это следующий расчетный месяц.
Появилась новая вкладка – «Перерасчет прошлого периода». Сумма, начисленная ранее, отразится красным, а новый расчет начисления зафиксируется на вкладке «Начислено (подробно)».
Перерасчет определит разницу в днях и сумме. Данная операция отражается в расчетном листке сотрудника.
В журнале сохраняется и исходный документ отпуска, и документ-исправление. Первоначальный документ закрыт для редактирования и из него можно открыть документ, введенный на его основании по гиперссылке «Открыть документ-исправление».
Мы рассмотрели, как сделать перерасчет отпуска в ЗУП 3.1, с помощью документа-исправления, если сотрудник отозван из отпуска и изменение производится в другом периоде.
Возврат неиспользованных дней отпуска
При проведении перерасчета производится возврат дней неиспользуемого отпуска сотрудника. Из расчетного листка и в самом документе перерасчета видно, что дни отмечены красным и стоят со знаком минус. Чтобы проконтролировать данные изменения, используя отчеты, откройте раздел «Зарплата-Кадровые отчеты» и найдите «Справку об остатках отпусков». С подробной статьей об остатках отпусков в 1С 8.3 ЗУП 3.1 вы также можете ознакомиться на нашем сайте.
В отчете отражается информация о накопленных днях отпусков, уже использованных, а при возврате дней отпусков – вернувшихся после перерасчетов.
По работнику Ванькову А.М. после проведения документа-исправления и перерасчета отпуска отражен возврат дней отпуска: +9.
Используя данный отчет, расчетчик может контролировать дни отпусков.
Продление отпуска
Разберем ситуацию, когда нужно провести перерасчет отпуска при его продлении, на примере продления отпуска при предоставлении сотрудником больничного листа, оформленного в период нахождения в отпуске.
Эти дни вычитаются из отпуска и отпуск продляется: сотрудница Мейерсон Софья Карповна находилась в отпуске в период с 25.05.2020 по 11.06.2020 года. В период нахождения в отпуске она заболела и предоставила больничный лист на период с 27.05.2020 по 02.06.2020 года. Необходимо отразить больничный и продлить отпуск, на необходимое количество дней.
Введите сотруднику больничный лист. Программа предупредит, что введено отклонение, и сделает удержание за дни отпуска, пересекающиеся с больничным.
Вкладка «Перерасчет прошлого периода» отразит сумму перерасчета с разбивкой по периодам на даты больничного – с 27.05.2020 по 02.06.2020 года.
Откройте отчет «Справка об остатках отпусков», в разделе «Зарплата – Кадровые отчеты». Он отражает возврат дней отпуска в связи с начислением больничного.
Продлите дату отпуска. В результате программа произведет перерасчет – начислит, исходя из введенных данных и отсторнирует лишние дни отпуска, выпадающие на больничный, что отобразится во вкладке «Начислено (подробно)» и «Перерасчет прошлого периода».
Автоматизация расчета отпускных
Начисление и удобный перерасчет отпускных, продление отпуска, возврат неиспользованных дней и т.д.
Доработка расчета отпускных
Доработаем типовой функционал расчета и перерасчета отпускных в 1С:ЗУП под ваши задачи
В результате продления отпуска на 6 дней эти дни отобразятся в отчете как использованный отпуск.
Мы рассмотрели, как в 1С сделать перерасчет отпускных и как использование дней отпуска отображается в отчетах. Автоматизация кадрового учета в 1С (и простой пересчет отпускных как одна из его функций) облегчают работу кадровика, избавляя от рутины, исключая возможные ошибки в оформлении документов и повышая эффективность работы кадровой службы.
Ситуация, когда сотрудник уходит в отпуск с 1 числа месяца, достаточно часто вызывает вопросы у наших клиентов и читателей: отпускные необходимо выплатить за 3 дня до начала отпуска, предыдущий месяц еще не полностью отработан, и заработная плата не начислена, но этот месяц должен быть включен в расчет среднего. Раньше я советовала своим клиентам просто пересчитать документ начисления отпуска после окончательного расчета зарплаты за предыдущий месяц, но с появлением 6-НДФЛ ситуация немного изменилась.
Рассмотрим пример в программе 1С: Зарплата и управление персоналом 8 редакции 3.1. Для начисления отпускных переходим на вкладку «Зарплата» и выбираем пункт «Отпуска».
Добавляем новый документ и внимательно заполняем все поля. Отпуск начинается с 1 октября, дата выплаты – 28 сентября, в качестве месяца начисления выбираем сентябрь.
Если мы посмотрим расчет среднего заработка, то увидим, что заработная плата за сентябрь в него не вошла.
Отпускные мы выплачиваем сотруднику в той сумме, которую рассчитали по данному документу, затем начисляем и выплачиваем зарплату за сентябрь.
После того, как появились данные о заработной плате за сентябрь, отпускные нужно пересчитать. До 2016 года можно было просто зайти в созданный ранее документ, рассчитать его заново и доплатить сотруднику разницу в суммах в случае увеличения среднего заработка. Но с приходом 6-НДФЛ ситуация изменилась: теперь мы исчисляем и уплачиваем НДФЛ в разрезе дат получения дохода, налог с отпускных был рассчитан на дату 28 сентября, затем был удержан и перечислен в бюджет, поэтому теперь этот НДФЛ пересчитывать нежелательно. Если сумма отпускных увеличится, и это изменение отразится той же датой получения дохода, то окажется, что налог в бюджет мы недоплатили, поэтому нам необходимо действовать по-другому. Снова открываем документ начисления отпуска и обращаем внимание на нижний левый угол формы.
В нашем случае средний заработок увеличился, разницу в суммах отпускных мы сотруднику оперативно выплачиваем, при этом датой получения дохода, которая отразится в 6-НДФЛ, уже будет являться другое число – 5 октября.
Читайте также: