Как в 1с упп перепровести все документы
В этом уроке мы изучим всё, что нужно знать бухгалтеру о проведении документов в 1с, а именно:
Все эти вопросы мы рассмотрим применительно к "тройке" (1С:Бухгалтерия 8.3, редакция 3.0).
Что такое проведение документа и зачем оно нужно?
Проводя документ (нажимая кнопку "Провести") мы заставляем программу отразить хозяйственную операцию, которую олицетворяет документ, на соответствующих счетах бухгалтерского учёта.
Рассмотрим простой пример.
Пусть мы создали новый документ "Поступление наличных", указав в нём вид операции "Получение наличных в банке" и сумму 50 000 рублей:
Далее мы нажали кнопку "Записать", тем самым сохранив документ в базе, чтобы информация, которую мы ввели не потерялась. Более того теперь мы можем распечатать этот документ.
Но считается ли этот документ проведенным? Конечно, нет. Чтобы убедиться в этом нажмём кнопку "ДтКт", которая покажет нам проводки документа:
А если нет проводок, то и в бухгалтерском учёте (например, в оборотно-сальдовой ведомости) мы эти поступившие 50 000 рублей никогда не увидим.
И в журнале этот документ будет без зелёной галочки:
Теперь проведём документ, нажав кнопку "Провести":
И снова проверим появились ли проводки (кнопка "ДтКт"):
Проводки появились и документ с этого момента считается проведённым.
Итак, проведенный - значит с проводками по бухгалтерским счетам и/или движениями по другим регистрам учёта (кроме бухгалтерских регистров в 1с ещё бывают регистры сведений и регистры накоплений, на которых учитывается информация напрямую не попадающая в оборотно-сальдовую ведомость).
Что происходит при нажатии кнопки "Записать" в проведенном документе?
Многие знакомые мне бухгалтеры до конца не понимают как работает кнопка "Записать", когда мы нажимаем её в уже проведённом документе. Перепроводится при этом документ или просто сохраняется с новыми данными, но проводки остаются старыми?
Чтобы было понятнее давайте рассмотрим 2 случая.
Мы работаем в не проведенном документе
При нажатии кнопки "Записать": документ сохраняется, но не проводится.
При нажатии кнопки "Провести": документ сохраняется, а затем проводится (формируются проводки).
Мы работаем в уже проведенном документе
При нажатии кнопки "Записать": документ сохраняется, а затем проводится (старые проводки удаляются и формируются новые).
При нажатии кнопки "Провести": документ сохраняется, а затем проводится (старые проводки удаляются и формируются новые).
Вывод
Если документ уже проведён, то никакой разницы между кнопками "Записать" и "Провести" нет. Они делают одно и то же - перепроводят документ.
Можно ли изменить проведенный документ без его перепроведения?
Во-первых, зачем это может понадобиться? Ну, например, нужно изменить какой-нибудь несущественный реквизит в уже закрытом периоде.
Если вы просто измените его и нажмёте кнопку "Записать", то документ снова проведется (ведь он уже был проведен на момент нашего вмешательства), а это может повлечь изменение проводок в уже закрытом периоде и много других неприятностей.
Чаще всего так и происходит. И когда бухгалтер понимает, что случайно "провёл" документ в прошлом периоде и теперь у него проблемы с обороткой и закрытием месяца, то он просто приходит в ужас
Так можно ли изменить проведенный документ, не проводя его снова?
Ответ для пользователей: нет, нельзя. Большинство (если не все) типовых документов в "тройке" заточены на то, что формируют проводки заново при изменении и записи документа даже программным способом!
Ответ для программистов: используйте вот такой код при программном сохранении измененного документа:
Как перепровести все документы по организации за период?
Когда речь идёт о текущем (ещё не закрытом) периоде я рекомендую поступать именно так - проводить вообще все документы разом за период по организации.
Зачастую документы различных видов в 1с связаны между собой в части формирования проводок и движений по регистрам.
Причём самому бывает довольно сложно учесть эту зависимость, поэтому только полное перепроведение всех документов за период гарантирует, что программа учтёт все нюансы учёта и сформирует верные проводки.
Заходим в раздел "Операции" пункт "Групповое перепроведение документов":
В открывшейся форме указываем период, организацию и решаем останавливать ли процесс проведения при первой же ошибке:
Наконец, нажимаем кнопку "Выполнить" и дожидаемся окончания процесса.
Как перепровести не все документы, а только определенного вида?
Если же у нас есть веские причины проводить не все документы, а только определенного вида; или нам требуется провести только не проведенные документы - тогда нам на помощь придёт более мощный и гибкий инструмент.
Открываем меню "Функции для технического специалиста. " (у вас его нет?):
В открывшемся диалоге раскрываем пункт "Стандартные" и в нём выбираем "Проведение документов":
Нажимаем кнопку "Открыть". Открылась встроенная в 1с обработка для проведения документов:
Здесь можно выбрать:
- период проведения документов
- конкретные виды документов (например, реализация. причём искать в списке можно прямо вводом с клавиатуры)
- проводить только проведенные или только не проведенные или и те и другие
- прекращать ли проведение при первой же ошибке
Выбираем нужное и нажимаем кнопку "Провести".
Есть только один нюанс у этой обработки. Она делает проведение выбранных документов сразу по всем организациям в базе и это нужно учитывать, чтобы случайно не перепровести то, что перепроводить не надо.
В общем прекрасная обработка, но если вам нужно проводить ещё и отдельно по организациям, то возможно вы захотите познакомиться с ещё более изощрённым способом
Самый изощрённый способ перепроведения на случай, если в базе несколько организаций
Внимание! Этот вариант предназначен для достаточно опытных пользователей. Если вы пользуетесь этой возможностью в первый раз - я настоятельно рекомендую создать резервную копию базы перед этим.Покажу на примере.
Пусть у нас в базе много организаций и мы хотим перепровести уже проведенные документы реализации за 1 квартал 2013 года только по организации ООО "Юпитер".
Ни одним из вышеперечисленных способов мы этого сделать не сможем.
Поэтому открываем меню "Функции для технического специалиста. " (у вас его нет?):
В открывшемся окне раскрываем пункт "Обработки" и находим там "Групповое изменение реквизитов":
В пункте "Выбор элементов для изменения" указываем "Реализация (акты, накладные":
Далее нажимаем на ссылку "Все элементы" справа от выбранного поля, чтобы уточнить какие именно документы нужно будет провести:
Настраиваем условия отбора так, чтобы в списке остались только нужные документы:
В данном случае я указал, что нам нужны только уже проведенные документы по организации Юпитер за 1 квартал 2013 года.
Настроив условия отбора нажимаем "ОК".
Теперь нажимаем кнопку "Дополнительные параметры" внизу формы:
Настраиваем параметры вот так:
Далее в списке находим реквизит "Проведен" и устанавливаем его в значение "Да":
Ещё раз убедившись, что среди обрабатываемых элементов присутствуют только нужные нам.
нажимаем кнопку "Изменить реквизиты":
Мы молодцы, на этом всё
Кстати, подписывайтесь на новые уроки.
С уважением, Владимир Милькин (преподаватель школы 1С программистов и разработчик обновлятора).
Как помочь сайту: расскажите (кнопки поделиться ниже) о нём своим друзьям и коллегам. Сделайте это один раз и вы внесете существенный вклад в развитие сайта. На сайте нет рекламы, но чем больше людей им пользуются, тем больше сил у меня для его поддержки.
При работе с 1С:ЗУП пользователю может понадобится перепровести документы на конкретный период времени. Эта процедура может быть нужна, когда документы находятся в базе не в правильном порядке, или пользователь менял данные в них, из-за чего они отображают информацию со сбоями в реестре или отображаемая в них сумма не соответствует к записям из отчетов. Групповое перепроведение документов в 1С совершается с помощью специальной обработки.
Предварительные работы
Перед выполнением какой-либо обработки вам необходимо сохранить базу данных, чтобы ее можно было восстановить, если обработка установится некорректно.
Проделать эту операцию можно в режиме «1С:Предприятие», выбрав опцию «Администрирование-Обслуживание», где необходимо перейти по предоставленной ссылке. Важно указать, а также запомнить место хранения базы. На этом мы завершаем операцию.
С помощью окна запуска программы в разделе «Конфигуратор-Администрирование» также есть возможность создания резервной базы, но здесь необходимо владеть расширенными правами.
В этом окне также необходимо указать путь хранения, наименование файла. После этого завершайте процесс.
Групповое перепроведение документов в 1С:ЗУП
Групповое перепроведение документов в 1С:ЗУП 3.1 происходит с помощью осуществления особой обработки, которую необходимо найти в главном меню программы. Отыщите стрелочку в правом верхнем углу строки наименования программы. Если отображения панели всех функций нет в меню, то ее можно активировать в настройках. Найдите в меню раздел «Параметры» и поставьте соответствующую галку.
Обработка, которая вам необходима, может находиться в «Стандартные-Проведение документов». Также ее можно найти способом ввода названия в строке поиска.
Шаг 1. Запускайте обработку.
Шаг 2. Определитесь с периодом, на который необходимо перевести файлы.
Шаг 3. В списке предложенных документов кликнете на названия файлов для перепроведения. Нажмите на «Добавить», перенесите в правую сторону - в раздел «Выбранные документы».
Шаг 4. Кликните на галочки для отбора:
- Перепроводить проведенные;
- Проводить непроведенные.
Вы можете не ставить вторую галочку, если этого не требуется.
Можно выбирать документы в единичном порядке или использовать функциональные клавиши для выделения большего количества строк:
- Shift - выберите первую необходимую строку, удерживайте кнопку и укажите самый последний элемент списка;
- Ctrl - удерживайте кнопку и выберите только необходимые строки.
При использовании последнего варианта нажатие кнопки «Добавить» перенесет все файлы с выделением в окно с выбранными документами.
Шаг 5. Откроется окно для выбора. Введите период проведения файлов. Есть возможность выбрать период, предложенный системой, или самостоятельно ввести произвольный период для проведения документов.
Шаг 6. Кликните на «Провести», тогда система начнет процесс проведения выбранных файлов.
Обработка завершается тем, что система выдает отчет о проведении документов.
Итогом группового перепроведения документов станет восстановление их последовательности и упорядочение записей регистров. Важно заметить, что во всех версиях системы, которую мы рассматриваем, есть возможность перепроведения документов и совершения других подобных операций. Разные версии имеют только различающуюся функциональную наполненность и возможность поддержания работы множества пользователей в базе.
Групповое проведение документов в журнале документов
Также можно перепровести документы в 1С:ЗУП 8.3 из журнала документов. Активировать команду «Провести» можно с помощью кнопки «Еще», которая находится в журнале документов и в контекстном меню. Открыть окна этих меню надо, кликнув на правую сторону мышки на документах с выделением. Для выделения файлов воспользуйтесь этими функциональными клавишами:
- Shift - можно выделить первый документ, задержать клавишу и перенести ее на последний.
- Ctrl - позволяет выделять группу файлов в выборочном порядке, удерживая кнопку.
- Добавлять выделенные файлы можно также с помощью стрелки вверх и вниз, а также Shift.
Выделение также осуществляется сочетанием кнопок Sift+PgUp, Shift+PgDn. При подобном выделении удерживается диапазон файлов от самого первого документа до конечной верхней точки или нижней.
Этим способом может осуществляться групповое перепроведение документов в 1С:Зарплата и управление сотрудниками при наличии небольшого количества документов. 1С:ЗУП КОРП является отличным комплексным кадровым решением, которое обеспечит технологические преимущества и максимально полный функционал.
Пересчет итогов
Нажмите на опцию «Пересчет итогов», а далее на «Выполнить».
Правильное проведение этой операции обеспечит восстановление итогов документации за весь период и ее пересчет. Эта процедура станет выходом из ситуации, когда отчеты отображают некорректные данные, которые появились из-за сбоя системы.
Также в выводе отметим, что совершение типовых операций в системе 1С:Зарплата и управление персоналом обычно происходит с помощью использования возможных вариантов настроек. Но бывают и ситуации, требующие доработки 1С:ЗУП. Можно привести в пример случаи, когда создаются формы нестандартных отчетов или корректируются процессы под уже имеющиеся в организации бизнес-процессы.
Если у вас еще остались какие-либо вопросы, то вы всегда можете обратиться за консультацией к специалистам 1С.
При работе с 1С:ЗУП пользователю может понадобится перепровести документы на конкретный период времени. Эта процедура может быть нужна, когда документы находятся в базе не в правильном порядке, или пользователь менял данные в них, из-за чего они отображают информацию со сбоями в реестре или отображаемая в них сумма не соответствует к записям из отчетов. Групповое перепроведение документов в 1С совершается с помощью специальной обработки.
Предварительные работы
Перед выполнением какой-либо обработки вам необходимо сохранить базу данных, чтобы ее можно было восстановить, если обработка установится некорректно.
Проделать эту операцию можно в режиме «1С:Предприятие», выбрав опцию «Администрирование-Обслуживание», где необходимо перейти по предоставленной ссылке. Важно указать, а также запомнить место хранения базы. На этом мы завершаем операцию.
С помощью окна запуска программы в разделе «Конфигуратор-Администрирование» также есть возможность создания резервной базы, но здесь необходимо владеть расширенными правами.
В этом окне также необходимо указать путь хранения, наименование файла. После этого завершайте процесс.
Групповое перепроведение документов в 1С:ЗУП
Групповое перепроведение документов в 1С:ЗУП 3.1 происходит с помощью осуществления особой обработки, которую необходимо найти в главном меню программы. Отыщите стрелочку в правом верхнем углу строки наименования программы. Если отображения панели всех функций нет в меню, то ее можно активировать в настройках. Найдите в меню раздел «Параметры» и поставьте соответствующую галку.
Обработка, которая вам необходима, может находиться в «Стандартные-Проведение документов». Также ее можно найти способом ввода названия в строке поиска.
Шаг 1. Запускайте обработку.
Шаг 2. Определитесь с периодом, на который необходимо перевести файлы.
Шаг 3. В списке предложенных документов кликнете на названия файлов для перепроведения. Нажмите на «Добавить», перенесите в правую сторону - в раздел «Выбранные документы».
Шаг 4. Кликните на галочки для отбора:
- Перепроводить проведенные;
- Проводить непроведенные.
Вы можете не ставить вторую галочку, если этого не требуется.
Можно выбирать документы в единичном порядке или использовать функциональные клавиши для выделения большего количества строк:
- Shift - выберите первую необходимую строку, удерживайте кнопку и укажите самый последний элемент списка;
- Ctrl - удерживайте кнопку и выберите только необходимые строки.
При использовании последнего варианта нажатие кнопки «Добавить» перенесет все файлы с выделением в окно с выбранными документами.
Шаг 5. Откроется окно для выбора. Введите период проведения файлов. Есть возможность выбрать период, предложенный системой, или самостоятельно ввести произвольный период для проведения документов.
Шаг 6. Кликните на «Провести», тогда система начнет процесс проведения выбранных файлов.
Обработка завершается тем, что система выдает отчет о проведении документов.
Итогом группового перепроведения документов станет восстановление их последовательности и упорядочение записей регистров. Важно заметить, что во всех версиях системы, которую мы рассматриваем, есть возможность перепроведения документов и совершения других подобных операций. Разные версии имеют только различающуюся функциональную наполненность и возможность поддержания работы множества пользователей в базе.
Групповое проведение документов в журнале документов
Также можно перепровести документы в 1С:ЗУП 8.3 из журнала документов. Активировать команду «Провести» можно с помощью кнопки «Еще», которая находится в журнале документов и в контекстном меню. Открыть окна этих меню надо, кликнув на правую сторону мышки на документах с выделением. Для выделения файлов воспользуйтесь этими функциональными клавишами:
- Shift - можно выделить первый документ, задержать клавишу и перенести ее на последний.
- Ctrl - позволяет выделять группу файлов в выборочном порядке, удерживая кнопку.
- Добавлять выделенные файлы можно также с помощью стрелки вверх и вниз, а также Shift.
Выделение также осуществляется сочетанием кнопок Sift+PgUp, Shift+PgDn. При подобном выделении удерживается диапазон файлов от самого первого документа до конечной верхней точки или нижней.
Этим способом может осуществляться групповое перепроведение документов в 1С:Зарплата и управление сотрудниками при наличии небольшого количества документов. 1С:ЗУП КОРП является отличным комплексным кадровым решением, которое обеспечит технологические преимущества и максимально полный функционал.
Пересчет итогов
Нажмите на опцию «Пересчет итогов», а далее на «Выполнить».
Правильное проведение этой операции обеспечит восстановление итогов документации за весь период и ее пересчет. Эта процедура станет выходом из ситуации, когда отчеты отображают некорректные данные, которые появились из-за сбоя системы.
Также в выводе отметим, что совершение типовых операций в системе 1С:Зарплата и управление персоналом обычно происходит с помощью использования возможных вариантов настроек. Но бывают и ситуации, требующие доработки 1С:ЗУП. Можно привести в пример случаи, когда создаются формы нестандартных отчетов или корректируются процессы под уже имеющиеся в организации бизнес-процессы.
Если у вас еще остались какие-либо вопросы, то вы всегда можете обратиться за консультацией к специалистам 1С.
Содержание:
В программе “1С:Бухгалтерия предприятия” сохранить документы можно несколькими способами. Все они находятся в карточке документа, это кнопки “Записать”, “Провести” и “Провести и закрыть”:
Рассмотрим, чем они отличаются.
Для правильного учета документы должны проводиться в том порядке, в котором они создавались. Но на практике часто этот порядок нарушается. Бывает, документы забывают провести, проводят не по порядку, либо проводят по несколько раз. Поэтому бывает необходимо выполнить групповое проведение документов для восстановления порядка. В инструкции рассмотрим, какие для этого есть способы.
1. Настройка проведения документов
Вначале разберем, какие есть настройки проведения документов. Откроем меню “Администрирование”, далее в подразделе “Настройки программы” выберем пункт “Проведение документов”:
Здесь есть настройки, которые влияют на проведение.
2. Как перепровести все документы в 1С Бухгалтерия 8.3
2.1 При закрытии месяца
Программа при закрытии месяца сама предлагает провести документы, если порядок нарушен. К закрытию месяца можно перейти из раздела “Операции”:
Нажмем на ссылку “Перепроведение документов”.
Если перепроведение требуется, то будет показано, сколько документов было изменено. Затем надо выбрать, как действовать: перепровести несколько месяцев, только текущий месяц или ничего не делать. После выбора способа начнется процесс:
В результате окно примет вид:
2.2 Без закрытия месяца
Документы можно перепровести и без закрытия месяца. Откроем меню “Операции”, далее в подразделе “Сервис” выберем пункт “Групповое перепроведение документов”:
Указываем период, организацию и нажимаем “Выполнить”. В результате запустится перепроведение всех документов. Если организацию не указать, то процесс будет выполнен для всех организаций. При установке флажка “Останавливать выполнение при ошибке” программа прекратит перепроведение, если будет найдена ошибка в каком-либо документе.
3. Как перепровести документы определенного типа
Бывают ситуации, когда нам нужно провести не все документы, а только некоторые. Для этого зайдем в меню “Все функции”:
Затем в разделе “Стандартные” выберем пункт “Проведение документов”:
Рассмотрим, как тут работать.
1. Сначала нажимаем на ссылку “Период”:
Вводим период и нажимаем “Выбрать”:
2. Далее нужно выбрать один или несколько документов для перепроведения в разделе “Доступные документы”. Например, найдем документ “Списание с расчетного счета”. Переносим его в раздел “Выбранные документы” по кнопке “Добавить”:
3. Определим, какие дополнительные флажки нам нужны. Можно изменять уже проведенные документы или провести непроведенные. Установим оба флажка:
Этот способ подойдет, если нам нужно провести несколько документов разных типов. Если нужно провести документы одного типа, то есть более простой способ, он описан ниже.
4. Как провести документы из списка
Откроем список документов “Реализация (акты, накладные”). Здесь мы можем быстро перепровести документы за два шага:
1. Выделяем документы, которые хотим провести:
a) можно выделить все документы по комбинации клавиш Ctrl + A;
b) можно выделить несколько документов подряд. Встаем курсором на документ, зажимаем клавишу Shift и нажимаем на любой документ выше или ниже. В результате будут выделены документы:
c) можно выделить документы выборочно. Для этого встаем курсором на документ, зажимаем клавишу Ctrl и не отпуская клавишу встаем курсором поочередно на другие нужные документы в списке:
2. После выделения документов нажимаем на любом выделенном документе правой кнопкой мыши и выбираем пункт “Провести”:
В правом нижнем углу начнется перепроведение выбранных документов:
Этим способом можно перепровести любые документы в 1С Бухгалтерия 8.3.
Читайте также: