Как в 1с упорядочить документы по дате

Обновлено: 05.01.2025

При работе с документами, вышедшими из оперативной работы, в первую очередь встает вопрос правильной их систематизации. Правильная классификация документов для размещения их в делах позволит в дальнейшем существенно сократить время на их поиск. Рассказываем, как «1С:Документооборот» помогает при организации текущего хранения документов.

Правила и сроки хранения документов

Правила хранения документов закреплены на государственном уровне в Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. № 526.

По срокам хранения документы можно разделить на 3 группы:

постоянного хранения,
временного хранения свыше 10 лет,
временного хранения до 10 лет.

Сроки хранения документов следует смотреть в типовых перечнях. Основным, использующимся в любой организации, является Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности государственных организаций, органов местного самоуправления и организациях, с указанием сроков их хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

Для того чтобы организовать хранение большого объема документов, в организациях создается архив – самостоятельное структурное подразделение, обеспечивающее сохранность документов длительных сроков хранения. При этом дела, имеющие срок хранения свыше 10 лет, передаются в архив не раньше, чем через год, и не позже, чем через 3 года после их завершения. Документы временного срока хранения до 10 лет в архив не передаются и хранятся в структурных подразделениях, в которых они были созданы.

Если организация не имеет возможности хранить документы по месту своего расположения, то она может заключить договор на депозитарное хранение с профильными организациями, которые будут самостоятельно следить за сохранностью документов и вовремя их уничтожать.

Сформированные и законченные дела до передачи их в архив организации хранятся в структурных подразделениях, которые должны обеспечить сохранность документов, защиту от негативного воздействия света и пыли.

Порядок формирования дел

Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела.

Если организация небольшая, то эту работу выполняет секретарь. Если в организации есть структурные подразделения, то дела формируют их сотрудники самостоятельно.

Существуют правила формирования дел, которых следует придерживаться:

помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел;
помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
помещать приложения вместе с основными документами;
группировать в одно дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
группировать в отдельные дела документы разных сроков хранения.

В дело включается лишь один экземпляр каждого документа. Черновые экземпляры и копии уничтожаются.

Одно дело должно быть объемом не более 250 листов при толщине не более 4 см. Такие размеры дел позволяют легко брать, носить дела и пользоваться ими впоследствии.

Формирование дел с помощью 1С:Документооборота

Формирование дел легко обеспечивается средствами «1С:Документооборота» с помощью справочника «Дела (тома)» в строгом соответствии с утвержденной в организации номенклатурой дел. В карточку дела автоматически переносится информация из номенклатуры дел организации.

Электронная карточка дела содержит следующие сведения:

наименование по номенклатуре дел;
номер тома;
период, за который собраны документы, хранящиеся в деле;
количество листов;
место хранения.

Дата начала дела заполняется автоматически датой первого документа, отнесенного к делу.

Поле «Место хранения» содержит информацию о территории и кабинете, в котором хранится бумажный экземпляр дела.

После исполнения документов и окончания работы с ними бумажные документы, подлежащие архивному хранению, помещаются в твердые обложки или папки-регистраторы для обеспечения их физической сохранности, а электронные документы и карточки документов списываются в дела непосредственно в «1С:Документообороте».

Документы внутри бумажного дела обычно располагаются в хронологической последовательности и по тематическому или корреспондентскому признаку. Например, переписка группируется за календарный год по хронологии решения вопроса: документ-ответ помещается за документом-запросом.

Также документы могут размещаться по хронологии и по видам. Так, распорядительные документы группируются с относящимися к ним приложениями. Локальные нормативные акты подшиваются в дела вместе с приказами, которыми они вводятся в действие. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Протоколы формируются в дела по видам заседаний, совещаний, собраний (по каждому виду отдельно) и по хронологии.

Организационные документы и локальные нормативные акты, утвержденные распорядительными документами, подшиваются в дела вместе с ними. При их утверждении в качестве самостоятельных документов они группируются в самостоятельные дела.

Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

К началу календарного года на все дела, перечисленные в номенклатуре дел, готовятся папки. На обложках указываются:

наименование организации (полное и краткое);
наименование структурного подразделения;
индекс дела по номенклатуре дел;
заголовок дела в полном соответствии с номенклатурой дел;
срок хранения дела.

Обложка дела формируется автоматически из карточки дела в «1С:Документообороте» по унифицированной форме.

Дела располагаются на полках вертикально. На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре.

В конце каждого года в «1С:Документообороте» дела закрываются, если они не являются переходящими, и программа запрещает списание в них документов.

Если одному из сотрудников организации понадобился документ из уже сформированного дела, то на место документа, выдаваемого сотруднику, помещается лист-заместитель. В листе-заместителе указывают номер и дату документа, его краткое содержание, когда и кому он выдан. «1С:Документооборот» формирует лист-заместитель по унифицированной форме.

Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения руководителя подразделения, в котором находится на текущем хранении документ. В «Журнале передачи» (рис. 1) в «1С:Документоообороте» указывается факт передачи конкретных документов, находящихся в деле. Это позволяет отслеживать возврат документов и дел в дальнейшем.

На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела. Карта-заместитель также формируется автоматически из карточки дела (рис. 2).

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений не более чем на один месяц и после его истечения подлежат возврату.

Изъятие документов из дел постоянного хранения возможно только в исключительных случаях с разрешения руководителя организации с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

Для обеспечения сохранности и учета документов и дел, доступа к ним следует проводить комплекс работ:

создание оптимальных технических (физических) условий хранения документов и дел;
размещение дел;
проверка наличия и состояния документов и дел;
соблюдение порядка выдачи дел.

Дела, находящиеся на текущем хранении, следует систематически проверять на наличие и состояние документов в них. Такая проверка обеспечит установление фактического наличия дел и соответствие их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.

Проверка наличия и состояния документов и дел также проводится при перемещении дел, при возврате дел, при смене руководителя структурного подразделения, начальника службы делопроизводства, при реорганизации и ликвидации организации или структурного подразделения.

Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел и карточек дел (томов) в «1С:Документообороте» с описанием дел на обложке. Физическое состояние дел определяется путем полистного просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.

В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в порядке, установленном законодательными, нормативно-правовыми и локальными нормативными актами.

Вы, наверное, смотрите на заголовок и думаете: «А что можно вводить дату как-то неправильно?». Дата документа — пожалуй, один из самых недооценённых реквизитов. При этом его заполнение влияет на большое количество факторов.

Например, если ошибиться с датой при вводе документа «Поступление (акты, накладные, УПД)», то расходы могут лечь на некорректный период. А при ошибке в дате полученной счёт-фактуры вы получите требование от налогового органа с просьбой внести корректировки.

Чаще всего пользователи ошибочно вводят год документа. Вместо 2021 можно встретить 0221, 2001, и даже 2221.

Но если вы будете вводить дату документа по алгоритму, описанному ниже, то сможете минимизировать свои опечатки.

Итак, для ввода даты, приходящейся на текущий месяц и текущий год, достаточно набрать число в графе «Дата» и после этого нажать на кнопку «Enter».

Программа автоматически и безошибочно подставит текущий месяц и текущий год в вашу дату.

Если же вы вводите в базу документ датированный предыдущими месяцами текущего года, то в графе дата следует набирать число и месяц.

После нажатия на кнопку «Enter», текущий год автоматически будет заполнен в графе «Дата».

Если же необходимо внести документ, датированный годом, отличным от текущего, то придется вводить всю дату полностью.

Упорядочивание результата запроса по определенным полям в 1С 8.3:

&НаСервере
Процедура УпорядочиваниеРезультатаЗапросаПоОпределеннымПолям ()

РезультатЗапроса = Запрос . Выполнить (); Записи = РезультатЗапроса . Выбрать ();
Пока Записи . Следующий () Цикл
// Обход результата запроса по каждой записи в полученной выборке
КонецЦикла;

Упорядочивание результата запроса по иерархии в 1С 8.3:

&НаСервере
Процедура УпорядочиваниеРезультатаЗапросаПоИерархии ()

Упорядочивание результата запроса по выражению в 1С 8.3:

&НаСервере
Процедура УпорядочиваниеРезультатаЗапросаПоВыражению ()

Упорядочивание результата запроса по агрегатной функции группировки в 1С 8.3:

&НаСервере
Процедура УпорядочиваниеРезультатаЗапросаПоАгрегатнойФункцииГруппировки ()

&НаСервере
Процедура АвтоупорядочиваниеРезультатаЗапроса ()

// Сортировка по полю Ссылка и использование ключевого слова АВТОУПОРЯДОЧИВАНИЕ. При этом
// поле Ссылка в секции УПОРЯДОЧИТЬ ПО будет автоматически изменена на дату документа.
Запрос = Новый Запрос ( "ВЫБРАТЬ
| ПоступлениеМатериалов.Ссылка
|ИЗ
| Документ.ПоступлениеМатериалов КАК ПоступлениеМатериалов
|УПОРЯДОЧИТЬ ПО
| ПоступлениеМатериалов.Ссылка
|АВТОУПОРЯДОЧИВАНИЕ" );

Войдите как ученик, чтобы получить доступ к материалам школы

Язык запросов 1С 8.3 для начинающих программистов: упорядочивание

Автор уроков и преподаватель школы: Владимир Милькин

Упорядочивание в запросах

Давайте напишем запрос, который получает из таблицы Справочник.Еда код и название еды:

Как всегда, выполните этот запрос у себя на компьютере.

С большой долей вероятности у вас получится следующий результат:

Возможно вы удивитесь, но при таком написании запроса никто не гарантирует нам именно такого порядка выдачи записей в таблице. В случае использования клиент-серверного режима работы на различных СУБД результат мог бы быть и такой:

И . ну в общем вы поняли, что если мы не указываем порядок сортировки (упорядочивания) результата запроса, то этот самый порядок может быть абсолютно любым.

Секция УПОРЯДОЧИТЬ ПО

Поля по которым требуется упорядочить запрос перечисляются в секции УПОРЯДОЧИТЬ ПО через запятую:

Следом за именем поля упорядочивания может идти одно из двух ключевых слов:

ВОЗР- упорядочивание по возрастанию.
УБЫВ - упорядочивание по убыванию.

Если не указывать ни одно из этих слов, считается, что сортировка идёт по возрастанию.

Вооружившись знаниями, давайте упорядочим результат нашего запроса по убыванию поля Код:

По возрастанию поля Наименование (алфавитный порядок):

А теперь упорядочим следующую таблицу

так, чтобы сначала шла сортировка по полю Вкус по возрастанию, а затем (среди строчек с одинаковым значением поля Вкус) шла сортировка по полю Цвет по убыванию:

Отдельно обращаю ваше внимание на то, что мы указали сортировку не по самим полям Вкус и Цвет, а по их строковому реквизиту Наименование. Вы читаете ознакомительную версию урока, полноценные уроки находятся здесь.

Это связано с тем, что сортировка возможна лишь по полям имеющим один из типов: Строка, Число, Дата.

А поля Вкус и Цвет являются ссылками на элементы справочников Вкус и Цвет, сортировать по которым не имеет смысла (в этом случае сортировка будет вестись по внутреннему идентификатору ссылки). Зато можно сделать сортировку по одному из реквизитов этих элементов. Наиболее подходящим в нашем случае будет строковый реквизит Наименование.

Возможность автоупорядочивания

Ключевое слово АВТОУПОРЯДОЧИВАНИЕ позволяет включить режим автоматического формирования полей для упорядочивания результатов запроса.

Мы сейчас познакомимся с этой возможностью подробно, но сразу хочется оговориться, что фирма "1С" в своих методических рекомендациях не советует использовать её без необходимости (о причинах этого мы поговорим ниже).

Прежде всего, ключевое слово АВТОУПОРЯДОЧИВАНИЕ может быть расположено в запросе сразу за или вместо секции УПОРЯДОЧИТЬ ПО:

Автоупорядочивание работает по следующим принципам:

Тогда ссылка на каждую таблицу в этой секции будут заменена полями, по которым по умолчанию сортируется эта таблица.

Для таблиц справочников полями сортировки по умолчанию являются код и наименование, выбор из которых осуществляется в соответствии с настройками справочника в конфигураторе:

Для таблиц документов полем сортировки по умолчанию является дата документа.

Так как поле сортировки ЛюбимыйЦвет имеет тип Справочник.Цвета, в настройках которого основным представлением выбрано поле Наименование, то этот запрос эквивалентен:

отсутствует секция УПОРЯДОЧИТЬ ПО
но есть секция ИТОГИ ПО (её мы будем проходить позже)

В этом случае результат запроса будет упорядочен по полям итогов (в той же последовательности).

Если среди этих полей есть ссылки на таблицы, то они также будут заменены полями, по которым сортируются эти таблицы по умолчанию.

отсутствует секция УПОРЯДОЧИТЬ ПО
отсутствует секция ИТОГИ ПО
но есть секция СГРУППИРОВАТЬ ПО (группировку мы проходили здесь)

В этом случае результат запроса будет упорядочен по полям группировки (в той же последовательности).

Так как поле группировки Город имеет тип Справочник.Города, в настройках которого основным представлением выбрано поле Наименование, то этот запрос эквивалентен:

Наконец, если в запросе:

отсутствует секция УПОРЯДОЧИТЬ ПО
отсутствует секция ИТОГИ ПО
отсутствует секция СГРУППИРОВАТЬ ПО

В этом случае результат запроса будет упорядочен по полям сортировки по умолчанию для таблиц, из которых выбираются данные, в порядке их появления в запросе.

Так как данные выбираются из справочника Еда, в настройках которого основным представлением выбрано поле Наименование, то этот запрос будет эквивалентен:

Почему использование автоупорядочивания нежелательно

для универсальных запросов, когда разработчик не может предвидеть из каких таблиц будут запрашиваться данные
для случаев, когда получаемый порядок записей не важен, но при этом он должен быть одинаковым в независимости от применяемой СУБД

Во всех остальных случаях использовать возможность автоупорядочивания нежелательно, так как поля, которые являются полями сортировки сегодня, могут перестать быть такими завтра.

Например, сегодня мы можем написать код, чувствительный к тому, чтобы результаты запроса из справочника Еда были отсортированы по полю Наименование.

А завтра фирма "1С" (или другой разработчик) изменят настройки базы в конфигураторе так, что полем сортировки по умолчанию для справочника Еда станет, к примеру, поле Код. И, если мы использовали автоупорядочивание в запросе, то наш отчет сломается, ведь порядок сортировки уже будет другим. Вы читаете ознакомительную версию урока, полноценные уроки находятся здесь.

Поэтому всегда старайтесь указывать конкретные поля и конкретный порядок сортировки по ним в секции УПОРЯДОЧИТЬ ПО, такой запрос уже не сломать просто так:

Читайте также: