Как в 1с сделать согласие на обработку персональных данных
Бухгалтеры и специалисты по кадровому учету уже давно привыкли, что при приеме на работу нового сотрудника у него нужно брать Согласие на обработку персональных данных. А если сотрудник отказывается подписывать его? Какие штрафы ждут организацию за отсутствие этого документа? Да и как показывает судебная практика по таким вопросам, не все так просто, как кажется на первый взгляд. В этой статье мы подробно разберем все нюансы и расскажем о нововведениях в работе с личными данными в 1С: Бухгалтерии предприятия ред. 3.0.
В рамках трудовых отношений компании - работодателю необходимо обладать личными данными физ. лица для корректного оформления кадровых документов и выполнения работником своих трудовых функций.
Персональные данные (по тексту далее ПДн) — это информация, которую можно отнести к конкретному физ. лицу (Закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ). Как правило, такими данными является Ф.И.О., сведения о предыдущих местах работы, паспортные данные, и прочие.
Стоит заметить, что работодатель вправе запрашивать только те сведения, которые нужны для выполнения должностных обязанностей. Это значит, что информацию, касающуюся национальной принадлежности, политических взглядов, вероисповедания и другие подобные сведения работодатель запрашивать не имеет права.
Форма согласия
Форма документа не регламентирована, а значит может составляться по шаблону, разработанному фирмой самостоятельно. Но следует помнить, что статья 9 ФЗ от 27.07.2006 № 152-ФЗ содержит перечень обязательных требований.
Новые правила с 2021 года
1 марта произошли изменения в ФЗ от 27.07.2006 № 152-ФЗ, которые внес ФЗ от 30.12.2020 № 519-ФЗ.
Рассмотрим основные нововведения:
1. Появился документ «Согласие на распространение ПДн сотрудника».
Теперь, получив от сотрудника согласие на обработку ПДн, компания не может их распространять. Для этих целей необходимо получить от физ. лица отдельный документ, который позволяет оператору распространять данные, например, размещать их на сайте компании, на доске почета, передавать банку и другое. В этом документе важно предоставить сотруднику возможность указать какую именно информацию он разрешает распространять работодателю;
2. Молчания субъекта ПДн не может быть расценено, как согласие на распространение ПДн. Это актуально и для бездействия сотрудника (п. 8 ст. 10.1 Закона № 152-ФЗ);
3. Любые ПДн о физ. лице можно публиковать только при наличии его письменного согласия, даже если лицо самостоятельно их разместило в общедоступном месте (интернет или социальные сети). Раньше такие личные данные можно было распространять без получения согласия от их владельца (п. 2 ст. 10.1 Закона № 152-ФЗ).
Отказ от согласия
В случае, если сотрудник не дал согласия на распространение ПДн, но при этом дал согласие на обработку, то работодатель не в праве передавать информацию третьим лицам (п. 4 ст. 10.1 Закона № 152-ФЗ).
Это правило не распространяется на передачу ПДн гос. органам (ИФНС, ФСС, ПФР, полиции и другим).
Стоит отметить, что сотрудник и вовсе может отказаться от дачи согласия на обработку ПДн.
Но это не значит, что работодатель не вправе обрабатывать такие данные. Это возможно в случаях, указанных в ч. 2 ст. 9 Закона № 152-ФЗ. Одним из которых является выполнение возложенных законом обязанностей на компанию.
Как работодателю получить согласие?
Получить согласие на распространение ПДн можно двумя способами:
1. Непосредственно у физ. лица, то есть с личной подписью на бумаге;
2. Через информационную систему Роскомнадзора. Любое физ. лицо может подключиться к системе для того, чтобы указать какие ПДн и кому он разрешает распространять.
Оператор, в свою очередь, также имеет возможность подключиться к данной системе и не получать от конкретного физического лица письменное согласие, а использовать информацию, содержащуюся в системе Роскомнадзора. Это возможность станет доступной с 1 июля 2021 года.
Форма документа
Требования к содержанию согласия на распространение персональных данных утверждены Приказом Роскомнадзора от 24.02.2021 N 18. Стоит заметить, что не нужно уведомлять Роскомнадзор о своем намерении распространять персональные данные, имея на это разрешение субъекта.
Можно ли получить одно согласие от работника, прописав в нем все возможные цели обработки/распространения?
Зачастую документ Согласие содержит в себе не одну цель обработки и не одно третье лицо, которому распространяется информация, а сразу несколько, что по мнению Роскомнадзора противоречит действующему законодательству.
Согласно позиции ведомства, на каждую цель и на каждое третье лицо, которому разглашается информация о физическом лице, должно быть свое согласие. Это следует из ч. 4 ст. 9, ч. 5 ст. 18 Закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ.
В этих статьях «цель обработки» и третье лицо указаны в единственном числе, следовательно, совмещать несколько целей и несколько третьих лиц в одном документе неправомерно.
Данное правило применимо ко всем случаям, когда необходимо получить письменное согласие работника.
Судебная практика на данный момент не на стороне работодателя (Постановление от 15 января 2018 г. по делу № А40-81171/2017). В связи с этим компаниям придется оформлять большое количество согласий от работников, чтоб соблюсти нормы законодательства.
Отзыв согласия
Работник организации в любой момент имеет право отозвать свое согласие на обработку и распространение персональных данных.
Для этого ему достаточно будет подтвердить свое решение письменным требованием в произвольной форме.
В документе следует указать:
1. ФИО заявителя;
2. Контакты заявителя;
3. Указать ПДн, обработку и распространение которых необходимо прекратить.
Работодатель должен прекратить пользоваться информацией в течение трех рабочих дней. Иначе сотрудник имеет право обратиться в суд (п. 14 ст. 10.1 Закона № 152-ФЗ).
Не стоит забывать, что есть ПДн, на обработку которых согласие сотрудника не требуется, например, те, что нужны для исполнение трудового договора. Все остальные данные компании-работодателю стоит уничтожить.
Штрафы
Компаниям и ИП однозначно стоит уделить внимание новшествам, описанным выше, так как штрафные санкции увеличились вдвое.
Начиная с 27 марта 2021 г. за работу с ПДн сотрудников без их письменного согласия ИП ждет штраф от 20 000 до 40 000 руб., организации, при аналогичном нарушении должны будут уплатить от 30 000 до 150 000 руб.
Если же ИП нарушит законодательство повторно, то штраф будет составлять от 100 000 до 300 000 руб., а для компаний — от 300 000 до 500 000 руб. (ч. 2 ст. 13.11 КоАП). Наказание за такое правонарушение может последовать в течение года (ст. 4.5 КоАП РФ).
Подведем итог: правила обработки личных данных касаются абсолютно всех физических и юридических лиц.
В этой связи, работодателям целесообразно брать с сотрудников:
1. согласия на обработку персональных данных;
2. согласия на распространение персональных данных.
Документы составляются в соответствии с требованиями действующего законодательства.
Игнорирование правил обработки и распространения данных может привести к серьезным финансовым потерям.
Учет персональных данных в 1С: Бухгалтерии предприятия ред. 3.0
В программах 1С новый документ «Согласие на распространение персональных данных» на данный момент не реализован. Но и о наличии согласия на обработку персональных данных знают далеко не все бухгалтеры.
Первое, что необходимо знать – это то, что все данные хранятся в карточках физ. лиц. При приеме на работу личные данные субъекта в справочнике «Физические лица» заполняются автоматически на основании справочника «Сотрудники».
Не заметить кнопку, выводящую на печать нужный нам документ сложно, ведь она располагается прямо на панели инструментов.
Рассмотрим подробнее алгоритм заполнения Согласия на обработку ПНд.
Основные сведения о физ. лице и о компании заполняются автоматически.
Следует проверить отраженные программой информации и заполнить следующие строки:
1. Ответственный за обработку – выбираем работника организации, на которого возложена ответственность за обработку данных;
2. ФИО ответственного лица для печати.
Самая частая ошибка в этом документе — это дата получения согласия.
Зачастую документ печатают позже необходимой даты и уделяют внимание лишь полю «дата», меняя значение на корректное, но забывают сменить дату в поле «согласие получено».
В итоге показатели в этих полях существенно различаются и могут не соответствовать действительности.
Поле «Срок действия» заполняется только в том случае, если согласие предоставлено на определенные период времени, иначе конечную дату устанавливать не нужно, согласие будет бессрочным.
Распечатать документ можно в формате Word или в табличном формате 1С.
При получении от сотрудника письменного заявления на отзыв согласия на обработку ПДн, есть возможность сформировать одноименный документ из «Согласие на обработку ПДн».
Нужная для этого кнопка располагается на панели инструментов.
В отзыве снова заполняем ответственное лицо и его ФИО.
Особое внимание стоит уделить полям «Дата» и «Согласие отзывается». Они должны соответствовать дате заявления работника. Документ оповещает нас о том, что ранее у субъекта было получено Согласие.
В нашем примере оно было бессрочным. Данный документ не имеет печатной формы, но в 1С сведения регистрируются.
Все полученные и отозванные физическими лицами согласия можно найти в отчетах по кадрам.
Здесь интересны сразу два отчета, выделенные на скриншоте ниже. Они позволяют отследить действующие согласия и согласия, по которым истекает срок действия.
Также возможно увидеть отзывы согласий сотрудников.
Сформируем отчет по действующим согласиям.
У Васильева К.М. дата получения согласия и дата документа основания совпадают, чего нельзя сказать о Березовском А.С.
Двойным щелчком мыши по документу основанию можно открыть Согласие на обработку ПДн.
Обратим внимание, что в документе установлена дата, до которой будет действовать согласие, т.е. данное согласие не бессрочно.
Теперь сформируем отчет «Согласие на обработку ПДн, срок действия которых истекает».
По этому отчету легко проследить сроки действия согласий. Если данное поле пустое, значит согласие действует бессрочно. Также с помощью этого отчета можно увидеть отзывы согласий.
В соответствии с ФЗ от 27.07.2006 No 152-ФЗ работодатели обязаны сохранять конфиденциальность персональных данных, полученных от физических лиц.
В 1С можно отследить информацию по работе пользователей с данными.
Для этого необходимо произвести следующие настрой программы. Переходим в «Администрирование» - «Настройки пользователей и прав».
Раскрываем группу «Защита персональных данных».
Сначала зайдем в «Настройки регистрации событий доступа к персональным данным».
По умолчанию здесь не проставлены галочки, но для того, чтобы программа регистрировала события доступа к ПДн, необходимо проставить галочки вручную.
Список данных предопределен. Пользователю надо выбрать ту информацию, по которой предполагается отслеживание изменений.
После того, как в программе будут установлены необходимые галочки, станет доступен журнал «Защита персональных данных».
Данный журнал позволяет отследить действия сотрудников в программе.
Таким образом программа 1С позволяет регистрировать события доступа к персональным данным физических лиц.
В последние годы вопрос о персональных данных стал крайне острым ввиду активной цифровизации, а следовательно, и с ростом рисков по утечке и мошенническом использовании информации. При проведении проверок инспекторы обращают внимание на документы, относящиеся к персональным данным, их наличие, хранение, согласие работников на обработку и т.д.
Что такое персональные данные и что к ним относят
Персональные данные — это любая информация, прямо или косвенно относящаяся к физическому лицу, и позволяющая его определить. Это из статьи 3 ФЗ «О персональных данных», от 27.07.2006 № 152-ФЗ (далее — Закон).
К персональным данным, согласно данному закону, относят:
- фамилия, имя, отчество;
- место, дата рождения;
- место постоянной или временной регистрации;
- фотография или видеозапись человека, позволяющие идентифицировать человека;
- сведения о детях, родственниках, семейном положении;
- сведения о заработной плате;
- оценка навыков, личностных качеств;
- индивидуальные личные данные (раса, национальность, политические или религиозные взгляды, философские убеждения; состояние здоровья);
- информация о судимостях, или их отсутствии;
- номер телефона, адрес электронной почты, иные идентификаторы в соц. сетях или мессенджерах;
- паспортные данные, СНИЛС, ИНН (хотя с ИНН вопрос спорный);
- биометрические данные.
Также существует классификация персональных данных. Их подразделяют на:
- общедоступные;
- специальные;
- биометрические;
- иные.
Такая классификация дана в Постановлении Правительства от 1 ноября 2012 г. № 1119.
Немного подробнее по каждой категории.
Общедоступные — те, на доступ к которым дано согласие субъекта персональных данных, а не те, которые можно найти в общем доступе в интернете.
Специальные — информация о расе, национальности и религии; политических и философских взглядах, здоровье, подробностях личной жизни,
Биометрические — информация о физиологических и биологических особенностях человека. Это отпечатки пальцев, генетическая информация, рисунок радужной оболочки глаз, образцы голоса, фотографии.
Но здесь тоже важна определенная привязка к личности. Например, отпечаток пальца, используемый для идентификации сотрудника для входа в офис. Или скан радужной оболочки глаза.
К иным данным относится все остальное. Это как папка «разное» на большинстве компьютеров. Это электронная почта или геолокация,
информация о принадлежности к определенной социальной группе,
стаж работы и пр.
Также стоит упомянуть, кто является субъектом персональных данных, а кто оператором. Соответственно, субъект — физическое лицо, чьи данные обрабатывают. К примеру, собирают и хранят. А оператор персональных данных — юридические лица, государственные организации или ведомства. Они данные собирают, обрабатывают, хранят , передают и уничтожают .
Обратите внимание! Уничтожение персональных данных должно происходить таким образом, чтобы впоследствии ими не могли воспользоваться ни злоумышленники, ни нечистоплотные сотрудники организации, а у проверяющих не оставалось сомнений в законности процедуры. Делис Архив проведет экспертизу документов, отбор и уничтожение, предоставит все подтверждающие документы и уничтожит документы, содержащие конфиденциальную информацию. Подробнее .
Обработка персональных данных
Любой договор с физлицом, содержащий его личные данные (а он и будет их содержать, если это не публичная оферта), должен в обязательном порядке содержать раздел о персональных данных. Без письменного согласия человека, обработка персональных данных оператором, а также их передача третьим лицам — запрещена.
Вообще, обработка персональных данных — это вообще любые действия, которые с ними делают. Сюда входит:
- сбор;
- передача;
- запись;
- хранение;
- извлечение;
- изменение;
- обезличивание;
- анализ;
- удаление.
В свою очередь, обработка может осуществляться тремя путями:
- Автоматизированная — с помощью средств вычислительной техники. Это компьютеры, телефоны и другие электронные устройства, базы данных, криптографические средства защиты, программы, скрипты.
- Смешанная — обработка человеком при участии средств вычислительной техники. Например, когда в бухгалтерии вбивают в программу данные из бумажного заявления на отпуск.
- Неавтоматизированная — без автоматизации.
После того, как персональные данные обработаны они отправляются на хранение в архив. Это может быть и отдельное специализированное помещение (если речь о бумажных документах) и электронное хранилище (например, облачное). В любом случае вам впоследствии нужно иметь возможность оперативно найти данные и уничтожить их (по требованию субъекта) или передать (в силу закона).
Чтобы поиск не стал квестом, рекомендуем правильно организовать архив, как обычный, так и электронный. Как это сделать знают специалисты Делис Архив .
Что будет, если нарушить законодательство о персональных данных
Следит за соблюдением законодательства в этой сфере организация, которая у многих на слуху — Роскомнадзор. Применяемая статья — 13.11 КоАП.
- обработка ПД, несовместимая с целью сбора — штраф до 3 тыс. для граждан, до 10 тыс. на должностных лиц, до 50 тыс. — на организации .
- обработка ПД без письменного согласия субъекта — штраф для граждан до 5 тыс., до 20 тыс. на должностных лиц, до 75 тыс. на организации .
- неопубликование документа о политике оператора в отношении обработки ПД — штраф для граждан до 1,% тыс руб., для должностных лиц до 6 тыс., для ИП до 10 тыс., а для юрлиц — до 30 тыс .
Если собирать персональные данные о гражданах РФ на серверы, расположенные за пределами РФ — штраф до 6 миллионов.
Что делать, чтобы не попасть под штрафы
Чтобы собирать, хранить и обрабатывать ПД, нужно соблюдать требования Закона № 152-ФЗ. Краткий чек-лист:
- Зарегистрироваться в Роскомнадзоре, как оператор персональных данных.
- Запрашивать разрешение на сбор и обработку данных у субъектов и не собирать с них лишние данные.
- Отвечать на обращения субъектов и предоставлять им всю информацию.
- Собирать и хранить информацию только для достижения определенных целей, и на определенный срок.
- Хранить и защищать ПД по закону, обеспечивать сохранность, тайну и точность данных, не передавая третьим лицам. А если передавать, то только с документальным подтверждением и только аттестованным.
- Уточнять, блокировать или уничтожать ПД по заявлению субъектов или когда достигли целей их сбора.
Все нужна регистрация в Роскомнадзоре?
Может возникнуть ощущение, что уже давно всем работодателям нужно бежать в Роскомнадзор и регистрироваться как оператору персональных данных. Однако это не так. Вот исключения:
- сбор персональных данных гражданина оператором осуществляется в связи с установлением трудовых отношений;
- персональные данные собираются с целью заключения договора, без последующей передачи и распространения третьим лицам, также предусматривается использование персональных данных только для исполнения договора с гражданином;
- обработка персональных данных, находящимся в открытом доступе;
- сбор фамилии, имени и отчества граждан без указания телефона, e-mail;
- сбор персональных данных проводится с целью однократного пропуска гражданина на территорию оператора, собирающего данные, или в аналогичных случаях;
- сбор, обработка и хранение персональных данных осуществляется на бумажных носителях без использования средств автоматизации. Кстати, хранить свой бумажный архив, включая кадровые документы и персональные данные вы можете и вне офиса . Так можно избежать их утраты и несанкционированного доступа к информации.
Во всех остальных случаях — регистрация обязательна!
Не забудьте, что в Делис Архив действует акция «Новогодняя» — дарим полезные подарки действующим и будущим клиентам!
Бухгалтеры и специалисты по кадровому учету уже давно привыкли, что при приеме на работу нового сотрудника у него нужно брать Согласие на обработку персональных данных. А если сотрудник отказывается подписывать его? Какие штрафы ждут организацию за отсутствие этого документа? Да и как показывает судебная практика по таким вопросам, не все так просто, как кажется на первый взгляд. В этой статье мы подробно разберем все нюансы и расскажем о нововведениях в работе с личными данными в 1С: Бухгалтерии предприятия ред. 3.0.
В рамках трудовых отношений компании — работодателю необходимо обладать личными данными физ. лица для корректного оформления кадровых документов и выполнения работником своих трудовых функций.
Персональные данные (по тексту далее ПДн) — это информация, которую можно отнести к конкретному физ. лицу (Закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ). Как правило, такими данными является Ф.И.О., сведения о предыдущих местах работы, паспортные данные, и прочие.
Стоит заметить, что работодатель вправе запрашивать только те сведения, которые нужны для выполнения должностных обязанностей. Это значит, что информацию, касающуюся национальной принадлежности, политических взглядов, вероисповедания и другие подобные сведения работодатель запрашивать не имеет права.
Форма согласия
Форма документа не регламентирована, а значит может составляться по шаблону, разработанному фирмой самостоятельно. Но следует помнить, что статья 9 ФЗ от 27.07.2006 № 152-ФЗ содержит перечень обязательных требований.
Новые правила с 2021 года
1 марта произошли изменения в ФЗ от 27.07.2006 № 152-ФЗ, которые внес ФЗ от 30.12.2020 № 519-ФЗ.
Рассмотрим основные нововведения.
1. Появился документ «Согласие на распространение ПДн сотрудника».
Теперь, получив от сотрудника согласие на обработку ПДн, компания не может их распространять. Для этих целей необходимо получить от физ. лица отдельный документ, который позволяет оператору распространять данные, например, размещать их на сайте компании, на доске почета, передавать банку и другое. В этом документе важно предоставить сотруднику возможность указать какую именно информацию он разрешает распространять работодателю.
2. Молчание субъекта ПДн не может быть расценено, как согласие на распространение ПДн. Это актуально и для бездействия сотрудника (п. 8 ст. 10.1 Закона № 152-ФЗ).
3. Любые ПДн о физ. лице можно публиковать только при наличии его письменного согласия, даже если лицо самостоятельно их разместило в общедоступном месте (интернет или социальные сети). Раньше такие личные данные можно было распространять без получения согласия от их владельца (п. 2 ст. 10.1 Закона № 152-ФЗ).
Отказ от согласия
В случае, если сотрудник не дал согласия на распространение ПДн, но при этом дал согласие на обработку, то работодатель не в праве передавать информацию третьим лицам (п. 4 ст. 10.1 Закона № 152-ФЗ).
Правило не распространяется на передачу ПДн гос. органам (ИФНС, ФСС, ПФР, полиции и другим).
Стоит отметить, что сотрудник и вовсе может отказаться от дачи согласия на обработку ПДн. Но это не значит, что работодатель не вправе обрабатывать такие данные. Это возможно в случаях, указанных в ч. 2 ст. 9 Закона № 152-ФЗ. Одним из которых является выполнение возложенных законом обязанностей на компанию.
Как работодателю получить согласие?
Получить согласие на распространение ПДн можно двумя способами:
1. Непосредственно у физ. лица, то есть с личной подписью на бумаге;
2. Через информационную систему Роскомнадзора. Любое физ. лицо может подключиться к системе для того, чтобы указать какие ПДн и кому он разрешает распространять.
Оператор, в свою очередь, также имеет возможность подключиться к данной системе и не получать от конкретного физического лица письменное согласие, а использовать информацию, содержащуюся в системе Роскомнадзора. Это возможность станет доступной с 1 июля 2021 года.
Форма документа
Требования к содержанию согласия на распространение персональных данных утверждены Приказом Роскомнадзора от 24.02.2021 N 18. Стоит заметить, что не нужно уведомлять Роскомнадзор о своем намерении распространять персональные данные, имея на это разрешение субъекта.
Можно ли получить одно согласие от работника, прописав в нем все возможные цели обработки/распространения?
Зачастую документ «Согласие» содержит в себе не одну цель обработки и не одно третье лицо, которому распространяется информация, а сразу несколько, что по мнению Роскомнадзора противоречит действующему законодательству.
Согласно позиции ведомства, на каждую цель и на каждое третье лицо, которому разглашается информация о физическом лице, должно быть свое согласие. Это следует из ч. 4 ст. 9, ч. 5 ст. 18 Закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ.
В этих статьях «цель обработки» и третье лицо указаны в единственном числе, следовательно, совмещать несколько целей и несколько третьих лиц в одном документе неправомерно.
Данное правило применимо ко всем случаям, когда необходимо получить письменное согласие работника.
Судебная практика на данный момент не на стороне работодателя (Постановление от 15 января 2018 г. по делу № А40-81171/2017). В связи с этим компаниям придется оформлять большое количество согласий от работников, чтоб соблюсти нормы законодательства.
Отзыв согласия
Работник организации в любой момент имеет право отозвать свое согласие на обработку и распространение персональных данных.
Для этого ему достаточно будет подтвердить свое решение письменным требованием в произвольной форме.
В документе следует указать:
- ФИО заявителя;
- контакты заявителя;
- ПДн, обработку и распространение которых необходимо прекратить.
Работодатель должен прекратить пользоваться информацией в течение трех рабочих дней. Иначе сотрудник имеет право обратиться в суд (п. 14 ст. 10.1 Закона № 152-ФЗ).
Не стоит забывать, что есть ПДн, на обработку которых согласие сотрудника не требуется, например, те, что нужны для исполнение трудового договора. Все остальные данные компании-работодателю стоит уничтожить.
Штрафы
Компаниям и ИП однозначно стоит уделить внимание новшествам, описанным выше, так как штрафные санкции увеличились вдвое.
Начиная с 27 марта 2021 г. за работу с ПДн сотрудников без их письменного согласия ИП ждет штраф от 20 000 до 40 000 руб., организации, при аналогичном нарушении должны будут уплатить от 30 000 до 150 000 руб.
Если же ИП нарушит законодательство повторно, то штраф будет составлять от 100 000 до 300 000 руб., а для компаний — от 300 000 до 500 000 руб. (ч. 2 ст. 13.11 КоАП). Наказание за такое правонарушение может последовать в течение года (ст. 4.5 КоАП РФ).
Подведем итог: правила обработки личных данных касаются абсолютно всех физических и юридических лиц.
В этой связи, работодателям целесообразно брать с сотрудников:
1. согласия на обработку персональных данных;
2. согласия на распространение персональных данных.
Документы составляются в соответствии с требованиями действующего законодательства.
Игнорирование правил обработки и распространения данных может привести к серьезным финансовым потерям.
Учет персональных данных в 1С: Бухгалтерии предприятия ред. 3.0
В программах 1С новый документ «Согласие на распространение персональных данных» на данный момент не реализован. Но и о наличии согласия на обработку персональных данных знают далеко не все бухгалтеры.
Первое, что необходимо знать — это то, что все данные хранятся в карточках физ. лиц. При приеме на работу личные данные субъекта в справочнике «Физические лица» заполняются автоматически на основании справочника «Сотрудники».
Не заметить кнопку, выводящую на печать нужный нам документ сложно, ведь она располагается прямо на панели инструментов
Рассмотрим подробнее алгоритм заполнения Согласия на обработку ПНд.
Основные сведения о физ. лице и о компании заполняются автоматически.
Следует проверить отраженные программой информации и заполнить следующие строки:
1. Ответственный за обработку — выбираем работника организации, на которого возложена ответственность за обработку данных;
2. ФИО ответственного лица для печати.
Самая частая ошибка в этом документе — это дата получения согласия.
Зачастую документ печатают позже необходимой даты и уделяют внимание лишь полю «дата», меняя значение на корректное, но забывают сменить дату в поле «согласие получено».
В итоге показатели в этих полях существенно различаются и могут не соответствовать действительности.
Поле «Срок действия» заполняется только в том случае, если согласие предоставлено на определенные период времени, иначе конечную дату устанавливать не нужно, согласие будет бессрочным.
Распечатать документ можно в формате Word или в табличном формате 1С.
При получении от сотрудника письменного заявления на отзыв согласия на обработку ПДн, есть возможность сформировать одноименный документ из «Согласие на обработку ПДн».
Нужная для этого кнопка располагается на панели инструментов.
В отзыве снова заполняем ответственное лицо и его ФИО.
Особое внимание стоит уделить полям «Дата» и «Согласие отзывается». Они должны соответствовать дате заявления работника. Документ оповещает нас о том, что ранее у субъекта было получено Согласие.
В нашем примере оно было бессрочным. Данный документ не имеет печатной формы, но в 1С сведения регистрируются.
Все полученные и отозванные физическими лицами согласия можно найти в отчетах по кадрам.
Здесь интересны сразу два отчета, выделенные на скриншоте ниже. Они позволяют отследить действующие согласия и согласия, по которым истекает срок действия.
Также возможно увидеть отзывы согласий сотрудников.
Сформируем отчет по действующим согласиям.
У Васильева К.М. дата получения согласия и дата документа основания совпадают, чего нельзя сказать о Березовском А.
Двойным щелчком мыши по документу основанию можно открыть Согласие на обработку ПДн.
Обратим внимание, что в документе установлена дата, до которой будет действовать согласие, т.е. данное согласие не бессрочно.
Теперь сформируем отчет «Согласие на обработку ПДн, срок действия которых истекает».
По этому отчету легко проследить сроки действия согласий. Если данное поле пустое, значит согласие действует бессрочно. Также с помощью этого отчета можно увидеть отзывы согласий.
В соответствии с ФЗ от 27.07.2006 No 152-ФЗ работодатели обязаны сохранять конфиденциальность персональных данных, полученных от физических лиц.
В 1С можно отследить информацию по работе пользователей с данными.
Для этого необходимо произвести следующие настрой программы. Переходим в «Администрирование» — «Настройки пользователей и прав».
Раскрываем группу «Защита персональных данных».
Сначала зайдем в «Настройки регистрации событий доступа к персональным данным».
По умолчанию здесь не проставлены галочки, но для того, чтобы программа регистрировала события доступа к ПДн, необходимо проставить галочки вручную.
Список данных предопределен. Пользователю надо выбрать ту информацию, по которой предполагается отслеживание изменений.
После того, как в программе будут установлены необходимые галочки, станет доступен журнал «Защита персональных данных».
Данный журнал позволяет отследить действия сотрудников в программе.
Таким образом программа 1С позволяет регистрировать события доступа к персональным данным физических лиц.
Как контролировать доступ к персональным данным в 1С?
Контроль за созданием, изменением, удалением данных в программе (кроме событий доступа к персональным данным) выполняется в Журнале регистрации : раздел Администрирование – Настройки программы – Обслуживание – ссылка Журнал регистрации .
Журнал регистрации событий выглядит следующим образом.
Подлежат контролю следующие события:
- вход в программу;
- выход из программы;
- аутентификация;
- отказ от аутентификации;
- просмотр персональных данных;
- отказ в доступе к персональным данным.
1С позволяет регистрировать события доступа к персональным данным физических лиц в программе по специальной настройке Защита персональных прав .
Пошаговая инструкция настройки регистрации событий доступа к персональным данным.
Шаг 1. Открыть форму настройки Защита персональных прав : раздел Администрирование – Настройки пользователей и прав – ссылка Защита персональных прав .
Шаг 2. Открыть ссылку Настройка регистрации событий доступа к персональным данным .
Список возможных вариантов контроля:
- флажок Обработка ПДн – обработка персональных данных;
- группа Личные данные – контроль доступа к личным данным физических лиц, администратору программы необходимо установить флажок в группе реквизитов Личные данные :
- флажок Адреса и телефоны – контроль доступа к адресам и телефонам физических лиц;
- флажок Паспортные данные – контроль доступа к паспортным данным;
- флажок Инвалидность – контроль доступа к сведениям об инвалидности;
По выбранным вариантам программа будет автоматически регистрировать в специальных регистрах кто и когда осуществлял доступ к указанным данным в программе.
Шаг 3. Выставить требуемые события для регистрации, например, флажки Личные данные и Паспортные данные .
![]()
Шаг 4. Нажать на кнопку Записать и закрыть .
После завершения данной настройки программа будет автоматически регистрировать события доступа к персональным данным.
![]()
Помогла статья?
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно
Похожие публикации
-
.У вас нет доступа на просмотр Чтобы получить доступ:Оформите коммерческую..У вас нет доступа на просмотр Чтобы получить доступ:Оформите коммерческую.
Карточка публикации
(1 оценок, среднее: 5,00 из 5)
Читайте также:
