Как в 1с добавить кадровые документы
На данный момент кадровый ЭДО законодательно регламентирован только в отношении дистанционных сотрудников (гл. 49.1 ТК РФ). Но даже несмотря на то, что в трудовом законодательстве не установлены правила кадрового ЭДО с другими сотрудниками, на практике многие работодатели устанавливают свои правила ЭДО, опираясь на трудовое право и Закон от 06.04.2011 г. № 63-ФЗ.
Каким образом работодатель может осуществлять ЭДО кадровых документов?
Хранение электронных кадровых документов
В программе 1С:ЗУП ред. 3 имеется стандартная подсистема «Электронная подпись». С ее помощью пользователь может подписывать печатные формы, присоединенные к кадровым приказам. Такая возможность позволяет работодателю частично организовать электронное хранение приказов.
Первоначально нужно настроить программу 1С:ЗУП ред. 3 для работы с ЭЦП. Для этого пользователь заходит в меню «Администрирование», выбирает «Общие настройки» и переходит в раздел «Электронная подпись и шифрование».
Чтобы иметь возможность подписывать файлы, необходимо поставить флажок «Электронная подпись», а затем сделать настройки справочников «Программы» и «Сертификаты», пройдя по гиперссылке «Настройки электронной подписи и шифрования».
Для подписания приказа электронной подписью в программе проводятся действия:
- в форме сохранения печатной формы пользователь ставит переключатель в положение «Присоединить к документу», а затем выбирает нужный формат документа;
- в форме списка присоединенных к документу файлов пользователь встает курсором на требуемую печатную форму, а затем в меню кнопки «Электронная подпись» выбирает «Подписать».
Для выгрузки на диск документа, подписанного ЭЦП, в меню кнопки «Электронная подпись» выбирается «Сохранить вместе с электронной подписью».
Таким образом, электронный документ состоит из 2-х файлов:
Конечно, данный вариант хранения электронной документации не может обеспечить доступ работников к своим ЭЦП и архиву компании.
Обмен с работниками электронными кадровыми документами
В новых версиях 1С:ЗУП 8 ред. 3 будет возможность получать файл визуализации для печати. В нем будет штамп с указанием номера сертификата ЭЦП. К примеру, если работодателю нужно ознакомить сотрудника с приказом в письменном виде под подпись, тогда файл, подписанный работодателем, будет состоять из 3-х файлов — печатная форма без штампа, файл отсоединенной ЭЦП, печатная форма со штампом. И все эти файлы работодатель сможет отправлять работнику на электронную почту.
Важен такой момент — для применения локальной усиленной ЭЦП на ПК работника должны быть установлены средства криптографической защиты информации. Кроме того, информация по поводу факсимильной подписи указывается только в ГК РФ, а трудовые отношения регламентируются нормами ТК РФ. Также искать в электронной почте юридически значимые документы бывает не всегда удобно.
Какие существуют виды ЭЦП?
Для организации электронного документооборота используются 2 вида ЭЦП — простая и усиленная. Усиленная ЭЦП подразделяется на неквалифицированную и квалифицированную (ст. 5 Закона от 06.04.2011 г. № 63-ФЗ). Виды ЭЦП различаются по степеням защиты и областям применения.
Простая ЭЦП подтверждает, что документ подписан конкретным работником с использованием кодов доступа, т.е. аутентификация произведена через логин и пароль, электронную почту, СМС и т.д. Работодатель может собственными средствами создать их внутри своей корпоративной системы.
Так как для простой ЭЦП нет единого утвержденного стандарта формирования и использования, работодатель может сам разработать ее формат. Он должен отвечать требованиям Закона № 63-ФЗ, а также его нужно закрепить во внутренней документации компании. Если после подписания документа в него вносились корректировки, то простая ЭЦП не дает возможности их отследить.
Усиленная ЭЦП, в отличие от простой ЭЦП, гарантирует неизменность подписанного документа. К такой цифровой подписи есть возможность применить проверку на подлинность. Для создания усиленной ЭЦП применяются средства криптографической защиты информации.
Квалифицированная усиленная ЭЦП оформляется удостоверяющим центром, аккредитованным Минкомсвязи. Такая электронная подпись имеет высокий уровень надежности и приравнивается к личной подписи сотрудника (п. 4 ст. 5 Закона № 63-ФЗ). Оформление сертификата данной ЭЦП осуществляется на платной основе, срок его действия в основном 1 год.
Неквалифицированная усиленная ЭЦП используется для работы с электронной документацией внутри компании, если имеется соглашение о признании ее собственноручной. Данная ЭЦП может быть и облачной — в такой ситуации не нужно устанавливать средства криптографической защиты информации на ПК сотрудника. Облачные ЭЦП имеют хороший уровень безопасности и юридическую значимость, но при этом не нужны дополнительные расходы на логистику и токены. Эта ЭЦП имеет срок действия, указываемый при оформлении сертификата.
Как проводится эксперимент по переходу на ЭДО кадровой документации
Согласно Закону от 24.04.2020 г. № 122-ФЗ в России проводится эксперимент по применению кадрового электронного документооборота отдельными работодателями и сотрудниками. В этом случае документы не дублируются на бумажном носителе.
Задача такого эксперимента — перейти на ЭДО по кадровой документации с одновременным решением возникающих вопросов и проблем, касаемых электронных документов по трудовым отношениям. Кроме того, на основании проводимого эксперимента вырабатывается план изменения законодательства в сфере труда. К примеру, в будущих нормативно-правовых актах будут указываться виды ЭЦП для компаний и сотрудников, место хранения электронной документации, порядок оформления согласия работника.
Эксперимент по внедрению кадрового ЭДО проводится с помощью государственного ресурса «Работа в России».
ЭЦП в законопроекте об ЭДО по кадровым документам
При ведении кадрового ЭДО работодатель обязан подписывать документы усиленной квалифицированной ЭЦП. Сотрудник может подписывать документы простой ЭЦП, но только при обмене через ресурс «Работа в России». Для авторизации на этом портале работник использует учетную запись в системе ЕСИА.
В случае, когда обмен документами осуществляется через систему работодателя, сотрудник должен использовать усиленную квалифицированную или неквалифицированную ЭЦП. Для этого компания покупает программу у криптопровайдера, а создаваемые работникам подписи являются условно бесплатными.
Кроме того, разрешается использовать бесплатные средства криптографической защиты информации, к примеру, VipNet CSP. Потребуется выпустить сертификаты ЭЦП, а также поставить их на рабочие компьютеры, произвести настройку системы на работу с криптопровайдером и сертификатами. Также работодатель должен отслеживать валидность сертификатов — при необходимости перевыпускать или отзывать их.
Нужно отметить, что устанавливается закрытый список кадровых документов, по которым планируется применение работниками усиленной квалифицированной или неквалифицированной ЭЦП. В частности, к ним будут относится трудовые договоры и допсоглашения к ним, договоры о материальной ответственности, ученические договоры.
Схема ЭДО кадровых документов
Электронный документооборот кадровых документов в рамках эксперимента выглядит следующим образом:
При этом учитываются такие моменты:
- Кадровый документ можно оформлять в информационной системе работодателя, например, в 1С:ЗУП 8 ред. 3.
- Работодатель подписывает документ усиленной квалифицированной ЭЦП.
- Предоставление электронного документа производится через его выгрузку в ресурс «Работа в России» из программы 1С:ЗУП 8 ред. 3.
- Сотрудник отдела кадров авторизуется в личном кабинете компании на сайте «Работа в России», а затем обрабатывает выгруженные из 1С документы, т.е. группирует их в журналы и направляет в личные кабинеты работников.
- Сотрудник авторизуется в личном кабинете компании на сайте «Работа в России», а затем подписывает документ своей ЭЦП, тем самым подтверждая, что согласен с информацией в нем.
Далее сотрудник отдела кадров получает в личном кабинете данные о том, что работник ознакомлен с документом.
Через площадку «Работа в России» можно не только обмениваться электронными документами, но и хранить архив кадровой документации.
Для перехода на кадровый ЭДО работодатель должен получить согласие работника, оформить квалифицированную ЭЦП для кадровика и неквалифицированные или простые ЭЦП для сотрудников.
Согласие работника на участие в ЭДО кадровых документов
Работодатель должен получить от сотрудника согласие на участие в кадровом ЭДО. Для этого нужно:
- внести корректировки во внутреннюю документацию компании, например, колдоговор, а затем ознакомить работников под подпись с внесенными изменениями;
- внести корректировки в трудовые договоры текущих работников, а при приеме новых указывать пункт о согласии с кадровым ЭДО в заключаемом трудовом договоре;
- разработать и утвердить отдельный документ — согласие на присоединение к кадровому электронному документообороту.
Предположительно, данное согласие должно подписываться такой ЭЦП, чтобы она имела статус юридически значимой не только в компании, но и за ее пределами. Поэтому рекомендуется подписать хотя бы один документ собственноручной подписью или квалифицированной ЭЦП, оформленной в аккредитованном удостоверяющем центре.
В данный момент обсуждается вопрос, можно ли согласие дистанционных сотрудников подписывать неквалифицированной ЭЦП.
Как произвести интеграцию программы 1С:ЗУП ред. 3 и ресурса «Работа в России»
В обновленной конфигурации 1С:ЗУП ред. 3 пользователям будет предоставлена возможность настроить выгрузку печатных форм документов из программы на ресурс «Работа в России».
Для этого нужно зайти в настройки кадрового учета и поставить галочку «Используется интеграция с порталом «Работа в России». Когда данная опция будет включена, в печатной форме документов будет специальная кнопка «Передать на «Работа в России».
Далее планируется, что в 1С:ЗУП 8 ред. 3 можно будет подписывать документы несколькими ответственными лицами и передавать их для подписи ответственному лицу.
Как вести ЭДО кадровой документации в 1С:Кабинет сотрудника
Так как документооборот через сервис «Работа в России» — односторонний, т.е. работодатель может подписать документ и ознакомить с ним работника, то сотруднику негде написать и подписать заявление или запросить справку.
С помощью сервиса 1С:Кабинет сотрудника можно сделать так, что работники станут полноценными участниками ЭДО кадровых документов:
- Администратор абонента сервиса включает в настройках использование ЭЦП. В этом случае работники могут самостоятельно создавать сертификаты усиленной неквалифицированной ЭЦП и использовать их для подписи документов. Данные сертификаты хранятся в облачном хранилище.
В планах предоставить администратору абонента сервиса возможность настраивать срок действия сертификатов работников. При окончании срока сервис выдаст предупреждение об этом. Работник сможет переоформить сертификат в любое время.
- Работники подписывают документы с любого устройства — не только с ПК, но и со смартфона. При этом они вводят пароль закрытого ключа ЭЦП один раз за сеанс.
Для перехода на ЭДО кадровых документов можно использовать следующие программы и сервисы, отвечающие требованиям законодательства:
- Конфигурация 1С с встроенным зарплатным модулем (1С:ЗУП ред. 3, 1С:ЗИК госучреждения ред. 3, 1С:ERP ред. 2, 1С:Комплексная автоматизация 8 ред.2). В этой конфигурации можно подготовить кадровые документы, подписать их усиленной квалифицированной ЭЦП, опубликовать на сайте «Работа в России», настроить взаимодействие с 1С:Кабинет сотрудника.
- Ресурс «Работа в России», через которую можно хранить кадровые документы в электронном виде;
- Сервис 1С:Кабинет сотрудника, в котором есть возможность сделать работников полноценными участниками ЭДО кадровых документов. В кабинете работник может подписывать документы усиленной неквалифицированной ЭЦП, получать сведения о своей зарплате, подавать заявления, заказывать и получать справки и т.д.
В дальнейшем планируется организовать интеграцию 1С:Кабинет сотрудника с 1С:Бухгалтерия предприятия.
1С:Кабинет сотрудника
Удобный сервис для сотрудников, который экономит время бухгалтера и кадровика
Электронное хранение кадровых документов в организации
В состав конфигурации «Зарплата и управление персоналом» ред. 3 внедрена стандартная подсистема «Электронная подпись», с помощью которой можно подписывать присоединенные к кадровым приказам печатные формы. Эта возможность позволяет организациям частично перейти на хранение приказов на электронных носителях.Первоначальная настройка программы «Зарплата и управление персоналом» ред. 3 для работы с электронной подписью производится в разделе Администрирование – Общие настройки – Электронная подпись и шифрование.
Для включения возможности подписания файлов нужно установить флажок Электронная подпись и выполнить настройки справочников Программы и Сертификаты по ссылке Настройки электронной подписи и шифрования (см. рис. 1).
Рис. 1. Настройка электронной подписи
Для того, чтобы подписать электронной подписью приказ, в программе выполняются следующие действия:
В форме сохранения печатной формы установить переключатель в положение Присоединить к документу и выбрать нужный формат (например, Документ PDF/A (.pdf)) – см. рис. 2.
Рис. 2. Сохранение печатной формы
В форме списка присоединенных к документу файлов встать курсором на нужную печатную форму и в меню кнопки Электронная подпись выбрать пункт Подписать (см. рис. 3).
Рис. 3. Подписание присоединенного файла
Для того, чтобы выгрузить на диск подписанный электронной подписью документ, в меню кнопки Электронная подпись следует выбрать пункт Сохранить вместе с электронной подписью (см. рис. 4).
Рис. 4. Выгрузка подписанного электронной подписью документа
В результате электронный документ будет состоять из двух файлов:
файл печатной формы в выбранном формате (например, PDF);
Рис. 5. Проверка подлинности электронной подписи
Безусловно, такой вариант хранения электронных документов не сможет обеспечить доступ сотрудников к своим электронным документам и к архиву предприятия.
Обмен кадровыми документами с сотрудниками в электронном виде
При этом локальная усиленная электронная подпись требует установки на компьютере сотрудника средств криптографической защиты информации (далее – СКЗИ), а указание на использование факсимиле присутствует только в Гражданском кодексе, трудовые же отношения регулируются нормами Трудового кодекса. Кроме того, разыскивать юридически значимые документы в электронной почте неудобно.
Виды электронной подписи
В электронном документообороте различают два вида электронной подписи: простая и усиленная. Усиленная электронная подпись, в свою очередь, может быть квалифицированной и неквалифицированной (ст. 5 закона № 63-ФЗ). Эти виды электронной подписи отличаются степенью защиты и областью применения.
Простая электронная подпись (далее – ПЭП) подтверждает, что документ подписал конкретный сотрудник с помощью кодов доступа (аутентификация с помощью логина и пароля, СМС, email и пр.), которые могут быть созданы внутри корпоративной системы работодателя ее собственными средствами. Поскольку для ПЭП нет единого стандарта формирования и применения, организация может самостоятельно разработать формат ПЭП, отвечающий положениям закона 63-ФЗ, и закрепить его в локальных нормативных актах. При этом если в документ после его подписания вносились изменения, то ПЭП не позволит их отследить.
В отличие от простой ЭП, усиленная электронная подпись гарантирует неизменность документа, и к ней можно применить процедуру проверки ее подлинности. Она обладает большей надежностью и приравнивается к собственноручной подписи работника (п. 4 ст. 5 закона 63-ФЗ). Для формирования усиленной ЭП используются СКЗИ.
Квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи (УКЭП) выдает удостоверяющий центр, аккредитованный в соответствии с требованиями закона № 63-ФЗ от 06.04.2011 «Об электронной подписи». Выпуск сертификата УКЭП является платным, а срок действия, как правило, составляет один год.
Неквалифицированная ЭП (далее – УНЭП) подходит для работы с электронными документами внутри организации, если есть соглашение о признании ее собственноручной. Неквалифицированная подпись также может быть облачной, в этом случае не требуется установка СКЗИ на компьютер пользователя. Облачные ЭП безопасны и юридически значимы, при этом не требуют затрат на логистику и токены. У такой подписи также есть срок действия, который настраивается при выдаче сертификата.
Эксперимент по переходу на кадровый ЭДО
Федеральным законом от 24.04.2020 № 122-ФЗ предусмотрено проведение в России эксперимента по использованию отдельными работодателями и работниками электронных кадровых документов без их дублирования на бумаге. Задачей эксперимента по переходу на кадровый ЭДО является урегулирование существующих вопросов, касающихся использования в сфере трудовых отношений электронных кадровых документов и выработка плана по изменению трудового законодательства. В частности, в текстах будущих нормативных актов законодатель укажет на виды используемых работодателем и работником электронных подписей, место хранения электронных документов и порядок получения согласия от сотрудника.Виды электронной подписи в законопроекте о кадровом ЭДО
При кадровом электронном взаимодействии работодатель в лице ответственных сотрудников должен подписывать документы с использованием УКЭП. Допускается применение ПЭП со стороны сотрудника, если обмен документами производится через систему «Работа в России».
Авторизация сотрудника на портале «Работа в России» производится по учетной записи Единой системы идентификации и аутентификации (ЕСИА). В этом случае ключом ПЭП является учетная запись сотрудника в ЕСИА.
Если же обмен производится с помощью системы работодателя, то работник применяет УКЭП или УНЭП. Предприятие приобретает лицензии на программу-криптопровайдер (например, КриптоПро CSP), и формируемые сотрудниками электронные подписи будут условно бесплатными. Можно использовать и бесплатные СКЗИ, например VipNet CSP. Помимо выпуска сертификатов, потребуется их установить на все рабочие компьютеры, настроить информационные системы на работу с криптопровайдером и с этим сертификатом, а также следить за их валидностью, перевыпускать и отзывать.
При этом для закрытого перечня кадровых документов (трудового договора и допсоглашения к нему, договора о материальной ответственности и ученического договора) федеральным законом № 122-ФЗ предлагается использование сотрудником УКЭП или УНЭП.
Схема электронного взаимодействия в рамках эксперимента
Схема движения электронного кадрового документа представлена на рис. 6.
Рис. 6. Схема движения электронного кадрового документа
Оформление кадрового документа может производиться в информационной системе работодателя (в нашем случае – «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3).
Подписание документа усиленной квалифицированной электронной подписью работодателя.
Предоставление документа в электронном виде осуществляется путем выгрузки документов из «1С:Зарплаты и управления персоналом 8» ред. 3 на портал «Работа в России».
Кадровик, авторизовавшись в личном кабинете организации на портале «Работа в России», обработает загруженные из «1С:Зарплаты и управления персоналом 8» ред. 3 документы (сгруппирует их в журналы и «протолкнет» в кабинеты сотрудников).
Работник, авторизовавшись в личном кабинете на портале «Работа в России», подписывает документы электронной подписью, выражая согласие с их содержимым.
После этого в личном кабинете организации кадровик получит информацию об ознакомлении сотрудника с документом.
Помимо электронного обмена документами, портал «Работа в России» обеспечивает долгосрочное хранение архива кадровых документов и снимает вопрос о долгосрочном хранении электронных документов и доступа сотрудников (в том числе бывших) к этим документам.
Таким образом, при переходе на электронный кадровый документооборот от работодателя, в первую очередь, требуется получить согласие сотрудника, снабдить кадровиков ключами и квалифицированными сертификатами электронной подписи, обеспечить сотрудников ключами неквалифицированной или простой электронной подписи.
Согласие сотрудника на участие в кадровом ЭДО
Для того, чтобы работодателю получить согласие работника на участие в электронном кадровом документообороте, потребуется:
внести изменение в локальный акт организации (коллективный договор) и ознакомить сотрудников с новой редакцией под подпись.
оформить изменение к трудовому договору для текущих сотрудников, а при приеме новых работников вписывать согласие в трудовой договор (контракт).
оформить отдельный документ-согласие на присоединение к кадровому ЭДО.
Предполагается, что согласие будет подписано такой подписью, чтобы она была юридически значимой и за пределами предприятия. Поэтому потребуется подписать хотя бы один документ собственноручной подписью либо квалифицированной подписью, сертификат которой получен в аккредитованном УЦ.
Вопрос о том, возможно ли будет использовать для подписания согласия неквалифицированную подпись для дистанционных работников, в настоящее время обсуждается в рабочей группе по внедрению кадрового ЭДО.
Интеграция «1С:Зарплаты и управления персоналом 8» ред. 3 и портала «Работа в России»
В одном из очередных релизов конфигурации «Зарплата и управление персоналом» ред. 3 появится возможность настройки выгрузки печатных форм документов на портал «Работа в России».
Для этого в настройках кадрового учета потребуется установить флажок Используется интеграция с порталом «Работа в России». После включении этой опции в печатных формах приказов появится кнопка Передать на «Работа в России» (см. рис. 7).
Рис. 7. Подписание и публикация приказа на портале «Работа в России» одной кнопкой
В планах развития «1С:Зарплаты и управления персоналом 8» ред. 3 – подписание документов несколькими ответственными лицами и передача документа на подписание ответственному лицу.
Кадровый ЭДО в сервисе «1С:Кабинет сотрудника»
Поскольку документооборот через портал «Работа в России» является односторонним (работодатель может подписать документ и ознакомить с ним сотрудника), сотруднику негде написать и подписать заявление или запросить справку.
Сервис «1С:Кабинет сотрудника» позволит сделать сотрудников полноценными участниками кадрового ЭДО:
Администратор абонента сервиса включает в настройках использование ЭП, и сотрудники сами могут формировать для себя сертификаты УНЭП и применять их для всех случаев, когда необходимо что-то подписать. Сертификаты УНЭП хранятся в облачном хранилище. Планируется, что администратор абонента сервиса сможет настраивать срок действия сертификата сотрудника. Когда срок действия будет заканчиваться, сервис предупредит об этом сотрудника. При этом сотрудник сможет перевыпустить сертификат в любой момент.
Сотрудники подписывают свои документы с любого устройства, в том числе со смартфона, вводя пароль закрытого ключа ЭП один раз за сеанс.
Таким образом, готовым решением для перехода на кадровый ЭДО, отвечающим всем требованиям законодательства, может стать использование следующих программно-технических средств:
Конфигурация 1С с зарплатным модулем («1С:Зарплата и управление персоналом» ред. 3, «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения» ред. 3, «1С:ERP» ред. 2, «1С:Комплексная автоматизация 8» ред. 2), в которой происходит подготовка кадровых документов, их подписание УКЭП, публикация на портале «Работа в России» и взаимодействие с сервисом «1С:Кабинет сотрудника».
Система «Работа в России», которая обеспечит долгосрочное хранение электронных кадровых документов с гарантией от государства.
Сервис «1С:Кабинет сотрудника», который позволит сделать сотрудников полноценными участниками кадрового ЭДО, где сотрудник сможет подписывать УНЭП кадровые документы, получать информацию о своей зарплате, писать заявления, заказывать и получать справки и др.
С версии 3.1.14.166 программы «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (ред. 3) реализован новый сервис «1С:Кабинет сотрудника». Этот сервис позволяет сотрудникам в любой момент в любом месте, где есть интернет, посмотреть сведения о зарплате, получить справку о заработке, получить расчетные листки, оформить заявление на отпуск, командировку и многое другое.
Бухгалтерии и кадрам сервис позволяет сократить время, которое уходит на предоставление расчетных листков, согласование отпусков, получение справок и других документов. Сотрудникам не нужно ходить в бухгалтерию и кадры, а последним отвлекаться от своих дел.
Сервис пока недоступен пользователям базовой версии.
В версии КОРП ранее уже была предусмотрена аналогичная функциональность " Самообслуживание ". Теперь есть и альтернативная возможность. При выборе того или иного варианта следует учитывать ключевые различия (помимо стоимости):
Подключение и настройка сервиса 1C:Кабинет сотрудника
Подключение к сервису
Подключение настраивается пользователем с полными правами. Настройка вызывается по кнопке Подключить на начальной странице, либо по ссылке Сервис 1С:Кабинет сотрудника в разделах Кадры или Зарплата.
Для работы с сервисом в базе должна быть подключена интернет-поддержка. Если она еще не была подключена, это предлагается сделать здесь же по кнопке Подключить.
Далее необходимо пройти все этапы, предлагаемые помощником подключения (о настройке на этапе 3 написано в следующем разделе), после чего опять же нажать кнопку Подключить.
В случае успешного подключения появится этап 5, в котором будет указана ссылка на сервис (если форма подключения была случайно закрыта до перехода по ссылке, то открыть ее можно по ссылке Сервис 1С:Кабинет сотрудника в разделах Кадры или Зарплата).
После чего будет предложено придумать и ввести пароль для входа в сервис. Сложность пароля пока не контролируется, поэтому следует самостоятельно подходить ответственно к его выбору.
Теперь можно продолжить работу в сервисе – ознакомиться с его возможностями и создать кабинеты для сотрудников, если они были выбраны на этапе 3 помощника подключения.
Публикация кабинетов
Если на этапе 3 сотрудники выбраны не были, то после подключения их можно указать в форме, открывающейся по ссылке Сервис 1С:Кабинет сотрудника в разделах Кадры или Зарплата.
Для этого в открывшейся форме нужно перейти по ссылке Изменить настройку публикации.
Для выбора публикуемых позиций нужно проставить флажки в колонке Публиковать. По кнопке Публикуемые сотрудники можно просмотреть отобранных в результате сотрудников. Для них должен быть указан адрес электронной почты и/или мобильный телефон. Если это условие не выполнено, строка будет выделена красным.
По кнопке Обновить публикацию информация по выбранным сотрудникам передается в сервис.
Обращаем внимание, что для публикации в сервисе ответственного, подключившего сервис, в числе сотрудников, его позиция также должна быть выбрана здесь для публикации.
В сервисе имеется возможность согласования заявлений сотрудников их руководителями. Чтобы ей можно было воспользоваться, укажите руководителей подразделений.
Если руководитель подразделения не задан, либо это лицо не выбрано для публикации в сервисе, тогда в качестве руководителя подразделения публикуется руководитель самой организации (если он задан в ответственных лицах организации и публикуется).
Адресация заявок
Для корректной адресации заявок сотрудников из сервиса необходимо указать исполнителей задач в разделе Администрирование – Органайзер – Бизнес-процессы и задачи – Роли и исполнители задач.
По умолчанию все заявки приходят на пользователя, подключавшего сервис (и он может перенаправлять их другим сотрудникам), но гораздо удобней эту информацию указать сразу.
Обработка заявок возможна кадровиком, расчетчиком или пользователем с профилем, которым предусмотрена роль Обработка заявок кабинет сотрудника.
Расписание обмена
По умолчанию автоматический обмен информацией между приложением и сервисом выполняется каждые 10 минут. Изменить расписание или запустить обмен вручную можно из раздела Администрирование – Обслуживание – Регламентные операции – Регламентные и фоновые задания – регламентное задание Обмен с сервисом "1С:Кабинет сотрудника".
Создание кабинетов в сервисе 1C:Кабинет сотрудника
В списке слева отображаются опубликованные в сервисе сотрудники. Состояние дел обозначается пиктограммой:
После создания кабинетов сотрудникам необходимо отсюда же разослать приглашения на почту и/или по СМС. Сотрудники получат инструкцию по подключению, текст которой задан в форме по кнопке с шестеренкой (при необходимости его можно изменить). После подключения сотрудник получит доступ к своему кабинету, что отобразится соответствующей пиктограммой – зеленым человечком.
По кнопке с шестеренкой можно включить автоматическое создание кабинетов и/или рассылку приглашений. Тогда после публикации сотрудников в сервисе кабинеты для них будут созданы автоматически. А после создания кабинетов автоматически будут отправлены приглашения.
Возможности кабинета в сервисе 1C:Кабинет сотрудника
Просмотр расчетных листков
В кабинетах сотрудников можно опубликовать их расчетные листки. Каждый сотрудник увидит только свои листки. Администратор сервиса листки других сотрудников не увидит.
Публикация листков производится расчетчиком или любым другим пользователем, профилем которого предусмотрена роль Публикация расчетных листков.
Пользователю с полным правами для этого достаточно перейти по ссылке Сервис 1С:Кабинет сотрудника в разделах Кадры или Зарплата, в открывшейся форме выбрать месяц и нажать Опубликовать.
Здесь же по ссылке Расширенные возможности публикации расчетных листков (или Публикация расчетных листков в разделе Зарплата – эта ссылка доступна пользователю без полных прав) можно выполнить более точечную публикацию листков.
После публикации сотрудник увидит в кабинете свои расчетные листки. В целях безопасности при работе с компьютера по умолчанию суммы частично скрываются. Убедившись, что за спиной никого нет, сотрудник может включить полное отображение сумм, нажав на кнопку с изображением глаза в правом верхнем углу.
Каждый сотрудник может настроить удобный для себя режим отображения информации в настройках своего профиля.
Администратор сервиса в разделе Администрирование может установить настройки, связанные с расчетными листками.
Сотрудник может заявить о своем отсутствии, чтобы согласовать его со своим руководителем и/или кадровой службой, а также чтобы информировать об этом остальных сотрудников.
Если руководитель согласовывает отсутствие, то пользователю, назначенному ответственным за согласование отсутствий или за заявления на отпуск, будет создана соответствующая задача в программе в разделе Главное – Сервис – Мои задачи.
На основании этой информации пользователь может ввести в программу соответствующий документ, регистрирующий отсутствие. После этого задачу нужно отметить как выполненную, чтобы сотрудник увидел это в своём кабинете.
По некоторым видам отсутствий доступа кнопка Отказать – по ней можно отказаться согласовать заявление сотрудника. Тогда сотрудник увидит отказ в своём кабинете.
Если по какому-то заявлению не предусмотрен отказ, то задачу можно отменить по кнопке Отменено и сообщить об этом сотруднику.
Информация о согласованных отсутствиях других сотрудников доступна для просмотра в области Все отсутствия. В ней предусмотрен отбор по периоду.
Информация по отпускам
В разделе Отпуск сотрудник может просматривать информацию по остатку отпуска, а также запросить более подробную справку об отпусках. Также он может подать заявление на отпуск – точно так же, как и из рассмотренного выше раздела Отсутствия.
При заказе сотрудником справки, пользователю, назначенному ответственным за справки об остатках отпусков, будет создана соответствующая задача в программе в разделе Главное – Сервис – Мои задачи. К задаче автоматически прикрепляется запрошенная сотрудником справка. Достаточно нажать Выполнено, и справка уйдёт в кабинет сотрудника. Если по какой-то причине справка сформировалась неправильно, то по пиктограмме слева от неё её можно удалить и приложить новую взамен.
Сотрудник увидит запрошенную справку в разделах Отпуск и Справки своего кабинета.
Заказ справок
В разделе Справки сотрудник может запросить и другие справки.
При заказе сотрудником справки, пользователю, назначенному ответственным за справки соответствующего вида, будет создана соответствующая задача в программе в разделе Главное – Сервис – Мои задачи.
При заказе справки с места работы к задаче автоматически прикрепляется справка по реализованной в программе форме. Достаточно нажать Выполнено, и справка уйдёт в кабинет сотрудника.
Если требуется передать справку по другой форме (например, по приложенному сотрудником образцу), то по пиктограмме слева от неё её нужно удалить и приложить требуемую взамен.
При заказе 2-НДФЛ к задаче автоматически создается и прикрепляется соответствующий документ программы. Необходимо его открыть, заполнить и провести. После этого достаточно нажать Выполнено, и справка уйдёт в кабинет сотрудника.
Подача заявлений на вычеты
Пользователю, назначенному ответственным за налоговые вычеты, будет создана соответствующая задача в программе в разделе Главное – Сервис – Мои задачи. При этой задаче пользователь увидит приложенные сотрудником файлы, и на их основании должен ввести в программу соответствующий документ (заявление на вычет, уведомление о праве на вычеты).
После регистрации в программе такого документа задачу нужно отметить как выполненную, чтобы сотрудник увидел это в своём кабинете.
Если какой-то необходимой для регистрации вычета информации в отправленных сотрудником файлах не окажется, задачу можно отменить по кнопке Отменено и сообщить об этом сотруднику.
Информация о структуре компании
В разделе "Компания" сотрудники могут ознакомиться со структурой компании, со списком её сотрудников.
Изменение личных данных
Пользователю, назначенному ответственным за изменение личных данных, будет создана соответствующая задача в программе в разделе Главное – Сервис – Мои задачи. При этой задаче пользователь увидит измененную сотрудником информацию, и может ввести соответствующие изменения в программу. После этого задачу нужно отметить как выполненную, чтобы сотрудник увидел это в своём кабинете.
Для руководителей
Сотрудникам, назначенным руководителям подразделений или организаций, доступен раздел Руководителю, в котором он может согласовывать отсутствия сотрудников, а также просматривать сотрудников, которые еще не ознакомились с расчетными листками (если включена такая настройка).
Пока сроков перехода на кадровый ЭДО законодательством не установлено. Равно как не установлено и обязанности работодателей переходить на применение ЭДО в области трудовых правоотношений. Сейчас в стране проводится эксперимент по ведению работодателями кадровых документов в электронной форме без бумажного носителя (Федеральный закон от 24.04.2020 № 122-ФЗ).
Работодатели участвуют в этом эксперименте на добровольных началах, они же сами и определяют перечень документов, в отношении которых будет применяться электронная форма, а также выбирают структурные подразделения, в которых проводится эксперимент. Переходить на кадровый ЭДО работодателей пока никто не обязывает.
До какого момента продлится эксперимент по переходу на кадровый ЭДО, и когда такой переход станет общеобязательным?
Первоначально эксперимент по переходу отдельных работодателей на кадровый ЭДО должен был завершиться уже 31 марта 2021 года. Однако позднее эксперимент был продлен еще на несколько месяцев – до 15 ноября 2021 года (Федеральный закон от 24.03.2021 № 53-ФЗ). За этот период власти внесут в ТК РФ необходимые изменения для подготовки работодателей к полномасштабному переходу на электронный кадровый документооборот.
Сейчас Госдума рассматривает законопроект № 1162885-7 о кадровом ЭДО (уже принят в первом чтении), который вступит в силу 16 ноября 2021 года. Однако и этот закон не предусматривает обязательного перехода работодателей на кадровый ЭДО. Работодатели по-прежнему будут самостоятельно решать, переходить ли им на ЭКДО в сфере трудовых отношений и какие документы кадрового учета переводить в электронный формат.
Будут ли признаваться действительными электронные документы кадрового учета, созданные в рамках проведения эксперимента, после его завершения?
Да, все электронные документы, созданные в соответствии с Федеральным законом от 24.04.2020 № 122-ФЗ «О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой», признаются равнозначными соответствующим документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью.
Планируем перейти на кадровый ЭДО. Что для этого нужно сделать?
Для начала следует утвердить перечень видов документов, связанных с работой, которые планируется перевести в электронный формат, а также определить структурные подразделения организации, переходящие на кадровый ЭДО. Далее, не позднее чем за один месяц до перехода на ЭКДО, следует уведомить каждого работника в письменной форме о таком переходе, а также о праве работника отказаться от перехода на кадровый ЭДО. Получив от работников письменное согласие на переход, необходимо сформировать и утвердить список работников, участвующих в кадровом ЭДО.
Далее потребуется внести изменения в коллективный договор, локальные нормативные акты, регламентирующие порядок кадрового документооборота в организации, и принять новые локальные акты об использовании электронной подписи работодателем и работниками.
Также нужно принять акт, устанавливающий порядок обработки работодателем электронных документов, связанных с работой и содержащих персональные данные работников. Наконец, необходимо знакомить работников под подпись со всеми локальными актами, связанными с переходом на кадровый ЭДО (ч. 2 ст. 5 Федерального закона от 24.04.2020 № 122-ФЗ).
Обязан ли работодатель, перешедший на кадровый ЭДО, непременно использовать информационную систему «Работа в России»?
Нет, не обязан. Кадровый ЭДО может осуществляться как с использованием системы «Работа в России», в том числе через сайт госуслуг, так и с использованием информационной системы самого работодателя. Например, при помощи программы «1С:Зарплата и управление персоналом 8».
Кроме того, работодателям в рамках ЭКДО разрешается комбинировать применение этих информационных систем (ст. 6 Федерального закона от 24.04.2020 № 122-ФЗ). Так, частью электронных документов с сотрудниками можно обмениваться через портал «Работа в России», а частью – в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8». Разделение электронного документооборота в разных системах следует отразить в локальном акте работодателя.
Какие документы кадрового учета нужно будет дублировать на бумажном носителе после перехода кадровой службы организации на ЭДО?
Никакие, если переход на кадровый ЭДО носил тотальный характер и все документы, связанные с работой сотрудников, были переведены работодателем в электронный формат.
Если тот или иной кадровый документ прямо поименован в списке документов, переведенных в ЭКДО, то такой документ на бумажном носителе дублировать не нужно. Ни ТК РФ, ни будущий закон о кадровом ЭДО такой обязанности для работодателей не предусматривают.
Смогут ли работники отказаться от перехода на кадровый ЭДО с 2022 года?
Да, смогут. Участие в кадровом ЭДО по общему правилу – это право, а не обязанность работников. Работник или лицо, поступающее на работу, вправе подать работодателю в срок, не превышающий одного месяца (с момента принятия решения о переходе на кадровый ЭДО или с момента трудоустройства), заявление об отказе от перехода на ЭКДО. В этом случае документы с таким работником будут оформлены в традиционной бумажной форме.
Неполучение от работника отказа от перехода на ЭКДО признается согласием на такой переход. При этом работник или лицо, поступающее на работу, подавшие заявление об отказе, имеют право в последующем подать работодателю заявление о согласии на переход на кадровый ЭДО (ч. 8 будущей ст. 22.1 ТК РФ).
Планируем переход на кадровый ЭДО с 2022 года. Можем ли мы обязать всех без исключения своих работников участвовать в ЭКДО без оформления документов, связанных с работой, на бумажном носителе?
Да, готовящийся к принятию законопроект № 1162885-7 о кадровом ЭДО предусматривает такую возможность. Но не во всех случаях. Работодатель сможет распространить кадровый ЭДО на всех работников, если письменный отказ от перехода на ЭКДО выразили менее 50% сотрудников. В этом случае работодатель вправе принять локальный акт, предусматривающий обязательное участие в кадровом ЭДО всех без исключения работников (ч. 10 будущей ст. 22.1 ТК РФ).
Кадровый ЭДО в сервисе «1С:Кабинет сотрудника»
С введением ЭКДО бумажные приказы не нужно будет подписывать? Если это так, то какой документ будет подтверждать, что сотрудник ознакомлен с приказами?
Переход на кадровый ЭДО исключает необходимость подписывать документы, связанные с работой, на бумажном носителе. При этом если законодательство требует ознакомления работников с тем или иным приказом работодателя под подпись, то подтверждать такое ознакомление будет сам электронный приказ, содержащий электронную подпись работника.
В течение какого срока организация должна хранить электронные документы кадрового учета?
Работодатель обеспечивает хранение электронных документов, связанных с работой сотрудников, в течение сроков, установленных законодательством об архивном деле (ч. 5 ст. 5 Федерального закона от 24.04.2020 № 122-ФЗ). Конкретные сроки хранения установлены в соответствии с приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Сроки зависят от вида документа и времени его оформления/создания.
Например, документы, связанные с применением дисциплинарных взысканий и с обработкой персональных данных организации, должны храниться не меньше 3 лет (ст. 441 и ст. 454 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236). В случае прекращения деятельности работодателя электронные документы, связанные с работой, передаются в государственные или муниципальные архивы.
Вправе ли работодатель, перешедший на кадровый ЭДО, требовать от устраивающихся на работу соискателей предоставления электронной подписи для подписания документов, связанных с работой?
Нет, не вправе. Все расходы на внедрение и ведение кадрового ЭДО несут сами работодатели. Они же обязаны обеспечить оформление, получение и использование электронных подписей работников.
Если у соискателя отсутствует электронная подпись, работодатель в целях трудоустройства не может требовать ее оформления. Отсутствие у лица, поступающего на работу, электронной подписи не может являться основанием для отказа в заключении с ним трудового договора (ч. 11 ст. 5 Федерального закона от 24.04.2020 № 122-ФЗ).
Обязательно ли работнику для участия в кадровом ЭДО оформлять усиленную электронную подпись или достаточно простой электронной подписи?
Если кадровый ЭДО осуществляется через информационную систему работодателя, то оформление усиленной подписи работника является обязательным. Закон требует использования в таких случаях либо усиленной квалифицированной электронной подписи, либо усиленной неквалифицированной электронной подписи работника.
Если же кадровый ЭДО осуществляется с использованием системы «Работа в России», то для подписания электронных кадровых документов в таких ситуациях используется усиленная квалифицированная электронная подпись работодателя и простая электронная подпись работника (ст. 7 Федерального закона от 24.04.2020 № 122-ФЗ).
Может ли работник использовать ранее полученную электронную подпись у нового работодателя?
Да, может. Будущая ст. 22.1 ТК РФ «Электронный документооборот в сфере трудовых отношений» гласит, что работник или лицо, поступающее на работу, вправе использовать ранее полученную самостоятельно усиленную квалифицированную электронную подпись при участии в кадровом ЭДО у нового работодателя.
Читайте также: