Как упаковать презентацию powerpoint
Создание презентации – процедура, несложная. Программа PowerPoint поможет выбрать шаблон и проведет через все этапы оформления документа. От вас требуется только заполнить подготовленные слайды содержанием – текстом и иллюстрациями.
Однако для создания грамотных презентаций необходимо освоить не только базовые навыки работы с программой, но и множество дополнительных функций PowerPoint. Например, нужно научиться использовать нестандартные шаблоны для оформления слайдов. Желательно также знать, как изменить размер иллюстраций, чтобы презентация не «раздувалась» в объеме. Не будет лишним научиться записывать презентацию на компакт-диск, чтобы просмотреть ее можно было даже на таком компьютере, где не установлена программа PowerPoint. Рассмотрим эти и другие задачи более подробно.
Перенос шаблона в другую презентацию
PowerPoint содержит набор шаблонов оформления, которые всегда доступны из рабочей области Дизайн слайда или Оформление слайда (в зависимости от версии программы). Каждый шаблон имеет уникальное сочетание шрифта, стилей маркеров, фона, цветовой схемы, макета – всех основных элементов оформления слайда.
Однако PowerPoint предоставляет значительную свободу действий, так что можно легко создавать шаблоны с использованием собственных шрифтов, цветов и фона. После настройки шаблона у вас может возникнуть желание использовать его и в других презентациях. Чтобы найти созданный ранее шаблон, нужно нажать кнопку Обзор в рабочей области Дизайн слайда . Там есть несколько разделов
Просматриваемые шаблоны отображаются в области задач в следующих разделах:
● шаблоны оформления из PPT-, PPS- или POT-файла и любые другие шаблоны, используемые в презентации, отображаются в разделе «Используется в данной презентации»;
● шаблоны из POT-файла добавляются также в раздел «Доступно для использования», и их можно использовать для новых презентаций.
PPT – обычный файл презентации.
PPS – файл презентации, который при открытии из проводника Windows всегда отображается в режиме «Показ слайдов».
POT – файл шаблона PowerPoint.
Таким образом, чтобы повторно использовать собственноручно созданный шаблон оформления, рекомендуется сохранить его в формате POT. Это позволит использовать шаблон повторно, а сам файл будет постоянно отображаться среди шаблонов в области задач Дизайн слайда .
Впрочем, можно этого и не делать. Ссылка «Обзор» позволяет также применять шаблоны оформления из PPT- и PPS-файлов. Разница в том, что шаблон из такого файла не является постоянной частью коллекции шаблонов. Чтобы его применить, нужно точно знать, в какой презентации хранится нужный шаблон.
Применение шаблона
Чтобы применить шаблон оформления к одному или нескольким слайдам из текущей презентации, нужно:
1. Открыть эту презентацию и выделить эскизы слайдов, для которых будет применяться шаблон. Если выбран один слайд, то шаблон оформления применяется ко всем слайдам, которые на данный момент используют тот же шаблон, что и выбранный слайд. Если выбрано несколько слайдов, то шаблон применяется только к ним.
2. По щелчку ссылки Обзор открывается диалоговое окно Применить шаблон оформления , в котором отображается стандартная папка шаблонов (POT-файлов). Если необходимо использовать PPT- или PPS-файл, перейдите в папку, в которой он хранится.
3. Выделите нужный файл и нажмите кнопку Применить .
Сразу после этого оформление будет применено.
При выборе шаблона оформления с помощью ссылки Обзор применяются только стили (шрифты, фон, цвета, маркеры, макет), но не содержимое. Поэтому использовать ссылку Обзор следует лишь в тех случаях, когда необходимо применить только оформление слайда.
Если применяемый файл содержит несколько шаблонов оформления, то применяется только первый шаблон, после чего выводится запрос о том, следует ли скопировать остальные шаблоны. Они не будут автоматически применены к каким-либо слайдам, а просто становятся доступными в области задач.
Образец слайдов и образец заголовков
Предположим, вы применили шаблон оформления и хотите использовать его во всех слайдах. Однако на нескольких слайдах требуется изменить в этом шаблоне один элемент оформления. Например, нужно добавить логотип фирмы на слайды, открывающие новые разделы презентации. Как раз для таких ситуаций предусмотрен образец заголовков. С его помощью определяются стили (например, шрифты, цветовая схема, изображение и макет) на титульных слайдах в презентации. Любое изменение, внесенное в этот слайд, отображается только на титульных слайдах, другие слайды остаются без изменений.
Образец заголовков не нужно путать с образцом слайдов. Образец слайдов существует для каждого шаблона оформления, применяемого в презентации. Его можно просмотреть в любое время, если открыть представление Образец слайдов в PowerPoint.
Образец слайдов хранит стили для шаблона: начертание шрифтов, макет (расположение текста, верхних и нижних колонтитулов), оформление фона и цветовую схему. С помощью образца пользователь может вносить глобальные изменения в стиль слайдов. Например, если требуется изменить цвет шрифта во всей презентации, измените его в образце слайдов.
Большинство шаблонов PowerPoint имеют одновременно и образец заголовков, и образец слайдов. Образец заголовков тоже хранит стили из шаблона оформления – отличие в том, что его макет и оформление призваны отделить титульные слайды от всех остальных. Это позволяет вносить изменения, отображающиеся во всех слайдах, кроме титульных, или только в титульных слайдах.
Образец заголовков предоставляет возможность настраивать титульные слайды, не затрагивая остальных. Типичным является пример с параметрами верхних и нижних колонтитулов; можно отключить отображение даты и времени, номера слайда или колонтитулов на титульных слайдах.
Кроме того, можно настраивать сам образец заголовков, чтобы еще больше выделить его (например, с помощью другого цвета шрифта или картинки, которая будет отображаться только на титульных слайдах).
Настройку образца заголовков использовать особенно удобно, если в презентации планируется использовать титульный слайд несколько раз. Например, для разбиения презентации на несколько разделов. Все изменения, внесенные в образец заголовков, отображаются на каждом титульном слайде.
Изменение образца заголовков
1. Откройте представление Образец слайдов с помощью меню Вид . Эскизы образца слайдов и образца заголовков отображаются в левой части представления
2. Щелкните второй эскиз (образец заголовков), чтобы отобразить его, и внесите изменения в стили, применяемые к титульным слайдам.
3. Чтобы отобразить образец заголовков, выделите в меню Вид пункт Образец , а затем выберите команду Образец слайдов . Будет открыто представление Образец слайдов . Для отображения образца заголовков щелкните второй эскиз слайда в левой части окна.
В образце заголовков можно изменить или добавить цветовую схему, фон, начертание и цвет шрифта, фигуры, рисунки и анимации, чтобы сделать титульные слайды отличными от других. Например, чтобы изменить начертание шрифта для заголовка, следует выделить текст образца и изменить начертание.
Оптимизация рисунков
Рисунки украшают презентацию, но значительно увеличивают размер файла. В некоторых ситуациях это неприемлемо, например при передаче файлов через интернет. Можно решить эту проблему с помощью средства Сжатие рисунков на панели инструментов Рисунок . Это средство позволяет понижать разрешение, сжимать рисунки без потери качества и убирать ненужные данные (обрезанные части рисунка).
Оптимизированы могут быть только определенные типы изображений, причем они должны быть вставлены в слайд таким образом, чтобы их можно было изменять в PowerPoint. Для внедрения изображения предназначена команда Рисунок из меню Вставка . Затем можно вставлять иллюстрации из области задач Картинки или из файла, со сканера или фотокамеры. Изображения будут храниться непосредственно в PowerPoint.
Однако не каждую иллюстрацию можно оптимизировать. Для этого не подходят векторные рисунки с расширениями файлов *.wmf, *.emf, *.cdr и *.eps.
Хорошо поддаются оптимизации изображения с высоким разрешением, в частности фотографии. К подходящим типам файлов относятся *.jpg, *.jpg, *.tiff, *.bmp и *.jpg.
Cредство Сжатие рисунков на панели инструментов Рисование позволяет установить различные параметры
В частности, новое разрешение иллюстраций.
При выборе разрешения «для интернета и экрана» выполняется оптимизация разрешения до 96 точек на дюйм. При выборе варианта «для печати» выполняется оптимизация разрешения до 200 точек на дюйм. Вариант «не изменять» означает, что разрешение следует оставить без изменений и будут выбраны другие параметры оптимизации.
Изменение разрешения может повлиять на качество изображения. Перед сохранением файла после уменьшения разрешения посмотрите на рисунки в режиме Показ слайдов . Если уменьшенное разрешение окажется неудовлетворительным, выделите рисунок в обычном режиме и нажмите кнопку Сброс параметров рисунка на панели инструментов Настройка изображения , чтобы восстановить первоначальное разрешение.
Уменьшить размер файла можно также с помощью параметра Сжать рисунки .Онпозволяет изменяет цветовой формат без потери качества рисунка. Если говорить точнее, качество иллюстрации при этом снижается, но глаз человека не всегда способен заметить разницу. Для иллюстраций разного качества этот метод оптимизации может давать разные результаты.
Диалоговое окно Сжатие рисунков позволяет удалить обрезанные части изображения с помощью команды Удалить обрезанные области рисунков .
Упаковка на компакт-диск
Опытные докладчики знают, что хорошее качество презентации на собственном компьютере и безукоризненное исполнение звукозаписей и фильмов еще не гарантирует качественное исполнение после копирования на другой компьютер.
Одной из причин являются файлы мультимедиа. Видеозаписи (например, файлы с расширением *.mpg) и многие типы звуковых файлов только связываются с презентацией, но они не переносятся автоматически вместе с ней. В таких случаях необходимо убедиться, что они будут доступны на используемом компьютере.
Возможна также ситуация, когда на компьютере, где будет выполняться презентация, не установлено приложение PowerPoint. Эту проблему помогает разрешить средство просмотра Microsoft PowerPoint, автоматически выполняющее презентацию. Однако необходимо способ добавить средство просмотра к остальным файлам.
Специальное средство, встроенное в программу PowerPoint, позволяет легко упаковать все файлы презентации и перенести их в место проведения презентации или передать кому-нибудь для просмотра. Теперь можно собрать всю презентацию, все связанные с ней файлы, вспомогательные файлы, а также программу для просмотра – и перенести все это на компакт-диск или в общую папку. У вас есть выбор: использовать средство записи на компакт-диск или собрать все файлы в общей папке, чтобы записать их на CD с помощью другой программы или с другого компьютера.
Чтобы упаковать презентацию на компакт-диск из PowerPoint, требуется устройство для записи компакт-дисков и операционная система Microsoft Windows XP или более поздняя.
Если вы используете Windows 2000, примените средство PowerPoint для упаковки файлов в папку, а затем выполните запись на компакт-диск с помощью программного обеспечения от независимого поставщика.
Чтобы упаковать файлы презентации, сначала откройте ее, а затем в меню Файл выберите команду «Подготовить для компакт-диска». В пакет можно добавить практически любые файлы — они не обязаны быть частью презентации.
После завершения копирования программа спросит у вас, не желаете ли вы скопировать пакет на другой компакт-диск. Повторять операцию копирования можно неограниченное число раз, то есть вы можете легко создать целый тираж одинаковых компакт-дисков.
Использование паролей
Если необходимо ограничить круг лиц, которые могут открывать и изменять файлы вашей презентации, при записи презентации на компакт-диск вы можете установить пароль на доступ.
Пароль, назначенный в средстве «Упаковка для записи на компакт-диск», применяется к файлам *.ppt, *.pot, *.pps и *.mht (презентация, сохраненная как веб-страница) в пакете. Пароль применяется только к упакованным версиям презентаций и не влияет на пароли, которые вы могли задать для исходных файлов (на вкладке Безопасность в диалоговом окне Параметры из меню Сервис ).
Если какой-то из пакуемых файлов уже имеет пароль, то выводится запрос: должен ли пароль, указанный в средстве Упаковка для записи на компакт-диск , переопределить пароль, уже назначенный для файла? Если нажать кнопку Нет , то пароль, необходимый для открытия упакованной версии файла, будет совпадать с паролем исходного файла. Если нажать кнопку Да , пароль для упакованного файла заменится на указанный в этом окне, а у исходного файла останется первоначальный пароль.
Поставьте лайк, если нравятся наши материалы и вы хотите чаще видеть их в своей ленте.
Вы можете создать пакет для презентации и сохранить его на компакт-диске или USB-накопителе, чтобы другие люди могли просмотреть презентацию на большинстве компьютеров. Пакет обеспечивает перенос всех внешних элементов презентации, таких как шрифты и связанные файлы, на диск или на флэш-накопитель. Это также называется публикацией презентации в файле.
Сохранение пакета на компакт-диске
Вставьте пустой записаемый компакт-диск (CD-R), пустой перезаписанный компакт-диск (CD-RW) или CD-RW (содержащий содержимое, которое можно перезаписать) на диске.
В PowerPoint, выберите Файл, нажмите экспорт, щелкните Упаковка презентации для компакт-диска, а затем выберите Упаковка для компакт-диска.
В диалоговом окне Упаковка для компакт-диска введите имя компакт-диска в поле Имя компакт-диска.
Чтобы добавить одну или несколько презентаций для упаковки, нажмите кнопку Добавить ,выберите презентацию и нажмите кнопку Добавить. Повторите это действие для каждой презентации, которую вы хотите добавить.
Совет: Если добавить несколько презентаций, они будут играть в том порядке, в котором они указаны в списке Файлы для копирования. Чтобы переупорядочение списка презентаций, используйте кнопки со стрелками в левой части диалогового окна.
Чтобы включить дополнительные файлы, например шрифты TrueType или связанные файлы, нажмите кнопку Параметры.
В поле Включить эти файлывыберите соответствующие флажки:
Чтобы проверить наличие скрытых и персональных данных, установите флажок Проверить презентацию на наличие недопустимых или личных сведений.
Нажмите ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Параметры.
В диалоговом окне Упаковка для компакт-диска нажмите кнопку Копировать на компакт-диск.
Сохранение пакета на USB-устройстве флэш-памяти
Вставка USB-устройства флэш-памяти в USB-разъем на компьютере.
В PowerPoint, выберите Файл, нажмите экспорт, щелкните Упаковка презентации для компакт-диска, а затем выберите Упаковка для компакт-диска.
В диалоговом окне Упаковка для компакт-диска введите имя компакт-диска в поле Имя компакт-диска.
Чтобы добавить одну или несколько презентаций для упаковки, нажмите кнопку Добавить ,выберите презентацию и нажмите кнопку Добавить. Повторите это действие для каждой презентации, которую вы хотите добавить.
Совет: Если добавить несколько презентаций, они будут играть в том порядке, в котором они указаны в списке Файлы для копирования. Чтобы переупорядочение списка презентаций, используйте кнопки со стрелками в левой части диалогового окна.
Чтобы включить дополнительные файлы, например шрифты TrueType или связанные файлы, нажмите кнопку Параметры.
В поле Включить эти файлывыберите соответствующие флажки:
Чтобы проверить наличие скрытых и персональных данных, установите флажок Проверить презентацию на наличие недопустимых или личных сведений.
Нажмите ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Параметры.
В диалоговом окне Упаковка для компакт-диска нажмите кнопку Копировать в папку.
В диалоговом окне Копирование в папку выберите обзор.
В диалоговом окне Выбор расположения перейдите к USB-устройству флэш-памяти, выберите его или вложение в нем, а затем нажмите кнопку Выбрать.
Выбранная папка и путь будут добавлены в поле Расположение в диалоговом окне Копирование в папку.
PowerPoint вас вопрос о связанных файлах. Лучше всего ответить да, чтобы включить все необходимые файлы для презентации в пакет, сохраненный на USB-устройстве флэш-памяти.
PowerPoint начинается копирование файлов, а после этого открывается окно с полным пакетом на USB-устройстве флэш-памяти.
Сохранение пакета на компакт-диске
Откройте презентацию, которую вы хотите скопировать. Если это новая, еще не сохраненная презентация, сохраните ее.
Чтобы сохранить презентацию не в сетевой папке или на локальном диске компьютера, а на компакт-диске, вставьте компакт-диск в дисковод.
Вы можете скопировать презентацию на чистый записываемый (CD-R) или перезаписываемый (CD-RW) компакт-диск, а также на диск CD-RW с содержимым (при этом оно будет стерто).
В PowerPoint перед копированием презентации на компакт-диск убедитесь, что за один сеанс записи можно скопировать все необходимые файлы. По окончании копирования первого набора файлов добавить файлы на диск с помощью приложения PowerPoint будет невозможно. Однако для копирования дополнительных файлов на диск CD-R или CD-RW, содержащий файлы, можно использовать проводник. Дополнительные сведения см. в справке Windows.
Откройте вкладку Файл.
Чтобы выбрать презентации, которые нужно скопировать, а также указать порядок их воспроизведения, сделайте следующее:
Для добавления презентации в окне Упаковка для записи на компакт-диск нажмите кнопку Добавить, а затем в диалоговом окне Добавление файлов выберите необходимую презентацию и нажмите кнопку Добавить. Повторите это действие для каждой презентации, которую вы хотите добавить. Это действие также требуется повторить, если необходимо добавить в пакет файлы из других программ.
Примечание: Открытая презентация автоматически отображается в списке Файлы для копирования. Файлы, связанные с этой презентацией, автоматически добавляются, но не отображаются в списке Файлы для копирования.
Если вы добавили несколько презентаций, они появятся на веб-странице, на которой содержимое компакт-диска указано в порядке, заданном в списке Файлы для копирования в окне Упаковка для записи на компакт-диск. Чтобы изменить порядок, выделите презентацию, которую вы хотите переместить вверх или вниз по списку, а затем нажимайте кнопки со стрелками.
Чтобы удалить презентацию или файл из списка Файлы для копирования, выберите их и нажмите кнопку Удалить.
Щелкните элемент Параметры, а затем в группе Будут включены следующие файлы выполните одно из указанных ниже действий.
Чтобы включить в пакет файлы, связанные с презентацией, установите флажок Связанные файлы. Такими файлами могут быть листы Microsoft Office Excel, связанные с диаграммами, звуковыми файлами, фильмами и т. д.
Чтобы использовать внедренные шрифты TrueType, установите соответствующий флажок.
Если презентация не содержит внедренные шрифты, установите флажок Внедренные шрифты TrueType, чтобы включить шрифты при упаковке. Флажок Внедренные шрифты TrueType применяется ко всем копируемым презентациям, включая связанные.
Если презентация уже содержит внедренные шрифты, они будут включены по умолчанию.
Чтобы требовать ввод пароля перед открытием или изменением любой из скопированных презентаций, в соответствующих полях группы Улучшенная безопасность и конфиденциальность введите пароли для открытия презентации, ее изменения или для обоих действий.
В копиях презентаций пароли действуют для PPTX-, PPT-, POTX-, POT-, PPSX-, PPS-, PPTM-, PPA-, PPAM-, MHTML- и MHT-файлов, преобразованных в PPT-файлы. Если каким-либо из копируемых файлов уже назначены пароли, вам будет предложено сохранить их или заменить новыми. Если вы решите переопределить ранее назначенные паролей, они перестанут действовать для скопированных файлов. Однако для исходных версий они остаются действительными.
Чтобы проверить наличие скрытых и персональных данных, установите флажок Проверить презентацию на наличие недопустимых или личных сведений.
Нажмите ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Параметры.
Выполните одно из указанных ниже действий.
Для копирования презентации на сетевой или локальный диск нажмите кнопку Копировать в папку, введите имя папки и путь, а затем нажмите кнопку ОК.
Для копирования презентации на компакт-диск нажмите кнопку Копировать на компакт-диск.
Сохранение пакета на USB-устройстве флэш-памяти
Откройте презентацию, которую вы хотите скопировать. Если это новая, еще не сохраненная презентация, сохраните ее.
Вставьте USB-устройство флэш-памяти в USB-порт компьютера.
Откройте вкладку Файл.
Чтобы выбрать презентации, которые нужно скопировать, а также указать порядок их воспроизведения, сделайте следующее:
Для добавления презентации в окне Упаковка для записи на компакт-диск нажмите кнопку Добавить, а затем в диалоговом окне Добавление файлов выберите необходимую презентацию и нажмите кнопку Добавить. Повторите это действие для каждой презентации, которую вы хотите добавить. Это действие также требуется повторить, если необходимо добавить в пакет файлы из других программ.
Примечание: Открытая презентация автоматически отображается в списке Файлы для копирования. Файлы, связанные с этой презентацией, автоматически добавляются, но не отображаются в списке Файлы для копирования.
Если вы добавили несколько презентаций, они появятся на веб-странице, на которой содержимое компакт-диска указано в порядке, заданном в списке Файлы для копирования в окне Упаковка для записи на компакт-диск. Чтобы изменить порядок, выделите презентацию, которую вы хотите переместить вверх или вниз по списку, а затем нажимайте кнопки со стрелками.
Чтобы удалить презентацию или файл из списка Файлы для копирования, выберите их и нажмите кнопку Удалить.
Щелкните элемент Параметры, а затем в группе Будут включены следующие файлы выполните одно из указанных ниже действий.
Чтобы включить в пакет файлы, связанные с презентацией, установите флажок Связанные файлы. Такими файлами могут быть листы Microsoft Office Excel, связанные с диаграммами, звуковыми файлами, фильмами и т. д.
Чтобы использовать внедренные шрифты TrueType, установите соответствующий флажок.
Если презентация не содержит внедренные шрифты, установите флажок Внедренные шрифты TrueType, чтобы включить шрифты при упаковке. Флажок Внедренные шрифты TrueType применяется ко всем копируемым презентациям, включая связанные.
Если презентация уже содержит внедренные шрифты, они будут включены по умолчанию.
Чтобы требовать ввод пароля перед открытием или изменением любой из скопированных презентаций, в соответствующих полях группы Улучшенная безопасность и конфиденциальность введите пароли для открытия презентации, ее изменения или для обоих действий.
В копиях презентаций пароли действуют для PPTX-, PPT-, POTX-, POT-, PPSX-, PPS-, PPTM-, PPA-, PPAM-, MHTML- и MHT-файлов, преобразованных в PPT-файлы. Если каким-либо из копируемых файлов уже назначены пароли, вам будет предложено сохранить их или заменить новыми. Если вы решите переопределить ранее назначенные паролей, они перестанут действовать для скопированных файлов. Однако для исходных версий они остаются действительными.
Чтобы проверить наличие скрытых и персональных данных, установите флажок Проверить презентацию на наличие недопустимых или личных сведений.
Нажмите ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Параметры.
В диалоговом окне Упаковка для компакт-диска нажмите кнопку Копировать в папку.
В диалоговом окне Копирование в папку выберите обзор.
В диалоговом окне Выбор расположения перейдите к USB-устройству флэш-памяти, выберите его или вложение в нем, а затем нажмите кнопку Выбрать.
Выбранная папка и путь будут добавлены в поле Расположение в диалоговом окне Копирование в папку.
PowerPoint вас вопрос о связанных файлах. Лучше всего ответить да, чтобы включить все необходимые файлы для презентации в пакет, сохраненный на USB-устройстве флэш-памяти.
PowerPoint начинается копирование файлов, а после этого открывается окно с полным пакетом на USB-устройстве флэш-памяти.
PowerPoint для macOS не предлагает функцию "Пакетная презентация для компакт-диска".
В PowerPoint для macOS внедрено все содержимое. Поэтому при вставке звука, изображения или видео его копия включается в PowerPoint файла. Функция "Упаковка для компакт-диска" не нужна, так как в PowerPoint есть содержимое.
PowerPoint в Интернете не поддерживает эту "упаковку", но у нее есть другие способы поделиться готовой презентацией с другими людьми:
Как и в любой программе, лучше сразу же назвать и сохранить презентацию и часто сохранять изменения во время работы.
В PowerPoint 2013 и более новых версиях презентацию можно сохранить на локальном диске (например, на ноутбуке), в сетевом расположении, на компакт-диске, DVD-диске или на флэш-накопителе. Вы также можете сохранить ее в файле другого формата.
На вкладке Файл выберите пункт Сохранить.
Выполните одно из указанных ниже действий.
Чтобы сохранить файл на локальном диске (например, на ноутбуке), устройстве флэш-памяти, компакт- или DVD-диске, выберите пункт Компьютер.
Чтобы сохранить файл в библиотеке SharePoint, выберите пункт SharePoint.
На странице Сохранить как в разделе Последние папки нажмите кнопку Обзор, выберите папку для сохранения файла и введите его имя.
Сохранение презентации в файле другого формата
Примечание: Чтобы сохранить файлы в форматах PDF (.pdf) или XPS (XPS), см. статью Сохранение и преобразование файлов в формат PDF или XPS.
На вкладке Файл выберите пункт Сохранить как.
На странице Сохранить как выполните одно из указанных ниже действий.
В разделе Последние папки нажмите кнопку Обзор, выберите папку для сохранения файла и введите его имя.
В списке Тип файла выберите нужный формат.
Сохранение презентации в предыдущей версии приложения PowerPoint
В PowerPoint 2013 и более новых версиях можно сохранять файлы в более ранних версиях PowerPoint, выбрав версию в списке Тип файла в поле Сохранить как. Например, вы можете сохранить презентацию PowerPoint в новом формате презентации PowerPoint (PPTX) или в формате презентации PowerPoint 97–2003 (PPT).
PowerPoint 2013 и более новых версиях используются форматы файлов на основе XML.pptx, которые используются в 2007 Office (выпуск). Эти файлы можно открывать в PowerPoint 2010 и PowerPoint 2007 без специальных надстройок или потери функциональности. Дополнительные сведения см. в статье Форматы Open XML и расширения имен файлов.
Открытие формата документа
Microsoft Office поддерживает возможность сохранения файла презентации в формате OpenDocument Presentation (ODP).
При использовании команды Сохранить как или Сохранить копию параметр для сохранения в формате ODP указан в конце списка Тип сохранения.
Откройте вкладку Файл.
Выберите команду Сохранить как и выполните одно из указанных ниже действий.
Для презентации, которую можно открыть только в PowerPoint 2010 или PowerPoint 2007, в списке Тип презентации выберите PowerPoint Презентация (*.pptx).
Для презентации, которую можно открыть в PowerPoint 2010 или более ранних версиях PowerPoint, выберите PowerPoint 97–2003 (*.ppt).
На левой панели диалогового окна Сохранение документа выберите папку или другое расположение, где необходимо сохранить презентацию.
Введите в поле Имя файла имя презентации или оставьте предложенное имя файла без изменений и нажмите кнопку Сохранить.
Теперь вы можете нажать CTRL+S или в верхней части экрана, чтобы быстро сохранить презентацию.
Важно: Office 2007 больше не поддерживается. Перейдите на Microsoft 365, чтобы работать удаленно с любого устройства и продолжать получать поддержку.
Выберите команду Сохранить как и выполните одно из указанных ниже действий.
Для презентации, которую можно открыть только в PowerPoint 2007 г., в списке Тип сохранения выберите PowerPoint Презентация (*.pptx).
Для презентации, которую можно открыть в более ранних версиях PowerPoint, выберите PowerPoint 97–2003 (*.ppt).
На левой панели диалогового окна Сохранение документа выберите папку или другое расположение, где необходимо сохранить презентацию.
Введите в поле Имя файла имя презентации или оставьте предложенное имя файла без изменений и нажмите кнопку Сохранить.
Доступная в PowerPoint функция Упаковка на компакт-диск объединяет сам файл презентации и другие файлы, необходимые для выполнения презентации, и копирует их в единую папку или непосредственно на компакт- диск . При копировании в папку можно записать эту папку на компакт- диск позже.
Чтобы выполнить упаковку презентации и связанных файлов, выполните следующие действия:
Нажмите на кнопку Упаковать на компакт-диск ( рис. 8.16).
Скопируйте файл или файлы в папку или на компакт- диск . Если вы нажмете на кнопку Копировать в папку, появится окно, изображенное на рис. 8.17.
При копировании будет создан файл AUTORUN, который служит для автоматического запуска презентации, в случае загрузки компакт диска в лоток привода ( рис. 8.18)
Рис. 8.18. Так выглядит презентация, подготовленная для копирования на компакт-диск
Благодаря новым возможностям, встроенным в PowerPoint 2010, изменился и формат сохраненных на диск презентаций - вместо .ppt он теперь называется .pptx. Новый формат презентации основан на технологии xml и использует zip-сжатие.
Пример 8.3. Настройка времени показа слайдов
Готовую презентацию следует просмотреть, отредактировать, настроить время показа слайдов. Для запуска показа слайдов презентации откройте презентацию, которую требуется запустить в режиме показа слайдов и выполните одно из следующих действий:
Для непрерывного показа произведите настройку показа презентации в непрерывном цикле. В меню Показ слайдов, в группе Настройка, выберите команду Настройка демонстрации ( рис. 8.20).
Установите флажок непрерывный цикл до нажатия клавиши "Esc" - рис. 8.21. Для автоматического проведения показа презентации, например на выставке, установите в диалоговом окне Настройка презентации переключатель в положение автоматический (полный экран). В этом режиме происходит циклическое повторение презентации.
Для докладчика всегда важно настроить свое выступление по времени. Чтобы установить интервалы времени для показа слайдов выполните следующее. Для каждого слайда, в режиме Сортировщик слайдов, удерживая CTRL, выберите мышкой нужные слайды ( рис. 8.22).
увеличить изображение
Рис. 8.22. Выбранные слайды отмечены желтой рамкой
То же самой можно сделать и в области Слайды, это второй вариант - делайте как вам удобнее ( рис. 8.23).
увеличить изображение
Рис. 8.23. Выбранные слайды также отмечены желтой рамкой
Выберите слайды, для которых требуется установить интервал времени показа. В меню Показ слайдов, в группе Настройка выберите команду Настройка времени ( рис. 8.24).
Рис. 8.25. Для этого слайда время показа задано как 7 секунд
По завершении показа нажмите на кнопку Да, чтобы запомнить полученные значения времени показа, или кнопку Нет, чтобы повторить процедуру заново ( рис. 8.26).
Рис. 8.26. Показ слайдов в режиме репетиции завершен, время показа всей презентации задано
Советы
В заключение - несколько советов докладчику.
- Не читайте текст на слайдах вслух. Показ презентации должен сопровождаться речью, дополняющей (но не пересказывающей) отображаемую на экране информацию.
- Не усложняйте презентацию. В большинстве презентаций можно ограничиться пятью словами в строке и пятью строками на каждом слайде.
- На слух большое количество статистических данных воспринимается сложно. Поэтому эффектная презентация PowerPoint не содержит большего количества цифр. Лучше оставить эти данные для последующего, более подробного изучения, включив их в раздаточные материалы.
- Если аудитория будет занята чтением, то она не сможет внимательно выслушать вас. Поэтому раздаточные материалы, лучше предоставить слушателям в конце презентации.
Выводы
В этой лекции мы рассмотрели вопросы, связанные с распечаткой слайдов презентации и ее упаковкой на компакт - диск . В следующей, заключительной лекции курса дан так называемый, "сквозной" пример, в котором собраны и проиллюстрированы все основные темы курса.
Читайте также: