Как списать фальшивую купюру в бухгалтерии 1с
Оформление, учет и списание фальшивых купюр во многом определяется обстоятельствами их обнаружения. Рассмотрим как это делается в программе 1С для учета бюджетных учреждений в наиболее типичной ситуации, когда фальшивая купюра выявлена в пределах самого бюджетного учреждения.
Фальшивая купюра обнаружена кассиром организации
Предположим, что кассир центральной кассы обнаружил фальшивую купюру в процессе проверки выручки, полученной из операционной кассы. В этом случае порядок списания данной купюры будет зависеть от того, имеется ли в распоряжении кассира технические средства для контроля подлинности денежных средств.
Следует отметить, что согласно действующему законодательству кассир несет полную материальную ответственность, в том числе и в случае умышленного или случайного ущерба, поэтому в данной ситуации кассир должен написать докладную, где четко указать все факты сложившейся ситуации. Если же кассир отказывается предоставить объяснения, то вышестоящими материально-ответственными лицами составляется акт. Далее руководство или специально созданная комиссия проводит проверку подлинности указанных в заявлении или акте фактов и выносит решение о виновности или невиновности материально ответственного лица.
Если недостача из-за приема фальшивой купюры возникла по вине кассира (например, он не воспользовался установленным на рабочем месте средством контроля подлинности денежных знаков), и сумма ущерба не превышает его среднемесячного заработка, то руководитель организации в праве принять решение о взыскании ущерба с сотрудника. Данное решение оформляется приказом.
Теперь давайте рассмотрим порядок оформление операций по списанию фальшивой купюры в типовой программе 1С: Бухгалтерия бюджетного учреждения 8.
Начисление дебиторской задолженности по выявленной недостаче
В соответствии с пунктом 172 утвержденной Министерством Финансов РФ Инструкции по бюджетному учету, выявленные недостачи должны отражаться по кредиту счета 020104610 «Выбытия из кассы» и дебету счета 020905560 «Увеличение дебиторской задолженности по недостачам финансовых активов».
В соответствии с приложением 4 Инструкции № 148н при создании номера счета БУ для счета 020905000 «Расчеты по недостачам финансовых активов» необходимо применять код бюджетной классификации КИФ. В связи с этим начисление суммы недостачи из-за выявленной фальшивой купюры в бюджетном учете проводится с помощью следующих записей: Кредит КИФ 020104610 и Дебет КИФ 020905560
Любые операции по выбытию наличных денег из кассы организации оформляются в 1С: Бухгалтерия бюджетного учреждения 8 с использованием документа «Расходный кассовый ордер». Поскольку недостача, связанная с выявление фальшивой купюры, является нестандартной ситуацией, поэтому при оформлении документа «Расходный кассовый ордер» необходимо выбрать операцию «Прочие выбытия наличных средств».
- В качестве суммы указывается номинал списываемой фальшивой купюры.
- На закладке «Бухгалтерские записи» нужно отметить КБК и КОСГУ, на основании которых списываемая купюра поступила в кассу.
- Счет дебета и его аналитики указывается 209.05 (Расчеты по недостачам финансовых активов), а также лицо, обязанное возместить недостачу.
КБК вида КИФ у счета 209.05 необходимо указать идентичный счету 201.04. В соответствии с утвержденными Министром Финансов РФ Указаниями по бюджетной классификации, КБК следует выбирать из группы 000 01 05 02 01 00 0000 510, которая называется «Увеличение прочих остатков денежных средств бюджетов «классификации источников финансирования дефицитов бюджетов».
При проводке Расходного кассового ордера в автоматическом режиме будут созданы бухгалтерские записи по списанию суммы недостачи и начислению задолженности.
Возмещение недостачи материально-ответственным лицом
Внесение средств в счет погашение недостачи в соответствии с вышеуказанной Инструкцией № 148н осуществляется по кредиту счета 0 209 05 660 «Расчеты по недостачам финансовых активов» и дебету счета 0 201 04 510 «Поступления в кассу».
Операции такого вида в программе 1С: Бухгалтерия бюджетного учреждения 8 осуществляется с использованием документа «Приходный кассовый ордер», в котором выбирается операция «Поступление средств в возмещение ущерба».
На закладке «Бухгалтерские записи» Приходного кассового ордера нужно указать КБК и КОСГУ, в соответствии с которыми восстанавливается недостача на счете НД.
Рекомендуем также еще статьи по программам 1С::
Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.
Программа разработана совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.
В бюджетном учреждении при сдаче выручки в банк обнаружена фальшивая купюра. В учете отражена задолженность по счету 209 81 "Расчеты по недостачам денежных средств". В результате проведения следственных действий виновное лицо не установлено, поэтому принято решение о списании задолженности со счета 209 81 на счет 401 10.
Какой АнКВД может быть применен к счетам 0 209 81 000 и 2 401 10 172 при формировании бухгалтерской записи: Дебет 401 10 и Кредит 209 81?
Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
При отражении в бухгалтерском учете операций по списанию недостач в связи с неустановлением виновных лиц в 15-17 разрядах счета 0 209 81 000 "Расчеты по недостачам денежных средств" отражаются нули, а по счету 2 401 10 172 "Доходы от операций с активами" может быть применен АнКВД 180 "Прочие доходы". Такой порядок применения аналитических кодов видов дохода рекомендуем закрепить в рамках формирования учетной политики.
Обоснование вывода:
Согласно п. 110 Инструкции N 174н суммы, списанные с баланса в связи с неустановлением виновных лиц, отражаются по кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 0 209 00 000 "Расчеты по ущербу и иным доходам" и дебету счета 0 401 10 172 "Доходы от операций с активами". В свою очередь, расчеты по недостачам денежных средств отражаются на счете 0 209 81 000 (п. 221 Инструкции N 157н).
Пунктом 2.1 Инструкции N 174н установлено, что в 15-17 разрядах номера по счетам аналитического учета 0 209 81 000 отражаются нули. В то же время положениями п. 2.1 Инструкции N 174н не установлено каких-либо особенностей формирования 15-17 разрядов номеров счета 0 401 10 000 в ситуации если он корреспондируется со счетом 0 209 81 000. Соответственно, при формировании рабочего плана счетов бюджетному учреждению необходимо соблюдать общие принципы включения аналитических кодов по классификационному признаку поступлений и выбытий с учетом особенностей, предусмотренных Инструкцией N 174н.
Кроме того, п. 3 Инструкции N 157н установлено, что данные бухгалтерского учета учреждений должны быть сопоставимы у государственного (муниципального) учреждения вне зависимости от его типа. Так, общие принципы включения аналитических кодов по классификационному признаку поступлений и выбытий при формировании рабочего плана счетов бюджетного учета установлены порядком включения кода бюджетной классификации РФ при формировании рабочего плана счетов (Приложение N 2 к Инструкции N 162н). Например, в 15-17 разрядах номера счета 0 401 10 000 "Доходы текущего финансового года" указывается соответствующий код вида, подвида доходов бюджета.
В свою очередь, при определении аналитической группы вида доходов (далее - АнКВД) бюджета бюджетной системы РФ в 2020 году организациям бюджетной сферы следует руководствоваться Порядком N 85н. Принятие решения о применении того или иного АнКВД зависит от экономического содержания конкретных хозяйственных операций.
В рассматриваемом случае производится списание с баланса бюджетного учреждения ущерба денежным средствам, в связи с неустановлением виновных лиц. Согласно п. 12 Порядка N 85н операции по доходам отражаются на структурном элементе 100 "Доходы". Данный элемент включает статью 180 "Прочие доходы" (п.п. 12.1.7 Порядка N 85н), на которую относятся прочие неналоговые доходы, не отнесенные на другие статьи аналитической группы подвида доходов бюджетов 100 "Доходы".
Отметим, что рассматриваемый факт хозяйственной жизни не относится к налоговым доходам или таможенным платежам, к доходам от собственности, к доходам от оказания платных услуг (работ), компенсаций затрат, к доходам от штрафов, пени, неустоек и от возмещения ущерба, к безвозмездным денежным поступлениям, страховым взносам на обязательное социальное страхование, соответственно, операции по списанию фальшивой купюры могут быть отражены по статье 180 "Прочие доходы" АнКВД.
Таким образом, в рассматриваемой ситуации при отражении в бухгалтерском учете операций по списанию недостач в связи с неустановлением виновных лиц в 15-17 разрядах счета 0 209 81 000 "Расчеты по недостачам денежных средств" отражаются нули, а по счету 2 401 10 172 "Доходы от операций с активами" следует указывать статью 180 "Прочие доходы". Выбранный порядок применения АнКВД рекомендуем закрепить в рамках формирования учетной политики (п. 4 Инструкции N 174н).
Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
член Союза развития государственных финансов Суховерхова Антонина
24 ноября 2020 г.
ПОЛУЧИТЕ БЕСПЛАТНЫЙ ДОСТУП К СИСТЕМЕ ГАРАНТ НА 3 ДНЯ!© ООО "НПП "ГАРАНТ-СЕРВИС", 2021. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания "Гарант" и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.
Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО "НПП "ГАРАНТ-СЕРВИС". Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.
Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter
Бухгалтерский учет денежных средств – это тема, которая рассмотрена со всех сторон и по которой, казалось бы, не должно оставаться вопросов. Но нередко возникают нестандартные ситуации, оформлению которых следует уделить особое внимание. Рассмотрим сложные случаи при инкассации денежных средств, а также порядок действий при выявлении фальшивых купюр.
Инкассация денежных средств
На практике у бухгалтеров очень часто возникают ситуации, когда сотрудник, собирая инкассаторскую сумку, допускает ошибку, в результате чего в инкассаторской сумке оказываются лишние купюры либо образуется недостача.
Рассмотрим типовой порядок ведения бухгалтерского учета хозяйственных операций, связанных с недовложением и перевложением денежных средств.
Далее по тексту используются следующие счета:
Перевложение денежных средств в инкассаторскую сумку.
В кассе организации в этом случае образуется недостача. Сумма недостачи должна быть зафиксирована по итогам инвентаризации. Бухгалтер сделает запись по дебету счета 94 в корреспонденции со счетом 50 (План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утв. приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. № 94н).
Сумма недостачи может быть отнесена на материально ответственное лицо (кассира) либо списана на потери организации.
Но сумма недостачи может быть обнаружена и кассиром банка, который принимает выручку и пересчитывает ее. В этом случае организация получит выписку с расчетного счета, в которой будет указано, что на расчетный счет зачислено больше, нежели было передано инкассаторам.
Рассмотрим на примере.
1) Передача денежных средств инкассаторам отражается записью
Дт 57 Кт 50, 100 руб.
2) По итогам инвентаризации величина недостачи в кассе организации отражается следующим образом:
Дт 94 Кт 50, 10 руб.
3) Поступили инкассированные денежные средства на расчетный счет
Дт 51 Кт 57, 110 руб.
Отсторнировать бухгалтерскую запись, в которой участвует счет учета денежных средств, нельзя, так как это повлечет за собой корректировку кассовых первичных документов, что напрямую запрещено (п. 4.7 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У). Учитывая данные ограничения, бухгалтеры, как правило, отражают денежные средства, зачисленные на расчетный счет организации сверх суммы, отраженной в бухучете, как прочий доход:
4) Дт 51 Кт 57, 100 руб. – в пределах сумм, переданных инкассаторам по данным бухгалтерского учета
5) Дт 51 Кт 91-1, 10 руб., – сверх сумм, переданных инкассаторам по данным бухгалтерского учета
6) Дт 57 Кт 91-1, 10 руб.
Если выявленная недостача денежных средств уже была отнесена на кассира, как на материально-ответственное лицо (Дт 70 Кт 94, 10 руб.), эту запись следует скорректировать:
Дт 70 Кт 94 (сторно)
Остаток по счету 94, сформированный после корректировки, будет списан в прочие расходы:
Дт 91-2 Кт 94, 10 руб.
Недовложение денежных средств в инкассаторскую сумку.
Выявленный излишек в кассе организации сформирует доход организации.
Недостача, которую обнаружит кассир банка при пересчете инкассированных денежных средств, создаст прочий расход, который не будет учтен для целей обложения налогом на прибыль.
Дт 57 Кт 50, 100 руб. – выдача денежных средств инкассаторам
Дт 50 Кт 91-1, 10 руб. – излишек, выявленный в кассе организации после инкассации
Дт 51 Кт 57, 90 руб. – зачисление инкассированных денежных средств на счет организации
Дт 91-2 Кт 57, 10 руб. – списание суммы недостачи, выявленной кассиром банка
В обоих случаях у нас возникает прочий доход, который увеличивает налогооблагаемую базу по налогу на прибыль (п. 20 ст. 250 НК РФ), а также прочий расход, который не оказывает влияния на налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, как не имеющий экономического обоснования (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Чтобы избежать данных последствий, автор предлагает следующий подход.
К счету 57 открывается отдельный субсчет, например, 57-7 "Денежные средства в пути: расследование".
По данном субсчету фиксируются все отклонения, выявляемые при инвентаризации кассы, до тех пор, пока от банка не будет получена выписка, свидетельствующая о том, было ли допущено недовложение, либо перевложение.
Порядок учета будет следующим.
Недовложение в инкассаторскую сумку.
При проведении инвентаризации кассы, сотрудники обнаруживают излишек денежных средств. Согласно п. 2 ПБУ 9/99 доходом организации признается увеличение экономической выгоды в результате поступления активов (в том числе денежных средств) и (или) погашение обязательств, приводящие к увеличению капитала организации.
Исходя из требования осмотрительности и требования приоритета содержания над формой (абз. 3, абз. 5 п. 6 ПБУ 1/2008), а также учитывая тот факт, что на момент проведения инвентаризации денежных средств в кассе у бухгалтера отсутствует уверенность в том, что выявленный излишек не является результатом недовложения в инкассаторскую сумку и, как следствие, не может свидетельствовать об увеличении экономических выгод (подп. "в" п. 12 ПБУ 9/99), организация отражает излишек денежных средств по дебету счета 50 в корреспонденции со счетом 57-7.
Если выписка банка покажет, что средства были зачислены в размере меньше, чем было передано инкассаторам по данным бухгалтерского учета, и при этом банк недосчитался суммы, которая впоследствии была выявлена в кассе организации, бухгалтер должен сделать запись по дебету счета 57-7 и кредиту 57.
Если же недовложение в инкассаторскую сумку не будет подтверждено банком, организация, руководствуясь положениями п. 12 ПБУ 9/99, признает прочий доход по дебету счета 57-7 в корреспонденции со счетом 91-1.
1. Выданы денежные средства инкассаторам
Дт 57 Кт 50, 100 руб.
2. Выявлен излишек денежных средств в кассе организации
Дт 50 Кт 57-7, 10 руб.
3. Получена выписка из банка
Дт 51 Кт 57, 90 руб.
4. Излишек в кассе отражен как результат ошибки сотрудника при инкассации
Дт 57-7 Кт 57, 10 руб.
Перевложение в инкассаторскую сумку.
В случае если при сборе инкассаторской сумки было допущено перевложение денежных средств, соответствующая сумма может быть выявлена в кассе организации при пересчете остатка в качестве недостачи. Согласно п. 2 ПБУ 10/99, расходом признается уменьшение экономической выгоды организации в результате выбытия активов (в том числе денежных средств) и(или) возникновения обязательств, приводящее к уменьшению капитала этой организации.
Исходя из требования приоритета содержания над формой (абз. 5 п. 6 ПБУ 1/2008), а также учитывая тот факт, что на момент проведения инвентаризации денежных средств в кассе отсутствует уверенность в том, что выявленная недостача не является результатом перевложения в инкассаторскую сумку и, как следствие, не может свидетельствовать об уменьшении экономических выгод (абз.4 п.16 ПБУ 10/99), организация должна отразить недостачу денежных средств по дебету счета 57-7 в корреспонденции с кредитом счета 50.
Если выписка банка покажет, что средства были зачислены в размере, превышающем тот размер, который, по данным бухучета, был передан на инкассацию, при этом превышение равно величине недостачи в кассе, бухгалтеру следует отразить дополнительную проводку по дебету счета 51 в корреспонденции со счетом 57-7.
Если при пересчете денежных средств, вложенных в инкассаторскую сумку, в банке излишек не будет подтвержден, сумма недостачи, отраженная ранее по дебету счета 57-7, списывается в дебет счета 94.
Фальшивые купюры
Фальшивые купюры для организации не редкость, особенно если она осуществляет розничную торговлю. При этом часто встречаются случаи, когда фальшивая купюра выявляется банком уже при инкассации. Возникает вопрос, как документально оформить указанные операции.
Таким образом, в случае, если по факту приема денежных средств была выявлена фальшивая купюра, кредитная организация обязана выдать соответствующий документ по итогам экспертизы.
Необходимо отметить, что Акт экспертизы в настоящее время не утвержден и каждая кредитная организация может использовать свою форму документа.
С учетом вышесказанного, последовательность действий следующая:
Кассир выявляет сомнительную купюру, оформляет акт вскрытия сумки и пересчета вложенных наличных денег.
На основании акта вскрытия сумки бухгалтер оформляет недостачу денежных средств.
При завершении экспертизы, по результатам которой установлено, что купюра является фальшивой, сотрудник учреждения Банка России оформляет Акт экспертизы, который передается в кредитную организацию и затем клиенту.
На основании Акта экспертизы бухгалтер может списать недостачу денежных средств на потери компании или отнести ее на виновное лицо.
Вопрос от читательницы Клерк.Ру Ирины (г. Барнаул)
При инкассации выручки в банк была обнаружена денежная купюра с признаками подделки, она была изъята следственными органами. Как нам правильно отразить данный факт в бухгалтерском учете?
На основании п. 33 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утв. Решением Совета Директоров ЦБР 22.09.1993 г. № 40, кассир в соответствии с действующим законодательством о материальной ответственности рабочих и служащих несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный предприятию как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям.
В соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утв. Приказом Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н:
Дт 57 Кт 50 - операция по передаче инкассаторам наличных денег для зачиления на расчетный счет организации;
Дт 51 Кт 57 – операция по зачислению денежных средств на расчетный счет организации (за минусом номинальной стоимости фальшивой купюры);
Дт 94 Кт 57 – операция по отражению недостачи на основании акта экспертизы;
Дт 73 Кт 94 – операция по списанию недостачи за счет кассира при наличии в кассе детектора валют для определения подлинности купюр (поскольку кассир обязан был проверить купюры на детекторе);
Дт 50, 70 Кт 73 – операция по погашению недостачи за счет кассира.
Если в кассе отсутствует детектор валют (то есть нельзя обвинить кассира в небрежном или недобросовестном отношении к своим обязанностям, т.к он не мог проверить подлинность купюр), по моему мнению, в этом случае недостача должна быть списана за счет собственных средств организации:
Дт 91 Кт 94 (п. 11 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утв. Приказом Минфина РФ от 06.05.1999 № 33н, Инструкция по применению Плана счетов).
Получить персональную консультацию по любому налогу в режиме онлайн очень просто - нужно заполнить специальную форму. Ежедневно будут выбираться два-три наиболее интересных вопроса, ответы на которые вы сможете прочесть в консультациях Натальи Лобановой.
Читайте также: