Как создать визитную карточку в outlook
Сначала выберите макет карточки и фон. Затем добавьте рисунки или графические объекты. Наконец, добавьте поля контактов, которые нужно отображать в электронной визитной карточке.
На панели навигации выберите Люди. В зависимости от версии Outlook на панели навигации может отображаться только значок .
В левом верхнем углу окна Outlook нажмите кнопку Новый контакт.
В форме контакта дважды щелкните визитную карточку, чтобы открыть диалоговое окно Изменение визитной карточки.
В разделе Макет карточки щелкните стрелку рядом со списком Макет и выберите нужный вариант. Макет Только текст используется для карточек без фотографий, эмблем или других изображений.
Если для карточки нужно задать цвет фона, щелкните элемент Фон и выберите нужный цвет.
Если требуется добавить изображение, например рисунок или эмблему компании, воспользуйтесь настройками изображения, с помощью которых можно найти, добавить и разместить изображение.
Примечание.Чтобы удалить стандартное или другое изображение на карточке, выберите только текст в списке Макет. Чтобы удалить все добавленные данные и начать создание карточки с нуля, нажмите кнопку Сброс карточки.
В разделе Поля дважды щелкните поле контакта, которое нужно добавить.
Чтобы удалить поле из карточки, выделите его и нажмите кнопку Удалить.
Чтобы добавить пустые строки, щелкните поле, ниже которого нужно добавить пустое пространство, нажмите кнопку Добавить и выберите пункт Пустая строка.
Совет: По умолчанию пустые строки в карточке отображаются в виде полей типа Пустая строка. Новые сведения можно добавлять, вставляя поля между полями Пустая строка. Например, щелкните поле Пустая строка, нажмите кнопку Добавить и выберите поле. Новое поле появится под пустой строкой.
Чтобы изменить расположение текста на карточке, щелкните поле и переместите его в требуемое место, используя кнопки со стрелками Вверх и Вниз, расположенные под списком Поля. Таким же способом можно перемещать пустые строки.
Чтобы отформатировать текст, используйте кнопки форматирования и выбора стиля в группе Изменить.
После форматирования электронной визитной карточки нажмите кнопку ОК.
Примечание: Если нажать кнопку Сброс карточки, к карточке будет применено оформление по умолчанию и она будет содержать сведения, введенные в поля по умолчанию в форме контакта.
Сохранение электронной визитной карточки
При обнаружении дублирующегося имени контакта выберите параметр Добавить новый контакт или Обновить сведения о выделенном контакте.
Отправка электронной визитной карточки другим пользователям
Если нужное имя отсутствует, выберите пункт Другие визитные карточки, щелкните имя в списке Хранить как и нажмите кнопку ОК.
Создание электронных визитных карточек
Как показано на снимке экрана электронной визитной карточки Для Сергея Зуевой, создание карточки начинается с формы, а затем приводит к диалоговом окну для редактирования.
Форма контакта со сведениями О.М. Сергея.
Вы можете создать электронную визитную карточку на основе новых сведений или создать новую карточку на основе существующей. Если вы хотите создать несколько электронных визитных карточек с общими контактами, может быть проще изменить существующую карточку. Например, вам может потребоваться три карточки: для работы, для домашнего использования и для членов клуба.
Перед добавлением или изменением контактных данных выберите макет и фон карточки. Добавьте рисунки и другие графические изображения. Каждый элемент помогает расположить текст при добавлении контактных данных.
В Outlook 2010 в группе Новые контакты навкладке Главная выберите Новый контакт.
В Outlook 2007 г. в области Контакты нажмите кнопку >контакт.
В форме контакта щелкните Визитная карточка, чтобы открыть окно Изменение визитной карточки.
В области Макет карточкив списке Макет выберите макет. Макет Только текст доступен для карточки без рисунка, логотипа или другого изображения.
Примечание: При запуске макет карточки Outlook отображается в поле предварительного просмотра рядом с разделом Макет карточки. Это изображение и варианты макета также можно использовать для новой карточки.
Если вам нужен цвет фона для карточки, выберитеФон , а затем выберите цвет.
Если требуется добавить изображение, например рисунок или эмблему компании, воспользуйтесь настройками изображения, с помощью которых можно найти, добавить и разместить изображение.
Примечание: Чтобы удалить из карточки стандартное или другое изображение, выберите в списке Макет пункт Только текст. Чтобы удалить все добавленные сведения и начать все сначала, выберите Сброс карточки.
Чтобы удалить поле из карточки, выберите его и выберите удалить.
Чтобы добавить пробелы в пустые строки, выберите поле над тем местом, где нужно добавить пустое место, а затем выберите добавить > пустую строку.
Чтобы расположить текст на карточке, выберите поле, а затем в списке Поля используйте клавиши СТРЕЛКА ВВЕРХ и СТРЕЛКА ВНИЗ для перемещения полей. Вы также можете перемещать пустые строки таким образом, чтобы добавить больше места между строками текста.
Чтобы отформатировать текст, используйте кнопки форматирования и выбора стиля в группе Изменить.
Примечание: Если выбрать сброс карточки,карточка возвратится к стандартной Outlook и сведениям, которые введены в поля по умолчанию в форме контакта.
Сохранение контакта или электронной визитной карточки
На вкладке Контакт в группе Действия выберите сохранить & Закрыть.
Если обнаруживается дубликат имени контакта, сделайте следующее:
Выберите Добавить новый контакт, чтобы создать новый контакт.
Выберите Обновить сведения о выбранном контакте, чтобы увидеть список существующих дубликатов контактов.
Совет: Вы можете дважды щелкнуть контакт, обновить сведения в форме контакта и сохранить его.
Новые контактные данные сохраняются в контактах и включают электронную визитную карточку. Вы можете изменить контактные данные в любое время.
На вкладке Контакты в группе Действия выберите сохранить & Закрыть.
Примечание: Если у вас уже есть контакт с таким же именем, при выборе & Закрытьвы можете добавить новый контакт или обновить существующий контакт.
В группе Действия можно выбрать сохранить & новый. Это действие сохраняет контакт, а затем открывает новую пустую форму контакта.
Отправка электронной визитной карточки другим пользователям
В любом почтовом приложении вложенный VCF-файл можно открыть и сохранить в списке контактов.
Чтобы различать повторяющиеся имена в меню Визитная карточка, выберите Пункт Другие визитные карточки. Дополнительные сведения, включая предварительный просмотр карточки, выводится в диалоговом окне Вставка визитной карточки.
На вкладке Подпись электронной почты в спискеВыберите подпись для редактирования выберите подпись, в которую вы хотите добавить визитную карточку.
Если вы хотите создать новую подпись, нажмите кнопкуСоздать , введите имя подписи и нажмите кнопку ОК. Затем щелкните имя новой подписи в списке Выберите подпись для изменения.
В поле Изменить подпись введите текст, который вы хотите включить в подпись.
Визитные карточки в MS Outlook
У любого секретаря за все время работы скапливаются десятки и сотни различных контактов. Выделим слово «различных», ведь с каждым из нас можно связаться десятком способов… Кто-то по старинке записывает номера и адреса в ежедневник, кто-то пользуется различными офф- и онлайновыми программами. Мы же предлагаем рассмотреть один из вариантов хранения контактной информации в электронном виде: создание электронных визитных карточек в программе Microsoft Outlook (версия 2010).
У любого секретаря за все время работы скапливаются десятки и сотни различных контактов. Выделим слово «различных», ведь с каждым из нас можно связаться десятком способов… Кто-то по старинке записывает номера и адреса в ежедневник, кто-то пользуется различными офф- и онлайновыми программами. Мы же предлагаем рассмотреть один из вариантов хранения контактной информации в электронном виде: создание электронных визитных карточек в программе Microsoft Outlook (версия 2010).
Для начала создадим собственную визитную карточку и научимся вставлять ее в электронные письма, а затем рассмотрим возможности управления своей базой телефонов и адресов, которые предлагает программа Outlook.
Начнем изучение работы с контактами Outlook с того, что создадим свою собственную визитную карточку.
Создаем свою визитку в Outlook
Чтобы создать свою визитку в Outlook, нужно запустить программу и в верхней панели меню найти группу команд Создать Здесь находим кнопку Новые элементы и нажимаем на нее. В выпавшем меню выбираем Контакты (рис. 1).
Рис. 1. Создание контакта
Обратите внимание: если нажать на кнопки со стрелками рядом с названиями большинства полей, можно поменять значение этого поля (рис. 2).
Рис. 2. Значения полей
Внесенная информация сразу же отображается на визитной карточке в верхней правой части экрана (рис. 3). Большое поле Заметки, возможно, останется пустым, зато очень пригодится при создании визитных карточек для других людей (об этом поговорим ниже).
Сюда можно вносить любую информацию, от дневника звонков до хобби и увлечений нового знакомого.
Рис. 3. Заполнение карточки
Откроется окно Изменение визитной карточки. Здесь, во-первых, можно исключить из макета некоторые поля.
В окне Поля название поля выделяется кликом мыши, после чего остается только кликнуть на кнопку Удалить. Кнопка Добавить при необходимости вернет удаленные поля на место.
Во-вторых, поля можно менять местами: поле выделяется и его расположение регулируется с помощью стрелок вверх и вниз.
В-третьих, интервалами между полями служат пустые строки. Чтобы отделить блоки информации в визитке друг от друга, нужно выделить значение Пустая строка , а затем с помощью стрелок помесить пустую строку в нужное место.
Наконец, в-четвертых, текст визитки поддается форматированию. При выделении поля его текст автоматически отображается в строке справа.
В верхней правой части поля настраивается общий внешний вид визитной карточки.
В нее можно поместить свою фотографию или логотип фирмы, изменить фон и расположение изображения и текста относительно друг друга. Результат демонстрируется тут же.
Когда все будет готово, нажимаем ОК и возвращаемся в окно нашего собственного контакта.
Сравним изображения созданной нами визитной карточки. Приведем список изменений:
- поменялись местами поля Организация и Имя;
- выровнены по центу поля Организация, Имя и Должность, отформатирован их текст;
- изменены названия телефонов: (Р) и (М) вместо «рабочий» и «мобильный»;
- оставлен только один электронный адрес;
- блоки информации отделены друг от друга с помощью пустых строк;
- изменен цвет фона и на карточку помещено изображение, символизирующее фотографию.
При этом информация о контакте, вносимая нами ранее, осталась неизменной.
Закончив работу над контактом, еще раз тщательно проверяем все номера и адреса, после чего в левом верхнем углу нажимаем кнопку Сохранить и закрыть. Карточка сохранится в контактах программы Outlook; создав ее, мы автоматически добавили себя в собственные контакты.
Создание и изменение подписи, включаемой в электронную визитную карточкуНа вкладке Подпись электронной почты в области Выберите подписьдля редактирования щелкните подпись, в которую вы хотите добавить визитную карточку.
Если вы хотите создать подпись, нажмите кнопку Создать, введите имя подписи и нажмите кнопку ОК. Затем щелкните имя новой подписи в списке Выберите подпись для изменения.
В поле Изменить подпись введите текст, который вы хотите включить в подпись.
На вкладке Подпись электронной почты в списке Выберите подпись для изменения выберите подпись.
В списке Учетнаязапись электронной почты в списке Выберите подпись по умолчанию выберите учетную запись электронной почты, которую вы хотите связать с подписью.
Если нужной подписи нет, нажмите кнопку Подписи ,выберите имя подписи в списке Выберите подпись для редактирования и нажмите кнопку ОК.
Создание и изменение подписи, включаемой в электронную визитную карточкуНа вкладке Электронная подпись нажмите кнопку Создать.
Введите имя для подписи и нажмите кнопку ОК.
В поле Изменить подпись введите текст, который необходимо включить в подпись.
Чтобы отформатировать текст, выделите его, а затем с помощью кнопок форматирования и выбора стиля задайте нужные параметры.
Завершив создание подписи, нажмите кнопку ОК.
На вкладке Подпись электронной почты в списке Выберите подпись для изменения выберите нужную подпись.
В спискеУчетная запись электронной почты в списке Выберите подпись по умолчанию выберите учетную запись электронной почты, с которой вы хотите связать подпись.
Если нужная подпись не отобралена, нажмите кнопку Подпись электронной почты ,выберите имя подписи в списке Выберите подпись для редактирования и нажмите кнопку ОК.
Дополнительные информация об электронных визитных карточках в подписяхВы можете создать сколько угодно подписей и сколько угодно электронных визитных карточек, чтобы создать несколько подписей для различных целей, таких как деловые, семейные и другие. Вы также можете использовать подпись, которая состоит только из электронной визитной карточки.
2. Карточка отображается в подписи.
Электронная визитная карточка работает так же, как и обычные карточки, которые предоставляют ваши контактные данные предполагаемым получателям. Визитную карточку можно использовать в качестве подписи к электронному письму и разместить в исходящем электронном письме. Чтобы создать свою персональную визитную карточку в Microsoft Outlook, выполните следующие действия.
Как создать визитку в Microsoft Outlook
Создание визитной карточки в Outlook гарантирует, что у получателей электронной почты всегда будет под рукой ваша контактная информация. Визитная карточка также может заменить вашу подпись в электронных письмах. При создании визитной карточки вы можете использовать существующую информацию в Microsoft Outlook или предоставить новую информацию. Вот как это сделать:
Шаг 1: Запустите Microsoft Outlook.
Шаг 2: На панели навигации выберите Люди.
Примечание: Outlook может отображать значок «Люди» или писать «Люди» в зависимости от версии Outlook, с которой вы работаете.
Шаг 3: В левом верхнем углу ленты выберите Новый контакт.
Шаг 4: Введите свои данные (полное имя, адрес электронной почты, номер телефона и местонахождение компании).
Шаг 5: Дважды щелкните прямоугольник, который представляет визитную карточку в контактной форме. При выполнении этого действия открывается окно «Изменить визитную карточку».
Шаг 6: В разделе «Дизайн карточки» щелкните раскрывающийся список рядом с «Макет».
Шаг 7: Выберите желаемый макет из списка.
Примечание: Если вам не нужны изображения или логотипы на визитной карточке, вы можете выбрать макет «Только текст».
Шаг 8: Чтобы выбрать цвет фона для визитной карточки, щелкните значок краски рядом с «Фон» и выберите желаемый цвет.
Шаг 9: Чтобы вставить логотип или изображение на карточку, нажмите на ярлык «Изменить» рядом с изображением.
Шаг 10: Чтобы изменить размер изображения на визитной карточке, поместите курсор в поле рядом с областью изображения и укажите желаемый процент.
Примечание: Вы можете перезапустить процесс создания визитки, нажав Сбросить карту.
Шаг 11: Чтобы выровнять изображение на визитной карточке, выберите раскрывающийся список рядом с «Выравнивание изображения» и выберите нужный вариант.
Шаг 12: Чтобы добавить новое поле контакта, на визитной карточке перейдите в Поля и выберите метку Добавить.
Примечание: Вы можете удалить поле, выбрав его и нажав «Удалить».
Шаг 13: Когда вы закончите форматирование новой визитной карточки, нажмите OK, чтобы закрыть диалоговое окно.
Шаг 14: Нажмите «Сохранить и закрыть», чтобы сохранить новую карточку.
Как вставить визитку в исходящую почту Outlook
Когда визитная карточка вставляется в исходящее письмо, получателям нужно только щелкнуть правой кнопкой мыши визитную карточку, чтобы сохранить вашу информацию в своем списке контактов. Вот как вставить визитку в исходящее электронное письмо Outlook.
Шаг 1: Запустите Outlook, затем создайте новое электронное письмо или выберите ответ на ранее полученное электронное письмо.
Шаг 2: На ленте нажмите «Вставить».
Шаг 3: В группе «Включить» щелкните раскрывающееся меню в разделе «Визитная карточка».
Шаг 4: Выберите Другие визитные карточки.
Шаг 5: В новом диалоговом окне выберите раскрывающийся список рядом с «Искать» и выберите «Контакты».
Шаг 6: Выберите визитную карточку, которую нужно вставить в электронное письмо, и вставьте ее, нажав ОК.
Вот и все, вы только что вставили свою визитку в электронную почту Outlook.
Использование разных подписей в Microsoft Outlook
Создавая электронную визитку, вы экономите средства на создании физической визитки и вносите свой вклад в сокращение бумажных отходов в окружающей среде. Вы также можете пересылать карту столько раз, сколько хотите, не беспокоясь о том, что она закончится. Хотите узнать больше о способах персонализации электронной почты Microsoft Outlook? Вы можете использовать разные подписи в своем Microsoft Outlook.
Как вы знаете, элементы Outlook можно прикреплять к электронным письмам Outlook. Вы когда-нибудь думали о том, чтобы прикрепить указанную визитку к электронным письмам? Эта статья представит вам два решения:
Вкладка Office - включите редактирование и просмотр с вкладками в Office и сделайте работу намного проще . Kutools for Outlook - приносит 100 мощных расширенных функций в Microsoft OutlookДобавить визитку в электронное письмо Outlook
Чтобы добавить визитку в одно письмо в Outlook, вы можете легко сделать это вручную в Outlook следующим образом:
2. В открывшемся диалоговом окне «Вставить визитку» укажите папку контактов из Заглянуть раскрывающийся список, выберите указанную визитную карточку в поле со списком ниже и щелкните значок OK кнопка. Смотрите скриншот:
Автоматически добавлять визитку во все электронные письма Outlook с помощью подписи
Чтобы автоматически добавлять визитную карточку во все электронные письма в Outlook, вы можете создать подпись с визитной карточкой, а затем назначить подпись всем электронным письмам. Пожалуйста, сделайте следующее:
1. в почта просмотр, нажмите Главная > Новый E-mail чтобы создать новое электронное письмо.
3. В диалоговом окне «Подписи и бланки» щелкните значок НОВИНКИ кнопку, чтобы открыть диалоговое окно Новая подпись, введите имя новой подписи и нажмите кнопку OK кнопка. Смотрите скриншот:
4. Продолжайте нажимать Визитная карточка в Изменить подпись раздел. Смотрите скриншот:
5. В появившемся диалоговом окне «Вставить визитку», пожалуйста, (1) выберите папку контактов, содержащую указанную визитку, из Заглянуть раскрывающийся список, (2) выберите указанную визитку в списке ниже, и (3) нажмите OK кнопка. Смотрите скриншот:
Читайте также: