Как создать собрание в outlook
С помощью Microsoft Outlook можно назначать не только очные собрания, но и собрания по сети, «виртуальные собрания», которые можно посещать, не отходя от компьютера. Для данной цели существует много программ, но выбор конкретной зависит от количества приглашенных участников, от их местоположения и от необходимых для проведения собрания услуг, таких как возможность совместно использовать документы или передавать изображение и звук в реальном времени. Сетевое собрание может быть как быстрым импровизированным обменом документами между двумя людьми, так и запланированной встречей группы людей или сеансом тренировки, в котором участвуют люди из разных мест и часовых поясов.
Microsoft Windows NetMeeting
- адрес электронной почты, который поможет приглашенным на встречу людям найти вас на сервере каталогов. Это должен быть тот же адрес, который был указан в сведениях каталога при настройке NetMeeting;
- имя сервера каталогов (его также называют ILS-сервером (Internet Locator Service) – это компьютер, поддерживающий списки имен и почтовых адресов пользователей, выполняющих приложение NetMeeting и вошедших на сервер). Приглашенные люди используют данные сведения для поиска и подключения к вашему компьютеру перед началом сетевого собрания. Запускать программу NetMeeting и подключаться к серверу каталогов надо за несколько минут до запланированного начала встречи.
Чтобы автоматически включить в собрание или сделать общим для участников собрания документ Office, необходимо указать имя документа и его местоположение на компьютере. Чтобы присоединиться и участвовать в сетевых собраниях NetMeeting, участники должны использовать NetMeeting версии 2.1 или более поздней.
Microsoft Exchange Conferencing
Программа Microsoft Exchange Conferencing обычно используется для проведения крупных конференций (встреч «многих с многими»), требующих передачи звуковых и видеосигналов в режиме реального времени, таких как «круглые столы» с участниками из различных географических точек. Например, Exchange Conferencing можно использовать для проведения сетевого собрания сотрудников, разбросанных по офисам организации по всему миру. Можно также пригласить людей, не подключенных к сети организации, и попросить их вводить пароль перед тем, как присоединиться к конференции. Чтобы присоединиться и участвовать в конференциях Exchange, участники должны использовать web-обозреватель, такой как Microsoft Internet Explorer.
Службы Microsoft Windows Media
Службы Windows Media обычно используется для проведения общения одного с многими, такого как вещание на всю организацию или процесс обучения через сеть. Службы Windows Media могут обеспечивать сетевой доступ к следующим трансляциям мультимедиа:
- события в режиме реального времени, такие как собрания организации, презентации или концерты;
- записанные или транслируемые в прямом эфире теле- и радиопередачи.
Приглашение на собрание должно включать в себя адрес события (Адрес события – адрес, аналогичный URL-адресу, обеспечивающий доступ к событиям служб Microsoft Windows Media, таким как вещание в реальном времени. Участники должны перейти к этому адресу для просмотра события на своих компьютерах.). Адрес события может выглядеть по разному, в зависимости от его местоположения и типа его содержимого.
Далее приводится несколько примеров адресов событий:
Чтобы смотреть или слушать трансляцию участники должны использовать плеер, такой как Microsoft Windows Media Player. Человек, создающий и отправляющий приглашение на собрание должен указать только местоположение цифрового мультимедиа. Другие члены организации могут отвечать за создание мультимедиа и подготовке его к отправке. Дополнительные сведения о форматах цифрового мультимедиа см. в справке Windows Media Player.
Принятие приглашения на собрание по сети
Для получения приглашения на собрание по сети на компьютере должно выполняться приложение Microsoft Windows NetMeeting. При получении напоминания Microsoft Outlook о собрании по сети нажмите кнопку «Службы собраний», затем кнопку «Запустить NetMeeting», чтобы принять приглашение, либо кнопку «Прекратить», чтобы отклонить приглашение. При получении приглашения на собрание по сети нажмите в диалоговом окне Собрание кнопку «Принять» или кнопку «Отклонить».
Подключение к собранию по сети
Подключение к конференции Microsoft Exchange
Чтобы подключиться к конференции, необходимо иметь web-обозреватель, например, Microsoft Internet Explorer. Откройте приглашение на собрание по сети и нажмите кнопку «Подключиться к конференции». Чтобы подключиться к конференции Microsoft Exchange из календаря, щелкните элемент правой кнопкой мыши и выберите команду Подключиться к конференции в контекстном меню. Чтобы подключиться к конференции из напоминания, выделите пункт «Службы собраний», а затем выберите команду Подключиться к конференции.
Подключение к трансляции служб Microsoft Windows Media или ее прослушивание
Чтобы смотреть или слушать трансляцию, необходим плеер, например, такой как Microsoft Windows Media Player. Откройте приглашение на сетевое собрание и нажмите кнопку «Просмотреть Windows Media». Чтобы подключиться к трансляции или начать ее из календаря, щелкните элемент правой кнопкой мыши и выберите команду Просмотреть Windows Media в контекстном меню. Чтобы присоединиться к трансляции или начать ее из напоминания, выделите пункт «Службы собраний», а затем выберите команду Просмотреть Windows Media.
Изменение настроек сетевого собрания
Автоматический запуск NetMeeting или цифрового мультимедиа с напоминанием
Если для собраний по сети планируется использовать Microsoft Windows NetMeeting или службы Microsoft Windows Media, можно запустить Microsoft NetMeeting или воспроизвести мультимедиа, когда для каждого участника появляется напоминание о собрании. Для этой процедуры потребуется Microsoft NetMeeting 2.1 или более поздней версии или программа, которая воспроизводит мультимедиа, например проигрыватель Windows Media. Создайте или откройте приглашение на собрание по сети и установите один из следующих флажков:
Планирование собрания
Создайте приглашение на собрание одним из следующих способов.
Добавьте участников одним из двух способов:
Добавьте участников в строку Кому приглашения на собрание и перейдите к действию 4.
Если вы применяете учетную запись Microsoft 365 или Exchange, воспользуйтесь помощником по планированию, чтобы просмотреть расписания участников.
В помощнике по планированию либо щелкните поле под своим именем и введите имя или электронный адрес участника, либо нажмите кнопку Добавить участников, чтобы открыть свою адресную книгу.
Щелкните значок рядом с именем участника в помощнике по планированию, чтобы пометить конкретного участника как обязательного участника ,необязательного участника или ресурс. Когда вы начнете вводить имя участника, Outlook предложит рекомендации на основе того, с кем вы недавно проводили собрания или переписывались. Выберите имя из списка, чтобы добавить участника.
Добавьте тему собрания, время начала и окончания, а также место.
В Outlook 2016 и Outlook для Microsoft 365 вы можете начать вводить название места, например Кафе Fourth Coffee или Конференц-зал 23, и Outlook будет искать соответствующие места. Щелкните один из предложенных вариантов, чтобы выбрать это место, или продолжайте ввод, чтобы указать другое расположение.
Совет: Если вы используете учетную запись Microsoft Exchange или учетную запись электронной почты Microsoft 365, щелкните Помощник по планированию и нажмите Поиск комнаты, чтобы проверить доступность и зарезервировать помещения. Дополнительные сведения см. в статье Использование помощника по планированию и поиска помещений для собраний в Outlook.
Чтобы вложить файл в приглашение на собрание, в меню Вставка нажмите Вложить файл и выберите файл, который нужно добавить.
Если вы используете Outlook для iOS, ваше мобильное устройство может напомнить, когда вам нужно выйти, чтобы не опоздать на встречу.
Включение функции "Пора выходить"
В Outlook для iOS выберите Параметры > Пора выходить.
Выберите поддерживаемую учетную запись и с помощью ползунка включите функцию "Пора выходить".
Запрет участникам на пересылку собрания
Если вы используете Microsoft 365, вы можете запретить участникам пересылать приглашение на собрание другим людям. Эта новая возможность доступна пользователям Актуального канала после обновления до версии 1808.
Дополнительные сведения см. в статье Запрет на пересылку собрания.
Щелкните Собрание > Повторение.
Примечание: Чтобы запланировать регулярное повторение собрания, нажмите клавиши CTRL+G.
Выберите параметры шаблона повторения и нажмите кнопку ОК.
Примечание: Когда к приглашению на собрание будет добавлено расписание повторений, название вкладки Собрание изменится на Ряд собраний.
Добавление пользователя в существующее собрание
Вы можете добавить другого участника в существующее собрание.
Если вы являетесь владельцем собрания:
Дважды щелкните собрание, чтобы открыть его, а затем с помощью строки Кому или помощника по планированию добавьте одного или нескольких пользователей в собрание.
Если вы не являетесь владельцем собрания:
Откройте приглашение на собрание. В группе Ответить на ленте выберите Ответить, а затем — Переслать. Добавьте одного или нескольких получателей в приглашение на собрание.
Раннее завершение собраний
Если вы используете Outlook для Microsoft 365, теперь вы можете настроить Outlook на завершение собраний на несколько минут раньше. Это поможет вам выделить время на перемещение между собраниями. Вы можете выбрать другую длительность для собраний продолжительностью менее и более одного часа.
Выберите Файл > Параметры > Календарь > Параметры календаря
Установите флажок Заканчивать встречи и собрания раньше.
С помощью раскрывающегося списка выберите количество минут для собраний длительностью менее одного часа или длительностью один час и больше, затем нажмите ОК.
Собрание — это встреча с приглашением лиц или привлечением ресурсов. Можно создавать и рассылать приглашения на собрания, а также резервировать ресурсы (например, переговорные).
В календаре на вкладке Главная в группе Создать нажмите кнопку Создать собрание.
Клавиши быстрого доступа: Чтобы создать приглашение на собрание, нажмите клавиши CTRL+SHIFT+Q в любой папке Outlook.
В Outlook 2007 перейдите в раздел Календаря, нажмите Создать – Приглашение на собрание.
(Далее по аналогии с Outlook 2010)
В списках Время начала и Время окончания выберите время начала и окончания собрания. Если установить флажок Целый день, событие будет отображаться как событие, занимающее целый день от полуночи до полуночи.
В поле Кому добавьте из адресной книги людей, которых Вы хотите пригласить на собрание.
В поле Тема введите описание собрания.
В поле Место введите описание или укажите место (номер переговорной или кабинета)
В тексте приглашения на собрание укажите сведения, которые необходимо предоставить получателям. Можно также вложить
Если собрание должно быть повторяющимся, на вкладке Собрание в группе Параметры нажмите кнопку Повторение и выберите параметры для нужного шаблона повторения, а затем нажмите кнопку ОК.
Организатор может отслеживать ответы от участников собрания. Для этого необходимо зайти в созданное собрание, и перейти по кнопке Отслеживание.
Календарь Microsoft Outlook имеет возможность не только отображать собрания и встречи и напоминать о них, но и позволяет планировать собрания с другими пользователями. Во время планирования собрания есть возможность просмотреть сведения о занятости участников и выбрать наиболее оптимальное время.
В этой статье мы рассмотрим как создать собрание или встречу в Microsoft Outlook 2016.
Создание собрания в Outlook .
Запускаем Outlook 2016. В нижнем левом углу, в области навигации жмём кнопку Календарь.
Далее на вкладке Главная находим жмём кнопку Создать собрание
В поле Кому необходимо добавить людей которых вы хотите пригласить на это собрание. Нажав кнопку Кому их можно выбрать из списка.
В поле Тема необходимо ввести тему собрания.
В Outlook 2016 по умолчанию кнопка Поиск комнаты включена. Если нет то включите.
Благодаря этому у нас справа появляется колонка Поиск помещений, где мы видим в какое время выбранное нами помещение свободно.
Указываем Время начала и Окончания нашего собрания.
Найдя и нажав Помощник по планированию на вкладке Собрание мы можем проверить занятость в выбранное время всех участников собрания.
Далее мы можем добавить вложения к собранию.
Можем настроить собрание, как повторяющееся событие. Для этого на вкладке Собрание нажмите кнопку Повторение и в появившемся окне введите необходимые настройки.
Собрание создано и разослано всем его участникам.
Создание встречи в Outlook.
Запускаем Outlook 2016. В нижнем левом углу, в области навигации жмём кнопку Календарь.
Далее на вкладке Главная находим жмём кнопку Создать Втречу
Заполняем поля Тема, Место, Время начала и Окончание.
Далее мы можем настроить встречу, как повторяющееся событие. Для этого на вкладке Встреча нажмём кнопку Повторение и в появившемся окне введите необходимые настройки.
Также можем преобразовать встречу в собрание пригласив других пользователей. Для этого на вкладке Встреча нажмём кнопку Пригласить участников и дальше уже всё как для собрания.
Закончив все настройки жмём кнопку Сохранить и закрыть на вкладке Встреча.
Читайте также: