Как создать книгу в excel
Цель проведения. В результате выполнения лабораторной работы студент должен иметь представление о функциональных возможностях табличного процессора EXCEL, приобрести навыки создания таблиц и форматирования ячеек.
Продолжительность - 4 часа.
Обязательная литература
Иванов В. Microsoft Office System 2003 Учебный курс. – СПб.: Питер; Киев: Издательская группа ВНV, 2004. – 640с.: ил. .
Дополнительная литература
Ульрих Л.А. Электронные таблицы Microsoft Excel. Проблемы и решения: Практич. пособие / Пер. с англ. – Издательство ЭКОМ, 2002, 400 с.
Виллетт Эдвар, Кроулер Дэвид, Кроулер Ронда. Microsoft Office 2000 / Библия пользователя. Пер. с англ. – М.: Издательский дом «Вильямс». 2001. – 1026 с.
Левин А. Самоучитель работы на компьютере. Начинаем с Windows. 3-е изд. – СПб.: Питер, 2005. - 718с., ил.
Содержание теоретического минимума.
Рабочее окно, рабочие книги и рабочие листы.
Создание новой таблицы. Обрамление таблицы.
Выделение ячеек, их диапазонов, строк и столбцов.
Ввод данных через формы.
Копирование данных или формул в смежные ячейки.
Обработка числовых значений.
Функции в Microsoft Excel.
Ссылки на ячейки. Имена ячеек.
Рабочие листы Microsoft Excel.
Подготовка документа к печати.
Краткие теоретические сведения.
Рабочие книги и рабочие листы Microsoft Excel.
Чтобы начать работать в Microsoft Excel нажмите кнопку Пуск → Программы → Программы Microsoft Office → Microsoft Excel . При запуске программы Excel открывается окно, содержащее новую рабочую книгу. Рабочая книга – это многостраничный документ Excel , каждая страница которого называется рабочим листом . В окне документа отображается активная страница . Пользователь может вставить в книгу дополнительные листы (максимально – 255).
Рабочее окно Excel (рис. 2) содержит стандартную строку заголовка, меню и панели инструментов. Под ними расположена панель, в составе которой имеются поле имени и строка формул .
Строка состояния , находящаяся в нижней части окна программы Excel , выдаёт информацию о состоянии программы, режимах её работы и выполняемых операциях. Она также информирует пользователя о том, что можно вводить данные или выполнять команду. В этом случае в ней отображается слово «Готово».
Электронная таблица (ЭТ или Excel ) представляет собой прямоугольную сетку, содержащую 256 столбцов и 65536 строк, расположенных на рабочем листе. Пересечение столбца и строки образует ячейку - основной элемент ЭТ для хранения данных. По умолчанию строки нумеруются, а столбцы обозначаются одной или двумя латинскими буквами.
Каждая ячейка имеет свой адрес, он определяется именем столбца и номером строки, которым принадлежит ячейка (например А1, В6 и др.). Активная ячейка высвечивается в поле имени и она окружена рамкой, которая называется рамкой активной ячейки , а заголовки столбца и строки этой ячейки подсвечиваются. В каждый момент времени активной является только одна ячейка , и данные можно вводить лишь в неё.
При работе в Excel вид указателя мыши постоянно меняется при его перемещении по рабочему листу и зависит от режима работы программы и доступных команд.
Когда указатель мыши имеет вид «контурного» толстого креста , его можно использовать для выделения ячеек.
В правом нижнем углу рамки активной ячейки указатель мыши принимает вид тонкого чёрного креста . Он указывает на возможность выполнения операции заполнения смежных ячеек.
При установке указателя на границе активной ячейки появляется четырёхнаправленная стрелка . Этот указатель используется для перемещения содержимого ячейки в другое место.
При работе в Excel очень внимательно следите за указателем мыши, так как изменение его положения всего на миллиметр может привести к изменению его формы и, следовательно, функциональных возможностей.
Ввод данных.
В ячейки рабочего листа могут быть введены данные трёх типов:
- числа (к ним относятся также значения даты и времени), представляющие собой величины, используемые в вычислениях;
- формулы , которые являются инструкциями , вводимыми в ячейки, в соответствии с которыми производятся вычисления;
- текст, информация, не являющаяся ни числом, ни формулой. Текст обрабатывается как последовательность символов, даже если он представляет собой набор цифр.
Данные могут вводиться только в активную ячейк у – либо непосредственно, либо с использованием строки формул, которая расположена под панелью инструментов в верхней части экрана.
Если при вводе произошла ошибка , щёлкните в строке формул на кнопке Cancel (Отмена) с изображением крестика красного цвета . Или нажмите клавишу Esc на клавиатуре.
Для того чтобы закончить ввод данных нажмите кнопку Enter (Ввод) – изображена в виде галочки зелёного цвета в строке формул или клавишу Enter на клавиатуре для завершения ввода или перехода к другой ячейке.
Редактирование данных.
Существуют два способа изменения содержимого ячейки.
При вводе в выбранную ячейку нового значения старая информация заменяется вводимой.
Если необходимо очистить содержимое ячейки : выделите ячейку и нажмите клавишу Delete или щёлкните на ячейке правой кнопкой мыши и в открывшемся контекстном меню выберете пункт «Очистить содержимое».
! Не вызывайте команду Delete (Удалить) , поскольку при этом ячейки удаляются с листа, а соседние ячейки сдвигаются и занимают их место.
С помощью строки формул, если ячейка содержит громоздкую формулу или длинную строку символов, которые необходимо лишь незначительно скорректировать. Для этого сначала щёлкните на ячейке и установите курсор ввода в строку формул, а затем воспользуйтесь мышью или клавиатурой и внесите правку. Перейти в режим редактирования можно нажатием функциональной клавиши F 2 или двойным щелчком мыши на ячейке, после чего можно вносить изменения прямо в нее.
Форматирование данных.
Все действия по форматированию можно выполнить, пользуясь вкладками Число, Шрифт, Выравнивание, Вид и Граница в Меню → Формат → Ячейки .
С помощью этих команд можно поменять внешний вид данных в таблице, изменяя шрифт, размер, стиль и цвет информации, которая выводится в ячейки и текстовые поля.
Для изменения типа вводимых в ячейку данных используется команда Меню → Формат → Ячейки → вкладка Число , где изменяются числовые форматы активной ячейки. Это же можно сделать с помощью кнопок панели инструментов форматирования.
Чаще всего использующиеся операции форматирования выведены в виде кнопок на панель инструментов Форматирование : .
Наибольший интерес представляют кнопки:
- кнопка «Объединить и поместить в центре» . Она используется для создания заголовков путём объединения нескольких ячеек в одну.
- кнопки «денежный и процентный формат» используются для преобразования числовых значений в соответствующие форматы чисел.
- кнопка «формат с разделителем» преобразует большие числа к наиболее удобному для восприятия виду. Например: 300000 преобразуется к 300 000, при этом меняется только вид числа, а не само число.
- кнопки «Увеличить/Уменьшить разрядность» числа. При уменьшении разрядности в отображаемом числе уменьшается количество значащих цифр после десятичной запятой. Однако не следует путать понятия «форматирование» и «округление». Когда число отформатировано, оно только кажется округлённым. При создании ссылки на ячейку с отформатированным числом оно будет применяться в вычислениях в исходном виде, то есть со всеми знаками после запятой.
Создание новой таблицы.
Для создания новой таблицы нужно:
Ввести сначала названия столбцов в выбранную в качестве начала таблицы новую строку (шапка таблицы).
Определиться с выравниванием названий в шапке таблицы ( Меню → Формат → Ячейки → вкладка Выравнивание ).
Аналогичные действия проделать со строками.
Создать обрамление таблицы (этот пункт смотри ниже).
Обрамление таблицы.
Excel позволяет затенить некоторые ячейки или заключить их в рамку. Можно рисовать произвольные комбинации горизонтальных и вертикальных линий слева, справа, вверху или внизу ячейки, а также задавать двойное подчеркивание и пунктирное. Эти операции выполняются в режиме Меню → Формат → Ячейки → вкладка Граница или с помощью кнопки Границы панели инструментов Форматирование .
Для оформления таблиц также можно использовать автоформатирование (команду Автоформат в Меню → Формат ), которое позволяет выбрать стандартный формат для таблицы.
Выделение ячеек, их диапазонов, строк и столбцов.
Операция выделения выполняется для обозначения ячеек, к которым должна относиться следующая команда или действие. В Excel всегда выделена рамкой по крайней мере одна – активная ячейка. Группа выделенных ячеек называется – диапазоном . Для выделения диапазона ячеек переместите указатель в первую ячейку диапазона и, удерживая кнопку мыши, перетащите его в нужном направлении до последней ячейки, которую необходимо включить в диапазон, затем отпустите кнопку. Или с помощью клавиатуры: поместите указатель ячейки в начало выделяемой области, нажмите клавишу Shift , а затем, удерживая её, расширите выделенный диапазон, используя клавиши управления курсором.
Для выделения одного столбца (строки) достаточно щёлкнуть на его заголовке.
Объединение и пересечение – особые виды диапазонов ячеек.
Объединение – это область, содержащая все ячейки, принадлежащие нескольким диапазонам.
Например: при вычислении суммы чисел, находящихся в ячейках С2:С8 и С20:С28, в аргументе функции следует записать выражение С2:С8;С20:С28. Точка с запятой в данном случае используется для обозначения объединения всех ячеек в обоих диапазонах.
Пересечение ячеек – это область, которая содержит ячейки, принадлежащие одновременно нескольким диапазонам. Для обозначения пересечения вместо точки с запятой используется пробел.
Например: пересечение двух диапазонов, задаваемое как С2:С10 А10: J 20, содержит только одну ячейку – С10.
Копирование данных или формул в смежные ячейки.
Чтобы скопировать данные или формулу можно воспользоваться командами копирования вставки в Меню → Правка → Вставить или Специальная вставка. Используя пункт Специальная вставка можно скопировать только значения, только формулы или только форматы копируемых ячеек или др.
Так же скопировать данные или формулу из ячейки возможно соответствующими кнопками на панели инструментов или с помощью тонкого чёрного креста, появляющегося в правом углу активной ячейки, путём передвижения его на смежные ячейки .
Ввод данных через формы.
Форма данных представляет собой диалоговое окно, позволяющее легко просматривать, вводить, изменять, добавлять и удалять строки или находить строки таблицы, удовлетворяющие заданному критерию.
С помощью формы данных можно просматривать в каждый момент времени только одну полную запись таблицы (строку). Форма данных автоматически создается на основе имен столбцов. Чтобы вывести форму на экран необходимо выделить любую ячейку списка (таблицы) и выбрать команду Меню → Данные → Форма .
Редактирование данных выполняется так же, как редактирование текста в любом поле ввода. Содержимое вычисляемых столбцов, например ячеек с промежуточными итогами, отображается, как обычные надписи, и недоступно для редактирования.
Форму данных можно использовать при поиске отдельных записей , удовлетворяющих заданным условиям. Для этого необходимо щёлкнуть на кнопке «Критерии». В результате откроется чистое окно формы записей. Введите в соответствующие текстовые поля информацию, используемую в качестве критерия поиска. Щёлкните на кнопке «Далее» для поиска первой записи, удовлетворяющей данным условиям. При очередном щелчке на этой кнопке произойдёт переход к следующей подходящей записи.
Одним из недостатков ввода данных через формы является то, что она работает только с таблицами, у которых шапка (имена столбцов) отображена только на одной строке. В случае таблицы со сложной шапкой Excel не сможет создать форму.
Обработка числовых значений.
Все вычисления в Excel выполняются с помощью формул. Формула может содержать ссылки на ячейки, константы, обращения к функциям, а также знаки арифметических и логических операций. Excel использует стандартные символы арифметических и логических операций.
При вычислении результата формулы используется порядок, принятый в математике. Для его изменения можно применять круглые скобки.
Прежде чем начать работу с Microsoft Excel Вы обязаны создать новый документ, либо открыть уже существующий. Вы можете создать пустую книгу или воспользоваться уже готовым шаблоном. Помимо этого в рамках данного урока мы рассмотрим, как закрепить файлы и папки в представлении Backstage для быстрого доступа к ним.
Файлы Microsoft Excel называются книги. Начиная новый проект в Excel, необходимо создать новую книгу. Существует несколько способов начать работу с документом Excel 2013: создать новую пустую книгу, воспользоваться существующим шаблоном или открыть ранее сохраненный документ.
Создание новой пустой книги
Открытие существующей книги Excel
Помимо создания новой книги, существует необходимость открывать ранее сохраненные документы. Для получения подробной информации обратитесь с уроку Сохранение и автовосстановление книг в Excel.
Если Вы открывали данный документ недавно, то удобнее будет найти его в списке Последние книги, чем искать на компьютере.
Закрепление книги в Excel
Если Вы часто работаете с одним и тем же документом, то удобнее будет закрепить его в представлении Backstage.
- Перейдите к представлению Backstage, затем нажмите Открыть. Появятся последние открытые книги.
- Наведите указатель мышки на книгу, которую необходимо закрепить. Рядом с ней появится значок в виде канцелярской кнопки. Нажмите на значок.
- Книга окажется закрепленной. Для того чтобы снять закрепление, снова нажмите на значок канцелярской кнопки.
Похожим образом в представлении Backstage можно закреплять еще и папки для быстрого доступа к ним. Для этого, находясь в представлении Backstage, перейдите на вкладку Открыть и выберите Компьютер. Найдите папку, которую требуется закрепить, и нажмите на значок канцелярской кнопки.
Использование шаблонов в Excel
Шаблон – это предварительно созданный документ, служащий для ускорения работы. Шаблоны содержат готовые настройки, такие как форматирование и дизайн, с целью экономии времени и сил при создании нового проекта.
Как создать новую книгу на основе шаблона
Шаблон можно подобрать по категории или воспользоваться строкой поиска, чтобы найти более редкий шаблон.
Не все шаблоны созданы компанией Microsoft. Многие созданы сторонними компаниями и даже частными пользователями, поэтому некоторые шаблоны могут работать лучше, а некоторые хуже других.
Файл Excel называют рабочей книгой. При запуске программы сразу, автоматически, создается новый файл с названием Книга1, которое в дальнейшем можно заменить на любое желаемое.
СОЗДАНИЕ НОВОЙ КНИГИ
ОТКРЫТИЕ СУЩЕСТВУЮЩЕЙ КНИГИ EXCEL
ЗАКРЕПЛЕНИЕ КНИГИ В EXCEL
Бывает что приходится работать с одним и тем же документом, именно поэтому будет удобнее закрепить его в представлении Backstage.
2. Наводим указатель мышки на книгу, которую необходимо закрепить. Рядом с ней появится значок в виде канцелярской кнопки. Нажимаем на значок.
3. Книга окажется закрепленной. Для того чтобы снять закрепление, снова нужно нажать на значок канцелярской кнопки.
Шаблоны в Excel
Шаблон – это предварительно созданный документ, служащий для ускорения работы. Шаблоны содержат готовые настройки, такие как форматирование и дизайн, с целью экономии времени и сил при создании нового проекта.
Создание новой книги из шаблона
3. Выбрать шаблон, чтобы посмотреть его.
4. Откроется предварительный просмотр и дополнительная информация об использовании шаблона.
РЕЖИМ СОВМЕСТИМОСТИ В EXCEL
Иногда возникает необходимость работать с документами, которые созданы в более ранних версиях Microsoft Excel, например, Excel 2007/2003 или 2000. При открытии таких книг включается режим совместимости, иногда его называют режимом ограниченной функциональности. В режиме совместимости некоторые опции отключены, т.е. доступны только те команды, что использовались для создания документа.
Для того чтобы убрать режим совместимости, необходимо преобразовать книгу в формат, соответствующий текущей версии Excel.
ПРЕОБРАЗОВАНИЕ КНИГИ
Представим есть книга Excel созданная в программе версии 2007 года в режиме совместимости. Для того чтобы использовать весь функционал Excel 2013, необходимо преобразовать файл в формат Excel 2013. Необходимо сделать:
Каждая программа и программное обеспечение имеет свою рабочую область. У некоторых это просто страница, у других – лист с определенными параметрами. У Microsoft Excel рабочая область получила название «Книга».
Любое действие в программе начинается с того, что создается новый документ либо открывается уже тот, который есть на устройстве – Книга Microsoft Excel. При создании новой книги можно создать просто пустую рабочую область, а можно воспользоваться уже готовой оформленной книгой из стандартного набора шаблонов Excel.
Итак, от теории к практике – как же создать рабочую книгу, воспользоваться шаблоном и выполнить еще большой ряд действий при работе с книгами?
1. Создание нового документа – пустой книги.
Для создания нового документа необходимо перейти во вкладку «Файл» и выбрать пункт «Создать». Для быстрого доступа можно использовать сочетание клавиш «Ctrl+N». Оба действия приведут к созданию новой книги и можно будет приступить к работе.
2. Открытие книги, ранее созданной.
Для работы с книгами, которые уже были ранее созданы, и которые находятся на диске в компьютере необходимо снова перейти во вкладку «Файл», но выбрать уже пункт «Открыть». Далее программное обеспечение предложит выбрать путь к нужному файлу через проводник, либо указать путь к файлу на облачном хранилище OneDrive.
В Excel есть возможность быстро получить доступ к файлу, если он был ранее открыт в программе. Для перехода к рабочей области книги необходимо выбрать вариант «Открыть» - «Последние книги»: здесь будет находиться те документы, которые были сохранены в памяти программы.
Чтобы каждый раз при открытии ранее сохраненного документа не переходить по многочисленным папкам в поисках своей книги, пусть к файлу и сам файл можно закрепить в списке.
Тогда при нажатии на вкладку «Открыть» можно будет без лишних усилий открыть закрепленный документ или папку без дальнейшего поиска.
3. Шаблоны для создания книг
При создании новой книги очень удобно воспользоваться шаблоном – уже готовым вариантом книги, который будет иметь определенное форматирование и структуру – «Список дел», «Оценка сбережений», «Временная шкала» и так далее.
Данная функция Excel позволяет на порядок ускорить работу, ведь не нужно будет создавать таблицу, думать, что вводить и в какие ячейки, чтобы сформировать – достаточного небольшого редактирование и книга будет готова для работы.
Для создания книги по шаблону достаточно выбрать в пункте «Создать» - один из многочисленных предложенных программой шаблонов.
После выбора шаблона нажмите «Создать» и книга будет готова к работе.
Не стоит ограничивать себя стандартным набором шаблонов, который присутствует в Excel. На просторах интернета есть огромное количество уже ранее созданных другими пользователями и компаниями шаблонов, которые можно легко импортировать в свое программное обеспечение.
4. Сохранение рабочих книг
При работе с документами и книгами различных размеров, особенно при больших и громоздких, своевременное сохранение рабочей области позволит избежать массы неприятностей, включая не только потерю функциональности, но и самих данных и значений.
Благодаря сохранению книги, ею можно будет воспользоваться даже после экстренного отключения питания устройства.
Сохранить книгу можно как непосредственно на локальном устройстве, так и в облачном хранилище OneDrive.
Существует два варианта сохранения рабочей книги:
• «Сохранить» - позволяет сохранить рабочую область книги; при первичном сохранении книги Excel попросит указать название Книги и путь, куда необходимо сохранить документ, после чего сохранение будет автоматически перезаписывать этот файл каждый раз при нажатии на кнопку;
• «Сохранить как» - позволяет сохранять книгу в качестве новой копии, каждый раз запрашивая путь и название книги.
Чтобы сохранить рабочую книгу необходимо нажать на кнопку в виде дискеты на панели быстрого доступа.
Эта же кнопка активируется при нажатии на сочетание клавиш «Ctrl+S». Ее так же можно вызвать путем перехода по вкладке «Файл» - «Сохранить».
При первичном сохранении и каждый раз при нажатии на вкладку «Сохранить как» Excel потребует ввести название и пусть для сохранения документа.
5. Автоматическое восстановление
В программе Excel предусмотрена функция автоматического сохранения книги во временной папке для быстрого восстановления доступа и рабочей области в случае аварийного завершения работы программы или отключения питания устройства.
Диалоговое окно восстановления автоматически появится при открытии документа – в нем будет находиться список книг, с которыми в недавнее время проводилась работа при закрытии программы.
В случае, если нужного документа в списке не было, можно найти все автоматически сохраненные книги, для этого необходимо перейти по вкладке «Файл» - «Управление версиями» и уже здесь выбрать пункт «Восстановить несохраненные книги».
Автоматическое сохранение книг происходит каждые 10 минут работы с программным обеспечением. Если программа была закрыта до окончания 10 минут работы, будет предложено автоматическое восстановление.
Читайте также: