Как скопировать примечание в excel
Копировать данные в Excel можно с помощью стандартных системных средств: контекстное меню, перетягивание курсора Excel мышкой (за квадратик), комбинация клавиш CTRL+C. А можно воспользоваться удобным инструментом «Буфер обмена». В чем разница?
Копирование стандартными средствами – это возможность скопировать только один выделенный элемент (диапазон ячеек, диаграмма, таблица и т.п.). Стандартный метод позволяет перенести содержимое данных не только в приделах программ входящих в пакет MS Office, но и в другие Windows программы.
Инструмент «Буфер обмена» позволяет выделять в памяти программы до 24-х мест временного хранения содержимого данных. Таким образом, вы можете поместить в оперативную память 24 совершенно не связанных между собой элементов. Кроме того буфер обмена позволяет управлять содержимым хранилища оперативной памяти. Работа с буфером обмена ограничена в рамках программ пакета MS Office.
Нельзя вложиться в рамки одного урока, чтобы описать возможности копирования в программе Excel. Это одна из наиболее часто используемых функций в процессе работы. Сначала рассмотрим возможности перемещения данных в Excel стандартными системными средствами, а дальше оценим преимущества удобного инструмента «Буфер обмена».
Примеры копирования данных стандартными средствами Excel
Для наглядного примера рассмотрим копирование диапазонов данных.
Примечание. Другие элементы данных (диаграммы, таблицы, фигуры и т.п.) копируются аналогичным способом.
Чтобы легко освоить материал данный урок состоит из практических заданий.
Как копировать таблицу в Excel?
Копировать выделенные ячейки в Excel можно несколькими способами. Создайте таблицу, так как показано на рисунке, а в ячейку C2 добавьте примечание.
Очень важно чтобы форматы ячеек отличались в исходной таблице. Содержимое ячеек не имеет значения за исключением наличия примечания.
Переместим данные диапазона B2:C3 в F3:G4.
Задание 1. Выделите диапазон B2:C3.
Перейдите на закладку инструментов «Главная» выберите «Копировать». Перейдите в ячейку F3 и нажмите на инструмент «Главная»-«Вставить».
Задание 2. Выделите диапазон ячеек B2:C3. Нажмите комбинацию клавиш CTRL+C и перейдите курсором на ячейку F3. После чего нажмите комбинацию клавиш CTRL+V.
Задание 3. По предварительно выделенному диапазону B2:C3 щелкните правой кнопкой мышки. Из появившегося контекстного меню выберите опцию «Копировать». Теперь щелкните правой кнопкой мышки по ячейке F3 и щелкните по опции контекстного меню «Вставить скопированные ячейки». Далее нажмите «ОК».
Задание 4. По-прежнему выделяем B2:C3. Далее наведите курсор мышки на рамку выделенного диапазона. Нажмите клавишу CTRL на клавиатуре. Возле курсора мышки появится значок «+». Удерживая левую клавишу мышки и клавишу CTRL, перетащите диапазон, расположив его по необходимому адресу (F3:G4). Отпустите сначала клавишу мышки, а потом CTRL.
Примечание. Если выполнить данную операцию без нажатия клавиши CTRL то данные не скопируются, а просто переместятся.
Функциональное копирование смежных диапазонов ячеек
Теперь копируем смежный диапазон с нижней гранью. Для этого выделяем диапазон A4:D4. Наведите указатель на точку в нижнем правом углу курсора Excel и стрелка примет вид жирного плюса «+». Теперь удерживая левую клавишу мышки, смещаем указатель на одну ячейку вниз.
Такой способ особенно эффективен для копирования формулы. Одна и та же формула каждый раз автоматически меняет адрес относительных ссылок. Более детально этот способ будет рассмотрен на следующих уроках по работе с функциями и формулами.
Примечание. Аналогичным способом можно скопировать столбец таблицы в смежный диапазон со стороны правой вертикальной грани. Соответственно курсор нужно смещать не вниз, а вправо.
Вспомогательные инструменты для вставки данных
Обратите внимание. При выполнении задания 1 и 2 после вставки рядом появляется вспомогательный инструмент со значком и тестом (Ctrl). Если кликнуть по нему или нажать на клавиатуре CTRL, то высветится меню для настройки параметров вставки. Например, можно вставить только формат или только их значения.
Примечание. Если данный инструмент для вас не является вспомогательным, а скорее раздражительным, то его можно отключить. Для этого зайдите в настройки программы: «Файл»-«Параметры»-«Дополнительно»-«Вырезание, копирование и вставка». Там же уберите галочку напротив «Отображать кнопку параметров вставки при вставке содержимого».
Инструмент «Формат по образцу»
Чтобы копировать формат ячейки в Excel нужно использовать инструмент «Формат по образцу» предназначен для копирования только оформления ячеек без их значений. Принцип работы этого инструмента прост. Программой выделяется место для временного хранения в оперативной памяти только форматов без значений. Это очень удобно, когда нужно скопировать оформление и сохранить при этом значения данных.
Чтобы воспользоваться данным инструментом выделяем область формата таблицы A1:D4. Дальше надо нажать «Главная»-«Формат по образцу». Курсор мышки примет значок инструмента. После чего следует щелкнуть по ячейке B7 для вставки. Как видите, переместились только форматы без значений.
Если после выделения диапазона A1:D4 сделать двойной щелчок по инструменту «Формат по образцу», то это действие позволяет зафиксировать нажатие кнопки. Теперь можно несколько раз щелкать по разным ячейкам для вставки формата в несмежные диапазоны по одному клику.
В Excel есть замечательная функция, которая позволяет добавлять к ячейкам примечания. Это не выделение цветом или стилем, а просто отметка, при наведении на которую появляется текстовое описание в качестве подсказки.
Примечанием пользуются довольно часто, потому что это удобно и позволяет легко находить нужную ячейку в объемных массивах.
Как сделать примечание в Excel?
Чтобы вставить примечание в Excel жмите горячие клавиши SHIFT+F2. Иначе вам нужно кликнуть по ячейке правой кнопкой и вызвать диалоговое меню. В нем выбрать ВСТАВИТЬ ПРИМЕЧАНИЕ. Появится окошко, в котором можно что-то написать.
А у ячейки в верхнем правом углу возникнет красный треугольник, говорящий о том, что ячейка помечена.
Как вставить картинку в примечание Excel?
Окно с примечанием можно изменять в размере, а также перемещать в любую сторону от искомой ячейки. Еще один бонус: в него можно вставлять картинки из файлов на компьютере. Сделаем это.
Кликаем по нашей ячейке правой кнопкой и в появившемся меню выбираем ИЗМЕНИТЬ ПРИМЕЧАНИЕ.
В появившемся окне примечания снова кликаем правой кнопкой и жмем ФОРМАТ ПРИМЕЧАНИЯ.
Среди всего обилия возможностей изменения формата для подсказок выбираем ЦВЕТА И ЛИНИИ.
Нажимаем на цвет и внизу списка СПОСОБЫ ЗАЛИВКИ, а затем РИСУНОК.
Выбираем рисунок из файла. У нас это заранее нарисованная в Paint разноцветная звезда. Вот что получается в итоге.
Аналогично, можно изменить формат подсказок ячеек примечания другими способами: поменять шрифт, сделать заливку цветом, выровнять по левому или правому краю, поменять направление текста и т.п.
Как скопировать примечания в Excel?
Иногда требуется скопировать уже готовое примечание. Особенно это удобно, когда оно отформатировано нужным образом (залито цветом, украшено картинкой, имеет определенный шрифт и т.п.).
Попробуем скопировать нашу звездочку на другую ячейку. Для этого выполним последовательные действия.
Кликаем по ячейке с искомым примечанием и нажимаем CTRL+C.
Кликаем в том месте, куда мы хотим скопировать примечание и правой кнопкой вызываем меню.
В нем есть пункт СПЕЦИАЛЬНАЯ ВСТАВКА. Открывается окно, где мы ставим пометку напротив слова ПРИМЕЧАНИЯ.
Готово. Подсказка со звездой скопировалась в другую ячейку.
Как изменить фигуру примечания
Теперь отформатируем примечание в виде фигуры "круговая стрелка". Форма рамки подсказки может быть не только прямоугольной. Чтобы изменить ее, нужно воспользоваться функцией АВТОФИГУРЫ. В некоторых версиях Excel эта команда присутствует в панели быстрого доступа в нижней части книги в виде кнопок ДЕЙСТВИЯ и АВТОФИГУРЫ. Если такой панели нет, нужно произвести предварительные шаги.
Сначала нам необходимо получить доступ к инструменту ИЗМЕНИТЬ ФИГУРУ. Для этого делаем следующее:
- Открываем вкладку ФАЙЛ в книге Excel.
- Выбираем ПАРАМЕТРЫ – НАСТРОЙКА – ПАНЕЛЬ БЫСТРОГО ДОСТУПА.
- В выпадающем списке ВЫБРАТЬ КОМАНДЫ ИЗ жмем ВСЕ КОМАНДЫ.
- В списке находим ИЗМЕНИТЬ ФИГУРУ и добавляем ее в ПАНЕЛЬ БЫСТРОГО ДОСТУПА (т.е. из левого окошка в правое).
Так у нас в книге Excel на "панели быстрого доступа" (в левом верхнем углу) появляется значок с геометрическими фигурами, которым мы и воспользуемся для изменения его формы.
Возвращаемся к нашей ячейке. Снова вызываем команду ИЗМЕНИТЬ ПРИМЕЧАНИЕ и кликаем по его рамке .
Затем нажимаем ИЗМЕНИТЬ ФИГУРУ и в выпавшем окне выбираем понравившуюся. У нас это будет круговая стрелка.
Выбираем фигуру и кликаем по ней. Получили рамку фигуры в виде круговой стрелки. Текст немного сбился, но с помощью формата. При необходимости легко можем подкорректировать размер и направление шрифта.
Примечаний служат для записи дополнительных заметок. Узнать ячейку, которая содержит примечание легко по маленькому красному треугольнику в верхнем правом углу ячейки (данный треугольник называется индикатором).
Если навести курсор мышки на такую ячейку с треугольником, сразу подсвечивается примечание в цветном прямоугольнике.
Рассмотрим создание и редактирование примечаний в Excel.
Создание примечания для ячейки
Задание 1. Щелкните правой кнопкой мышки по ячейке F2. В появившимся контекстном меню, выберите опцию «Вставить примечание». Или нажмите комбинацию горячих клавиш SHIFT+F2. После ввода текста в прямоугольник, сделайте щелчок по любой другой ячейке, чтобы записать текст в примечание.
Если не менять настроек по умолчанию, то заметки не будут выводиться на печать. О том, как вывести на печать примечания в Excel, рассмотрим далее.
Отображение и скрытие примечаний
Как отобразить / скрыть примечания в Excel 2010, записанные в ячейках листа?
Задание 1. Заходим в настройки: «Файл»-«Параметры»-«Дополнительно». В разделе «Экран» и подразделе «Для ячеек с примечаниями показывать» следует установить опцию «примечания и индикаторы» и нажмите OK. Таким образом, все комментарии будут постоянно отображаться.
Если в данных настройках установить опцию «ни примечания, ни индикаторы», то не будут отображаться треугольники и заметки даже при наведении курсора на соответствующую ячейку.
Постоянно отображать комментарии можно и по отдельности. Для этого необходимо щелкнуть правой кнопкой мышки по ячейки с примечанием и выбрать опцию контекстного меню «Показывать или скрыть примечания». Так будут постоянно отображаться только выбранные заметки. Чтобы опять их скрыть нужно в каждой ячейке с помощью контекстного меню указать свойство «Скрыть примечание».
Печать примечаний листа Excel
Как распечатать все примечания в Excel 2010.
Задание 1. На полосе инструментов выберите закладку «Разметка страницы». Вызовите диалоговое окно «Параметры страницы» с помощью кнопки в правом нижнем углу соответствующего раздела инструментов.
В появившемся диалоговом окне перейдите на вкладку «Лист». А в секции «Печать» откройте выпадающий список опций «Примечания» и выберите один из двух вариантов:
Используйте команды Вырезать, Копировать и Вставить, чтобы перемещать или копировать содержимое ячеек. Так можно копировать определенную часть содержимого или свойств ячеек. Например, скопировать вычисленное по формуле значение, не копируя саму формулу, или скопировать только формулу.
Ячейки в Excel перемещаются и копируются вместе с формулами, итоговыми значениями, форматом и примечаниями.
В Excel ячейки можно перемещать путем перетаскивания или с помощью команд Вырезать и Вставить.
Перемещение ячеек путем перетаскивания
Выделите ячейки или диапазон ячеек, которые требуется переместить или скопировать.
Наведите указатель мыши на границу выделенной области.
Когда указатель примет вид указателя перемещения , перетащите ячейку или диапазон ячеек в другое место.
Перемещение ячеек с помощью команд "Вырезать" и "Вставить"
Выделите ячейку или диапазон ячеек.
Выделите ячейку, в которую вы хотите переместить данные.
На вкладке Главная нажмите кнопку Вставить или нажмите клавиши CTRL+V.
Копируйте ячейки на листе с помощью команд Копировать и Вставить.
Выделите ячейку или диапазон ячеек.
Выделите ячейки, которые нужно переместить или скопировать.
На вкладке Главная в группе Буфер обмена выполните одно из указанных ниже действий.
Чтобы переместить ячейки, нажмите кнопку Вырезать .
Сочетание клавиш Можно также нажать клавиши CTRL+X.
Чтобы скопировать ячейки, нажмите кнопку Копировать .
Сочетание клавиш Можно также нажать сочетание клавиш CTRL+C.
Выделите левую верхнюю ячейку области вставки.
Совет: Чтобы переместить или скопировать выделенный фрагмент на другой лист или в другую книгу, щелкните ярлычок другого листа или выберите другую книгу и выделите левую верхнюю ячейку области вставки.
На вкладке Главная в группе Буфер обмена нажмите кнопку Вставить .
Сочетание клавиш Можно также нажать сочетание клавиш CTRL+V.
В Excel вырезанные или скопированные ячейки выделяются анимированной пунктирной рамкой. Чтобы снять это выделение, нажмите клавишу ESC.
При перемещении ячеек путем вырезания и вставки в приложении Excel замещаются существующие данные в области вставки.
Чтобы воспользоваться специальными вариантами вставки ячеек, можно щелкнуть стрелку под кнопкой Вставить и выбрать нужный вариант. Например, вы можете нажать Специальная вставка или Рисунок.
По умолчанию в приложении Excel на листе отображается кнопка Параметры вставки, которая позволяет получить доступ к специальным вариантам вставки ячеек, например Сохранить исходное форматирование. Если не нужно отображать эту кнопку при каждой вставке ячеек, ее можно отключить. Откройте вкладку Файл и выберите команду Параметры. В категории Дополнительно в разделе Вырезание, копирование и вставка снимите флажок Отображать кнопку параметров вставки при вставке содержимого.
По умолчанию режим перетаскивания включен, поэтому можно перемещать и копировать ячейки с помощью мыши.
Выделите ячейки или диапазон ячеек, которые требуется переместить или скопировать.
Выполните одно из указанных ниже действий.
Для перемещения ячейки или диапазона ячеек поместите указатель на границу выделенного фрагмента. Когда указатель примет вид указателя перемещения , перетащите ячейку или диапазон ячеек в другое место.
Чтобы скопировать ячейки или диапазон ячеек, поместите указатель на границу выделенного фрагмента, удерживая нажатой клавишу CTRL. Когда указатель примет форму указателя копирования , перетащите ячейку или диапазон ячеек в новое расположение.
Примечание: При перемещении ячеек в приложении Excel замещаются существующие данные в области вставки.
При копировании ячеек ссылки на ячейки изменяются автоматически. Но при перемещении ячеек ссылки не изменяются, и вместо содержимого этих ячеек и всех ячеек, которые на них ссылаются, может отображаться ошибка адресации. В этом случае потребуется изменить ссылки вручную.
Если выделенная область копирования содержит скрытые ячейки, строки или столбцы, приложение Excel копирует их. Может понадобиться временно отобразить данные, которые не нужно копировать.
Вставка скопированных и перемещенных ячеек между существующими ячейкамиВыделите ячейку или диапазон ячеек с данными, которые нужно переместить или скопировать.
На вкладке Главная в группе Буфер обмена выполните одно из указанных ниже действий.
Чтобы переместить выделенный фрагмент, нажмите кнопку Вырезать .
Сочетание клавиш Можно также нажать клавиши CTRL+X.
Чтобы скопировать выделенный фрагмент, нажмите кнопку Копировать .
Сочетание клавиш Можно также нажать сочетание клавиш CTRL+C.
Щелкните правой кнопкой мыши левую верхнюю ячейку области вставки, а затем выберите пункт Вставить вырезанные ячейки или Вставить скопированные ячейки.
Совет Чтобы переместить или скопировать выделенный фрагмент на другой лист или в другую книгу, щелкните ярлычок другого листа или выберите другую книгу и выделите левую верхнюю ячейку области вставки.
В диалоговом окне Вставка скопированных ячеек выберите направление, в котором нужно сдвинуть окружающие ячейки.
Заметка При вставке целых строк или столбцов окружающие строки и столбцы сдвигаются соответственно вниз и влево.
Если часть ячеек, строк или столбцов на листе не отображается, можно скопировать все ячейки или только видимые. Например, можно скопировать только отображаемые итоговые данные на листе со структурой.
Выделите ячейки, которые вы хотите скопировать.
На вкладке Главная в группе Редактирование нажмите кнопку Найти и выделить и выберите команду Выделить группу ячеек.
В группе Выбор щелкните элемент Только видимые ячейки и нажмите кнопку ОК.
На вкладке Главная в группе Буфер обмена нажмите кнопку Копировать .
Сочетание клавиш Можно также нажать сочетание клавиш CTRL+C.
Выделите левую верхнюю ячейку области вставки.
Совет: Чтобы переместить или скопировать выделенный фрагмент на другой лист или в другую книгу, щелкните ярлычок другого листа или выберите другую книгу и выделите левую верхнюю ячейку области вставки.
На вкладке Главная в группе Буфер обмена нажмите кнопку Вставить .
Сочетание клавиш Можно также нажать сочетание клавиш CTRL+V.
Если нажать стрелку под командой Вставить , можно выбрать параметры вставки, которые следует применить к выделенному диапазону.
При копировании значения последовательно вставляются в строки и столбцы. Если область вставки содержит скрытые строки или столбцы, возможно, потребуется отобразить их, чтобы увидеть все скопированные данные.
При копировании и вставке скрытых или отфильтрованных данных в другое приложение или в другой экземпляр приложения Excel будут скопированы только видимые ячейки.
Предотвращение замещения данных скопированными пустыми ячейкамиВыделите диапазон ячеек, содержащий пустые ячейки.
На вкладке Главная в группе Буфер обмена нажмите кнопку Копировать .
Сочетание клавиш Можно также нажать сочетание клавиш CTRL+C.
Выделите левую верхнюю ячейку области вставки.
На вкладке Главная в группе Буфер обмена щелкните стрелку под кнопкой Вставить и выберите вариант Специальная вставка.
Установите флажок пропускать пустые ячейки.
Перемещение и копирование только содержимого ячейкиДважды щелкните ячейку с данными, которые нужно переместить или скопировать.
Заметка По умолчанию можно редактировать и выделять данные непосредственно внутри ячейки, дважды щелкнув ее, но можно редактировать и выделять данные и в строка формул.
В ячейке выделите символы, которые нужно скопировать или переместить.
На вкладке Главная в группе Буфер обмена выполните одно из указанных ниже действий.
Чтобы переместить выделенный фрагмент, нажмите кнопку Вырезать .
Сочетание клавиш Можно также нажать клавиши CTRL+X.
Чтобы скопировать выделенный фрагмент, нажмите кнопку Копировать .
Сочетание клавиш Можно также нажать сочетание клавиш CTRL+C.
Щелкните в том месте ячейки, куда нужно вставить символы, или дважды щелкните другую ячейку для перемещения или копирования в нее данных.
На вкладке Главная в группе Буфер обмена нажмите кнопку Вставить .
Сочетание клавиш Можно также нажать сочетание клавиш CTRL+V.
Нажмите клавишу ВВОД.
Примечание: При двойном щелчке ячейки или нажатии клавиши F2 для редактирования активной ячейки клавиши со стрелками будут работать только внутри данной ячейки. Чтобы с помощью клавиш со стрелками переместиться в другую ячейку, сначала нажмите клавишу ВВОД, чтобы завершить внесение изменений в активную ячейку.
Копирование значений ячеек, форматов ячеек и только формулПри вставке скопированных данных можно выполнить любое из следующих действий:
вставить только параметры форматирования ячейки, такие как цвет текста или цвет заливки (но не содержимое ячеек);
преобразовать формулы в ячейках в вычисленные значения без переопределения существующего форматирования;
вставить только формулы (но не вычисленные значения).
Выделите ячейку или диапазон ячеек со значениями, форматами или формулами, которые нужно скопировать.
На вкладке Главная в группе Буфер обмена нажмите кнопку Копировать .
Сочетание клавиш Можно также нажать сочетание клавиш CTRL+C.
Выделите левую верхнюю ячейку области вставки или ту ячейку, куда нужно вставить значение, формат ячейки или формулу.
На вкладке Главная в группе Буфер обмена щелкните стрелку под кнопкой Вставить и выполните одно из следующих действий:
чтобы вставить только значения, выберите вариант значения;
чтобы вставить только форматы ячеек, выберите вариант Форматирование;
чтобы вставить только формулы, выберите вариант формулы.
Примечание: Если копируемые формулы содержат относительные ссылки на ячейки, Excel настраивает ссылки (и относительные части смешанных ссылок) в скопированных формулах. Допустим, ячейка B8 содержит формулу =СУММ(B1:B7). Если скопировать эту формулу в ячейку C8, новая формула будет ссылаться на соответствующие ячейки этого столбца: =СУММ(C1:C7). Если копируемые формулы содержат абсолютные ссылки на ячейки, ссылки в скопированных формулах не меняются. Если вы не получили ожидаемого результата, попробуйте изменить ссылки в исходных формулах на относительные или абсолютные, а затем снова скопировать ячейки.
При вставке скопированных данных к ним применяются параметры ширины целевых ячеек. Чтобы изменить ширину ячеек в соответствии с параметрами исходных ячеек, выполните указанные ниже действия.
Выделите ячейки, которые нужно переместить или скопировать.
На вкладке Главная в группе Буфер обмена выполните одно из указанных ниже действий.
Чтобы переместить ячейки, нажмите кнопку Вырезать .
Сочетание клавиш Можно также нажать клавиши CTRL+X.
Чтобы скопировать ячейки, нажмите кнопку Копировать .
Сочетание клавиш Можно также нажать сочетание клавиш CTRL+C.
Выделите левую верхнюю ячейку области вставки.
Совет: Чтобы переместить или скопировать выделенный фрагмент на другой лист или в другую книгу, щелкните ярлычок другого листа или выберите другую книгу и выделите левую верхнюю ячейку области вставки.
На вкладке Главная в группе Буфер обмена нажмите стрелку под кнопкой Вставить и выберите пункт Сохранить ширину столбцов оригинала.
Дополнительные сведения
Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community или попросить помощи в сообществе Answers community.
Читайте также: