Как синхронизировать задачи outlook с google

Обновлено: 22.01.2025

Большое количество клиентов Microsoft потока необходимо использовать потоки для синхронизации событий между их различные календари. Ранее они приходят к созданию потоков, которые не делаем реальные синхронизации - эти потоки просто копирование события из календаря в календарь и не отслеживать изменения созданных событий.

Недавно мы создали несколько новых шаблонов для синхронизации между Outlook Календарь и календарь Google.

Сравнить с все шаблоны синхронизации календаря ранее еще новые шаблоны имеют 2 ключевых преимущества:

Эти шаблоны помогут вам создать один поток для управления синхронизацией все виды операций по направлению к событий календаря, включая добавление, обновление и удаление.

Эти шаблоны можно создавать повторяющиеся экземпляры для создания повторяющихся событий и синхронизировать все изменения на событие родительского или отдельного экземпляра.

Доступ к этим шаблонам

Наиболее распространенным способом является поиск этих шаблонов в шаблонах поиска страницы.

Выберите категорию «События и календарь».

Введите ключевые слова, как «Синхронизировать календарь Google Office 365».

Вы найдете их в результате.

Другим способом посещение шаблоны через прямые ссылки следующим:

Настройка потоков синхронизации календаря

До начала необходимо убедиться в том, что нет других потоков, копирование или синхронизация между календари событий. В противном случае могут появиться повторяющиеся события, созданные в календаре назначения.

После подтверждения, мы сможем, создав потоки из шаблонов, поскольку мы только синхронизации событий в одном направлении для одного потока, поэтому нам потребуется создать 2 потоков всего для синхронизации событий в обоих направлениях.

Посетите этот шаблон по следующей ссылке:

После всех подключений создаются, страницы шаблона выдаст запрос на выбор календаря для синхронизации, щелкните стрелку вниз на правом поле со списком, доступных календарей будут отображаться в раскрывающемся списке:

Выберите календари и нажмите кнопку «Создать поток», затем сделали 1/2 работы.

Обратите внимание, необходимо выбрать календарь, в котором имеются оба разрешения на чтение и запись для экземпляра, если выбран календарь «праздники в США», ваш поток будет сбой запуска.

Вы увидите, что соединения в обоих календарях уже существует с момента их создания в предыдущем шаге:

Опять же выберите, какие календари для синхронизации с и нажмите кнопку «Создать поток» и вы видите эти потоки 2 в списке «Мои потоки».

Поздравляем, все у вас установлен! Теперь перейдите получить себе кофе и наслаждаться остальную часть дня:-).

Дополнительная информация

Здесь вы некоторые ограничения этих шаблонов:

Ограничения для синхронизации в обоих направлениях:

Любые изменения для назначения событий не синхронизирует обратно в reversely источника событий, это позволит избежать бесконечного циклической синхронизации.

Как ряд отдельных событий в календарь назначения будут синхронизированы повторяющегося события.

При создании повторяющегося события с более чем 250 экземпляров в календаре Google будут синхронизированы только 250 экземпляров.

Это компромисс производительность синхронизации. Предположим, вы создаете ежедневно повторяющееся событие лет, повторов будут потеряны после 250 дней. Решение для развертывания повторов при достижения конца повторения в календаре назначения, обновление или повторное создание повторяющегося события снова, будет создан другой 250 повторения в календаре назначения.

Если при перемещении события на время обновления событие, разъем которого раньше, чем за 60 дней до или позже, чем через 180 дней после его текущий период времени, не удалось синхронизировать изменения.

Например если сегодня встречу и отложить встречи 6 месяцев позже, затем поток создаст новое событие в календаре назначения на период времени 6 месяцев позже, минуя парные события в календаре назначения в это время разъем.

Для заполнения некоторых разрыв между Outlook протокол и протокол календаря Google, поток придется удалить все обновленные события из календаря Google и их вновь. Он занимает некоторое время для завершения каждого отдельного запуска при обновлении повторяющегося события, которая имеет несколько экземпляров, вы увидите, возможно, отсутствует все парные события в календаре Google, но он будет снова несколько минут спустя.

Отмените ваш синхронизации:

Иногда может потребоваться восстановить исходное состояние перед синхронизацией, календарь, мы также предоставляем следующие шаблоны помогут вам удалить все события, которые созданные потоки синхронизации календаря.

Но обо всем по порядку. Начнем с того, что Google Gmail это облачный сервис, предоставляемый компанией Google, которая не связана с корпорацией Microsoft. Потому возникает логичный вопрос: следует ли ожидать, что Google Apps Sync будет иметь функцию синхронизации с Microsoft Outlook? Даже если и такая функция существует, продукты от Google в любом случае имеют ограничения в совместной работе с Outlook.

Также следует отметить, что Google дает возможность только пользователям Google Apps воспользоваться приложением ActiveSync по синхронихации, а не обычным пользователям Gmail аккаунта.

Но я скажу, что синхронизировать ваши Gmail контакты и календари с Outlook очень просто. Об этом даже не стоит задумываться. Однако, и Google, и Microsoft зарабатывают на этом деньги. Из чего следует следующее: Предоставят ли они такие услуги бесплатно?

Потому я расскажу вам об EVO Collaborator для Outlook , о котором упоминал ранее. ECO это Outlook плагин для открытого протокола CarDAV и CalDAV. Сразу хотелось бы отметить, что размер данного плагина всего 3 мегабайта. И удивительно, как совместная работа Outlook 2016 с плагином ECO ломает барьеры между MS и Google по синхронизации контактов и календарей, использующих протоколы CalDAV и CardDAV или аналогичные им.

Но для начала разберемся, что это за протоколы CardDAV и CalDAV

CardDAV и CalDAV - стандартные открытые протоколы API от IETF’s RFC для синхронизации контактов и календарей. И Google широко использует API в своих продуктах, в том числе для контактов и календарей, чтобы у пользователей была возможность использовать весь функционал.

А теперь перейдем к тому, как же синхронизировать Gmail и другие контакты и календари с почтовым клиентом Outlook без особых усилий.

1. Для начала скачайте плагин ECO с официального сайта EVO. Обратите внимание на то, что, когда будете устанавливать плагин, необходимо зайти в систему под администратором.

2.После установки плагина откройте Microsoft Outlook 2019/2016/2013. В строке основного меню, расположенного в верхней части окна Outlook 2013 нажмите на появившуюся вкладку EVO. Далее нажмите на «Найстройки профиля»

3.В появившемся окне нажмите «Gmail – not configured».

4. Справа в строку "Полное название адреса электронной почты" введите свой Gmail адрес и нажмите «Тест». Появится окно аутентификации Google, предлагающее ввести пароль. После ввода пароля, нажмите, что принимаете условия соглашения и закройте окно.

Когда закончите, любые добавленные или обновленные контакты, календари и задачи в папке Gmail будут синхронизированы в двустороннем порядке с MS Outlook. Например, добавленные контакты на вашем Android телефоне будут синхронизированы с Outlook 2019. То же касается и календарей.

Кроме того, так как CardDAV и CalDAV это общепринятые стандарты, то вы можете проделать такую операцию и с iCloud, Yahoo! аккаунтом, OwnCloud и многими другими сервисами, поддерживающими данные протоколы.

С недавнего времени начал много пользоваться почтой на Яндексе (почта для домена или Яндекс.Коннект). Неприятным сюрпризом стало то, что, хотя почта работает по imap, но Microsoft Outlook при подключении аккаунта в Яндекс не позволяет синхронизировать календарь и контакты.

Так как только почта без календаря теряет очень много своей ценности не только для меня, то после поисков и изучения вопроса, решил описать найденное решение.

В чем корень проблемы

Microsoft Outlook из коробки умеет работать только с календарями в Exchange Server. Календарь Яндекс, а также многие другие онлайн сервисы календарей по умолчанию используют протокол CalDAV и не поддерживают формат Exchange.

Возможные причины такого несовпадения стандартов:

MS Outlook ориентирован на бизнес пользователей, у которых как правило свой почтовый сервер и, обычно, это именно Exchange
Большая часть ПО нормально работает именно с CalDAV: iOS, Android, Mozilla Thunderbird (с плагином) и т.д.
Онлайн календари - намного менее востребованный сервис, по сравнению с почтой, и поэтому актуальность проблемы стандартизации ниже

Рабочее решение

В общем виде, решение заключается в установке в Outlook плагина для синхронизации локального календаря с онлайн календарем.

Из нескольких опробованных вариантов, мне больше всего понравились два:

Простенькое расширение, синхронизирует только календарь
Можно синхронизировать разные календари
Легкая настройка. Можно выбрать простую настройку из списка популярных онлайн календарей, включая Google и Яндекс
Бесплатно и работает без ограничений
Открытый код и 300+ звезд на GitHub (для тех, кто не в курсе, это уже приличный показатель популярности)

Более комплексная надстройка, которая также позволяет синхронизировать контакты
Настройка сложнее, так как Яндекса в списке CalDAV провайдеров нет (нужно идти самому искать правильный путь к онлайн-календарю)
Для работы необходима лицензия. Персональная домашняя лицензия бесплатна, но требует ежегодного обновления.
Есть исходный код для CalDAV библиотеки, на основе которой работает надстройка
Кажется менее популярным, чем CalDAV Synchronizer

Альтернативные (неоптимальные) решения

Экспорт календаря Google . В календаре Google возможно указать публичную ссылку для календаря в формате, который понимает Outlook. Но у данного решения есть ряд минусов:

MS Outlook подключает календарь только в режиме “read only”
Нет возможности настроить права, кто угодно у кого есть ссылка, сможет прочитать содержимое календаря

EVO Collaborator . Есть гуглить тему с календарем, то именно это расширение будет в первых результатах поиска. Я попробовал, мне не очень понравилось (может быть просто не разобрался):

Вместо того, чтобы синхронизировать уже существующий локальный календарь с онлайн сервисом, надстройка добавляет новый локальный календарь под каждый сервис и синхронизирует уже его
Стоит 28 евро на фоне бесплатных альтернатив

Отказаться от MS Outlook :

Не сильно рассматривал вариант, так как, даже если отбросить вопрос привычки и удобства, то остается вопрос (не-)переносимости своих vba-макросов и надстроек (можно назвать это vendor lock’ом)

Заключение

На самом деле задача синхронизации Outlook и внешних провайдеров достаточно тривиальна. Предположу, что есть и другие удобные альтернативы, но описанные выше варианты показались мне достаточными. Если вы знаете более удобные способы или решения, то пишите в комментарии.

Организация наших задач поможет нам не терять счет времени и других важных дел. Хотя существует множество вариантов, вы можете дать Microsoft To-Do шанс держать ситуацию под контролем. Это простое приложение позволяет легко записывать задачи и дела, тем самым позволяя лучше организовать свой день. Хотя это приложение с делами поддерживается как в Outlook, так и в Office 365, к сожалению, задачи и задачи не могут быть перенесены в Календарь Google изначально.

Это неудача, если вы полагаетесь на Календарь Google, чтобы отслеживать свои встречи. К счастью, это не конец пути. Вы можете до некоторой степени синхронизировать дела из Microsoft To-Do с Google Calendar.

На данный момент нам придется прибегнуть к помощи стороннего инструмента, такого как Zapier, для синхронизации заметок и задач. Хорошая новость в том, что это несложный процесс и не требует много времени.

Вот как синхронизировать Microsoft To-Do с Google Calendar. А еще у нас есть интересный трюк, так что не забудьте дочитать до конца.

Как синхронизировать Microsoft To Do с Google Calendar

Совершенно естественно, что вам нужно будет создать учетную запись на Zapier, прежде чем мы продолжим. Есть два пути. Если вы хотите, чтобы название и время мероприятия были в вашем календаре Google, вы можете использовать один из доступных рабочих процессов (Zaps), чтобы начать работу. Но если вы хотите настроить такие вещи, как дата и время, вам придется сделать свой собственный Zap.

1. Простой метод

Шаг 1: После входа в Zapier найдите Календарь Google в поле поиска в правом верхнем углу. Выберите, чтобы увидеть все доступные интеграции.

Шаг 2: Затем добавьте Microsoft To-Do в текстовое поле для приложений поиска для подключения. Выберите тот, который лучше всего соответствует вашим требованиям.

В нашем случае мы выбрали «Добавить быстрые события».

Шаг 3: Настало время подключить оба приложения. Для этого добавьте свои учетные данные Google и Outlook. Zapier утверждает, что все учетные данные зашифрованы и хранятся.

Естественно, вам придется предоставить множество разрешений как для вашей учетной записи Outlook, так и для учетной записи Google.

Шаг 4: Затем выберите «значение» Календаря Google. В этом случае это будет ваш идентификатор электронной почты по умолчанию. После этого нажмите Включить Zap to well, включите триггер и все.

Отныне всякий раз, когда новая задача добавляется в вашу учетную запись Microsoft To-Do, она будет отражаться в вашем Календаре Google.

Поскольку это быстрое событие, оно будет иметь ту же дату и время во время добавления. Кроме того, вы не сможете видеть никаких вложений. Это простое мероприятие, и на этом все.

Но если вы спросите меня, если вам нужна только идея события в вашем календаре Google, то этот метод окажется полезным.

2. Для тех, кто любит приключения

Шаг 1: На Zapier найдите Microsoft To-Do в разделе Создание собственного рабочего процесса. Выполните аналогичный поиск для Календаря Google.

Шаг 2: После этого добавьте триггер и действие для обоих приложений. Например, вы можете выбрать «Найти», «Создать событие» или «Создать подробное событие» из списка.

После этого нажмите кнопку «Попробовать».

Шаг 3: Выберите свою учетную запись Microsoft, чтобы настроить триггер. Далее добавляем название списка. Для записи, Zapier выберет имена из существующих списков в вашей учетной записи To-Do, чтобы облегчить вашу работу.

Нажмите «Продолжить», чтобы проверить триггер.

После успешного срабатывания триггера пора настроить данные учетной записи Google.

Шаг 4: В разделе «Действие» выберите свою учетную запись Google и нажмите «Продолжить». Если вы хотите изменить действие, выберите другое действие из списка.

Затем выберите свой календарь из списка, как показано на скриншоте ниже.

Поскольку это подробное событие, вам нужно будет добавить множество деталей, таких как время начала и время окончания. Просто добавьте все необходимые данные. После этого нажмите «Продолжить» и проверьте триггер.

После установления соединения нажмите «Включить Zap», чтобы запустить процесс синхронизации.

Теперь все, что вам нужно сделать, это открыть Календарь Google на телефоне, чтобы просмотреть заметки из Microsoft To-Do, синхронизированные с вашим календарем. Круто, правда? Вы можете увидеть небольшую задержку (1-2 минуты) появления задачи.

Обратите внимание, что важно запускать тест после добавления соответствующих деталей, таких как время окончания или тело задачи. У инструмента есть удобный ящик для устранения неполадок на случай, если вы столкнетесь с какой-либо проблемой.

Расширенные настройки

Большинство этих заданий запускаются автоматически. Но, в конце концов, ни одно приложение или инструмент не идеальны, и в некоторые дни рабочие процессы Zapier могут не синхронизироваться. И когда это произойдет, вам, возможно, придется запустить задание вручную.

Для этого перейдите в Zaps на левой панели, чтобы увидеть все ваши созданные Zaps. И вы знаете, что делать дальше.

Кроме того, вы также можете увидеть другие детали, такие как количество успехов и неудач. Кроме того, если вам нужно отредактировать рабочий процесс, просто нажмите кнопку «Изменить».

Это бесплатное приложение, а бесплатный план синхронизирует до 100 задач в месяц. И количество задач увеличивается, когда вы переходите на платное приложение. После этого вы сможете создавать многоэтапные запирания, в отличие от одношаговых заппов, разрешенных в бесплатном плане.

Привет, автоматизация

Читайте также: