Как сделать почтовую рассылку клиентам из таблицы excel
Имеем таблицу в Microsoft Excel, в которой хранится информация о ключевых клиентах нашей компании (адреса эл.почты, имена, названия компаний и т.д.), которых мы хотим поздравить с очередным праздником.
В терминах Microsoft Office такая процедура называется Слиянием (Mail Merge) . Поехали.
Подготовка списка клиентов в Excel
Таблица со списком клиентов для рассылки должна удовлетворять нескольким простым условиям:
- Шапка таблицы должна быть простой - одна строка с уникальными названиями столбцов (без повторений и пустых ячеек).
- В таблице не должно быть объединенных ячеек.
- В таблице не должно быть пустых строк или столбцов (отдельные пустые ячейки допускаются).
Если планируется отправка по электронной почте, то, само-собой, в таблице должен быть столбец с адресами получателей.
Поскольку Excel и Word не смогу сами определить пол клиента по имени, то имеет смысл сделать отдельный столбец с обращением (господин, госпожа и т.п.) или с родовым окончанием (-ый или -ая) для обращения "Уважаемый(ая). " Как вариант, возможно полуавтоматическое определение пола в зависимости от окончания отчества ("а" или "ч"), реализованное функцией ПРАВСИМВ (RIGHT) .
В новых версиях Microsoft Excel 2007/2010 для таких таблиц очень удобно использовать инструмент Форматировать как таблицу (Format as Table) с вкладки Главная (Home) . Подробнее про такие "умные таблицы" можно почитать тут.
Потом запускаем пошаговый Мастер Слияния на вкладке Рассылки (Mailings) кнопкой Начать слияние ( Start Mail Merge ) – Пошаговый мастер слияния (Step-by-Step Merge Wizard) :
В Word 2003 и старше эта команда была доступна в меню Сервис - Письма и рассылки - Мастер слияния (Tools - Letters and Mailings - Mail Merge) .
Этап 1. Выбор типа документа.
Этап 2. Выбор документа
Этап 3. Выбор получателей
На этом шаге мы подключаем список клиентов в Excel к документу Word. Выбираем Использование списка и жмем на Обзор (Browse) , после чего в диалоговом окне открытия файла указываем где лежит наш файл со списком клиентов.
После выбора источника данных, Word позволяет провести фильтрацию, сортировку и ручной отбор записей при помощи окна Получатели слияния:
Этап 4. Создание письма
На этом этапе пользователь должен указать – куда именно в документ должны попасть данные из подключенного списка. Для этого необходимо установить курсор в точку вставки в письме и использовать ссылку Другие элементы - она выводит полный набор всех полей списка, из которого мы и выбираем нужное поле для вставки:
В итоге, после вставки всех полей слияния у нас должно получиться нечто похожее (вставленные поля выделены красным):
Если в исходной таблице не было специального столбца для окончания "ый"/"ая" к слову "уважаем" (как в нашем примере), но был обычный столбец "Пол" с классическими "муж" и "жен", то можно воспользоваться кнопкой Правила (Rules) на вкладке Рассылки (Mailings) :
Эта кнопка открывает список правил (функций и полей), доступных для вставки в документ при создании рассылки. Для подстановки нужного окончания к слову "уважаемый/ая" выберем третий пункт IF. THEN. ELSE. В открывшемся затем окне зададим правило подстановки правильного окончания в зависимости от пола:
Этап 5. Просмотр писем
На этом этапе мы уже можем предварительно просмотреть результаты слияния, используя кнопки со стрелками. При необходимости, также, можно исключить любого получателя из списка.
Этап 6. Завершение слияния
На завершающем этапе возможны несколько вариантов:
Нажатие ссылки Печать (Print) приведет к немедленной отправке всех результатов слияния на принтер без вывода на экран.
Если необходимо сохранить созданные в результате слияния документы для дальнейшего использования или требуется внести ручную правку в некоторые из документов, то лучше использовать ссылку Изменить часть писем (Edit individual letters) , которая выведет результаты слияния в отдельный файл:
В этой инструкции описаны настройки рассылки писем, общие для всех способов отправки (Outlook, TheBAT!, сервис рассылки).
К общим настройкам рассылки относится:
- настройка темы письма и текста письма
- настройка прикрепляемых файлов (вложений к письму)
- настройка получателей письма (основной получатель, копия, скрытая копия)
Для начала, открываем в Excel таблицу с исходными данными для рассылки.
В таблице может быть сколько угодно столбцов, но обязательно должен присутствовать столбец с адресами электронной почты
(если у вас нет такой таблицы, можете протестировать программу на примере этого файла Excel, скриншот которого приведён ниже)
Теперь открываем настройки программы, нажав кнопку Настройки на панели инструментов, и начинаем настраивать рассылку.
1. На вкладке Основные настройки ставим галочку «Выполнять рассылку писем»
При этом, на форме настроек появится новая вкладка с названием «Письма», где можно будет задать все параметры создаваемых писем:
2. Пролистываем форму настроек немного вниз, и задаём тему, текст и адрес email получателя писем:
Как видно на скриншоте, вы можете использовать поля из исходной таблицы как в качестве адреса получателя, так и в теме и тексте письма.
В поле «Получатель» необходимо сформировать корректный адрес электронной почты, на который будет отправлено письмо.
Адрес получателя можно ввести в полном и кратком формате:
Вы можете использовать любой из этих 2 вариантов. Обычно используется второй вариант, т.к. люди лучше реагируют на письма, когда они адресованы лично им (а не просто на их адрес email)
Текст и тема письма могут быть произвольными.
В них тоже можно использовать коды полей (заголовки столбцов в фигурных скобках), а также любые другие поддерживаемые программой поля (например, код для вставки текущей даты)
Вложения (прикрепление файлов к письму)
Если необходимо прикреплять файлы к создаваемым письмам, пролистываем настройки еще немного вниз, и видим галочки для включения 2 режимов добавления вложений:
Первая опция - «Прикреплять к письму сформированные файлы» - позволяет нам присоединять документы, заполненные (созданные) нашей программой.
К примеру, если в папке «Шаблоны» у нас находится несколько файлов - образцов документов, а прикрепить к письму необходимо только один файл, - то можно воспользоваться текстовым полем для указания маски файла.
(если в папке «Шаблоны» находятся файлы с именами Анкета.doc, Купон участника.doc и Расчёт скидки.xls, то при маске *купон* к письмам будут прикреплены только файлы, созданные на базе шаблона Купон участника.doc)
Вторая опция - «Прикреплять к письму все файлы из заданной папки» - даёт нам возможность добавлять во вложение к письму неизменяемые («статические») файлы.
Количество «статических» файлов неограничено - сколько их будет в папке, столько и будет прикреплено к каждому письму.
Внимание: Если вы случайно укажете в качестве этой папки каталог с огромным количеством файлов, то почтовая программа может зависнуть (при попытке прикрепить сотни мегабайтов во вложение к письму)
PS: В поиске файлов, просматривается только верхний уровень заданной папки, - файлы из подпапок не прикрепляются к письмам)
Когда мы всё настроили (и не забыли нажать кнопку «Сохранить изменения»), можно запускать формирование документов.
Результат создания писем - на скриншоте:
Комментарии
Подскажите пожалуйста, при рассылки писем через The Bat!, поля копия и скрытая копия не подхватываются почтовиком. это потому что я пользуюсь триал версией? или это какой-то баг.
Напишите в скайп или на почту, попробую помочь
Не выходит. Письмо отправятся, но без вложений.
Таблица:
1 ячейка называться ФИО (тут указаны ФИО, кому нужно сделать отправку), 2 - email адресата
Название вложений:
Дмитриева Ольга Витальевна - Блок 1.pdf
Дмитриева Ольга Витальевна - Блок 2.pdf
Сорвина Елена Сергеевна - Отдел 3.pdf
и т.д.
В настройке поставила галочку «Прикреплять к письму все файлы из заданной папки»,
Маска имени прикрепляемых файлов - пробовала указывать
*
**
*__*.*
нужно еще что-то в самой таблице указывать?
Альбина, там же есть опция для указания маски прикрепляемых файлов
В этой маске можно использовать коды полей
Здравствуйте.
Да, можно. в инструкции же это описано:
Вторая опция - «Прикреплять к письму все файлы из заданной папки» - даёт нам возможность добавлять во вложение к письму неизменяемые («статические») файлы
Добрый день! Пользуемся вашим макросом уже несколько месяцев, но сейчас встал такой вопрос - можно ли осуществить отправку писем с вложенными файлами по маске? Т.е. не файлы, которые программа сгенерила и не полный набор статичных файлов, а определенные файлы из папки по определенной настраиваемой маске? Условно, в одной папке лежат файлы Иванов.pdf, Петров.pdf, Сидоров.pdf. В xls шаблоне три строки с разными адресами эл.почты для Иванова, Петрова и Сидорова. Соответственно, при отправке чтобы Иванову прикрепился файл Иванов.pdf, Сидорову - Сидоров.pdf и т.д. Файлы - не сгенерированные макросом, а другие, внешние
Ну и базово очень не хватает макросу опции "запоминать настройки для каждого файла шаблона"
Добрый день, возможно ли в надстройке настройка отправки писем от ящика не по умолчанию? Учетная запись одна в OUTLOOK, но есть подключенные ящики где настроены права на отправку от их имени.
Ксения, возможно, вы 2 галочки в настройках поставили, чтобы прикреплялись и созданные файлы, и файлы из заданной папки.
Добрый день! Подскажите: пожалуйста, почему к письму могут прикрепляться 2 идентичных файла? Шаблон один, равно как и создаваемый файл. Спасибо!
Добрый день!
В программе the bat текст и сформированные файлы прикрепляются, но поле "кому" не заполняется. В чем может быть ошибка. the bat последняя версия, напишите на каких версиях работает корректно.
Да, мне нужно сделать заказ. Как оплатить и сколько будет стоить.?
Антон, в программе сейчас нет такой опции. Но если нужно, можно реализовать (платно)
Доброй ночи!
Подскажите, пожалуйста, а реализована в Вашей программе возможность добавлять в отправку письма (Аутлук) отложенный старт (дату, время отправки ). Причем чтобы для 50шт отправка на следующий понедельник в 9:00, для других 50шт - отправка в понедельник в 12:00, для последующих 50шт - вторник 9:00 и т.д.
В Аутлук отложенная отправка реализована, но в ручную 5сотен писем долго делать.
Не, с ОутГлюком это не прокатывает ;-) Я уже и нажимал везде, и тырнет читал.
Ну и ладно, переживём.
Методом научного тыка получилось.
Я использовал раздел "Прикреплять к письму сформированные файлы", а надо было "Прикреплять к письму все файлы из заданной папки"
Смущают слов "все файлы" - возможно в поясняющую строку "(* - все файлы, *.xls* - все созданные файлы Exel, и т.д.)" надо добавить указание на маски полей. Как-то так ;-)
Ну или в справке такой алгоритм расписать.
Здравствуйте, Михаил.
Да, можно так.
Видимо, вы что-то не то написали в столбце File, потому и не работает. Или неверно задали маску имени файла, забыв добавить * до или после
Подскажите, Игорь, можно-ли файлы-вложения выбирать по маске их таблицы Excel'я?
У меня файлы сформированы в Word'е, мне так было проще (привычнее) на данный момент.
Я сделал в таблице поле "File" и указал маску - не работает.
И теперь придётся вручную вставлять в письма :-)
С уважением, Михаил
С Юнисендером работает только вариант с одним email на письмо
Может, в новых версиях программы TheBAT что-то поменялось (хоть и маловероятно)
У меня всё работает с разными версиями TheBAT
Добрый день!
В программе the bat сформированные файлы не прикрепляются.
С любой версией Outlook, установленной на комп (в составе MS Office), моя программа работает
Подскажите, пожалуйста, а с outlook 365 ваша программа не работает?
Ирина, значит, что-то поменялось в компе.
Например, theBat обновили (может, с новой версией не работает)
Если всё работает, не надо обновлять программы, - и всё будет работать вечно.
Юлия, напишите мне в Скайп, попробую помочь
Надо сделать отдельный столбец в исходной таблице, где при помощи формулы получить список адресов почты для копии письма
(будет не один столбец с основным email, а 2 столбца, - основной email и email-ы для копии)
Ну и, соответственно, названия этих столбцов подставляете в 2 поля настроек программы
Добрый день! Подскажите, пожалуйста, делаю рассылку писем и в копию мне нужно ставить определенных сотрудников: не все ставятся в копию каждый раз (чтобы не захламлять ящики).
Для этого у меня в каждой строчке таблицы эксель есть строка с названиями проектов и там на пересечении клиента и проекта отмечены конкретные ответственные - т.е. тот кто должен быть в копии (при этом за одного и того же клиента в разных проектах могут отвечать разные менеджеры или какой-то проект у клиента может не идти). Соответственно, есть пустые поля и есть поля с адресами. Если в строке есть пустые поля, то программа просто не создает письма.
Как такую задачу можно было бы решить при помощи Вашего приложения. Может быть функций выбора непустых строк при формировании рассылки или еще есть какие-то варианты?
Марьяна, если вопрос касается моей программы, то никакие шаблоны со вложениями не нужны (иначе делается, - просто прикрепляются статические фпйлы из заданной папки)
И вложения в формате пдф. Имеет ли это значение? Спасибо еще раз))
Здраствуйте. Есть ли возможность в поште Outlook создавать шаблоны с вложениями? И есла да, то как?) Спасибо.
Доброе утро, Игорь. А Вы случайно не знаете как в Аутлуке это делается? Весь день ползаю по форумам. Нигде нет инфы. :( Похоже придется ручками через яндекс все делать :(
Ирина, да, можно настроить
Только это настраивается не в моей программе (а в Outlook, или в аккаунте Яндекс.Почты)
Увы, но такие письма как правило не глядя удаляются. Есть возможность настроить так что было видно реального отправителя?
Добрый вечер, Игорь
Подскажите можно ли решить такой вопрос: при рассылке писем через outlook письмо Адресату приходит от Yandex Mail без указания отправителя.
Наталья, просто очистите папку Шаблоны от файлов.
Тогда только письма сформируются, а документы - нет (т.к. нет шаблонов)
Здравствуйте. Подскажите, как сформировать письмо, но при этом не формировать документ?
Здравствуйте, Александр
Возможно, неверно задан столбец с адресами почты
(если в указанном столбце значение не является корректным email, то письмо не будет сформировано)
Здравствуйте, Олег
Вложения программа может формировать по шаблонам Word и Excel (базовый функционал программы)
Интеграция с SendBox пока не реализована. Можно попробовать сделать, но будет недешево (от 10-15 т.р.)
Владимир, напишите мне в Скайп, разберёмся
попробовал, все равно не крепит, у меня они формируются в ПДФ формате, шаблоны и готовые документы в разных папках
Здравствуйте, Владимир
Оставьте просто звездочку одну в этом поле
Добрый день, Игорь. У меня созданные документы хранятся в отдельной папке на рабочем столе. В программе во вкладке "письма" отметил галочкой прикреплять к письму сформированные файлы и указал маску как в инструкции звездочка пробел ФИО в фигурных скобках звездочка точка звездочка? так же отметил галочкой "прикреплять все письма из заданной папки". Но при рассылке сформированные письма не прикрепляются.
Это всё можно сделать
HTML должен начинаться с тегов html и body - тогда программа поймёт, что надо формировать письмо в HTML формате
Картинки вставляются тегом img (сама картинка должна быть размещена где-то на сайте, чтобы была ссылка на картинку для вставки в HTML код)
Сегодня массовые рассылки почти по умолчанию предполагают персонализацию. Это касается любых рассылок, от корпоративных новостей до массовых маркетинговых кампаний. И любого способа отправки, от стандартного слияния почты в MS Word до специализированных SendGrid или MailChimp. Зачастую единственный общий знаменатель — это список получателей в Excel. Так возможно ли отправлять массовые персонализированные рассылки без помощи Word или других программ?
Инструмент XLTools «Email рассылки» позволяет создать слияние вашей почты со списком получателей в Excel и отправлять массовые персонализированные рассылки напрямую из интерфейса Excel:
Подключайтесь к вашему email аккаунту через SMTP: Gmail, Yandex, SendGrid, т.д. Добавляйте вложения файлов любого формата с вашего компьютера Используйте TXT или HTML шаблоны с любыми персонализированными полямиПеред началом работы добавьте «Email рассылки» в Excel
«Email рассылки» – это один из 20+ инструментов в составе надстройки XLTools для Excel. Работает в Excel 2019, 2016, 2013, 2010, десктоп Office 365.
Когда надстройка «Email рассылки» наиболее полезна
Используйте эту надстройку, если вы привыкли хранить списки контактов в Excel. Все операции выполняются напрямую в интерфейсе Excel — без необходимости переключаться между email, Excel, Word и файлами вложения. «Email рассылки» для рабочих рассылок: отправляйте приглашения партнёрам, напоминания об оплате счета клиентам, презентации коллегам, отчёты об успеваемости студентам, т.д. «Email рассылки» для личных рассылок: отправляйте план совместной поездки друзьям и семье, повестку собрания членам родительского комитета, т.д.Обратите внимание, что надстройка XLTools «Email рассылки» не является сервисом email-рассылок — это надстройка Excel для повышения продуктивности работы. И хотя XLTools не устанавливает лимит отправки, ваш почтовый домен его наверняка устанавливает лимит, как и штрафы за его нарушение.
Если вы планируете отправлять массовые маркетинговые рассылки – например, новостную рассылку подписчикам, специальные предложения клиентам, т.д. – рекомендуем использовать специализированные сервисы SendGrid, MailChimp или другие.
Как работает слияние почты в Excel
Надстройка XLTools «Email рассылки» НЕ является сервисом email-рассылок. Это надстройка Excel для повышения продуктивности работы, которая упрощает массовую отправку персонализированных рассылок, с быстрой настройкой параметров:
Внимание: Надстройка «Email рассылки» никак не может повлиять на спам-фильтры какой-либо электронной почты. В конечном итоге, вы не можете предугадать, отправит (или не отправит) почтовый ящик получателя ваше письмо в спам. Каждый почтовый домен устанавливает собственные алгоритмы фильтрации спама.Как связать «Email рассылки» в Excel с вашим почтовым ящиком
Свяжите «Email рассылки» в Excel с вашим почтовым ящиком посредством SMTP (Simple Mail Transfer Protocol — простой протокол передачи электронной почты).
Важно: мы не можем гарантировать, что инструмент «Email рассылки» будет работать (или продолжит работать в будущем) с вашим конкретным email аккаунтом. «Email рассылки» потенциально может подключиться практически к любому email аккаунту: к личной или рабочей почте на Outlook, Gmail, Yandex, т.д. Тем не менее, в связи с усилением требований к безопасности и защите персональных данных изменяются глобальные стандарты отправки email, и провайдеры меняют свои протоколы в отношении сторонних SMTP подключений. Если ваши массовые рассылки критичны для бизнеса, рекомендуем использовать специализированные сервисы: SendGrid, MailChimp или другие.«Email отправителя» – адрес вашей электронной почты, с которой будет осуществлена рассылка.
«SMPT Сервер» и «Порт» заполнятся автоматически; в противном случае обратитесь к вашему системному администратору.«Имя отправителя» – введите свое имя, название компании или любое другое, как оно будет отображаться в почтовом ящике получателей.
Напр., «Семинары XYZ».
«Имя пользователя» и «Пароль» – привяжите свою электронную почту. При необходимости отметьте флажком Использовать SSL/TLS . Криптографические протоколы SSL (Secure Sockets Layer, уровень защищённых сокетов) и TLS (Transport Layer Security, безопасность транспортного уровня) создают безопасную связь между вашим email сервером и вашим компьютером.
Как создать список получателей в Excel
Чтобы создать создание список получателей с нуля:
Внимание: столбец «Email» добавляется по умолчанию. Отметьте флажком Вложение , если вы хотите приложить файлы. Укажите, поместить ли список рассылки на новый или на существующий лист. Заполните таблицу своими данными. При необходимости вручную добавьте столбцы для других персонализированных полей, напр. «РегНомер». Число столбцов не ограничено.
Чтобы использовать свой существующий список контактов:
Отформатируйте список как таблицу:
Выделите диапазон На вкладке «Главная» нажмите Форматировать как таблицу Выберете любой подходящий стиль таблицы.
Присвойте заголовки столбцам, напр., «Email», «Имя», «Фамилия», «РегНомер», «Вложение», т.д.
Добавьте столбец для указания файловых вложений:
Добавьте один столбец, напр. «Вложение 1».
Чтобы приложить два файла: Добавьте два столбца, напр. «Вложение 1» и «Вложение 2».Укажите путь к файлу на вашем компьютере, напр., C:\Documents\Программа-Семинара.pdf.
Скопируйте путь к файлу во все ячейки столбца вложений.
Укажите путь к файлам для каждого получателя индивидуально.
Чтобы не отправлять вложений некоторым получателям:Оставьте соответствующие ячейки пустыми.
Укажите диапазон списка рассылки, включая заголовки.Подтвердите столбец, который содержит email адреса получателей:
Напр., выберите поле Email .
Подтвердите столбцы, которые содержат пути к файлам вложений:
Напр., выберите поля Вложение 1 или Вложение 2 .
Напр., напечатайте «Подтверждение участия в семинаре».
Или, нажмите кнопку Загрузить HTML из файла , чтобы использовать свой существующий HTML шаблон.Выбирайте метки из списка возможных и вставляйте их в квадратных скобках:
Напр., [Имя], [РегНомер].
Статус отправки (либо Sent — отправлено, либо указание ошибки — error) появится в последнем столбце вашего списка рассылки. Все метки корректно замещаются данными для каждого конкретного получателя.Предположим, вы получили файл Excel, содержащий список адресов электронной почты новых клиентов, и теперь вам нужно сгруппировать все эти адреса электронной почты в одну группу контактов Outlook. Как этого добиться? Вам может помочь метод, описанный в этой статье.
Создать список рассылки Outlook из файла Excel
Удивительный! Использование эффективных вкладок в Excel, таких как Chrome, Firefox и Safari!
Экономьте 50% своего времени и сокращайте тысячи щелчков мышью каждый день!
Чтобы создать список рассылки Outlook из файла Excel, сделайте следующее.
1. Выберите и скопируйте все адреса электронной почты на листе, на основе которого вы хотите создать список рассылки.
2. Запустите приложение Outlook и перейдите к Контакты Посмотреть. Затем нажмите Новая контактная группа под Главная таб. Смотрите скриншот:
3. в Контактная группа окно, пожалуйста, нажмите Добавить участников > Из контактов Outlook под Контактная группа меню.
4. в Выберите участников: Контакты диалоговом окне нажмите кнопку Ctrl + V одновременно, чтобы вставить все скопированные адреса электронной почты в Члены -> поле, а затем щелкните OK кнопка. Смотрите скриншот:
5. Затем все адреса электронной почты добавляются в Контактная группа в окне укажите контактную группу в Имя поле, а затем щелкните Сохранить и закрыть кнопка. Смотрите скриншот:
Теперь контактная группа Outlook создается с указанными адресами электронной почты в файле Excel.
Рассмотрим ситуации , при которых возникает потребность в индивидуальной рассылке. Например, руководство компании “Ваши друзья” решило, что пора уделять своим клиентам повышенное внимание. Одним из шагов этой культурной программы стали индивидуальные поздравления, скажем, с днём рождения, и их соответствующая рассылка. Макет такого поздравления — файл “Образец поздравления.doc” — уже разработан (рис. 1). Для окончательного формирования поздравлений в текст каждого письма нужно добавить именное обращение (например, “Уважаемая Лариса Ивановна!” и т. п.).
Как решить такую задачу? Первое, что приходит в голову, — просто взять и отредактировать вручную нужное число строк, страниц. Но этот способ хорош, если нужно разослать письмо по трём–пяти адресам. А если, например, их больше сотни? Кроме того, при большом числе адресатов полезно задаться вопросом: а сколько всего времени нужно потратить на эту работу (с учётом проведения повторных рассылок и возможности ошибок в макете)? И вообще, как контролировать сам факт включения конкретного клиента в рассылку, ведь в нашем случае текст письма не содержит даже фамилии адресата.
Вот тут и появляются мысли о необходимости автоматизировать эту рутинную работу при минимальных затратах. Оказывается, возможность сделать всё нам необходимое без привлечения программистов уже давно (по крайней мере начиная с MS Word 6.0) встроена в MS Office, но, что удивительно, знают о ней далеко не многие, в том числе даже опытные пользователи. Называется эта возможность “слияние документов”. В статье данная функция иллюстрируется на примере применения MS Office 2000.
Сразу оговоримся, что подготовка рассылки с использованием слияния также требует выполнения определённого объёма работ (в основном — по подготовке данных), но при этом выгодно отличается от “ручного” редактирования файла следующим:
» можно достаточно точно определить временн€ые затраты на подготовку рассылки;
» замена или исправление макета документа не приводит к катастрофической потере времени;
» список рассылки существует в виде отдельного документа, что значительно упрощает контроль за её осуществлением;
» сформированный список рассылки может использоваться многократно (например, для регулярного поздравления адресатов со всеми праздниками; для регулярной рассылки счетов и т. д.).
Как работает режим слияния документов
Для получения итогового документа требуется список рассылки, а также основной документ слияния, играющий роль шаблона.
Список рассылки может храниться в виде таблицы Word, таблицы HTML, текста либо таблицы данных СУБД — MS Access, dBase, FoxPro или любой другой СУБД, для доступа к которой на вашем компьютере есть драйвер ODBC (Open Database Connectivity — открытый интерфейс доступа к базам данных; драйвер ODBC — модуль, который применяет функции ODBC, позволяющие прикладной программе взаимодействовать с СУБД). Мы рассмотрим хранение списка рассылки не в СУБД, а в файле MS Excel. Такой вариант, на наш взгляд, оптимален, потому что, во-первых, не требует от пользователя специальных знаний теории хранения данных и, во-вторых, потому что MS Excel сам по себе обладает большим набором удобных средств обработки и визуального представления данных (таких, например, как фильтрация или сортировка). Однако при выборе среды для хранения данных нужно также помнить и об определённых ограничениях, имеющихся в MS Excel. В частности, один лист Excel (сразу определимся с терминами: книга MS Excel — это файл, используемый для обработки и хранения данных; в свою очередь книга состоит из нескольких листов) не может содержать более 65 536 строк, так что если поздравительный список ваших знакомых (клиентов, избирателей) превышает это число и его не удаётся логически разделить на более мелкие фрагменты, то для хранения такого объёма данных необходимо будет использовать уже какую-либо СУБД.
Основной документ слияния создаётся в MS Word. В его текст включаются поля, соответствующие столбцам из списка рассылки (“поля слияния”).
При проведении слияния для каждой строки из списка рассылки поочерёдно выполняются следующие действия:
» поля макета заполняются значениями из очередной строки;
» заполненный макет добавляется в конец результирующего документа.
На рис. 2 изображён пример списка рассылки в формате книги MS Excel. Нужно заметить, что подготовка списка рассылки — это, как правило, наиболее трудоёмкая операция. Информацию о клиентах нужно выверить, очистить от “мусора”, грамотно разделить по столбцам. При разделении на столбцы следует помнить, что поле слияния в макете документа соответствует столбцу в списке. В примере на рис. 2 столбцы “Компания”, “Фамилия_И_О”, “Индекс”, “Страна_Город” и “Адрес” будут использоваться для решения другой задачи — надпечатки почтовых конвертов, в которые будет вкладываться именное поздравление.
Советы по формированию списка в MS Excel
В MS Excel используется большое количество различных логических правил и умолчаний, зачастую скрытых от пользователя. Поэтому, чтобы формируемый вами список был пригоден для проведения процедуры слияния, рекомендуется соблюдать ряд правил, которые мы приводим ниже.
1. Левый верхний угол списка данных должен размещаться в левом верхнем углу (в ячейке A1) листа.
2. Названия столбцов данных размещаются в первой строке листа. Формат ячеек в первой строке нужно установить в “Текстовый” (меню Формат ® Ячейки. ). В названиях столбцов не рекомендуется использовать пробелы, запятые, кавычки.
3. Для форматирования списка нельзя использовать полностью (по всем позициям) пустые строки или полностью пустые столбцы. Пустая строка или столбец воспринимаются Excel как конец списка!
4. Если суть данных такова, что в них могут содержаться пустые значения, нужно присвоить списку имя. Для этого необходимо выделить соответствующий диапазон, содержащий данные списка, через пункт меню Вставка ® Имя ® Присвоить. открыть диалог присвоения имени и ввести имя диапазона, используя латиницу (например, Database). Рекомендуем присваивать имя диапазону столбцов, иначе при добавлении в список новых строк придётся каждый раз изменять границы диапазона.
5. На том листе, где размещён список рассылки (рис. 2, лист “База данных”), не следует размещать другие данные.
6. Для всех ячеек списка целесообразно установить текстовый формат (если это невозможно, то по крайней мере — один и тот же формат ячеек внутри каждого столбца данных).
7. Текстовые данные не должны содержать непарные (незакрытые) кавычки.
8. Текстовые данные не должны содержать пробелы перед началом текстовой строки.
В ходе преобразования уже имеющихся данных в формат списка, пригодный для проведения слияния, наверняка придётся использовать функции текстовой обработки строк. Так, некоторые столбцы могут содержать вычисляемые при помощи формул значения, поэтому перед проведением слияния рекомендуем заменить в таких столбцах формулы на сами значения. Для этого нужно выделить заменяемый (содержащий формулы) диапазон, скопировать его (Ctrl+Ins или пункт меню Правка ® Копировать) и вставить на прежнее место, используя пункт меню Правка ® Специальная вставка. В диалоге Специальная вставка, который откроется при выборе этого пункта меню, нужно выбрать вариант Значения.
Формирование основного документа слияния
Продолжим разбор примера. Рассмотрим шаги по формированию основного документа слияния с использованием готового макета поздравления.
Шаг 1. Преобразование обычного файла в основной документ слияния. Откроем файл, содержащий макет поздравления (файл “Шаблон поздравления.doc”). Используя пункт меню Сервис ® Слияние. откроем диалог слияния и нажмём кнопку Создать. В выпадающем меню выберем Документы на бланке. После этого на экране возникнет ещё один диалог, в котором нужно нажать кнопку Активное окно (при создании макета документа “с нуля” нужно нажать кнопку Создать основной документ). Закроем диалог слияния и посмотрим на изменение управляющего интерфейса Word. Обратим внимание на то, что в панели инструментов появилась новая панель (Слияние). Вернёмся к диалогу слияния (пункт меню Сервис ® Слияние. или кнопка в панели инструментов).
Шаг 2. Получение данных. В диалоге Слияние нажмём кнопку Получить данные и в выпадающем меню выберем пункт Открыть источник данных (рис. 3).
В диалоге открытия источника данных выберем тип файла, в котором содержится список (в нашем примере — “Книги MS Excel (*.xls)”) и сам файл (у нас — файл “Поздравления.xls”). После этого на экране появится диалог выбора диапазона в книге Excel. Если в книге Excel только один лист, а на листе — только один список, то в диалоге нужно выбрать пункт “Весь лист”. Если список был ранее обозначен именем (например, Database) — нужно выбрать это имя.
Закроем диалог слияния. Теперь в панели инструментов стала доступна кнопка Добавить поле слияния. Если её нажать, то в выпадающем списке будут отображаться поля слияния, соответствующие столбцам данных из списка (сравните со списком на рис. 2).
Шаг 3. Вставка полей слияния в основной документ. Для вставки поля слияния в основной документ нужно подвести курсор к позиции, в которой требуется его разместить, и выбрать нужное поле кнопкой Добавить поле слияния (рис. 4). Выбрать шрифт для отображения поля можно обычным способом.
В нашем примере нужно поместить поле Обращение между рисунком и строкой “Поздравляем Вас с днём рождения” и установить для поля тот же шрифт, что и для текста поздравления.
Выполнение процедуры слияния
Кнопка используется для переключения между режимами отображения названий полей/значений полей.
Нужно проверить внешний вид итогового документа для строк списка, в которых содержатся самые длинные и самые короткие строки. Кроме того, следует проверить соответствие общего количества страниц в итоговом массиве документов общему количеству строк в списке. Обратите внимание, что, если длина поля в основном документе не совпадает с длиной соответствующей строки в списке, в итоговом документе страницы могутсбиваться (и тогда там могут возникать дополнительные, “сбойные” страницы). Способ разрешения таких проблем — использование более мелкого шрифта для отображения поля в Word, либо изменение внешнего вида основного документа, либо изменение длины конкретного текстового значения в списке.
Шаг 5. Объединение. Для запуска процедуры слияния нажмём кнопку Объединить. (она доступна через панель инструментов и через диалог слияния). На экране возникнет диалог управления слиянием (рис. 6).
Через диалог можно отобрать диапазон строк списка, который будет выведен в результирующий документ, а также выбрать назначение слияния: в новый документ, напрямую на принтер, напрямую в электронную почту. При помощи кнопки Отбор записей можно ввести логические правила для отбора строк из списка. Выберем Новый документ и нажмём кнопку Объединить.
Происходит автоматическое формирование итогового документа. Название документа по умолчанию выбирается также автоматически, с учётом числа попыток объединения (“Формы1”, “Формы2”, “Формы3” и т. д.).
Шаг 6. Выходной контроль. Завершив формирование документа, его нужно переименовать и сохранить. Рекомендуем повторить действия шага 4.
И вот итоговый документ с поздравлениями сформирован. Последнее, что осталось сделать, — распечатать его, вложить в конверты и разослать адресатам. При этом подготовка файла для надпечатки конвертов проводится аналогичным способом.
Читайте также: