Как сделать фильтр в excel по столбцам
С помощью автофилеров или встроенных операторов сравнения, таких как "больше" и "10 лучших" в Excel вы можете показать нужные данные и скрыть остальные. После фильтрации данных в диапазоне ячеек или таблице вы можете повторно использовать фильтр, чтобы получить последние результаты, или очистить фильтр, чтобы повторно отфильтровать все данные.
Используйте фильтры, чтобы временно скрывать некоторые данные в таблице и видеть только те, которые вы хотите.
Фильтрация диапазона данных
Выберите любую ячейку в диапазоне данных.
Выберите Фильтр> данных.
Выберите стрелку в столбце .
Выберите Текстовые фильтры или Числовое фильтры, а затем выберите сравнение, например Между.
Введите условия фильтрации и нажмите кнопку ОК.
Фильтрация данных в таблице
При вводе данных в таблицу в заголовки ее столбцов автоматически добавляются элементы управления фильтрацией.
Выберите стрелку в столбца, который вы хотите отфильтровать.
Сберем (Выберите все) и выберем поля, которые вы хотите отобрать.
Стрелка загона столбца меняется на фильтра. Щелкните этот значок, чтобы изменить или очистить фильтр.
Статьи по теме
Отфильтрованные данные отображают только строки, которые соответствуют условия и скрывают строки, которые отображать не нужно. Фильтруя данные, вы можете копировать, находить, изменять, форматирование, диаграммы и печатать подмножество отфильтрованных данных, не меняя их оголовье и не перемещая.
Вы также можете отфильтровать несколько столбцов. Фильтры являются аддитивно, то есть каждый дополнительный фильтр основан на текущем фильтре и дополнительно уменьшает подмножество данных.
Примечание: При использовании диалогового окна Найти для поиска отфильтрованных данных поиск ведется только по отображаемой информации. данные, которые не отображаются, не поиск не ведется. Чтобы найти все данные, очистка всех фильтров.
Два типа фильтров
С помощью автофильтра можно создать два типа фильтров: по значению списка или по условиям. Каждый из этих типов фильтров является взаимоисключающими для каждого диапазона ячеек или таблицы столбцов. Например, можно отфильтровать значения по списку чисел или по критерию, но не по обоим критериям. можно фильтровать по значкам или по настраиваемой фильтрации, но не по обоим.
Повторное присвоение фильтра
Чтобы определить, применяется ли фильтр, обратите внимание на значок в заголовке столбца:
Стрелка вниз означает, что фильтрация включена, но не применена.
Если наведите курсор на заголовок столбца с включенной фильтрацией, но не примененной, на экране появляется подсказка "(Отображает все)".
Кнопка Фильтр означает, что применяется фильтр.
Когда вы наводите курсор на заголовок отфильтрованного столбца, на подсказке отображается примененный к этому столбец фильтр, например "Равно красному цвету ячейки" или "Больше 150".
При повторном его повторном анализе отображаются разные результаты по следующим причинам:
Данные были добавлены, изменены или удалены в диапазон ячеек или столбец таблицы.
значения, возвращаемые формулой, изменились, и лист был пересчитан.
Не смешивать типы данных
Для лучших результатов не смешивайте типы данных, такие как текст и число, число и дата в одном столбце, так как для каждого столбца доступна только одна команда фильтра. Если имеется сочетание типов данных, отображаемая команда является самым распространенным типом данных. Например, если столбец содержит три значения, сохраненные как число, и четыре значения как текст, отображается команда Текстовые фильтры.
Фильтрация данных в таблице
При вводе данных в таблицу в заголовки ее столбцов автоматически добавляются элементы управления фильтрацией.
Выделите данные, которые нужно отфильтровать. На вкладке Главная нажмите кнопку Форматировать как таблицу и выберите команду Форматировать как таблицу.
В диалоговом окне Создание таблицы можно выбрать, есть ли в таблице заглавные таблицы.
Выберите Таблица с заголовками, чтобы преобразовать верхнюю строку в заголовки таблицы. Данные в этой строке не будут фильтроваться.
Не выбирайте этот пункт, если вы хотите Excel в Интернете в таблицу под данными таблицы, которые можно переименовать.
Чтобы применить фильтр, щелкните стрелку в заголовке столбца и выберите параметр фильтрации.
Фильтрация диапазона данных
Если вы не хотите форматирование данных в виде таблицы, вы также можете применить фильтры к диапазону данных.
Выделите данные, которые нужно отфильтровать. Для лучшего результата столбцы должны иметь заголовки.
На вкладке Данные выберите фильтр.
Параметры фильтрации для таблиц или диапазонов
Можно применить общий фильтр, выбрав пункт Фильтр, или настраиваемый фильтр, зависящий от типа данных. Например, при фильтрации чисел отображается пункт Числовые фильтры, для дат отображается пункт Фильтры по дате, а для текста — Текстовые фильтры. Применяя общий фильтр, вы можете выбрать для отображения нужные данные из списка существующих, как показано на рисунке:
Выбрав параметр Числовые фильтры вы можете применить один из перечисленных ниже настраиваемых фильтров.
В этом примере, чтобы отобрать регионы, в которых сумма продаж за март была меньше 6000, можно применить настраиваемый фильтр:
Вот как это сделать.
Щелкните стрелку фильтра в ячейке со словом "Март", выберите пункт Числовые фильтры и условие Меньше и введите значение 6000.
Excel в Интернете применяет фильтр и отображает только регионы с продажами ниже 6000 рублей.
Аналогичным образом можно применить фильтры по дате и текстовые фильтры.
Очистка фильтра из столбца
Удаление всех фильтров из таблицы или диапазона
Выберите любую ячейку в таблице или диапазоне и на вкладке Данные нажмите кнопку Фильтр.
При этом фильтры будут удаляться из всех столбцов таблицы или диапазона и вывести все данные.
Щелкните ячейку в диапазоне или таблице, которую хотите отфильтровать.
На вкладке Данные щелкните Фильтр.
Щелкните стрелку в столбце с содержимым, которое вы хотите отфильтровать.
В разделе Фильтр щелкните Выберите один из вариантов и введите условия фильтра.
Фильтры можно применить только к одному диапазону ячеек на листе за раз.
Когда фильтр применяется к столбцу, в других столбцах в качестве фильтров можно использовать только значения, видимые в текущем отфильтрованном диапазоне.
В окне фильтра отображаются только первые 10 000 уникальных записей списка.
Фильтрация по конкретному числу или диапазону чиселЩелкните ячейку в диапазоне или таблице, которую хотите отфильтровать.
На вкладке Данные щелкните Фильтр.
Щелкните стрелку в столбце с содержимым, которое вы хотите отфильтровать.
В разделе Фильтр щелкните Выберите один из вариантов и введите условия фильтра.
В поле рядом с всплывающим меню введите число, которое хотите использовать.
В зависимости от сделанного выбора вам может быть предложено выбрать дополнительные условия.
Фильтры можно применить только к одному диапазону ячеек на листе за раз.
Когда фильтр применяется к столбцу, в других столбцах в качестве фильтров можно использовать только значения, видимые в текущем отфильтрованном диапазоне.
В окне фильтра отображаются только первые 10 000 уникальных записей списка.
Вместо фильтрации можно использовать условное форматирование, которое позволяет четко выделить верхние или нижние числовые значения среди данных.
Фильтрация по цвету шрифта, цвету ячеек или наборам значковДанные можно быстро фильтровать на основании визуальных условий, таких как цвет шрифта, цвет ячейки или наборы значков. Можно также фильтровать ячейки по наличию в них формата, примененных стилей или условного форматирования.
В диапазоне ячеек или столбце таблицы щелкните ячейку с определенным цветом, цветом шрифта или значком, по которому вы хотите выполнить фильтрацию.
На вкладке Данные щелкните Фильтр.
Щелкните стрелку в столбце с содержимым, которое вы хотите отфильтровать.
В разделе Фильтр во всплывающем меню По цвету щелкните Цвет ячейки, Цвет шрифта или Значок ячейки и выберите цвет.
Это возможно только в случае, если фильтруемый столбец содержит пустую ячейку.
Щелкните ячейку в диапазоне или таблице, которую хотите отфильтровать.
На панели инструментов Данные щелкните Фильтр.
Щелкните стрелку в столбце с содержимым, которое вы хотите отфильтровать.
В области (Выделить все) прокрутите список вниз и установите флажок (Пустые).
Фильтры можно применить только к одному диапазону ячеек на листе за раз.
Когда фильтр применяется к столбцу, в других столбцах в качестве фильтров можно использовать только значения, видимые в текущем отфильтрованном диапазоне.
В окне фильтра отображаются только первые 10 000 уникальных записей списка.
Щелкните ячейку в диапазоне или таблице, которую хотите отфильтровать.
На вкладке Данные щелкните Фильтр.
Щелкните стрелку в столбце с содержимым, которое вы хотите отфильтровать.
В разделе Фильтр щелкните Выберите один из вариантов и во всплывающем меню выполните одно из указанных ниже действий.
Цель фильтрации диапазона
Строки с определенным текстом
Содержит или Равно.
Строки, не содержащие определенный текст
Не содержит или Не равно.
В поле рядом с всплывающим меню введите текст, которое хотите использовать.
В зависимости от сделанного выбора вам может быть предложено выбрать дополнительные условия.
Фильтрация столбца или выделенного фрагмента таблицы при истинности обоих условий
Фильтрация столбца или выделенного фрагмента таблицы при истинности одного из двух или обоих условий
Щелкните ячейку в диапазоне или таблице, которую хотите отфильтровать.
На панели инструментов Данные щелкните Фильтр.
Щелкните стрелку в столбце с содержимым, которое вы хотите отфильтровать.
В разделе Фильтр щелкните Выберите один из вариантов и во всплывающем меню выполните одно из указанных ниже действий.
Условие фильтрации
Начало строки текста
Начинается с.
Окончание строки текста
Заканчивается на.
Ячейки, которые содержат текст, но не начинаются с букв
Не начинаются с.
Ячейки, которые содержат текст, но не оканчиваются буквами
Не заканчиваются.
В поле рядом с всплывающим меню введите текст, которое хотите использовать.
В зависимости от сделанного выбора вам может быть предложено выбрать дополнительные условия.
Фильтрация столбца или выделенного фрагмента таблицы при истинности обоих условий
Фильтрация столбца или выделенного фрагмента таблицы при истинности одного из двух или обоих условий
Использование подстановочных знаков для фильтрацииПри создании условий можно использовать подстановочные знаки.
Щелкните ячейку в диапазоне или таблице, которую хотите отфильтровать.
На панели инструментов Данные щелкните Фильтр.
Щелкните стрелку в столбце с содержимым, которое вы хотите отфильтровать.
В разделе Фильтр щелкните Выберите один из вариантов и выберите вариант.
В текстовом поле введите свои условия, используя подстановочные знаки.
Например, чтобы в результате фильтрации найти оба слова "год" и "гид", введите г?д.
Выполните одно из указанных ниже действий.
Используемый знак
Чтобы найти
Пример: условию "стро?а" соответствуют результаты "строфа" и "строка"
Любое количество символов
Пример: условию "*-восток" соответствуют результаты "северо-восток" и "юго-восток"
Вопросительный знак или звездочка
Выполните одно из указанных ниже действий.
Удаление определенных условий фильтрации
Щелкните стрелку столбце, который содержит фильтр, и выберите очистить фильтр.
Удаление всех фильтров, примененных к диапазону или таблице
Выделите столбцы диапазона или таблицы, к которым применяются фильтры, а затем на вкладке Данные щелкните Фильтр.
Удаление или повторное применение стрелок фильтра в диапазоне или таблице
Выделите столбцы диапазона или таблицы, к которым применяются фильтры, а затем на вкладке Данные щелкните Фильтр.
При фильтрации данных появляются только данные, которые соответствуют вашим условиям. Данные, которые не соответствуют этому критерию, скрыты. После фильтрации данных можно копировать, находить, изменять, форматирование, диаграммы и печатать подмножество отфильтрованных данных.
Таблица с примененным фильтром "4 самых верхних элементов"
Фильтры забавляются. Это означает, что каждый дополнительный фильтр основан на текущем фильтре и дополнительно уменьшает подмножество данных. Сложные фильтры можно отфильтровать по одному значению, по одному формату или по одному критерию. Например, можно отфильтровать все числа больше 5, которые также ниже среднего. Но некоторые фильтры (десять верхних и нижних, выше и ниже среднего) основаны на исходном диапазоне ячеек. Например, при фильтрации десяти лучших значений вы увидите десять лучших значений всего списка, а не десять лучших значений подмножество последнего фильтра.
В Excel можно создавать фильтры трех типов: по значениям, по формату или по условиям. Но каждый из этих типов фильтров является взаимоисключающими. Например, можно отфильтровать значения по цвету ячейки или по списку чисел, но не по обоим. Вы можете фильтровать по значкам или по настраиваемой фильтрации, но не по обоим.
Фильтры скрывают лишние данные. Таким образом можно сосредоточиться на том, что вы хотите видеть. С другой стороны, при сортировке данных их порядок будет меняться. Дополнительные сведения о сортировке см. в списке сортировки данных.
При фильтрации рассмотрите следующие рекомендации:
В окне фильтра отображаются только первые 10 000 уникальных записей списка.
Можно отфильтровать несколько столбцов. Когда фильтр применяется к столбцу, в других столбцах в качестве фильтров можно использовать только значения, видимые в текущем отфильтрованном диапазоне.
Фильтры можно применить только к одному диапазону ячеек на листе за раз.
Примечание: При использовании поиска найти для поиска отфильтрованных данных поиск ведется только по отображаемой информации; данные, которые не отображаются, не поиск не ведется. Чтобы найти все данные, очистка всех фильтров.
Дополнительные сведения
Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community или попросить помощи в сообществе Answers community.
Фильтрация данных по различным критериям помогает манипулировать информацией, отбирать и анализировать лишь то, что нужно. Сегодня разбираемся, как поставить фильтр в таблице Excel, и как им пользоваться.
Простой фильтр в Экселе
Рассмотрим по пунктам, как установить фильтр в Экселе по столбцам:
- Кликните по любой ячейке внутри таблицы (а лучше – выделите всю таблицу с шапкой)
- Нажмите на ленте Данные – Сортировка и фильтр – Фильтр
- В первой строке таблицы появятся кнопки со стрелками, обозначающие, что для столбца можно задать фильтр:
Как теперь отфильтровать? Например, нужно в таблице примера выбрать всех людей из Алушты:
- В колонке «Город» нажмем на значок фильтра
- Откроется список, где галками отмечены все города, а также, форма поиска
- В поиске напишем «Алушта» и нажмем Ок
Теперь у нас на экране только те строки, где город – Алушта. Остальные строки не удалены, а только скрыты.
В столбце, где установлен фильтр на кнопке вместо стрелки будет изображена воронка.
Чтобы повторно применить установленный фильтр, когда информация изменилась, нажмите Данные – Сортировка и фильтр – Повторить , или комбинацию клавиш Ctrl+Alt+L .
А когда нужно сбросить все примененные фильтры, жмем Данные – Сортировка и фильтр – Очистить .
Вы можете фильтровать в нескольких колонках одновременно, даже во всех!
Текстовый фильтр в Эксель
Рассмотрим, как отфильтровать в Excel ячейки с определенным текстом. Простейший способ – это, по аналогии с прошлым примером, ввести нужный текст (или его часть) в поиске.
Однако, можно и более гибко настраивать отбор. Если в окне фильтра нажать « Текстовые фильтры », то в контекстном меню появится выбор способа сопоставления: равно, не равно, начинается с, заканчивается на, содержит, не содержит.
Например, нужно выбрать людей, которых не зовут Богдан. Выберем вариант «не содержит» и запишем ему критерий « Богдан ». Поставим пробелы перед именем и после. Иначе, например, Богданов Егор Егорович тоже попадет под фильтр, хотя его не зовут Богданом:
Настраиваемый тестовый фильтр
Расскажу, как поставить фильтр в Excel на два условия в одной ячейке. Для этого кликнем Текстовые фильтры – Настраиваемый фильтр .
Пусть нам понадобилось отобрать людей с именем Богдан или Никита. Запишем логику, как на картинке
А вот результат:
Как определить, какой выбрать оператор сравнения, «И» или «ИЛИ»? Логика такая:
- И – когда нужно, чтобы выполнились оба условия одновременно
- ИЛИ – когда достаточно выполнения хотя бы одного условия из двух
Больше про логические операторы вы можете прочесть в этой статье.
Кроме того, в условии можно использовать операторы:
- ? – это один любой символ
- * – любое количество любых символов
Например, чтобы выбрать ФИО, в котором присутствует строка «ктор», запишем условие так: *ктор*.
Как поставить фильтр в Экселе на столбец с числами
Числовые фильтры тоже можно гибко настраивать, есть такие способы отбора:
- Равно или не равно
- Больше, больше или равно, меньше, меньше или равно
- Между (в интервале)
- Первые 10
- Выше среднего, ниже среднего
Видите, что есть интересные опции. Давайте попробуем выбрать людей с продажами 200 тыс. – 500 тыс. Выберем пункт МЕЖДУ . Вот так:
Для числовых данных доступен настраиваемый фильтр, как для текста.
Фильтрация дат
Если ячейкам столбца присвоен формат Даты, то фильтрация таких данных становится гораздо проще.
Для начала, в поле значений содержатся группированные даты по годам, месяцам, дням. Можно галочками выбрать нужные годы, или месяца.
В группе команд « Фильтр по дате » содержится большой перечень популярных запросов:
Чтобы настроить произвольный интервал, выберите пункт МЕЖДУ .
Фильтр по цвету в Excel
Если для некоторых ячеек установлен цвет фона или текста, можете фильтровать по ним. При этом, список цветов программа сформирует сама на основании тех форматов, которые заданы в столбце:
Выберите свой вариант из списка.
Расширенный фильтр в Excel
Быстрый способ фильтрации предоставляет Расширенный фильтр. Заключается он в том, что вы создаете предварительную таблицу данных, которые нужно отобрать, а потом – основную. Поля шапки должны совпадать. Вот как это будет выглядеть, если нам нужно выбрать людей только из городов Агрыз и Азов:
Теперь нужно сделать:
- Нажмите Данные – Сортировка и фильтр – Дополнительно
- В открывшемся окне выберите:
- Исходный диапазон – таблица с данными
- Диапазон условий – диапазон со значениями, которые нужно отфильтровать
- Только уникальные записи – поставьте галку, если хотите, чтобы программа скрыла дубликаты
- Обработка – выберите «скопировать результат в другое место», если хотите, чтобы отфильтрованные данные располагались в другом месте на том же листе
- Нажмите Ок
Смотрите на фото, получили список только для Агрыза и Азова:
Можно ввести дополнительное условие на содержание. Для этого справа в строке, по которой будет отбор, нужно записать формулу с условием.
Дополним рассмотренный пример. Теперь нужно выбрать те же города, но записи, в которых продажи свыше 500 тыс. Условия будут такими:
Снова применим расширенный фильтр, но в таблицу фильтров включим и новые колонки. Результат на картинке выше.
Пожалуй, это всё, о чём хотел рассказать сегодня. Мы рассмотрели, как настроить фильтр в Excel, чтобы получить желаемую выборку. Жду ваших вопросов в комментариях. До встречи!
- Фильтр по значению – отметить флажком нужные значения из столбца данных, которые высвечиваются внизу диалогового окна.
- Фильтр по цвету – выбор по отформатированной ячейке: по цвету ячейки, по цвету шрифта или по значку ячейки (если установлено условное форматирование).
- Можно воспользоваться строкой быстрого поиска
- Для выбора числового фильтра, текстового фильтра или фильтра по дате (в зависимости от типа данных) выбрать соответствующую строку. Появится контекстное меню с более детальными возможностями фильтрации:
- При выборе опции Числовые фильтры появятся следующие варианты фильтрации: равно, больше, меньше, Первые 10… [Top 10…] и др.
- При выборе опции Текстовые фильтры в контекстном меню можно отметить вариант фильтрации содержит. , начинается с… и др.
- При выборе опции Фильтры по дате варианты фильтрации – завтра, на следующей неделе, в прошлом месяце и др.
- Во всех перечисленных выше случаях в контекстном меню содержится пункт Настраиваемый фильтр… [Custom…], используя который можно задать одновременно два условия отбора, связанные отношением И [And] – одновременное выполнение 2 условий, ИЛИ [Or] – выполнение хотя бы одного условия.
Если данные после фильтрации были изменены, фильтрация автоматически не срабатывает, поэтому необходимо запустить процедуру вновь, нажав на кнопку Повторить [Reapply] в группе Сортировка и фильтр на вкладке Данные.
Отмена фильтрации
Для того чтобы отменить фильтрацию диапазона данных, достаточно повторно щелкнуть по кнопке Фильтр.
Чтобы быстро снять фильтрацию со всех столбцов необходимо выполнить команду Очистить на вкладке Данные
Срезы
Срезы – это те же фильтры, но вынесенные в отдельную область и имеющие удобное графическое представление. Срезы являются не частью листа с ячейками, а отдельным объектом, набором кнопок, расположенным на листе Excel. Использование срезов не заменяет автофильтр, но, благодаря удобной визуализации, облегчает фильтрацию: все примененные критерии видны одновременно. Срезы были добавлены в Excel начиная с версии 2010.
Создание срезов
В Excel 2010 срезы можно использовать для сводных таблиц, а в версии 2013 существует возможность создать срез для любой таблицы.
Для этого нужно выполнить следующие шаги:
-
Выделить в таблице одну ячейку и выбрать вкладку Конструктор [Design].
Форматирование срезов
- Выделить срез.
- На ленте вкладки Параметры [Options] выбрать группу Стили срезов [Slicer Styles], содержащую 14 стандартных стилей и опцию создания собственного стиля пользователя.
- Выбрать кнопку с подходящим стилем форматирования.
Чтобы удалить срез, нужно его выделить и нажать клавишу Delete.
Расширенный фильтр
Расширенный фильтр предоставляет дополнительные возможности. Он позволяет объединить несколько условий, расположить результат в другой части листа или на другом листе и др.
Как в Excel поставить фильтр по нескольким столбцам одновременно?
Фильтр по столбцам в Excel
При работе с большими объёмами данных программе Excel может возникнуть необходимость воспользоваться фильтром.
С его помощью которого можно отобразить только ту информацию, которая необходима.
Для того, чтобы в Экселе (Excel) сделать фильтр по столбцам, нужно:
1) Выделить нужные столбцы таблицы. Если в фильтр требуется включить все столбцы, то можно щёлкнуть на любой ячейке из диапазона.
Нужно помнить, что верхние ячейки таблицы автоматически будут определены как заголовки - в фильтрации они принимать участия не будут.
2) На панели инструментов Excel выбрать "Данные" -> "Фильтр".
3) Для фильтрации данных нужно щёлкнуть по специальной стрелочке, которая расположена в первой ячейке (то есть заголовке) нужного вам столбца.
Самый простой вариант фильтрации - отбор определённых текстовых значений из списка.
Например, если нам нужны данные только по сотруднику "Петров А.Д", то в списке убираем все галочки, кроме значения "Петров А.Д".
Удобнее сделать так - снять галочку с пункта "Выделить всё" (это автоматически снимет выделение со всех значений), а затем поставить галочку рядом с интересующим нас значением.
В результате на листе Эксель отобразиться только одна строка из таблицы, а стрелка фильтрации в столбце "ФИО сотрудника" изменит свой вид.
Чтобы убрать фильтр достаточно щёлкнуть ещё раз на кнопке "Фильтр" (она будет выделена).
Рассмотрим другой пример использования фильтра в Excel - отбор по числовым значениям.
Например, нам требуется показать только тех сотрудников, которые имеют зарплату > 30000 рублей.
Сделать такой фильтр можно так:
1) Открываем фильтр для столбца "Зарплата".
2) Для работы с числами используются "Числовые фильтры". В списке условий выбираем "Больше".
3) Появится окно, где указываем значение "30000", а затем нажимаем на "OK".
В итоге будут отражена информация только о тех сотрудниках, которые имеют зарплату выше 30000 рублей.
Также нередко требуется в программе Excel сделать фильтр не по одному, а сразу по нескольким столбцам.
Например, нужно отобразить сотрудников с зарплатой больше 30000 рублей, которые относятся к отделу "Руководство".
Для этого нужно применить оба фильтра последовательно.
1) Сначала устанавливаем фильтр "Зарплата > 30000 рублей".
2) Затем выбираем фильтр столбца "Отдел". В списке значений будут отображаться не все отделы, а только те отделы, в которых хотя бы 1 сотрудник получает зарплату > 30000 рублей.
Excel нам покажет следующие строки:
В заголовках столбцов "Отдел" и "Зарплата" будет специальный значок, означающий, что фильтр был сделан именно по ним.
У подавляющего большинства пользователей Excel при слове "фильтрация данных" в голове всплывает только обычный классический фильтр с вкладки Данные - Фильтр (Data - Filter) :
Такой фильтр - штука привычная, спору нет, и для большинства случаев вполне сойдет. Однако бывают ситуации, когда нужно проводить отбор по большому количеству сложных условий сразу по нескольким столбцам. Обычный фильтр тут не очень удобен и хочется чего-то помощнее. Таким инструментом может стать расширенный фильтр (advanced filter), особенно с небольшой "доработкой напильником" (по традиции).
Основа
Для начала вставьте над вашей таблицей с данными несколько пустых строк и скопируйте туда шапку таблицы - это будет диапазон с условиями (выделен для наглядности желтым):
Между желтыми ячейками и исходной таблицей обязательно должна быть хотя бы одна пустая строка.
Именно в желтые ячейки нужно ввести критерии (условия), по которым потом будет произведена фильтрация. Например, если нужно отобрать бананы в московский "Ашан" в III квартале, то условия будут выглядеть так:
Чтобы выполнить фильтрацию выделите любую ячейку диапазона с исходными данными, откройте вкладку Данные и нажмите кнопку Дополнительно (Data - Advanced) . В открывшемся окне должен быть уже автоматически введен диапазон с данными и нам останется только указать диапазон условий, т.е. A1:I2:
Обратите внимание, что диапазон условий нельзя выделять "с запасом", т.е. нельзя выделять лишние пустые желтые строки, т.к. пустая ячейка в диапазоне условий воспринимается Excel как отсутствие критерия, а целая пустая строка - как просьба вывести все данные без разбора.
Переключатель Скопировать результат в другое место позволит фильтровать список не прямо тут же, на этом листе (как обычным фильтром), а выгрузить отобранные строки в другой диапазон, который тогда нужно будет указать в поле Поместить результат в диапазон. В данном случае мы эту функцию не используем, оставляем Фильтровать список на месте и жмем ОК. Отобранные строки отобразятся на листе:
Добавляем макрос
"Ну и где же тут удобство?" - спросите вы и будете правы. Мало того, что нужно руками вводить условия в желтые ячейки, так еще и открывать диалоговое окно, вводить туда диапазоны, жать ОК. Грустно, согласен! Но "все меняется, когда приходят они ©" - макросы!
Работу с расширенным фильтром можно в разы ускорить и упростить с помощью простого макроса, который будет автоматически запускать расширенный фильтр при вводе условий, т.е. изменении любой желтой ячейки. Щелкните правой кнопкой мыши по ярлычку текущего листа и выберите команду Исходный текст (Source Code) . В открывшееся окно скопируйте и вставьте вот такой код:
Эта процедура будет автоматически запускаться при изменении любой ячейки на текущем листе. Если адрес измененной ячейки попадает в желтый диапазон (A2:I5), то данный макрос снимает все фильтры (если они были) и заново применяет расширенный фильтр к таблице исходных данных, начинающейся с А7, т.е. все будет фильтроваться мгновенно, сразу после ввода очередного условия:
Так все гораздо лучше, правда? :)
Реализация сложных запросов
Теперь, когда все фильтруется "на лету", можно немного углубиться в нюансы и разобрать механизмы более сложных запросов в расширенном фильтре. Помимо ввода точных совпадений, в диапазоне условий можно использовать различные символы подстановки (* и ?) и знаки математических неравенств для реализации приблизительного поиска. Регистр символов роли не играет. Для наглядности я свел все возможные варианты в таблицу:
| Критерий | Результат |
| гр* или гр | все ячейки начинающиеся с Гр , т.е. Груша, Грейпфрут, Гранат и т.д. |
| =лук | все ячейки именно и только со словом Лук, т.е. точное совпадение |
| *лив* или *лив | ячейки содержащие лив как подстроку, т.е. Оливки, Ливер, Залив и т.д. |
| =п*в | слова начинающиеся с П и заканчивающиеся на В т.е. Павлов, Петров и т.д. |
| а*с | слова начинающиеся с А и содержащие далее С , т.е. Апельсин, Ананас, Асаи и т.д. |
| =*с | слова оканчивающиеся на С |
| =. | все ячейки с текстом из 4 символов (букв или цифр, включая пробелы) |
| =м. н | все ячейки с текстом из 8 символов, начинающиеся на М и заканчивающиеся на Н , т.е. Мандарин, Мангостин и т.д. |
| =*н??а | все слова оканчивающиеся на А , где 4-я с конца буква Н , т.е. Брусника, Заноза и т.д. |
| >=э | все слова, начинающиеся с Э , Ю или Я |
| <>*о* | все слова, не содержащие букву О |
| <>*вич | все слова, кроме заканчивающихся на вич (например, фильтр женщин по отчеству) |
| = | все пустые ячейки |
| <> | все непустые ячейки |
| >=5000 | все ячейки со значением больше или равно 5000 |
| 5 или =5 | все ячейки со значением 5 |
| >=3/18/2013 | все ячейки с датой позже 18 марта 2013 (включительно) |
- Знак * подразумевает под собой любое количество любых символов, а ? - один любой символ.
- Логика в обработке текстовых и числовых запросов немного разная. Так, например, ячейка условия с числом 5 не означает поиск всех чисел, начинающихся с пяти, но ячейка условия с буквой Б равносильна Б*, т.е. будет искать любой текст, начинающийся с буквы Б.
- Если текстовый запрос не начинается со знака =, то в конце можно мысленно ставить *.
- Даты надо вводить в штатовском формате месяц-день-год и через дробь (даже если у вас русский Excel и региональные настройки).
Логические связки И-ИЛИ
Условия записанные в разных ячейках, но в одной строке - считаются связанными между собой логическим оператором И (AND) :
Т.е. фильтруй мне бананы именно в третьем квартале, именно по Москве и при этом из "Ашана".
Если нужно связать условия логическим оператором ИЛИ (OR) , то их надо просто вводить в разные строки. Например, если нам нужно найти все заказы менеджера Волиной по московским персикам и все заказы по луку в третьем квартале по Самаре, то это можно задать в диапазоне условий следующим образом:
Если же нужно наложить два или более условий на один столбец, то можно просто продублировать заголовок столбца в диапазоне критериев и вписать под него второе, третье и т.д. условия. Вот так, например, можно отобрать все сделки с марта по май:
В общем и целом, после "доработки напильником" из расширенного фильтра выходит вполне себе приличный инструмент, местами не хуже классического автофильтра.
Читайте также: