Как сделать автозаполнение в excel

Обновлено: 06.01.2025

Хотя инструмент Мгновенное заполнение (Flash Fill) появился в Excel ещё с 2013-й версии, но почему-то для многих пользователей этот факт остался незамеченным. И совершенно напрасно. Во многих случаях он оказывается проще, легче и быстрее, чем аналогичные решения на формулах или макросах. По моему опыту, на тренингах эта тема вызывает постоянное "вау!" аудитории - независимо от продвинутости и/или усталости слушателей.

Механизм работы этого инструмента прост: если у вас есть один или несколько столбцов с исходными данными и вы начинаете набирать рядом в соседнем столбце их же, но в каком-либо нужном вам измененном виде, то Excel рано или поздно намекнёт, что готов продолжить дальше за вас:

Чтобы выявить логику (шаблон, pattern) преоборазования и запустить эту функцию Excel обычно хватает ввода 1-3 первых результирующих значений вручную. Если предложенный вариант вам подходит, то достаточно нажать Enter - и остаток списка будет доделан моментально.

Если вы уже ввели 2-3 первых значения, а продолжение всё не появляется, то можно форсировать процесс сочетанием клавиш Ctrl + E или использовать кнопку Мгновенное заполнение (Flash Fill) на вкладке Данные (Data) :

Давайте рассмотрим несколько примеров использования этого инструмента на практике, чтобы понять его возможности.

Извлечение слов из текста и перестановки

Написать формулу, которая извлекает, например, третье слово из текста в ячейке - маленький подвиг. Разобрать фразу по пробелу в разные колонки с помощью Данные - Текст по столбцам (Data - Text to Columns) тоже дело не быстрое. С помощью мгновенного заполнения это делается легко и красиво. Причем, можно попутно менять извлекаемые слова местами, комбинируя их в любом порядке:

Деление текста по регистру

Для выделения слов мгновенному заполнению совершенно не обязательно наличие именно пробела. Отлично сгодится и любой другой разделитель, например, запятая или точка-с-запятой после импорта CSV-файла. Но что совсем круто, так это то, что разделителя может и не быть совсем - достаточно только заглавных букв:

Реализовать подобное формулами очень тяжко. Если без мгновенного заполнения, то поможет только макрос.

Склейка текста

Если можно делить, то можно и клеить! Мгновенное заполнение легко соберёт для вас длинную фразу из нескольких фрагментов, перемежая их нужными пробелами, запятыми, союзами или словами:

Извлечение отдельных символов

Обычно для вытаскивания отдельных символов и подстрок в Excel используются функции ЛЕВСИМВ (LEFT) , ПРАВСИМВ (RIGHT) , ПСТР (MID) и им подобные, но мгновенное заполнение с легкостью решает и эту задачу. Классический пример - формирование ФИО:

Извлечение только чисел, текста или дат

Если вы когда-нибудь пытались вытащить только нужный тип данных из буквенно-цифровой каши, то должны понимать всю сложность этой простой, на первый взгляд, задачи. Мгновенное заполнение и тут справляется "на ура", но нужен лёгкий пендель в виде Ctrl + E :

С извлечением текста тоже самое:

Даты - тоже не проблема (даже если они написаны в разных форматах):

Преобразование форматов чисел или дат

Мгновенное заполнение поможет изменить внешний вид имеющихся данных или привести их к "одному знаменателю". Например, обычную дату преобразовать "шиворот-навыворот" в Unix-формат:

Здесь нюанс в том, что перед вводом нужно заранее поменять формат итоговых ячеек на текстовый, чтобы Excel не пытался распознать введенные вручную в качестве образца "неправильные" даты.

Аналогичным образом можно также правильно представить телефонные номера, добавив код страны и трехзначный префикс оператора (города) в скобках:

Не забудьте сначала поменять формат ячеек в столбце В на текстовый - иначе Excel будет воспринимать значения начинающиеся со знака "+" как формулы.

Преобразование текста (чисел) в дату

Изменение регистра

Если вам достался текст с нЕпрАвИльНЫм рЕгисТроМ, то можно просто намекнуть в соседнем столбце к какому виду вы хотите его преобразовать - и мгновенное заполнение сделает за вас всю работу:

Чуть сложнее будет, если нужно изменить регистр по разному у разных частей текста. Например, сделать заглавными только второе слово, оставив первое в нормальном виде. Здесь двух введённых в качестве образца значений окажется недостаточно и придется внести правки, которые мгновенное заполнение тут же учтёт в результатах:

Ограничения и нюансы

При использовании в работе мгновенного заполнения следует помнить несколько моментов:

Функция автозаполнения позволяет быстро вставлять функции и аргументы, минимизируя ошибки ввода и синтаксиса. В меню Автозаполнеть можно выбрать параметры в зависимости от контекста, а также выбрать, что нужно вставить в формулу.

Включить автозавершение

В меню Excel выберите пункт Параметры.

В списке Формулы и спискищелкните Автозавершение.

Выберите параметры автозавершения для функций и именоваваемого диапазона.

Выбор того, когда должно появиться меню автозаполнеия

Вы всегда можете отобразить меню автозавершения при вводе формулы. Чтобы сузить число отображаемого текста, меню можно отобразить только после ввода определенного количества букв.

В меню Excel выберите пункт Параметры.

В списке Формулы и спискищелкните Автозавершение.

В поле Показать параметры после ввода введите нужное количество букв, прежде чем появится меню автозаполнению.

Вставка элемента из меню автозаполнеия

Когда появится меню Автозавершение, вы можете выбрать элемент из списка с помощью клавиш СТРЕЛКА ВВЕРХ и СТРЕЛКА ВНИЗ. Нажмите клавишу TAB, чтобы вставить выбранный элемент.

Вы также можете нажать клавишу RETURN, чтобы вставить элемент из меню автозаполнеия в Excel для Mac. Для совместимости с Windows версиями Excel рекомендуется использовать Excel.

После ввода элемента из меню автозавершления не забудьте ввести закрываюю скобку для функции, закрываюю скобку для ссылки на таблицу или закрываю кавычка для текстовой строки, если она не вставлена автоматически.

Включить автозавершение

В меню Excel выберите пункт Параметры.

В списке Формулы и спискищелкните Автозавершение.

Выберите пункт Показать меню автозавершения для функций, именуемого диапазона.

Выбор того, когда должно появиться меню автозаполнеия

В меню Excel выберите пункт Параметры.

В списке Формулы и спискищелкните Автозавершение.

В поле Показывать меню только после ввода введите количество букв, которые нужно ввести, прежде чем появится меню автозавершения.

Совет: Вы также можете показать меню автозавершения, нажав клавиши CONTROL+OPTION+СТРЕЛКА ВНИЗ.

Вставка элемента из меню автозаполнеия

Сегодня будет большая тема. Я постараюсь сделать её как можно меньше по объему, чтобы легче читалось. Во всех примерах буду преследовать цель - показать базовые возможности.

Итак, в Excel есть возможность использовать автозаполнение ячеек. Вы может слышали фразу "растягивать значение". Подразумевается функция автозаполнения.

Автозаполнение числами.

1. Напишем число 1 в любой ячейке. Чтобы использовать автозаполнение, нужно нажать на маленький квадрат в правом нижнем углу ячейки и переместить мышку на нужное количество ячеек:

Отпускаем кнопку и получаем копии главной ячейки.

2. В нижнем правом углу появились параметры автозаполнения. Нажимаем на них:

3. Чтобы продолжить список значений по порядку, необходимо выбрать меню " Заполнить ":

4. Использовать автозаполнение можно не только на ячейки ниже, но и на те, что правее ячейки:

5. Аналогично, нажимаем на параметры автозаполнения и ставим " Заполнить ":

Вывод: автозаполнение числами - очень полезная функция, которая позволит произвести быструю нумерацию. Представьте, что у Вас задача сделать несколько тысяч порядковых номеров.

Автозаполнение формул.

С формулами все намного интереснее. Excel получил свою репутацию благодаря своей многогранности, в основе которой лежит использование формул и автозаполнения. Если хотите - это база данной программы.

Давайте посмотрим на простой пример.

1. Напишем несколько значений для использования в формуле (выделено желтым). Все эти значения мы будем умножать на цифру 5 (синяя ячейка):

2. Напишем простую формулу умножения:

Я поставил значок доллара перед буквой B и цифрой 11 , чтобы данные значения оставались без изменения при использовании автозаполнения.

3. Полученную формулу можно скопировать, используя все тот же значок в правом нижнем углу ячейки:

4. В окончательном варианте получилось вот так:

Вывод: использование автозаполнения в формулах - основа для работы в Excel. Не забывайте про оператор "$" если хотите оставить значение без изменений.

Автозаполнение через инструменты.

Если вам не понравились предыдущие способы, то можете воспользоваться вот этим.

1. Давайте в этот раз напишем не число, а день недели:

Я сразу выделил диапазон значений , до которых нужно расположить значения. Если этого не сделать, то автозаполнение не будет работать . Программе нужно понимать, до какой ячейки производить действие. Всего ячеек бесконечное множество, поэтому программа сама не сможет определить, где ей остановиться.

2. Переходим на вкладку " Главная ". Смотрим в раздел " Редактирование " и нажимаем на кнопку " Заполнить ":

3. Откроется список, выбираем пункт " Прогрессия ":

4. Перед нами окно с настройками прогрессии. Нажимаем на " Автозаполнение " и подтверждаем действие кнопкой " Ок ":

5. Программа автоматически проставляет названия дней недели:

Вывод: можно использовать функцию автозаполнения с помощью вкладки инструментов. В настройках можно задать расположение прогрессии, её тип и единицы измерения.

Списки автозаполнения.

Если Вы внимательно читали прошлый пункт, то наверняка перед Вами возник вопрос - что еще может продолжить программа кроме дней недели?

1. Нажимаем на вкладку " Файл ". Спускаемся в самый низ и нажимаем на " Параметры ":

2. Переходим на вкладку " Дополнительно ". Спускаемся в самый низ и нажимаем на " Изменить списки ":

3. В появившемся окне формируются списки, которые программа использует для автозаполнения.

Как видите, дни недели внесены по умолчанию. Так же можно использовать месяцы, причем доступны сокращенные формы написания слов.

4. Чтобы добавить свой список, нужно выбрать " Новый список ", написать свои значения и сохранить их:

Вывод: можно гибко настраивать списки под свои нужды. Обязательно используйте их, в работе незаменимая вещь!

Вот такая получилась статья! Я старался сделать её как можно короче, потому что писать на эту тему можно очень много. Надеюсь, помог разобраться с базовыми возможностями автозаполнения!

Спасибо за прочтение этой статьи! Если понравилось - ставьте лайки. Задавайте вопросы в комментариях. Буду рад помочь!

Автоматическое заполнение ячеек также используют для продления последовательности чисел c заданным шагом (арифметическая прогрессия). Чтобы сделать список нечетных чисел, нужно в двух ячейках указать 1 и 3, затем выделить обе ячейки и протянуть вниз.

Эксель также умеет распознать числа среди текста. Так, легко создать перечень кварталов. Введем в ячейку «1 квартал» и протянем вниз.

На этом познания об автозаполнении у большинства пользователей Эксель заканчиваются. Но это далеко не все, и далее будут рассмотрены другие эффективные и интересные приемы.

Автозаполнение в Excel из списка данных

Ясно, что кроме дней недели и месяцев могут понадобиться другие списки. Допустим, часто приходится вводить перечень городов, где находятся сервисные центры компании: Минск, Гомель, Брест, Гродно, Витебск, Могилев, Москва, Санкт-Петербург, Воронеж, Ростов-на-Дону, Смоленск, Белгород. Вначале нужно создать и сохранить (в нужном порядке) полный список названий. Заходим в Файл – Параметры – Дополнительно – Общие – Изменить списки.

В следующем открывшемся окне видны те списки, которые существуют по умолчанию.

Как видно, их не много. Но легко добавить свой собственный. Можно воспользоваться окном справа, где либо через запятую, либо столбцом перечислить нужную последовательность. Однако быстрее будет импортировать, особенно, если данных много. Для этого предварительно где-нибудь на листе Excel создаем перечень названий, затем делаем на него ссылку и нажимаем Импорт.

Жмем ОК. Список создан, можно изпользовать для автозаполнения.

Помимо текстовых списков чаще приходится создавать последовательности чисел и дат. Один из вариантов был рассмотрен в начале статьи, но это примитивно. Есть более интересные приемы. Вначале нужно выделить одно или несколько первых значений серии, а также диапазон (вправо или вниз), куда будет продлена последовательность значений. Далее вызываем диалоговое окно прогрессии: Главная – Заполнить – Прогрессия.

В левой части окна с помощью переключателя задается направление построения последовательности: вниз (по строкам) или вправо (по столбцам).

Посередине выбирается нужный тип:

арифметическая прогрессия – каждое последующее значение изменяется на число, указанное в поле Шаг
геометрическая прогрессия – каждое последующее значение умножается на число, указанное в поле Шаг
даты – создает последовательность дат. При выборе этого типа активируются переключатели правее, где можно выбрать тип единицы измерения. Есть 4 варианта:

- - день – перечень календарных дат (с указанным ниже шагом)
  - рабочий день – последовательность рабочих дней (пропускаются выходные)
  - месяц – меняются только месяцы (число фиксируется, как в первой ячейке)
  - год – меняются только годы
  - автозаполнение – эта команда равносильная протягиванию с помощью левой кнопки мыши. То есть эксель сам определяет: то ли ему продолжить последовательность чисел, то ли продлить список. Если предварительно заполнить две ячейки значениями 2 и 4, то в других выделенных ячейках появится 6, 8 и т.д. Если предварительно заполнить больше ячеек, то Excel рассчитает приближение методом линейной регрессии, т.е. прогноз по прямой линии тренда (интереснейшая функция – подробнее см. ниже).
  Нижняя часть окна Прогрессия служит для того, чтобы создать последовательность любой длины на основании конечного значения и шага. Например, нужно заполнить столбец последовательностью четных чисел от 2 до 1000. Мышкой протягивать не удобно. Поэтому предварительно нужно выделить только ячейку с одним первым значением. Далее в окне Прогрессия указываем Расположение, Шаг и Предельное значение.
  
  Результатом будет заполненный столбец от 2 до 1000. Аналогичным образом можно сделать последовательность рабочих дней на год вперед (предельным значением нужно указать последнюю дату, например 31.12.2016). Возможность заполнять столбец (или строку) с указанием последнего значения очень полезная штука, т.к. избавляет от кучи лишних действий во время протягивания. На этом настройки автозаполнения заканчиваются. Идем далее.
  
  Автозаполнение чисел с помощью мыши
  
  Автозаполнение в Excel удобнее делать мышкой, у которой есть правая и левая кнопка. Понадобятся обе.
  
  Допустим, нужно сделать порядковые номера чисел, начиная с 1. Обычно заполняют две ячейки числами 1 и 2, а далее левой кнопкой мыши протягивают арифметическую прогрессию. Можно сделать по-другому. Заполняем только одну ячейку с 1. Протягиваем ее и получим столбец с единицами. Далее открываем квадратик, который появляется сразу после протягивания в правом нижнем углу и выбираем Заполнить.
  
  Если выбрать Заполнить только форматы, будут продлены только форматы ячеек.
  Сделать последовательность чисел можно еще быстрее. Во время протягивания ячейки, удерживаем кнопку Ctrl.
  
  Этот трюк работает только с последовательностью чисел. В других ситуациях удерживание Ctrl приводит к копированию данных вместо автозаполнения.
  
  Если при протягивании использовать правую кнопку мыши, то контекстное меню открывается сразу после отпускания кнопки.
  
  При этом добавляются несколько команд. Прогрессия позволяет использовать дополнительные операции автозаполнения (настройки см. выше). Правда, диапазон получается выделенным и длина последовательности будет ограничена последней ячейкой.
  
  Чтобы произвести автозаполнение до необходимого предельного значения (числа или даты), можно проделать следующий трюк. Берем правой кнопкой мыши за маркер чуть оттягиваем вниз, сразу возвращаем назад и отпускаем кнопку – открывается контекстное меню автозаполнения. Выбираем прогрессию. На этот раз выделена только одна ячейка, поэтому указываем направление, шаг, предельное значение и создаем нужную последовательность.
  
  Очень интересными являются пункты меню Линейное и Экспоненциальное приближение. Это экстраполяция, т.е. прогнозирование, данных по указанной модели (линейной или экспоненциальной). Обычно для прогноза используют специальные функции Excel или предварительно рассчитывают уравнение тренда (регрессии), в которое подставляют значения независимой переменной для будущих периодов и таким образом рассчитывают прогнозное значение. Делается примерно так. Допустим, есть динамика показателя с равномерным ростом.
  
  Для прогнозирования подойдет линейный тренд. Расчет параметров уравнения можно осуществить с помощью функций Excel, но часто для наглядности используют диаграмму с настройками отображения линии тренда, уравнения и прогнозных значений.
  
  Чтобы получить прогноз в числовом выражении, нужно произвести расчет на основе полученного уравнения регрессии (либо напрямую обратиться к формулам Excel). Таким образом, получается довольно много действий, требующих при этом хорошего понимания.
  
  Так вот прогноз по методу линейной регрессии можно сделать вообще без формул и без графиков, используя только автозаполнение ячеек в экселе. Для этого выделяем данные, по которым строится прогноз, протягиваем правой кнопкой мыши на нужное количество ячеек, соответствующее длине прогноза, и выбираем Линейное приближение. Получаем прогноз. Без шума, пыли, формул и диаграмм.
  
  Если данные имеют ускоряющийся рост (как счет на депозите), то можно использовать экспоненциальную модель. Вновь, чтобы не мучиться с вычислениями, можно воспользоваться автозаполнением, выбрав Экспоненциальное приближение.
  
  Более быстрого способа прогнозирования, пожалуй, не придумаешь.
  
  Автозаполнение дат с помощью мыши
  
  Довольно часто требуется продлить список дат. Берем дату и тащим левой кнопкой мыши. Открываем квадратик и выбираем способ заполнения.
  
  По рабочим дням – отличный вариант для бухгалтеров, HR и других специалистов, кто имеет дело с составлением различных планов. А вот другой пример. Допустим, платежи по графику наступают 15-го числа и в последний день каждого месяца. Укажем первые две даты, протянем вниз и заполним по месяцам (любой кнопкой мыши).
  
  Обратите внимание, что 15-е число фиксируется, а последний день месяца меняется, чтобы всегда оставаться последним.
  
  Используя правую кнопку мыши, можно воспользоваться настройками прогрессии. Например, сделать список рабочих дней до конца года. В перечне команд через правую кнопку есть еще Мгновенное заполнение. Эта функция появилась в Excel 2013. Используется для заполнения ячеек по образцу. Но об этом уже была статья, рекомендую ознакомиться. Также поможет сэкономить не один час работы.
  
  На этом, пожалуй, все. В видеоуроке показано, как сделать автозаполнение ячеек в Excel.
  
  Читайте также:

Автозаполнение чисел с помощью мыши

Автозаполнение дат с помощью мыши