Как работать в ворде 2007
Учебное пособие для студентов всех специальностей,
а также для повышения квалификации преподавателей в области информационных технологий
Учебное пособие может быть использовано для проведения практических занятий по дисциплинам «Информатика», «Информационные технологии», а также повышения квалификации преподавателей в сфере использования современных информационных технологий в профессиональной деятельности.
Учебное пособие содержит краткие теоретические сведения по основным вопросам работы в текстовом редакторе MS Word , практические упражнения с описанием алгоритма выполнения и упражнения для самостоятельной работы, отмеченные символом .
Пособие может быть использовано для самостоятельного изучения технологий работы с текстовыми документами.
Составитель : Валияхметова Т. С., преподаватель высшей квалификационной категории «Колледж управления и сервиса «Стиль»
Для запуска программы MS Word можно использовать команду главного меню Windows : Пуск – Программы – Microsoft Office – Microsoft Office Word 2007 или ярлык программы на рабочем столе.
Программа MS Word относится к классу программ, называемых текстовыми редакторами. Текстовые редакторы - это программы для создания, редактирования, форматирования, сохранения и печати документов.
Программа MS Word позволяет:
Создавать и редактировать текстовый документ;
Задавать шрифтовое оформление текста;
Задавать параметры форматирования абзацев;
Создавать маркированные, нумерованные и многоуровневые списки;
Создавать и форматировать таблицы;
Работать с графическими объектами (рисунками, диаграммами, объектами WordArt );
Осуществлять проверку правописания.
Интерфейс программы MS Word схож с интерфейсами других windows -приложений. Рассмотрим основные элементы окна программы (рис. 1):
Рис. 1 «Интерфейс программы MS Office Word »
Приведем назначение основных элементов окна программы:
Строка заголовка – отображает название рабочей книги;
Главная кнопка Office – создание, открытие, сохранение, печать документа.
Ленты инструментов:
Главная – редактирование и форматирование текста;
Вставка – вставка различных объектов в текстовый документ (таблицы, иллюстрации, связи, колонтитулы надписи, символы и др.);
Разметка страницы – настройка рабочей области, параметры страницы;
Ссылки – вставка и настройка ссылок в текстовый документ, создание оглавления, предметного указателя и др.;
Рассылки – настройка параметров и осуществление почтовой рассылки документа;
Рецензирование – поверка правописания, защита данных текстового документа;
Вид – настройка внешнего вида окна программы.
Панели инструментов - элемент графического интерфейса пользователя, предназначенный для размещения на нём нескольких команд, схожих по назначению (Формат, Абзац, Таблицы, Иллюстрации и др.).
Рабочая область – страница документа, с предустановленными параметрами разметки.
Запуск программы приведет к созданию нового текстового документа. В случае необходимости создания второго документа, сохранения или печати необходимо воспользоваться главной кнопкой Office .
Перед созданием текстового документа необходимо настроить параметры разметки страницы, такие как ориентация листа, поля документа и др.
Для задания параметров разметки документа предназначена инструментальная линейка «Разметка страницы».
Рис. 2 «Инструментальная линейка «Разметка страницы»
Создайте новый документ и настройте для него следующие параметры: Ориентация листа – книжная; Поля: левое – 3 см, правое 1,5 см, верхнее и нижнее – по 2 см.
Для ввода текста необходимо установить курсор в нужное место документа.
Текст документа состоит из абзацев. Для перехода на новый абзац необходимо нажать клавишу Enter . Для преждевременного перехода текстового курсора на новую строку необходимо нажать сочетание клавиш Shift + Enter , что приведет к принудительному разрыву строки.
Для удаления текста используем клавиши Delete или Backspace , предварительно выделив, удаляемый фрагмент.
Для копирования или перемещения текстового фрагмента можно воспользоваться соответствующими командами контекстного меню, нажав правую клавишу мыши (ПКМ) на выделенном фрагменте, либо сочетанием клавиш Ctrl + C (для копирования), Ctrl + X (для вырезания), Ctrl + V (для вставки).
Напечатайте текстовый фрагмент:
Полстрочки здесь, полстрочки там…
Кто их расставит по местам?
Два сапога пара, да оба в воду упали.
У семи нянек кулаками не машут.
Старый друг лучше большого таракана.
Чем хвалишься, о того и наберешься.
Скучен день до вечера, коли хвост телкин.
Маленькая рыбка, лучше новых двух.
После драки дитя без глазу
С кем поведешься, на том и провалишься.
Не суйся в волки, коли делать нечего.
Держался Авоська за Небоську, и оба на левую ногу.
Используя необходимые операции правки текста (копирование, удаление, перемещение) привести в порядок известные всем пословицы.
Форматирование текста – это изменение параметров текста, таких как размер и тип шрифта, цвет и видоизменение текста.
Для форматирования текста его необходимо выделить и воспользоваться панелями инструментов, размещенными на ленте Главная .
Рис. 3 «Инструментальная линейка «Главная»
Рассмотрим подробнее панель « Шрифт » и « Абзац ».
С помощью панели « Шрифт » можно задать тип и размер шрифта, цвет текста и выделение цветом, видоизменение (курсив, жирный, подчеркивание).
Для вызова дополнительных параметров шрифта можно вызвать диалоговое окно « Шрифт », щелкнув ПКМ по выделенному фрагменту:
Рис. 4 «Диалоговое окно «Шрифт»»
Используя изученные возможности форматирования текста в MS Word , задать для пословиц соответствующее шрифтовое оформление:
Для 1-ой – Шрифт Arial , размер – 18, начертание – курсив, цвет текста – сиреневый;
Для 2-ой – Шрифт Georgia, размер – 12, начертание – полужирный курсив, цвет текста – бирюзовый, подчеркивание – пунктирной линией;
Для 3-ей – Шрифт Comic Sans MS, размер – 16, цвет текста – голубой, разряженный интервал на 5 пт, анимация – фейерверк;
Для 4 –ой – Шрифт Verdana, размер – 24, цвет текста – розовый, смещение вверх на 3 пт, уплотненный интервал на 3 пт, выделение бирюзовым цветом;
Для 5 –ой – Шрифт Times New Roman , размер – 18, цвет текста – сиреневый, видоизменение – по контуру, все прописные, подчеркивание волнистой линией;
Для 6-ой – шрифт Arial Black, размер 14, цвет текста – синий, видоизменение – надстрочный знак, разряженный интервал на 2 пт;
Для 7- ой строки – шрифт Comic Sans MS, цвет – ярко-зеленый, размер шрифта – первая буква 4 пт с увеличением каждой последующей буквы на 1 пт;
Для 9-ой – Шрифт Comic Sans MS , размер – 24, цвет – синий, все гласные буквы выделить красным цветом;
Для 10-й строки – шрифт Times New Roman , размер – 18, цвет текста – лиловый, начертание полужирный курсив, видоизменение подстрочный, зачеркнутый.
С помощью панели « Абзац » можно задать выравнивание, междустрочный интервал, отступы и границы для абзаца. Для вызова дополнительных параметров абзаца можно вызвать диалоговое окно « Абзац », щелкнув ПКМ по выделенному фрагменту:
Рис. 5 «Диалоговое окно «Абзац»»
Наберите текстовый фрагмент и задайте следующие параметры форматирования:
Выполнить следующие задания:
Для основного заголовка установить – шрифт Arial , размер – 24, цвет – синий, разряженный интервал – 3 пт.
Для всех заголовков правил и законов – шрифт Tahoma , размер – 14, цвет текста – красный, видоизменение – по контуру, выравнивание – по центру.
Для формулировок законов, правил и др. – шрифт Times New Roman , размер – 16, цвет текста – коричневый, выравнивание – по ширине, отступ слева и справа – 2 см, отступ красной строки – 1,5 см.
Основной заголовок отделить горизонтальной линией: тип линии – тройная, цвет – красный, ширина – 2 пт., расстояние от заголовка до линии – 4 пт.
Названия законов, правил и др. пометить в рамки синего цвета.
Результат работы сравните с образцом:
Некоторые законы и правила жизни
ПРАВИЛО ВЗАИМОЗАВИСИМОСТИ РИЧАРДА
То, что вы храните достаточно долго, можно выбросить. Как только вы что-то выбросите, оно вам понадобится.
Когда ваш самолет опаздывает, самолет, на который вы хотели пересесть, улетает вовремя.
ПЕРВЫЙ ЗАКОН ЕЗДЫ НА ВЕЛОСИПЕДЕ
Куда бы вы ни ехали - это в гору и против ветра.
ЗАКОН ДЖОНСОНА И ЛЭРДА
Зубная боль всегда начинается в ночь на субботу.
Соседняя очередь всегда движется быстрее
Утерянное всегда находишь в последнем кармане.
ЗАКОН СВОЕНРАВИЯ ПРИРОДЫ
Никогда нельзя правильно определить, какую сторону бутерброда намазать.
Вероятность того, что бутерброд упадет маслом вниз, прямо пропорциональна стоимости ковра.
Достаточно часто в текстовых документах используются маркированные и нумерованные списки. Для их задания предусмотрены две кнопки и , расположенные на панели Абзац инструментальной линейки Главная .
Остановимся подробнее на создании многоуровнего списка.
Для создания многоуровнего списка необходимо:
На инструментальной панели Абзац выбрать команду Список , а затем открыть вкладку Многоуровневый .
Выбрать формат списка, не содержащий слов «Заголовок», а затем нажать кнопку OK .
В документе будет отображен первый номер списка.
Ввести текст, нажимая клавишу ENTER после ввода каждого элемента.
Соответствующие номера автоматически подставляются в начало каждой строки на одинаковом уровне.
Для перемещения элемента списка на соответствующий уровень нумерации выполните на панели « Абзац » одно из следующих действий.
Чтобы переместить элемент на более низкий уровень нумерации, щелкните нужный элемент и нажмите кнопку Увеличить отступ .
Чтобы переместить элемент на более высокий уровень нумерации, щелкните нужный элемент и нажмите кнопку Ум еньшить отступ .
Создайте из текстового фрагмента многоуровневый список по образцу:
Вам понадобится:
- Персональный компьютер с установленной системой Windows 7 (подойдут также другие системы линейки начиная с XP, но в данном случае тестируется именно Windows 7).
- Программа Microsoft Word, установленная на вашем компьютере (может входить в пакет Microsoft Office).
Как запустить документ
Следуйте данным пошаговым инструкциям, чтобы запустить документ в Microsoft Word.
На заметку! Если значок Word не отображается, вы можете его найти, используя поле «Найти программы и файлы».
Шаг 2. Программа откроется и предложит вам выбрать шаблон документа или пустой документ.
Шаг 3. Если вы не хотите использовать ни один из доступных шаблонов, выберите пустой документ.
Шаг 4. Новый пустой документ откроется для вас, где вы можете начать вводить текст.
Перемещение курсора по документу
Шаг 1. В открытой программе нажмите кнопку «Файл» в верхнем левом углу. Выберите «Открыть», после чего найдите документ, который вам требуется (если он требуется), и двумя кликами выберите его.
Шаг 3. Вы можете перемещаться по своему документу при помощи клавиш со стрелками на клавиатуре.
Выделение текста
Шаг 1. Откройте документ.
Шаг 3. Для выделения текста просто удерживайте левую кнопку мыши и обведите ту часть текста курсором, которая вам нужна.
Шаг 4. Выбранный текст теперь может быть отредактирован или вырезан, если нужно.
Шаг 5. Вы также можете перемещать и выделять текст, используя клавиши со стрелками на клавиатуре, что для некоторых людей удобнее. Для этого нужно использовать комбинации клавиш Ctrl или Shift + стрелки направления, и тогда становится возможным перемещать курсор через целые слова и выделять текст.
Изменение размеров и шрифтов текста.
Шаг 1. Откройте документ, либо введите текст в новом.
Шаг 2. Выделите часть текста, которая должна быть подвергнута изменениям.
Шаг 3. Чтобы изменить шрифт, кликните на стрелочку в соответствующем поле.
Шаг 4. Выберите вариант шрифта из выпадающего списка.
Шаг 6. Теперь можете выбрать размер шрифта из выпавшего списка.
Шаг 7. Также вы можете установить шрифт по умолчанию. Для этого нажмите на кнопку «Шрифт» прямо над основным экраном.
Шаг 8. Появится такое вот окно. В нём нужно выбрать основной размер шрифта и его стиль.
Шаг 9. Нажмите «Установить по умолчанию» в нижнем левом углу диалогового окна.
Шаг 10. Появится другое диалоговое окно с вопросом, хотите ли вы изменить шрифт для всех документов Word. Нажмите «Да». Теперь, всякий раз, когда вы открываете новый документ в Word, будет использоваться шрифт по умолчанию.
Выделение жирным шрифтом, курсивом, или подчеркиванием
Шаг 1. Выделите текст, шрифт которого вы хотите изменить на жирный, курсив, или подчеркнутый.
Шаг 2. Чтобы изменить выделенный шрифт на полужирный, нажмите «Ж» в поле инструментов в верхней части программы.
Шаг 3. Чтобы изменить выделенный шрифт на курсив, нажмите на «К» в том же поле.
Шаг 4. И, наконец, для создания подчеркивания, нажмите «Ч».
Шаг 5. Также для выделения можно использовать следующие комбинации клавиш:
- Для полужирного шрифта: выделив текст, нажмите клавишу Ctrl и клавишуB на клавиатуре.
- Для курсива: нажмите клавишу Ctrl и клавишу I.
- Для подчеркивания: клавишу Ctrl и клавишу U.
Копировать и вставить текст
Шаг 1. Выделите текст.
Шаг 2. Скопируйте текст, кликнув по значку копирования в левой верхней части интерфейса.
Шаг 3. Используйте мышь, чтобы переместить курсор туда, куда вы собираетесь вставить скопированный текст.
Шаг 4. Нажмите «Вставить», чтобы вставить скопированный текст в новое место в тексте.
Как распечатать документ
Чтобы распечатать документы, к вашему компьютеру должен быть подключен принтер.
Вам понадобится:
- Компьютер с Microsoft Word.
- Настроенный и подключенный к вашему компьютеру принтер.
Шаг 1. Откройте документ.
Шаг 3. В открывшемся меню переместитесь вниз и кликните на «Печать». Откроется соответствующее диалоговое окно.
Шаг 6. Если вы остались довольны указанными настройками, нажмите «Печать». Принтер осуществит работу.
Оформление текста: выравнивание по ширине, по левому краю, по правому краю и по центру.
Шаг 2. Чтобы изменить расположение вашего текста, выделите кусок текста, который подлежит изменению.
Шаг 3. Чтобы центрировать выделенный текст, щелкните значок «По центру» на интерфейсе оформления.
Шаг 4. Чтобы выровнять выделенный текст вправо, щелкните значок «По правому краю».
Шаг 5. Чтобы «выровнять» текст так, чтобы он был одинаково выровнен с обеих сторон, кликните на значок «По ширине».
Шаг 6. Также можно использовать комбинацию клавиш:
Создание нумерованного или маркированного списка
Шаг 1. Чтобы создать нумерованный список, щелкните значок нумерации в верхней части документа.
Шаг 2. Первое число теперь будет вставлено в ваш текст.
Шаг 3. Когда вы нажимаете клавишу Enter, чтобы перейти к следующей строке, будет добавлен следующий номер.
Шаг 4. Чтобы убрать введённые числа и вернуться к обычному тексту, просто нажмите на значок нумерации еще раз.
Шаг 6. В ваш текст будет добавлен маркер.
Как сохранить документ
Документ имеет смысл сохранять в любой момент по мере работы, и сохраняться каждые десять минут действительно практично. В таком случае, даже если ваше устройство сломается, прежде чем вы сделаете свою работу, вы не потеряете результаты своей деятельности.
Шаг 1. Выберите пункт «Сохранить».
Шаг 2. Откроется диалоговое окно «Сохранить». В верхней части открывшегося окна будет дана возможность выбора папки, в которую будет сохранён ваш текущий проект. Если вы хотите изменить эту папку, то осуществите переходы по папкам в левой части окна, и выберите подходящую для сохранения.
Шаг 3. Word автоматом присвоит вашему проекту имя, основанное на первых символах введённого в нём текста. Если вас не устраивает имя вашего документа, то уже когда вы будете помещать файл в соответствующую папку вы можете изменить имя для своего проекта в графе «Имя файла». Придумайте короткое имя, которое позволит вам с лёгкостью найти документ при случае.
Шаг 4. После ввода имени вашего документа нажмите «Сохранить».
Шаг 5. Теперь имя вашего документа будет отображаться на самой верхней части программы, и вы всегда будете видеть, с каким конкретным проектом вы работаете в данный момент.
Трудно найти сегодня пользователя компьютера, который хоть вкратце не слышал бы о текстовом редакторе Word. В этой книге простым и понятным языком рассказывается об основных принципах работы и приемах использования последней версии данной программы – Word 2007. Легкий, доступный стиль изложения и большое количество наглядных иллюстраций способствуют быстрому усвоению предлагаемого материала.
Оглавление
- Введение
- Глава 1. Word 2007: первое знакомство
- Глава 2. Осваиваем пользовательский интерфейс Word 2007
Приведённый ознакомительный фрагмент книги Word 2007. Начали! предоставлен нашим книжным партнёром — компанией ЛитРес.
Осваиваем пользовательский интерфейс Word 2007
Первое, что видит пользователь на экране после запуска программы — это ее пользовательский интерфейс (заставку программы не считаем — она носит лишь эстетический характер, а практической ценностью не обладает). Поэтому логично, что знакомство с Word 2007 мы начнем именно с изучения пользовательского интерфейса.
Структура пользовательского интерфейса
Пользовательский интерфейс текстового редактора Word 2007 представлен на рис. 2.1.
Рис. 2.1. Пользовательский интерфейс Word 2007
Основными элементами пользовательского интерфейса являются:
♦ кнопка Office — круглая кнопка, которая находится в левом верхнем углу окна;
♦ панель быстрого доступа — расположена справа от кнопки Office ;
♦ лента Word 2007 — находится между рабочей областью и панелью быстрого доступа;
♦ контекстное меню — вызывается нажатием правой кнопки мыши в любом месте рабочей области;
♦ рабочая область — центральная часть интерфейса, в которой ведется работа с содержимым документа (набирается и редактируется текст, вставляются объекты в документ, создаются таблицы, и т. д.);
♦ строка состояния — информационно-функциональный элемент, расположенный вдоль нижнего края окна программы.
Пользователь может самостоятельно выполнять настройку некоторых элементов интерфейса — это осуществляется либо в режиме настройки программы, либо с помощью соответствующих элементов управления ленты Word 2007.
Далее мы подробнее познакомимся с элементами пользовательского интерфейса Word 2007.
Меню «Office» — преемник меню «Файл»
Чтобы открыть меню Office , следует нажать кнопку Office , расположенную в левом верхнем углу окна программы (см. рис. 2.1). Содержимое меню Office показано на рис. 2.2.
Рис. 2.2. Меню Office
Пользователь, работавший с предыдущими версиями Word, наверняка узнает знакомые команды и подменю, которые он видел ранее в меню Файл . Для тех же, кто только начинает знакомиться с Word, поясним, для чего предназначен каждый элемент меню Office .
Создание текстового документа
Команда Создать предназначена для создания нового текстового документа средствами программы Word. При активизации данной команды на экране открывается окно, изображенное на рис. 2.3.
Рис. 2.3. Создание документа
В данном окне осуществляется выбор режима для создания документа. Документ может создаваться как на основе созданного ранее шаблона, так и без использования шаблона.
ПРИМЕЧАНИЕ
В данном случае шаблон — это набор настроек, стилей, инструментов, которые применяются к документу. Например, для деловых писем можно использовать один шаблон, для отчетов — другой, для резюме — третий, для личных посланий — четвертый, и т. д. Пользователь может применять как стандартные шаблоны, изначально заложенные в Word 2007, так и создавать свои собственные шаблоны. Файл шаблона может иметь одно из следующих расширений: *.dot, *.dotx, *.dotm.
Если нужно создать документ без использования шаблона, то в левой части окна Создание документа (см. рис. 2.3) нужно в поле Шаблоны выбрать раздел Пустые и последние , затем в центральной части данного окна щелчком мыши выбрать значок Новый документ и нажать кнопку Создать , которая расположена справа внизу. В результате откроется окно нового документа Word; этому документу по умолчанию будет присвоено имя Документ1 (для следующего документа — имя Документ2 , и т. д.).
Чтобы создать документ на основе стандартного шаблона, изначально заложенного в Word 2007, следует в левой части окна Создание документа в поле Шаблоны выбрать раздел Установленные шаблоны — в результате в центральной части окна отобразится список имеющихся шаблонов (см. рис. 2.3). В этом списке нужно щелчком мыши выбрать подходящий шаблон и нажать кнопку Создать . Отметим, что так можно создавать как новый документ, так и новый шаблон; требуемый вариант указывается с помощью переключателя, который находится над кнопкой Создать .
Для создания документа на основании пользовательского шаблона нужно в поле Шаблоны выбрать раздел Мои шаблоны . В результате на экране откроется окно выбора шаблона, изображенное на рис. 2.4.
Рис. 2.4. Выбор пользовательского шаблона
В данном окне следует щелчком мыши указать требуемый шаблон и нажать кнопку ОК . Отметим, что в данном случае также можно создать как новый документ, так и новый шаблон — нужный режим указывается с помощью переключателя Создать .
Что же нужно сделать для того, чтобы пользовательский шаблон отобразился в окне выбора пользовательских шаблонов (см. рис. 2.4)?
Разумеется, вначале нужно получить этот шаблон — либо путем создания его собственными силами (любой документ можно сохранить в виде шаблона с помощью соответствующей команды подменю Сохранить как , которое входит в состав меню Office , см. рис. 2.2), либо скачав его из Интернета или просто взяв у кого-то из знакомых. Затем нужно поместить пользовательский шаблон в специально предназначенную для этого папку, по умолчанию — C: \Documents and Settings\Имя пользователя\Application Data\Microsoft\Templates . Только после этого шаблон будет доступен в окне выбора пользовательских шаблонов (см. рис. 2.4).
Кстати, можно изменить путь к папке, которая используется для хранения пользовательских шаблонов. Для этого нужно войти в режим настройки программы, открыть раздел Дополнительно , и в подразделе Общие нажать кнопку Расположение файлов . Затем в открывшемся окне следует курсором выбрать пункт шаблоны пользователя , нажать кнопку Изменить и по обычным правилам Windows указать требуемый путь.
Чтобы создать документ на основе шаблона уже имеющегося документа, нужно в окне Создание документа (см. рис. 2.4) в поле Шаблоны выбрать раздел Из существующего документа , после чего в открывшемся окне указать путь к документу, шаблон которого будет использован, и нажать кнопку Создать новый .
Можно создать документ на основе шаблона, взятого с сайта корпорации Microsoft — для этого следует выбрать подходящий раздел в списке Microsoft Office Online (см. рис. 2.3). Выполнение данной операции возможно только при наличии действующего подключения к Интернету.
Открытие созданного ранее документа
Чтобы открыть документ Word, который был создан ранее, следует в меню Office выполнить команду Открыть . В результате на экране отобразится окно, изображенное на рис. 2.5.
Рис. 2.5. Открытие документа Word
В данном окне следует указать путь к файлу, который необходимо открыть, и нажать кнопку Открыть .
При необходимости можно выбрать нестандартный режим открытия документа — например, открыть его только для чтения, или открыть документ как копию. Для выбора требуемого режима нужно нажать черный маленький треугольник в правой части кнопки Открыть — при этом откроется меню с перечнем команд. В данном меню и выбирается подходящий режим открытия документа.
Преобразование документа в новый формат
Команда Преобразовать , которая также находится в меню Office , предназначена для преобразования текущего документа в документ самого последнего формата (Word 2007). Это, во-первых, позволит для данного документа использовать все возможности Word 2007 (в противном случае работа с документом возможна только в режиме ограниченной функциональности, что, впрочем, тоже немало), а во-вторых — существенно уменьшить размер файла документа.
ВНИМАНИЕ
После того, как документ преобразован в документ последнего формата, команда Преобразовать в меню Office для данного документа больше не отображается.
При активизации команды Преобразовать на экране открывается окно, которое представлено на рис. 2.6.
Рис. 2.6. Преобразование формата документа
Чтобы запустить преобразование, нажмите в данном окне кнопку ОК . Следует учитывать, что в результате преобразования может быть изменена разметка документа.
При необходимости можно отключить появление данного окна (см. рис. 2.6) после выполнения команды Преобразовать — для этого нужно установить флажок Больше не задавать вопросы о преобразовании документа . В данном случае процесс преобразования начнется сразу после активизации команды Преобразовать .
Для сохранения документа в меню Office предназначена команда Сохранить , вызываемая также нажатием комбинации клавиш Shift+F12 , и подменю Сохранить как .
Команда Сохранить обычно используется для сохранения изменений в текущем документе после того, как он предварительно был сохранен в файле. Это выглядит примерно так: вы открыли документ Word, который ранее был сохранен в файле, и работаете с этим документом, внося в него изменения. Чтобы сохранить внесенные изменения, нужно выполнить команду Сохранить . Если в процессе работы приходится вносить много изменений, то команду Сохранить рекомендуется выполнять периодически, через небольшие промежутки времени. Это позволит избежать потерь важной информации в результате возникновения непредвиденных обстоятельств (внезапное отключение электроэнергии, аппаратный или программный сбой, и др.).
ПРИМЕЧАНИЕ
Если в документ были внесены изменения, которые не сохранялись с помощью команды Сохранить, то при закрытии документа программа выдаст дополнительный запрос на сохранение данных.
На этом уроке мы рассмотрим основные настойки программы Microsoft 2007.
Получить доступ к настройкам можно с помощью кнопки Офис в левом верхнем углу окна программы. Наводим указатель мыши на кнопку Офис, нажимаем её. В открывшемся окне нажимаем кнопку Параметры Word. В отобразившемся на экране окне располагаются настройки программы Microsoft Word. Для нас первостепенное значение имеют категории Правописание, Сохранение и Основные.
В категории Основные можно изменить наиболее часто используемые параметры, в частности, выбрать цветовую схему окна программы. Например, зададим черную схему. Открываем список Цветовая схема, выбираем схему черная; нажимаем кнопку ОК.
Теперь вновь вернем исходную схему.
После снятия флажка Показывать мини-панель инструментов при выделении, мини-панель не будет видна на экране. Сначала посмотрим, как работает мини-панель. Закрываем окно параметров. В любом открытом документе программы Microsoft Word выделяем произвольное слово, делаем на нем двойной щелчок кнопкой мыши. На экране возникает полупрозрачная мини-панель подсказки. Чтобы воспользоваться ею, наводим на нее указатель мыши. Вновь откроем окно параметров. В категории основные снимаем флажок Показывать мини-панель инструментов при выделении, нажимаем кнопку ОК. Выделяем любое слово в документе. Теперь мини-панель не отображается на экране.
Вернем все в исходное состояние.
Откроем окно языковых параметров, нажимаем кнопку Языковые параметры. В открывшемся окне Языковые параметры Microsoft Office 2007 можно добавить любой язык в число включенных для редактирования. В поле Доступные языки редактирования щелчком кнопки мыши выбираем желаемый язык и нажимаем кнопку Добавить. Чтобы удалить язык из поля Включенные языки редактирования, выбираем его и нажимаем кнопку Удалить. Для подтверждения изменений нажимаем кнопку ОК.
Перейдем к категории настроек правописания. Здесь можно задать параметры автозамены. Например, если Вы часто машинально делаете ошибки в одном и том же слове, можно задать автоматическую замену этого слова верным. Допустим, Вы часто пишете ошибочно слово скоростной. Открываем окно автозамены; вводим ошибочное слово скоростной в поле Заменить. Переходим к полю НА, вводим здесь правильное слово скоростной, закрываем окно, нажав кнопку ОК. Посмотрим, как работает созданное нами правило автозамены. Закрываем окно параметров, печатаем неправильно слово скоростной и нажимаем клавишу Пробел. Как видите, неправильно написанное слово автоматически заменилось правильным.
Вернемся в окно Параметры Word, в категорию Правописание.
По умолчанию в программе включена автоматическая проверка орфографии, при которой орфографические ошибки, присутствующие в тексте, будут подчеркиваться красной волнистой линией, а грамматические – зеленой. Вы можете отключить автоматическую проверку орфографии, сняв флажки Автоматически проверять орфографию и Автоматически проверять грамматику . При необходимости можно добавить в пользовательский словарь слово, неизвестное программе Microsoft Word. Такие слова программа также выделяет как орфографические ошибки. Для этого нажимаем кнопку Вспомогательные словари; в открывшемся окне нажимаем кнопку Изменить список слов. Вводим желаемое слово, например Микрофиламент и нажимает кнопку ОК. В следующем окне вновь нажимаем кнопку ОК. Теперь Microsoft Word не будет выделять слово Микрофиламент как ошибку. К сожалению, придется ввести также все падежные формы слова, иначе программа будет продолжать считать их ошибками.
Перейдем к категории сохранение. В списке Сохранять файлы в следующем формате, можно выбрать формат сохраняемого по умолчанию файла. Если Вы хотите сохранить совместимость новых файлов с прежними программами, задайте сохранение по умолчанию в формате Microsoft Word 1997-2003. Чтобы это сделать, открываем список и щелчком кнопки мыши выбираем строку с соответствующим названием. В поле со списком Автосохранение каждая можно ввести интервал времени, по истечении которого Microsoft Word будет автоматически сохранять документ. Если у Вас часто пропадает напряжение, питание или происходит зависание компьютера, интервал следует уменьшать, например до 1 минуты. При отсутствии проблем данный параметр можно не изменять. При этом не забывайте, что Автосохранение не отменяет обычное сохранение документа по окончании работы с ним.
Если Вы собираетесь передать документ, содержащий экзотические шрифты, на неизвестный Вам компьютер, можно внедрить их в документ, и тогда он откроется в том же самом виде на любом компьютере, где есть программ Microsoft Word 2007. Для этого устанавливаем флажок Внедрить шрифты в файл. После этого стали доступны нижерасположенные флажки. Если установить флажок Внедрять только знаки, используемые в документе, это может уменьшить размеры файла, т.к. возможно будет внедрение не всего шрифта целиком, а только отдельных его символов. Флажок Не внедрять обычные системные шрифты можно установить в случае, если Вы используете в документе данные шрифты, т.е. шрифты, которые должны присутствовать на любом компьютере, например Times New Roman или Arial. Это также уменьшит размер конечного файла.
Вернем настройки в исходное состояние.
В категории Настройка можно добавить дополнительные кнопки на Панель быстрого доступа, которая располагается в левом верхнем углу окна программы. Например, добавим на Панель быстрого доступа кнопку Быстрая печать. Для этого делаем двойной щелчок кнопкой мыши на названии кнопки в левом списке; при этом оно попадает в правый список. Нажимаем кнопку ОК. теперь кнопка Быстрая печать отображается на панели быстрого доступа.
Вернем всё в исходное состояние.
Итак, на этом уроке мы рассмотрели основные настройки программы Microsoft Word 2007.
На этом урок окончен.
Урок 03. Работа со справочной системой. Microsoft Word 2007
Читайте также: