Как работать со скриптами в эксель

Обновлено: 23.01.2025

Это краткое пошаговое руководство предназначено для начинающих пользователей и рассказывает о том, как вставлять код VBA (Visual Basic for Applications) в книгу Excel, и как запускать вставленный макрос для выполнения различных задач на этом листе.

Большинство пользователей не являются гуру Microsoft Office. Они могут не знать всех тонкостей работы той или иной функции, и не смогут ответить на вопрос, как отличается скорость выполнения макроса VBA в Excel 2010 и 2013. Многие просто используют Excel, как инструмент для обработки данных.

Предположим, нужно изменить данные на листе Excel определённым образом. Мы немало погуглили и нашли макрос VBA, который решает эту задачу. Однако, наше знание VBA оставляет желать лучшего. Вот тут-то и придёт на помощь пошаговая инструкция, с помощью которой мы сможем использовать найденный код.

Вставляем код VBA в книгу Excel

В этом примере мы будем использовать VBA макрос, который удаляет переносы строк из ячеек текущего листа Excel.

1. Открываем рабочую книгу в Excel.
2. Нажатием Alt+F11 вызываем окно редактора Visual Basic
3. На панели Project-VBAProject кликаем правой кнопкой мыши по имени рабочей книги (в левой верхней части окна редактора) и в контекстном меню выбираем Insert > Module.
4. Копируем код VBA (с веб-страницы или из другого источника) и вставляем его в правую область редактора VBA (окно Module1).Подсказка: Как увеличить скорость выполнения макроса?
В самом начале кода Вашего макроса VBA должны содержаться строки:

Application.ScreenUpdating = False
Application.Calculation = xlCalculationManual

Если таких строк нет, то обязательно добавьте следующие строки в свой макрос, чтобы он работал быстрее (см. рисунок выше):
Application.ScreenUpdating = False
Application.Calculation = xlCalculationManual

Application.ScreenUpdating = True
Application.Calculation = xlCalculationAutomatic
1. Нажимаем Alt+Q, чтобы закрыть окно редактора VBA и вернуться к книге Excel.
Запускаем макрос VBA в Excel

Чтобы запустить только что добавленный макрос, нажмите Alt+F8. Откроется диалоговое окно Макрос (Macro). В списке Имя макроса (Macro name) выберите нужный макрос и нажмите кнопку Выполнить (Run).

Уверенное владение Excel уже принято за норму, чем за исключение. И бизнес зачастую просто ни в каких других программах не работает с цифрами. Открыть excel-файл на телефоне в чате или гугл таблицах (тоже, кстати, отлично работает) намного проще, чем думать как запустить тетрадку jupyter notebook или целую программу на python.

(думается мне, после того как я разберусь с excel, напишу еще и про google sheets)

Ну, jupyter notebook это не та программа для телефона, скажете вы. Да, и вы правы, только наш бизнес сейчас весь на телефонах и совещаниях. Начальнику нужно быстренько взять открыть файл, сделать скрин и так далее.

И вот проходя множество курсов по анализу данных вы вряд ли найдете помимо экскурса в Python и SQL еще и Excel — все так стремительно хотят от него уйти, будто вы и так в нём хорошо работали.

Пока я училась поняла, что мало кто из студентов вообще понимает прелесть Excel. Они просто думают, что за Python будущее. Прежде чем мы действительно будем так думать, давайте разберемся с Excel.

Excel сейчас — это стандартная программа, которая ставится в комплекте Microsoft Office и есть на каждом ноутбуке (если её нет, найдется Libre, но смысл останется).

Там удобно посмотреть данные сразу, прокрутить, вставить один раз формулу и “протянуть” дальше. Построить быстренько несложные диаграммы из самостоятельно выбранных данных.

Одним проще написать код, а другим тыкнуть в цифру и еще раз в меню, а затем получить отличную визуализацию за пять минут без всяких импортов библиотек. А другие убеждены, что лучше справятся с визуализацией посредством кода.

Excel локальный, ему не нужен выход в интернет. Вы не пытаетесь вслепую прописать колонки, а сразу видите их вместе. Быстро их фильтруете, или с помощью условного форматирования быстренько обрабатываете данные как необходимо.

Но бывает и такое, что ты сидишь и думаешь “это можно сделать проще”, но, увы, не знаешь как.

Все эти “можно сделать проще” возможны с помощью макросов или power query, но это может быть слишком сложно или наоборот долго, ну, и я зачем мы владеем python? 😃

Прежде чем мы перейдем к конкретной задаче, расскажу, что в Python с excel-документами можно и нужно работать с помощью pandas, openpyxl, xlrd, xlutils и pyexcel.

Друзья, обращаю ваше внимание, что в тексте приведен код для тех, у кого Excel на английском языке. В части с установкой xlwings я постаралась дать скриншоты и с русской версии. Но если у вас Excel на русском языке, пожалуйста, пишите формулы в скриптах на русском :)

Объединение нескольких excel-файлов

Да, эту задачу можно решить ручками или power query, где несколько таблиц передаете в запрос и объединяете.

Например, на работе вы можете работать с ежемесячными отчётами о продажах, и с 90% вероятностью вы будете заниматься консолидацией региональных отчётов. Однажды вас попросят подготовить не только сконсолидированный отчёт, но и найти/подсчитать общее количество продаж по всем этим отчетам — и всё как можно быстрее.

Вариант номер 1, описан выше. Excel, Power Query, добавляете отчёты, объединяете, открываете, смотрите.

Вариант номер 2. Excel, несколько таблиц, переносим вкладки в один документ, создаете еще одну вкладку с шаблоном, делаете подсчёты с помощью формул. Смотрите.

А можно Вариант номер 3. Объединить все excel-файлы в python, используя библиотеку pandas (да-да, pandas).

Устанавливаем pandas используя pip или conda в терминале:

И рассмотрим вариант работы с отчетом, который сделан по одному шаблону (например, придумаем самый простеньких отчёт о продажах фруктов).

Можно заметить, что наш отчёт начинается не с первой ячейки, а только с 4-й строчки, поэтому нам понадобятся данные для импорта, начиная с этой строки (мне кажется, здорово такоё вариант учесть, потому что в работе часто такое встречается). В приведенном ниже коде мы будем использовать функции read_excel и append .

Давайте посмотрим на то, что мы сделали здесь:
1. В первой части мы импортировали pandas , создали список со всеми url-адресами и сгенерировали пустой фрейм данных под названием merger
2. Во второй части мы просмотрели каждый элемент списка (url-адрес) в files , чтобы прочитать каждый файл, пропустив первые три строчки ( skiprows = 3 ) и добавив его в объединенный датафрейм( merger ).
3. В третьей части мы генерируем новый excel-файл с именем merger.xlsx , содержащий наши объединенные файлы!
Получение значений нескольких файлов

Давайте посмотрим на другой пример.

Скажем, нам нужно было получить итого только по Москве из каждого отчета о продажах и собрать их в список. Мы знаем, что сумма сохраняется в ячейке F5 в каждой книге.

Для этого примера мы будем использовать другую библиотеку — openpyxl . Вы можете установить её с помощью pip или conda, используя код ниже:

А теперь посмотрим код и что он выполняет:

Если вы хотите выполнить код ниже, то запускайте код после сохранения файлов, сохраните файлы по ссылкам выше на свой компьютер.

Давайте разберем это шаг за шагом, сначала мы:
- Создаем список ( files ), который содержит ссылки на все наши файлы. В Windows мы можем нажать Shift + правой кнопкой мыши и использовать Копировать как путь (или, Copy as Path), чтобы получить путь к файлу.
- И создаем пустой список для хранения наших значений ( values )
- Пишем цикл, который будет выполнять нужные нам манипуляции с каждым файлом:
— с помощью метода .load_workbook() загружаем файл

— и используем атрибут .value , чтобы извлечь значение ячейки и добавить его в список values методом .append()

Применение формул в книгах

В каждом из excel-файлов у нас есть итоги по строкам, но это не общая сумма продаж. Опять же, мы можем открыть каждую книгу и добавить формулу ручками, или мы можем использовать python, чтобы сделать это для нас.

Мы снова будем использовать openpyxl . Если вам нужно установить его, сделайте это по инструкции выше.
- В этом фрагменте кода мы снова заполняем список файлов. Цикл for открывает каждый файл и присваивает соответствующее название листа.
- Затем мы присваиваем строку = SUM(F5: F8) ячейке F9 и используем атрибут style для назначения стиля ячейки. Больше стилей ячеек можно найти в официальной документации.
А теперь я дополню эту связку, вот таким вот открытием — автоматизировать Excel, и по сути заменить VBA (в моём понимании) можно библиотекой xlwings.

Автор xlwings говорит, что библиотека “Make Excel Fly!”. Вы можете использовать xlwings + Python для следующих задач:
1. Автоматизируйте Excel с помощью Python, например, создавая отчеты (другой пример описала выше)
2. Напишите макросы на Python и запустите их из Excel, нажав на кнопку
3. Напишите пользовательские функции в Python и вызовите эти функции из Excel так же, как и любую другую функцию Excel
Попробуем установить и рассмотреть несложный первый пункт. Пункты 2 и 3 рассмотрим в следующей серии.

Существует две части для установки xlwings: библиотека Python и надстройка Excel. Давайте начнем с установки библиотеки Python через командную строку:

Затем загрузите надстройку Excel из официального репозитория xlwings на Github. Это xlwings.xlam файл на странице (если вы вдруг будете читать эту статью через год, берите последнюю версию)

Положите xlwings.xlam-файл в папку надстройки Excel, которая является:

C:\Users\xxxx\AppData\Roaming\Microsoft\AddIns

Xxxx — это ваше собственное имя пользователя на вашем компьютере.

У меня получилось так, что я могу сейчас показать как это работает в английской и в русской версии Excel.

Затем откройте Excel, Файл -> Параметры -> Надстройки (или File -> Options -> Add-ins), нажимаем кнопку “Перейти..” (Go..) выбирая Надстройки Excel (Excel Add-ins).

В левой части редактора VBA расположен проводник проекта, в котором отображены все открытые книги Excel. Верхней строки, как на изображении, у вас скорее всего не будет, так как это – личная книга макросов. Справа расположен модуль, в который записываются процедуры (подпрограммы) с кодом VBA. На изображении открыт модуль листа, мы же далее создадим стандартный программный модуль.

После нажатия кнопки «Module» вы увидите ссылку на него, появившуюся в проводнике слева.

Первая программа на VBA Excel

Добавляем на стандартный модуль шаблон процедуры – строки ее начала и завершения, между которыми мы и будем писать свою первую программу (процедуру, подпрограмму).
1. Откройте стандартный модуль двойным кликом по его ссылке в проводнике. Поместите в него курсор и нажмите кнопку «Procedure…» во вкладке «Insert» главного меню. Та же ссылка будет доступна при нажатии на вторую кнопку после значка Excel на панели инструментов.
В результате откроется окно добавления шаблона процедуры (Sub).

Имя процедуры может быть написано как на латинице, так и на кириллице, может содержать цифры и знак подчеркивания. Оно обязательно должно начинаться с буквы и не содержать пробелы, вместо которых следует использовать знак подчеркивания.
1. Вставьте внутрь шаблона процедуры следующую строку: MsgBox "Привет" .
1. Проверьте, что курсор находится внутри процедуры, и запустите ее, нажав клавишу «F5». А также, запустить процедуру на выполнение можно, нажав на треугольник (на изображении под пунктом меню «Debug») или на кнопку «Run Sub/UserForm» во вкладке «Run» главного меню редактора VBA Excel.
Работа с переменными

Чтобы использовать в процедуре переменные, их необходимо объявить с помощью ключевого слова «Dim». Если при объявлении переменных не указать типы данных, они смогут принимать любые доступные в VBA Excel значения. Комментарии в тексте процедур начинаются со знака «'» (апостроф).

Полезные макросы Excel для автоматизации рутинной работы с примерами применения для разных задач.

Примеры макросов для автоматизации работы

Как выделить повторяющиеся значения в Excel разными цветами?.
Пример удобного макроса для автоматической подсветки добирающихся значений ячеек разными цветами. Как выделить разным цветом дубликаты ячеек?

Макрос для поиска ближайшего значения заданному на всех листах книги Excel.
Готовое решение для поиска на всех листах рабочей книги как точного, так и максимально приближенного исходного значения. VBA код макрос для нахождения и получения числа с любого листа книги.

Макрос для слияния данных при серийной печати рассылок в Excel.
Альтернатива инструменту слияния в Word для печати рассылок прямо из Excel. Исходный код макроса, который выполняет слияние данных для серийной печати рассылок.

Макросы для фильтра сводной таблицы в Excel.
Как автоматизировать фильтр в сводных таблицах с помощью макроса? Исходные коды макросов для фильтрации и скрытия столбцов в сводной таблице.

Макрос позволяет рассчитать процент в сводной таблице Excel.
Как быстро преобразовать значения сводной таблицы на доли в процентном соотношении к общим итогам по строкам и по столбцам? Исходные коды макросов для работы с процентами.

Макрос для настройки полей и форматирования сводной таблицы.
Управление полями сводной таблицы с помощью макроса. Исходный код VBA-макроса для настройки и изменения структуры в сводных таблицах.

Макрос для создания сводной таблицы в Excel.
Как автоматически сгенерировать сводную таблицу с помощью макроса? Исходный код VBA для создания и настройки сводных таблиц на основе исходных данных.

VBA макрос для поиска скрытых строк и столбцов на листе Excel.
Поиск всех скрытых строк и столбцов на рабочем листе с помощью VBA-макроса. Исходные коды макросов для получения сводной информации о скрытых строках и столбцах рабочего листа.

Макрос для копирования и переименования листов Excel.
Как одновременно копировать и переименовывать большое количество листов одним кликом мышкой? Исходный код макроса, который умеет одновременно скопировать и переименовать любое количество листов.

Читайте также: