Как провести в 1с ущерб
В каждой организации в определенный момент возникает необходимость производить удержания из заработной платы и иных доходов сотрудников. Удержания отличаются большим разнообразием и делятся на несколько групп: обязательные удержания, удержания по заявлению работника, удержания по инициативе работодателя в тех случаях, которые установлены законодательством РФ о труде. В программе 1С ЗУП реализованы все группы удержаний, и возможности программы позволяют достаточно гибко настраивать данный функционал.
В данной статье содержится информация о том, как правильно в программе 1С ЗУП 8 отражать операции по удержанию материального ущерба с сотрудников организации. Существует несколько вариантов настройки удержания. Варианты могут отличаться формулами расчета, а также способом расчета суммы удержания, которая либо учитывает сумму НДФЛ, либо не учитывает при расчете удержаний по Исполнительным документам в 1С ЗУП 3.1.
1. Расчет удержания от расчетной базы с учетом НДФЛ
Рассмотрим 1-й вариант: сумма удержания рассчитывается от расчетной базы с учетом НДФЛ.
Самый простой способ создания такого удержания – в стандартной обработке системы «Начальная настройка программы» (обработку можно вызвать через интерфейс «Все функции»): на странице «Удержания из зарплаты» установить флажок «Выполняются удержания в счет возмещения ущерба».
Тогда в плане видов расчета удержания будет автоматически создано новое – «Удержание в счет возмещения ущерба»:
В созданном удержании по умолчанию отражена самая простая формула расчета – Фиксированная сумма.
При желании формулу можно изменить. Настроим, например, расчет процентом от расчетной базы.
Для этого создадим новый показатель «ПроцентУдержанияВСчетВозмещенияУщерба»:
А также создадим шаблон для ввода этого показателя с аналогичным названием:
Перед начислением зарплаты с помощью документа «Данные для расчета зарплаты» указываем процент удержания из заработной платы:
Расчетную базу заполняем теми начислениями, на основании которых будет производиться удержание:
После того как создано удержание, в журнале документов по удержаниям появится возможность создать новый тип документа – «Удержание по прочим операциям».
В документе выбираем любой вид удержания: либо с формулой расчета «Фиксированная сумма», либо с настроенной формулой расчета процентом от расчетной базы:
В документе обязательно указываем период удержания и, если имеется, сумму предела. В этом случае система будет накапливать удержанную сумму и следить, чтобы накопленная сумма не вышла за рамки обозначенной предельной суммы.
Расчет производим ежемесячно с помощью документа «Начисление з/п». На закладке «Удержания» отражается рассчитанный результат:
При выгрузке данных в 1С БУ расходы отражаются по Кт 73.02 счета.
2. Расчет удержания от расчетной базы за вычетом НДФЛ
Рассмотрим 2-й вариант: сумма удержания рассчитывается от расчетной базы за вычетом НДФЛ.
В этом случае вносим новый вид удержания, которое аналогично предопределенному виду: «Удержание по исполнительному документу». Далее будем фиксировать удержание с помощью документа «Исполнительный лист в 1С».
Самый простой способ создания удержания – скопировать вид «Удержание по исполнительному документу»:
Внесем свое наименование:
Расчетную базу заполняем теми начислениями, на основании которых будет производиться удержание:
Затем создаем новый документ «Исполнительный лист в 1С», в котором выбираем новое удержание:
В документе указываем период удержания, а также способ расчета: фиксированной суммой или процентом. И, если имеется, сумму предела:
Расчет производим также ежемесячно с помощью документа «Начисление з/п». На закладке «Удержания» отражается рассчитанный результат:
Имущество портится по разным причинам: недобросовестное поведение или халатность сотрудников, погодные условия. Порядок действий в любом случае примерно одинаков: ищем виновника, решаем что делать с пострадавшим основным средством, оформляем закрывающие документы.
Откуда мы узнаем, что имущество испортилось
Как правило, факт непригодности ОС устанавливают тремя путями:
1. При инвентаризации
Факт непригодности ОС в этом случае фиксируем в сличительной ведомости. Все документы по делу, в том числе по поиску виновника и причин порчи, передаем инвентаризационной комиссии. Она уже выносит окончательный вердикт по судьбе ОС – ремонт или списание. Руководитель организации утверждает результаты инвентаризации.
2. В ходе использования
Тут достаточно зафиксировать факт порчи, собрав произвольную комиссию. Ее цель – оценить ущерб и повреждения, определить судьбу имущества. Свое решение комиссия закрепляет в акте (заключении), куда включает такие пункты:
1) наименование ОС, инвентарный номер и повреждения;
3) информация о виновнике, если его удалось установить;
4) причины порчи;
5) состояние ОС – подлежит ли оно восстановлению или будет списано.
Если удалось обнаружить виновного сотрудника, к акту прикладывают его пояснительную записку, с объяснениями, почему испортил имущество. При отказе сотрудника предоставить объяснения, комиссия самостоятельно составляет отдельный акт и знакомит с ним виновника.
3. В результате чрезвычайной ситуации
На предприятии может случиться затопление, пожар. Природные катаклизмы никто не отменял. В этом случае проводится внеплановая инвентаризация. Кроме стандартной документации потребуются:
протокол осмотра места происшествия,
акт с установленной причиной бедствия,
при пожаре или затоплении также – постановление о возбуждении уголовного дела.
По каждому случаю руководитель принимает окончательное решение о дальнейшем распоряжении основными средствами, оформив приказ. На основании приказа составьте акт о списании ОС (№ ОС-4) или акт о восстановлении, ремонте (№ ОС-3), если ремонт проводим собственными силами, либо документы на ремонт от подрядчика.
Что учесть, если виновник – известен
В порче имущества сотрудник может признаться сам. Либо найти виновника помогают свидетели, доказательства.
Виновник обязан возместить ущерб, понесенный организацией: затраты на восстановление и ремонт основного средства либо на покупку такого же имущества в той же степени износа на момент утраты/порчи. Ориентировочная сумма покупки – остаточная стоимость испорченного ОС по данным бухучета.
По ТК РФ работник несет либо ограниченную, либо полную материальную ответственность. Полную сумму можно взыскать в случаях из ст. 243 ТК РФ. Например, если испортил ОС, будучи пьяным. Или умышленно причинил ущерб.
В остальных ситуациях работник возмещает сумму, не превышающую его среднемесячный заработок. Ее же руководитель может удержать и самостоятельно, без согласия работника, при условии, что сумма не превышает 20% от начисленной зарплаты без НДФЛ.
Если работник добровольно согласился возместить понесенный ущерб, достаточно в письменной форме согласовать с руководителем сроки, сумму и способ выплаты задолженности.
Пример расчета удержания с виновника
Иванов А.В. нанес ущерб организации в размере 24 000 руб. Ответственность признана ограниченной. Его среднемесячная зарплата составляет 20 000 руб., начисленная за месяц – 19 400 руб. НДФЛ – 13%.
Сумма, которую руководитель вправе удержать с Иванова А.В., составит 3375,6 руб. [20% х (19 400 руб. – 19 400 руб. х 13%)].
Таким образом, Иванов А.В. полностью погасит сумму задолженности за 8 месяцев. Причем сумма, которую останется выплатить за восьмой месяц составит 370,8 руб. (24 000 руб. – 3375,6 х 7 мес.).
Какие проводки будут по испорченному имуществу
Бухзаписи зависят от ситуации.
Ситуация 1. ОС подлежит ремонту
Затраты на восстановление ОС списываем на счет амортизации, которую ранее начисляли на объект.
Дт 20 «Основное производство» (23 «Вспомогательные производства», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу») Кт 10 «Материалы» (69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда») – ремонт своими силами.
Дт 20 «Основное производство» (26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу») Кт 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» – ремонт сторонней организацией.
Ситуация 2. ОС не подлежит ремонту
Здесь проводки делаем в 3 этапа.
На дату оформления акта о списании:
На дату оформления акта о списании
Дт 01 «Основные средства»
субсчет «Выбытие ОС»
Кт 01 «Основные средства»
субсчет «ОС в эксплуатации»
Списана первоначальная стоимость ОС
Дт 02 «Амортизация основных средств»
Кт 01 «Основные средства»
субсчет «Выбытие ОС»
Списана начисленная амортизация
Дт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»
Кт 01 «Основные средства»
субсчет «Выбытие ОС»
Отражены потери от порчи ОС в размере остаточной стоимости
Дт 91.2 «Прочие расходы»
Кт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»
Списаны потери от порчи ОС
На дату признания ущерба
Дт 73.2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»
Кт 91.1 «Прочие доходы»
Отражена сумма ущерба к возмещению виновником
На дату возмещения ущерба
Дт 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (50 «Касса», 51 «Расчетные счета», 08 «Вложения во внеоборотные активы)
Кт 73 «Расчеты по возмещению материального ущерба»
Погашение задолженности виновным сотрудником в счет ущерба
Как удержать зарплату в счет ущерба в «1С:Бухгалтерия 8», ред. 3.0
Новый вид удержания настраиваем в разделе «Зарплата и кадры» – «Настройки зарплаты» – «Расчет зарплаты» – «Удержания» – кнопка «Создать».
Сумму удержания в счет возмещения ущерба регистрируем документом «Начисление зарплаты» (раздел «Зарплата и кадры» – «Все начисления»).
Чтобы по сотруднику можно было произвести удержание, автоматически заполните документ сотрудниками и суммами для начисления зарплаты (кнопка «Заполнить») либо подберите конкретного сотрудника (кнопка «Добавить»). Для ввода суммы удержания нажмите на нужного сотрудника, а затем на кнопку «Удержать» и выберите из представленного списка созданное ранее удержание.
Чтобы зарегистрировать удержание в счет возмещения ущерба в бухгалтерском учете, нужен документ «Операция» (раздел «Операции» – «Операции, введенные вручную» – кнопка «Создать» – «Операция»). Программа сделает проводку:
Дт 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кт 73.2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» – погашена задолженность по ущербу виновным работником.
Удержания из заработной платы отличаются большим разнообразием, но условно их можно разделить на несколько видов:
обязательные удержания, к которым относятся алименты, удержания по исполнительным листам (штрафы) и т.д.;
по инициативе работодателя, штрафы за нарушение ПДД и т.д.;
по инициативе сотрудника, например, удержание в счет погашения кредита.
Для начала рассмотрим, как удержать алименты в «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.1.
Если родители не выполняют обязательства по содержанию детей, то денежные средства взыскиваются с родителей в судебном порядке. В свою очередь работодатель обязан каждый месяц удерживать алименты из зарплаты сотрудника и уплачивать лицу, получающему алименты, не позднее чем в трехдневный срок со дня выплаты заработной платы должнику.
Организация получила исполнительные документы, и в системе формируем следующие действия.
Для начала выполняем настройку системы: переходим в раздел «Настройка» – «Расчет зарплаты» – «Настройка состава начислений и удержаний» – «Удержания» – устанавливаем флаг «Удержания по исполнительным листам».
Регистрируем условия исполнительного листа в документе «Исполнительный лист», который располагается в закладке «Зарплата» – «Удержания».
В исполнительном листе указываем сотрудника, с которого требуется удержать алименты, период удержания, получателя и его адрес, способ расчета. Способы расчета могут быть следующими
Процент, если в исполнительном документе указано удерживать алименты процентом.
Доля, если расчет аналогичен расчету процентом, однако позволяет при расчете избежать погрешностей из-за округления (например, 1/3 вместо 33,33%).
Денежный перевод через платежного агента заполняют, если удержанная с сотрудника сумма будет перечислена получателю при помощи платежного агента: банка или почты.
Само удержание производится в документе «Начисление зарплаты и взносов» при исчислении заработной платы. Далее выплата дохода происходит уже без учета сумм по исполнительным листам.
Штрафы за нарушение ПДД
Организация может уплатить штраф за нарушение правил дорожного движения (ПДД) и удержать сумму из зарплаты сотрудника согласно ст. 138, 238, 248 ТК РФ.
Для этого в «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.1, создаем новое удержание. Переходим в «Настройка» – «Удержания». В справочнике создаем новый элемент. В нем указываем: «Наименование» – «Штрафы ПДД». Назначением удержания выбираем «Удержание в счет расчетов по прочим операциям»; «Расчет и показатели» – результат вводится фиксированной суммой; «Вид операции по зарплате» – «Возмещение ущерба».
Сумму полученного штрафа вводим при помощи специального документа «Удержание по прочим операциям», который располагается в «Зарплата» – «Удержания». В новом документе указываем организацию, сотрудника, период удержания, размер удержания.
В конце месяца рассчитываем зарплату при помощи документа «Начисление зарплаты и взносов», где на вкладке «Удержания» автоматически попадает удержания по ПДД. Для отражения проводок обязательно регистрируем «Отражение зарплаты в бухучете».
Обратите внимание: проводки, выгружаемые в бухгалтерскую программу, формируются автоматически по дебету 70 и кредиту 73.02.
Удержание в счет погашения кредита
По заявлению сотрудника организация может уменьшать заработок в счет перечислений другим организациям, например, выплата по кредиту сотрудника.
В первую очередь настраиваем систему: создаем новый элемент в справочнике «Удержания». Заполняем новый элемент: «Наименование» – «Удержание по погашению кредита»; «Назначение удержания» – «Прочее удержание в пользу третьих лиц», «Удержание выполняется» – «Ежемесячно», «Расчет и показатели» – «Результат вводится фиксированной суммой».
При этом удержание достаточно создать один раз, далее применять для всех сотрудников.
Затем регистрируем условия удержания в документе «Постоянное удержание в пользу третьих лиц» («Зарплата» – «Удержания»). Выбираем сотрудника, в строке «Удержание» – созданное ранее удержание. Далее устанавливаем переключатель на «Начать новое удержание», определяем период, в строке «Контрагент» выбираем получателя – банк. В табличную часть документа подбираем сотрудника и указываем сумму, поскольку при создании удержания указали, что результат — это фиксированная сумма.
В момент исчисления зарплаты за месяц система удержит у сотрудника указанные суммы. При выгрузке в «1С:Бухгалтерию 8» сформируются проводки по дебету 70 и кредиту 76.49.
Проверку удержанных сумм можно произвести через зарплатные отчеты: расчетный лист, анализ зарплаты и так далее.
Иногда возникают ситуации, когда сотрудник приносит компании материальный ущерб. В этом случае компания может оформить удержание полученного ущерба через программу 1С:ЗУП ред. 3.1.
Рассмотрим следующий пример.
С сотрудника Савельева Виталия Викторовича необходимо удержать сумму причиненного им организации ущерба в размере двадцать пять тысяч рублей. Оклад сотрудника составляет семьдесят тысяч. При этом следует учесть, что максимальная сумма удержания за месяц должна составлять не более двадцати пяти процентов от зарплаты работника.
Шаг 1
Для начала необходимо настроить вид удержания. Для этого в разделе «Настройка» открываем справочник «Удержания» и создаём новый вид удержания. На вкладке «Основное» настроим формулу расчета. Формула будет выглядеть следующим образом: РасчетнаяБаза * ПроцентУдержанияУщерба /100. Показатель «ПроцентУдержанияУщерба» необходимо создать самостоятельно. См. рис. 1.
Рисунок 1.
Назначение удержания выбираем «Удержание в счет расчетов по прочим операциям». Удержание выполняется «Ежемесячно». Вид операции по зарплате «Возмещение ущерба». При необходимости можно установить флажок «Удерживается при расчете первой половине месяца». См. рис 2.
Рисунок 2.
На вкладке «Расчет базы» необходимо указать начисления, результат которых используется для расчета данного удержания. В нашем случае оклад. См рис. 3.
Рисунок 3.
Шаг 2
Теперь необходимо назначить сотруднику удержание в счет возмещения ущерба. Для регистрации данного удержания используется документ «Удержание по прочим операциям». Для этого в разделе «Зарплата» подраздела «Удержания» открываем журнал «Алименты и другие удержания» и создаем новый документ. В поле «Сотрудник» выбираем сотрудника, которому необходимо назначить удержания. В поле «Рабочие места» необходимо выбрать, с начислений по какому рабочему месту следует выполнять удержание. Например, сотрудник работает по основному месту работы и внутреннему совместительству. По умолчанию установлено «Все рабочие места». В поле «С» и «По» указываем дату начала удержания и когда его необходимо прекратить. Если дату окончания не устанавливать, то впоследствии удержание можно будет прекратить другим экземпляром документа «Удержания по прочим операциям». Далее устанавливаем флажок «Прекратить удержание по достижению предела» и указываем сумму двадцать пять тысяч. В подразделе «Значение показателей» указывается «Процент удержания ущерба». В поле «Значение» указываем процент ущерба займа. См. рис 4.
Рисунок 4.
Шаг 3
Расчет удержания в счет погашения ущерба производится документом «Начисление зарплаты и взносов». В разделе «Зарплата» открываем журнал «Начисление зарплаты и взносов» и создаем новый документ. Документ заполняем автоматически с помощью кнопок «Заполнить» или «Подбор». На вкладке «Удержания» будут отражены все удержания, назначенные сотруднику. См. рис 5.
Рисунок 5.
Читайте также: