Как провести платные услуги в бюджетном учреждении в 1с
Согласно Федеральному закону от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации», организации, осуществляющие образовательную деятельность, вправе осуществлять указанную деятельность за счет средств физических и (или) юридических лиц по договорам об оказании платных образовательных услуг (п. 1 ст. 101 Закона № 273-ФЗ).
Согласно пункту 3 статьи 54 Закона № 273-ФЗ в договоре об образовании, заключаемом при приеме на обучение за счет средств физического и (или) юридического лица, помимо основных характеристик образования, в том числе формы обучения, продолжительности обучения, указывается полная стоимость платных образовательных услуг и порядок их оплаты. Увеличение стоимости платных образовательных услуг после заключения такого договора не допускается, за исключением увеличения стоимости указанных услуг с учетом уровня инфляции, предусмотренного основными характеристиками федерального бюджета на очередной финансовый год и плановый период.
В частности, в примерной форме договора об образовании на обучение по образовательным программам среднего профессионального и высшего образования, утв. приказом Минобрнауки России от 21.11.2013 № 1267, указывается полная стоимость образовательных услуг за весь период обучения.
Срок обучения может составлять до года или более года и, как правило, является переходящим - начинается в одном году, продолжается (заканчивается) в следующем.
С 01.01.2020 при отражении в бухгалтерском учете доходов, расходов, фактов хозяйственной жизни, иных объектов бухгалтерского учета, возникающих в результате заключения субъектом учета договоров возмездного оказания услуг, срок действия которых превышает один год (далее - долгосрочные договоры), и выполнения субъектом учета работ (услуг) по долгосрочным договорам применяется федеральный стандарт бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «Долгосрочные договоры», утв. приказом Минфина России от 29.06.2018 № 145н. Стандарт может применяться также к договорам, срок действия которых не превышает один год, но даты начала и окончания исполнения которых приходятся на разные отчетные периоды, если это предусмотрено учетной политикой субъекта учета (единой учетной политикой при централизации учета) (п. 5 Стандарта «Долгосрочные договоры»).
Таким образом, договоры об оказании платных образовательных услуг, срок действия которых превышает один год, подпадают под действие Стандарта «Долгосрочные договоры». Кроме того, если это предусмотрено учетной политикой учреждения, под действие Стандарта подпадают «переходящие» договоры об образовании, даты начала и окончания которых приходятся на разные отчетные периоды (разные годы).
В соответствии с пунктом 11 Стандарта «Долгосрочные договоры» по факту подписания долгосрочного договора, но не позднее месяца, следующего за месяцем, в котором он заключен, субъект учета отражает расчеты с дебиторами по доходам от реализации за весь срок действия долгосрочного договора в корреспонденции с балансовыми счетами учета предстоящих доходов. Доходы по долгосрочному договору признаются в составе доходов от реализации текущего периода, обособляемых на соответствующих счетах Рабочего плана счетов субъекта учета, равномерно (ежемесячно) до истечения срока действия долгосрочного договора с одновременным уменьшением сумм предстоящих доходов. В случае если выполнение работ (оказание услуг) по долгосрочному договору осуществляется неравномерно, субъект учета вправе применить иной порядок расчета доходов от реализации, предусмотренный учетной политикой субъекта учета.
Бухгалтерский учет расчетов по образовательным услугам
В соответствии с Инструкцией по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета, утв. приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н, для учета расчетов по суммам доходов (поступлений), начисленных учреждением в момент возникновения требований к их плательщикам (по суммам предстоящих доходов), возникающих в силу договоров, соглашений, а также при выполнении субъектом учета возложенных согласно законодательству РФ на него функций, а также поступивших от плательщиков предварительных оплат применяются соответствующие аналитические счета балансового счета 205 00 «Расчеты по доходам». Для учета расчетов по доходам от оказания платных образовательных услуг применяется аналитический счет 205 31 «Расчеты по доходам от оказания платных услуг (работ)».
Аналитический учет расчетов по поступлениям ведется в разрезе видов доходов (поступлений) по плательщикам (группам плательщиков) и соответствующим им суммам расчетов в Карточке учета средств и расчетов (ф. 0504051) и (или) в Журнале операций расчетов с дебиторами по доходам (ф. 0504071).
Для учета сумм доходов, относящихся к текущему отчетному периоду, предназначен счет 401 10 «Доходы текущего финансового года».
Для учета сумм доходов, начисленных (полученных) в отчетном периоде, но относящихся к будущим отчетным периодам, с учетом положений Стандарта «Долгосрочные договоры» применяется счет 401 40 «Доходы будущих периодов».
В соответствии с Приложением № 2 к Инструкции по применению Плана счетов бюджетного учета, утв. приказом Минфина России от 06.12.2010 № 162н, при ведении учета по счету 205 31 применяются классификационные признаки счетов (КПС) с указанием кода по классификации доходов (КДБ). В соответствии с Инструкцией № 162н, Инструкцией № 174н (утв. приказом Минфина России от 16.12.2010 № 174н), Инструкцией № 183н (утв. приказом Минфина России от 23.12.2010 № 183н) в номерах счета 205 31 используются подстатьи статей КОСГУ 560 «Увеличение дебиторской задолженности» - по дебету и 660 «Уменьшение дебиторской задолженности» - по кредиту в соответствии с типом контрагента.
В бухгалтерском учете бюджетного, автономного учреждения начисление доходов по долгосрочным договорам об оказании платных образовательных услуг отражается записью:
Дебет КДБ 2 205 31 56Х Кредит КДБ 2 401 40 131,
где
КДБ - разряды 1-17 номера счета вида КДБ (классификация доходов бюджетов) с аналитической группой подвида доходов 130 «Доходы от оказания платных услуг (работ), компенсаций затрат»; Х - код вида плательщика за образовательную услугу.
Признание доходов в составе доходов от реализации текущего периода отражается записью:
Дебет КДБ 2 401 40 131 Кредит КДБ 2 401 10 131.
Учет расчетов в «1С:Бухгалтерии государственного учреждения 8» редакции 2
В редакции 2 программы «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» для ведения учета образовательных услуг применяется активный балансовый счет 205.31 «Расчеты по доходам от оказания платных услуг (работ)». Для счета 205.31 задан номер журнала операций - «5». На счете 205.31 ведется аналитический учет по плательщикам за образовательные услуги (субконто Контрагенты типа справочник Контрагенты), по договорам (субконто Договоры типа справочник Договоры и иные основания возникновения обязательств).
Учет сумм доходов, относящихся к текущему отчетному периоду, ведется в программе на счете 401.10 «Доходы текущего финансового года».
Учет сумм доходов, начисленных (полученных) в отчетном периоде, но относящихся к будущим отчетным периодам, ведется на счете 401.40 «Доходы будущих периодов». По счету 401.40 ведется аналитический учет по видам услуг (субконто Номенклатура типа справочник Номенклатура), в разрезе договоров (субконто Договоры типа справочник Договоры и иные основания возникновения обязательств).
Для счетов группы 401.00 «Финансовый результат экономического субъекта» задан номер журнала операций - «8».
В БГУ2 для автоматизации учета расчетов по образовательным услугам предназначена подсистема Образовательные услуги. Для работы с подсистемой Образовательные услуги в Настройках параметров учета (раздел Администрирование, команда Настройка параметров учета) на странице Специализированные подсистемы необходимо установить флаг Учет расчетов по образовательным услугам. В результате в Панели разделов программы появится раздел Платное обучение с объектами подсистемы Образовательные услуги (см. рисунок).
В состав подсистемы Образовательные услуги включены справочники:
- Учащиеся - для ведения списка учащихся образовательного учреждения;
- Состоянияучащихся - для хранения информации о возможных состояниях учащихся, например, «зачислен» или «отчислен», а также для установления связи между состоянием и необходимостью выполнять начисление оплаты;
- Льготы учащихся и воспитанников - для ведения списка льгот, которые устанавливаются для льготных категорий граждан;
- Виды приказов (образование), Поля приказов (образование) - предназначены для создания и хранения списка видов приказов, а также добавления и настройки полей для ввода информации в приказе каждого вида;
- Специальности (образование) - позволяет вести перечень специальностей, по которым в образовательной организации ведется подготовка учащихся;
- Курсы обучения - для ведения перечня курсов («Первый курс», «Второй курс» и т. д.);
- Группы учащихся - для ведения списка групп учащихся на факультете;
- Виды начислений учащимся за прочие услуги - для ведения перечня дополнительных услуг, оказываемых учащимся;
- Графики оплаты - для хранения графиков оплаты, используемых в образовательном учреждении, с указанием срока оплаты, суммы оплаты и периода обучения, за который она производится. В учреждении может использоваться несколько графиков. Например, графики оплаты по разным факультетам могут отличаться.
Перечисленные справочники расположены в разделе Платное обучение (см. рисунок).
Документальное оформление операций по учету расчетов по образовательным услугам
Для ведения учета образовательных услуг в БГУ2 используются документы (см. рисунок):
- Приказ (образование);
- Табель учета посещаемости учащихся;
- Начисление за услуги образования;
- Распределение оплаты (образование);
- Начисление доходов будущих периодов (образование);
- Корректировка доходов будущих периодов (образование).
Документ Приказ (образование) применяется для изменения состояния учащихся, например, Зачисление, Отчисление, а также для назначения льготы, графика оплаты, суммы оплаты и т. д.
Документ Табель учета посещаемости учащихся предназначен для формирования и печати Табеля учета посещаемости учащихся.
Документ Начисление доходов будущих периодов (образование) предназначен для начисления в бухгалтерском учете сумм доходов от оказания образовательных услуг по долгосрочным договорам, которые относятся к будущим отчетным периодам.
Документ Начисление за услуги образования применяется для отражения в учете:
- начисления доходов по краткосрочным договорам об оказании образовательных услуг;
- признания доходов будущих периодов по долгосрочным договорам об оказании образовательных услуг доходами текущего периода (равномерно или неравномерно согласно графику).
Документ Распределение оплаты (образование) используется для отражения в регистре накопления Расчеты с учащимися информации о плате за конкретного учащегося, полученной учреждением за образовательные услуги.
Для анализа, проверки правильности и корректировки созданных документов Распределение оплат (образование), а также для их автоматического формирования можно воспользоваться Помощником распределения оплаты (образование).
Документ Корректировка доходов будущих периодов (образование) предназначен для отражения в учете корректировки доходов будущих периодов по долгосрочным договорам образования с учащимися, в т. ч. при досрочном прекращении договора.
Поступление платы оформляется документами Приходный кассовый ордер (раздел Денежные средства, команда Касса организации), в случае приема в кассу учреждения, или Кассовое поступление (раздел Денежные средства, команда Расчетно-платежные документы), в случае перечисления в безналичном порядке.
Возврат платы оформляется документами Расходный кассовый ордер (раздел Денежные средства, команда Касса организации), в случае выдачи наличных денежных средств из кассы учреждения, Заявка на возврат или Платежное поручение (раздел Денежные средства, команда Расчетно-платежные документы) - при перечислении по безналичному расчету.
Важно, что многие документы заполняются автоматически на основании имеющихся в программе данных.
Раскрытие информации о расчетах в регистрах учета и управленческой отчетности
Для регламентированного учета расчетов по платному обучению в программе используются регистры:
- Карточка учета средств и расчетов (ф. 0504051);
- Журнал операций расчетов с дебиторами по доходам (ф. 0504071).
Регламентированный регистр Карточка учета средств и расчетов (ф. 0504051) (раздел Учет и отчетность, команда Регистры учета, команда Карточка учета средств и расчетов) представляет собой учетный регистр движения по конкретному счету бухгалтерского учета на уровне проводок. С его помощью можно проанализировать движения по счетам 205.30, 401.10 и 401.40.
Регламентированный регистр Журнал операций расчетов с дебиторами по доходам (ф. 0504071) (раздел Учет и отчетность, команда Регистры учета, команда Журнал операций (ф. 0504071), номер журнала операций «5») применяется для учета операций по начислению доходов учреждением. Записи в Журнале операций с дебиторами по доходам производятся на основании первичных учетных документов по начислению доходов и (или) их поступлению (оплате).
В программе предусмотрено формирование следующих отчетов по образовательным услугам:
- Анализ начислений по услугам образования;
- Ведомость по плательщикам;
- Ведомость по расчетам образования (сводная);
- Ведомость по расчетам образования (подробная);
- Задолженность по плановой оплате;
- Отчет по кадровым данным учащихся;
- Плательщик по учащемуся;
- Табель учета посещаемости учащихся;
- Учащиеся по плательщику.
Проанализировать расчеты с учащимися по долгосрочным договорам можно в отчетах:
- Задолженность по плановой оплате;
- Контроль исполнения договоров - отчет открывается по гиперссылке Контроль исполнения из договора с учащимся, а по всем договорам - по соответствующей команде в разделе Планирование и санкционирование - Отчеты - Отчеты по планированию и санкционированию;
- Анализ задолженности - отчет открывается по гиперссылке Анализ задолженности из договора с учащимся, а по всем договорам - по соответствующей команде в разделе Планирование и санкционирование - Отчеты - Отчеты по планированию и санкционированию;
- Ведомость по расчетам за образование;
- Акт сверки взаиморасчетов - раздел Учет и отчетность - Расчеты - Акт сверки взаиморасчетов.
1С:ИТС Бюджет
О первом применении федерального стандарта бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «Долгосрочные договоры» (утв. приказом Минфина России от 29.06.2018 № 145н) см. в статье «Платное обучение - первое применение Стандарта "Долгосрочные договоры"» .
Порядок учета расчетов по долгосрочным договорам образования
Предлагается следующий порядок учета расчетов по долгосрочным договорам образования в БГУ2:
Материалы газеты «Прогрессивный бухгалтер», бюджетный выпуск, февраль 2019 г.
Дошкольные образовательные учреждения кроме реализации бесплатных и общедоступных образовательных программ также вправе осуществлять присмотр и уход за детьми, оплата которого возлагается на родителей детей. Суммы родительской платы являются доходом бюджетного учреждения, поступающим в его полное самостоятельное распоряжение, при этом учреждение берет на себя право контролировать размер родительской платы, если иное не предусмотрено законодательством РФ.
Настройка учета родительской платы
В соответствии с Приказом Минфина РФ от 16.12.2010 № 174н «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений и Инструкции по его применению» для формирования хозяйственных операций по расчетам родительской платы бюджетное учреждение использует счета группы 205 «Расчеты по доходам».
Для того чтобы в программе отразить расчеты с родителями за присмотр и уход за детьми предусмотрена подсистема «Учет родительской платы».
Данный блок станет доступным в интерфейсе программы после того, как на вкладке «Администрирование» – «Настройка параметров учета» на странице «Специализированные подсистемы» будет установлен флаг «Учет расчетов с родителями за содержание детей в ДДУ».
Настройка учета родительской платы
Для корректной работы с данным блоком необходимо, чтобы были заполнены такие справочники как:
«Дети» – сведения о воспитанниках детского учреждения;
«Группы по услугам детского учреждения» – список групп по видам услуг, предоставляемых детям;
«Настройки расчетов по родительской плате» – список расчетных формул документов «Расчет платы за услуги дошкольного учреждения», «Начисление платы за услуги дошкольного учреждения» и «Расчет компенсации родительской платы»;
«Ставки оплаты» – список ставок родительской платы, ставок оплаты образовательных услуг и услуг других видов, оказываемых учреждением;
«Льготы учащихся и воспитанников» – список льгот, которые устанавливаются для льготных категорий граждан.
Расчет родительской платы
Для фиксации и контроля внесенных оплат в начале месяца необходимо заполнять документ Расчет платы за услуги дошкольного учреждения. На каждую группу детей вводится отдельный документ. Для корректного заполнения документа в нем должны быть указаны:
«Группа детского учреждения» – выбирается из справочника «Группы по услугам детского учреждения», позволяет в дальнейшем использовать механизм автозаполнения табличной части документа;
«Расчетный период» – период, за который вводятся суммы планового поступления оплаты;
«Срок оплаты» – крайняя желаемая дата оплаты.
Табличную часть можно заполнить либо вручную по кнопке «Добавить» в командной панели либо автоматически по кнопке «Заполнить и рассчитать», в результате чего в табличной части должен появится список детей, которые оформлены на ту группу, которая указана в шапке документа. Также в табличной части обязательно должны быть заполнены такие реквизиты как: договор, дни посещения, ставка оплаты и льгота, сумма по договору и размер задолженности, а также рассчитана «Сумма к оплате». Значение реквизита «Долг» на начало месяца формируется как сальдо на начало месяца по счету 205.00 Расчеты по доходам по конкретному ребенку. После записи документа «Расчет платы за услуги дошкольного учреждения» можно распечатать «Ведомость расчета родительской платы».
Отражение поступления родительской платы на лицевой счет учреждения
Для отражения поступления родительской платы в безналичной форме в программе используется документ Кассовое поступление, который можно либо создать вручную самостоятельно, либо создать на основании документа «Расчет платы за услуги дошкольного учреждения». Шапка документа заполняется бухгалтером самостоятельно, на вкладке Реквизиты документа необходимо заполнить:
«КПС и КЭК (КБК и КОСГУ)» – КБК и КОСГУ, по которым надо отразить доходы от поступления родительской платы в учете;
«Суммы» – сумма поступления по указанным КПС и КЭК;
«Ребенок» – из справочника «Дети» выбрать ребенка, в счет которого поступила оплата;
«Договор или иное основание возникновения обязательств» – договор, заключенный с ребенком.
При вводе «Кассового поступления на основании» на основании документа «Расчет платы за услуги дошкольного учреждения» реквизиты КФО, «Источник средств», «Сумма», «Договор» или иное основание возникновения обязательств заполнятся автоматически по данным документа-основания. При необходимости эти данные можно изменить.
На закладке «Бухгалтерская операция» (рис. 7) из предложенного справочника необходимо выбрать типовую операцию, для данного примера – «Поступление родительской платы». Далее указывается «Счет дебета» – для данного примера 201.11. После проведения документа можно просмотреть сформированные проводки (рис. 8) и распечатать бухгалтерскую справку (ф. 0504833).
Начисление родительской платы
Табель учета посещаемости детей предназначен для регистрации посещаемости детей в программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8». Документ находится в блоке «Родительская плата» на вкладке «Платное обучение».
При заполнении нового документа в шапке необходимо указать группу детского дошкольного учреждения и период начисления – месяц, за который будет составлен табель.
При указании периода начисления графы «Количество дней» в месяце и «Количество рабочих дней» заполняются автоматически согласно графику работы выбранной группы по услугам.
Существует два варианта заполнения табеля: по дням и сводно. По дням необходимо выбирать тогда, когда в таблицу документа дни непосещений вводятся в соответствующую колонку по дате, а сводно – когда вводится сводное количество оплачиваемых и неоплачиваемых невыходов за месяц в целом.
Опция «Родительская плата» устанавливается в том случае, если вводятся сведения по расчетам за родительскую плату (присмотр и уход за детьми) для заданной группы детского учреждения.
Опция «Допобразовательные услуги» устанавливается в том случае, если вводятся сведения по расчетам за дополнительные образовательные услуги для заданной группы детского учреждения.
Для заполнения табличной части документа предназначена кнопка «Заполнить табель» командной панели табличной части.
Табличная часть документа будет заполнена списком детей, посещающих указанную в шапке документа группу детского учреждения.
Если табель заполняется по дням, детям, у которых в месяце формирования табеля были пропуски посещений, необходимо в колонке, соответствующей дню пропуска, выбрать из выпадающего списка признак непосещения:
Н(о) – оплачиваемое непосещение (день, в который зафиксировано такое непосещение при расчете месячной платы включается в оплачиваемые дни);
Н(н) – неоплачиваемое непосещение (день с данным видом непосещения при расчете месячной платы исключается из числа оплачиваемых дней).
Если табель заполняется сводно, в строке для ребенка указывается общее количество оплачиваемых и неоплачиваемых невыходов за месяц в целом в графах Н(о) и Н(н) соответственно.
В колонке «Причины непосещения» можно вызвать диалог редактирования текстовой информации для краткого описания причин пропуска посещений.
Табель учета посещаемости детей
Для вида табеля по дням после заполнения всех реквизитов можно сформировать печатную форму табеля.
После того как в программе создан документ «Табель учета посещаемости детей», необходимо создать документ начисление платы за услуги дошкольного учреждения, который также находится в блоке «Родительская плата». При вводе нового документа нужно выбрать вариант расчета: «Родительская плата» или «Дополнительные образовательные услуги».
«Период начисления» – месяц, за который будет начисляться плата за услуги дошкольного учреждения;
«Настройка расчета» – настройка расчета по родительской плате;
«Группа ДДУ» – выбирается из справочника «Группы по услугам детского учреждения».
Для автоматического заполнения табличной части закладки «Начисление» используется кнопка «Заполнить и рассчитать». В результате в таблице появится список детей, отобранных в соответствии с заданными значениями реквизитов в шапке документа.
При этом для каждого ребенка будут указаны договор, ставка оплаты, льгота, дни посещения и рассчитана сумма начисленной платы за услугу дошкольного учреждения с учетом льготы и дней посещения. На закладке «Бухгалтерская операция» для данного примера указывается «Начисление родительской платы» (205 – 401.10).
Далее заполняются КФО, КПС, Счет и аналитика доходов.
Начисление оплаты за услуги дошкольного учреждение
После проведения документа можно просмотреть сформированные проводки и распечатать «Ведомость по расчетам с родителями» по форме 327.
Помощник формирования квитанций
На основании документа «Расчет платы за услуги дошкольного учреждения» можно создать «Квитанции на оплату госуслуг» с помощью помощника формирования квитанций. В шапке помощника необходимо указать лицевой счет учреждения, на который будут производиться зачисления родительской платы, и при необходимости срок действия квитанции.
Список контрагентов табличной части «Формирование квитанций» заполнится автоматически на основании документа «Расчет платы за услуги дошкольного учреждения».
В результате нажатия на кнопку сформировать квитанции на оплату будет создано столько квитанций, сколько строк в табличной части помощника формирования квитанции.
Созданные помощником квитанции будут отображены в табличной части напротив каждого контрагента в колонке «Квитанция».
Заполнение документа «Квитанция» на оплату вручную производится в следующем порядке:
«Лицевой счет» – лицевой счет, на который следует перечислить плату;
«Номенклатура» – реквизит, определяющий реализуемую услугу;
«Плательщик» – из справочника Контрагенты выбирается плательщик по родительской плате;
«Договор» – договор о предоставлении данной услуги, заключенный с плательщиком;
«Учащийся/Ребенок» – ребенок, за которого производится оплата;
«Группа» – группа по услуге ребенка, по которой выписывается квитанция;
«Докоснование» – документ, на основании которого выписана квитанция на оплату.
«Сумма» – сумма оплаты по квитанции.
На закладке «Реквизиты платежа» реквизиты Код БК и Код ОКТМО заполнятся данными из элемента справочника «Номенклатура», заданного в шапке документа.
Реквизит «Назначение платежа» заполнится по указанному шаблону при выборе номенклатуры, также возможно ручное заполнение.
С помощью кнопки «Печать» можно открыть меню и выбрать необходимую форму:
Материалы газеты «Прогрессивный бухгалтер», бюджетный выпуск, зима 2019 г.
Рассмотрим, какие особенности присущи учету кассовых операций в бюджетных учреждениях, какие первичные документы оформляются при работе с наличными средствами, а также порядок отражения операций на бухгалтерских счетах.
Требования к ведению кассовых операций
При совершении и оформлении кассовых операций бюджетные учреждения руководствуются общим для всех организаций порядком, установленным Указанием Банка России о порядке ведения кассовых операций № 3210-У от 11.03.2014, а также Федеральным законом «О применении ККТ» от 22.05.2003 № 54-ФЗ.
Регламентированы действующим законодательством следующие требования: порядок определения лимита остатка наличных денег в кассе учреждения, сдача наличности при превышении утвержденного остатка, закрепление должностных обязанностей за кассиром (ответственным работником), формы документов на прием и выдачу наличности, ведение кассовой книги.
Напомним, что с 01.07.2019 бюджетные учреждения наравне с коммерческими организациями должны применять ККТ при расчетах: наличными денежными средствами, с использованием банковских карт, посредством интернет-кошельков и других электронных средств платежа. Если учреждение занимается оказанием услуг населению с оформлением бланков строгой отчетности, то с 01.07.2019 бланки строгой отчетности нужно формировать с использованием специальной кассовой техники.
Самостоятельно учреждению необходимо определить:
размер лимита остатка наличности в кассе;
правила обеспечения сохранности документов и наличных денежных средств, а также перевозки денежных средств;
периодичность внутренних проверок ведения кассовой дисциплины.
Лимит остатка кассы - предельно допустимая сумма наличных, которая может храниться в специально оборудованных помещениях для кассовых операций после завершения смены и выведения остатка по кассовой книге. Размер лимита можно пересчитывать в любой момент времени, либо оставлять без изменения, об этом сказано в пунктах 8, 9 Письма Центрального Банка РФ от 15.02.2012 № 36-3/25. То есть, если в организации увеличивается наличный денежный оборот, то перерасчет можно произвести в любой день.
Способ расчета лимита зависит от того, осуществляет ли учреждение прием выручки от оказания платных услуг или нет. Формулы расчет лимита:
исходя из объема поступлений:
Размер лимита = объем поступлений / расчетный период * период времени между сдачей выручки.
исходя из объема расходов:
Размер лимита = объем выдачи / расчетный период * период между получением денег
За расчетный период принимается любой период не более 92 дней, периоды между сдачей выручки (получением средств) не более 14 дней.
Требования к документальному оформлению
Прием наличных денежных средств оформляется Приходным кассовым ордером (ф. 0310001), выдача - Расходным кассовым ордером (ф. 0310002) и Ведомостью на выдачу денег из кассы подотчетным лицам (ф. 0504501).
Приходный и расходный кассовые ордера, Ведомости (ф. 0504501) выписываются в одном экземпляре, который остается в кассе. Ведомости (ф. 0504501) применяются при оформлении выдачи денежных средств под отчет нескольким лицам (взамен индивидуальных расходных кассовых ордеров по каждому подотчетному лицу) и составляются раздельно по основаниям выплат: на заработную плату, хозяйственные расходы, командировочные расходы и другие нужды. По результатам выдачи денежных средств по Ведомости (ф. 0504501) необходимо оформить Расходный кассовый ордер.
Кассир должен вести Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. 0310003) и Кассовую книгу (ф. 0504514) записи в которых должны производиться сразу же после получения или выдачи денег.
Рассмотрим порядок ведения кассовой книги при наличии ККТ. Оформление и ведение регулируется Указаниями ЦБ РФ № 3210-У. Несмотря на значительные новшества и внедрение онлайн-касс, порядок заполнения КК остался неизменным:
все данные вносятся в книгу по факту движения денежных средств на основании предоставленных в кассу ПКО и РКО;
остаток на конец дня переносится на начало следующего операционного дня, в котором зафиксированы движения наличности, и сверяется с фактическим остатком денег.
При использовании онлайн-оборудования кассир должен вносить денежные средства на основании Z-отчета, при помощи которого закрывают смену (отчетность о закрытии смены). Кассир или иное ответственное лицо формирует отчет о гашении, сведения из отчетности направляются в ИФНС. Кассовая книга может заполняться бухгалтерией на основании полученной из Z-отчета информации.
Каждое учреждение самостоятельно выбирает формат ведения КК: электронно или в бумажном виде. Если Кассовая книга ведется в электронной форме, ее необходимо распечатывать, прошивать, заверять подписями руководителя и главного бухгалтера и закреплять печатью. При использовании онлайн-касс электронная кассовая книга может не распечатываться, а подписываться при помощи электронной цифровой подписи и храниться на специальных носителях.
Отражение кассовых операций в учете бюджетного учреждении
Ведение бухгалтерского учета бюджетными учреждениями, в том числе операций с наличными денежными средствами регламентированы Инструкциями, утвержденными приказами Минфина РФ:
№ 157н от 01.12.2010 «Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений» (далее Инструкции № 157н);
№ 174н от 16.12.2010 «Инструкция по применению плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений».
Операции с наличными денежными средствами необходимо отражать на балансовом счете 201 34 «Касса» Основные корреспонденции на балансовых счетах по поступлению и выбытию денежных средств приведены в таблицах 1 и 2.
Таблица 1. Операции поступления денежных средств в кассу
Корреспондирующие счета
Содержание операции
Дт
Кт
Поступление наличных денежных средств в кассу с лицевого счета учреждения, открытого в органе казначейства
Поступление доходов от оказания платных услуг в кассу учреждения
Возврат в кассу учреждения ранее произведенных авансовых выплат
Возврат в кассу остатков подотчетных сумм
Поступление наличных денежных средств в возмещение ущерба, причиненного учреждению
Оприходование в кассу учреждения наличных денежных средств, поступивших во временное распоряжение
Поступление в кассу учреждения денежных средств в рамках внутриведомственных расчетов
Поступление в кассу учреждения денежных средств в рамках расчетов с прочими кредиторами
Таблица 2. Операции выбытия денежных средств из кассы
Выбытие денежных средств из кассы учреждения для зачисления на лицевой счет в органе казначейства
Возврат наличных денежных средств, находящихся во временном распоряжении учреждения, при наступлении условий их передачи владельцу и по назначению в порядке, установленном законодательством Российской Федерации
Выдача наличных денежных средств из кассы учреждения в подотчет на хозяйственные или командировочные расходы
Оплата из кассы бюджетного учреждения предварительных платежей по государственным (муниципальным) договорам на нужды учреждения (авансов)
Отражение сумм выявленных недостач, хищений денежных средств – отнесение сумм недостач на виновное лицо
Возврат покупателю из кассы учреждения излишне полученных доходов
Обороты по дебету и кредиту счета 201 34 «Касса» не позволяют анализировать движение средств в разрезе видов поступлений и выбытий и кодов экономической классификации. Всю необходимую информацию можно почерпнуть из анализа движений на забалансовых счетах: 17 «Поступления денежных средств на счета учреждения» и 18 «Выбытия денежных средств со счетов учреждения».
Особенности учета денежных средств на забалансовых счетах
В соответствии с пунктами 365, 367 Инструкции № 157н забалансовые счета 17 «Поступления денежных средств на счета учреждения» и 18 «Выбытия денежных средств со счетов учреждения» открываются к соответствующим группировочным счетам счета 201 00 «Денежные средства учреждения», предназначенным для учета операций по движению денежных средств учреждения, а также к счету 210 03 «Расчеты с финансовым органом по наличным денежным средствам». Соответственно, информация на забалансовых счетах 17 и 18 отражается одновременно с отражением соответствующих операций по счетам 201 00 и 210 03.
По общему правилу по КФО 2, 4, 5, 6, 7 счет 18 бюджетными учреждениями используется при отражении перечислений и восстановлений расходов. Счет 17 применяется:
при отражении поступлений и возвратов доходов;
при отражении движений между счетами, счетами и кассой (например, инкассация на банковский счет, сдача наличных из кассы на счет, зачисление наличных на счет учреждения, снятие наличных со счета и т.д.).
Отражение операций в программе
В конфигурациях «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8», ред.1.0 и 2.0 реализована единая концепция применения забалансовых счетов 17 и 18 в операциях по движению денежных средств. К счетам 17 и 18 открыты субсчета первого порядка для раздельного учета операций со средствами на счетах и в кассе учреждения в рублях и в иностранной валюте, а также операций со средствами в пути. К счету 201.34 открываются счета 17.34 и 18.34. Аналитический учет на них ведется КПС (кодам поступлений и выбытий) и КЭК (КОСГУ).
В операциях по поступлению (выбытию) наличных денежных средств с лицевого счета, открытого в органе казначейства участвует счет 210.03 «Расчеты с финансовым органом по наличным денежным средствам». Для ведения учета движения денежных средств по видам поступлений и выплат к счету 210 03 открываются забалансовые счета 17.30 «Поступления денежных средств на счет 40116» и 18.30 «Выбытия денежных средств со счета 40116». Аналитический учет на них также ведется по КПС (кодам поступлений и выбытий) и КЭК (КОСГУ).
Операции по движению денежных средств между лицевым счетом и счетом № 40116 не являются доходными или расходными, поэтому к забалансовому счету 17 применяются статьи 510 «Поступление на счета бюджетов» и 610 «Выбытие со счетов бюджетов» КОСГУ (письма Минфина РФ от 15.04.2015 № 02-07-07/21402, от 01.07.2015 № 02-07-07/38257).
Пример 1.
С лицевого счета сняты наличные, которые в дальнейшем поступят в кассу учреждения (документ «Заявка на наличные» или «Кассовое выбытие»).
Пример 2. Далее наличные поступили в кассу (документ «Приходный кассовый ордер»).
Пример 3. Из кассы учреждения выбывают деньги на лицевой счет (документ «Расходный кассовый ордер»).
Пример 4. На лицевой счет поступают наличные, которые были сняты из кассы учреждения (документ «Кассовое поступление»).
Читайте также: